LT22FT003 NHÓM 9 hệ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
Chuyên ngành Ngoại Thương



TIỂU LUẬN
Môn:

LOGISTICS

Đề tài:

HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG LOGISTICS

GVHD

: Ths. Ngô thị Hải Xuân

LỚP

: LT22FT003

Nhóm

: 9

SVTH

: Hứa Thị Ngọc Anh
Lê Thị Bích Phượng

Ngô Doãn Hưng
Nguyễn Thị Giao Linh

Năm 2017


LOGISTICS

GVHD: Ths. NGÔ THỊ HẢI XUÂN

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Tên thành viên

Ngô Doãn Hưng

Công việc

Mức độ
hoàn
thành

- Tìm tài liệu và trình bày về hệ thống thông tin trong hệ
thống Logistics.

100%

- Tìm tài liệu và trình bày về các thành phần cơ bản trong
hệ thống thông tin Logistics
Nguyễn Thị Giao
Linh

- Tìm tài liệu và trình bày về các hệ thống thông tin được
áp dụng trong Logistics

100%

 Hệ thống mua hàng
 Hệ thống thông tin trong quản trị kho hàng
 Hệ thống thông tin trong quản trị hàng tồn kho
 Hệ thống thông tin trong bán hàng
Lê Thị Bích Phượng

- Tìm tài liệu và trình bày về các hệ thống thông tin được
áp dụng trong Logistics

100%

 Hệ thống thông tin vận tải
 Hệ thống tin tin dịch vụ khách hàng trong logictics
 Hệ thống quản lý chất lượng
 Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực
Hứa Thị Ngọc Anh

Tổng hợp và làm bài Power Point

- Tìm tài liệu và phân tích về việc sử dụng hệ thống thống
tin trong hoạt động Logistics của Amazon
-

100%

Tổng hợp và làm bài Word

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003

2


LOGISTICS

GVHD: Ths. NGÔ THỊ HẢI XUÂN

MỤC LỤC
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC...............................................................................................i
CHƯƠNG 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG LOGISTICS..................1
1.1. Khái niệm................................................................................................................1
1.2. Chức năng................................................................................................................ 1
1.3. Vai trò......................................................................................................................2
1.4. Dòng thông tin.........................................................................................................3
CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
LOGISTICS....................................................................................................................... 4
2.1. Phần cứng................................................................................................................4
2.2. Phần mềm................................................................................................................4
2.3. Nguồn nhân lực........................................................................................................5
2.4. Cơ sở dữ liệu............................................................................................................5
2.5. Hệ thống mã số mã vạch (barcode)..........................................................................6
2.5.1. Mã số Mã vạch ( barcode).................................................................................6
2.5.2. Máy quét mã vạch.............................................................................................6
2.5.3. Các loại Mã vạch...............................................................................................7
2.5.4. Các đặc tính ưu việt của công nghệ mã số vạch.................................................7

CHƯƠNG 3. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG LOGISTICS
........................................................................................................................................... 9
3.1. HỆ THỐNG MUA HÀNG.......................................................................................9
3.1.1. Khái niệm..........................................................................................................9
3.1.2. Chức năng.........................................................................................................9
3.1.3. Yêu cầu của hệ thống hoạt động mua hàng:.......................................................9
3.1.4. Đặc điểm...........................................................................................................9
3.1.5. Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý mua hàng:.........................................10
3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ KHO HÀNG - WAREHOUSE
MANAGEMENT SYSTEM.........................................................................................11
3.2.1. Khái niệm........................................................................................................11
3.2.2. Đặc điểm..........................................................................................................11
3.2.3. Chức năng........................................................................................................13
3.2.4. Các thành phần cơ bản của hệ thống quản lý kho hàng:..................................14
3.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO....................15
3.3.1. Khái niệm........................................................................................................15
3.3.2. Lợi ích.............................................................................................................15
NHÓM 9 – LỚP LT22FT003

3


LOGISTICS

GVHD: Ths. NGÔ THỊ HẢI XUÂN

3.3.3. Đặc điểm và Chức năng...................................................................................15
3.3.4. Các phương tiện thường được sử dụng............................................................16
3.3.5. Làm thế nào để kiểm soát tồn kho...................................................................16
3.3.6. Chức năng của hệ thống thông tin đối với quản trị tồn kho.............................17

3.3.7. Ví dụ phần mềm được sử dụng........................................................................17
3.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG BÁN HÀNG.................................................18
3.4.1. Khái niệm........................................................................................................18
3.4.2. Hoạt động của hệ thống thông tin trong việc quản trị và xử lý đơn đặt hàng...18
3.4.3. Sự phân chia chức năng trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng................19
3.5. HỆ THỐNG THÔNG TIN VẬN TẢI (TIS)..........................................................21
3.5.1. Tầm quan trọng:..............................................................................................21
3.5.2. Các thông tin được đưa vào cơ sở dữ liệu:.......................................................21
3.5.3. Các chức năng chính của hệ thống thông tin quản trị vận tải...........................23
3.6. HỆ THỐNG THÔNG TIN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TRONG LOGICTICS....24
3.6.1. Khái niệm........................................................................................................24
3.6.2. Chức năng........................................................................................................24
3.6.3. Tổng quan về phần mềm CRM........................................................................25
3.6.4. Chức năng của phần mềm CRM......................................................................25
3.7. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG..............................................................29
3.7.1. Khái niệm........................................................................................................29
3.7.2. Thông tin đầu vào của QIS..............................................................................30
3.7.3. Báo cáo chất lượng..........................................................................................30
3.7.4. Lập kế hoạch xây dựng QIS............................................................................31
3.7.5. Lựa chọn phần mềm QIS.................................................................................31
3.7.6. Một số yếu tố chất lượng phần mềm QIS cần chú ý........................................32
3.7.7. Quy trình Xây dựng QIS..................................................................................32
3.8. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC (ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING)...........................................................................................34
3.8.1. Khái niệm........................................................................................................34
3.8.2. ERP-Enterprise Resource Planning:................................................................35
3.8.3. ERP tạo ra các module:....................................................................................35
CHƯƠNG 4. VÍ DỤ VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THỐNG TIN TRONG HOẠT
ĐỘNG LOGISTICS CỦA AMAZON..............................................................................36
4.1.1. Hệ thống quản lý kho hàng của Amazon:........................................................37

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003

4


LOGISTICS

GVHD: Ths. NGÔ THỊ HẢI XUÂN

4.1.2. Quá trình xử lý đơn đặt hàng:..........................................................................38
4.1.3. Vận chuyển của Amazon.................................................................................40
4.1.4. Dịch vụ khách hàng.........................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................42

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003

5


CHƯƠNG 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG LOGISTICS.
1.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin trong Logistics. (Logistics Information System- LIS): Là hệ thống
được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc hiện thực các xử lí khác đối với thông
điệp dữ liệu.
Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng
phương tiện điện tử
Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ
thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học điện tử hoặc công nghệ tương tự
Hệ thống thông tin logistics được hiểu là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết
bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho các nhà quản

trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát logistics hiệu quả.
1.2. Chức năng
Hệ thống thông tin logistics bao gồm:
-

Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống Logistics: Doanh nghiệp
logistics, các nhà cung cấp, các khách hàng, người mua hàng…

-

Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistic, kỹ thuât,
kế toán-tài chính, tổ chức-nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh...

-

Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: Dịch vụ khách hàng, dịch vụ
kho hàng, bến bãi, vận tải…

Sự kết nối thông tin của các bộ phận nói trên
LIS là sợi dây liên kết các hoạt động Logistics vào một quá trình thống nhất. Sự phối
hợp này được xây dựng dựa trên 4 mức chức năng: Tác nghiệp, kiểm tra quản trị, phân
tích quyết định, và hệ thống kế hoạch hoá chiến lược.

Chức năng tác nghiệp: Được đặc trưng bằng các luật lệ chính thức, các
thủ tục và những giao tiếp chuẩn hóa một số lớn các tác nghiệp và nghiệp vụ hàng
ngày.Việc phối hợp các quá trình trong cấu trúc và một số lượng lớn các tác nghiệp
cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống
thông tin tác nghiệp khởi xướng và ghi lại các hoạt động và chức năng Logistics
riêng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yêu cầu, khiếu nại. Như vậy quá
trình thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trên một loạt các thông tin tác

nghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tác nghiệp, là cơ sở của
lợi thế cạnh tranh: giảm chi phí tác nghiệp để giảm giá; tuy có tăng chi phí đầu tư
cho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh, do đó giảm chi phí
tương đối hoạt động tác nghiệp.

Chức năng kiểm soát: Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và
báo cáo, việc đo lường là cần thiết để có được sự quan tâm điều chỉnh ngược, cũng
như tiết kiệm các nguồn lực hữu ích. Nó cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động
ngoại lệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này. Chức năng kiểm soát


của LIS giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối
tương quan với các nguồn lực hiện có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giải
pháp điều chỉnh phù hợp.

Chức năng phân tích và ra quyết định: Tập trung vào các công cụ phần
mềm nhằm hỗ trợ các nhà quản trị nhận ra, đánh giá và so sánh các phương án
chiến lược và chiến thuật Logistics có khả năng thay thế, cho phép gia tăng hiệu
quả hoạt động. Chức năng phân tích và ra quyết định thể hiện mức độ xử lí cao và
phức tạp của LIS. Với những thông tin có tính tổng hợp và dài hạn, với những dự
báo về thị trường và các nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với các quyết định
quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở Logistics, trong việc lựa chọn hệ
thống quản trị dự trữ hàng hoá, trong việc lựa chọn các nguồn hàng ổn định và chất
lượng, v.v.
 Chức năng hoạch định chiến lược: Tập trung vào các thông tin hỗ trợ
việc xây dựng và tái lập các chiến lược Logistics. Các quyết định này là sự mở rộng
các quyết định phân tích ở mức độ khái quát và trừu tượng thậm chí không có cấu
trúc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài. Chức năng hoạch định chiến lược của
LIS được kết hợp với các hệ thống thông tin khác (Marketing, kế toántài chính…) để
rà soát các cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ

chuẩn bị nguồn lực để khai thác các tiềm năng thị trường và vượt qua những khó
khăn, dựa vào những thế mạnh sẵn có của mình.
Một hệ thống thông tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra các quyết định
Logistics phải đảm bảo được chất lượng thông tin. Cụ thể, LIS phải đảm bảo các yêu
cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chính xác (Accuracy); linh
hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format).
Việc truyền đạt thông tin phải được thực hiện dưới ngôn ngữ của người nhận nếu
không việc tiếp nhận thông tin sẽ trở nên rất khó khăn. Hơn nữa, việc truyền đạt thông
tin đôi khi cũng bị gián đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thông tin mà họ thấy
không cần thiết – đó được coi là sự tiếp nhận có lựa chọn. Cuối cùng việc truyền đạt
thông tin chỉ diễn ra khi thông tin đó phù hợp với người nhận và gắn liền với những
quyết định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra
1.3. Vai trò
Hệ thống thông tin, là một nguồn tài nguyên quan trọng với các doanh nghiệp nói
chung, và với các doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics nói riêng. Có thể nói, hệ thống
thông tin Logistics rất phức tạp, do vậy cần quản lý được hệ thống thông tin trong nội
bộ từng tổ chức, bộ phận, từng khâu trong dây chuyền cung ứng, và sự kết nối thông tin
giữa các bộ phận, tổ chức, công đoạn trên.
Trong hệ thống thông tin phức tạp đó, thì việc xử lý các đơn đặt hàng của khách
hàng, là trung tâm của toàn bộ hệ thống Logistics. Tốc độ, và chất lượng của luồng
thông tin để xử lý đơn đặt hàng, tác động trực tiếp đến chi phí, và hiệu quả của toàn bộ
quá trình. Nếu thông tin được trao đổi nhanh chóng, và chính xác, thì hoạt động sẽ hiệu
quả; còn nếu trao đổi thông tin chậm chạm, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu


kho, lưu bãi, vận tải. Làm cho việc giao hàng không đúng thời hạn, và làm mất khách
hàng là điều không tránh khỏi. Hệ thống thông tin là yếu tố không thể thay thế trong
việc hoạch định và kiểm soát hệ thống Logistics.
1.4. Dòng thông tin


Dòng thông tin được hiểu là một một trong ba nhân tố (hàng hóa, tiền tệ,
thông tin) tạo nên bản chất cốt lõi của dịch vụ logistics. Tích hợp ba dòng chảy này sẽ
đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời (Intime) và tạo ra hiệu quả kinh tế
cho các doanh nghiệp.

Dòng thông tin này được mang trên các hóa đơn, vận tải đơn, hợp đồng
kinh tế, chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm hàng hóa, lịch vận tải, bốc xếp, lưu kho, phương
thức thanh toán… các thông tin đó được quản lý thông qua hệ thống máy tính ngày
càng hiện đại.

 Dòng thông tin trong dịch vụ logistics bao gồm 2 loại chính:
 Loại thứ nhất: Thông tin về thời gian, liên quan tới địa điểm. Nó xác định hàng
hóa đang ở đâu, ở trạng thái nào trong quá trình di chuyển từ “Cửa” của người cung
cấp, tới “Cửa” (Door to Door) của người tiêu thụ. Mảng thông tin này rất quan trọng
phục vụ cho dòng thông tin chỉ huy (chỉ huy và thực hiện), nó cũng là nhân tố quan
trọng nhất trong nghiệp vụ logistics bên thứ 3 (3PL). Chỉ tiêu cụ thể của mảng thông
tin này gồm: Thời gian hàng đến, thời gian hàng lưu kho, bốc xếp, thủ tục hành chính,
thời gian vận chuyển… Thời gian hàng rời khỏi địa điểm nào đó, thông tin liên quan
tới tiền đã tới kịp thời theo quy định thời gian. Sự thành công hay thất bại, có hiệu quả
hay không trong cả chuỗi công việc phối hợp trước tiên là nhân tố “thời gian”.
 Loại thứ hai: Thông tin liên quan tới dòng chảy của tiền và hàng, đó là các chứng
từ, tài liệu chính sau đây: Chứng từ liên quan tới vận tải biển, vận tải sắt, vận tải thủy,
vận tải bộ, vận tải ô tô…; Xuất xứ hàng hóa, giao nhận hàng hóa; Bảo hiểm hàng hóa,
phương tiện vận tải…; Chứng từ liên quan tới thủ tục quản lý Nhà nước: Hải quan, kiểm
dịch y tế, kiểm dịch động vật, thực vật…; Chứng từ liên quan tới thanh toán hàng hóa
giữa người mua và bán; Chứng từ liên quan tới tranh chấp hàng hóa trong vận chuyển,
bốc dỡ, giao nhận…

CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG
TIN LOGISTICS

2.1. Phần cứng
 Gồm các thiết bị/phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý/lưu trữ thông tin. Trong đó
chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào/xuất ra dữ
liệu.
 Bao gồm:
 Máy tính điện tử, MT ĐT vạn năng, MT ĐT chuyên dụng.
 Hệ thống mạng, …


 Hệ thống truyền thông: là tập hợp các thiết bị, các thiết bị đầu cuối nối
vớinhau bằng các kênh, cho phép tạo, truyền và nhận các tin tức điện tử.
Mỗi
 Hệ thống truyền thông gồm: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận
tin.
 Cơ sở hạ tầng phục vụ xử lý thông tin trong máy tính
 Yêu cầu tiêu chí phần cứng
 Giá cả
 Bản quyền
 Tính hiện thời
2.2. Phần mềm
 Phần mềm là tập hợp các chương trình hệ thống và chương trình ứng dụng
phục phục vụ cho Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL).
 Phần mềm hệ thống:
 Hệ điều hành: DOS, WIN, LINUX, UNIX,...
 Chương trình dịch
 Ngôn ngữ lập trình
 Dữ liệu
 Phần mềm ứng dụng
 Phần mềm ứng dụng đa năng: Hệ soạn thảo (word), bảng tính (excel),
Hệquản trị CSDL: FoxPro, Access, SQL Server, Oracle,...

 Phần mềm chuyên dụng: Phần mềm Ngân hàng, Kế toán, Quản trị DN, …
 Yêu cầu đối với phần mềm
 Dễ sử dụng, chống sao chép, cấp quyền sử dụng trên mạng
 Tương thích với những phần mềm khác trong hệ thống, tương thích với các
 thiết bị ngoại vi, sử dụng trên nhiều dóng máy.
 Các tiêu chí đánh giá phần mềm
 Tính hiệu năng
 Tính mềm dẻo
 Độ tin cậy
 Ngôn ngữ sử dụng
 Tài liệu hướng dẫn
 Giá cả
2.3. Nguồn nhân lực
 Là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT


 Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:
 Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của
mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban.
 Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành
máy
 Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con
người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt,bảo trì và sử
dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảmbảo thì dù hệ thống được
thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệuquả thiết thực trong sản xuất và kinh
doanh.Là thành phần rất quan trọng của HTTT nên tổ chức phải có kế hoạch đào tạo
đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao để sử dụng HTTT
 Bảo trì hệ thống
 Phân tích viên hệ thống
 Lập trình viên

 Kỹ thuật viên
 Sử dụng hệ thống
 Lãnh đạo
 Kế toán, Tài vụ
 Kế hoạch, Tài chính
 Năng lực cần có của Phân tích viên HT
 Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng, phần mềm, công cụ lập trình,
biết đánh giá các PM hệ thống, PM chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù
nào đó.
 Kỹ năng giao tiếp: Hiểu các vấn đề của user và tác động của chúng đối với
các bộ phận khác của DN; hiểu các đặc thù của DN; Hiểu nhu cầu thông
tin trongDN; khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau.
 Kỹ năng quản lý: Có khả năng quản lý nhóm; khả năng lập và điều hành
kếhoạch phát triển các đề án,…
2.4. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trêncác thiết
bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thể thoảmãn yêu cầu khai thác
thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiềuchương trình ứng dụng với nhiều
mục đích khác nhau
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các
vấn đề đặt ra cho một doanh nghiệp
 Đặc điểm và chức năng:


 Tính chủ quyền
 Cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL
 Giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu
phục hồi dữ liệu khi có sự cố
2.5. Hệ thống mã số mã vạch (barcode)
2.5.1. Mã số Mã vạch ( barcode)

 Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự
động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ
và số), sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.
 Là một dãy chữ số nguyên, trong đó có các nhóm số để chứng minh về xuất xứ
hàng hoá: đây là sản phẩm gì, do công ty nào xuất, công ty đó thuộc quốc gia
nào,...
2.5.2. Máy quét mã vạch
Mã số mã vạch được thu nhận bằng một máy quét mã vạch, là một máy thu nhận hình
ảnh của mã vạch in trên các bề mặt và chuyển thông tin chứa trong mã vạch đến máy tính
hay các thiết bị cần thông tin này và mã vạch được giải mã thành dãy số một cách tự
động, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản
phẩm hàng hóa.

Máy quét mã vạch thường có một nguồn sáng kèm theo thấu kính để hội tụ ánh sáng
lên mã vạch, rồi thu ánh sáng phản xạ về một cảm quang chuyển hóa tín hiệu ánh sáng
thành tín hiệu điện. Ngoài ra, nhiều máy quét mã vạch còn có thêm mạch điện tử xử lý tín
hiệu thu được từ cảm quang để chuyển thành tín hiệu phù hợp cho kết nối với máy tính.
2.5.3. Các loại Mã vạch
Tùy theo dung lượng thông tin, dạng thông tin được mã hóa cũng như mục đích sử
dụng mà người ta chia ra làm nhiều loại. Các loại mã vạch trên thị trường mà ta thấy
gồm:


 UPC (Universal Product Code)
 EAN (European Article Number)
 Code 39
 INTERLEAVED 2 OF 5
 Các loại Mã vạch 2D
Mã vạch 2 chiều (2D Barcode) nhắm vào ba ứng dụng chính :
+ Sử dụng trên các món hàng nhỏ

+ Nội dung thông tin có thể không cần đến cơ sở dữ liệu bên trong máy vi tính.
+ Quét tầm xa
Chính vì lý do đó nên mã vạch 2D thường được lựa chọn sử dụng và phổ biến nhất
trên thị trường hiện nay. Ngoài ra còn có một số loại mã vạch khác:
 Codabar Code 93

 Code 128-A HIBC

2.5.4. Các đặc tính ưu việt của công nghệ mã số vạch
Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp: giảm nhân công, tiết
kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.
Chính xác: với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản Mã số Mã vạch cho
phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập” và “truy cập” dữ
liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn.
Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho
các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong
hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.
Thoã mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, Mã số mã vạch
giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số lượng hàng, chủng loại, về chất lượng hàng


và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theo
yêu cầu.
Bên cạnh đó, Công nghệ Mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinh
doanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của doanh nghiệp.


CHƯƠNG 3. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG
LOGISTICS
3.1. HỆ THỐNG MUA HÀNG

3.1.1. Khái niệm
Hệ thống thu mua tập trung vào những hoạt động diễn ra giữa một công ty và
những nhà cung cấp cho công ty đó. Mục đích của hệ thống này là sắp xếp một quá trình
thu mua và làm cho nó hiệu quả hơn.
Hệ thống hoạt động mua hàng phụ thuộc vào nhiệm vụ kinh doanh và khả năng tài
chính của doanh nghiệp, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanh
nghiệp đó.
3.1.2. Chức năng
Việc sử dụng hệ thống mua hàng mang đến nhiều thuận lợi. Không chỉ giúp quản
lý việc mua hàng hằng ngày, hệ thống này còn có thể quản lý cả quá trình đấu thầu và
các hoạt động quảng cáo thu mua.
Có thể thấy việc ứng dụng công nghệ máy tính vào một loạt các ứng dụng mua
sắm bao gồm thông tin liên lạc với các nhà cung cấp, kiểm tra báo giá nhà cung cấp và
mua hàng từ danh mục của nhà cung cấp giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thu
mua và cho phép mua hàng trực tuyến trực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp. Việc ứng
dụng hệ thống máy tính còn giúp giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc bằng giấy tờ, tiết
kiệm thời gian góp phần thu nhỏ chu kỳ đặt hàng. Việc đàm phán với nhà cung cấp cũng
được sắp xếp hợp lý.Tất cả các công việc như thương lượng, đàm phán, thống nhất về
giá cả và điều kiện hợp đồng đều có thể thực hiện thông qua internet mà không nhất
thiết phải mất thời gian đàm phán trực tiếp.
3.1.3. Yêu cầu của hệ thống hoạt động mua hàng:
 Đúng số lượng mong muốn
 Đúng chủng loại hàng mong muốn
 Đúng chất lượng mong muốn
 Đúng thời điểm mong muốn
 Chi phí mua hàng là nhỏ nhất
3.1.4. Đặc điểm
-

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua hàng, quản lý đơn hàng mua, theo dõi việc

giao hàng của nhà cung cấp hoặc nhập khẩu hàng hoá và tính toán các chi phí liên
quan đến hoạt động mua hàng.

-

Cho phép công ty so sánh giá cả và khả năng hoạt động của nhiều nhà cung cấp
khác nhau. Giúp cho công ty xác định nhà cung cấp tốt nhất, từ đó thiết lập mối
quan hệ với những nhà cung cấp và thương lượng mức giá cung cấp hợp lý nhất

-

Giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thu mua và cho phép mua hàng trực tuyến
trực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp.


-

Tương tác và có quan hệ mật thiết với hệ thống quản lý tài chính, quản lý bán
hàng và quản lý hàng tồn kho.Các nghiệp vụ hàng ngày này có thể phát sinh trong
quá trình mua hàng và sau đó có thể hoạt động rộng lớn hơn.
3.1.5. Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý mua hàng:

-

-

-

Quản lý kế hoạch mua hàng:
•

Dự báo, đưa ra kế hoạch mua hàng.

•

Tìm và chọn người bán, nhà cung cấp

•

Đặt hàng theo số lượng hàng cần thiết

•

Quản lý kế hoạch giao nhận hàng.

Quản lý đơn hàng mua: (trong nước và nhập khẩu)
•

Hỗ trợ lập đơn hàng hoặc hợp đồng mua hàng từ nguồn dữ liệu có sẵn.

•

So sánh, gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhà
cung cấp.

•

Quản lý các khoản chi phí phát sinh, hỗ trợ cho việc phân bổ chi phí vào
giá mua hàng.

Hoạch định chính sách mua hàng
•

Xác định rõ mục tiêu chính sách mua hàng

•

Hoạch định chính sách thời điểm mua hàng

•

Xác định phương thức mua hàng

•

Định rõ các nguyên tác chi phối cân nhắc, lựa chọn quyết định mua

•

Xác định nguyên tác thiết lập với nhà cung ứng


3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ KHO HÀNG WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM
3.2.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin trong quản lý kho (Warehouse management system – WMS) là
một hệ thống được thiết kế để hỗ trợ đội ngũ nhân viên kho cũng như hỗ trợ việc quản
trị kho hay quản trị các trung tâm phân phối. Chúng tạo điều kiện cho công tác quản lý
các hoạt động hàng ngày của kho, bao gồm việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ
đạo, điều phối nhân sự và kiểm soát việc sử dụng các nguồn lực có sẵn.
3.2.2. Đặc điểm

WMS được sử dụng để kiểm soát tất cả các hoạt động truyền thống của kho (đó là
quá trình từ khi tiếp nhận hàng vào kho, lưu kho, bốc xếp, bốc dỡ và vận chuyển hàng
hóa ra khỏi kho), thường bao gồm các phương tiện vô tuyến cùng với người điều khiển
và hệ thống xe nâng. Các hệ thống quản lý này có thể giao tiếp với các hệ thống điều
khiển trang thiết bị, có chức năng kiểm soát các thiết bị tự động như hệ thống lưu trữ và
truy xuất tự động (hệ thống quản lý xuất nhập hàng tự động) hay các xe tự hành.
Hệ thống quản lý kho sử dụng một cơ sở dữ liệu đã được cấu hình nhằm hỗ trợ các
hoạt động của kho, đó là sự mô tả chi tiết một loạt các yếu tố của một kho tiêu chuẩn.
Cơ sở dữ liệu này bao gồm:
 Đặc điểm của mỗi đơn vị lưu trữ:
 Trọng lượng;
 Kích thước;
 Loại bao gói;
 Nhãn nhận diện tự động (vd: mã vạch, OCR ...);
 Vị trí lưu kho;
 Ngày sản xuất;
 Mă số lô hàng, v.v...
 Đặc điểm của vị trí lưu trữ trong kho:
 Số của mỗi vị trí,
 Trình tự lấy hàng,
 Loại hình sử dụng (để lấy hàng ra hay để cất giữ, lưu trữ,...),
 Loại hình lưu kho (hàng hóa riêng lẻ hay đóng gói theo kiện, theo pallet,...),
 Kích thước hay sức chứa của vị trí lưu trữ,
 Những lưu ý đặc biệt (dễ cháy, nguy hiểm, giá trị cao, ngoài trời,...)
 Vị trí cửa lấy hàng.
 Tỷ lệ năng suất dự kiến theo từng chức năng hay từng hoạt động (ví dụ như số
lượng kiện hàng có thể xử lý, bốc dỡ trong một giờ công).


Ngoài ra, hiện nay, một số mô hình máy tính đã được phát triển để hỗ trợ việc lên kế

hoạch thiết kế và dựng mô hình kho. Đây thường là những mô hình mô phòng 3D rất
phức tạp cung cấp hình ảnh đồ họa, chuyển động hình minh họa trên màn hình máy tính
về cách bố trí của các kho hàng. Hệ thống này cho phép nhiều mô hình thiết kế khác
nhau được mô phỏng, tùy thuộc vào các đòi hỏi đa dạng về nhu cầu khác nhau.
Hệ thống quản lý kho thường được kết nối với hệ thống quản lý chính của doanh
nghiệp (như ERP - hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hay hệ thống quản lý
tài sản) nhằm truy cập vào các thông tin như đơn hàng đặt mua và đơn hàng của khách
hàng. Ngược lại, WMS sẽ phản hồi các thông tin về hàng hóa được nhập kho và xuất
kho. WMS được dùng để kiểm soát tất cả các hoạt động trong kho và sẽ phát ra các
hướng dẫn cụ thể cho các hệ thống phụ như hệ thống quản lý trang thiết bị. Theo đó,
WMS cũng sẽ phát một hướng dẫn đến hệ thống quản lý xuất nhập hàng tự động làm
cho cần trục di chuyển một pallet cụ thể ở trạm bốc dỡ phía cuối lối đi đến vị trí được
xác định trên kệ hàng. Hệ thống kiểm soát thiết bị sau đó sẽ điều khiển cần trục và đưa
ra các phản hồi hoặc phân tích nếu cần trục không thực hiện được hoạt động này (ví dụ
như khi có sự hỏng hóc về máy móc)
Những gói WMS quan trọng thường rất phức tạp và có phạm vi chức năng rất rộng mà
có thể được tắt mở tùy vào các ứng dụng cụ thể. Ví dụ, trong điện tử, một đợt vận hành
Hiện nay, hiệu quả của WMS được thể hiện qua việc mở rộng chức năng của mình
để bao gồm các ngành công nghiệp nhẹ, quản lý giao thông vận tải, quản lý trật tự và
thậm chí cả hệ thống kế toán. Các chức năng bổ sung cũng có thể được thực hiện trong
các ứng dụng bên ngoài mà WMS có thể đồng bộ và chia sẻ dữ liệu. Mặc dù nó vẫn tiếp
tục đạt được chức năng mục đích của một WMS vẫn còn nguyên vẹn. Thiết lập chi tiết
và xử lý trong một WMS sẽ sử dụng một sự kết hợp của mô tả mục, vị trí, số lượng, đơn
vị đo lường và thông tin để xác định nơi để cổ phần, trong đó để chọn và trong những
trình tự thực hiện các hoạt động này.
3.2.3. Chức năng
Chức năng của hệ thống thông tin quản lý kho là kiểm soát toàn bộ tất cả các hoạt
động trong kho, bao gồm:
 Trong việc tiếp nhận hàng hóa (Receiving):
 Lên kế hoạch sử dụng kho bãi;

 Đối chiếu với các thông báo vận chuyển đã có nhằm kiểm tra kích thước, khối
lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
 Trong việc chọn lọc lại hàng hóa cho phù hợp với yêu cầu sắp xếp hàng hóa trong
kho (Put-away): đưa ra các thuật toán để xác định:
 Vị trí lưu trữ tốt nhất;
 Cách thức lưu trữ phù hợp với khối lượng và tính chất hàng hóa;
 Đưa ra các phương án hỗ trợ cho tất cả các loại hình lưu trữ khác nhau.
 Trong quá trình lưu kho (Storage):


 Kiểm đếm, xác định tồn kho;
 Dự tính khối lượng công việc, đo lường năng suất và hiệu quả hoat động trong
kho;
 Hỗ trợ thiết lập mô hình lưu kho cho các dòng sản phẩm mới hoặc khi có các
kệ mới trong kho.
 Trong việc bổ sung hàng hóa (Replenishment): Lên kế hoạch cung cấp thêm hàng
hóa đến các vị trí lấy hàng, dựa trên cơ sở các đơn hàng hoặc dựa vào tính toán
điểm kích hoạt.
 Trong việc định vị và cung cấp mã hàng cho từng hàng hóa trong kho (Sortation)
theo từng hạng mục như:
 Theo đơn hàng được yêu cầu;
 Theo loại phương tiện được sử dụng hay;
 Theo khu vực đặt đê hàng hóa.
 Trong việc lấy hàng theo đơn đặt hàng (Order picking), hệ thống thông tin có chức
năng:
 Tối ưu hóa chu trình lấy hàng;
 Tối ưu hóa vị trí lấy hàng cho mỗi SKU;
 Kiểm soát các đợt lấy hàng.
Trong hoạt động lấy hàng (Picking), ta có thể thấy rằng thời gian đi lại thường là yếu tố
quan trọng nhất trong tổng thời gian lấy hàng, vì vậy, hệ thống thông tin có nhiệm vụ

làm cho chu trình lấy hàng là ngắn nhất. Và để làm tốt chức năng này, cũng cần phải xét
đến thời gian trao đổi thông tin trong hệ thống. Hệ thống thông tin sẽ có nhiệm vụ đọc
và xác định vị trí cần đến để lấy hàng, bao nhiêu mặt hàng cần phải lấy, xác nhận các
thông tin này với bộ phận lấy hàng (hoặc các robot lấy hàng) và thông báo lại cho hệ
thống bất kỳ sự thiếu hụt nào tại vị trí lấy hàng. Và để các nhiệm vụ này được hoàn
thành tốt, hệ thống thông tin Sự trao đổi thông tin như vậy là rất cần thiết nhằm đảm bảo
bộ phận lấy hàng hoàn thành công việc một cách chính xác. Do đó, sự thiết kế việc trao
đổi thông tin này không chỉ đảm bảo đạt năng suất cao mà còn phải có độ chính xác cao.
 Trong các dịch vụ tăng thêm (Added value services): Hỗ trợ các hoạt động như tạo
nhãn, dán nhãn, lắp ráp, kiểm tra, đóng gói, sắp xếp hàng hóa (theo yêu cầu của
từng loại hàng hóa).
 Phân tách và nhập hàng hóa theo đơn hàng (Cross-docking): lên kế hoạch, tạo
nhãn hàng hóa, sắp xếp cho phù hợp với đơn hàng.
 Trong việc đóng gói (Packing): nhận diện, xác định kích cỡ bao bì phù hợp (dựa
vào dữ liệu về kích thước của tất cả các đơn vị lưu trữ).
 Trong quá trình xuất kho: tối ưu hóa các tuyến lấy hàng, tách hàng (lựa chọn vị trí
tốt nhất của mỗi đơn vị lưu trữ trên mặt lấy hàng), quản lý từng lớp hàng hóa.
 Giao hàng (Dispatch):


 Kiểm soát, xác định các vị trí dồn hàng, các cửa lấy hàng và các phương tiện
hỗ trợ.
 Đối chiếu với thông báo giao hàng để lập kế hoạch, thiết kế quy trình giao
hàng phù hợp.
Ngoài ra, WMS còn liên quan đến việc quản lý các thiết bị như băng chuyền và hệ
thống sắp xếp thông tin và thiết bị lưu trữ như băng tải, máy lưu trữ tự động và hệ thống
xử lý khôi phục (ASRS).
3.2.4. Các thành phần cơ bản của hệ thống quản lý kho hàng:

 Phần mềm quản lý: Bao gồm các ứng dụng kinh doanh với các chức năng có sẵn

và các quy trình chung được xác định bởi phần mềm quản lý của bạn. Nhiều ứng
dụng là mô-đun và có thể được mở rộng với chức năng bổ sung như giao dịch theo
thời gian thực vào một hệ thống ERP.
 Các chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý kho là giúp nhà quản lý và nhân viên
quản lý hàng tồn kho thông qua các nghiệp vụ kho như tiếp nhận hàng (receiving),
lưu kho (put away), bốc dỡ (picking), bốc xếp (packing) và vận chuyển (shiping).
 Hệ thống thu và truyền dữ liệu:

 Điện thoại, máy tính di động - máy tính di động cung cấp các công cụ và thông
tin một nhân viên kho sẽ cần trên bay cho mọi công việc họ làm việc trên. Lựa
chọn một đơn vị đó là dễ sử dụng và có thể xử lý độ chắc chắn của môi trường
của bạn là trung tâm của hiệu quả của WMS.

 Máy quét mã vạch - Không phải tất cả các chức năng trong kho của bạn có thể
cần thiết bị di động nhưng vẫn cần quét. Máy quét cung cấp một loạt các độ
bền, tầm xa hoặc quét 2D và hoạt động không dây để phù hợp với nhu cầu cụ
thể của bạn.

 Mạng không dây - Nhiều doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống xảy ra trong thời
gian thực và một mạng không dây cần được xây dựng. Không có vấn đề kích
thước của cơ sở của bạn, một mạng có thể được thu nhỏ để thích nó và nhu cầu
băng thông của bạn.
 Máy in mã vạch - Hàng tồn kho và vận chuyển nhãn là cần thiết cho bất kỳ kho
để xử lý hàng tồn kho.Cố định và máy in di động có thể được sử dụng để đảm
bảo rằng tất cả mọi thứ có thể quét và ID để nó có thể được sắp xếp và vận
chuyển đúng cách.
 Hệ thống nhận diện bằng mã vạch: (máy in mã vạch, máy quét mã vạch)
 Hệ thống nhận diện bằng vô tuyến (gồm thẻ RFID, anten, máy đọc/đầu đọc thẻ
RFID, máy chủ)

3.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
3.3.1. Khái niệm
Phần mềm quản lý hàng tồn kho là một máy tính dựa trên hệ thống để theo dõi
hàng tồn kho các cấp, các đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Các công ty sử dụng
phần mềm quản lý hàng tồn kho để tránh tình trạng không có hàng hóa trong kho và
tránh tồn kho vượt quá nhu cầu.
3.3.2. Lợi ích
Bạn sẽ dành ít thời gian hơn vào việc kiểm soát hàng tồn kho, và giảm không có
hàng hóa và tồn kho vượt quá nhu cầu.
Loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu bằng cách sử dụng máy quét mã vạch di động để quét mã
vạch
Chia sẻ dữ liệu hàng tồn kho với các đồng nghiệp và chuẩn hóa các nhiệm vụ
kiểm soát hàng tồn kho
3.3.3. Đặc điểm và Chức năng
 Quản lí đơn đặt hàng:
Nếu hàng tồn kho đạt đến một ngưỡng cụ thể, hệ thống quản lý hàng tồn kho của công
ty có thể được lập trình để cho các nhà quản lý sắp xếp lại sản phẩm đó. Điều này giúp
các công ty tránh tình trạng thiếu hàng hoặc lưu trữ quá mức tồn kho
 Theo dõi tài sản của doanh nghiệp:
Khi sản phẩm nằm trong kho, doanh nghiệp có thể theo dõi thông qua mã vạch các tiêu
chí theo dõi khác, chẳng hạn như số sê-ri, số lô hoặc số bản sửa đổi.. Ngày nay, phần
mềm quản lý hàng tồn kho thường sử dụng mã vạch, công nghệ nhận dạng tần số vô
tuyến (RFID) và / hoặc công nghệ theo dõi không dây..
 Quản lý dịch vụ
Các công ty chủ yếu hướng đến dịch vụ hơn là định hướng sản phẩm có thể sử dụng
phần mềm quản lý kho để theo dõi chi phí của các nguồn vào họ sử dụng để cung cấp
dịch vụ, chẳng hạn như theo dõi nguồn cung cấp. Bằng cách này, họ có thể gắn giá cho
dịch vụ của họ phản ánh tổng chi phí thực hiện chúng.
 Nhận dạng sản phẩm

Mã vạch thường là phương tiện thông qua dữ liệu về sản phẩm và đơn hàng được nhập
vào phần mềm quản lý hàng tồn kho. Đầu đọc mã vạch được sử dụng để đọc mã vạch và
tìm kiếm thông tin về các sản phẩm mà chúng đại diện. Thẻ nhận dạng tần số vô tuyến
(RFID) và các phương pháp nhận dạng sản phẩm không dây cũng ngày càng phổ biến.
Các chương trình phần mềm kiểm kê hiện đại có thể sử dụng mã QR hoặc các thẻ NFC
để xác định các mục hàng tồn kho và điện thoại thông minh làm máy quét. Phương pháp
này cung cấp một tùy chọn cho các doanh nghiệp nhỏ để theo dõi hàng tồn kho bằng
cách sử dụng quét mã vạch mà không cần mua phần cứng quét đắt tiền..
Xác định mức tồn kho tối ưu


 Một dự báo nhu cầu và kho tối ưu hệ thống hoàn toàn tự động để đạt được các số
liệu hàng tồn kho tối ưu hóa trọng điểm như:
 Hệ thống dự báo nhu cầu hoàn toàn tự động và tối ưu hoá hàng tồn kho để đạt
được các số liệu tối ưu hóa hàng tồn kho chính như:
 Điểm đặt lại: Số đơn vị cần kích hoạt lệnh bổ sung
 Số đơn đặt hàng: Số lượng đơn vị cần sắp xếp lại, dựa trên điểm sắp xếp lại
 Hướng dẫn Nhu cầu: số lượng đơn vị sẽ được bán trong thời gian dẫn đầu
 Độ chính xác: Độ chính xác dự kiến của các dự báo
3.3.4. Các phương tiện thường được sử dụng
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho kết hợp việc sử dụng các phần mềm máy tính
để bàn, máy quét mã vạch, máy in mã vạch, và các thiết bị di động để sắp xếp việc quản
lý hàng tồn kho (ví dụ như hàng hóa, hàng tiêu dùng, vật tư, chứng khoán, vv).
Cho dù bạn đang theo dõi hàng tồn kho sử dụng để thực hiện một dịch vụ hoặc
bán cho khách hàng, sử dụng một hệ thống kiểm kê cung cấp cho nhân viên trách nhiệm
và giảm thiểu hư hao lỗi thời mất mát trong quá trình lưu trữ hoặc hết hàng trong kho.
(out of stock or shrinkage)
3.3.5. Làm thế nào để kiểm soát tồn kho
Về cơ bản, hoạt động kiểm soát này dựa trên hai chức năng chính của kho là
nhận hàng (receipt) và giao hàng (shipping). Mục tiêu của kiểm soát hàng tồn kho là để

biết chính xác mức tồn kho hiện tại và tự động giảm thiểu các tình huống không có hàng
hóa và khi tồn kho vượt quá nhu cầu. Bằng cách theo dõi số lượng trên một kho xác
định bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc và có thể đưa ra quyết định thông minh hơn trong quản
lý tồn kho.
3.3.6. Chức năng của hệ thống thông tin đối với quản trị tồn kho
 Tạo đơn đặt hàng
 Nhận, chuyển, điều chỉnh, và vứt bỏ hàng tồn kho
 Tạo đơn hàng
 Thu thập hàng, đóng gói.
 Kiểm kê đếm hàng tồn kho và tính chu kỳ tồn kho
 Tạo, chạy, báo cáo tiến độ và chia sẻ
 in nhãn mã vạch
 Lợi ích :
 Ít tốn thời gian hơn vào việc kiểm soát hàng tồn kho, và giảm không có hàng hóa
và tồn kho vượt quá nhu cầu.
 Loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu bằng cách sử dụng máy quét mã vạch di động để quét
mã vạch mục chứng khoán


 Chia sẻ dữ liệu hàng tồn kho với các đồng nghiệp và chuẩn hóa các nhiệm vụ kiểm
soát hàng tồn kho
3.3.7. Ví dụ phần mềm được sử dụng
 Các phần mềm và ứng dụng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng trong quản lý tồn
kho, ngoài ra, các doanh nghiệp có thể ứng dụng hệ thống thông tin để thiết lập hệ
thống quản lý tồn kho thương mại điện tử:
 Zoho Inventory: Zoho hàng tồn kho là một ứng dụng trực tuyến cho phép bạn
quản lý các đơn đặt hàng và hàng tồn kho. Với bán hàng đa kênh, tích hợp vận
chuyển và kiểm soát tồn kho mạnh mẽ, có thể tối ưu hóa hàng tồn kho của bạn và
quản lý trật tự, ngay từ mua hàng để đóng gói, để thanh toán
 TapHunter: Sử dụng TapHunter để giám sát bao nhiêu thức uống hàng tồn kho mà

bạn có trong tay, tính toán giá cả, thực hiện lệnh tiếp theo của bạn, và xem số liệu
thống kê có giá trị
 Windward Hệ thống Năm: Hoàn thành giải pháp quản lý hàng tồn kho, kiểm soát
hàng tồn kho, theo dõi các mặt hàng, tăng năng suất kho, giảm lưu lượng giấy
 Physical Inventory: Sử dụng Physical Inventory để kiểm kê hàng tồn kho, thuận
tiện trong quá trình customize báo cáo; mặc định tài khoản (điều chỉnh tồn kho)
--> Hạn chế được sai sót do nhập liệu
Ví dụ cụ thể các bước sử dụng Physical Inventory như sau:
Bước 1: Đóng băng số lượng tồn kho trước khi kiểm đếm
Bước 2: Xóa các thẻ kiểm đếm tồn kho kì trước trong hệ thống
Bước 3: Tạo thẻ kho mới
Bước 4: Nhập số lượng kiểm đếm vào thẻ
Bước 5: Xuất kết quả
Bước 6: Vô hiệu hóa các thẻ không sử dụng
Bươc 7: Cập nhật số lượng thực tế tồn kho sau kiểm điểm
Sơ đồ quản lí kho


3.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG BÁN HÀNG
3.4.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin hiện nay đã trở thành một công cụ cần thiết để phục vụ cho
doanh nghiệp bán hàng thành công.Cùng với việc sử dụng có hiệu quả, các hệ thống
như vậy cho phép các doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường.
3.4.2. Hoạt động của hệ thống thông tin trong việc quản trị và xử lý đơn đặt
hàng.

Bước 1: Khách hàng đặt hàng
Nhờ Internet, Khách hàng có thể vào các website tự chọn hàng, so sánh mức giá
và đặt hàng mọi lúc mọi nơi.
Hệ thống thông tin sẽ cung cấp các tính năng hỗ trợ thực hiện các hoạt động đặt

hàng như chọn mặt hàng, chọn số lượng, chọn phương thức thanh toán, cung cấp thông
tin giao hàng thông qua các website TMĐT hay đơn đặt hàng trực tuyến.
Bước 2: Tiếp nhận và truyền thông tin về đơn hàng
Các dữ liệu này sẽ được hệ thống thông tin tiếp nhận và truyền về doanh nghiệp.
Trong trường hợp đặt hàng qua điện thoại, fax, email, việc tiếp nhận và truyền
thông tin đơn hàng vào hệ thống xử lý thông tin sẽ được thực hiện thủ công bởi nhân
viên,
Bước 3: Xử lý đơn hàng
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin đặt hàng (đặc điểm, ký hiệu sản
phẩm, số lượng, giá cả)
- Kiểm tra tính sẵn có của sản phẩm được đặt hàng. (nhờ vào hệ thống
CSDL máy tính, máy quét quang học, mã vạch)


- Tự động đưa ra xác nhận thông tin đặt hàng với khách hàng hoặc từ chối
đơn hàng.
-

Kiểm tra lại tình trạng tín dụng của khách hàng

-

Sao chép, lưu thông tin đặt hàng.

-

Lên chi tiết lập hóa đơn, vận đơn.

Bước 4: Thực hiện đơn hàng.
- Hệ thống thông tin sẽ chuyển thông tin đơn hàng đến kho để chuẩn bị đơn

hàng giao hoặc lên kế hoạch sản xuất chuyển đến bộ phận sản xuất.
- Báo cáo, ghi nhận lại tình hình thực hiện đơn hàng: theo dõi đơn hàng
trong toàn bộ chu trình xử lý, thông tin đến khách hàng tiến trình thực hiện
đơn hàng và thời gian giao hàng.
- Sau khi hàng được giao, hệ thông sẽ cập nhật lại thông tin thanh toán cho
bộ phận kế toán xử lý và hạch toán.
3.4.3. Sự phân chia chức năng trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng

4. 1 Khách hàng trả trước

4.1.1
Nhận
yêu
cầu
khách
hàng

4.1.2
Lập
hóa
đơn
thanh
toán

4. 1 Khách hàng trả sau

4.1.3
Nhận

tiền
của
khách

4.2.1
Nhận
yêu
cầu
của
khách

4.2.2
Thỏa
thuận
bán
hàng

4.2.3
Lập hóa
đơn
theo dõi
công nợ


4.1 Khách hàng trả trước:
4.1.1 Nhận yêu cầu khách: Nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán,
đơn giá bán tương ứng mặt hàng, xác định thuế xuất giá trị gia tăng… để thực hiện yêu
cầu của khách hàng
4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán: Sau khi đã ghi nhận yêu cầu của khách hàng thì nhân viên
bán hàng phải tiến hành lập hóa đơn thanh toán

4.1.3 Thanh toán: Khách hàng phải trả tiền mặt ngay. Nhân viên bán hàng nhận tiền mặt
từ khách theo đúng số tiền trên hóa đơn
4.2 Khách hàng trả sau
4.2.1 Nhận yêu cầu khách hàng: Nếu khách hàng muốn mua hàng và trả sau. Cửa hàng
trưởng tiếp nhận yêu cầu và đưa ra quyết định
4.2.2 Thỏa thuận thời hạn thanh toán: Sau khi cửa hàng trưởng chấp nhận thì hai bên
thỏa thuận về thời gian thanh toán, thời hạn thanh toán cũng sẽ được ghi nhận trên hóa
đơn
4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ: Sau khi thỏa thuận xong cửa hàng trưởng tiến hành
lập hóa đơn theo dõi công nợ để tiện cho việc theo dõi khách hàng
Hệ thống xử lý đơn hàng tiên tiến
Xử lý đơn hàng bằng hệ thống máy tính
Hệ thống trao đổi dữ liệu E.D.I (electronic data interchange)
Tích hợp khai thác đơn hàng và hệ thống thông tin quản trị logistics của doanh nghiệp
Khía cạnh tài chính của công nghệ thông tin
Dùng hệ thống thông tin để hỗ trợ cạnh tranh dựa vào thời gian- thời gian thực (real
time)
Hệ thống trao đổi dữ liệu EDI điển hình