BÁO cáo THỰC tập CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại TRUNG tâm lưu TRỮ QUỐC GIA III

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà
nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến
việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của
công dân.
Công tác văn thư lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi
hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt
nội dung của cơng tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ di sản của dân
tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những
công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm
mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là
phương tiện thơng tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối,
chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn
được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do đó, tài liệu lưu trữ
phải ln bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô
tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy,
nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu ý
thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giá
trị. Trước tình hình trên, để đưa cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đã
trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước.
Trong mấy năm gần đây, tình hình cơng tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở
Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú
trọng và phát triển. Đảng và Nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy,
các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan
quản lý công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.
Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên

mơn cán bộ làm cơng tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác này bước đầu đi vào
nề nếp.
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn nhân lực
nhằm phục vụ cho cơng tác lưu trữ, góp phần hiện đại hóa cơng tác văn thư lưu trữ
trong văn phòng hiện nay.
Sau khi hồn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của
Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc gia III đã cho em đến thực tập tại cơ quan
và được phân cơng vào phịng Chỉnh lý tài liệu. Về tại cơ quan với những kiến
thức chuyên môn về văn thư lưu trữ được các thầy cô trong Trường trang bị đầy đủ
và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu tình hình tổ chức bộ máy chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và thực hành một số khâu nghiệp vụ của Công tác lưu
trữ tại cơ quan.
Để hoàn thành tốt đợt thực tập này, em chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa
Văn thư lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền đạt cho em những
kiến thức quý báu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày càng tốt hơn.
Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ
quốc gia 3 đặc biệt là cô Phạm Thị Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu) đã
tiếp nhận, bố trí, sắp xếp, chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi
điều kiện thuận lợi nhất để em có điều kiện tiếp xúc học hỏi những kinh nghiệm
thực hành một số khâu nghiệp vụ về Công tác lưu trữ thuộc chun mơn của mình.
Trong q trình thực tập và làm báo cáo thực tập, vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc
với một khối tài liệu lớn nên em còn nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm thiếu sót
nên em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô và Ban Giám đốc
Trung tâm để em có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu cho bản thân nhằm bổ
sung thêm kiến thức về chun mơn nghiệp vụ của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

Học sinh thực hiện
Nguyễn Thị Mừng

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III
1.1

Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội:
Số điện thoại: 04 3762 6620
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10. 6. 1995 theo quyết định số
118/ QĐ - TCCP của Trưởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm:
* Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc
* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài
liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học và
công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia lớn
nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành lập ngày
10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an tồn và tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa tồn quốc từ sau Cách mạng tháng
Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung
ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những
ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay. Những tài liệu
này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một
quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục

năm qua.
1.2 Vị trí và chức năng


1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ
sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội
1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp liên khu,
khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc
phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ
sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các
biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu
lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung
tâm.

4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của
Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy
định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.4 . Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ về cơ cấu tổ chức:

Ban giám đốc

Phịng
thu
thập
và
sưutầ
m tài
liệu

Phịn
g
chỉnh
lý tài
liệu

Phịn
g bảo
quản
tài

liệu

Phịn
g
cơng
bố và
giới
thiệu
tài
liệu

Phịn Phịn
g tin
g đọc
học
và
cơng
cụ tra
cứu

Phịn
g tài
liệu
nghe
nhìn

Phịn
g
hành
chính

tổ
chức

Phịn
g kế
tốn

Phịn
g bảo
vệ và
phịng
cháy
chữa
cháy

10 đơn vị thuộc Trung tâm:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
Giúp Giám đốc thực hiện việc lựa chọn, thu thập và sưu tầm các loại hình tài liệu
vào bảo quản ở trong kho.


2. Phịng Chỉnh lý tài liệu.
Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác
định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
Tiếp nhận bảo quản an toàn tài liệu và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu.
4. Phịng Cơng bố và Giới thiệu tài liệu.
Công bố, xuất bản ấn phẩm giới thiệu tài liệu lưu trữ đối với độc giả.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu

của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
6. Phòng Đọc.
Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả của tài liệu lưu trữ, quản lí tư liệu
nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm.
7. Phịng Tài liệu nghe nhìn.
Giúp Giám đốc quản lí tài liệu nghe nhìn, xử lí kĩ thuật nghiệp vụ và đáp ứng nhu
cầu sử dụng.
Giúp việc cho Trưởng phịng và một Phó phịng.
8. Phịng Hành chính - Tổ chức.
Thơng tin tổng hợp hoạt động của Trung tâm, phụ trách tổ chức công tác cán bộ,
công tác văn thư-lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất phục
vụ cho mọi hoạt động của cơ quan.
9. Phịng kế tốn.
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của trung
tâm.
Thu chi và sử dụng kinh phí cho cơ quan theo quy định của Nhà nước.


10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong thư viện.
Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các biện pháp
phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị.
Hướng dẫn và giám sát bạn đọc thưc hiện nội quy, quy định của thư viện. Trơng
giữ tài sản, kiểm sốt thẻ đọc theo quy định của thư viện. Trông giữ xe cho cán bộ
lao động của đơn vị và khách đến liên hệ công tác.
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến
thức về phòng cháy và chữa cháy; hướng dẫn xây dựng phong trào quần chúng
tham gia hoạt động phòng cháy và chữa cháy.
Thực hiện các biện pháp phịng cháy; chữa cháy kịp thời khi có cháy xảy ra.
1.5 . Lãnh đạo Trung tâm

1.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và khơng q 03 Phó Giám đốc.

*Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. giám đốc phụ trách chung và trực tiếp quản lí cơng
tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan
*Phó giám đốc: Phụ trách cơng tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ kiêm phụ
trách trực tiếp công tác sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và thu thập
tài liệu.
Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa
Phó Giám đốc: Ơng Nguyễn Minh Sơn
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa
2. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm
trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Giám


đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức
thuộc Trung tâm.
3. Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề
nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh
vực công tác được phân công phụ trách.
1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.Tài liệu Hành chính
2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật
3. Tài liệu phim ảnh ghi âm
4. Tài liệu xuất xứ cá nhân
I - Tài liệu Hành chính:

Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phơng, trong đó khối tài liệu hành chính
chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích
của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan quyền
lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ, tài liệu về cuộc
Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của
Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên
Khố thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống
nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu phơng Quốc hội là
những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam
như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến
các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh,
Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát
mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành
lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất
nước và xây dựng XHCN ngày nay.


Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm chính
sau:
1. Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộc họp
Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản pháp
quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loại
báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phịng tối
cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái
quốc.

2. Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng cố chính
quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa giới
hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo công
thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo
và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
3. Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế hoạch,
báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược quân sự
trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; về việc sản
xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ đạo, lãnh đạo
của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống
Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù binh, hàng binh và dân
vận..
4. Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt (1946),
Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) và Hội nghị
Pari về lập lại hịa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; các hồ
sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước Hiệp định hợp tác
quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác...
5. Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện pháp xây
dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam. Trong đó có
các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban Kinh tế Trung
ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo về tình hình sản
xuất nơng, lâm, ngư nghiệp, cơng thương nghiệp, tài chính, giao thơng cơng chính
của các ngành và các địa phương... Trong đó có những tài liệu phản ánh những
đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"...


6. Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triển văn
hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có nhiều tài liệu
phản ánh q trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật;
về các phong trào bình dân học vụ, xố nạn mù chữ; về các chương trình cải cách

giáo dục.
7. Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ tiêu chiến
lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước Trung ương, của
các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về kinh tế, văn hóa xã
hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
Ngồi hai nguồn tài liệu chính nêu trên, cịn hàng loạt các phơng của các Bộ, ngành
cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quan hiện
đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội,
Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thơng, Y tế,
Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu
khí. Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành
chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu
III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh
miền Nam. Mảng tài liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn
dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong 9
năm kháng chiến chống Thực dân Pháp.
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ qQuốc gia III đang bảo quản gần 1000 mét giá tài
liệu Khoa học kỹ thuật của 32 cơng trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các
cơng trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà
máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển
Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương
Dương, Bến Thủy, Sơng Gianh và nhiều cơng trình xây dựng cơ bản khác.
III - Tài liệu nghe nhìn:
1. Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời
sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam.
Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến


tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã

gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân
Việt Nam.
2. Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258
cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và
nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái
đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị
Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc các phái
đồn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước ngoài đến
Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách mạng tháng
Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử
cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đồn Thủ đơ; ảnh về những trận
đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm của
nhân dân ta.
Bên cạnh đó cịn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và
bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về q trình chuẩn bị và xây
dựng cơng trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình...
Ngồi ra cịn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các đình,
chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa
thể thao; ảnh về q trình xây dựng một số cơng trình lớn...
3. Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần
300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật.
Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng
trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính
trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ
niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế... Đáng chú ý là
hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc
bản Tun ngơn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari
(Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các
bài nói chuyện, phát biểu khác của Người...

Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các bản
nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...


IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cịn bảo quản một
khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt
động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài liệu được
hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu
tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác
phẩm, cơng trình sáng tác và nghiên cứu khoa học... Đây là những nguồn tài liệu
quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này.
Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ
sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống
Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng, không những giúp
cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà cịn là
những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các thế hệ tiền bối.
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy
đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1 Thực trạng hoạt động quản lí
Bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì
văn bản, giấy tờ được dùng để cơng bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính
sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ
quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu
cần thiết.
Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những u cầu có tính cấp thiết,

nó khơng chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thơng tin quản lí mà cịn liên
quan đến nhiều cán bộ cơng chức, nhiều phịng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt
công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho
cơ quan đơn vị thực hiện cơng việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng,


nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ
Do nhận thức được công tác văn thư lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quá
trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan ln luôn quan tâm đến
công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng
dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ với mục đích đưa cơng tác này
ngày càng trở lên tốt hơn.
Công tác văn thư – Lưu trữ của Trung tâm lưu trữ quốc gia III đặt dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Trưởng phịng Hành chính tổ chức. Trưởng Phịng Hành chính tổ chức
là người chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ quốc gia III luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo và thực
hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp theo các văn bản quy định, hướng
dẫn của cơ quan Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, các quy định của Bộ Nội
vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản Quy phạm pháp luật.
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về công tác văn
thư, lưu trữ như:
- Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm
theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;
- Thông tư số 09/BT ngày 08 tháng 3 năm 1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về

tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;
- Thông tư số 120/BT ngày 29 tháng 7 năm 1974 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về
việc chấn chỉnh và kiện tồn cơng tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa
phương;
- Thông tư số 101/BT ngày 09 tháng 5 năm 1977 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng
hướng dẫn thi hành Chỉ thị 242/CT-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc
tập trung quản lý, sử dụng tài liệu chính quyền cũ ở miền Nam;


- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng
về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam;
- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua
ngày 11 tháng 12 năm 1982;
- Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy
định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Quyết định số 228-QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học
Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:1992 - Văn
bản quản lý nhà nước (Mẫu trình bày);
- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới;
- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán
bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04
tháng 4 năm 2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15 tháng 4 năm 2001;
- Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Luật
gồm có 7 chương và 42 điều.
- Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.


- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn
thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị định sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư;
- Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ…
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000…
Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III còn ban hành:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy chế làm việc
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc ban hành, quản lý
văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế độ thơng tin, báo
cáo, hội họp củaTrung tâm.
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành Quy chế về công

tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 về việc ban hành Quy chế Công
tác văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia tại Phòng đọc (ban hành kèm theo
Quyết định số 83/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày
19/4/2006)


- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy định về
xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III.
2.1.2 Quản lý Phơng lưu trữ Quốc gia III
Phơng lưu trữ là tồn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
một cơ quan, một tổ chức có giá trị về nhiều mặt và được bảo quản tập trung tại
một kho lưu trữ.
Tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Giám đốc trung tâm đã ban hành Quyết định số
109/TTIII-QĐ-BQ về phương án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1. Tồn bộ tài liệu
do trung tâm quản lí đều được bảo quản tại nhà kho A1. Cụ thể:
Tầng 1: Nhóm phơng các cơ quan quản lí tổng hợp và tài liệu phim ảnh, ghi âm.
Tầng 2: Tài liệu hành chính: nhóm phơng kinh tế.
Tầng 3 và 4: Nhóm tài liệu khoa học, kĩ thuật.
Tầng 5: Tài liệu hành chính: nhóm phơng văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội, các liên
khu đã giải thể, tài liệu cá nhân, gia đình dịng họ.
Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III được bảo
quản tương đối tốt. Tài liệu trong kho được bảo quản bằng các trang thiết bị hiện
đại nhất, làm giảm tối đa các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ. . Việc đưa tài
liệu của phông lưu trữ quốc gia III ra phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của
các tổ chức, cá nhân luôn được các công chức, viên chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ quan tâm và chú trọng.
2.1.3 Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ
Bộ phận văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có nhiệm vụ:

+ Tổ chức bảo quản tài liệu và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ , đảm
bảo các thơng tin được chính xác nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
+ Thường xuyên làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phịng các đồng chí lãnh
đạo, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách…
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có hai cán bộ kiêm nhiệm làm cơng tác văn thư và
lưu trữ. Họ là người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi tìm tịi trau dồi


kinh nghiệm trong việc tiếp xúc với cái mới. Có trình độ chun mơn nghiệp vụ
trong cơng tác văn thư lưu trữ, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ của
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Họ luôn năng động và với tấm lịng u nghề có
gắn bó với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III và ln hồn thành tốt nhiệm vụ. Về lý
thuyết tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, nó được sử dụng rộng rãi trong
việc nghiên cứu lịch sử , giúp cho mọi hoạt động của xã hội. Tuy nhiên tài liệu cịn
mang tính bảo mật về nội dung vì vậy người làm cơng tác lưu trữ phải tuyệt đối bí
mật, thận trọng và nguyên tắc . Cán bộ làm văn thư lưu trữ phải là người giác ngộ
giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng có ý thức tổ chức kỷ
luật, chấp hành nghiêm qui chế bảo mật của nhà nước. Vì vậy hiểu được tầm quan
trọng đó cán bộ làm cơng tác văn thư lưu trữ ln đặt tính bí mật lên hàng đầu và
thường xuyên được bồi dưỡng tập huấn về chuyên môn để nâng cao và tiếp thu
những cách làm và phương pháp mới .
2.1.4 Tổ chức các cuộc họp định kì và chuyên đề
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thường xuyên tổ chức các cuộc Hội nghị tổng kết
theo từng tháng, từng quý và từng năm nhằm nhìn lại kết quả, thành tựu đã đạt
được; đưa các vấn đề thảo luận, bàn bạc để đề ra phương hướng giải quyết. Việc tổ
chức các cuộc hội nghị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chun mơn trong q
trình triển khai, thực hiện nghệp vụ.
2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công
nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công nghệ thơng tin là cơng nghệ xử lí thơng tin bằng các phương tiện điện tử bao

gồm các phương pháp khoa học, công cụ kĩ thuật hiện đại chủ yếu là kĩ thuật máy
tính nhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của
xã hội.
Ban Giám đốc Trung tâm đã thường xuyên chỉ đạo phải đẩy mạnh công tác tin học
và Công cụ tra cứu và đã đưa việc tra tìm tự động trên máy tính cảm ứng; xây dựng
chương trình phần mềm quản lí tài liệu qua sách báo, tạp chí , phần mềm quản lí hồ
sơ, kỉ vật của cán bộ đi B, xây dựng trang web của Trung tâm…
Bên cạnh đó, Trung tâm cũng thường xuyên nghiên cứu, triển khai thực hiện các
nội dung, đề tài khoa học.


Tổ chức thực hiện quyết định của Sở nội vụ về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong
công tác nghiệp vụ lưu trữ.
2.1..6 Thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ
Cùng với việc thực hiện chỉ đạo các nghiệp vụ luu trữ, công tác kiểm tra, đánh giá
việc thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của công tác lưu trữ cũng là
việc làm rất quan trọng. thông qua kiểm tra, cơ quan quản lí sẽ nắm được tình hình
thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, tồn tại của các đơn vị trong qua
trình thực hiện nghiệp vụ. Trên cơ sở đó có những biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn
kịp thời, phù hợp.
Tại Trung tâm, hoạt động kiểm tra được tổ chức khá thường xuyên.
+ Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng lương
trước thời hạn, đi tham quan, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm.
+ Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “ người nào
vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Pháp luật về công tác
Văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu
trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật”.
+ Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước tồn cơ quan, làm
tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thun chuyển cơng tác, xử lý hình sự ( nếu đặc
biệt nghiêm trọng như làm mất VB, giấy tờ); giả mạo chữ ký & con dấu.

Hàng năm, tại Trung tâm thường tổ chức các hoạt động tổng kết công tác văn thư
lưu trữ ở cơ quan nhằm đánh giá quá trình cơng tác, rút kinh nghiệm triển khai kế
hoạch trong năm tới .
2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ
– Thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ có sự
hợp tác, hỗ trợ kỹ thuật của các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước và tổ chức quốc
tế.
– Tăng cường và phát triển hiệu quả các mối quan hệ họp tác đa phương và song
phương sẵn có, đồng thời tiếp tục tìm kiếm các triển vọng họp tác mới với các cơ
quan, tổ chức lưu trữ trong khu vực và trên thế giới để giao lưu học hỏi và tranh


thủ sự ủng hộ, giúp đỡ của các nước về khoa học và công nghệ trong công tác văn
thư, lưu trữ.
– Tiếp tục triển khai các chương trình đào tạo về khoa học và thực tập kỹ thuật lưu
trữ trong nước và nước ngoài cho cán bộ lưu trữ Việt Nam với sự giúp đỡ, tài trợ
của các tổ chức, các chuyên gia quốc tế.
– Hợp tác với các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước tổ chức các hoạt động nghiệp
vụ nhằm phát huy giá trị của di sản tư liệu thông qua các hội thảo khoa học, trưng
bày triển lãm, công bố xuất bản các ấn phẩm về tài liệu lun trữ…
– Tiếp tục hợp tác, nhờ tư vấn của nước ngoài để thực hiện các chương trình, dự án
khoa học lưu trữ nhằm tháo gỡ những vấn đề vướng mắc trong nghiệp vụ lưu trữ
cũng như trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ.
2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Về công tác văn thư
Công tác văn thư là tồn bộ các cơng việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ
chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của
Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
Bước 1:Đặt tên loại văn bản (Xác định mục đích, ý nghĩa, nội dung và đói tượng
của văn bản)
Bước 2:Soạn đề cương và soạn thảo văn bản (Xác định các ý chính và thu thập
thơng tin)
Bước 3:Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo.


Bước 4:Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản (Kiểm tra các u cầu về thể thức, chính
tả..)
Bước 5:Trình kí văn bản (Hồn chỉnh cả nội dung và hình thức văn bản).
Bước 6:Đóng dấu (Ghi ngày, tháng, năm, số kí hiệu, nơi nhận và đăng kí vào sổ),
Bước 7:Phát hành và lưu văn bản (Gửi bằng văn bản cho đối tượng trực tiếp thực
hiện, gửi qua trang web).
Văn thư sẽ photo ít nhất 3 bản:
1 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận
1 bản lưu ở văn thư
1 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ
*Nhận xét:
Ưu điểm:
+ Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thực hiện theo quy trình 7 bước trong soạn thảo văn bản, xác định mục đích, nội
dung cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lí thơng tin; xây
dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo, nhân bản văn bản, làm thủ tục

phát hành.
+Kĩ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện tốt đảm bảo cho văn bản khi ban hành
có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
Nhược điểm:
+ Vẫn cịn một só ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản vẫn chưa tuân theo đúng
quy định. Có văn bản cịn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản,
thể thức đề kí văn bản, trình bày chưa đẹp.
+Đơi khi cịn bỏ một trong các bước quy trình.


2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của các đơn vị đều được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư.
Việc quản lí văn bản được thực hiện theo Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Công văn 425/VTLTNN - NVTW
của Cục VT< NN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
*Quản lí và giải quyết văn bản đi:
+Trình tự giải quyết văn bản đi
Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để ký
ban hành văn bản. Sau khi văn bản có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm
thủ tục pho to, đăng ký văn bản đi tại văn thư cơ quan để đóng dấu, phát hành,
chuyển và lưu trữ văn bản theo quy định. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối
về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu và phát hành văn bản. Nếu văn bản
không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ban
hành ngày 06/5/2005, Văn thư không đóng dấu phát hành, chuyển trả lại bộ phận
soạn thảo.
+ Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi

được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng phải bảo đảm nguyên
tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật.Thông thường, văn bản chuyển đi theo
đường Bưu điện. Trường hợp cần gấp, muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ,
ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận).
+Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và
một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ
quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
*Quản lí và giải quyết văn bản đến


+Tiếp nhận và xử lí văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn
thư , các đơn vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản chuyển
đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi. Văn bản đến phải được
kịp thời chuyển đến Giám đốc (hoặc phó Giám đốc thường trực khi có ủy quyền)
trong ngày để xử lý, phân việc. Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng,
cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu
Giám đốc đi vắng) trong thời gian ngắn nhất.
+ Phân phối văn bản
Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu GĐ đi vắng) là người trực tiếp bút phê phân
phối văn bản đến cho phịng ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết.
+Giải quyết và theo dõi đơn đốc giải quyết văn bản đến
Văn thư nhận văn bản đến đã được xử lý giao việc từ Giám đốc (hoặc Phó giám
đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng), chuyển đến bộ phận phô tô để nhân bản
với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo. Sau khi nhận văn bản từ bộ phận phô tô,
văn thư vào sổ và chuyển cho các phịng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phịng
ban, cá nhân chủ trì giải quyết cơng việc ký nhận văn bản tại sổ của văn thư.
Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì

người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết. Giải
quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. Giám đốc (hoặc Phó giám đốc
thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Phó Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy
nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, và chỉ đạo của Lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân
có trách nhiệm chủ động giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét tồn bộ văn bản đến
và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Nhận xét:


+ Văn bản đi của của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được quản lí đúng quy định.
+ Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
+ Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo đúng quy trình, thống nhất chặt
chẽ, khoa học.
+ Việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng
cao.
2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn liền
cong tác văn thư với cơng tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu
trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa… .
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hồn chỉnh và có chất lượng cán bộ từng nhân viên
trong quá trình giải quyết cần chú trọng thu thập kịp thời văn bản tài liệu để đưa
vào hồ sơ; tài liệu về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc đó.
Việc lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được thực hiện rất
nghiêm chỉnh. Mỗi cán bộ, nhân viên, đơn vị trong cơ quan dều có trách nhiệm
trong việc lập hồ sơ hiện hành, vì vậy việc lập hồ sơ hiện hành tại đây rấy đầy đủ

nên hàng năm khi nộp hồ sơ vào lưu trữ khơng có tình trạng thiếu văn bản hồ sơ.
Nhận xét:
+Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu được thực hiện theo quy định tại
Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”.
+Trong quá trình lập hồ sơ tuân thủ theo các bước quy trình.
Tuy nhiên, tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập
hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ. Điều này gây
khó khăn cho việc chỉnh lí, săp xếp lại hồ sơ tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do
đó, gây khơng ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lí cơng tác lưu trữ của cơ
quan.
2.2.1.4. Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu


Việc quản lí và sử dụng con dấu tại văn thư được thực hiện tốt, tuân theo quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm
2001 về quản lí và sử dụng con dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ :
Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III thì Trưởng phịng Hành chính- Tổ chức là người
chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu. Con dấu
của Trung tâm được bảo quản an tồn trong két sắt.

Hiện nay, Trung tâm có các loại con dấu như: Dấu của Trung tâm, dấu chức danh
(Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng và Phó Phịng Hành chính - Tổ chức), dấu
mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
Nhận xét:
Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu. Dấu chỉ
được đóng khi văn bản đúng thể thức và có chữ kí thẩm quyền của người kí văn
bản
Việc đóng dấu được tn theo đúng quy định của pháp luật, chưa xảy ra trường
hợp đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định.
Khơng có trường hợp đóng dấu khống chỉ.
Khi đóng dấu những văn bản tài liệu không bảo quản bản lưu tại Văn thư thì cán bộ
văn thư có sổ theo dõi riêng.


2.2.2 Về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Cơng tác lưu trữ ra đời do địi hỏi khách quan của việc
quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ xung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác
sử dụng . Vì vậy việc thu thập bổ xung tài liệu vào kho lưu trữ là một công việc tất
yếu và thường xuyên.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ của công
tác lưu trữ. Làm tốt công tác này sẽ làm hồn chỉnh tài liệu trong từng phơng lưu
trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác sử dụng và góp phần phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

*Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn
thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.
Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia
Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia theo quy định của pháp luật.
Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
1. Công tác thu thập, bổ sung khối tài liệu hành chính
Tổng số Phơng lưu trữ: 240 phơng; trong đó: 35 phơng đã chỉnh lí hồn chỉnh, 45
phơng đã chỉnh lí sơ bộ.
Tổng số mét giá tài liệu: 81112m của các cơ quan nhà nước: Quốc hội, Chính phủ,
Liên khu đã giải thể…Chỉnh lý hoàn chỉnh 216236 HS/ĐVBQ (2731,7 m); chỉnh
lý sơ bộ 264040 HS/ĐVBQ (4161,4m)