Báo cáo thực tập: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.
STT
01
02
03
04
05
06

TỪ VIẾT TẮT
TTLTQG III
Cục VTLTNN
TCCB
QĐ
VTLT
BNV

TỪ GỐC
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước
Tổ chức cán bộ
Quyết định
Văn thư-Lưu trữ
Bộ Nội vụ

PHẦN MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò càng quan trọng trong việc phản
ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải

quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như
quy hoạch, chủ trương đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây dựng
một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những
tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên
truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
nên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ
ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây
dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng
nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ.
Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn
nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hóa công tác
lưu trữ trong văn phòng hiện nay.
Chúng ta có thể thấy: thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong
chương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung và
chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng. Chính vì vậy,với mục đích gắn liền nhà
trường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ
chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độ
nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm
"Học đi đôi với hành", lý luận gắn liền với thực tiễn. "Học thật đi đôi với làm
thật".Qua đợt thực tập này,sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp,củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,ý
thức trách nhiệm và phong cách của một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo sự phân
công của khoa,em về thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III từ
ngày 10-01-2017, Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,thời gian thực tập có
hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng,sự chỉ bảo
hướng dẫn của các anh,chị công tác lâu năm trong phòng,sự giúp đỡ tận tình của
giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt các

yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát và trực tiếp thực
hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý của Phòng chỉnh lý tài liệu
của TTLTQG III em đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu
nghiệp vụ.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp,cũng như
khả năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót.Em rất mong
được tiếp thu những ý kiến đóng góp,chỉ bảo của thầy,cô giáo để báo cáo của
em hoàn chỉnh hơn.
Nhân đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ nhân viên
phòng Chỉnh lý tài liệu,Trung tâm lưu trữ quốc gia III,các Thầy,cô giáo của của
khoa Lưu trữ học,Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em giúp
đỡ tôi hoàn thành báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017
SINH VIÊN

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III


Ngày 02 tháng 09 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân
Chủ Cộng Hòa (nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam) . Một khối

lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của cơ
quan tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tài
liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được
thành lập theo quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của ban Tổ
chức- Cán bộ Chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ)
Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã từng bước phát triển,
mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ để phù hợp với
từng giai đoạn phát triển của đất nước. Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến
nay Trung tâm đã có 10 phòng. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
Trung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn
nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay. Trung tâm chú trọng công tác đào tạo,
bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Trải qua hơn 20
năm, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã đạt được những thành tựu quan trọng
góp phần vào sự trưởng thành của trung tâm nói riêng và sự phát triển của
ngành lưu trữ nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốt
hơn cho nhu cầu của xã hội.
Trong hơn 20 năm qua, Trung tâm đã thu thập được hơn 11.000 mét giá
tài liệu hành chính và khoa học kỹ thuật, hơn 2000 giờ băng và hàng nghìn tấm ảnh
có giá trị. Hơn nữa, Trung tâm còn quan tâm thu thập tài liệu của các cá nhân, gia
đình, dòng họ tiêu biểu. Đến nay Trung tâm đã và đang thu thập và bảo quản hơn
100 phông tài liệu cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực như văn hóa, lịch sử, khoa học kỹ
thuật. Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài
liệu các Phông thuộc nguồn nộp lưu. Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quá
trình đưa đi tu bổ phục chế. Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn
4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như:


chỉnh lý, khử a xít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, sao
trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ tài liệu;
khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các phông.

Hiện nay, TTLTQG III đang tích cực từng bước cải tiến để thực hiện tốt nhiệm vụ
tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằng
cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo
hướng đa dạng hóa hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảm bảo an
toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
1.1.2.Vị trí chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính –
phường Cống Vị – Ba Đình – Hà. Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập,
chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình
thành trong quá trình hoạt dộng của cơ quan, tổ chức trung ương, cá nhân, gia
đình, dòng họ tiêu biểu của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa
bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ
sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp lien
khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình ra Bắc;


c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý;
2. Thực hiện hoạt động Lưu trữ.
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc
phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ
sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và
các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài
liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung
tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của
Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật và
quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiêm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
4.1.Lãnh đạo Trung tâm
-Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 02 Phó giám đốc.
-Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệm
trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt dộng của Trung tâm. Giám


đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức
thuộc Trung tâm.
-Các phó giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám
đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công tác
được phân công phụ trách.
4.2.Cơ cấu tổ chức
Từ khi thành lập đến nay, TTLTQG III đã có những thay đổi về cơ cấu
tổ chức như sau:
Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng

Cục Lưu trữ Nhà nước thì cơ cấu tổ chức của TTLTQG III gồm:
1. Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu
3. Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu
4. Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
5. Phòng Quản lý kho tài liệu
6. Phòng Hành chính – Tổ chức
Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng
Cục Lưu trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý
tài liệu thành một phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tài
liệu và phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể.
Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số
42/QĐ – LTNN v/v thành lập thêm Phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Xưởng Tu
bổ - Phục chế tài liệu.
Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thì
Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu sáp nhập về phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc
Trung tâm.
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
các Quyết định số 77; 78; 79/QĐ – VTLTNN v/v thành lập thêm 03 phòng thuộc


TTLTQG III là Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế toán, Tổ lập bản sao bảo
hiểm tài liệu lưu trữ.
Đến 20/5/2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định
số 120/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Theo quyết định này cơ cấu tổ chức của
Trung tâm gồm:
1. Phòng Sưu tầm tài liệu
2. Phòng Thu thập tài liệu
3. Phòng Chỉnh lý tài liệu

4. Phòng Bảo quản tài liệu
5. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
6. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
7. Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu
8. Phòng Tài liệu nghe nhìn
9. Phòng Đọc
10. Phòng Hành chính - Tổ chức
11. Phòng Kế toán
12. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm.
Đến 02 tháng 11 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
Quyết định số 166/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Theo quyết định này hiện nay cơ
cấu tổ chức của Trung tâm gồm:.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Phòng Bảo quản tài liệu.
Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
Phòng tin học và Công cụ tra cứu.
Phòng Đọc.
Phòng Tài liệu nghe nhìn.

8. Phòng Hành chính- Tổ chức.
9. Phòng Kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức trực thuộc Trung tâm do Cục
trưởng quyết định.
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
phòng Chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
1.2.1. Tình hình tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu
Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng
Cục Lưu trữ Nhà nước : Phòng Chỉnh lý tài liệu đã được thành lập.Khi đó phòng
gồm có những bộ phận khác nhau như : Bộ phận phim ảnh- ghi âm, bộ phận chỉnh
lý tài liệu, tham mưu cho cơ quan trong 1 số công việc như: Xác định giá trị tài liệu,
chỉnh lý tài liệu, xây dựng chương trình, kế hoạch phân loại tài liệu.
Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng Cục
Lưu trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài
liệu thành một phòng riêng. Sau khi tách riêng, phòng chỉnh lý chỉ có nhiệm vụ tham
mưu giúp Giám đốc việc phân loại tài liệu,chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu…
1.2.2.Chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Phòng Chỉnh lý tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm lưu trữ quốc gia III, có chức
năng tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý.
Phòng Chỉnh lý tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
2. Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy trình và theo chỉ tiêu, kế hoạch được
giao.

3. Tiếp nhận, bàn giao tài liệu trước và sau khi chỉnh lý cho phòng Bảo
quản tài liệu quản lý theo quy định.
4. Tham gia nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào thực tiễn
công tác của đơn vị.
5. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ
của đơn vị.
6. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung
tâm giao cho đơn vị.
7. Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,
chống thiên tai của Trung tâm.
8. Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của
Trung tâm( khi được giao)
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
1.2.4.Cơ cấu tổ chức của phòng chỉnh lý tài liệu.
Cơ cấu của phòng Chỉnh lý tài liệu bao gồm:
-Cô Phạm Thị Thu Giang: Phó phòng chỉnh lý tài liệu( phụ trách trưởng phòng)
-Cô Vương Thị Thu: Phó phòng Chỉnh lý tài liệu
Cùng 12 cán bộ công chức của phòng. Trong đó có 1 cán bộ được biệt phái sang
Cục Văn thư Lưu trữ công tác.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, ngoài hoạt động nghiệp vụ thì
hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng,được ví như kim chỉ nam của
công tác Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nói
chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng luôn quan tâm, chú
trọng hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư- Lưu trữ

* Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chịu sự quản lý
trực tiếp của trưởng phòng Hành chính tổ chức. Trưởng phòng Hành
chính- Tổ chức là người tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc, điều
hành mọi hoạt động của Trung tâm. Bên cạnh đó, trưởng phòng Hành
chính-Tổ chức còn theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm
công tác văn thư các nghiệp vụ thuộc phạm vi quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, công tác văn thư của TTLTQGIII dã được quan
tâm,chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phân văn thư cơ quan được ví
như cả bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt công tác văn thư thì các hoạt
động của trung tâm mới hoạt động tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn
và thực hiện luôn gắn với các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản
hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ về công tác văn thư của Chính phủ, Bộ Nội
Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
văn thư.
- Nghị định số 09/2010 của chính phủ, nghị định sửa đổi, bổ sung 1 số điều
của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
thông tư hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ.
Ngoài các văn bản chỉ đạo hướng dẫ của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất
trong các khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập đến nay, TTLTQGIII càn ban
hành các văn bản cụ thể về công tác văn thư của Trung tâm như:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành
quy chế làm việc của TTLTQGIII, trong đó quy định rõ việc ban hành,

quản lí văn bản đi,đến,chế độ lập chương trình,kế hoạch, chế dộ thông tin
, báo cáo, hội họp của trung tâm.
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành quy chế
công tác văn thư lưu trữ của TTLTQGIII.
- Quyết định số 428/QĐ-TTIII ngày 1/9/1015 về việc ban hành quy chế
công tác văn thư lưu trữ của TTLTQGIII.
 Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ, TTLTQGIII luôn thữ
hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐPCủa Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước
về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành quy trình” Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000...
Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:
- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia tại phòng đọc ( ban hành kèm
theo quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006)
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy
định về xuất,nhập tài liệu bảo quản tại TTLTQGIII.
Hằng năm, ban giám đốc trung tâm còn tổ chức cho cán bộ Văn thư-Lưu
trữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện
các văn bản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất
lượng hiệu quả.
2.1.2. Quản lý Phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng,ban thuộc Trung tâm lập hồ
sơ và nộp toàn bộ văn bản tài liệu cho lưu trữ cơ quan. Cán bộ lưu trữ
kiểm tra làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào kho lưu trữ tại phòng 301A.
Hồ sơ,tài liệu được quản lý tập trung,thống nhất, tránh tình trạng thất lạc,
mất mát tài liệu của cơ quan.


2.1.3. Tổ chức nghiên cứu kho học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII
Có thể nói, công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việc
quan trọng của cơ quan tổ chức nói chung và của TTLTQGIII nói riêng.
Làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan mới ổn
định được. Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một cơ quan
Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nên hơn bao giờ hết hợt
động nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học vào công
tác Văn thư-Lưu trữ càng được chú trọng. Cụ thể, nhiều cán bộ Lưu trữ
của Trung tâm đã thực hiện những đề tài nghiên cứu để ứng dụng khoa
học công nghệ vào công tác Văn thư- Lưu trữ. Hay đơn giản hơn, việc
ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Trung tâm thực hiện
trong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêu
chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhờ việc ứng dụng các thành tựu
khoa học công nghệ nên cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ của cơ
quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư- Lưu trữ, quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thư-Lưu trữ
Công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII do 2 cán bộ làm công tác
kiêm nhiệm cả văn thư và lưu trữ. Hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên
ngành Văn thư- Lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nên nắm
vững các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác Văn thư-Lưu trữ. Trong quá
trình làm việc, hai cán bộ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm

các văn bản mới về hướng dẫn Công tác Văn thư-Lưu trữ theo đúng quy
định của nhà nước. Đồng thời, TTLTQGIII là một cơ quan lưu trữ, nên
các cán bộ, chuyên viên của Trung tâm đa phần tốt nghiệp đúng chuyên
ngành Văn thư- Lưu trữ, Hằng năm, trung tâm cũng tổ chức mở các lớp
tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan.
Năm 2015, bộ phận Văn thư đã được trung tâm tặng giấy khen về việc


hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ nhân kỉ niệm 20 năm thành lập
TRLTQGIII(1995-2015)
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công
tác Văn thư-Lưu trữ của cơ quan.
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ của TTLTQGIII,
hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư-Lưu trữ của
Trung tâm. Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư- Lưu trữ của trung
tâm rút ra được bài học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc.
Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh của TTLTQGIII phản ánh đúng chức năng
nhiệm vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn. Vì
thế, đối với những trường hợp làm mất, thất lạc tài liệu của cơ quan đều
bị xử lý theo quy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữu số
01/2011/QH13- Văn bản luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu
trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Thực tiễn công tác Văn thư.
Theo quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 1/9/2015 về quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc TTLTQGIII thì bộ
phận văn thư cơ quan trực thuộc phòng Hành chính-Tổ chức. Bộ phận
Văn thư cơ quan được bố trí 2 cán bộ chuyên trách. Bộ phận Văn thư
được bố trí 1 phòng riêng tại tầng G nhà kho 301A trụ sở Trung tâm.

Thực tế, TTLTQGIII áp dụng hình thức văn thư tập trung. Mọi văn bản
đến, văn bản đi đều tập trung tại văn thư cơ quan dề làm thủ tục đăng kí.
Sau khi làm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mền quản lý văn bản đi
đến, cán bộ văn thư sẽ trình lên lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến chỉ đạo và
sẽ nhân bản để chuyển giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Ngoài 2 cán bộ chuyên trách về văn thư cơ quan thì các phòng, đơn vị
của trung tâm không có văn thư riêng.
2.2.1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của TTLTQG III


 Hiện nay ở TTLTQG III, văn bản của đơn vị nào thì sẽ do chính
đơn vị đó tự soạn thảo, sau đó trình lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc trực tiếp
xem xét bản dự thảo và đơn vị đó có trách nhiệm sửa chữa những sai sót rồi
trưởng các đơn vị sẽ ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được chuyển giao
xuống văn thư kiểm tra lại hình thức và nội dung văn bản lần cuối sau đó trình
lên người ký chính thức. Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền,
cán bộ văn thư sẽ photo văn bản theo sự phê duyệt của người ký văn bản nhưng
sẽ phải photo ít nhất 02 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan nhận, 01 bản
gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu còn bản gốc sẽ được lưu
lại tại văn thư. Cuối cùng, văn thư sẽ có nhiệm vụ làm thủ tục chuyển văn bản
đi.
 Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III đều được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày (áp dụng đúng
Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ). Văn bản trước
khi được ban hành đã được kiểm tra một cách chặt chẽ, do vậy các văn bản do Trung
tâm ban hành thường đạt được chất lượng ngày càng cao, đảm bảo đúng thẩm
quyền, trình tự và thủ tục quy định.
 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không có thẩm quyền ban hành các văn
bản quy phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính
thông thường như: Quyết định (cá biệt), báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án,

thông báo, tờ trình, biên bản hành chính, hợp đồng, công văn, giấy mời, thư trả lời…
về các vấn đề như thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu và các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách của cán bộ, viên
chức cơ quan…
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản.
Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư: tất
cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài hoặc nhận về đều phải làm thủ
tục gửi văn bản đi, đến tại văn thư cơ quan
Công tác quản lý văn bản đi, đến của TTLTQG III được thực hiện rất
chặt chẽ, đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn, thất lạc, đảm bảo
an toàn các văn bản, tài liệu theo quy định của Nhà nước và theo đúng tinh thần
của Công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và Công văn
số 139/VTLTNN – TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng.
a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi


Thủ tục quản lý và chuyển giao văn bản đi ở TTLTQG III của văn
thư bao gồm những bước sau:
 Nhân bản văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy của
trưởng các đơn vị và được trưởng phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra lại hình
thức và nội dung, văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản trình lãnh đạo Trung tâm
phê duyệt sau đó đưa đi nhân bản;
 Đóng dấu văn bản: Đóng dấu lên văn bản để khẳng định giá trị
pháp lý, tính chân thực của văn bản và đảm bảo tính pháp nhân của cơ quan.
Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của lãnh đạo Trung tâm, bộ phận văn
thư sẽ đóng dấu, ghi số, ngày tháng của văn bản. Dấu chỉ được đóng vào những
văn bản có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo Trung tâm, không được đóng dấu lên

những văn bản chưa ghi đầy đủ thông tin và không được đóng dấu lên giấy
trắng. Nhìn chung, việc đóng dấu của văn thư tại Trung tâm III được thực hiện
tương đối tốt, cho đến nay vẫn chưa có trường hợp đóng dấu nhầm, song vẫn
còn một số ít văn bản đóng chưa được thẳng, dấu chum qua 1/3 chữ ký;
 Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi ở TTLTQG III
được thực hiện đồng thời trên sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn
bản đi của Trung tâm. Cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, sau đó nhập các dữ liệu:
số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng năm văn bản; tên loại và trích yếu nội dung
văn bản; người ký; nơi nhận văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi. Do số
lượng văn bản đi hàng năm của Trung tâm không nhiều nên văn thư đăng ký tất
cả văn bản đi vào cùng một sổ đăng ký văn bản đi tuy nhiên đối với các văn bản
gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ được đăng ký vào một sổ riêng;
 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản, cán bộ văn thư lựa chọn
loại bì và kích thước bì phù hợp. Các loại bì có các kích thước khác nhau và đã
được in sẵn tên, địa chỉ và số điện thoại của Trung tâm. Đối với các văn bản
khẩn thì văn thư đóng dấu khẩn lên bì theo quy định. Với các đơn vị, tổ chức
trong Trung tâm thì cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp; còn đối với các cơ
quan, đơn vị ngoài cơ quan thì tùy theo mức độ khẩn của văn bản cán bộ văn
thư có thể chuyển trực tiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, fax. Cán bộ
văn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi hoặc tự
chuyển văn bản;
 Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi được lưu 02 bản: 01 bản gốc
lưu lại tại Văn thư và 01 bản chính lưu lại tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công
việc. Cán bộ văn thư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng ký, số đăng ký.
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến


Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, điện báo, công báo…của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi tới TTLTQG III bằng bất kỳ hình thức nào đều

gọi chung là văn bản đến và đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới
được chuyển đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Quy trình xử lý
văn bản đến như sau:
 Tiếp nhận và bóc bì văn bản đến:
 Đóng dấu và đăng ký văn bản đến:
 Chuyển giao văn bản đến:
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
2.2.1.3Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chính phủ về công
tác văn thư thì “khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó”. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng và cũng là khâu quan
trọng nhất của công tác văn thư đồng thời nó là mắt xích gắn liền công tác văn
thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Việc lập
hồ sơ nhằm phân loại và quản lý toàn bộ tài liệu trong cơ quan, đơn vị một cách
khoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở dạng bó gói,
trùng lặp, hoặc bỏ sót tài liệu…
Hiện nay, tại TTLTQG III nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành do cán bộ văn
thư kiêm nhiệm. Nhìn chung, khâu nghiệp vụ này được thực hiện khá tốt, cán
bộ văn thư đã có ý thức trong công tác lập hồ sơ. Đồng thời, hàng năm Trung
tâm đều ban hành Danh mục hồ sơ, do đó công tác lập hồ sơ ở các phòng ban,
đơn vị được diễn ra chủ động, khoa học và việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan được thực hiện đúng quy định.Song, công tác lập hồ sơ hiện hành ở Trung
tâm vẫn còn một số hạn chế và tồn tại nhất định cần khắc phục để hoàn thiện
hơn, giúp việc theo dõi và giải quyết công việc của Trung tâm đạt được sự hiệu
quả, khoa học hơn.
2.2.1.4.Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là sự thể hiện tính chân thực, giá trị pháp lý của avwn abrn,
thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan đồng thời còn thể hiện quyền lực của cơ
quan khi ban hành văn bản, góp phần vào việc chống giả mạo văn bản.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại TTLTQG III đã được thực hiện

đúng quy định theo Nghị đinh số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ – CP ngày


01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58.
Ngoài 02 văn bản của nhà nước, cán bộ văn thư còn thực hiện theo các Điều 24,
25, 26 của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm được ban hành kèm
theo Quyết định số 364/QĐ – TTIII ngày 23/11/2009 của TTLTQG III.
Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Giám
đốc về việc quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm. Con dấu của Trung tâm
được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp giữ và đóng dấu. Trong trường hợp cán
bộ văn thư không có tại cơ quan, con dấu sẽ được giao cho trưởng phòng Hành
chính – Tổ chức nhưng phải có sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm và phải có
biên bản bàn giao con dấu. Văn thư chỉ được đóng dấu lên những văn bản có
đầy đủ về thể thức và nội dung cũng như chữ ký của người có thẩm quyền,
nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. Dấu đóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng
chiều và dùng đúng mực; con dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái…
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng các con dấu như: dấu cơ quan; dấu
chức danh (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng và Phó phòng Hành chính
– Tổ chức); dấu đến; dấu chỉ các mức độ mật, khẩn, hỏa tốc.
2.2.2. Thực tiễn công tác Lưu trữ
Ngoài công tác văn thư ra thì công tác Lưu trữ của TTLTQGIII cũng
luôn được quan tâm, chỉ đạo sát sao. Bởi lẽ công tác Lưu trữ là một mắt xích
không thể thiếu trong hoạt động của Trung tâm. Quan trọng hơn là, TTLTQGIII
là một trong bốn trung tâm lưu trữ lịch sử lớn nhất cả nước nên ngoài lưu trữ tài
liệu có giá trị lịch sử của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thì công tác
lưu trữ tài liệu của cơ quan cũng luôn được chú trọng, đóng một vai trò không
nhỏ trong việc quản lý giải quyết công việc hằng ngày.
Do TTLTQGIII thành lập năm 1995 nên khối tài liệu sản sinh trong

quá trình hoạt động của cơ quan không lớn, do đó bộ phận lưu trữ của cơ quan
do văn thư kiêm nhiệm và khối tài liệu này đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ
quan 301A dưới sự quản lý của phòng Hành chính-Tổ chức.
TTLTQGIII có kho lưu trữ tài liệu của cơ quan và bố trí 2 cán bộ làm
công tác văn thư kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ có chức năng tham mưu, giúp
việc cho Giám đốc trong các hoạt động nghiệp vụ là thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ. Còn hoạt động quản lý, có soạn thảo, ban hành các văn
bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về Lưu trữ, tổ chức, kiểm tra
hướng dẫ thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ. Trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ các cán bộ đã thực
hiện khá nghiêm túc các quy định, quy chế của pháp luật hiện hành về công tác
lưu trữ.


2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên
quan đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc hằng năm
của cán bộ lưu trữ. Hiện tại kho lưu trữ cơ quan của TTLTQGIII đang bảo quản
khối tài liệu của các đơn vị thuộc Trung tâm ,tài liệu Đảng, Công đoàn...Nội
dung chủ yếu của tài liệu bao gồm:
- Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng
cơ bản.
- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm.
- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách.
- Tài liệu về hoạt động đoàn thể( Đảng,Công đoàn,Đoàn thanh niên)...

2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng, ảnh hưởng lớn đến giá trị
tài liệu lưu trữ. Phân loại là lựa chọn, phân chia các loại tài liệu. Phân loại
tốt sẽ góp phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao, loại ra những tài liệu
có giá trị thấp và hết giá trị. Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để
thực hiện có hiệu quả các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: xác định giá trị tài
liệu, chỉnh lý tài liệu...
Ngược lại, nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu,
giá trị của tài liệu sẽ bị giảm đi. Vì thế trong nhưng năm qua, cán bộ văn
thư của TTLTQGIII luôn chú trọng khâu phân loại.
2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là một trong tám nghiệp vụ chủ yếu của công tác
lưu trữ. Đây là 1 công việc khó khăn, phức tạp, vì nó quyết định đến số
phận của tài liệu lưu trữ. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, TTLTQGIII
luôn vận dụng triệt để các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu
trữ học. Ngoài các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp, TTLTQGIII
còn áp dụng các văn bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu như:
- Thông tư số 09/2011/TT/BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội Vụ về quy
định bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
quan tổ chức.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Theo như các văn bản hướng dẫn thì hiện nay tài liệu lưu trữ tại trung tâm
được xác định thời hạn bảo quản ở mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn; tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm,20 năm,10 năm,5 năm;
tài liệu hết giá trị.


Vì xác định giá trị tài liệu là một công việc khó khăn, phức tạp và ảnh
hưởng đến số phận của tài liệu, nên các cán bộ làm công tác xác định giá

trị tài liệu yêu cầu phải có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức
nghề nghiệp. Những tài liệu giữ lại có giá trị cao được bảo quản, Trung
tâm phải tổ chức và lập phương án xác định giá trị tài liệu một cách thận
trọng. Để tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu một cách khách quan,
chính xác và khoa học, TTLTQGIII đã cử các chuyên gia chuyên về công
tác lưu trữ nắm vững các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được sử
dụng phổ biến trong thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Để không hủy tài liệu một cách máy móc,làm mất đi những tài liệu có giá
trị, Trung tâm đã thành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu theo
quyết định số 85/QĐ-TTLTIII ngày 27/3/2015 của TTLTQGIII về việc
thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu.
2.2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá
các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý.
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều
nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách
nghiêm túc, khoa học.
Công tác chỉnh lý nhằm mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông
một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và
khai thác sử dụng tài liệu;
- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ
những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử
dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tại TTLTQGIII các cán bộ nhân viên đều thực hiện chỉnh lý theo
đúng các quy trình chỉnh lý theo đúng quy định.
*Theo quyết định 128/QĐ/VTLTNN quy định về việc ban hành quy trình
chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu


Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);
- Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị
tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt
yêu cầu
Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và
tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)
Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11. Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường
số 10 của phiếu tin
b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa
hồ sơ
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa
hồ sơ
a) Vệ sinh tài liệu
b) Tháo bỏ ghim kẹp
c) Làm phẳng tài liệu
d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu
b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)


d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).

Bước 22. Xử lý tài liệu loại
a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)
b) Viết thuyết minh tài liệu loại
c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại
(nếu có).
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
- công văn số 283/VTLTNN/NVTW về ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu
hành chính.
2.2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Trong thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã xây dựng cơ sở dữ liệu
để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu thông qua phần mềm máy tính. Phần
lớn các phông lưu trữ đã có dữ liệu để tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc tra tìm tài
liệu mới dừng lại ở việc tra tìm tài liệu thông qua những thông tin về hồ sơ (tiêu
đề hồ sơ, số lưu trữ, thời gian hình thành…). Để phục vụ có hiệu quả hơn nữa
công tác khai thác, sử dụng thì cần nghiên cứu các loại phần mềm tra tìm thông
minh và hiện đại hơn có thể giúp độc giả tra tìm tài liệu theo các lĩnh vực,
chuyên đề một cách nhanh chóng, chính xác.
2.2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư
hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân
tố con người. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo
sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu
sử dụng. Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm,
nhiều mưa, các loại vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường

phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu
trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp
Tại TTLTQGIII hiện đang lưu trữ 1 khối lượng lớn tài liệu lưu trữ có giá trị,
chính vì vậy trung tâm đã thành lập 1 phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ có nhiệm
vụ bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, sắp xếp, vệ sinh trong kho, khử trùng, khử
axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu....

2.2.2.7. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ
tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của
toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ
tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ,
trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng mục
đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như:
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Biên soạn và xuất bản sách;
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;
- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại TTLTQGIII, cụ thể là tại phòng Chỉnh lý tài liệu
em đã được tham gia thực hiện 1 số công việc cụ thể như sau:
- Tham gia việc viết mục lục hồ sơ cho phông Tổng cục Bưu điện.

- Tham gia viết mục lục hồ sơ cho phông UBHC các cấp, UBHC khu tự trị
Việt Bắc.
- Tham gia vận chuyển tài liệu đã được chỉnh lý xong lên kho, vận chuyển
những tài liệu chưa chỉnh lý về tại phòng chỉnh lý của Trung tâm.
+ Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và trưởng
phòng Chỉnh lý tài liệu, em đã dược tham gia vào việc vận chuyển tài
liệu, 1 trong các nghiệp vụ của việc chỉnh lý tài liệu. Tài liệu được vận
chuyển từ phòng chỉnh lý tài liệu lên trên kho bảo quản tài liệu của
TTLTQGIII. Sau đó tiếp tục chuyển tài liệu từ kho của Trung tâm về tại
phòng chỉnh lý tài liệu để thực hiện các khâu nghiệp vụ chỉnh lý.
- Sắp xếp các hộp, cặp tài liệu lên giá trong kho.
+ Sau khi vận chuyển tài liệu lên kho của Trung tâm, theo sự hướng dẫn
của các cán bộ thuộc phòng chỉnh lý, e đã sắp xếp tài liệu và để lên giá
theo thứ tự cặp hộp, số hồ sơ, theo từng năm khác nhau.
* Đối với việc viết mục lục hồ sơ cho phông Tổng cục Bưu điện:
Tổng cục Bưu điện là một đơn vị trực thuộc Bộ Giao thông Công chính
có nhiệm vụ phục hồi, xây dựng và khai các phương tiện giao thông liên
lạc về bưu chính để phục vụ các cơ quan chính quyền, các đoàn thể khác
trong và ngoài nước và phục vụ trực tiếp nhân dân.
Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, tình hình
thực tế của tài liệu và nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu phông
Tổng cục Bưu điện được phân theo phương án “ mặt hoạt động- Thời
gian”
Bước 1: phân loại tài liệu thành các nhóm lớn sau đây:
I.

Tài liệu tổng hợp.

II.

Tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương.

III.

Tài liệu về bưu chính.

IV.

Tài liệu về điện chính.

V.

Tài liệu về tài vụ.

VI.

Tài liệu về xây dựng cơ bản.