Tìm hiểu lưu trữ về lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia III

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.....................2
I. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.....................................................2
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.................2
2. Vị trí và chức năng...........................................................................................3
3. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................3
4. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................4
II. Khảo sát tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III........................................4
PHẦN II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III......................................................7
I. Hoạt động quản lý.............................................................................................7
1. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ.............................................7
2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ
trong công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm.......................................................8
3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen
thưởng trong công tác văn thư lưu trữ...................................................................8
4. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư lưu
trữ của Trung tâm.................................................................................................9
5. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ....................................................................9
II. Hoạt động nghiệp vụ........................................................................................9
1. Lưu trữ hiện hành.............................................................................................9
1.1 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành........9
1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TTLTQG III........................9
1.3. Thu thập tài liệu và kho lưu trữ cố định........................................................10
1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.....................................10
1.5. Tình hình bảo quản tài liệu...........................................................................10

1.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu................................................................11
2. Lưu trữ lịch sử................................................................................................11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản ở Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III......................................................................................11
2.1.1. Khối tài liệu hành chính:...........................................................................11
2.1.2. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật..................................................................11
2.1.3. Khối tài liệu nghe nhìn..............................................................................12
2.1.4. Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ....................................................12
2.1.5. Khối tài liệu sưu tầm.................................................................................13
2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.13
2.3. Thu thập và Sưu tầm tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử....................................14
2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 14
2.5. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III.........................................................................................................14
2.5.1. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử..................................................14
2.5.2. Công tác tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử.........................................................16
2.6. Ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III.......................................................................................................................16
2.7. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III..................................................................................................................16
PHẦN III: NHỮNG NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI.....................19
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.............................................................19
PHẦN IV: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ.......................................................21
I. Nhận xét về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III........................21

II. Một số kiến nghị về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III..........22
KẾT LUẬN.............................................................................................................25
Một số hình ảnh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.............................................26


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Qua việc gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi
với hành”. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ đạo cho học viên đi thực tập thực
tế để kết hợp với các kiến thức được học trên lớp.Thông qua việc được nghiên cứu
khảo sát và thực hành về công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp nhằm giúp
học viên hiểu rõ hơn về công tác này tại các cơ quan, doanh nghiệp đó đồng thời
giúp học viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ
văn thư – lưu trữ trong tương lai. Hơn thế nữa, đây cũng là cơ hội cho học viên được
cọ xát với thực tiễn, được vận dụng những kiến thức lý luận đã học để giải quyết
một số vấn đề cụ thể về công tác lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp. Với mong
muốn được tìm hiểu nhiều hơn và rõ ràng hơn về công tác lưu trữ, tôi đã lựa chọn
nội dung này để thực tập.
Trong quá trình thực tập, tôi đã củng cố thêm được nhiều kiến thức và dễ
dàng áp dụng lý luận vào thực tiễn. Đồng thời, tôi cũng tăng cường được kỹ năng
ngành nghề và làm quen được với môi trường làm việc tại Trung tâm. Ngoài ra
trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu tôi đã ngày càng củng cố được kiến
thức cơ bản chuyên môn của mình.
Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành
nhất tới tập thể ban lãnh đạo và các cán bộ, viên chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo
trong công việc đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để tôi có điều

kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác
lưu trữ để tôi có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân,
nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình nhằm phục vụ
tốt công việc sau này.

Nguyễn Thanh Hằng

1

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
I. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB
ngày 10/6/1995 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội Vụ) và hoạt động
theo Quyết định số 166/QĐ – VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Khi mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III gồm Ban
Giám đốc và 6 phòng, ban với 32 cán bộ, công chức. Nhưng để đáp ứng yêu cầu
chuyên môn cũng như nhu cầu ngày càng tăng cao của xã hội đối với ngành Văn thư –
Lưu trữ nên các phòng ban cũng như chức năng, nhiệm vụ của nó cũng thay đổi. Trung
tâm đã thành lập thêm Phòng Phim ảnh – ghi âm, kiện toàn Xưởng tu bổ phục chế, giao
thêm chức năng về ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng các công cụ tra cứu,

thống kê tài liệu lưu trữ cho Phòng Tin học. Tính đến thời điểm hiện tại, Trung tâm
gồm có Ban Giám đốc và 10 phòng chức năng và nghiệp vụ với hơn 100 cán bộ, viên
chức. Như vậy, so với thời kỳ đầu mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm đã
được hoàn thiện và dần đi vào ổn định, đảm bảo được tính hợp lý và khoa học.
Trong 20 năm qua, Trung tâm đã thu thập được hơn 11.000 mét giá tài liệu hành
chính và khoa học kỹ thuật, hơn 2000 giờ băng và hàng nghìn tấm ảnh có giá trị. Hơn
nữa, Trung tâm còn quan tâm thu thập tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu
biểu. Đến nay Trung tâm đã và đang thu thập và bảo quản hơn 100 phông tài liệu cá
nhân thuộc nhiều lĩnh vực như văn hóa, lịch sử, khoa học kỹ thuật. Theo thống kê sơ
bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài liệu các Phông thuộc nguồn
nộp lưu. Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quá trình đưa đi tu bổ phục chế. Xuất
kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn 4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn
50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như: chỉnh lý, khử a xít, sao lưu bảo hiểm,
tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm
đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các

Nguyễn Thanh Hằng

2

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phông.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang tích cực từng bước cải tiến để
thực hiện tốt nhiệm vụ tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho
xã hội theo hướng đa dạng hóa hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảm

bảo an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc.
2. Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính – phường Cống Vị – Ba Đình – Hà Nội,
có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
thuộc phạm vi và quyền hạn được giao
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng
và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn
3.1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên
khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
3.2. Thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc
phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ
sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện
pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu
lưu trữ;
e) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm;

Nguyễn Thanh Hằng

3

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
3.4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí
của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
3.5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
3.6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
4. Cơ cấu tổ chức
4.1. Lãnh đạo Trung tâm
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 01 Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc:
- Giám đốc: bà Trần Việt Hoa;
- Các Phó Giám đốc: ông Nguyễn Minh Sơn, bà Mai Thị Xuân, bà Vũ Thị Kim
Hoa.
4.2. Cơ cấu tổ chức
Ngày 28/10/2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số
166/QĐ – VTLTNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Theo quyết định này hiện nay cơ cấu tổ chức
của Trung tâm gồm:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.

5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính – Tổ chức.
9. Phòng Kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cục trưởng
quyết định.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Việc tổ chức, cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của các đơn vị do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định:

Nguyễn Thanh Hằng

4

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu: gồm 13 cán bộ, viên chức; có chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc tổ chức hướng dẫn thực hiện việc sưu tầm,
lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của pháp luật và thẩm quyền được giao.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu: gồm 09 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III.

3. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: gồm 07 cán bộ, viên chức; có chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện việc xây dựng, quản lý
hệ thống cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu, thống kê về tài liệu, tư liệu lưu trữ; triển
khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công tác văn thư, lưu
trữ của Trung tâm.
4. Phòng Bảo quản tài liệu: gồm 24 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an
toàn tài liệu lưu trữ; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ,
phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác đối với khối tài liệu giấy theo quy
định.
5. Phòng Tài liệu nghe nhìn: gồm 08 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện việc quản lý, bảo quản, xử lý kỹ
thuật, nghiệp vụ khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.
6. Phòng Đọc: gồm 07 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn trong việc tổ chức, hướng dẫn và thực hiện các hình thức phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ cho độc giả.
7. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu: gồm 06 cán bộ, viên chức; có chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tuyên
truyền, giới thiệu, công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III.

Nguyễn Thanh Hằng

5

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Thanh Hằng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính – phường Cống Vị – Ba Đình – Hà Nội,
có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương
và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra. Do
đó, công tác lưu trữ của Trung tâm phải tìm hiểu trên hai phương diện là lưu trữ lịch sử
và lưu trữ hiện hành.
I. Hoạt động quản lý
1. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp mới thành lập (tháng
6/1995) nên khối lượng tài liệu, tư liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
Trung tâm không nhiều. Hiện nay Trung tâm đã có kho lưu trữ cơ quan đặt tại
Tầng 3 nhà A1 đồng thời Trung tâm đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu
trữ (ban hành kèm theo Quyết định số 428/QĐ – TTIII ngày 01/09/2015 của Trung

tâm Lưu trữ quốc gia III), trong đó đã quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ cơ
quan.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý, chỉ
đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trong thời gian qua,
ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật; các
văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội
vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, ngoài ra Trung tâm còn ban hành một số
văn bản quy định hướng dẫn về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại
Trung tâm như sau:
- Quyết định số 117/QĐ – TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quy định
về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;

Nguyễn Thanh Hằng

7

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác định
hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Quyết định số 145/QĐ – TTIII ngày 21/9/2005 về việc ban hành Mẫu
phiếu tin và Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin để lập cơ sở dữ liệu quản lý khối
hồ sơ và kỷ vật cán bộ đi B thuộc phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ hiện đang
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Quyết định số 166/QĐ – TTIII ngày 7/10/2005 về việc ban hành Bản quy
định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang bảo quản tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III;

- Quyết định số 83/QĐ – TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưu
trữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.
- Quyết định số 191a/QĐ – TTIII ngày 17/07/2013 về việc ban hành Quy
định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III.
Việc Trung tâm ban hành được những văn bản trên đã tạo nên sự thống nhất,
khoa học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và góp phần giúp các phòng chuyên
môn hoàn thành tốt mọi kế hoạch công tác đề ra…
2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học
công nghệ trong công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm
- Trung tâm hiện đang sử dụng một số phần mềm ứng dụng trong văn thư và
lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ xây dựng như: phần mềm quản lý văn bản đi đến chạy trên mạng LAN; phần mềm thống kê phông và sưu tập lưu trữ; phần mềm
tra cứu hồ sơ, văn bản của phông lưu trữ.
- Ngoài ra, Trung tâm còn ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lập
phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm.
3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ.
- Chưa có nhiều lớp bồi dưỡng cho các cán bộ trong cơ quan.

Nguyễn Thanh Hằng

8

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn
thư lưu trữ của Trung tâm
- Việc thanh tra, kiểm tra do phòng Hành chính – Tổng hợp đảm nhiệm sau
đó báo lên ban lãnh đạo để đề ra các phương hướng giải quyết phù hợp.
5. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ.
- Hiện nay Trung tâm chưa có nhiều đoàn tham quan của nước ngoài nên
việc hợp tác quốc tế của Trung tâm chưa được mở rộng.
- Qua quan sát, trung tâm tiếp nhận số lượng độc giả nước ngoài đến đọc tài
liệu khá lớn do đó việc phục vụ các độc giả nước ngoài tại Trung tâm đang được
tiến hành khá chu đáo, bài bản.
II. Hoạt động nghiệp vụ
1. Lưu trữ hiện hành
1.1 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện
hành
- Kho lưu trữ hiện hành đang bảo quản tài liệu của Ban Giám đốc, các phòng ban
thuộc Trung tâm, tài liệu Đảng, Công đoàn…
- Nội dung chủ yếu của tài liệu:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật chung của Quốc hội, Chính phủ và các Bộ,
ngành Trung ương gửi đến;
+ Tài liệu chung về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
+ Tài liệu dự toán, quyết toán thu chỉ của Trung tâm;
+ Tài liệu về cơ cấu tổ chức, nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện các chế
độ chính sách;
+ Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên)…
- Qua khảo sát, khối tài liệu giai đoạn 1995 – 2005 thuộc phông Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với số lượng tài liệu 40m, trong đó:
+Khối tài liệu lâu dài – vĩnh viễn : từ hồ sơ số 01 đến hồ sơ số 195;
+Khối tài liệu tạm thời: từ hồ sơ số 196 đến hồ sơ số 206.
1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TTLTQG III

Nguyễn Thanh Hằng

9

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Được thực hiện theo đúng quy định tại tại Quyết định số 428/QĐ – TTIII
ngày 01/09/2015 của Trung tâm lưu trữ quốc gia III về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm.
- Tính tới nay, Trung tâm đã chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu giai
đoạn 1995 – 2005 thuộc phông Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và đã có mục lục hồ sơ
để tra tìm tài liệu. Ngoài ra, các tài liệu có thời kì sau 2005 vẫn đang được chỉnh lý.
1.3. Thu thập tài liệu và kho lưu trữ cố định
Về cơ bản, các cán bộ chuyên môn đã có ý thức trong việc nộp lưu hồ sơ tài liệu
vào kho hiện hành của Trung tâm nhưng một số hồ sơ xây dựng cơ bản chưa quyết toán
kịp thời nên vẫn chưa được giao nộp theo đúng quy định.
1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Trung tâm III đã được tin học hóa, cán bộ văn thư – lưu trữ
đã được tham gia các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu
trữ. Đồng thời, khối tài liệu giai đoạn 1995 – 2005 thuộc phông Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III đã được xây dựng cơ sở dữ liệu để viên chức tra tìm thuận tiện, dễ dàng và
nhanh chóng.
1.5. Tình hình bảo quản tài liệu
- Kho hiện hành của Trung tâm được đặt tại Tầng 3 nhà A1 được bảo quản theo
đúng quy định gồm các phương tiện bảo quản: giá, hộp, bìa theo đúng tiêu chuẩn được
ban hành tại Quyết định số 1687/QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học

và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo
quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Được sắp xếp một cách khoa học, theo đúng quy định trong Công văn số
111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảo
quản tài liệu lưu trữ;
- Có một số tài liệu quý, hiếm đã được đưa đi số hóa và bảo quản tại Trung
tâm Bảo hiểm tài liệu;
- Ngoài ra còn có các thiết bị hỗ trợ: máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút
bụi, quạt thông gió, hệ thống báo cháy và chữa cháy…

Nguyễn Thanh Hằng

10

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm hiện chưa có phòng đọc để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ hiện hành mà mới chỉ dùng phòng văn thư làm phòng đọc tạm thời do đó
mới chỉ áp dụng được hình thức cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục
và trích lục tài liệu lưu trữ. (chủ yếu cho viêm chức Trung tâm).
- Ngoài ra, tại bộ phận văn thư của Trung tâm có hai giá đựng những hộp hồ
sơ: tập lưu công văn; sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản; sổ độc
giả, hành chính; sổ, tập lưu công văn xây dựng cơ bản từ năm 2011 – 2014 để phục
vụ tra cứu sử dụng khi cần thiết.

2. Lưu trữ lịch sử
2.1. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản
ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm hiện đang quản lý trên 15 km giá tài liệu của các cơ quan Nhà nước
và đoàn thể Trung ương, các nhân vật tiêu biểu, gồm:
2.1.1. Khối tài liệu hành chính:
Khối này bao gồm tài liệu của gần 300 phông là các cơ quan Trung ương và địa
phương. Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội gồm những
hồ sơ, tài liệu về cuộc tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06.01.1946, hồ sơ về
các kỳ họp của Quốc hội và Ủy ban Thường vụ Quốc hội… Chiếm một số lượng lớn
và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Phủ
Thủ tướng từ năm 1945 - 1985 được phân thành các nhóm: tài liệu chung, tài liệu nội
chính, quân sự, ngoại giao….. Đặc biệt khối sắc lệnh có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí
Minh. Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn
đang bảo quản nhiều phông tài liệu của các bộ, ngành cơ quan Trung ương, các cơ quan
hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể đã giải thể. Mảng tài liệu này phản ánh xác
thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang
của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống thực dân Pháp.
2.1.2. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật.
Khối này gồm tài liệu của hơn 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, như: Lăng
Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình, Thủy điện Hòa Bình, Đường dây

Nguyễn Thanh Hằng

11

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
500 KV Bắc - Nam... và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác. Bên cạnh đó, Trung
tâm còn đang bảo quản hồ sơ bản đồ, địa giới hành chính các cấp.
2.1.3. Khối tài liệu nghe nhìn.
- Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 100 bộ phim phản ánh cuộc sống sinh
hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam.
- Tài liệu ảnh: gần 155.000 tấm phim và ảnh phản ánh các hoạt động của Đảng,
Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước. Bên
cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp
năm châu với Chủ tịch Hồ Chí Minhh khi Người từ trần; Ảnh về quá trình chuẩn bị và
xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình lịch sử ... Ngoài ra còn nhiều
ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các đình chùa, lễ hội truyền
thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình
xây dựng một số công trình lớn... - Tài liệu ghi âm: Bao gồm hơn 4.000 cuộn băng với
gần 3.000 giờ băng và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và
ghi âm nghệ thuật phản ánh những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch sử dân
tộc. Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Một nhóm lớn băng đĩa ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, các
tác phẩm nổi tiếng do các ca sĩ trình bày. Những tài liệu ghi âm nghệ thuật này đã phản
ánh được một phần lịch sử của nền âm nhạc Việt Nam và đời sống tinh thần vô cùng
phong phú của dân tộc ta.
2.1.4. Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Trung tâm III còn bảo quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của gần 70
văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác
có thời gian từ 1919 - 1994. Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống
và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ,
sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa
học ... Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp cho người đọc có thể nghiên cứu về
chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B

Nguyễn Thanh Hằng

12

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng
quan trọng, không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải 7 quyết các
chế độ chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các
thế hệ tiền bối.
2.1.5. Khối tài liệu sưu tầm.
Hiện nay trong kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn có một khối tài liệu
được sưu tầm, thu thập về từ nhiều nguồn cá nhân và các cơ quan khác nhau, trong đó
có nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị cao được phân thành các nhóm: tài liệu của cá
nhân: tài liệu (bản sao) phục vụ các đợt triển lãm, trưng bày; tài liệu phim ảnh về Chủ
tịch Hồ Chí Minh. Trung tâm còn thực hiện việc thu thập tài liệu truyền khẩu của các
nhà văn, nhà thơ . Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung
như trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh
toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất
nước của dân tộc ta trong suốt hơn 63 năm qua.
2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III
Do số lượng tài liệu quá nhiều vì vậy diện tích kho không đủ vì vậy Trung tâm
hiện đang xây dựng mở rộng kho để có đủ diện tích bảo quản tài liệu. Hiện nay, tài liệu
có giá trị lịch sử tại Trung tâm được sắp xếp và bảo quản tạm thời tại nhà kho A1 của
Trung tâm. Tài liệu trong kho được tổ chức tạm thời như sau:

- Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghe nhìn;
- Tầng 2: Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông về kinh tế;
- Tầng 4: Tài liệu khoa học kỹ thuật;
- Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội;
các khu, liên khu đã giải thể; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn và có nhiều người đọc thì được sắp xếp ở
tầng 1 nhà kho A1. Việc sắp xếp tài liệu như thế tạo điều kiện cho các cán bộ, viêc chức
Phòng Bảo quản có thể tìm tài liệu được nhanh chóng, đỡ tốn thời gian nhằm nâng cao
chất lượng phục vụ độc giả.
Tài liệu của các phông trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, bổ
sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định,

Nguyễn Thanh Hằng

13

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hướng dẫn.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Thu thập và Sưu tầm tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử
- Được quy định rất chi tiết tại Quyết định số 428/QĐ – TTIII ngày
01/09/2015 của Trung tâm lưu trữ quốc gia III về việc ban hành Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đến hạn giao nộp tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sẽ thông qua Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.

Sau đó, viên chức phòng sau khi tiếp nhận tài liệu sẽ giao lại toàn bộ hồ sơ tài liệu
kèm theo một bộ biên bản bàn giao và mục lục thống kê, tra cứu cho Phòng Bảo
quản tài liệu (riêng tài liệu nghe nhìn thì chuyển Phòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn).
Cả 2 phòng này sẽ kết hợp kiểm tra, đối chiếu lại toàn bộ hồ sơ giao nộp, trong
trường hợp hồ sơ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh thì phải đối chiếu đến từng tờ văn
bản bên trong hồ sơ.
2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III
- Hầu hết tất cả các tài liệu nộp lưu và bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III đều chưa được chỉnh lý khoa học nên viên chức phòng Chỉnh lý phải tiến hành
chỉnh lý lại các tài liệu đó.
- Đồng thời, vì tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nên khối tài liệu trùng
thừa hoặc hết giá trị sử dụng tình đến thời điểm hiện tại khá nhiều, nhất là các phông
của các cơ quan đã giải thể hoặc có thời hạn nộp vào Trung tâm lâu năm, các phông thu
làm nhiều lần dẫn đến việc tài liệu trùng lặp, khó quản lý, khai thác tra tìm…vì vậy viên
chức phòng Chỉnh lý phải lập kế hoạch chỉnh lý nâng cấp lại tài liệu của một số phông
để quản lý và tổ chức khai thác sử dụng một cách khoa học, nhanh chóng và hiệu quả.
- Ngoài công việc chỉnh lý theo nhiệm vụ chuyên môn và đề án, Trung tâm còn
thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu của các hợp đồng dịch vụ ngoài cơ quan.
2.5. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III
2.5.1. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử
- Vì Trung tâm III là cơ quan chuyên môn về lưu trữ nên nhiệm vụ bảo quản tài

Nguyễn Thanh Hằng

14

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu lưu trữ quốc gia an toàn, khoa học là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng. Để thực hiện
tốt nhiệm vụ đó Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã áp dụng các quy định của Bộ Nội vụ
và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, trong
đó gồm các văn bản:
+ Thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
về kho lưu trữ chuyên dụng;
+Thông tư số 15/TT – BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức
kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ trên
nền giấy;
+Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ;
+Công văn số 203/VTLTNN – TCCB ngày 23/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ,
tài liệu.
- Ngoài ra, Trung tâm đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ kèm
theo Quyết định số 428/QĐ – TTIII ngày 01/09/2015 của Trung tâm lưu trữ quốc
gia III và Quyết định số 177/QĐ – TTIII ngày 15/12/1999 về việc Ban hành bản
quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để
quản lý tài liệu có giá trị lịch sử tránh mất mát, hư hỏng và làm căn cứ tra cứu
trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
- Hơn nữa, tài liệu ở các nguồn nộp lưu thu về trước khi nhập vào kho hoặc tài
liệu trong kho xuất ra chỉnh lý trước khi nhập lại vào kho đều được làm vệ sinh sạch sẽ,
tháo bỏ ghim kẹp bằng kim loại để tránh các nguy cơ làm hủy hại tài liệu…
- Trong thời gian hình thành và phát triển, được Đảng và Nhà nước quan tâm và
tạo điều kiện đầu tư hệ thống kho tàng, trang thiết bị hiện đại vì vậy Trung tâm đang sử
dụng các phương tiện bảo quản như giá, hộp, bìa đều được trang bị mới theo tiêu chuẩn
hiện đại quy định ở Quyết định số 1687/QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ

Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ,
hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ và có hệ thống các

Nguyễn Thanh Hằng

15

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương tiện bảo quản hiện đại đáp ứng yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm trong kho.
- Đặc biệt, Trung tâm luôn bảo vệ an toàn và vệ sinh thường xuyên kho tài
liệu, thường xuyên kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy và vận hành các phương
tiện máy móc, kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho. Luôn bảo dưỡng Hệ thống điều
hòa trung tâm, hệ thống hút ẩm để đảm bảo được nhiệt độ và độ ẩm thích hợp
trong kho.
2.5.2. Công tác tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử
- Tại Trung tâm, biện pháp được áp dụng phổ biến nhất hiện nay trong công
tác tu bổ, phục chế tài liệu là bồi nền và dán vá, viền mép tài liệu bằng phương
pháp thủ công. Theo thống kê sơ bộ, Trung tâm đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ
tài liệu; khử a xít gần 300.000 tờ tài liệu thuộc các phông.
- Công tác tu bổ tài liệu tại Trung tâm được thực hiện áp dụng theo Quyết
định số 246/QĐ – LTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
Việc tu bổ những tài liệu quan trọng bị hư hỏng đã góp phần đưa công tác tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu ngày càng hiệu quả, phục vụ được nhiều hơn các
nhu cầu tìm thông tin của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
2.6. Ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III
- Hiện nay, Phòng Tin học và Công cụ tra cứu của Trung tâm đã xây dựng được
các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên
máy tính. Hệ thống mạng nội bộ trong Trung tâm được kết nối tại hầu hết các phòng.
- Ngoài ra Trung tâm còn có nối mạng thông tin với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước và Văn phòng Chính phủ.
- Trong năm 2015, Trung tâm đã chuẩn hóa được 18 phông thu về năm 2009 vào
cơ sở dữ liệu phần mềm E-file (29.000 biểu ghi); tiếp nhận 204.000 file ảnh số hóa
phông Phủ thủ tướng từ Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia; quản trị cơ sở dữ
liệu được tốt để phục vụ độc giả khai thác tài liệu…
2.7. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm

Nguyễn Thanh Hằng

16

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Lưu trữ quốc gia III

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Những năm gần đây, tài liệu bảo quản ở Trung tâm III đã thu hút rất nhiều các
cơ quan, tổ chức và cá nhân cả trong và ngoài nước tìm đến khai thác, sử dụng.
- Trung tâm thực hiện hai hình thức chính là phục vụ tại phòng Đọc và công bố
giới thiệu tài liệu. Hàng năm, Trung tâm tiếp nhận gần 500 văn bản đến và hàng chục
văn bản trả lời độc giả, phục vụ hơn 1500 lượt độc giả đến khai thác và nghiên cứu tài
liệu, phục vụ gần 2600 phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu và sao chụp tài liệu,

cung cấp hơn 30.000 trang tài liệu sao chụp, chứng thực hơn 600 văn bản, bổ sung đầu
báo, tạp chí cho kho tư liệu, phục vụ độc giả, cán bộ trong cơ quan đọc và mượn tư
liệu…
- Ngoài ra, trung bình mỗi năm Trung tâm viết trên 30 bài viết công bố giới thiệu
tài liệu lưu trữ đăng trên các phương tiện thông tin đại chúng. Biên soạn, xuất bản nhiều
sách và các ấn phẩm lưu trữ, thuyết minh giới thiệu về Trung tâm và giới thiệu Khu
trưng bày phục vụ các đoàn tham quan; tổ chức 02 – 03 cuộc trưng bày chuyên đề và
Triển lãm như: Triển lãm “Hội nghị Paris - nhìn từ hai phía”, “Chủ tịch Hồ Chí Minh
với nước Nga qua tài liệu lưu trữ”…nhằm mục đích phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ,
góp phần vào việc xã hội hóa công tác lưu trữ, thu hút sự quan tâm từ phía Đảng, Nhà
nước và nhân dân.
- Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu được áp dụng tại Trung tâm bao gồm công cụ
truyền thống là Mục lục hồ sơ và hệ thống tra cứu hiện đại qua phần mềm quản lý tài
liệu lưu trữ (E-file) nhưng công cụ được sử dụng chủ yếu vẫn là Mục lục hồ sơ.
- Ngoài ra, các viên chức phòng Đọc hiện đang xây dựng các bộ thẻ chuyên đề
đối với các phông tài liệu có nhiều người đến nghiên cứu để ứng dụng tin học vào việc
tra tìm tài liệu.
- Phòng Đọc đã có bộ CD được phòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn bàn giao chứa
toàn bộ mục lục thống kê tài liệu ảnh đang bảo quản tại Trung tâm giúp viên chức
phòng Đọc tra tìm tài liệu trên máy tính một cách nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công
tác phục vụ độc giả.
Nhìn chung, công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử

Nguyễn Thanh Hằng

17

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được Trung tâm thực hiện tương đối tốt và nhận được khá nhiều khen ngợi.

Nguyễn Thanh Hằng

18

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN III: NHỮNG NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (từ ngày 11/01
đến 19/03/2016), tôi đã được phân công thực tập tại Phòng Bảo quản tài liệu (còn
lại các phòng khác tôi chỉ có điều kiện tham quan, khảo sát). Ở đây, tôi đã có
những bước đi đầu tiên trong việc trực tiếp thực hiện các khâu nghiệp vụ về công
tác lưu trữ. Cụ thể như sau:
Tôi được tham gia việc kiểm tra tài liệu trước khi nhập kho. Cụ thể là kiểm tra
số tờ, số hồ sơ, chứng từ kết thúc của từng hồ sơ có trong các cặp 3 dây sau đó đối
chiếu thực tế của các hồ sơ với chứng từ kết thúc và ghi lại những sai sót như đánh
sai số tờ, viết sai chứng từ kết thúc, bổ sung các tờ văn bản bị đánh thiếu vào chứng
từ kết thúc. Sau đó thống kê lại những sai sót để sửa vào mục lục văn bản những hồ
sơ sai.
Tiếp đó, sắp xếp những tài liệu vừa kiểm kê vào kho và để lên giá theo đúng
vị trí từ trái qua phải từ trên xuống dưới. Đồng thời làm công tác thu dọn vệ sinh

trong kho sau khi kiểm kê xong.
Đồng thời, khi có khối lượng tài liệu nộp vào Trung tâm thì triển khai công
tác vận chuyển tài liệu vào trong kho và xếp lên giá theo đúng vị trí trong kho.
Sau đó, tôi được các cán bộ trong phòng phân công nhiệm vụ thống kê tài
liệu để đem đi khử axit. Vì đây là các tài liệu đã được số hóa do đó những tờ không
có nội dung nhưng vẫn được đánh số vẫn giữ lại không được loại hủy, đồng thời
những tờ chưa đánh số thì bổ sung sau đó ghi lại vào chứng từ kết thúc đồng thời
thống kê ra bảng thống kê tài liệu khử axit.
Ngoài ra, trong thời gian thực tập phòng bảo quản còn thực hiện việc tu bổ
tài liệu do đó tôi được trực tiếp tham gia vào khâu nghiệp vụ này cùng các cán bộ
trong phòng. Cụ thể: kiểm tra trong từng hồ sơ để đưa ra các tờ văn bản có dấu
hiệu bị mối, giòn, rách, nát, mờ chữ; tiếp đó đưa các tài liệu có trong cùng một hồ
sơ kẹp chung với nhau và đánh số hồ sơ vào mép trái phía dưới của từng tờ văn
bản để tránh trường hợp mất mát tài liệu trong quá trình tu bổ. Sau khi đã đánh số

Nguyễn Thanh Hằng

19

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hồ sơ cho từng tờ thì tiến hành công tác kiểm tra lại từng tờ văn bản xem còn thiếu
sót thì đánh số hồ sơ vào những tờ chưa được đánh số hồ sơ và sắp xếp lại lần lượt
theo thứ tự hồ sơ từ hồ sơ thấp nhất đến hết. Tiếp đó ghi số lượng hồ sơ tu bổ ra
bảng thống kê số lượng hồ sơ đưa đi tu bổ để chuyển giao cho cán bộ quản lý kho
giữ một bản và ký nhận tài liệu xuất kho. Cuối cùng đưa các tài liệu vào từng cặp
03 dây và đưa đi tu bổ.

Nguyễn Thanh Hằng

20

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN IV: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ
I. Nhận xét về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Qua nghiên cứu và thực hành tại cơ quan, có thể nói tình hình công tác lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã có những bước phát triển vượt bậc. Đồng thời, Trung
tâm đang ngày càng đáp ứng đầy đủ những nhu cầu ngày một gia tăng của xã hội. Có
thể nói, sự thành công của Trung tâm có được cho đến ngày hôm nay một phần là do
nhận thức của lãnh đạo Trung tâm về vị trí cũng như vai trò của công tác lưu trữ đang
được Đảng và Nhà nước, quần chúng nhân dân trong và ngoài nước cũng như các nước
khác trên thế giới quan tâm một cách sâu sắc. Từ đó đưa ra những quyết định quản lý,
chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ được quan tâm kịp thời và triệt
để, công tác tổ chức cán bộ làm lưu trữ được tăng cường biên chế và chú trọng việc
nâng cao về chất lượng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ. Cơ sở vật
chất hiện đại có các giá com pắc và hệ thống điều hòa giữ ẩm, hệ thống đèn điện, cặp
hộp để bảo quản các phông tài liệu có trong Trung tâm đồng thời kinh phí cho công tác
lưu trữ hàng năm đều được Nhà nước trích ngân sách đầu tư để nâng cao chất lượng
bảo quản tài liệu; . Ngoài ra, việc sáp nhập các phòng, ban còn giúp cho khâu nghiệp vụ
được thực hiện chặt chẽ, chính xác hơn; các cán bộ trong hai phòng có thể cùng nhau
đưa ra các phương hướng tốt hơn trong việc bảo quản an toàn, vệ sinh tài liệu tốt hơn.

Hơn thế nữa, việc sáp nhập các phòng ban như hiện nay còn giúp quản lý được chặt chẽ
các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
Song, Trung tâm còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để công tác lưu trữ
được thực hiện một cách đồng bộ và khoa học hơn. Những hạn chế đó là:
- Việc bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm chưa được hợp lý, vì hiện nay lượng
công việc của cán bộ văn thư đang đảm nhiệm khá nhiều do đó mới chỉ đáp ứng được
các yêu cầu của công tác văn thư mà chưa thể thực hiện được hết yêu cầu về nghiệp vụ
của công tác lưu trữ do đó Trung tâm cần giải quyết vấn đề này trong khoảng thời gian
sớm nhất có thể.
- Các văn bản về việc công bố tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn

Nguyễn Thanh Hằng

21

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiếu nhiều, hơn thế nữa hoạt động công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
còn bị hạn chế về số lượng, hình thức và nội dung. Ngoài ra, tài liệu của các nhà hoạt
động chính trị, tài liệu nghe nhìn và khoa học kỹ thuật chưa thu được nhiều. Đồng
thời, hồ sơ lập ra chưa đạt chất lượng, thiếu công cụ tra cứu hiện đại các phông tài
liệu.
- Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ hiện hành:
chưa có phòng đọc phục vụ độc giả tới nghiên cứu tài liệu.
- Mới chỉ ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý các văn bản và xây
dựng được cơ sở dữ liệu để tra cứu chứ chưa mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ
chuyên môn về việc lập hồ sơ trong môi trường mạng để công tác này đạt được hiệu

quả hơn và nhanh chóng hơn.
- Rất nhiều tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng 8/1945 đến nay
chưa được Trung tâm thu thập hết, do đó tài liệu còn bị thiếu nhiều.
- Do số lượng hồ sơ được nộp lưu vào Trung tâm khá nhiều do đó Trung tâm
hiện đang xây dựng thêm kho mới vì vậy trong thời kỳ này cần sắp xếp tài liệu một
cách khoa học các phông để trước khi chuyển tài liệu sang kho mới thì tài liệu không bị
lẫn mặt, lẫn khối.
- Cần đẩy mạnh phong trào nghiên cứu khoa học của các công chức, viên chức
trong Trung tâm.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đang được tiến hành song lại rất chậm nên
công cụ sử dụng để tra cứu chủ yếu vẫn là Mục lục hồ sơ.
- Bước đầu sáp nhập phòng các phòng, ban mới còn gặp nhiều khó khăn trong
thời kỳ đầu do cán bộ của hai phòng chưa thực sự phối hợp với nhau để giải quyết công
việc theo nhiệm vụ được giao. Do đó, việc thực hiện nhiệm vụ được giao của phòng
còn chưa nhanh chóng và khoa học.
II. Một số kiến nghị về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III
Dựa vào các hạn chế đã được đề cập ở trên, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số
khuyến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại Trung tâm như sau:

Nguyễn Thanh Hằng

22

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hiện nay, công tác lưu trữ ngày càng được Nhà nước và xã hội quan tâm nên

tài liệu hình thành của Trung tâm ngày càng gia tăng vì vậy Trung tâm cần thành lập
một bộ phận quản lý tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình, cần bố trí
cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách để có thể thực hiện công tác lưu trữ được triệu
để và đtôi lại hiệu quả cao hơn.
- Ngoài ra, nếu có điều kiện thì Trung tâm nên bố trí một phòng đọc về lưu trữ
cơ quan không nằm chung với phòng văn thư cơ quan.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nên mở một lớp đào tạo hướng dẫn ngắn trong
thời gian tới để viên chức có thể ứng dụng công nghệ thông tin để lập hồ sơ nhằm tăng
tiến độ làm việc, tiết kiệm thời gian để thực hiện được các nhiệm vụ khác của cơ quan
mình.
- Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất cho hoạt động công bố tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần ban hành các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác công bố tài liệu, đẩy mạnh việc bổ sung và thu thập tài liệu
quý hiếm ở trong và ngoài nước, nghiên cứu phương pháp nghiệp vụ công bố tài
liệu đang được bảo quản tại Trung tâm.
- Trung tâm cần ban hành thêm các văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về
nghiệp vụ lưu trữ lịch sử để phù hợp với tình hình thực tế để các phòng chuyên môn và
các viên chức có cơ sở thực hiện công việc được thống nhất, khoa học.
- Trung tâm cần đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu bằng hình thức thường
xuyên hướng dẫn kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan. Ngoài ra, hiện nay nhiều tài liệu lưu trữ của nước ta thời kỳ 1945 –
1954 với nội dung phong phú và rất có giá trị đang ở nước ngoài vậy nên Trung tâm
cần lập đề án trình Nhà nước cho thu mua về những tài liệu nay.
- Đẩy nhanh công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và sử dụng
tài liệu lưu trữ để độc giả tra tìm tài liệu một cách thuận tiện nhất, nhanh chóng nhưng
phải đạt hiệu quả cao.
- Các phòng, ban mới sáp nhập lại cần tập trung họp bàn về phương hướng cũng

Nguyễn Thanh Hằng

23

Lớp ĐH Lưu trữ học K1B