BÁO cáo KIẾN tập: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG
TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ...........................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Sài gòn thường
tín chi nhánh Đông Đô....................................................................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh
đông đô............................................................................................................5
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở thuộc
khối Vận hành -Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô........6
1.3.1. Chức năng của Phòng Hành chính Hội sở............................................6
1.3.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Hội sở..............................................6
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở......................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG
SACOMBANK.....................................................................................................8
2.1. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sacombank................................8
2.1.1. Tổ chức và biên chế bộ phận văn thư- lưu trữ......................................8
2.1.2. Công tác phổ biến, quán triệt văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.................................................................9
2.1.3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ..............10
2.1.4. Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ............11
2.1.5. Tổ chức chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ...............11
2.2. Thành phần, khối lượng, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của
Sacombank....................................................................................................11
2.2.1. Thành phần và khối lượng tài liệu lưu trữ của Sacombank.................11
2.2.2. Ý nghĩa và giá trị tài liệu lưu trữ của Sacombank...............................13
2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Sacombank..................14
2.3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ...............................14
2.3.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ Sacombank...................................18
2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................19

2.3.4. Tổ chức công cụ tra cứu......................................................................20
2.3.5. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................22
2.3.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Sacombank..................23
CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ....27
3.1. Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông................27
3.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu......................................................................27
3.2.1. Khảo sát khối tài liệu cần chỉnh lý......................................................27
3.2.2. Tìm hiểu và nghiên cứu văn bản.........................................................28
3.2.3. Xây dựng phương án phân loại...........................................................30
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI SACOMBANK.................................................31
4.1. Nhận xét chung......................................................................................31
4.1.1. Ưu điểm...............................................................................................31
4.1.2. Hạn chế...............................................................................................32
4.2. Nhận xét từng nghiệp vụ........................................................................32
4.2.1 . Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.................................................32
4.2.2. Công tác phân loại tài liệu...................................................................33
4.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................33
4.2.4. Tổ chức công cụ tra cứu......................................................................34
4.2.5. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................34
4.2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ......................................34
4.3. Đề xuất một số ý kiến............................................................................35
4.3.1. Đối với cơ quan...................................................................................35
4.3.2. Đối với chương trình đào tạo của khoa văn thư lưu trữ......................37
KẾT LUẬN........................................................................................................38
PHỤ LỤC...........................................................................................................39


A. PHẦN MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trên đà hội nhập và phát triển, đòi hỏi nguồn nhân lực
dồi dào đồng thời phải có chất lượng, năng động, nhạy bén đáp ứng những yêu
cầu của công cuộc đổi mới. Sinh viên là lực lượng đông đảo và quan trọng sẽ
góp phần lớn vào nguồn nhân lực trẻ. Sinh viên phải học như thế nào để ra
trường đáp ứng nhu cầu xã hội?, đặc biệt là có thể vận dụng tốt lý thuyết đã học
vào thực tiễn. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy “ Học đi đôi với hành”. Bác khuyên
chúng ta không những phải “học” lý luận, giỏi lý thuyết trên sách vở, mà còn
phải biết kết hợp với thực hành, biết vận dụng những lý thuyết đã học vào thực
tiễn. Đồng thời phải biết vận dụng linh hoạt, tránh máy móc, bởi đôi khi giữa lý
thuyết và thực tiễn cũng tồn tại những khoảng cách khác biệt. Cho dù vậy, thì lý
thuyết và thực tiễn vẫn là hai mặt của một quá trình thống nhất. chính từ những
ý nghĩa như vậy mà Khoa văn thư – lưu trữ luôn quan tâm và tạo điều kiện giúp
cho sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính
trị xã hội hay các doanh nghiệp. Đây là cơ hội quý báu giúp cho sinh viên phát
huy những kiến thức đã học, để so sánh và vận dụng vào thực tiễn Được sự giúp
đỡ của các thầy cô trong khoa và sự đồng ý từ phía cơ quan, tôi đã may mắn
được thực tập tại Bộ phận Văn thư- Lưu trữ thuộc phòng Hành chính Hội sở
Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh đông đô. Thời gian thực tập 1
tháng đã giúp chúng em có cơ hội: tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của phòng Hành chính đồng thời chúng em được thực hành các nghiệp vụ
về công tác văn thư như: quản lý thư đi, thư đến, quản lý văn bản đi và văn bản
đến cơ quan Hội sở, quản lý con dấu của cơ quan, hay khảo sát về tình hình soạn
thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành... Nhờ vậy mà tôi đã có cái nhìn cụ thể hơn về
công tác văn phòng nói chung và công việc của cán bộ văn thư nói riêng. Những
kiến thức bổ ích mà thầy cô dạy trên giảng đường chính là những viên gạch nền
móng, giúp cho chúng tôi có khả năng so sánh và vận dụng vào thực tiễn. Qua
đợt thực tập này, tôi đã được học hỏi vàtích lũy cho mình nhiều bài học kinh
nghiệm quý báu, giúp em tự tin hơn khi chuẩn bị rathường. Bên cạnh đó, môi
trường làm việc tại Ngân hàng rất chuyên nghiệp và hiện đại, cho em bài học về
1

tác phong làm việc cẩn thận và khoa học; thêm nữa đó là bài học về cách giao
tiếp, ứng xử với cấp trên và với các đồng nghiệp. Kết quả của quá trình thực tập
mà tôi học hỏi và thu nhận được được thể hiện trong nội dung của bài Báo cáo
dưới đây. Với vốn kiến thức còn khiêm tốn và kinh nghiệm còn hạn chế, trong
bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót; vì vậy tôi rất mong nhận được
sự đóng góp của thầy cô giáo, quý cơ quan và các bạn để bài Báo cáo thực tập
của tôi được hoàn thiện hơn nữa. Nội dung chính bài Báo cáo thực tập năm cuối
của tôi gồm:
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN
THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN
HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ
CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ Ý KIẾN
Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2017
Sinh viên

Bùi Mạnh Hùng

2


CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG
TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Sài gòn
thường tín chi nhánh Đông Đô

Ngân hàng TMCP thường tín chi nhánh đông đô gọi tắt là Sacombank

được thành lập ngày 14/02/2008 là một chi nhánh của ngân hàng thương mại cổ
phần sài gòn thường tín theo Giấy phép Hoạt động số 06/NH-SB ngày 05 tháng
12 năm 2008.. Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín là doanh nghiệp thực hiện
hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ liên quan đến hoạt động tài
chính theo quy định của pháp luật, phục vụ các doanh nghiệp và các thành phần
kinh tế khác vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế Nhà
nước. Tổ chức và hoạt động của ngân hàng được thực hiện theo Điều lệ Ngân
hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô và các quy định của pháp
3


luật có liên quan. được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần, vốn, điều lệ
của Sacombank do các cổ đông đóng góp. Hệ thống Sacom bank gồm: các đơn
vị thuộc hệ thống mạng lưới: Chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp,
hiện diện thương mại và Hội sở chính, Sở giao dịch, công ty con phù hợp quy
định của pháp luật.
Trải qua quá trình hoạt động gần 9 năm, Sacom bank đã nỗ lực phát triển
và gặt hái được nhiều thành công lớn. Năm 2016, có thể nói Sacombank là một
trong những ngân hàng tốt nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại tại
Việt Nam.
 Lĩnh vực hoạt động:
Ngân hàng Sacombank chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Ngân hàng
TMCP sài gòn thường tín Theo Quyết định số 194/QĐ-SB ngày 14/9/2008 của
Ngân hàng TMCP sài gòn thường tín về việc cấp giấy phép hoạt động cho Ngân
hàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh đông đô, được phép thực hiện các
hoạt động nghiệp vụ như sau:
- Huy động vốn của mọi tổ chức thuộc các thành phần kinh tế và dân cư
dưới hình thức tiền gửi có kỳ hạn, không kỳ hạn bằng đồng Việt Nam.
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước
- Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác

- Cho vay đối với các tổ chức và cá nhân tùy theo tính chất và khả năng
nguồn vốn.
- Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá.
 Hùn vốn, liên doanh, mua cổ phần theo pháp luật hiện hành.
- Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng.
- Thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc và thanh toán quốc tế…

4


1.2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi
nhánh đông đô

Hiện nay, Sacombank có 1 trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh, 1 sở giao
dịch, 3 chi nhánh tại Lào và Campuchia và 48 chi nhánh tại Việt Nam.
Theo Điều lệ Ngân hàng Sacombank, cơ cấu tổ chức quản lý của
Sacombank bao gồm:
1. Giám đốc chi nhánh
2. Phó giám đốc chi nhánh
3. Các phòng ban chuyên môn và nhân viên sacombank
Trong Điều lệ Ngân hàng Sacombank đã quy định rất rõ nhiệm vụ, quyền
hạn cũng như nghĩa vụ của các thành viên trên. Các cơ quan quản lý điều hành
Sacombank giám đốc là người quyết định cao nhất tại chi nhánh
5


1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội
sở thuộc khối Vận hành -Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh
đông đô
1.3.1. Chức năng của Phòng Hành chính Hội sở.

Phòng Hành chính trực thuộc Khối Vận hành là đơn vị tổ chức và quản lý
hoạt động hành chính văn thư, quản lý tài sản hữu hình, hệ thống an ninh, an
toàn, liên lạc, tổ chức và quản lý hoạt động lễ tân, hậu cần, tổ chức và quản lý
hoạt động y tế, công tác đối ngoại và quản lý chi tiêu nội bộ tại Hội sở. Đồng
thời là cơ quan có trách nhiệm quản lý các chi nhánh về công tác hành chính văn
phòng.
 Phòng hành chính Hội sở có chức năng như sau:
- Xây dựng, tổ chức, triển khai các hoạt động hành chính văn phòng theo
đúng chiến lược sacombank ngắn hạn và dài hạn; nhằm đảm bảo hoạt động
hành chính văn phòng hiệu quả, chuyên nghiệp và không ngừng cải tiến.
- Chủ trì tổ chức thực hiện các nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ và
các dịch vụ nội bộ bao gồm: lễ tân, hậu cần, chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản hữu
hình, hệ thống an ninh, liên lạc cho Hội sở và dịch vụ y tế cho toàn hệ thống;
đảm bảo chất lượng dịch vụ, khoa học và tiết kiệm.
- Chỉ đạo và triển khai hoạt động hành chính văn phòng trên toàn hệ thống
các chi nhánh đảm bảo hiệu quả, thống nhất mục tiêu.
- Tư vấn, tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong việc tổ chức và quản lý hành
chính, hoạt động vận hành để nâng cao chất lượng dịch vụ và kiểm soát rủi ro.
1.3.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Hội sở.
Phòng Hành chính bao gồm các bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận thực
hiện những
nhiệm vụ riêng và được quy định cụ thể trong Quy chế tổ chức, hoạt động
của khối Vận hành giai đoạn 2011-2015 ban hành theo Quyết định số 35/QĐ-SB
ngày 19 tháng 5 năm 2012 của Giám đốc Sacombank. Phòng Hành chính có
nhiệm vụ chung đó là:
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại Hội sở và
6


quản lý chi nhánh về công tác hành chính văn phòng.

- Quản lý và thực hiện các dịch vụ nội bộ bao gồm: lễ tân, chi tiêu nội bộ,
quản lý tài sản hữu hình, hệ thống an ninh, liên lạc, phương tiện vận tải… cho
Hội sở, đảm bảo an toàn và hiệu qủa.
- Xây dựng các quy trình. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ và quản lý hồ
sơ sức khỏe cho cán bộ nhân viên toàn hệ thống.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở
Theo Quyết định số 35/QĐ-SB ngày 19 tháng 5 năm 2012 của Giám đốc
Sacombank về việc Ban hành quy chế tổ chức, hoạt động của khối Vận hành
giai đoạn 2011-2015: Về tổ chức, phòng Hành chính Hội sở gồm 05 bộ phận: bộ
phận Lễ tân – hậu cần, bộ phận Văn thư- lưu trữ, bộ phận Quản lý tài sản, Cơ
cấu nhân sự của phòng Hành chính Hội sở thuộc khối Vận hành Sacombank bao
gồm 63 người; trong đó có 1 giám đốc 1 phó giám đốc 1 trưởng phòng và 1 phó
phòng. Theo yêu cầu công việc, ở mỗi bộ phận cần phải có 1 trưởng bộ phận.
Còn bộ phận Văn thư- lưu trữ và bộ phận Quản lý tài sản chưa có trưởng bộ
phận. Do đó, lãnh đạo phòng trực tiếp quản lý hai bộ phận này. Phó phòng Hành
chính Tăng Thị Thúy Vinh chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận văn thư
lưu trữ.

7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG
SACOMBANK
2.1. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sacombank
2.1.1. Tổ chức và biên chế bộ phận văn thư- lưu trữ.
Lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan
tổ chức nào. Tuy nhiên, tùy thuộc vào điều kiện thực tế cũng như sự quan tâm
của lãnh đạo đối với công tác này, mà ở mỗi cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp
lại có sự tổ chức khác nhau. Tại Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín, tổ chức
bộ phận văn thư- lưu trữ trực thuộc phòng Hành chính, thuộc khối Vận hành.

Lưu trữ của sacombank là lưu trữ hiện hành.
 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Văn thư lưu trữ đó là
- Thực hiện công tác Văn thư- Lưu trữ tại cơ quan Hội sở như: Quản lý
thư đi, thư đến, phát hành chuyển văn bản trực tiếp qua mạng nội bộ. Quản lý
văn bản đến và văn bản đi nội bộ hoặc đi ra ngoải Hội sở. Giám sát và thực hiện
việc xử lú thư từ và các dịch vụ thư tín.
- Quản lý dấu và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước và
của Ngân hàng.
- Quản lý và cung cấp hồ sơ pháp lý cho các đơn vị theo yêu cầu.
- Quản lý kho lưu trữ tài liệu của Hội sở theo Quy định
- Hỗ trợ các công tác công chứng, dịch thuật, thực hiện xin giấy phép,
giấy chứng nhận theo phân công của Ban điều hành
- Xây dựng quy trình, quy chế quy định và hướng dẫn liên quan đến hoạt
động văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện an toàn, thông suốt, nâng cao năng suất
lao động, tuân th và kiểm soát tốt rủi ro, nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Bảo đảm kiểm soát hoạt động của Bộ phận văn thư, lưu trữ được thực
hiện đúng với quy định
- Phối hợp với Khối Kiểm tra- Kiểm soát nội bộ kiểm tra, giám sát, đánh
giá công tác Văn thư- Lưu trữ trên toàn hệ thống.
- Các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo
 Về biên chế: Hiện nay, bộ phận văn thư- lưu trữ thuộc phòng Hành
8


chính gồm: 1 nhân viên kiêm nhiệm văn thư - lưu trữ đều có trình độ Đại học,
chuyên ngành Lưu trữ học
 Bảng thống kê nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại MB .
STT
Họ tên
Chức danh

01 Nguyễn thị thu Hà NV văn thư

Giới tính
Nữ

Độ tuổi
40

Trình độ
Đại học

- lưu trữ
Qua Bảng thống kê trên có thể thấy, tại Sacombank không có nhân viên
chuyên trách làm công tác lưu trữ. Tuy nhiên, đội ngũ nhân sự trong bộ phận văn
thư- lưu trữ có trình độ cao, đúng chuyên ngành Lưu trữ học. Đội ngũ nhân lực
trẻ năng động, nhiệt tình, dễ dàngtiếp thu những kiến thức và kỹ thuật mới.
2.1.2. Công tác phổ biến, quán triệt văn bản của Đảng, Nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.
Trong năm 2013, để phổ biến, quán triệt các văn bản của Đảng, Nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu, Ngân hàng sacombank đã ban
hành văn bản số 266/HD-HS ngày 27 tháng 3 năm 2013 hướng dẫn về việc ban
hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ
 Ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ:
Nhận thức được vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt động của mình,
trong những năm qua lãnh đạo Sacombank đã căn cứ vào các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước để ban hành kịp thời
hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn công tác lưu trữ. Cụ thể như
sau:
- Hướng dẫn số 47/HD-SB ngày 25 tháng 6 năm 2009 của Ngân hàng
TMCP Sài gòn thường tín về công tác lưu trữ hồ sơ tại kho Văn phòng/ Phòng

Hành chính Tổng hợp Chi nhánh.
- Quyết định 61/QĐ-SB- HS ngày 3 tháng 11 năm 2009 của Sacombank
về việc ban hành Quy trình Kiểm soát hồ sơ.
- Quyết định 78/QĐ-SB- HS ngày 12 tháng 2 năm 2010 về việc ban hành
Quy định lập và quản lý hồ sơ khách hàng, Quy trình lập và quản lý hồ sơ
9


khách hàng.
- Quyết định 79/QĐ-SB- HS ngày 12 tháng 2 năm 2010 về việc ban hành
Hướng dẫn Quản lý và lưu trữ hồ sơ khách hàng tại bộ phận hỗ trợ quan hệ
khách hàng.
- Quyết định số 59/QĐ-SB ngày 22 tháng 11 năm 2010 của sombank về
việc ban hành Quy trình luân chuyển và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán.
- Quyết định số 2949/QĐ-SB- HS ngày 23 tháng 4 năm 2012 về việc ban
hành Quy trình công tác lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín chi
nhánh đông đô. Đây là quy trình quy định và hướng dẫn khá cụ thể về các nội
dung liên quan đến công tác lưu trữ.
Từ khái quát cho đến cụ thể, chẳng hạn như: Quy trình quy định về trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan, của lãnh đạo đơn vị, nhân viên…đối với
công tác lưu trữ. Nội dung quy trình bao gồm: quy định chung, xây dựng danh
mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ công việc, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu, đánh giá lại
thời hạn bảo quản và tiêu hủy tài liệu, báo cáo thống kê, quản lý hồ sơ dữ liệu
máy tính…Nhìn chung, quy trình lưu trữ đã quy định khá cụ thể về các nội dung
chính trong công tác lưu trữ. Tuy nhiên các văn bản hướng dẫn đối với từng
nghiệp vụ lưu trữ ( như bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,…) cụ thể
chưa được ban hành.
Ngoài ra, trong năm 2013 Phòng Hành chính Hội sở đã ban hành nhiều
văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ như:

- Số 44/HD-VH- HC ngày 30/1/2013 về thu thập Hồ sơ và xây dựng danh
mục Hồ sơ năm 2013
- Số 242/VH-HC ngày 7/6/2013 về Tăng cường công tác PCCC, bảo vệ
an toàn hồ sơ tài liệu.
2.1.3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ
Ngân hàng Sacombank coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn
cho nhân viên phụ trách công tác lưu trữ trên toàn hệ thống với nhiều hình thức
khác nhau:
10


- Tổ chức đào tạo trực tuyến các văn bản, quy trình, quy định về công tác
văn thư lưu trữ trên toàn hệ thống.
- Tổ chức đào tạo trực tuyến theo từng đối tượng đảm bảo mỗi cán bộ
nhân viên
đều nắm được trách nhiệm, các công việc của cá nhân với từng khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
- Tham gia đào tạo, hướng dẫn trực tiếp tại Hội sở và các chi nhánh khi có
đề xuất của đơn vị.
Năm 2013, Ngân hàng đã tổ chức lớp học đào tạo và cử cán bộ nhân viên
đi đào tạo về các quy định mới của nhà nước như Luật lưu trữ, quy định về công
tác văn thư trong doanh nghiệp….
2.1.4. Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ
Phòng Hành chính chủ động đề xuất, tham mưu với lãnh đạo Khối thường
xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác hành chính văn phòng nói
chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Từ đó, có thể nắm chắc được tình
hình, chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại các chi nhánh và kịp thời chấn
chỉnh những thiếu sót, khuyết điểm, góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng,
hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại Sacombank
2.1.5. Tổ chức chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ

Phòng Hành chính phối hợp với khối Công nghệ thông tin nghiên cứu, xây
dựng phần mềm trong công tác hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêng
như xây dựng Cổng thông tin cộng tác Sacombank với nhiều phân hệ chức năng: văn
phòng số, quản lý văn bản, thư viện,…, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt
động hành chính văn phòng. Trong thời gian tới, Sacombank triển khai xây dựng cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở. Đây là cơ sở, tiền đề để xây dựng cơ sở dữ liệu
lưu trữ cho toàn hệ thống đảm bảo thống nhất, khoa học, thuận tiện.
2.2. Thành phần, khối lượng, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của
Sacombank
2.2.1. Thành phần và khối lượng tài liệu lưu trữ của Sacombank
 Thành phần và nội dung tài liệu:
11


Sacombank là một ngân hàng lớn, phạm vi hoạt động rộng khắp cả nước,
không ngừng lớn mạnh và phát triển, do đó khối lượng tài liệu hình thành trong
hoạt động của Sacombank rất lớn. Bao gồm hai loại chính: tài liệu hành chính và
tài liệu chuyên môn.
 Tài liệu hành chính là thành phần tài liệu chiếm khối lượng lớn trong
Phông lưu trữ Sacombank, đó là những tài liệu được hình thành chủ yếu từ hoạt
động quản lý điều hành chung của Sacombank. Bao gồm các văn bản của các cơ
quan cấp trên gửi xuống và ngân hàng TMCP thường tín gửi xuống như Văn bản
của các cơ quan cùng cấp như: các ngân hàng khác, các công ty, …trao đổi hợp
tác công việc. Các văn bản nội bộ của lãnh đạo Sacombank gửi xuống các
phòng ban, đơn vị nhằm chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện nhiệm vụ. Bao gồm
các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn, Tờ trình…, dưới dạng
công văn lưu. Tài liệu hành chính phản ánh những chủ trương, chính sách của
Nhà nước về hoạt động tài chính ngân hàng, cũng như sự chỉ đạo, quản lý của
lãnh đạo Sacombank về các mặt hoạt động điều hàn Sacombank; chẳng hạn như:
kế hoạch hoạt động của Sacombank, tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, thành lập

hoặc giải thể các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc Sacombnak, phân cấp
phân quyền… Trong khối lượng tài liệu hành chính, tài liệu chủ yếu là của:
phòng Hành chính, khối Tổ chức nhân sự, Văn phòng
 Ví dụ:
- Tập công văn đi của Hội đồng quản trị năm 2010.
- Tập công văn đến của Ngân hàng nhà nước năm năm 2012
- Tập công văn đến của Ủy ban chứng khoán nhà nước năm 2012.
 Tài liệu chuyên môn: là thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ của phòng, ban, đơn vị chuyên môn của Sacombank,
phản ánh hoạt động đặc thù của Ngân hàng. Các tài liệu này phản ánh rõ nhất
các lĩnh vực hoạt động như tín dụng, vay vốn, huy động vốn, kinh doanh ngoại
tệ…, thể hiện chức năng của ngân hàng. Tài liệu chuyên môn hình thành phần
lớn ở các khối/ phòng như: tài chính kế toán, trung tâm thẻ, trung tâm thanh
toán,ban đầu tư…Các tài liệu lưu trữ như: chứng từ vế nợ, hạch toán, bảng cân
12


đối ngoại tệ, chứng tứ báo có, các loại bảng kê…
Ví dụ: - Tập chứng từ hạch toán ngày 26/ 11/ 2012
- Hồ sơ đăng ký mở tài khoản doanh nghiệp năm 2011
- Hồ sơ phát triển ATM 2011
- Chứng từ vế nợ ngày 14/10/2011.( phòng kế toán).
- Bảng kê phát hành thẻ năm 2010
Trong khối tài liệu chuyên môn, còn có tài liệu khoa học kỹ thuật của Ban
đầu tư, phòng quản lý dự án…
2.2.2. Ý nghĩa và giá trị tài liệu lưu trữ của Sacombank
Mỗi một tài liệu khi sinh ra, bản thân nó đã mang một ý nghĩa nhất định.
Tài liệu lưu trữ của Sacombank cũng vậy, đó là những tài liệu bản gốc, hoặc bản
chính, chứa đựng những yếu tố có giá trị pháp lý cao, có thể làm căn cứ để xác
định độ tin cậy của thông tin. Nó được hình thành trong quá trình hoạt động của

Sacombank, phản ánh chân thực nhất hoạt động của cơ quan hình thành ra nó.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có độ tin cậy cao. Tài liệu lưu trữ
của Sacombank có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử.
Trong hoạt động thực tiễn, tài liệu lưu trữ Sacombank là căn cứ quan
trọng để so sánh, đối chiếu hoặc là căn cứ tin cậy để ra quyết định. Tài liệu lưu
trữ còn giúp cho việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản
quản lý, có thể khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông
tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao,
thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
Ví dụ: Khi lập báo cáo tài chính năm 2013, người ta có thể xem lại Báo
cáo tài chính của năm 2003, để so sánh tốc độ tăng trưởng trong 10 năm của
Sacombank. Hoặc báo cáo hoạt động của Sacombank năm 2012 để so sánh và
kế thừa kinh nghiệm hoặc xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển cho giai
đoạn tiếp theo. Tài liệu lưu trữ còn là một công cụ để kiểm soát việc thực thi
quyền lực của Sacombank. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
13


Trong hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử: Tài liệu lưu trữ
nói chung phản ánh quá trình phát triển và sáng tạo của con người, hoạt động
sáng tạo khoa học, nên tài liệu lưu trữ có tính khoa học cao. Các tài liệu khoa
học kỹ thuật của Sacombank như: các loại bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ dự án,… đó là
những căn cứ quan trọng phản ánh quá trình hoạt động về khoa học, kỹ thuật của
con người. Trên cơ sở những tài liệu lưu trữ Sacombank, người ta có thể tìm tòi,
kế thừa và phát huy những thành tựu khoa học đi trước, tính kế thừa trong
nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc.
2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Sacombank.
2.3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ
Sacombank, là nghiệp vụ đầu tiên và có vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ.
Bổ sung tài liệu thường xuyên là biện pháp quản lý tốt nhất, tránh thất lạc tài liệu,
giữ bí mật thông tin và thể hiện nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu. Thu thập,
bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải
quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần làm
phong phú thêm thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ của cơ quan mình. Điều
đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được
các nhu cầu đòi hỏi ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội. Thu thập, bổ sung
tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan.
 Quy định của Sacombank về thu thập tài liệu vào lưu trữ:
Quy trình, trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
Sacombank đã được quy định cụ thể trong Quy trình công tác lưu trữ được ban
hành theo Quyết định số 49/QĐ-SB của Giám đốc Ngân hàng TMCP Sai gòn
thường tín chi nhánh đông đô. Bao gồm: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống kê
danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; phê duyệt danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của
đơn vị; bàn giao hồ sơ, tài liệu, quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu: hồ sơ, tài
liệu giao nộp phải đạt các yêu cầu sau:
+ Tài liệu phải được lập thành hồ sơ.
14


+ Hồ sơ phải được thống kê thành Mục lục hồ sơ.
+ Chỉ nộp lưu những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản từ hai năm trở lên.
+ Giao nộp phải có đầy đủ các công cụ tra cứu kèm theo: mục lục hồ sơ.
+ Hồ sơ được bàn giao tại kho lưu trữ của cơ quan.
Tuy nhiên trên thực tế, các hồ sơ khi giao nộp vào kho lưu trữ không có
mục lục hồ sơ kèm theo. Việc thu thập tài liệu được thực hiện linh hoạt, không
quá cứng nhắc như trong Quy trình lưu trữ quy định.

 Nguồn thu thập và bổ sung tài liệu : đó là các khối, phòng, ban, đơn vị
trực thuộc cơ cấu tổ chức của Sacombank. Chẳng hạn như: tài liệu của
văn thư, văn phòng triển khai chiến lược, Khối tài chính kế toán, Khối kiểm tra
kiểm soát nội bộ, Khối quản trị rủi ro, Khối thẩm định, phòng chính trị, Khối
nguồn vốn và kinh doanh ngoại tệ, Khối khách hàng vừa và nhỏ ( SME), Khối
khách hàng lớn (CIB), Trung tâm thẻ, Trung tâm thanh toán, Ban đầu tư, Khối
công nghệ thông tin… Hiện nay hồ sơ của các cơ quan Sacombank (bao gồm
Hội sở hoặc sở giao dịch, các chi nhánh) được quản lý tập trung, thống nhất tại
cơ quan. Sở giao dịch, các chi nhánh không giao nộp tài liệu về kho lưu trữ cấp
trên (Hội sở) do tính chất tài liệu của Sacombank là thường xuyên được tra cứu
để phục vụ khách hàng, kiểm toán hoặc các đợt kiểm tra của cơ quan cấp trên…
 Thành phần tài liệu giao nộp: gồm có: tài liệu hành chính, tài liệu
chuyên môn gồm: tài liệu tài chính kế toán, tín dụng; tài liệu khoa học kĩ thuật.
+ Tài liệu hành chính: là các tài liệu sản sinh ra trong quá trình làm việc
của bộ phận hành chính – văn thư như: các tập công văn đi, công văn đến, báo
cáo thường niên mỗi năm, kế hoạch công tác năm…
+ Tài liệu chuyên môn: là tài liệu sản sinh ra trong quá trình làm việc của
các phòng, ban, đơn vị hoạt động nghiệp vụ chuyên môn thuộc Hội sở. Ví dụ
như: Chứng từ tài chính kế toán, Hồ sơ chứng từ nội bộ, Dự chi tiết kiệm, Tổng
hợp điện phát, hạc toán, bảng cân đối ngoại tệ…Tài liệu khoa học – kĩ thuật: là
tài liệu thuộc nhóm tài liệu xây dựng cơ bản, hình thành song song với các công
trình, dự án. Bao gồm tài liệu chữ viết : bằng cả tiếng Anh, tiếng Việt và các bản
vẽ thiết kế công trình, hạng mục công trình, dự án. Một số hồ sơ dự án của
15


phòng công nghệ thông tin ngoài bản gốc còn có các cả bản sao. Theo nhân viên
lưu trữ của Sacombank, đối với các hồ sơ dự án có tầm quan trọng lớn, cần phải
giữ lại cả bản tiếng anh, tiếng việt, bản gốc và bản sao.
 Thời hạn giao nộp tài liệu:

+ Theo quy định về giao nộp tài liệu vào lưu trữ được nêu trong Quy trình
lưu trữ:
- Tài liệu hành chính hoặc liên quan đến quá trình giải quyết công việc cụ
thể: 12 tháng kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 12
tháng kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu xây dựng cơ bản, hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình
xây dựng: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán, bàn giao sử dụng.
- Tài liệu phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
- Tài liệu kế toán phải đưa vào kho lưu trữ cơ quan trong thời hạn 12
tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Đối với hồ sơ về tài chính kế toán, chứng từ điện tử in ra giấy, tài liệu về
thanh toán Quốc tế… khi các đơn vị có nhu cầu giao nộp vào kho lưu trữ
cơ quan, Phòng hành chính sẽ tiến hành tiếp nhận vào ngày 10 hàng tháng.
 Kết quả thực hiện: Số lượng hồ sơ trung bình thu nộp 1 năm tại 1 cơ
quan trong
Sacombank khoảng 200-600 hồ sơ chủ yếu tập trung ở hồ sơ về tài chính
kế toán, tín dụng…
Bảng thống kê số lượng tài liệu thu thập vào lưu trữ của hệ thống
Sacombank.
Công tác thu thập, nộp lưu tài liệu của toàn hệ thống Sacombank Đơn vị
tính Số lượng
1. Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào lưu trữ cơ quan (tính từ 0h
ngày 01/01 đến 30/11/2013) Mét
Trong đó:
16


+ Đã lập hồ sơ

Hồ sơ 20
+ Quy ra mét giá Mét 60,1
2.Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến
30/11/2013) Mét 10
Trong năm 2013, riêng Hội sở ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín đã
thu nộp 123 hồ sơ, toàn Sacombank thu nộp được 20hồ sơ tương đương với 40
mét giá tài liệu.
 So sánh và nhận xét: Trên thực tế, tài liệu hành chính đã được giao nộp
theo đúng thời hạn, tức là sau 12 tháng, tài liệu đã được giao nộp vào lưu trữ và
dưới dạng các cặp hồ sơ, tài liệu có ghi tên hồ sơ bên ngoài. Ví dụ: Công văn
đến năm 2011- Tập 1; Tài liệu hết giá trị - tập 1;
Tập Quyết định khen thưởng cán bộ, nhân viên phòng Hành chính năm
2011… Bên cạnh tài liệu hành chính, khối tài liệu chuyên môn chiếm vị trí khá
lớn trong công tác lưu trữ. Như đã quy định, tài liệu của phòng Tài chính kế
toán, Phòng Thanh toán Quốc tế giao nộp vào lưu trữ định kì mỗi tháng 1 lần; tài
liệu của các phòng ban chuyên môn khác như Phòng Chuyển tiền nội, Phòng Hỗ
trợ tín dụng và đầu tư… được giao nộp định kì 6 tháng 1 lần. Tuy nhiên, các
phòng ban thường không nộp đúng tiến độ và thực hiện chưa nghiêm túc mà chỉ
khi diện tích chưa đựng tài liệu bị hạn chế, họ mới giao nộp vào lưu trữ. Điều
này gây khó khăn cho công tác quản lý tài liệu. Việc giao nộp tài liệu không
đúng thời hạn vẫn thường xuyên diễn ra, đây là một trong những hạn chế cần
khắc phục trong công tác lưu trữ, nguyên nhân của hiện tượng này có thể kể đến
do sự thiếu chặt chẽ của lãnh đạo Ngân hàng trong công tác lưu trữ, cán bộ lưu
trữ chưa kiên quyết trong việc thu thập tài liệu, đội ngũ cám bộ lưu trữ còn ít và
họ là cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ trong khi công việc của văn thư chiếm
rất nhiều thời gian, hơn nữa, chuyên viên các phòng ban chuyên môn cũng chưa
nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên chưa nghiêm túc giao
nộp tài liệu vào lưu trữ.
 Tình trạng tài liệu khi giao nộp:
17

- Tài liệu chuyên môn: Do được sự hướng dẫn và chỉ đạo của Lãnh đạo
ngân hàng Sacombank về công tác lập hồ sơ, đặc biệt đối với tài liệu chuyên
ngành nên tài liệu giao nộp vào lưu trữ chủ yếu dưới dạng hồ sơ. Tuy nhiên, chỉ
rất ít hồ sơ mới có mục lục hồ sơ hoàn chỉnh và được điền đầy đủ các thông tin
ghi trên bìa hồ sơ (Các Hồ sơ chứng từ vế nợ thường không điền vào các mục:
Phông số, Mục lục số, Hồ sơ số... Ngoài ra, tài liệu với số lượng lớn còn được
đóng hộp để tạo thành hộp hồ sơ hoàn chỉnh và được đánh số hộp nếu cần, thuận
lợi cho việc tra tìm tài liệu. Với đặc thù công việc, hồ sơ chuyên ngành được
hình thành dưới dạng quyển, tập tài liệu rất dễ nhận diện và không có tài liệu
trùng thừa. Việc lập hồ sơ công việc của các Phòng, Ban được thực hiện tốt tạo
điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ, cán bộ lưu trữ không tốn thời gian lập hồ
sơ công việc của chuyên viên mà nhiều cơ quan khác vẫn diễn ra tình trạng này.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: tài liệu có liên quan đến một công trình (dù
được viết bằng tiếng Anh hay tiếng Việt) cũng đều được đưa vào các hồ sơ và
đánh số thứ tự để có thể kiểm soát được số lượng hộp tài liệu. Một số hạn chế
của tài liệu xây dựng cơ bản đó là trong hồ sơ còn giữ lại nhiều bản photo, nhiều
bản gốc giống hệt nhau.
2.3.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ Sacombank
Việc phân loại tài liệu tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ
biến của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ hoặc các
đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý, sử dụng hiệu quả
những tài liệu đó. Việc phân loại tài liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong
việc tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng.
 Phương án phân loại:
Trong Quy trình lưu trữ của Sacombank quy định: phương án phân loại hồ
sơ trong danh mục hồ sơ mẫu của Sacombank là: thời gian-mặt hoạt động. Tức
là tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo thời gian, sau đó
tài liệu được chia theo đặc trưng mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành

phông, tiếp đó lại được chia theo một số đặc trưng phụ khác. Sở dĩ, Ngân hàng
TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh đông đô lựa chọn phương án này là do cơ
18


cấu tổ chức của ngân hàng không ổn định, cơ cấu tổ chức của ngân hàng luôn có
sự thay đổi để phù hợp với nhu cầu phát triển và sự tăng trưởng. Theo phương
án này, mỗi lĩnh vực hoạt động của ngân hàng sẽ là một nhóm (đề mục lớn), mỗi
nhóm lớn bao gồm các nhóm nhỏ, trong từng nhóm nhỏ là các hồ sơ được chia
theo các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Cụ thể, Danh
mục hồ sơ của Sacombank sẽ chia thành 26 nhóm lớn. Các nhóm lớn và nhóm
nhỏ trong danh mục hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ
tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí quan trọng của chúng. Ví dụ: mặt hoạt
động chính ( nhóm lớn) được sắp xếp trước, trong từng nhóm nhỏ, hồ sơ về xây
dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được sắp xếp trước các hồ sơ cụ
thể. Do vậy, phương án phân loại trên phù hợp với sự hoạt động của Sacombank
2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.
Tài liệu khi được vận chuyển vào kho hầu hết đã được cán bộ chuyên môn
lập hồ sơ. Điều này tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan, song nó có
khó khăn là tài liệu chuyên môn nên cán bộ lưu trữ khó có thể xác định được
đúng giá trị tài liệu. Đối với Sacombank thì tài liệu tài chính kế toán là những
tài liệu rất quan trọng và nó phản ánh được chức năng, nhiệm vụ cũng như sự
phát triển của ngân hàng do đó khối tài liệu này có giá trị rất lớn và được ưu tiên
bảo quản hàng đầu. Hiện tại Sacombank đã rất cố gắng trong việc xây dựng bản
danh mục hồ sơ mẫu và mục lục hồ sơ để gửi các phòng ban thuận tiện trong
việc xác định giá trị tài liệu cũng như đánh gía được đúng giá trị của tài liệu đối
với từng phòng, ban và cả ngân hàng. Tuy nhiên, thực tế thì công tác này chỉ là
trên lý thuyết mà vẫn chưa được áp dụng hiệu quả trong thực tế gây khó khăn rất
lớn cho cán bộ lưu trữ. Vì vậy mà tài liệu được đánh giá giá trị còn dựa trên kinh
nghiệm công tác của cán bộ lưu trữ cũng như tầm quan trọng của khối, phòng,

ban đó trong toàn hệ thống của ngân hàng. Theo đó giá trị của tài liệu được xác
định chủ yếu dựa trên các tiêu chuẩn như là:
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu. Tài liệu trực tiếp phản ánh
chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng thì được ưu tiên bảo quản và có giá trị cao.
- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu. tài liệu giao dịch giữa các đối tác là vô cùng
19


quan trọng có thời gian lưu trữ lâu dài và được thu thập, bổ sung để bảo quản
nghiêm túc. Dựa vào đó thì các bộ lưu trữ có thể xác định giá trị hồ sơ mà các
phòng, ban chuyên môn khi đưa vào lưu trữ để bảo quản mà chưa có những quy
định cụ thể. Hoặc có cũng chỉ là được áp dụng với những tài liệu rất phổ thông,
quan trọng. Xác định giá trị tài liệu là một bước quan trọng quyết định số phận
của tài liệu tuy nhiên hiện tại thì do nhiều yếu tố mà công tác này chưa được
thực hiện tốt để nâng cao hiệu quả lưu trữ tại cơ quan. Trong Quy trình lưu trữ
có quy định về công tác xác định giá trị tài liệu rất cụ thể và việc thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tốt nhất cho tài liệu được xác định đúng
giá trị và thời hạn của từng tài liệu khác nhau. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
gồm: Phó Tổng giám đốc phụ trách hành chính là: Chủ tịch Hội đồng xác định
giá trị tài liệu. Trưởng phòng hành chính hội sở: phó chủ tịch Hội đồng. Nhân
viên lưu trữ là Thư ký Hội đồng. Đại diện đơn vị có tài liệu loại hủy là Ủy viên
của hội đồng. Như vậy thì tài liệu sẽ được Hội đồng xác định gía trị tài liệu xem
xét và đánh giá lại thời hạn bảo quản của tài liệu, quyết định giữ lại hay loại hủy.
Để xét tài liệu hết giá trị thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu cần thực hiện theo
phương pháp và nguyên tắc: từng thành viên trong hội đồng xem xét và đối
chiếu tài liệu loại hủy với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại có thể kiểm tra thực tế
nếu cần; Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; việc thẩm tra tài
liệu được thực hiện tối đa sau 5 ngày kể từ khi có quyết định thành lập Hội
đồng. Sau đó phải hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình hồ sơ
xét duyệt tiêu hủy tài liệu. Hồ sơ được trình lên được Hội đồng xác định giá trị

tài liệu hay cá nhân có thẩm quyền xem xét, đối chiếu kỹ lưỡng dựa vào thực tế
tài liệu và biên bản thảo luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu mà ra quyết
định. Tóm lại quy trình xác định giá trị tài liệu và xác định lại giá trị tài liệu loại
hủy trên quy định rất chi tiết và đầy đủ. Tuy nhiên thì Hội đồng này đến giờ vẫn
chưa được thành lập, đặc biệt là đối với những tài liệu hình thành từ năm 2008.
Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Sacombankchỉ là trên “văn bản”.
2.3.4. Tổ chức công cụ tra cứu.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những công cụ tra tìm tài liệu và thông
20


tin tài liệu của các phòng, kho lưu trữ. Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành
phần, nội dungtài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giúp
người nghiên cứu, sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác theo yêu
cầu của họ. Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong kho lưu trữ tại
Ngân hàng, đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu. Công cụ tra cứu
giúp cho các cán bộ trong cơ quan tra tìm nhanh chóng, giới thiệu tóm tắt thành
phần, nội dung của phông lưu trữ. Thông qua hệ thống công cụ tra cứu này, các
cán bộ chưa tiếp cận hồ sơ tài liệu đã nắm được những nội dung cần thiết về
thành phần và nội dung tài liệu. Điều đó, sẽ tiết kiệm thời gian cho người nghiên
cứu và cả cán bộ lưu trữ. Ngoài ra, công cụ tra cứu còn có tác dụng trong việc
quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu làm cơ sở cho việc xây dựng kế
hoạch quản lý tài liệu được chặt chẽ. Trước đây, Ngân hàng sử dụng mục lục hồ
sơ làm công cụ tra cứu chủ yếu. Mục lục hồ sơ để thống kê trực tiếp các hồ sơ,
đơn vị bảo quản có trong phông lưu trữ cơ quan. Mục lục hồ sơ được lập ra đối
với tài liệu đã được chỉnh lý lập thành các hồ sơ và được hệ thống hóa theo một
phương án nhất định. Mục lục hồ sơ có tác dụng giới thiệu nội dung, thành phần
tài liệu của khối/ nhóm tài liệu; cố định trật tự hệ thống hóa tài liệu trong khối/
nhóm; xác định vị trí của từng nhóm hồ sơ bảo quản trong khối/ nhóm tài liệu.
Kho lưu trữ cơ quan có thể sử dụng mục lục hồ sơ làm công cụ tra tìm tài liệu

lưu trữ phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng. Nhưng nếu chỉ có mục lục hồ sơ thì
không thể tiến hành tra cứu và thống kê tài liệu một cách cụ thể, chính xác. Mục
lục hồ sơ chỉ sử dụng cho những tài liệu đã lập hồ sơ nhưng trong kho còn rất
nhiều tài liệu rời lẻ.
Trong thời gian gần đây, Sacombank đã sử dụng công cụ tra cứu bằng cơ
sở dữ liệu Excel.
Sau khi tài liệu được sắp xếp, thống kê xong thì sẽ nhập dữ liệu vào cơ sở
dữ liệu Excel.
Đây là một phương pháp thích hợp để xác định khối lượng, thành phần và
nội dung tài liệu cũng như khắc phục được những hạn chế khi sử dụng công cụ
tra cứu là mục lục hồ sơ. Qua đó, chúng ta sẽ biết được số lượng tài liệu thiếu,
21


cần bổ sung… Ưu điểm lớn nhất của cơ sở dữ liệu này là tra cứu được nhanh
chóng, chính xác hơn nữa ta có thể biết được tài liệu, văn bản đó nằm ở giá nào,
ngăn nào và hiện đang được bảo quản ở đâu. Tuy nhiên, khi sử dụng công cụ tra
cứu là cơ sở dữ liệu thì yêu cầu cần phải có máy tính và xây dựng được một
phần mềm hoàn chỉnh.
2.3.5. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho tàng và trang thiết bị bảo quản: Hiện nay, Ngân hàng TMCP Sài gòn
thường tín chi nhánh đông đô có 1 kho lưu trữ, ở. Các kho lưu trữ phân tán
khiến cho việc quan lý tài liệu lưu trữ không được tập trung và việc chỉnh lý tài
liệu gặp nhiều khó khăn. Kho bảo quản tài liệu, máy móc, trang thiết bị dùng
cho lưu trữ tại Sacombank (tính đến 30/11/2013) Đơn vị tính Số lượng
1. Kho bảo quản tài liệu
- Diện tích kho không chuyên dụng m2 30
2. Giá bảo quản tài liệu
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét 15
Trong đó:

+ Giá cố định Mét 3
+ Giá di động Mét 2
3. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
Hệ thống báo cháy tự động Chiếc 2
- Máy điều hòa không khí Chiếc 3
- Máy vi tính Chiếc 0
- Máy Photocopy Chiếc 0
- Máy hút ẩm Chiếc 1
- Máy hút bụi Chiếc 1
- Quạt thông gió Chiếc 0
- Quạt cây Chiếc 3
- Bình chữa cháy Chiếc 6
 Nhận xét
 Ưu điểm:
22


Hệ thống giá tủ trong các kho lưu trữ Sacombank khá đầy đủ. Nhiều loại
tài liệu được đóng hộp giấy nhỏ ( khổ A4) và niêm phong, ghi tên hồ sơ khá đầy
đủ. Giúp cho việc bảo mật thông tin cao và tránh hư hại cho tài liệu. Hiện nay,
sau khi chỉnh lý, các kho lưu trữ đã được vệ sinh sạch sẽ và tình trạng tài liệu
chất đống, nằm dưới sàn đã được khắc phục.
 Nhược điểm:
Đối chiếu với quy trình lưu trữ đã ban hành, do nhiều yếu tố mà giữa văn
bản quy định và thực tiễn còn khá cách xa. Từ khi hình thành cho đến trước khi
Đề án lưu trữ được xây dựng, công tác lưu trữ của Ngân hàng Sacombank
không được quan tâm. Chưa bao giờ được chỉnh lý, kho lưu trữ chỉ mang đúng
tính chất là “ kho”. Các tài liệu chất đống trong các thùng giấy hoặc bao tải đặt
dưới nền nhà, số ít được xếp lên giá nhưng không theo thứ tự nhất định. Kho lưu
trữ không được vệ sinh thường xuyên, rất bụi bẩn. Công tác bảo quản tài liệu

của Sacombank chưa được thực hiện tốt.
2.3.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Sacombank.
Một trong những thước đo để đánh giá hiệu quả, chất lượng của công tác
lưu trữ đó là khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để
phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị. Tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục
tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Số lượng tài liệu tại Ngân hàng thương mại
cổ phần thường tín rất lớn, những thông tin phản ánh trong tài liệu rất phong phú
và đa dạng…Vì vậy, nếu không được tổ chức chặt chẽ sẽ gây khó khăn cho
người khai thác, sử dụng. Tổ chức tốt công tác này sẽ trực tiếp góp phần khẳng
định vị trí, vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.
 Những quy định của Ngân hàng về khai thác, sử dụng tài liệu
Theo Quyết định số 49/ QĐ-SB ngày 23/04/2012 về việc ban hành quy
trình về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Sacombank của
Giám Đốc Ngân hàng. Quyết định này đã quy định đối tượng được sử dụng,
hình thức khai thác sử dụng,thủ tục khai thác, thẩm quyền và trách nhiệm cung
cấp tài liệu lưu trữ như sau:
23