Một số giải pháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận về “ Các mô hình cơ cấu tổ chức ” trong quản
trị học, tôi quyết chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ
chức của Công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy” phục vụ
cho bài tiểu luận này . Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi
trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung
thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


LỜI MỞ ĐẦU
Một nhà quản trị tài ba là một nhà quản trị có khả năng nhìn xa trông
rộng, là người có tài nhìn người và dùng người. Là một nhà quản trị, ai cũng biết
thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu
đáo, sẵn sàng cho mọi tình huống. Nhà quản trị giỏi là người biết cách tạo ra cơ
hội cho mình. Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả
năng tự tạo ra cơ hội cho mình, cơ hội đến hay không là ở sự phát huy năng lực
và khả năng quản trị của mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn thịnh
vượng và lớn mạnh thì điều đầu tiên là ở khâu dùng đúng người đúng chỗ, cụ
thể đó chính là bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp. Peter Ferdinand Druckeri đã
nói “Sự khác biệt giữa một nhà quản lý giỏi với người khác chính là biết cách
dùng người”, mà biểu hiện cụ thể nhất chính là ở bộ máy tổ chức của doanh
nghiệp.
Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp có tổ chức tốt. Một bộ
máy tổ chức tốt sẽ tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như lợi thế trong hợp tác.
Trong một thế giới kinh doanh diễn ra đầy phức tạp như hiện nay, với nhiều yếu
tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể đưa ra

hoàn toàn độc lập, tách biệt với các quyết định khác. Vì vậy, việc xây dựng một
cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách logic, phù hợp sẽ là bệ phóng để đưa
doanh nghiệp đi đến thành công.

3


LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong một tổ chức, việc xây dựng cơ cấu tổ chức rất quan trọng, doanh
nghiệp có phát triển hay không còn tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp đó có hiệu quả hay không. Nếu bạn là chủ hay là giám đốc của một
doanh nghiệp vừa và nhỏ, liệu bạn có thật sự cần một sơ đồ tổ chức? Câu trả lời
chắc chắn là “Có”. Chẳng có một công cụ hiệu quả nào trong doanh nghệp có
tính nền tảng hơn sơ đồ tổ chức, tuy nhiên nó lại thường xuyên bị đánh giá thấp
và bỏ qua. Điều quan trọng bạn phải hiểu rằng, một sơ đồ tổ chức nói lên nhiều
hơn so với chỉ là một biểu đồ với tên và chức danh. Thay vào đó, nó là một hình
ảnh đại diện của các cấu trúc mà doanh ngiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứ
mệnh và tầm nhìn của mình.
Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức
thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năng
cạnh tranh của tổ chức.Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ
chức. Thông qua cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi của
người lao động.
Một cơ cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn một mô hình cơ
cấu phù hợp. Cơ cấu này giúp xác định công việc được thực hiện như thế nào,
quyền hành và chức năng nằm ở bộ phận nào, ai quản lý và ai báo cáo cho ai, và
quan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc. Như vậy, nó thậm
chí còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào cả văn hóa doanh nghiệp. Sơ đồ tổ
chức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp và tự làm cho mọi thứ dễ hiểu.
Nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong sự phát triển của

doanh nghiệp nên em đã quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận là “ Một số giải
pháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH công nghệ và thiết
bị phòng cháy chữa cháy” tại xã Đông Ngạc, quận Từ Liêm, thủ đô Hà Nội . Vì
điều kiện còn nhiều hạn chế nên bài tiểu luận chỉ tìm hiểu về các mô hình cơ cấu
tổ chức của công ty và một số giải pháp giúp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức
của Công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng cháy chữa cháy.

4


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói
lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự
sống”.
Theo Chester I. Barnard thì “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.
Có thể thấy tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng một cách linh hoạt:
- Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì
mục đích chung.
- Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai xây dựng các hình thức cơ cấu
làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm
tra đối với kế hoạch.
- Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc
đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức.
1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều
tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả

lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.
Tác giả H. Koonts cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các
vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa”.
Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh
thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, được bố
trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm
đạt mục tiêu định trước”.
Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ
chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ
cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, các nhân) có mối liên hệ và quan
5


hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn, và trách
nhiệm nhất định để thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu
xác định.
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên môn
hóa và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau
và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Mô hình cơ cấu tổ chức
1.2. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức
Thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quy
trình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổ
chức.
Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới sự thực hiện
công việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa mãn
đối với công việc của họ.
Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức
thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năng

cạnh tranh của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức. Thông qua
cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi của người lao động.
1.3. Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức
- Chuyên môn hóa: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi
bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định.
- Quyền hạn và trách nhiệm: mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩm
quyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đối
6


với nhiệm vụ đã thực hiện.
- Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗi
một bộ phận tùy thuộc vào mô hình tổ chức chung.
- Mối liên hệ qua lại: Tùy thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổ
chức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định với
nhau. Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình.
Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau. Mức độ ủy
quyền phù thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt là
phong cách mà quản lý lựa chọn.
1.4. Nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị kinh doanh
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh được thiết lập ra không phải
do mục đích tự thân mà để thực hiện có hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Để
tạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý, hiệu quả phải nghiên cứu các nhân tố ảnh
hưởng đến nó. Một số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ
cấu tổ chức bộ máy quản trị kinh doanh là:
-Môi trường kinh doanh
-Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp
-Yếu tố công nghệ

-Quy mô doanh nghiệp
-Con người
-Hình thức pháp lý của doanh nghiệp.
1.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức quản trị cơ bản
1.5.1. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến
Mô hình này ra đời vào khoảng thế kỷ X, đây là mô hình cổ xưa nhất. Nó
7


tồn tại trong 10 thế kỷ (Từ thế kỷ X – thế kỷ XX) cho đến khi các mô hình khác
xuất hiện.
Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong
đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một
người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.
Đặc điểm của loại hình cơ cấu tổ chức này là mối quan hệ giữa các nhân
viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định quan
hệ dọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừa
hành chỉ nhận một mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích
trong dây chuyền chỉ huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền
ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ .
Trong thực tế ,trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan
hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản
phẩm và dịch vụ ,sản xuất và phân phối sản phẩm .Người đứng đầu bộ phận trực
tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp.

Sơ đồ minh họa mô hình theo cơ cấu trực tuyến
* Ưu điểm:
- Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ
trưởng. Tức là mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc 1 thủ
trưởng.

8


- Thông tin trực tiếp: nhanh chóng, chính xác.
- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, làm
cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí
quản lý doang nghiệp thấp.

9


* Nhược điểm:
- Mô hình này chỉ áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ (người lãnh đạo có
thể xử lý những thông tin phát sinh) chứ không phù hợp cho quy mô lớn.
- Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo toàn bộ các bộ
phận quản lý chuyên môn.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng
mặt quản lý.
- Khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa hai đơn vị, hoặc hai cá nhân
ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các
kênh đã định.
1.5.2. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng
Mô hình này ra đời vào đầu thế kỷ 20 khi chế độ xã hội chuyển từ nền sản
xuất nhỏ snag nền sản xuất lớn. Cha đẻ của mô hình này là Taylor.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cơ cấu, trong đó từng chức
năng quản lý được tách riêng do một cơ quan hay một bộ phận đảm nhiệm,
những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạo
nghiệp vụ tong phạm vi quản lý của mình.

* Ưu điểm:

- Phù hợp với quy mô lớn.
- Thu hút được lao động có chuyên môn giỏi. Người lãnh đạo được sự
giúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn nên giải quyết các vấn đề chuyên
10


môn tốt hơn.
- Người lãnh đạo chỉ cần có năng lực giỏi không đòi hỏi người lãnh đạo
phải có kiến thức toàn diện chuyên sâu về nhiều lĩnh vực.
- Giúp người lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn (do thông qua bộ
phận chức năng).
* Nhược điểm:
- Cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của 1 cơ quan
quản lý cấp trên nên sẽ gây khó khăn cho việc thi hành, các quyết định chồng
chéo nhau nếu các bộ phận không hợp tác với nhau.
- Vi phạm chế độ một thủ trưởng.
- Các quyết định đưa ra đôi khi bị chậm.
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo với các phòng ban chức năng gặp nhiều khó
khăn.
- Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.
- Có thể dẫn đến tình trạng nhàm chán bởi người thừa hành trong một lúc
có thể phải nhận nhều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
1.5.3. Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp
được dùng phổ biến là:
1.5.3.1. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu
Dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo
có bộ phận tham mưu (phòng, ban, tổ hoặc cá nhân) để giúp người lãnh đạo ra
quyết định.
Trong cơ cấu trực tuyến – tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định và
chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếp

của mình. Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định,
đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thực
hiện.

11


* Ưu điểm:
- Đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng và đề cao vai trò lãnh đạo của thủ
trưởng. Đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia (thu hút các chuyên gia có
trình độ chuyên môn cao về tổ chức).
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng.
- Bảo đảm sự thống thất trong toàn tổ chức (mang tính tập trung cao,
chính xác).
* Nhược điểm:
- Bộ phận tham mưu phân tán, không phát huy được sức mạnh tổng hợp
(các chuyên gia cùng một chuyên môn bị phân tán, ít có sự phối hợp chung).
- Mối quan hệ giữa những người lãnh đạo trong các tuyến và những người
tham mưu có thể trở nên căng thẳng đến mức gây bất lợi cho tổ chức (phối hợp
không tốt sẽ gây bất lợi cho tham mưu và lãnh đạo).
1.5.3.2. Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến – chức năng
Mô hình này ra đời năm 1930, là kiểu cơ cấu phối hợp giữa 2 loại cơ cấu:
trực tuyến và chức năng. Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng
ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực
hiện quyết định. Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả
12


hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Những
người lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những

người ở các tuyến.

* Ưu điểm: (Lợi dụng được ưu điểm của 2 kiểu cơ cấu trực tuyến và chức
năng)
- Đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng.
- Thu hút được nhân viên có tài về nhiều lĩnh vực vào tổ chức.
- Lãnh đạo có thể chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng nên giúp
cho việc quản lý dễ dàng và tốt hơn.
* Nhược điểm:
- Do có nhiều bộ phận chức năng nên dễ làm bộ máy cồng kềnh.
- Do các bộ phận chức năng có quyền ra những quyết định chức năng nên
dễ dàng dẫn đến việc ra quyết định chồng chéo nhau (Cần có quyết định rõ ràng
về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận).
- Người lãnh đạo chung phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các
bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp (ra các quyết định chồng chéo),
cục bộ,… của các cơ quan chức năng.
1.5.4. Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu
Cơ cấu tổ chức kiểu chương trình mục tiêu là mô hình cơ cấu tổ chức theo
nguyên lý hình thành một cơ quan liên kết để phối hợp hoạt động của nhiều
ngành, nhiều địa phương để hoàn thành mục tiêu, chương trình theo một trình tự
nào đó, theo thời gian.
Đặc điểm của mô hình tổ chức chương trình – mục tiêu là các ngành có
13


quan hệ đến việc thực hiện phương trình – mục tiêu được liên kết lại và có tổ
chức để quản lý thống nhất gọi là Ban chủ nhiệm chương trình (đề án, sản phẩm,
…). Ban chủ nhiệm chương trình có nhiệm vụ điều hòa, phối hợp các thành
viên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích… nhằm đạt mục
tiêu của chương trình đã được xác định.

* Ưu điểm:
- Đảm bảo sự phối hợp của các ngành, các địa phương tham gia chương
trình theo một mục tiêu nhất định mà không phải thành lập thêm một bộ máy
mới.
- Cơ cấu này có tính năng động và tính mục tiêu cao.
- Cơ quan quản lý chương trình tổ chức gọn nhẹ .
- Sau khi hoàn thành chương trình ,các bộ phận chuyên trách quản lý
chương trình giải thể ,các ngành ,địa phương vẫn hoạt động bình thường.
* Nhược điểm: Mất nhiều thời gian cho sự phối hợp hoạt động và hay xảy
ra tranh chấp quyền lực giữa các cơ quan quản lý.
1.5.5. Mô hình cơ cấu tổ kiểu ma trận
Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả ,hiện đại. Cơ cấu này được
xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến – chức năng và kiểu cơ cấu
chương trình – mục tiêu. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức hiện đại, có hiệu quả.
Đặc điểm của kiểu cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến
và theo chức năng, người lãnh đạo của tổ chức còn được sự giúp sức của những
người lãnh đạo theo chương trình – mục tiêu (hay theo sản phẩm) để phối hợp
hoạt động chung của các đơn vị tuyển và các bộ phận chức năng để thực hiện
một chương trình, đề án nào đó. Người lãnh đạo của tổ chức thực hiện phân bổ
14


tài nguyên cho các đề án, các chương trình trên cơ sở đảm bảo việc thực hiện
các chiến lược và mục tiêu khác nhau của tổ chức.
Trong cơ cấu này ,cac cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm
đều có vị thế ngang nhau .Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh
đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Trong cơ cấu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai
người lãnh đạo :Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình .Trong

chương trình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chuyên gia không
dưới quyền mình ,họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến ,Người
lãnh đạo chương trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo chương trình
cụ thể ,còn những người lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và
thực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác .
Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận ,khi xác định cơ cấu theo chiều
ngang cần phải lựa chọn và bổ nhiệm người lãnh đạo chương trình và cấp phó
của họ theo từng quan hệ ,phù hợp với cơ cấu chương trình .Xác định và bổ
nhiệm những người thực hiện có tinh thần trách nhiệm trong mỗi bộ phận
chuyên môn hóa ,tổ chức phòng ,ban chuyên môn hoá để quản lý chương
trình .Tổ chức các mối liên hệ và các luồng thông tin .

15


A :Chủ nhiệm của đề án 1.
B :Chủ nhiệm của đề án 2 .

Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật :
* Ưu điểm:
- Giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp
quản lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhất
giữa công tác phối hợp và kiểm tra những quyết định về tổ chức kỹ thuật chủ
chốt ở cấp trên .
- Bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sủ dụng các nguồn lực khi thực
hiện một số chương trình trong phạm vi tổ chức :Xoá bỏ những khâu và cơ cấu
trung gian trong việc quản lý các chương trình về mặt nghiệp vụ .
- Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chương
trình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình .
- Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận

,đem lại kiến thức chuyên sâu về các loại sản phẩm – dự án ,thúc đẩy sự hợp tác
giữa các bộ phận trong tổ chức ,cho phép tổ chức áp dụng các biện pháp quản lý
hiện đại .
- Tạo điều kiện cho việc phân bổ một cách có hiệu quả các chuyên gia và
tận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức
những người có tài năng nhất và sử dụng họ nhằm mang lại hiệu quả cao.
* Nhược điểm: Khi tổ chức áp dụng mô hình cơ cấu theo ma trận làm cho
nhân viên dưới quyền lâm vào tình trạng bối rối khi phải nhận những mệnh lệnh
trái ngược nhau từ hai cấp quản lý .Mặt khác khi có sự trùng lắp về quyền hạn
và trách nhiệm của các nhà quản trị sẽ tạo ra các xung đột .Hơn nữa đây là một
loại hình cơ cấu phức tạp và không bền vững ,nó dễ bị thay đổi trước những tác
động của môi trường.
Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức
trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định .Điểm mấu
chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tác dụng là sự rõ ràng trong mối quan hệ
quyền hạn giữa các cán bộ quản trị và cơ chế phối hợp.
16


Cơ cấu ma trận chỉ áp dụng khi :
-Tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lực
đáp ứng những yếu tố tác động từ bên ngoài và sự hoạt động bên trong tổ chức .
- Tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao .
- Tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực .
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY
2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH công nghệ và thiết bị
phòng cháy chữa cháy
2.1.1.Tên công ty:

Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ
THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY
Tên viết tắt: FIRTEC
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: FIRE PREVENTION
EQUIPMENT AND TECHNOLOGY COMPANY LIMITED
2.1.2. Trụ sở chính: 1B xã Đông Ngạc, Từ Liêm, Hà Nội.
Văn phòng giao dịch : Lô 173 Mỗ Lao - Hà Đông - Hà Nội.
Điện thoại : 04.85858034 ,

Fax : 04. 576 5152, Hotline : 0911463639

2.1.3. Năm thành lập :
Công ty TNHH Công nghệ và thiết bị PCCC hoạt động theo giấy phép số
0101031248 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà nội cấp ngày 20 tháng 6
năm 2007.
2.1.4. Các ngành kinh doanh
- Thiết kế hệ thống phòng cháy chữa cháy công trình xây dựng;
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;
- Tư vấn, thi công các công trình phòng cháy chữa cháy, hệ thống chống
sét, chống đột nhập, hệ thống camera quan sát;
17


- Sản xuất, mua bán, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị vật tư hệ
thống phòng cháy chữa cháy, camera quan sát, thiết bị bảo v;
- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phòng cháy chữa cháy, camera quan sát,
thiết bị bảo vệ;
- Tư vấn, lập dự án đầu tư và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực phòng
cháy chữa cháy an toàn PCCC và thiết bị bảo vệ.

2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH công nghệ và thiết bị
phòng cháy chữa cháy
2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Mô hình tổ chức bộ máy của công ty TNHH công nghệ và thiết bị phòng
cháy chữa cháy thuộc dạng mô mình cơ cấu kiểu trực tuyến.

Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
2.2.2. Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
2.2.2.1. Ban giám đốc
18


Ban giám đốc là trung tâm điều hành cao nhất của công ty (bao gồm Giám
đốc và các phó giám đốc). Với chức năng: Điều hành toàn bộ công việc của
công ty .
a. Giám đốc
- Chỉ đạo các phó giám đốc thực hiện kế hoạch của các bộ phận, các
phòng ban.
- Là đại diện pháp lý để ký kết hợp đồng và thanh lý hợp đồng.
- Giám đốc chỉ đạo phòng kỹ thuật hoàn thành các bản thiết kế, các dự án của
công ty tại các tỉnh thành.,thi công lắp đặt các công trình đã trúng thầu.
- Giám đốc chỉ đạo phòng dự án thực hiện việc đấu thầu, và khai thác các dự án
ở Hà nội và các tỉnh thành.
- Giám đốc chỉ đạo phòng kinh doanh thực hiện việc xuất nhập khẩu,giao
dịch mua bán các loại hàng hoá PCCC.
- Giám đốc chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán về các vấn đề về tài
khoản giao dịch,về thuế kinh doanh ,thu nhập của công ty.
+ Giám đốc kiểm tra việc sản xuất của các phân xưởng, trực tiếp kiểm tra
chất lượng sản phẩm,kiểm tra việc đặt hàng của các bộ phận với xưởng sản xuất.
+ Giám đốc kiểm tra các báo cáo của phòng hành chính tổng hợp.

b. Phó giám đốc :
Bao gồm:
- Phó giám đốc phụ trách nhân sự.
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh.
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và sản xuất.
Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc .
2.2.2.2. Phòng hành chính
Có chức năng nhiệm vụ là:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân
sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.
- Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự theo mô hình công
19


ty
- Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực
- Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi
cho khách hàng
- Đón tiếp khách, đối tác
- Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự,
phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…
2.2.2.3. Phòng Kinh doanh :
* Phòng kinh doanh thực hiệ công việc mua bán , xuất nhập khẩu hàng
hóa của công ty đối với các bạn hàng.Phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận :
- Bộ phận nghiên cứu thị trường và xuất nhập khẩu .
- Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm .
* Chức năng nhiệm vụ:
- Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận
khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh
- Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động
SXKD
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay
thế và cách hợp tác với các khách hàng.
- Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng
giai đoạn và đối tượng khách hàng.
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu.
2.2.2.4. Phòng kế toán
20


* Phòng kế toán chịu trách nhiệm chính là kế toán trưởng. Kế toán trưởng
bao quát và quản lý chung các bộ phận kế toán:
•

Kế toán công trình .

•

Kế toán thanh toán .

•

Kế toán chi phí và tính giá sản phẩm .

•

Kế toán toán kho quỹ và ngân hàng .
* Chức năng nhiệm vụ:
- Xây dựng hệ thống kế toán của DN
- Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm
đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật
- Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty
- Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo
khi có yêu cầu
- Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo
trong việc đưa ra các quyết định.
- Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…
- Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
- Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
2.2.2.5. Phòng phân xưởng sản xuất :
Đây là nơi đáp ứng các đơn đặt hàng của phòng kinh doanh và của bộ
phận thi công . Phân xưởng sản xuất bao gồm các bộ phận sau .
- Bộ phận Sản xuất duy tu và sửa chữa thiết bị .
- Bộ phận xúc nạp và hoàn thiện bình chữa cháy .
- Kho lưu trữ vật tư thiết bị .
2.2.2.6. Phòng Kỹ thuật
Bao gồm các bộ phận :
- Bộ phận khảo sát thiết kế : là bộ phận chuyên đi khảo sát, nghiên cứu
các công trình dể đưa ra các phương án và bản vẽ thiết kế PCCC cho các công
trình đó.
- Bộ phận thi công : là bộ phận chuyên thực hiện các công việc thi công
21

lắp đặt các hạng mục của công trình theo đúng các bản thiết kế kỹ thuật đã được
phê duyệt về phòng cháy và chữa cháy .
- Bộ phận nghiên cứu kỹ thuật, bảo hành và bảo trì sản phẩm.
2.2.2.7. Phòng phát triển dự án
* Chức năng:
- Tiếp thị, tìm kiếm công việc, lập hồ sơ đấu thầu các dự án, công trình tạo
việc làm cho Công ty;
- Công tác đầu tư phát triển dự án, quản lý và khai thác các dự án đảm bảo
hiệu quả cao và mục tiêu phát triển của Công ty.
* Nhiệm vụ:
- Chủ động trong công tác tiếp thị tìm kiếm công trình, lập hồ sơ đấu thầu
các công trình, các dự án đảm bảo chính xác, kịp thời, giá cả hợp lý có tính cạnh
tranh, giành nhiều việc làm và hiệu quả kinh tế.
- Khai thác, quản lý và phát triển các nguồn lực về đất đai, nhà xưởng, vật
kiến trúc của Công ty mang lại hiệu quả kinh tế.
- Tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả thực hiện các dự án, phân tích hiệu
quả kinh tế các công trình, các dự án đầu tư.
- Thương thảo các Hợp đồng kinh tế trình Giám đốc Công ty ký kết. Quản
lý theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã được Giám đốc ký với khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch đầu tư sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ tất cả các công
trình vật kiến trúc hiện có của Công ty nhằm đảm bảo chống xuống cấp và phục
vụ tốt cho mục đích kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức giám sát thi công các dự án đầu tư khi triển khai thực hiện, đảm
bảo các dự án thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng cả về kỹ, mỹ thuật và
22


tiết kiệm chi phí; Tuân thủ đúng các quy định nội bộ của Công ty và quy định
hiện hành của Nhà nước.

- Phối hợp với các phòng chức năng của Công ty để tổ chức nghiệm thu
kỹ thuật, nghiệm thu khối lượng, lập hồ sơ quyết toán các hạng mục công trình,
các dự án đầu tư khi hoàn thành.
- Đề xuất với lãnh đạo Công ty về các biện pháp quản lý nhằm tăng năng
suất lao động, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng dự án khả thi nhằm khai thác các khu đất của Công ty với hiệu
quả cao nhất, đảm bảo tính chiến lược và mục tiêu phát triển của Công ty.
- Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để cùng hoàn thành công việc
được giao.
- Đề nghị lãnh đạo Công ty : Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc
và các quyền lợi khác đối với tập thể và các cá nhân thuộc phòng quản lý.
2.3. Phân tích đặc điểm mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
theo các thuộc tính
2.3.1. Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các
công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân, nhằm mục đích
tăng năng suất cho doanh nghiệp.
Công ty có 3 phó giám đốc, mỗi người quản lý một chức năng chuyên
môn của mình. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các trưởng phòng
thuộc cấp của mình, các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó sẽ giúp
việc phát huy tối đa năng lực chuyên môn của mỗi phòng ban.
Sự chuyên môn hóa của công ty có ưu điểm là phân chia các nhiệm vụ
phức tạp của công ty thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên
23


môn, chúng mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của
công ty. Sự chuyên môn hóa giúp giảm bớt gánh nặng cho giám đốc công ty,
việc giám đốc có khả năng quản lý hết mọi bộ phận trong công ty là có, tuy
nhiên tính hiệu quả lại không cao, mất nhiều thời gian, thủ tục phức tạp. Chính

vì vậy, việc xây dựng tổ chức có tính phân cấp giúp cho việc giám sát và lãnh
đạo của giám đốc diễn ra dễ dàng, nhẹ nhàng và đạt hiệu quả cao.
Tính chuyên môn hóa giúp cho công ty hoạt động hiệu quả với các phòng
ban chức năng thực hiện các công việc chuyên môn khác nhau, tạo điều kiện cho
nhân viên của công ty có thể lựa chọn cho họ những công việc và vị trí phù hợp
với năng lực chuyên môn của mình.
2.3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận
Việc phân chia tổ chức thành các bộ phận giúp cho việc quản lý được dễ
dàng và hiệu quả. Công ty được phân chia thành các phòng ban chịu trách nhiệm
về các mảng chuyên môn khác nhau như: phòng Tài chính, phòng Kinh doanh,
phòng Kế toán, phòng Dự án, Phân xưởng, phòng Hàng chính. Việc phân chia tổ
chức các bộ phận chuyên môn riêng biệt giúp phát huy được ưu thế của chuyên
môn ngành nghề, mỗi bộ phận trong công ty phát huy được sức mạnh của mình.
Quá trình đào tạo nhân viên cũng được đơn giản hóa, các bộ phận sẽ có kế
hoạch đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên của mình một cách chuyên sâu
và cụ thể, phát huy được tính đặc thù của từng bộ phận. Tạo điều kiện cho việc
kiểm tra các bộ phận của giám đốc được dễ dàng và chặt chẽ hơn.
Tuy nhiên thuộc tính này cũng có những nhược điểm nhất định: Sự phân
chia các phòng ban riêng biệt làm cho sự phối hợp của các phòng ban không
chặt chẽ. Sự chuyên môn hóa trong mô tình kiểu trực tuyến làm hạn chế việc
phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung cho công ty, các phó giám đốc cũng như
các trưởng phòng giỏi về lĩnh vực chuyên môn của mình nhưng lại bị hạn chế về
năng lực quản lý chung công ty do họ chỉ chịu trách nhiệm chức năng của mình.
24


Bên cạnh đó, quá trình phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận cũng gặp nhiều
khó khăn như tình trạng đổ lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung
của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao cấp.
2.3.3. Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả ba loại quyền hạn: trực tuyến,
chức năng và tham mưu.
Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và cấp dưới được trải dài
từ giám đốc công ty cho tới các phòng ban và các bộ phận chuyên trách. Quyền
hạn này được công ty sử dụng theo nguyên lý thứ bậc, các bộ phận trực tiếp
nhận nhiệm vụ sau đó báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình.
Mối quan hệ quyền hạn chức năng là các phó giám đốc nhận ủy quyền
chức năng từ giám đốc công ty, thực hiện các nhiệm vụ như: hỗ trợ, giám sát các
dự án của tong ty,…
Quyền hạn tham mưu được sử dụng đa phần ở các bộ phận trong cơ cấu,
tuy nhiên nổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với giám đốc của công
ty. Việc tham mưu này sẽ giúp cho giám đốc ra các quyết định rõ ràng, cụ thể và
phù hợp hơn với từng bộ phận thi hành.
Tuy nhiên thuộc tính này còn gặp những hạn chế nhất định. Đó là: việc sử
dụng quyền hạn tham trong công ty chưa cao, chưa phổ biến; việc phó giám đốc
tham mưu cho giám đốc cần toàn diện hơn nữa, các phó giám đốc cần phải đưa
ra những giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám đốc còn quá nhiều việc, các
giải pháp cần ngắn gọn, xúc tích, cụ thể và dễ hiểu hơn.
Cần khuyến khích việc sử dụng quyền hạn tham mưu để nó được phổ biến
và trở thành thông lệ của công ty. Quyền hạn và trách nhiệm của các phó giám
đốc trong công ty còn mờ nhạt, chưa được chú trọng, trong khi quyền lực thì tập
trung quá nhiều ở giám đốc, còn các phó giám đốc chỉ có quyền hạn trong lĩnh
25