Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Tĩnh Gia

LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian thức tập tại UBND huyện Tĩnh Gia, được sự ch ỉ bảo,
hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị, cán bộ nhân viên cơ quan. Bằng việc
vận dụng những kiến thức, kỹ năng thu thập được tôi đã thực hiên một đ ề
tài nghiên cứu về “Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu tr ữ tại UBND
huyện Tĩnh Gia”. Tuy còn có nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu, áp dụng
những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự chỉ bảo tận tình của th ầy
giáo, sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên tại UBD huy ện Tĩnh gia và
sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành đề tài nghiên cứu c ủa mình
hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích từ th ực tế trách
nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia
noschung và của nhà lãnh đạo văn phòng nói riêng.
Là một nội dung rất quan trọng và cũng rất phức tạp trong tổ chức
thực hiện. Đối với bản than, tôi cần tiếp tục tìm hiểu, phân tích, nghiên cứu
sâu sắc toàn diện hơn nữa để có thể hiểu thấu đáo và áp dụng vào thực tiễn
những kiến thức cơ bản về tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài này, tôi chỉ nêu lên được những vấn đề
mang tính khái quát, trên cơ sở kết hợp những kiến thức về lý luận tổ chức,
quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia . Đồng thời có
tiếp thu, kế thừa những kết quả nghiên cứu cùng vấn đề từ các tài liệu khác
của những người đi trước, đó là cố gắng của bản thân và cũng là cơ sở cho
việc vận dụng vào công tác sau này. Nội dung của bài viết sẽ không tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế kính mong quý thầy, cô, bạn đọc thông cảm,
và cho ý kiến đóng góp.
Nhân dịp này tôi xin một lần nữa chân thành cảm ơn quý anh chị,
lãnh đạo, nhân viên tại cơ quan thực tập. Cảm ơn quý thầy, cô trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, tạo điều ki ện cho tôi hoàn
thành đề tài nghiên cứu này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

LƠI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận với đề tài: “T ổ chức, quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND huyện TĩnhGia”. Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghên
cứu cửa tôi suốt thời gian thực tập tại UBND huyện Tĩnh Gia v ừa qua. Tôi
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung th ực về thông tin s ử
dụng trong bài nghiên cứu nảy.
Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2017



MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND: Uỷ ban nhân dân
HĐND: Hội đồng nhân dân
CCVC: Công chức, viên chức


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đất nước ta đang trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại
hóa, nền kinh tế tăng trưởng với tốc độ cao, mạnh mẽ. Cùng với sự phát triển
mọi mặt về kinh tế thì sự quản lý, điều hành của bộ máy nhà nước từ trung
ương tới địa phương luôn được quan tâm chỉ đạo thực hiện.Cúng với sự phát
triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng thì nhiệm vụ văn thư giữ một vai
trò, vị trí quan trọng tại các cơ quan nhà nước từ Trung ương tới Địa phương,
trong các tổ chức đoàn thể, chính trị, xã hội, các tổng công ty, các tập đoàn, các

doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh. Hoạt động văn thư góp phần đáng
kể vào sự thành công của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, các doanh
nghiệp. Vì vậy, công tác văn thư cần phải được tổ chức, quản lý và điều hành
một cách khoa học và hiệu quả, điều đó sẽ giúp đơn vị triển khai công việc
được thuận lợi về mọi mặt.
Hoạt động trong mỗi quốc gia hàng năm sản sinh một lượng tài li ệu
vô cùng lớn và cũng không một nước nào có kh ả năng lưu tr ữ tất cả nh ững
tài liệu đó, mặc dù khối tài liệu đó chứa đựng nh ững thông tin v ề cu ộc
sống con người, về sự phát triển nhiều mặt của xã hội. Vấn đề được đặt ra
là làm sao hạn chế đến mức thấp nhất khối tài liệu cần lưu giữ, nh ưng l ại
giữ được tối đa những thông tin lịch sử có giá trị, xuất phát t ừ th ực t ế đó
mỗi một cơ quan, đơn vi cụ thể đều cần phải có một đội ngũ quản lý vững
mạnh cho công tác văn thư, lưu trữ. Việc thực hiện tốt công tác l ưu trữ m ột
cách khoa học, lô gíc, chính xác để lựa chọn nh ững tài liệu có giá tr ị n ộp vào
lưu trữ là một việc làm bắt buộc đối với mỗi một cán bộ lưu tr ữ. Tài liệu
lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt xã h ội. Chính vì v ậy chúng ta
càn phải đề cao vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác t ổ ch ức,
quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan đó, đơn vị đó.
Nhận thức được tầm quan trọng của văn thư lưu trữ, đặc biêt là v ơi
hệ thống văn bản của Đảng và Nhà nước. Lưu tr ữ học được ví nh ư một
6


mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà n ước. Chính vì
vậy qua bài luận đưới đây tôi xin được bàn về đề tài: “Kh ảo sát, đánh giá
trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ ch ức, qu ản lý công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia”
2. Lịch sử nghiên cứu
- Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về UBND Huyện Tĩnh Gia ( cơ c ấu
tổ chức, chức năng nhiệm vu ),

- Nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, l ưu tr ữ t ại
UBND Huyên Tĩnh Gia.
- Nghiên cứu về thực trạng trách nhiệm của lãnh đ ạo văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, lưu tr ữ tại UBND Huyên
Tĩnh Gia.
- Trên cơ sở lý luận đã làm rõ, cùng những nghiên cứu th ực tế và
những kết quả đánh giá rõ ràng, tiến hành đề xuất, đưa ra các gi ải pháp,
kiến nghị nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, lưu tr ữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề
tài
-

Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác t ổ ch ức, qu ản lý
công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.

-

Giới hạn pham vi nghiên cứu: Công tác tổ chức, quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.

4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, l ưu
trữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.
- Phân tích thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, l ưu
trữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.
- Đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu
7

trữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.
- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm tăng hiệu quả về công
tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, lưu tr ữ tại UBND Huyên Tĩnh Gia.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
- Phương pháp thống kê: qua các báo cáo, thống kê, các tài liệu về
công tác văn thư, lưu trữ
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc, tham khảo các tài liệu có liên
quan đến công tác văn thư,lưu trữ và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư, lưu tr ữ. Đúc rút kinh
nghiệm qua các bài giảng, các luận văn nghiên cứu về đề tài có liên quan.
- Phương pháp phân tích, đối chiếu, so sánh, tổng h ợp t ừ nh ững
thông tin tài liệu thu thập được , từ đó đưa ra nh ững ý ki ến nh ận xét, suy
luận của bản thân về đề tài nghiên cứu.
6. Giả thuyết khoa học
Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính
sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến ph ản ánh tình
hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp
dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều ph ải d ựa vào các ngu ồn
thông tin có liên quan. Thông tin tài liệu càng đ ầy đ ủ, chính xác và k ịp th ời
thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin ph ục v ụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó ngu ồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin t ừ văn bản vì văn b ản là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Muốn một cơ quan,đơn vị hoạt động hiêu quả thì cần phải làm t ốt công
tác văn bản, giấy tờ nhằm đáp ứng kip thời và hiệu quả cho quá trình ho ạt
động của từng đơn vị. Chính vì vậy, công tác văn th ư, l ưu tr ữ lúc b ấy gi ừ là
vô cùng quan trọng và cấp thiết. Làm tốt công tác văn th ư bảo đ ảm cung
cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, ch ất l ượng công tác

8


của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy t ờ
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận
Đề tài là nguồn tham khảo cho các thế hệ ban đọc, giúp bạn đoc hi ểu
được phần nào kến thức trong công tác tổ ch ức, quản lý công tác văn th ư,
lưu trữ nói chun và công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyên Tĩnh Gia nói
riêng.
Đề tài là nguồn cung cấp thông tin cho các đ ề tài nghiên c ứu có liên
quan.
- Ý nghĩa thực tiễn
Qua quá trình tìm hiểu về công tác tổ chức, quản lý công tác văn th ư,
lưu trữ tôi đã có cơ hội tìm hiểu thêm về quá trình hình thành, c ơ c ấu t ổ
chức, chức năng nhiệm vu của UBND huyện Tĩnh Gia.
Đề tài nghiên cứu giúp tôi hiểu rõ hơn về vai trò của công tác văn
thư, lưu trong việc áp dụng vào thực tiến công việc. Cụ thể là công tác t ổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại BND huyện Tĩnh Gia, làm t ốt
công tác văn thư lưu trữ giúp cho cơ quan hoạt động m ột cách h ợp lý và có
hiệu quả.
Thông qua việc nghiên cứu tôi thấy được những ưu điểm và h ạn chế
của lãnh đạo, nhân viên trong tổ chức, quản lý công tác văn th ư, l ưu tr ữ,
đông thời cũng nhận thấy được những phương thức, cách giải quy ết đ ể
khắc phục những hạn chế đó.
8. Cấu trúc của đề tài
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huy ện Tĩnh
Gia.
Chương 2. Trách nhiệm của lãnh đạo,nhân viên trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Tĩnh Gia.

Chương 3. Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo, nhâ viên trong
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyên Tĩnh
9


Gia.

10


CHƯƠNG 1.
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND HUYỆN TĨNH GIA
1. Lịch sử hình thành
Tĩnh Gia là một huyện cực Nam của tỉnh Thanh Hoá, cách tỉnh Thanh
Hóa 41 km về phía Nam, có tổng diện tích tự nhiên là 458,28 km 2. Phía Nam
giáp tỉnh Nghệ An, phía Đông giáp biển Đông, phía Bắc giáp huy ện Qu ảng
Xương, phía Tây giáp huyện Nông Cống và huyện Nh ư Thanh. Tĩnh Gia h ội
tụ đồng thời cả 3 vùng sinh thái: vùng biển và ven biển; vùng đ ồng b ằng;
vùng trung du, miền núi. Đây là điều kiện thuận lợi đ ể Tĩnh Gia th ực hi ện
sự phát triển đa dạng, tổng hợp bao gồm cả các ngành công nghiệp, nông
nghiệp và dịch vụ; cả kinh tế miền núi bán sơn địa, đồng bằng và kinh t ế
biển. Quốc lộ 1A dài 35 km, chia Tĩnh Gia thành hai theo h ướng B ắc Nam,
nửa Tây thuộc đồng ruộng và núi, nửa phía Đông thuộc bi ển v ới b ờ bi ển
dài 42km. Vị trí này đã tạo cho huyện một thế “mở” khá đặc biệt là về phía
Nam tạo cơ hội cho sự hình thành các mô hình kinh tế liên tỉnh và th ực
hiện các dự án liên kết kinh tế, Khu kinh tế Nghi Sơn đã được ra đ ời và có
đầy đủ cơ sở để phát triển trở thành một khu công nghiệp sầm uất, th ịnh
vượng. Tính chất đa dạng của vị trí và tự nhiên là điều ki ện thu ận l ợi cho
việc thực hiện chiến lược mở cửa, phát triển kinh tế thị trường của huy ện

hiện tại và trong tương lai.

11


12


1.1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia
Chủ tịch UBND
huyện

Phó chủ tịch UBND
phụ trách lĩnh vực
văn hóa – xã hội

Văn
phòng
HĐND
UBND
huyện

Phó chủ tịch UBND
phụ trách lĩnh vực
đất đai, xây dựng

Phòng
Nội vụ

Thanh tra
huyện

Phòng y
tế

Phòng
Tài
chính Kế
hoạch

Phòng
Tư pháp

Phòng
Công
thương

Phòng
Nông
nghiệp và
phát triển
nông thôn

Phó chủ tịch UBND
phụ trách lĩnh vực
kinh tế - tài chính

Phòng
Giáo dục

và Đào
tạo

Phòng
Văn hóa
và Thông
tin

Phòng Lao
động
-Thương
binh và Xã
hội

Phòng
Tài
nguyên
môi
trường

Về cơ cấu tổ chức của UBND, nếu như trước đây, theo quy định của
Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, không phải ng ười đ ứng đ ầu c ủa
13


các cơ quan chuyên môn của UBND nào cũng là ủy viên c ủa UBND thì đ ến
Luật Tổ chức chính quyền địa phương đã mở rộng cơ cấu tổ ch ức UBND
theo đó tất cả người đứng đầu của các cơ quan chuyên môn c ủa UBND đ ều
là ủy viên của UBND. Đây là quy định nhằm phát huy trí tuệ t ập th ể c ủa các
thành viên UBND, tăng cường hiệu lực giám sát của HĐND đối v ới UBND

cùng cấp thông qua cơ chế lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đ ối v ới
người giữ chức vụ do HĐND bầu.
Về số lượng Phó Chủ tịch UBND các cấp được quy định theo phân
loại đơn vị hành chính, theo đó đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh lo ại đ ặc
biệt (Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh) có không quá 05 Phó Ch ủ t ịch, lo ại
I có không quá 04 Phó Chủ tịch, loại II và loại III có không quá 03 Phó Ch ủ
tịch. Đối với đơn vị hành chính cấp huyện loại I có không quá 03 Phó Ch ủ
tịch, loại II và loại III có không quá 02 Phó Chủ tịch.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1.2.1. Chức năng (Quy định tại Luật tổ chức chính quyền năm 2016)
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là c ơ quan ch ấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa ph ương, ch ịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà n ước c ấp
trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quy ết của Hội đ ồng nhân
dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát tri ển
kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và th ực hiện các chính sách
khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà n ước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nh ất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2.2. Nhiệm vụ
14


- Trong lĩnh vực kinh tế: Uỷ ban nhân dân huy ện th ực hi ện nh ững
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình H ội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê

duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách c ấp mình;
quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp
quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên tr ực
tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra U ỷ
ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra ngh ị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa
phương theo quy định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai: Uỷ

ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quy ền hạn sau đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các ch ương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ng ư nghi ệp ở đ ịa
phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đ ối v ới cá nhân và h ộ
gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đ ất đai theo quy đ ịnh
của pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
15


 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:U ỷ ban nhân dân

huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây d ựng quy ho ạch,
kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huy ện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu th ủ công nghi ệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truy ền
thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất kh ẩu; phát tri ển c ơ
sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự ch ỉ
đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Uỷ ban nhân dân huyện

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch
xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huy ện; quản lý việc
thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và k ết c ấu h ạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc th ực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở;
quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật li ệu xây d ựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Uỷ ban nhân dân

huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và ki ểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động th ương m ại, d ịch
vụ và du lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt

động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
16


Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và th ể d ục th ể

thao: Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quy ền hạn
sau đây:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huy ện và tổ ch ức th ực
hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung h ọc c ơ s ở, tr ường d ạy
nghề; tổ chức các trường mầm non; th ực hiện chủ tr ương xã hội hoá giáo
dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu
chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; h ướng d ẫn các
phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin,
thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch s ử - văn hoá và
danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm
y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng,
chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ m ồ côi
không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ tôi ; th ực hiện chính
sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các c ơ sở
hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản ph ẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao

động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; h ướng dẫn hoạt
động từ thiện, nhân đạo.
 Trong lĩnh vực khoa học, công ngh ệ, tài nguyên và môi tr ường: U ỷ

ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quy ền hạn sau đây:
17


Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục h ậu
quả thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo
lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá
trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng gi ả, hàng
kém chất lượng tại địa phương.
 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật t ự, an toàn xã h ội: U ỷ ban

nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực l ượng vũ
trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu v ực phòng
thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; ch ỉ đạo vi ệc xây d ựng l ực
lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định vi ệc
nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân s ự và x ử lý
các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã h ội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật
nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội ph ạm, các t ệ
nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở đ ịa ph ương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa
phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo
vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo và chính sách:U ỷ

ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật v ề dân t ộc và
tôn giáo;
18


Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, k ế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối v ới vùng đồng bào dân
tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo
nào của công dân ở địa phương;
 Trong việc thi hành pháp luật: Uỷ ban nhân dân huy ện th ực hiện

những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy ph ạm pháp lu ật c ủa c ơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng c ấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ ch ức chính trị - xã h ội, t ổ
chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, t ự do, danh d ự, nhân ph ẩm,
tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý đ ịa gi ới hành chính: Uỷ

ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quy ền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ
quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo h ướng dẫn của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huy ện.
Tiểu kết:
Qua sơ đồ ta thấy mối quan hệ rõ ràng trong cơ cấu tổ ch ức: M ối
quan hệ giữa Ủy ban nhân dân huyện với Chủ tịch, các Phó chủ tịch, các Ủy
viên Ủy ban; giữa Chủ tịch, các Phó chủ tịch, các Ủy viên Ủy v ới các phòng
ban trực thuộc. Các phòng, ban trực thuộc có chức năng tham m ưu, giúp
việc cho Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huy ện th ực hiện
19


chức năng quản lý Nhà nước ở huyện, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo
lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện và cơ quan chuyên môn cấp trên về lĩnh vực được phân công. S ự ra
đời của UBND huyện Tĩnh Gia gắn liền với sự ra đời của cơ quan UNBD
huyện. Cho tới hôm nay cơ quan UBND huyện Tĩnh Gia đã tr ải qua 70 năm
xây dựng và trưởng thành, 70 năm ấy gắn liền với quá trình phát tri ển đi
lên của phong trào cách mạng Tĩnh Gia, tiến trình xây d ựng và b ảo v ệ chính
quyền; gắn liền với tiến trình lịch sử vẻ vang của dân tộc. Vượt qua ch ặng
đường đầy gian lao, khó khăn, th ử thách. Cơ quan UBND huy ện đã đ ạt
được những thành quả rất đáng tự hào.

CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO, NHÂN
VIÊN TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN TĨNH GIA
2.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư - l ưu trữ.
2.1.1. Công tác văn thư
2.1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt đông đảm bảo thông tin bằng văn bản ph ục
vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc xây d ựng về văn b ản, gi ải
quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà n ước . Hay nói
cách kahcs công tác văn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một
hần của quá trình xử lý thông tin.
2.1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
Nói đến công tac văn thư là nói đến những công việc có liên quan
đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, t ổ ch ức
quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin
văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu m ột trong s ố
những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và
điều đó sẽ ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của c ơ quan.
20


Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn
phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một hần lớn trong
hoạt đọng của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý c ủa
cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động c ủa c ơ
quan, được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước.
2.1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đ ạo và quản

lý Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt đ ộng c ủa các đ ơn v ị
được hiệu quả. Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn th ư ho ạt đ ộng
có hiệu quả , nếu hiểu không đúng sẽ kìm hãm sự phát tri ển c ủa nó , đi ều
này sễ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà n ước
.

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác

những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà n ước c ủa
mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý đ ược thu th ập t ừ
nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác
nhất là nguồn thông tin từ văn bản.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cho c ơ
quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà n ước, h ạn ch ế
bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô hiệu và việc lợi dùng văn
bản Nhà nước để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ ch ứng c ứ về hoạt
động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của c ơ quan, các văn b ản
giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của
cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý ch ứng minh
cho hoạt động của cơ quan là sát thực và hiệu quả.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, th ường xuyên cho
tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có gia trị trong hoạt đ ộng c ủa
21


cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của
mình, các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ s ơ tài liệu vào l ưu

trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữu lại càng đầy đủ bao nhiêu thì
chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đ ồng th ời công
tác lưu trữ có điểu kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ của
mình.
2.1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những bộ ph ận của công tác
công văn, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu
cầu cơ bản sau đây:

22


 Nhanh chóng:

Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của cơ quan ph ụ
thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản. Do đó xây d ựng văn b ản ph ải
nhanh chóng, giải quyết văn bản hải kịp thời góp phần vào việc giải quy ết
nhanh chóng công việc của cơ quan
 Chính xác:

Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản ph ải chính xác tuy ệt
đối về mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà n ước cấp trên.
Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, ch ứng
cứ rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các y ếu t ố
về mặt thể thức do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thu ật
nghiệp vụ của văn thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ
trong các khâu đánh máy, đăng ký văn bản vào, văn bản ra trong quá trình
chuyển giao văn bản.
 Bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của c ơ quan có nhi ều v ấn
đề thuộc hạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình
tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm b ảo bí
mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về n ội dung văn
bản. Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đ ối t ượng, không
để lọt vào tay người
 Hiện đại:

Tính hiên đại trrong công tác văn thư đó chnhs là ứng d ụng công
nghệ thông tin vào trong công tác này. Như vậy nhân viên văn th ư có th ể
soạn thảo trên máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đame bảo chính
xác về hình thức và công việc soạn thảo cũng được tiến hành nhanh chóng
hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công.
2.1.1.5. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm có ba nội dung cơ bản sau:
23


 Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duy ệt văn bản,

đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
 Tổ chức quản lý và ban hành văn bản bao gồm: quản lý, tổ ch ức giải quy ết
văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quy ết văn bản đi, văn b ản m ặt, văn
bản nội bộ, quản lý hồ sơ.
 Quản lý sử dụng con dấu.
Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước văn bản s ử dụng nh ư m ột
phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin
cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó
phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động , quan lý của c ơ quan t ổ

chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nh ận viên văn
thư hải thực hiện các nhiệm vụ sau:
 Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
 Sơ bộ hân loại văn bản, trình giám đốc phê duy ệt, chuy ển giao theo dõi





việc giải quyết văn bản đến.
Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn , tài li ệu.
Đánh máy. Rà soát văn bản, in sao tài liệu
Quản lý giấy mời họ, giấy giới thiệu.
Sử dụng và quản lý con dấu.
2.1.2. Công tác lưu trữ
2.1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình x ử lý thông tin. T ất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và nh ững h ồ s ơ
tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà n ước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan t ới việc
tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ hục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu c ầu cá
nhân.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý , b ảo

quản và tổ chức sủ dụng tài liệu lưu trữ hục vụ xã hội. Vì thế công tác l ưu
trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy

24


Nhà nước.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện cxacs nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu tr ữ ,
bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu tr ữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ ch ức khoa học nh ững
văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt đ ộng của
cơ quan, tổ chức để làm bằng chững tra cứu thông tin trong quá trình ho ạt
động

- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của nh ững tài li ệu có giá tr ị

được chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình ho ạt
động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác ph ục v ụ
cho mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sự của toàn xã h ội.
TÓM LẠI: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan
đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử d ụng
tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu c ầu chính
đáng của công dân.
2.1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình x ử lý
thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác
này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối v ới vi ệc b ảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu m ới của công
tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh công tác

lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh v ực của đ ời s ống xã
hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có đ ộ tin cậy cao do
nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính ch ất làm b ằng ch ứng
lịch sử quy định của tài liệu lưu trữ.
Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước được thuể hiện ở những khía cạnh sau:
 Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có th ể từ
25