Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND tỉnh tuyên quang (mẫu tham khảo)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG
Đỗ Văn Hoàng
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
HÀ NỘI 2015
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
Người hướng dẫn: TS. Lê Thị Hiền
Sinh viên thực hiện: Đỗ Văn Hoàng
Lớp: ĐH Quản trị văn phòng (1406 QTVB)
HÀ NỘI 2015
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài "Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Tuyên Quang" mà tôi trình bày sau đây được hình thành từ những tìm tòi, suy
ngẫm và nghiên cứu nghiêm túc, tuyệt đối không có sự sao chép. Tôi xin chịu
trách nhiệm về đề ra do tôi nghiên cứu/.
Tuyên Quang, ngày 25 tháng 8 năm 2015
NGƯỜI VIẾT
Đỗ Văn Hoàng
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân chân thành cám ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên
Quang và các anh, chị tổ Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh Tuyên Quang đã giúp đỡ tôi trong việc hoàn thành đề tài này./.
Tuyên Quang, ngày 25 tháng 8 năm 2015
NGƯỜI VIẾT
Đỗ Văn Hoàng

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt
1 UBND Uỷ ban nhân dân
MỤC LỤC
NỘI DUNG Trang
LỜI MỞ ĐẦU
1-2
Chương 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
3-6
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG UỶ
BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
7-21
Chương 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
22
KẾT LUẬN 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Những người làm công tác văn phòng nói riêng và những người giữ các
chức vụ lãnh đạo nói chung luôn thấm nhuần lời của bác Hồ “Công tác văn
phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình.
Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không
đúng”.
Nói như vậy để thấy rằng văn phòng có vị trí rất quan trọng trong hoạt
động của một cơ quan, đơn vị. Vì vậy, Văn phòng là nơi tập trung những con
người hiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung

thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công
tác. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận, đánh giá khách quan cũng như cần
phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan,
đơn vị thông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Nói đến công tác văn phòng là chúng ta đang nói đến những công việc
thiên nhiều về công tác hành chính, trong đó phải kể đến công tác văn thư, lưu
trữ.
Đúng vậy, công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt
động quản lý của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì
vậy cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc
của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan
liêu do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có
cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của
công tác quản lý và lãnh đạo. Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng
những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo
1
quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vậy lý của tài liệu mà còn phải
sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá
hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức.
Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc
điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi
cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã
xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành
lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"
trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm

bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn
thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang, tôi sinh viên lớp Quản trị văn phòng
1406QTVB quyết định chọn nội dung về công tác văn thư làm đề tài nghiên cứu
với tên gọi: “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang”.
2
Chương 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
1. Khái quát về Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Tuyên Quang
1.1. Lịch sử hình thành UBND tỉnh Tuyên Quang
Tuyên Quang là tỉnh miền núi nằm ở phía Bắc, có diện tích: 5.868 Km2,
dân số: 727.751 người.
Trong cách mạng Tháng Tám, Tuyên Quang vinh dự là Thủ đô Khu giải
phóng, được Trung ương Đảng và Bác Hồ chọn làm trung tâm của cách mạng cả
nước. Tại Tân Trào-Sơn Dương - Tuyên Quang đã diễn ra nhiều sự kiện lịch sử
gắn liền với vận mệnh dân tộc: Hội nghị toàn quốc của Đảng quyết định chủ
trương lãnh đạo toàn dân Tổng khởi nghĩa giành chính quyền và cử ra Uỷ ban
khởi nghĩa toàn quốc; Quốc dân Đại hội họp tại đình Tân Trào thành lập Uỷ ban
dân tộc giải phóng tức Chính phủ lâm thời do Bác Hồ làm Chủ tịch.
Trong những năm trường kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược,
Tuyên Quang là Thủ đô Kháng chiến, nơi đồng bào cả nước " trông về Việt bắc
mà nuôi chí bền"; nhân dân các dân tộc Tuyên Quang đã luôn luôn làm tròn
nhiệm vụ thiêng liêng: Xây dựng, bảo vệ An toàn khu (ATK); bảo vệ Bác Hồ,
Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận cùng nhiều bộ, ban, ngành
Trung ương; bảo vệ các cơ quan đầu não của Cách mạng Lào. Đảng bộ và nhân
dân các dân tộc Tuyên Quang đóng góp phần quan trọng, to lớn vào cuộc đấu
tranh giành độc lập dân tộc, lập nhiều chiến công vang dội trên chiến trường,

đập tan các cuộc tấn công lên Việt Bắc của giặc Pháp. Bình Ca, Cầu Cả, Khe
Lau , là những địa danh lịch sử làm rạng rỡ tinh thần chiến đấu quả cảm, mưu
trí, sáng tạo của quân, dân Tuyên Quang trong chiến dịch Việt Bắc (Thu - Đông
1947).
Tại Tuyên Quang, nhiều hội nghị quan trọng của Trung ương Đảng,
Chính phủ được triệu tập. Đặc biệt, Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ II
(họp tại Kim Bình, Chiêm Hoá từ ngày 11 đến ngày 19 tháng 2 năm 1951), là
Đại hội đầu tiên của Đảng được tổ chức ở trong nước. Đại hội đã bổ sung, hoàn
chỉnh đường lối kháng chiến, kiến quốc, đề ra nhiệm vụ xây dựng Đảng Lao
3
động Việt Nam vững mạnh, quyết định những chủ trương, biện pháp đưa cuộc
kháng chiến trường kỳ, oanh liệt của dân tộc ta đến thắng lợi. Cuộc kháng chiến
chống thực dân Pháp thắng lợi, Đảng bộ và nhân dân các dân tộc Tuyên Quang
tiếp tục xây dựng hậu phương vững mạnh, làm tròn nhiệm vụ của hậu phương
lớn đối với tiền tuyến lớn, đánh thắng cuộc chiến tranh phá hoại của đế quốc
Mỹ, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước.
Truyền thống yêu nước, đoàn kết, cách mạng, tinh thần đấu tranh anh dũng của
lớp lớp cán bộ, đảng viên và nhân dân các dân tộc Tuyên Quang đã để lại những
bài học quý giá, những tấm gương sáng ngời cho các thế hệ mai sau học tập, noi
theo.
Trong công cuộc đổi mới, Đảng bộ và nhân dân các dân tộc Tuyên Quang
tiếp tục phát huy truyền thống vẻ vang của quê hương cách mạng, quyết tâm
vượt qua mọi khó khăn, khai thác tiềm năng, phát huy thế mạnh của địa
phương, chủ động hội nhập kinh tế, tạo bước đột phá mạnh mẽ trong phát triển
kinh tế-xã hội, tranh thủ sự đóng góp, giúp đỡ của Trung ương và các bộ, ngành,
các địa phương trong cả nước và các tổ chức quốc tế, thực hiện thắng lợi các
mục tiêu, nhiệm vụ do Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ XV đề ra,
phấn đấu đưa Tuyên Quang trở thành một tỉnh phát triển toàn diện, đời sống vật
chất và tinh thần của nhân dân ngày càng được nâng cao, có cuộc sống ấm no,
hạnh phúc, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh, góp phần tích cực vào sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ
UBND tỉnh Tuyên Quang hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp tỉnh
và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và
UBND Bộ máy tổ chức của UBND tỉnh Tuyên Quang là toàn bộ hệ thống các
thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.
4
1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó chủ tịch
+ Các Phòng, Ban
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh Tuyên Quang
UBND tỉnh Tuyên Quang là cơ quan hành chính nhà nước, thi hành quản
lý các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên lãnh
thổ của mình theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBND tỉnh và
các cơ quan cấp trên.
- Chức năng:
+ Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ du lịch;
+ Về thu chi ngân sách của địa phương;
+ Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;
+ Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội;
+ Về phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
+ Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ UBND tỉnh Tuyên Quang thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành các
chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, quản lý, hướng dẫn các huyện,
phường trong tỉnh hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND và

UBND, UBND tỉnh thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn về sau:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-VH, an ninh quốc
phòng dài hạn và hàng năm của tỉnh. Kế hoạch đầu tư và xây dựng các công
trình trọng điểm của tỉnh trình HĐND tỉnh quyết định.
+ Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND tỉnh, các biện
pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND tỉnh về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc
phòng; thông qua các báo cáo của UBND tỉnh trước khi trình HĐND tỉnh.
5
+ Xây dựng quy chế làm việc của UBND tỉnh, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với tập thể, cá nhân do UBND tỉnh
trực tiếp quản lý;
+ Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND tỉnh quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
khiếu nại – tố cáo;
+ Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND tỉnh hàng năm;
+ Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND tỉnh hoặc những vấn đề mà Chủ tịch UBND tỉnh thấy cần thiết phải đưa
ra lây kiến của tập thể.
6
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG ỦY
BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ.
1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư
Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:
- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công

tác văn thư.
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn
thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. (giáo trình công tác hành chính văn
phòng trong cơ quan Nhà nước).
Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà
nước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi
chép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay
giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một
cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó.
Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan,
tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan
quy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem
xét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của
mình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách
nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm
tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn
đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân
7
bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu, lưu trữ
văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan.
Ý nghĩa công tác văn thư
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của
một cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội.
Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhà nước với quần chúng nhân dân và
giữa các cơ quan tổ chức với nhau. Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy
tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật

quốc gia nguồn bổ sung chủ yếu vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác
quản lý nhà nước.
Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác
dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo.
1.2. Công tác lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia 4/4/2001.
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục – khoa học và công nghệ được
hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam trong quá trình hoạt
động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân
dân (sau đây gọi chung là cơ quan), tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểu
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi
trên giấy phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật
mang tin khác trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế
bằng bản sao cho hợp pháp.
“ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ
xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật
làm ra tài liệu đó.
8
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông lữu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng
sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội, tài liệu về
thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật
lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước,
của các tổ chức chính trị xã hội.

“Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật
lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị.
“ Lưu trữ hiện hành”: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm
vụ thu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ đựơc tiếp nhận từ các
đơn vị thuộc cơ quan tổ chức.
“Lưu trữ lịch sử”: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu
dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và
các nguồn tài liệu khác.
“Bảo hiểm tài liệu lưu trữ”: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo
quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính,
bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài liệu
đó.
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. (Theo cuốn Công tác Hành
chính văn phòng trong cơ quan nhà nước).
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã
giải quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu
lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập bổ sung tài liệu
lưu trữ người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị,
cơ quan là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ. Ngoài ra người ta còn chú ý sưu tầm
9
những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện
hay trong nhân dân, vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu
giữ được trong các tổ chức lưu trữ của nhà nước.
Bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ: là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý
kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin
tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các

cơ quan - tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản
đóng kín mà chúng có ý nghĩa được khai thác phục vụ cho toàn xã hội, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công tác tra
cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
Ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một
cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự
kiện lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác nghiên
cứu và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và
toàn cơ quan nói chung.
Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động
sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ
ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên
các lĩnh vực. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn
phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào
công việc nghiên cứu hiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy
luật vận động của tự nhiên – xã hội để dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến
trình phát triển của xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho con người,
cho quốc gia.
10
2. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư lưu trữ
* Quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ
Có thể áp dụng các văn bản sau:
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 4/4/2001
của UBTVQH khoá X.
Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 về công
tác văn thư.
Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định

chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư số 21/2005/TT – BNV ngày (01/2/2005) hướng dẫn chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
3. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND tỉnh Tuyên Quang
3.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang là: ban hành
văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của UBND tỉnh Tuyên Quang; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác lưu
trữ.
3.1.1 Các nghiệp vụ công tác văn thư của UBND tỉnh Tuyên Quang
* Trách nhiệm đối với công tác văn thư:
- Lãnh đạo Uỷ ban, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Uỷ ban trong phạm
vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc
nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan
đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về công tác văn thư.
* Hình thức văn bản.
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban
nhân dân tỉnh Tuyên Quang bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Quy chế soạn
11
thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên
Quang.
- Văn bản hành chính gồm có:
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,công văn, công điện,
giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

- Các hình thức văn bản khác như: Văn bản chuyên ngành, Văn bản của tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của
các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
* Thể thức văn bản:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT –
BNV – VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể của
các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
* Soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi,
bổ sung một số điều lệ của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày
16/12/2002, Nghị định số 161/2003/NĐ – CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ
quy định chi tiết về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung, một số điều của Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật; Quy chế thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy
phạm pháp luật ban hành kèm theo Quyết định số 05/2007/QĐ – TTg ngày
12
10/1/2007 của Thủ tướng Chính phủ và Quy chế soạn thảo, ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Uỷ ban
giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn

thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban việc tham khảo
ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu
tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan (hồ sơ
trình).
* Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
* Đánh máy, nhân bản văn bản.
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
13
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Đối với các văn bản trình lãnh đạo Uỷ ban ký, thì Thủ trưởng đơn vị chủ
trì soạn thảo văn bản ký tắt vào cuối dòng cuối cùng của văn bản, sau đó chuyển
toàn bộ hồ sơ trình đến phòng Tổng hợp, Văn phòng Uỷ ban, Phòng tổng hợp
giúp Chánh văn phòng Uỷ ban thực hiện trách nhiệm được giao.
* Ký văn bản

- Đối với các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa
lệnh lãnh đạo Uỷ ban thì Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm trình lãnh đạo
Uỷ ban duyệt nội dung và có ý kiến đồng ý cho phép ký.
- Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại
mực dễ phai.
- Văn bản sau khi lãnh đạo Uỷ ban đã ký, sẽ được phòng Tổng hợp tiếp
nhận, vào sổ theo dõi và chuyển đến phòng hành chính - quản trị để làm thủ tục
phát hành văn bản đi. Không trả văn bản lãnh đạo Uỷ ban ký cho các đơn vị chủ
trì soạn thảo tự phát hành.
Toàn bộ hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban ký (trừ những hồ sơ liên quan đến tổ
chức cán bộ), sau khi phát hành văn bản Phòng Hành chính – Quản trị có trách
nhiệm giữ lại, tổ chức bảo quản và định kỳ hàng năm chuyển cho lưu trữ cơ
quan để tổ chức quản lý.
Hồ sơ các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa lệnh
lãnh đạo Uỷ ban sẽ được lưu trữ tại các đơn vị tổ chức bảo quản và định kỳ hàng
năm chuyển cho lưu trữ cơ quan để tổ chức quản lý.
* Bản sao văn bản
- Các hình thức bản sao được quy định gồm bản sao y bản chính, bản trích
sao và bản sao lục.
- Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục, tên cơ quan,
tổ chức sao văn bản, số, ký hiệu bản sao, địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức
14
vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức sao văn
bản: nơi nhận.
- Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo
đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính.
- Bản sao chụp cá dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo
đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục

Trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
* Quản lý văn bản đến.
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Uỷ ban tỉnh Tuyên
Quang phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết. Trừ những trường hợp chuyển thẳng đến lãnh
đạo uỷ ban và có ý kiến chỉ đạo giải quyết.
* Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và
chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Với những
trường hợp cụ thể thì xử lý như sau:
+ Những văn bản thuộc loại “Tuyệt mật” (Ký hiệu là A): “Tối mật” (Ký
hiệu là B); “Mật” (Ký hiệu là C) và những bì công văn có ghi “Chỉ người có tên
mới được bóc bì”; Văn bản gửi các đồng chí Uỷ viên Trung ương Đảng thì văn
phòng không bóc bì mà chỉ ghi vào số công văn ngoài bì công văn đi vắng thì
chuyển đến đúng người nhận. Nếu người có tên trên bì công văn đi vắng thì
15
chuyển đến Chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp để
xin ý kiến giải quyết (với các loại văn bản hoả tốc, mời họp). Trường hợp cả
Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng đi vắng thì Trưởng phòng Tổng hợp
báo cáo lãnh đạo Uỷ ban để xử lý theo quy định.
+ Những văn bản, tài liệu có độ mật “A”, “B”, và “C” mà ngoài bì không
ghi chỉ dẫn khác, ngoài hàng chữ: “Kính gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên

Quang” thì Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp
được bóc bì, đăng ký vào sổ theo dõi của văn thư và trình lãnh đạo Uỷ ban để
xin ý kiến xử lý.
+ Đối với các văn bản cho UBND tỉnh Tuyên Quang, lãnh đạo UBND
tỉnh Tuyên Quang đến ngoài giờ, có dấu chỉ khẩn, mật thì giao cho Trưởng
phòng Hành chính - Quản trị chịu trách nhiệm xem xét nội dung sau đó báo cáo
cho lãnh đạo văn phòng để xử lý, riêng những văn bản hoả tốc, gửi đích danh
lãnh đạo Uỷ ban, bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển kịp thời đến tận tay
lãnh đạo uỷ ban, trường hợp lãnh đạo ủy ban đi công tác vắng thì báo cáo lãnh
đạo văn phòng để giải quyết.
- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản.
*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
- Lãnh đạo ủy ban giao cho Chánh văn phòng uỷ ban có trách nhiệm thực
hiện công việc sau:
+ Xem xét, xử lý ban đầu toàn bộ văn bản đến Uỷ ban hàng ngày (do bộ
phận văn thư chuyển đến) và chuyển cho phòng ban, đơn vị nghiên cứu, xử lý
trong thời hạn không quá 1 ngày làm việc.
+ Theo dõi đôn đốc cho các đơn vị giải quyết văn bản đến, hàng tuần tổng
hợp báo cáo lãnh đạo Uỷ ban để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban.
+ Đối với những văn bản quan trọng, khẩn thì Chánh văn phòng thực hiện
ngay theo yêu cầu để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban.
- Trách nhiệm của các phòng ban, đơn vị: Với những văn bản có nội dung
yêu cầu phải tổ chức thực hiện, trong thời gian 2 ngày (ngày làm việc) kể từ khi
16
nhận được văn bản, các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm tham mưu đề xuất báo
cáo lãnh đạo uỷ ban phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
- Lãnh đạo Uỷ ban có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
trình xử lý công việc trong thời hạn không quá 2 ngày theo sự uỷ nhiệm của lãnh
đạo Uỷ ban và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (kể

cả đồng ý với nội dung trình tham mưu xử lý hoặc không đồng ý).
*Quản lý văn bản đi.
Lãnh đạo Phòng Hành chính - Quản trị có trách nhiệm giúp cho lãnh đạo
văn phòng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi đóng dấu, phát hành văn bản.
Tất cả văn bản do cơ quan phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) văn bản
đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành, phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
* Chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh (đồng thời với việc gửi bản chính văn bản).
* Việc lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng
ký.
17
- Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực
bền lâu.
Tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn
vị;

- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành tại cơ quan.
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước lãnh đạo uỷ
ban về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ
của cơ quan.
* Quản lý và sử dụng con dấu.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật.
- Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng
dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định
sau:
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
+ Không được đóng dấu khống chỉ.
- Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của văn phòng hay của
đơn vị trong cơ quan được quy định như sau:
+ Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan;
+ Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
18
3.1.2 Ưu điểm và hạn chế .
* Ưu điểm:
Nhìn chung công tác văn thư là tốt, quản lý con dấu. Xử lý văn bản đi,
đến, theo đúng trình tự thủ tục quy định của nhà nước đảm bảo bí mật của cơ
quan.
Người cán bộ làm công tác văn thư có phẩm chất đạo đức tốt, chăm chỉ
chịu khó.

* Nhược điểm.
Ngược lại nghiệp sụ công tác văn thư là người quản lý cấp phòng cho nên
rất bận.
Chưa tham mưu được các lĩnh vực quản lý cao hơn nữa đối với các
phòng ban của đơn vị. Vì vậy công tác lập hồ sơ hiện hành còn vướng.
Tình trạng hiện nay do vị trí các phòng ban cho nên rất khó khăn trong
công tác quản lý hồ sơ tài liệu.
+ Chưa chỉ đạo được khâu lập hồ sơ chuyển giao và lưu trữ của cơ quan
sau khi kết thúc công việc của một năm tại các đơn vị.
3.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ trong Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang là một lĩnh vực
hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các công việc về thu nhập, bổ
sung, chỉnh lý, xác định giá, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ
sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành các hoạt
động nghiệp vụ nâng cao hiệu quả.
3.2.1 Hoạt động thực tiễn của công tác lưu trữ
- Cơ cấu tổ chức lưu trữ nằm trong phòng Hành chính thuộc văn phòng.
- Nhân sự có 2 người
- Chỉ đạo chung từ người đứng đầu, cấp Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh
văn phòng, phó chánh văn phòng, phó trưởng phòng hành chính, phụ trách cán
bộ lưu trữ.
19