CÔNG tác văn THƯ, lưu TRỮ tại UBND HUYỆN mỹ đức

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
...............................................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................3
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC.........................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức...........3
1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức..................................................................3
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức..........................................................3
3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện mỹ Đức.....................................................................................................................4
1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng................................................................................4
1.1. Chức năng của Văn phòng:..........................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:......................................4
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.....................................................................................5
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng................................................5
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
UBND huyện Mỹ Đức......................................................................................................11
1.Khảo sát về công tác văn phòng.....................................................................................11
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc
và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức...............................................................11
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ
quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm...............................................................................11
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức.
...........................................................................................................................................13
1.4. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND

huyện Mỹ Đức...................................................................................................................14
1.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND huyện. 15
2. Khỏa sát về công tác văn thư........................................................................................16
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức.................................16
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan....................................................................................16
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.................................................17
3.1. Nhận xét.....................................................................................................................17
3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo
văn phòng..........................................................................................................................18

PHẦN II..............................................................................................................19
CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ...........................................19
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.........19
1. Công tác văn thư:..........................................................................................................19
1.1.Khái niệm....................................................................................................................19
1.2.Nội dung công tác văn thư..........................................................................................19
1.3.Yêu cầu của công tác văn thư:....................................................................................19
1.4.Ý nghĩa :......................................................................................................................20
2.Công tác lưu trữ.............................................................................................................20
Lê Văn Duy

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.Khái niệm....................................................................................................................20

2.2.Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu.......................................................................20
2.3.Ý nghĩa........................................................................................................................21

CHƯƠNG II:.....................................................................................................22
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.....................22
1.Công tác văn thư............................................................................................................22
1.1.Công tác soạn thảo văn bản.........................................................................................22
1.2.Quản lí và giải quyết văn bản đi.................................................................................22
1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến:...........................................................................24
1.4.Quản lý và sử dụng con dấu........................................................................................26
1.5.Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................................26
2.Công tác lưu trữ.............................................................................................................26
2.1.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:.........................................................26
2.2.Xác định giá trị tài liệu................................................................................................27
2.3.Phân loại tài liệu..........................................................................................................27
2.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...............................................................................................28
2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................................................28
2.6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:.................................................................29

CHƯƠNG III:....................................................................................................31
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ...................................31
TẠI UBND HYỆN MỸ ĐỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP..............................31
1.Thực trạng công tác văn thư:.........................................................................................31
1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:.................................................................................31
1.2.Quản lý văn bản đi......................................................................................................32
1.3.Quản lý văn bản đến....................................................................................................34
1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................................................35
1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............................................36
2.Công tác lưu trữ.............................................................................................................38
2.1.Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức.................................................................38

2.2.Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ.............................................................................38
2.3.Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ.........................................................39
2.3.1.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................................................39
2.3.2.Xác định giá trị tài liệu.............................................................................................39
2.3.3.Phân loại tài liệu.......................................................................................................41
2.3.4.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................................42
2.3.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................................43
2.3.6.Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................44

CHƯƠNG IV:....................................................................................................46
NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC............................46
1.Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ.............................................................................46
1.1.Công tác Văn thư........................................................................................................46
1.2.Công tác lưu trữ..........................................................................................................47
2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.......................47
2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức:...................................................................................48
2.2. Về quy trình nghiệp vụ...............................................................................................48
2.3. Về trang thiết bị:........................................................................................................49

PHẨN III: KẾT LUẬN.....................................................................................50
Lê Văn Duy

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Lê Văn Duy

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là xu thế tất yếu của mỗi quốc gia
trong xã hội ngày càng phát triển đi lên. Nhiều ngành nghề đã được chú trọng
đẩy mạnh phát triển như các ngành kinh tế, nghiên cứu khoa học, giáo dục, y
tế… Ngành văn phòng cũng đang từng bước khẳng định vị thế quan trọng được
nhiều người quan tâm trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội nói chung.
Những lối suy nghĩ, cách nhìn cũng như quan niệm của xã hội về nghành
văn phòng cũng sẽ nói khác trong cuộc cách mạng Khoa học công nghệ không
chỉ đơn thuần là việc tổ chức và xử lý thông tin mà còn là việc quản lý, sắp xếp
công việc.
Hiện tại và trong tương lai, ngành Quản trị văn phòng là một trong những
ngành đầy triển vọng trong thành phần kinh tế nói chung và tất cả cơ quan, ban
nghành, đoàn thể tổ chức nói riêng.
Đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã
mở rộng các lớp đào tạo đội ngũ cán bộ rất đa dạng về các ngành học cũng như
hình thức và thời gian đào tạo. Đặc biệt là ngành văn thư lưu trữ đã gắn liền với
ngôi trường từ khi mới được thành lập. Mục đích nhằm cung cấp và bổ sung đội
ngũ cán bộ chuyên môn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp…
Để đạt được mục tiêu đề ra và đáp ứng được vấn đề chuyên môn một cách
toàn diện nhất. Đồng thời thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhà
nước đề ra “học đi đôi với hành”. Sinh viên khi ra trường có thể thích ứng nhanh
với côngviệc. Ngoài những kiến thức lý luận được trang bị trên nhà trường chưa

đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của xã hội sau khi sinh viên ra trường. Bên
cạnh kiến thức lý luận, các nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh viên ra trường phải có
nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế. Nhận thức được điều đó, trong chương
trình đào tạo ngoài việc giảng dạy trên lớp về lý thuyết, nhà trường còn tổ chức
và bố trí cho sinh viện đi thực tập ở các cơ sở và lấy đó làm tiêu chí quan trọng
đánh giá kết quả quá trình học tập và lĩnh hội kiến thức của sinh viên.
Trong thời gian thực tập có vai trò đặc biệt quan trọng. Nhờ việc thực
hiện phương châm đổi mới trong Giáo Dục “ Lý luận gắn liền với thực tế, nhà
Lê Văn Duy

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trường gắn liền với xã hội” mà sinh viện được “cọ sát” và trải nghiệm tìm hiểu
tình hình thực tế về công tác văn thư, công tác văn phòng.
Là sinh viên năm cuối của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, được sự giới
thiệu của Lãnh đạo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, sự hướng dẫn tận tình của
các thầy cô trong khoa. Sự đồng ý nhất trí của Lãnh đạo UBND huyện Mỹ Đức,
cùng với sự giúp đỡ của các “đồng chí, đồng nghiệp” trong cơ quan em đã hoàn
thành thời gian thực tập của mình.
Trong thời gian này, bản thân em không ngừng cố gắng nỗ lực học hỏi
kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ quản trị văn phòng
bên cạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách của người cán bộ văn
phòng, dựa trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường

và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.
Tuy nhiên đã nỗ lục cố gắng rất nhiều nhưng bài báo cáo của em không
tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức. Kính mong sự thông
cảm và đóng góp của thầy cô giáo và cán bộ Văn phòng HĐND và UBND
huyện Mỹ Đức để bài báo cáo của em được hoàn thiên hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Lê Văn Duy

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Mỹ Đức.
1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức
UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan hành chính Nhà Nước ở cấp huyện với
chức năng quản lý mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của
huyện, thực hiện chức năng nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức
HĐND và UBND năm 2003.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về mặt kinh tế trên địa bàn, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kih tế-xã

hội của huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế-xã hội các xã, lập dự toán chi tiêu ngân
sách Nhà nước trên địa bàn.
2.2 Trong lĩnh vực Nông – Lâm – Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thủy
lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông – Lâm – Ngư; xét duyệt quy
hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
2.3 Trong lĩnh vực CN-TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
các cơ sở CN-TTCN trên địa bàn.
2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các
chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng.
2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động du lịch và thương mại.
2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin thể thao:
Xây dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo
dục, thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.7 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ - Tài nguyên môi trường: Thực hiện
các biện pháp ứng dụng tiến độ hoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống
nhân dân địa phương.
2.8 Trong lĩnh vực Quốc phòng – an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực
Lê Văn Duy

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công
an huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
2.9 Thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo việc
kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý hành chính địa giới
hành chính.
3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Mỹ Đức bao gồm: 01 Chủ Tịch và 03 Phó Chủ Tịch, các
Ủy viên Ủy ban và Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc.
Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Các phòng ban chuyên môn gồm 13 phòng ban.
có thể mô hình hóa tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức như sau:
(Xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND và UBND huyện mỹ Đức.
1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
1.1. Chức năng của Văn phòng:
Văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan ngang phòng,
tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND & UBND huyện, phối hợp, phục vụ
sự chỉ đạo, điều hành của TT HĐND & UBND huyện về kinh tế - xã hội – an
ninh – quốc phòng trên địa bàn đảm bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực và
hiệu quả. Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đảm bảo
các điều kiện co sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại
Kho bạc Nhà nước huyện Mỹ Đức để hoạt động.
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:
Giúp HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác, phối hợp

với cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc, tổ chức
thực hiện các chương trình đó.
Tổ chức truyền đạt và kiến nghị với UBND các biện pháp cần thiết thúc
Lê Văn Duy

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đẩy việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của UBND huyện.
Đảm bảo việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục
vụ công tác giám sát của HĐND, chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Ứng
dụng công nghệ thông tin vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử lý và giải
quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất không nằm trong
kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên. Giúp thường trực HĐND và
UBND huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo HĐND và UBND tỉnh theo
đúng quy định của pháp luật.
Biên tập quản lý hồ sơ tài liệu, phân phối, lưu trữ các văn bản hành chính
theo quy định của pháp luât và thực hiện một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công
tác khác được Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND huyện
phân công.
Bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của
Thường trực HĐND & UBND lãnh đạo huyện.
Giúp HĐND & UBND huyện quản lý công tác văn thư hành chính, lưu
trữ theo qui định Nhà nước. Hướng dẫn các phòng, ban ngành và UBND các xã,

về công tác soạn thỏa văn bản, ban hành văn bản, công tác văn thư, lưu trữ theo
đúng qui định.
Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND và các ban, ngành đoàn
thể…
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng gồm có 3 đồng chí: Chánh Văn phòng, 3 Phó Chánh
Văn phòng giúp việc cho Cháng văn phòng.
Xem phụ lục số 02
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
Tên cơ quan: Ủy Ban nhân dân Huyện Mỹ Đức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Chánh văn phòng
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban.
Lê Văn Duy

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giúp lãnh đạo truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác.
Trách nhiệm:
Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt

động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. Xây
dựng chương trình và các báo cáo thường xuyên phục vụ cho hoạt động của
UBND huyện.
Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, các phòng, đơn vị sự nghiệp thực hiện các
chương trình kế hoạch công tác của huyện.
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung UBND huyện, tổ chức việc thu
thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND
huyện.
Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
HĐND và UBND, Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND huyện.
Quyền hạn:
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, ubnd và
Chủ tịch UBND huyện.
Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND
huyện giao.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chấp nhận đi công tác
2. chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự
3. Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tỏ chức và quản lý
4. Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt
5. Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành
6. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.

Lê Văn Duy

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: phó Chánh văn phòng
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban.
Giúp Chánh Văn phòng truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những nhiệm vụ được Chánh
Văn phòng phân công, thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với Chánh Văn
phòng về kết quả công tác của văn phòng và những vấn đề liên quan để Chánh
Văn phòng tổng hợp và xử lý công việc.
Giúp Chánh Văn phòng dự thảo các báo cáo, chương trình, kế hoạch,
nhiệm vụ công tác định kỳ và đột xuất của HĐND – UBND huyện, chỉnh lý các
văn bản do cán bộ tổng hợp soạn thảo.
Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Van
phòng vắng mặt hoặc được ủy quyền.
Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý cơ sở vật chất và các điều kiện
phục vụ sự lãnh đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện; theo dõi,
quản lý tài sản nội vụ cơ quan.
Trực tiếp điều hành xe ô tô theo quy chế đã ban hành.
Tổ chức, phục vụ chu đáo các hội nghị, các buooit tiếp khác và quan tâm
đời sống của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Văn phòng; hàng tháng, hàng quý
dự trù mua sắm các vật dụng, văn phòng phẩm,…

Dự các hội nghị được Chánh Văn phòng phân công hoặc ủy quyền.
Quyền hạn:
Thừa lệnh Chánh văn phòng ký các loại văn bản hành chính thông thường
như: công văn, sao lục, giấy mời ,… dự các cuộc họp của HĐND, UBND huyện,
Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện.
Phối hợp với các phòng ban, ngành trực thuộc UBND huyện giúp Chánh
Lê Văn Duy

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng giữ mối quan hệ với các đơn vị.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được Chánh Văn phòng giao.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. chấp nhận đi công tác
2. Chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự
3. Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý
4. Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt
5. Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành
6. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.

Lê Văn Duy

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
KẾ TOÁN UBND HUYỆN MỸ ĐỨC

Chức danh công việc: Kế toán
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt các khoản thu, chi của UBND huyện, thực hiện theo đúng Pháp
luật.
Trách nhiệm:
Xây dựng dự toán thu, chi hàng tháng, quý và cả năm.
Thực hiện đúng chế độ tài chính theo Luật ngân sách và các văn bản
hướng dẫn hiện hành
Giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện chế độ kế toán và thanh quyết toán tài
chính theo quy định.
Làm tốt công tác theo dõi, quản lý lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán và
những tài sản chung của cơ quan theo quy định của pháp luật.
Quyền hạn:
Thừa lệnh lãnh đạo thanh quyết toán tìa chính.
Theo dõi, quản lý tài sản chung của UBND huyện.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chuyên ngành: Kế toán.

2. Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm.
3. Tốt nghiệp Đại học trở lên.
4. Biết sử dụng phần mềm kế toán.
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.

Lê Văn Duy

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

VĂN THƯ LƯU TRỮ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Văn thư lưu trữ
Phòng ban: Phòng Văn thư
Mục đích công việc:
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, văn bản có liên
quan trong quá trình hoạt động của UBND huyện.
Trách nhiệm:
Tiếp nhận các loại công văn, tài liệu: phân phối, theo dõi quá trình giải
quyết công văn, phát hành công văn, thu thập và quản lý văn thư theo qui định.
Trực điện thoại, quản lý các con dấu.
Chấp hành nghiêm chế độ bảo mật.
Làm công tác lưu trữ, trực tiếp quản lý kho lưu trữ theo đúng quy định của

UBND.
Quyền hạn:
Theo dõi quá trình giải quyết các văn bản.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ.
2. Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm.
3. Tốt nghiệp Đại học trở lên.
4. Tuổi 22 trở lên, nhanh nhẹn, hoạt bát.
5. Thành thạo tin học, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.

Lê Văn Duy

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND huyện Mỹ Đức.
1. Khảo sát về công tác văn phòng
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức.
Văn phòng HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác,
phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi,

đôn đốc, tổ chức thực hiện các chương trình đó, Văn phòng là noi có nguồn
thông tin quan trọng, tin cậy nhất phục vụ nhu cầu quản lý, điều hành, văn
phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổ chức công việc
điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan đồng thời
văn phòng còn là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủ trưởng có ý
kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Trong tham mưu, giúp việc Văn
phòng luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực trong hoạt động tổ chức lấy ý kiến,
tham gia xây dựng nội quy, quy chế của cơ quan hiệu quả, chất lương: Văn
phòng giao cho tổ bảo về kiểm soát giờ giấc ra vào cơ quan đối với cán bộ, công
chức, viên chức và kiểm soát khách ra vào cơ quan nhằm tạo cho mọi người tác
phong làm việc nhanh nhẹn đứng giờ, chất lượng, khoa khọc và giữ gìn an ninh
trật tự, tài sản chung của cơ quan. Với chức năng hậu cần cho cơ quan, Văn
phòng tổ chức thanh tra, kiểm tra cơ sở vật toàn bộ Ủy ban nhân dân huyện nếu
thiết bị quá cũ không sửa chữa được thì báo cáo lên Phó chủ tịch ủy ban nhân
dân tiến hành thay thế; kiểm tra sức khỏe định kỳ hàng năm cho tất cả mọi
người trong cơ quan. Hai công tác tham mưu tổng hợp và công tác đảm bảo hậu
cần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác
lãnh đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ cho cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm.
Những chương trình, công tác thường kỳ của UBND huyện gồm: những
nhiệm vụ, giải pháp của UBND huyện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các
Lê Văn Duy

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

báo cáo, đề án về cơ chế, chính sách, quy hoạch, kế hoạch…thuộc phạm vi
quyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch UBND hoặc trình HĐND
huyện, UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố trong năm, quy mô thời
gian có thể là quý, tháng, tuần, năm…
- Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc được bổ sung, điều
chỉnh cần giải quyết trong quý.
- Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình công tác quý
được quy định thực hiện trong từng tháng và những công việc được bổ sung,
điều chỉnh cần giải quyết trong tháng.
- Chương trình công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phó
chủ tịch UBND huyện giải quyết hàng ngày trong tuần.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và
hiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm cho Ủy ban. Quy trình xây dựng các chương trình Kế hoạch này
tuân theo các bước cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội
dung công việc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý
kiến phê duyệt, ban hành chương trình, Kế hoạch.
Ưu điểm: Đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được
thống nhất, tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong lãnh đạo chỉ đạo, giúp cơ quan
chủ công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót việc, ưu tiên cho
công tác trọng tâm và nhiệm vụ chính trong từng thời gian, nâng cao hiệu suất
công tác quản lý, huy động được lực lượng tập trung theo một số kế hoạch thống
nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đề ra.
Nhược điểm: Mất thời gian lên chương trình công tác từng tuần, quý,
tháng, phải thay đổi liên tục, có những công việc cần giải quyết ngay thì không

nên lập chương trình để thực hiện theo khiến cho công việc bị chồng chéo,
không giải quyết đúng thời hạn. Có thê chương trình công tác không bám sát nội
dung chính, nhiều người hiểu sai mục tiêu đề ra, khiến công việc không thực
hiện.
Lê Văn Duy

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của
UBND huyện Mỹ Đức.
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm phổ biến các
chủ trương chính sách của cấp trên và phối hợp công việc giữa các bộ phận đơn
vị trong cơ quan nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, nó được sử
dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thảo khoa học, đại hội, họp kín, họp
bóa, họp giao ban,…được nhà quản lý sử dụng làm công cụ phục vụ hoạt động
điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích chủ động, sáng tạo
trong công việc và xây dựng tinh thần đoàn kết. Đồng thời phát huy nền dân chủ
Xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất, hiệu quả trong công việc.
Thủ trưởng các cơ quan, các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện
có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về việc tổ chức họp, hội nghị để triển
khai hoặc tổng kết công tác, thảo luận chuyên môn nghệp vụ trong lĩnh vực quản
lý của cấp mình.
Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Mỹ Đức em thấy loại hình họp

được sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị. Trong đó bản thân em
cũng được tham gia phục vụ, chuẩn bị hội nghị “Gặp mặt doanh nghiệp, cơ sở
sản xuất năm 2014” của UBND huyện.
Công tác tổ chức Hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành các giai
đoạn như:
- Xây dựng kế hoạch tổ chứ hội nghị
- Lên danh sách khách mời, đại biểu tham dự và giấy mời
- Dự trù kinh phí
- Chuẩn bị: Tài liệu, cơ sở vật chất, băng zôn, khẩu hiệu
- Tiến hành: Đón tiệp đại biểu, cài hoa, phát tài liệu, lãnh đạo văn phòng
thường
trực ngoài hội trường và theo dõi, chỉ đạo quá trình hội nghị, cán bộ làm công
tác thư ký ghi biến bản…
Tổng kết hội nghị: Cán bộ văn phòng thu thập thông tin để làm báo cáo
kết quả hội nghị và giải quyết công tác hâu cần, quyết toán kinh phí hội nghị.
Lê Văn Duy

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng có trách nhiệm
thường trực ngoài hội trường để đảm bảo trật tự và giải quyết công việc đột xuất
trong quá trình hội nghị diễn ra.
1.4. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của UBND huyện Mỹ Đức
Văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức là những quy định được thực
hiện, đảm bảo tính nghiêm túc trong cơ quan. Mục đích của việc đề ra quy chế
công sở nhằm xây dựng phong cách ứng sử chuẩn mực của cán bộ, công chức,
viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới xây dựng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được
giao.
UBND huyện đã tổ chức thực hiện nghiêm túc văn hóa công sở:
* Về trang phục, giao tiếp ứng xử: cán bộ, công chức, viên chức mặc quần
âu, áo sơ mi, đeo thẻ có tên cơ quan, ảnh, học tên, chức danh, số hiệu.
- Giao tiếp: Lịch sự, tôn trọng, nói năng rõ ràng, không nói tục, không
quát nạt.
* Bài trí công sở:
- Quốc huy được treo trang trọng ở phía trên cổng chính của UBND
huyện
- Quốc kỳ được treo trang trọng ở tòa nhà chính của UBND huyện
* Bài trí khuân viên công sở:
- Biển tên cơ quan: được đặt bên tay phải cổng chính, ghi rõ tên gị đầy đủ
bằng tiếng việt và địa chỉ của cơ quan.
- Phòng làm việc: có biển tên ghi rõ đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ,
công chức, viên chức. Phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp.
- Khu để phương tiện giao thông: Được bố trí khu vực để phương tiện của
cán bộ công chức, viên chức riêng. Người đến giao dịch, làm việc không được
thu phí gửi phương tiện giao thông.

Lê Văn Duy

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng
của UBND huyện.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức được bố trí tại khu nhà 3 tầng nằm
riêng biệt. Phòng văn thư và phòng đánh máy nằm ở tầng 1 cạnh cầu thang lên
xuống, 2 bên là phòng của Phó chủ tịch. Phòng làm việc của Chánh văn phòng
và Phó chánh văn phòng được đặt ở tầng 3, 2 bên là phòng chuyên viên văn
phòng và phòng tổng hợp, phòng điện nước, tạp vụ phục vụ các hoạt động cho
văn phòng.
Phòng Văn thư được bố trí ở cạnh cầu thang nằm ở tầng 1 để tiện cho việc
tiếp nhận và chuyển giao văn bản phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ
quan.
* Ưu điểm:
Các phòng làm việc được bố trí tập chung ở 1 tòa nhà tạo điều kiện thuận
lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Phòng
Văn thư được tách riêng đảm bảo không ảnh hưởng, gây tiếng ông cho các
phòng khác đồng thời cũng giúp ích cho việc bảo mật thông tin.
Các phương tiện trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc
đầy đủ và hiện đại, toàn bộ máy vi tính cũ được thay thế, giúp công việc được
giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc.
Cơ quan đã áp dụng được phần mềm quản lý văn bản và công nghệ hiện
đại cào chuyển giao văn bản.
Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp xếp đặt khoa học và phù hợp tạo
điều kiện tốt nhất cho cán bộ Văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm:

Tuy đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại trong phòng làm việc bố trí,
sắp xếp vẫn chưa được khoa học như: điện thoại đặt ở bến phải bàn làm việc….
làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Đồng thời một số đồ dùng, dụng cụ cũ
cần được sửa chữa và thay thế. Nhìn chung về công tác văn thư thì tương đối
khoa học nhưng bến cạnh đó công tác lưu trữ không được chú trọng.

Lê Văn Duy

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Do điều kiện kinh tế của địa phương không cho phép nên việc đầu tư
các trang thiết bị văn phòng hiện đại còn gặp nhiều khó khăn.
2. Khỏa sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức
* Ưu điểm: Công tác văn thư của UBND huyện Mỹ Đức được tổ chức
theo hình thức tập trung, có hai cán bộ văn thư chuyên trách. Với nhiều năm
kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các
nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng được nhu cầu công việc, phòng văn thư được bố
trí ngay ở phòng đầu lên xuống trụ sở UBND để tiện cho việc liên hệ công tác.
Mọi văn bản giấy tờ đi hey đến đều phải qua văn thư, các phương tiện phục vụ
công tác văn thư đượcc trang bị như: tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa
để dựng con dấu và đựng tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in, máy fax, điện
thoại và một số đồ đùng khác phục vụ cho viêc soạn thỏa cũng như quản lý văn

bản. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa
học.
* Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó vẵn còn tồn tại
một số nhược điểm sau, đôi khi thể thức của một số văn bản vẫn còn chưa áp
dụng đúng với thể thức văn bản Nhà nước qy định tại thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 1 năm 2011.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư
Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi
UBND và chỉ đạo nghiệp vụ công văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực
thuộc. Công tác văn thư ở UBND làm tốt hay không trước quản lý văn bản đi,
Chủ tịch UBND phải ký những văn bản quan trọng của UBND theo đúng quy
định của nhà nước và có thể giao cho cấp phó của mìn ký thay những văn bản
thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoạc giao cho
Chánh văn phòng lý thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.
Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực
Lê Văn Duy

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện các nhiệm vụ của UBND huyện và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn
thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, ký thừa lệnh Chủ tịch UBND
một số văn bản về những công việc quan trọng, ký thừa lệnh một số văn bản do

Văn phòng trực tiếp ban hành, tham gia vào việc thỏa, duyệt văn bản theo yêu
cầu của Chủ tịch UBND, xem xét về mặt thể thức đối với tất cả văn bản trước
khi ký gửi đi, tổ chức việc dánh máy văn bản đi. Chánh văn phòng có thể giao
cho cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền
hanjc ủa mình.
Trưởng các phòng bna chịu trách nhiệm trược Chủ tịch UBND về toàn bộ
công tác văn htuw của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra
công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý
văn bản, tài liệu đặc biệt tổ chức quản lý văn bản đi đó là tổ chức soạn thảo văn
bản trong phạm vi dơn vị của mình.
Cán bộ văn thư trong UBND có trách nhiệm xem lại thể thức, ghi số,
ngày tháng, đóng dấu văn bản đi , trình ký văn bản, viết bì làm thủ tục phát
hành, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu, quản lý và
làm thủ tục cấp giấy đi đường, lập và bỏa quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng
ký văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Tất cả công chức, viên chức của UBND nói chung phải thực hiện đầy đủ
những nội dung công tác văn thư có lieen quan đến công việc của mình, trong tổ
chức và quản lý văn bản đi của UBND thì đó là các vnaw bnar thuộc phạm vi
trách nhiệm của mình, trình ký văn bản….và đảm bỏa gữi gìn bí mật an toàn văn
bản tài liệu.
Nhằm thống nhất nhiệm vụ văn thư ở UBND huyện văn phòng đã tham
mưu cho lãnh đạo ban hành sổ tay chất lượng gồm quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản, quy trình xử lý văn bản đến, quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu…
để chỉ đạo về công tác này.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3.1. Nhận xét
Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức cũng như những cơ quan hành chính
Lê Văn Duy

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khác đều sử dụng văn bản làm phương tiện trong hoạt động quản lý của mình,
nó là căn cứ để điều hành và quản lý, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm.
Vì vậy việc tổ chức công tác lưu trữ là rất cần thiết. Công tác lưu trữ là một mắt
xích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, nó đòi
hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ chính:
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
Thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,
bảo quản bảo về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa chú trọng nhiều vào công
tác lưu trữ, chưa có nhân viên chuyên trách. Tài liệu lưu trong máy vi tính tại
phòng Văn thư còn chưa đầy đủ do chuyển máy mới nên không tiện cho việc tìm
kiếm tài liệu.
3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ
quan và lãnh đạo văn phòng.
Chánh Văn phòng đã thực hiện những công tác chỉ đạo như sau:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ.
- Căn cứ quy định của pháp luật ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc
thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các xã, thị trấn.
- Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các xã, thị trấn.
- Trực tiếp thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động

của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữ lịch sử của địa
phương.
Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách nên
chưa tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách triệt để cũng như chỉ đạo việc
nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ chưa được
thực hiện.
Ủy ban nhân dân đã ban hành một số văn bản như: kế hoạch và công văn
để chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Lê Văn Duy

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II.

CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ
Lý do chọn đề tài:
Văn thư Lưu trữ là một trong những công tác quan trọng và thường xuyên
của Văn phòng mỗi cơ quan nói chung và UBND huyện Mỹ Đức nói riêng.
Công tác này đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và
điều hành của Nhà nước. Bên cạnh đó giúp quá trình thực hiện công việc được
nhanh chóng, chính xác, đúng thẩm quyền và bí mật.Trong thời gian thực tập tại
UBND huyện Mỹ Đức tôi càng thấy rõ tầm quan trọng của công tác quản lí Văn
thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhà nước. Qua đó thấy được sự chỉ đạo sát
sao của ban lãnh đạo và thái độ thực hiện công việc nghiêm túc của các cán bộ

trong UBND huyện Mỹ Đức.
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư:
1.1. Khái niệm
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu. (Theo Nghị định 110/2004/NĐCP).
1.2. Nội dung công tác văn thư
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư:
- Nhanh chóng: từ khâu xây dựng văn bản, truyền đạt thông tin, tổ chức
quản lý văn bản, vào sổ đăng ký, giải quyết văn bản, xử lý các thông tin trong
Lê Văn Duy

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản.
- Chính xác: về nội dung, thể thức, khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
- Bí mật: yêu cầu này cần được đảm bảo trong quá trình xây dựng văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền.

- Hiện đại: cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
1.4. Ý nghĩa :
- Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung.
- Giúp cho giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chính
xác, hiệu quả, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm
trong việc sử dụng các văn bản làm trái pháp luật.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan.
- Là điều kiện để thực hiện tốt công tác lưu trữ.Công tác văn thư góp phần
làm giảm bớt giấy tờ vô dụng tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề
về lý luận, thực tiễn, pháp chế có liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,
bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của
công dân.
2.2. Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu lữu trữ.
- Phân loại tài liệu lữu trữ.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Thống kê tài liệu lữu trữ
- Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Lê Văn Duy

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Ý nghĩa
- Ý nghĩa lịch sử: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền và phản ánh một cách
trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện
lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
- Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên
cứu và giải quyết công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức.
- Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sáng
tạo của xã hội đương thời.

Lê Văn Duy

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Công tác văn thư
1.1. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:
- Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo để lựa chọn
và giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo thích hợp.
- Các đơn vị, ca nhân có trách nhiệm cần thực hiện:
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản. Từ đó chọn loại văn bản thích hợp.
+ Thu thập, xử lý thông tin liên quan.
+ Xác định đề cương, viết bản thảo, duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản và ban hành văn bản: Đánh máy phải đúng nguyên
văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu có sai sót hoặc
không rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc
người duyệt bản thảo đó. Giữ gìn bí mật văn bản và thực hiện đánh máy, nhân
bản đúng thời gian quy định.
+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Thủ trưởng đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản.
+ Trình ký văn bản.
1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, lưu
chuyển nội bộ, văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
*) Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản:
Công việc này đảm bảo tính hợp pháp chân thực, thẩm mỹ và sự thống
nhất trong soạn thảo, ban hành văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc thực
hiện những bước tiếp theo như ghi sổ, ngày, tháng, đóng dấu.
Lê Văn Duy

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C