Báo cáo thực tập: Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Tĩnh Gia

MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - hiện đại hố, nền kinh tế
nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc
cần phải có sự quản lý, điều hành tốt từ các cơ quan quản lý nhà nước. Điều
này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế
đất nước.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay văn phịng giữ một chức năng và
vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù
lớn hay nhỏ. Hoạt động của văn phịng đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự
thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phịng phải đựơc tổ chức,
quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phịng khoa học và hoạt
động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai cơng việc được thuận lợi,
đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng cơng việc và ngược
lại, góp phần phát triển nền kinh tế đồng thời đẩy mạnh quá trình cơng nghiệp
hóa - hiện đại hóa của cả nước.
Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức
đúng đắn về tầm quan trọng của cơng tác cơng văn, giấy tờ, tránh tình trạng
cung cấp thơng tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên
cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư - lưu trữ là
nhiệm vụ của Quản trị văn phịng. Cơng tác văn thư lưu trữ là một trong
những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản
lý của Nhà nước.
Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm
đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong văn
phòng các cơ quan đơn vị, tổ chức. Cán bộ cơng chức văn phịng chưa được

2


đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp
ứng được u cầu địi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối với
hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phịng của cơng ty
TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang nói riêng, sau thời gian
thực tập tại đây, em đã có thêm được sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về
tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ.
Vì vậy, nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ từ thực
tiễn văn phịng nơi tơi đang thực tập nhằm làm rõ những điểm mạnh, những
hạn chế của công tác này và nguyên nhân của chúng, trên cơ sở đó đề xuất
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của công
ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang. Từ thực tiễn đó, với tư
cách là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi chọn đề tài: “Thực
trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của công ty TNHH thương mại và
dịch vụ tổng hợp Thu Trang” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của
mình, ngành Đại học quản trị văn phịng.
2. Mục tiêu của đề tài
Là một học sinh của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nắm được
những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo quản trị văn
phịng. Tuy nhiên cịn nhiều điều mà tơi chưa biết và cần học hỏi thêm rất
nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi
trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu trong đợt thực tập này là:
-

Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố
kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể

các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công
chức văn phòng trong tương lai.

3


-

Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở,
đặc biệt là những kiến thức về công tác văn thư - lưu trữ.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư - lưu trữ của công ty
TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác
văn thư - lưu trữ của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu
Trang; phân tích và đánh giá những ưu điểm và hạn chế của các cơng tác này;
trên cơ sở đó đề xuất những phương hướng và giải pháp phù hợp.
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Văn phòng của công
ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Với tầm quan trọng như đã nói phía trên, cơng tác văn thư - lưu trữ trở
thành đối tượng quan tâm, nghiên cứu của các nhà quản lý trong và ngoài
nước cũng như của các sinh viên ngành Quản trị văn phòng. Cho đến nay đã
có nhiều khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phịng nghiên cứu về cơng
tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị khác nhau. Do vậy, nguồn tài liệu
tơi tham khảo để hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này là từ các nguồn
tài liệu trên khoa.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Mặc dù công tác văn thư - lưu trữ là đề tài đã được nghiên cứu rất nhiều
và đầy đủ, toàn diện trước đây nhưng chưa có ai nghiên cứu sâu về vấn đề này
tại cơ quan tôi đang thực tập là Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng
hợp Thu Trang. Báo cáo này tiếp tục thừa kế, bổ sung và phát triển các kết
quả nghiên cứu đã có nhưng tập trung phân tích một cách có hệ thống, tồn
diện về công tác văn thư - lưu trữ và điều hành văn phịng của Cơng ty TNHH
thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang.

4


6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin: nguồn thông tin và số liệu là các
nguồn thứ cấp, được thu thập từ các nguồn thông tin được cơng bố chính thức
từ cơng ty, các nghiên cứu của các cá nhân tổ chức trong và ngồi nước về
cơng tác văn phòng, tài liệu từ các trang Web trên Internet, các cơng trình
nghiên cứu và các tài liệu khác có liên quan đến đề tài.
- Phương pháp xử lý thông tin, số liệu đã thu thập: Sử dụng phương pháp
phân bổ thống kê để hệ thống hóa, tổng hợp tài liệu; phân chia theo các nội
dung phù hợp với việc nghiên cứu về cơng tác văn phịng tại địa bàn nghiên
cứu.
- Phương pháp phân tích định tính: nhằm phân tích và đánh giá thực
trạng cơng tác văn thư - lưu trữ của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
tổng hợp Thu Trang, làm rõ những ưu điểm cũng như hạn chế của các cơng
tác văn phịng này, từ đó đề xuất những phương hướng và giải pháp phù hợp.
7. Bố cục của đề tài
Sau một tháng thực tập tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng
hợp Thu Trang, tuy cịn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng hững kiến
thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị
và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hồn thành cơng việc kiến tập của mình

một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
Báo cáo gồm 3 phần:
Phần I. Khảo sát công tác văn phịng của Cơng ty TNHH thương mại và
dịch vụ tổng hợp Thu Trang
Phần II. Thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị hoàn thiện tổ chức công tác văn
thư - lưu trữ của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ
của toàn thể các cán bộ trong Văn phịng của cơng ty TNHH thương mại và

5


dịch vụ tổng hợp Thu Trang và sự hướng dẫn tận tình của thầy cơ giáo Trường
đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Ths. Lâm Thu
Hằng đã giúp tơi trong q trình thực tập cũng như trong q trình hồn thành
báo cáo chuyên đề này.
Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chun đề của tơi cịn nhiều hạn
chế. Vậy tơi mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cơ và
chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của em được hồn
thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn cơ giáo Ths.Lâm Thu Hằng và sự giúp đỡ của các
cán bộ trong Văn phịng cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu
Trang cũng như các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ đã giúp em hoàn
thành báo cáo này.

6

PHẦN I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang
- Tên của công ty: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu
Trang
- Tên giao dịch: THU TRANG CO., LTD
- Trụ sở Công ty: Số 5 dãy B7 khu A45, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu
Giấy, Hà Nội
- Số điện thoại: 043. 7567513
- Mã doanh nghiệp: 0101401262 - Ngày cấp: 17/09/2003
- Số tài khoản: 21510000497731 - Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát
triển Việt Nam - Chi nhánh Cầu Giấy
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang được thành
lập 01/11/2003 theo đăng ký kinh doanh số 0101401262 do Phòng đăng ký
kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu trong
lĩnh vực xây dựng, buôn bán các loại xe vận tải, đồ dùng gia đình, lương thực,
thực phẩm, đồ uống và dịch vụ vận tải,…
1.1.1. Chức năng
- Sử dụng có hiệu quả đảm bảo và phát triển vốn tổng Cơng ty giao, bao
gồm cả phần vốn góp vào các liên doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp
khác dưới các hình thức khác nhau.
- Sử dụng vốn và các nguồn lực khác để được giao thực hiện những mục
tiêu và nhiệm vụ kinh doanh.
- Chấp hành sự điều động và điều hịa của tổng Cơng ty đối với tài sản,
vốn và các nguồn lực khác mà tổng Công ty đã giao cho Công ty quản lý và
sử dụng theo quy chế tài chính của tổng Cơng ty.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước và của tổng Công ty trên lĩnh
7

vực hợp tác quốc tế. Việc cử người của Công ty ra nước ngồi cơng tác, học
tập, tham quan khảo sát và việc mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việc
với Công ty do Tổng Giám đốc xem xét quyết định theo đề nghị của của
Giám đốc Công ty.
- Thực hiện việc trả lương, thưởng cho người lao động theo kết quả kinh
doanh của Công ty và theo đơn giá tiền lương được tổng Công ty duyệt.
- Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ
cơng nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực luôn đáp ứng nhu cầu phát
triển của Công ty.
- Thực hiện đúng chế độ và quy chế về sử dụng và quản lý vốn, tài sản
quỹ, về kế toán, hạch tốn và chế độ khác về tài chính theo quy định của Nhà
nướcvà quy chế tài chính của cơng ty. Chịu trách nhiệm về tính xác thực và
hợp pháp trong các hoạt động tài chính của Cơng ty.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định
của pháp luật, trích nộp các quỹ tập trung của tổng Công ty theo quy định tại
quy chế tài chính tổng Cơng ty.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang là công ty
hoạt động ở rất nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, buôn bán, sản xuất và
vận tải…
Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nước và
các chuyên gia của các hãng nước ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực
hoạt động…, công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang đang
ngày một phát triển nhiều hơn nữa ở tất cả các lĩnh vực đang kinh doanh.
Với khả năng như vậy công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp
Thu Trang đã cung cấp được rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù
hợp với thị trường trong nước đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong
cơng cuộc hiện đại hố cơng nghiệp hố của nước ta.

8


Tuy mới được thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian khơng
lâu nhưng hàng hố và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh được thị
trường không những ở trong nước mà còn vươn ra quốc tế.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh
nghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình. Cơng ty TNHH
thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang là một cơng ty TNHH có con dấu
riêng ,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định
của pháp luật Việt Nam .
Bộ máy quản lý của cơng ty được tổ chức theo mơ hình “trực tuyến
chức năng” nghĩa là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập
thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện
quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm
về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định. Trong phạm vi doanh
nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định.
Tuy nhiên mơ hình trên ln được lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt
không cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành cơng việc và phát
huy được trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức
năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương
trình cho từng lĩnh vực cụ thể.
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH thương mại
và dịch vụ tổng hợp Thu Trang
GIÁM ĐỐC

PGĐ.Kỹ thuật

P.Kinh doanh

P.Kỹ thuật

PGĐ.Tài chính

P.Dự án

P.Hành chính
9

P.Kế tốn

Trung tâm


Lãnh đạo của công ty bao gồm: Giám đốc và hai phó giám đốc.
* Giám đốc: là người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng
ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện
các quyền và nghĩa vụ của mình như:
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
Công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty
trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm
quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Cơng ty.
- Trình báo cáo quyết tốn tài chính năm lên Hội đồng thành viên.

- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong
kinh doanh.
- Tuyển dụng lao động.
- Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty
để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mật của
Cơng ty, trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận.
- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Cơng ty.
* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:
Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt
động kinh tế tài chính trong cơng ty, tham mưu về cơ chế tài chính, biện pháp
huy động vốn, tạo vốn cho cơng ty,giám sát các phịng ban chức năng thuộc
quyền quản lý như phịng hành chính, phịng Kế tốn, trung tâm.
* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật:
Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận được phân công, phụ
trách các vấn đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty.
10


Để thực hiện quy trình kinh doanh, cơng ty tổ chức thành các phịng ban
chức năng. Mỗi phịng ban có một nhiệm vụ riêng nhưng đều cùng phối kết
hợp trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất khơng thể tách rời.
+ Phịng kinh doanh: Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cường
công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các
doanh nghiệp. Mở rộng thị trường, tìm kiếm nguồn đầu tư, nâng cao khả năng
cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch
kinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo
cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao.
+ Phòng kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết
bị, thay thế, sửa chữa bảo dưỡng, đồng thời kiểm tra chất lượng hàng hố.

+ Phịng dự án: Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,tư
vấn và cung cấp máy móc cho khách hàng. Giúp giám đốc lập và theo dõi
thực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tư xây
dựng cơ bản... đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên.
+Phịng Hành chính: Đối với Giám đốc Cơng ty TNHH thương mại và
dịch vụ tổng hợp Thu Trang thì việc tổ chức tốt cơng tác hành chính và bộ
máy hành chính của doanh nghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chức
trách quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình.
Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám đốc
ln đơn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong tồn cơng ty trau dồi kiến thức
tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức quản
lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển….)
+ Phịng kế tốn: giám sát chế độ tài chính của nhà nước tại cơng ty,
phản ánh chính xác trung thực đầy đủ tồn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiện
nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo đúng luật định .Theo dõi quản lý các
nguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp của cơng ty, tổ chức hạch tốn chi tiêu
cho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi được giao.
11


+ Trung tâm tư vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống: Cung cấp các giải
pháp kỹ thuật về công nghệ, tư vấn xây dựng dự án… cho khách hàng.
+ Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành
chính văn phịng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp
Thu Trang
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phịng
Cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang là một đơn vị
kinh tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập

chung tại nơi đặt trụ sở chính. Cũng như các tổ chức kinh tế khác Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang có một văn phịng riêng.
Nó là bộ phận tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức
năng nhiệm vụ và điều hành cơng việc của tồn cơng ty, trực tiếp thực hiện
các nghiệp vụ hành chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc,
hội đồng quản trị, thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công
văn đi, đến....)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng
* Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố
chủ quan( thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang
tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như
những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những
ý kiến đó được văn phịng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án giải
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và ln tỏ ra hữu hiệu
vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gị bó) và mang tính chuyên sâu
12


trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh
trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà
lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng.
* Chức năng Tổng hợp:
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu
vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn
phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yều cầu của
người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải
tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả

thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của cơng tác văn
phịng. Chức năng này khơng chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham
mưu của văn phịng mà cịn có vai trị quan trọng đối với sự thành công hay
thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên
các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hố cơng tác văn phòng
cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.
* Chức năng Hậu cần:
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính… Những cái đó thuộc
về hoạt động hậu cần mà văn phịng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi
quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn
vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định
đến sự thành bại của công tác văn phòng.
* Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn
phòng của doanh nghiệp).
13


Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phịng khơng thuần túy
chỉ giải quyết các cơng việc hành chính, mà văn phịng cịn phải tham gia vào
cơng việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phịng
ngồi các cơng việc hành chính cịn thực hiện các công việc như giải quyết
thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ
với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh
chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực
hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ
quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trị quan trọng của văn

phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng
* Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo
Tham mưu về cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, ln chuyển, thi
đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và
quy chế của Công ty.
Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp
với sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,
thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển sản
xuất kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty,
đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
Quản lý tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo
đúng chính sách, chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm
của cán bộ cơng nhân viên trong tồn Công ty.

14


* Về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ
Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bội Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngồi.
Thực hiện cơng việc lễ tân, tiếp đón khách hàng ngày, tổ chức Đại hội,
hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy ủy nhiệm của Công ty.

Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của tồn Cơng ty.
Quản lý cấp phát văn phịng phẩm lam việc cho văn phịng Cơng ty theo
định mức quy định.
Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Cơng ty về mặt hành chính.
* Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường
Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an
tồn cơ sở, phịng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh mơi trường trong
tồn Cơng ty.
* Về công tác quản lý tài sản
Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phịng Cơng ty (tính tốn nhu
cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử
dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế).
Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, kho, sân bãi.
Quản lý việc tu dưỡng, sửa chữa tài sản cố định do Cơng ty trực tiếp
quản lý.
Quản lý tồn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quy
định của Pháp luật.

15


1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Văn phòng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu
Trang gồm có 7 người:
- Trưởng phịng: 01 người.
- Phó phòng: 01 người.
- Nhân viên: 05 người
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của văn phịng cơng ty
TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

Trưởng phịng
Phó phịng

Bộ phậnVăn thư, lưu trữ Bộ phận
Tài chính

Bộ phận Hành chính tổ chức

1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mơ tả việc các vị trí
trong văn phịng
1.2.3.1. Trưởng phịng
a. Thơng tin chung
- Vị trí: Trưởng phịng hành chính (Văn phịng)
- Bộ phận: Phịng hành chính (Văn phịng)
- Người quản lý trực tiếp: Giám đốc công ty
b. Trách nhiệm:
- Tổ chức và thực hiện cơng tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài
sản, trang thiết bị của công ty.

16


- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật
tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành
chánh - Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.- Hỗ trợ các
bộ phận liên quan về cơng tác hành chính.
c. Quyền hạn:

- Quản lý tồn bộ nhân viên trong Phịng HC
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công cơng việc tồn bộ nhân viên
trong phịng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phịng,
đánh giá việc thực hiện cơng việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phịng.- Giải quyết hoặc khơng giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của cơng ty.
- Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của
BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để Phịng hồn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
- Ap dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ
việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty
hoặc của người lao động.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC.
- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ
phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung
chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.
d. Báo cáo và uỷ quyền
17


- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh theo nhiệm vụ được
giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột
xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phịng thực hiện.

e. Tiêu chuẩn
* Trình độ học vấn/chuyên môn:
- Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên.- Vi tính
văn phịng tương đương B trở lên.
* Kỹ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng tổ chức và giám sát cơng việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
* Kinh nghiệm:
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong cơng tác quản trị hành chánh.- Ít nhất
1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
* Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình cơng tác.
- Sáng tạo trong cơng việc
1.2.3.2. Phó Trưởng phịng:
a. Thơng tin chung
- Vị trí: Phó trưởng phịng
- Bộ phận: Phịng Hành chính (Văn phịng)
- Người trực tiếp quản lý: Trương phịng Hành chính
b. Trách nhiệm:
-

Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của Trưởng
phòng.

-

Thực hiện nhiệm vụ theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng.
18


-

Cung cấp các thông tin, giải pháp xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất ý
kiến với cấp Trưởng theo đúng chức năng nhiệm vụ của phịng.

-

Phối hợp cơng tác với các Phịng khác trong Cơng ty.

-

Tham gia quản lý điều hành lao động trong phòng.
c. Quyền hạn:

-

Quyết định trong những lĩnh vực mà Trưởng phòng uỷ quyền.
d. Báo cáo và ủy quyền:

-

Báo cáo mọi công việc đang thực hiện cho Trưởng phịng. Trường hợp
Trưởng phịng uỷ quyền thì báo cáo trực tiếp cho Phó Tổng Giám đốc nội
chính.

-

Trong trường hợp vắng mặt thì bàn giao lại cho Trưởng phịng để phân
cơng cơng việc cho các nhân viên trong phịng.
e. Tiêu chuẩn:

-

Kiến thức: Tốt nghiệp đại học, đã qua các khóa học về quản trị nhân sự.

-

Kỹ năng: Hiểu rõ cơ cấu tổ chức của Công ty, các qui định chung của Nhà
nước về Doanh nghiệp, có kinh nghiệp ở vị trí tương đương ít nhất 2 năm, có
khả năng giao tiếp, viết văn bản bằng tiếng Anh (trình độ C), thành thạo vi
tính văn phịng.

-

Phẩm chất đạo đức: trung thực, dũng cảm, nhiệt tình cơng tác.
1.2.3.3. Bộ phận văn thư lưu trữ: (số lượng: 01)
a. Thông tin chung
- Vị trí: Nhân viên văn thư - lưu trữ
- Bộ phận: Phịng Hành chính (Văn phịng)
- Người trực tiếp quản lý: Trưởng phịng Hành chính
b. Nhiệm vụ
- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến; Tiếp nhận các bản
thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký, theo dõi quá trình luân chuyển văn
bản đảm bảo đúng địa chỉ và an tồn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng
quy định.
- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầu

19


khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong công ty.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo phân cơng của Trưởng phịng.
c. Tiêu chuẩn
* Trình độ và kinh nghiệm:
- Trình độ từ Cao Đẳng (loại: Khá) trở lên, chuyên ngành Hành chính,
Văn thư lưu trữ hoặc tương đương;
- Có hiểu biết chuyên sâu quy định của Nhà nước về công tác Văn thư –
lưu trữ, quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu;
- Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm trở lên tại vị trí ứng tuyển.
- Trung thực, cẩn thận.
* Kỹ năng:
- Có kỹ năng giao tiếp;
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, word, excel… tốt;
- Kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu
1.2.3.4. Bộ phận hành chính tổ chức: (số lượng: 02)
a. Thơng tin chung
- Vị trí: Thư ký
- Bộ phận: Phịng Hành chính (Văn phịng)
- Người trực tiếp quản lý: Trưởng phịng Hành chính
b. Nhiệm vụ
- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.
- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.
- Tiếp khách hàng khi cần thiết.
- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến.
- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã
hội khác.
- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…
c. Tiêu chuẩn:
20


* Trình độ học vấn và kinh nghiệm
- Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phịng, Lưu
trữ văn thư, thư ký văn phịng.
- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
- Tiếng Anh trình độ A trở lên.
- Có kiến thức về cơng tác hành chính.
- Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chánh,
thư ký, tiếp tân.
* Kỹ năng:
- Chữ viết đẹp rõ ràng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng soạn thảo công văn tốt, sử dụng thành thạo Word, Excel.
* Phẩm chất cá nhân:
- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.
- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
1.2.3.5. Bộ phận tài chính: (số lượng: 01)
a. Thơng tin chung
- Vị trí: Kế tốn
- Bộ phận: Phịng Hành chính
- Người trực tiếp quản lý: Trưởng phịng hành chính
b. Nhiệm vụ
- Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các
loại chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp,

- Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt
theo quy định hàng tháng.
c. Tiêu chuẩn
- Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Kế tốn
- Có năng lực nghiệp vụ kế tốn, có khả năng tổng hợp, nắm vững chế
độ kế toán.

21


- Biết tổng hợp và phân tích báo cáo, thi hành nhiệm vụ chính xác và
đúng quy định.
- Sử dụng máy vi tính thành thạo (word, excel,…), vi tính văn phịng
loại B trở lên.

PHẦN II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
TỔNG HỢP THU TRANG
22


2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm cơng tác văn thư lưu trữ
2.1.1. Về tổ chức
- Bộ phận công tác Văn thư, lưu trữ của công ty trực thuộc Văn phịng
(Phịng Hành chính tổng hợp) chứ khơng có phịng văn thư, lưu trữ riêng.
Đây là đầu mối thơng tin có chức năng tiếp nhận cơng văn đến và chuyển giao
cơng văn các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý cơng văn đó
sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định. Cán bộ Văn thư - lưu trữ
có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản và quản lý

con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2.1.2. Về cán bộ
- Cơng ty có 01 cán bộ làm cơng tác Văn thư lưu trữ có trình độ chun
mơn, tốt nghiệp hệ Cao đẳng chuyên ngành Hành chính Văn thư -Lưu trữ tại
trường Cao Đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I.
- Công tác Văn thư lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nó
chiếm một phần quan trọng trong hoạt động của công ty. Đây là một mắt xích
giữa hoạt động của các phịng ban
Tuy nhiên do không được bồi dưỡng thường xuyên nên cán bộ Văn thư
lưu trữ chưa nắm bắt được một số thay đổi trong quy định của Nhà nước về
thể thức văn bản. Do vậy mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản, chưa
phát huy được tối đa hiệu lực của văn bản do cơ quan ban hành.
2.2. Tình hình thực hiện cơng tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH
thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1.1. Các loại văn bản Công ty ban hành.
Các văn bản do Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu
Trang ban hành được ghi chép lại trong sổ đăng ký văn bản đi của cơng ty và
có một số hình thức văn bản như: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thơng
báo, thơng cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản,
23


tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy
mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ,
phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, các hợp đồng kinh tế và các biểu mẫu
chun ngành khác…trong đó chủ yếu là cơng văn.
Một số văn bản bản mà công ty ban hành:
- Quyết định: quyết định bổ nhiệm, quyết đinh tăng lương…
- Cơng văn: cơng văn về việc thanh tốn khối lượng cung cấp hàng hóa,

cơng văn về việc thanh tốn khối lượng cung cấp hàng hóa, cơng văn xin
ngừng cấp điện, cơng văn thay đổi số tài khoản thanh tốn, cơng văn thanh
tốn cơng nợ theo hợp đồng kinh tế, cơng văn gia thạn thời hạn nộp thuế…
- Thông báo như: thông báo nghỉ lễ tết, thông báo mời họp, thông báo lùi
thời gian kiểm tra an tồn phịng cháy chữa cháy, thông báo nội quy công ty…
2.2.1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền về thể thức: Chánh văn phòng người được giao trách nhiệm
giúp Giám đốc tổ chức quản lý công tác văn thư ở Công ty (đơn vị, xí nghiệp)
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày
của văn bản, thủ tục ban hành văn bản. Chánh văn phòng thường kí vào cuối
phần nơi nhận hoặc vào phiếu trình kí văn bản ở phần kiểm tra thể thức.
Thẩm quyền về nội dung: Trưởng phòng, ban, thủ trưởng các đơn vị chủ
trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nội
dung và tính pháp lý của văn bản, đồng thời phải kí tắt vào văn bản (cuối
cùng của phần nội dung) và các phụ lục kèm theo trước khi trình giám đốc ký.
Lãnh đạo cơng ty được kí tất cả các loại văn bản mà công ty ban hành.

2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của các văn bản mà công ty ban hành gồm 9 yếu tố bắt buộc
1) Quốc hiệu
2) Tên cơ quan ban hành văn bản
24


3) Số và kí hiệu văn bản
4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:
5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6) Nội dung văn bản
7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
8) Dấu của cơ quan tổ chức

9) Nơi nhận
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản của công ty bao gồm
khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần
thể thức, phông chữ, cỡ chữ kiêu chữ và các chi tiết trình bày khác được áp
dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra giấy.
* Phơng chữ và cỡ chữ trình bày văn bản.
-

Phơng chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tính là phơng chữ Times New

-

Roman của bộ mã ký tự Unicode.
Cỡ chữ: theo chi tiết từng thành phần của văn bản.
* Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản:
- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010
mm x 297mm)
- Kiểu trình bày:
Văn bản được trình bày theo chiểu dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng khơng được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4).

-

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm;

25