Cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành, quản lý của Công ty SAFCO

Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

TIỂU LUẬN
Môn học: Quản trị học
Đề tài: Cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành, quản lý
của Công ty SAFCO
Nhóm: Hand in hand:
Phạm Lê Thuý Ngọc_092081 (NT)
Bùi Nhân Ái_
Nguyễn Thị Ngọc Hân_
Nguyễn Thị Phương Ly_093247
Đinh Thị Kim Phụng_092088
Nguyễn Hồ Ngọc Thạch_092095
Ngày viết báo cáo: 15/5/2011
Người nhận báo cáo: Th.S Kinh Tế Trần Vĩnh Tuấn
TP HCM, Ngày 15 tháng 5 năm 2011

1

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

LỜI CẢM ƠN
Đi thực tế đến công ty là một hoạt động rất thiết thực, tạo cơ hội cho sinh viên
học tập đối chiếu giữa Lý thuyết quản trị và thực tế tại doanh nghiệp. Song
hoạt động này cũng gặp không ít khó khăn. Do thời gian tiếp xúc với doanh
nghiệp bị hạn chế chỉ vỏn vẹn trong một buổi gặp mặt (kéo dài không quá 3
tiếng) và sinh viên cũng khó lòng nhận được đầy đủ thông tin từ phía doanh
nghiệp. Tuy nhiên cũng vì thế mà chúng tôi rất cảm ơn ban lãnh đạo và nhân
viên cty SAFCO đã hết lòng giúp đỡ, cung cấp tài liệu và đón tiếp chúng tôi.
Bên cạnh đó, cũng phải cảm ơn thầy TrầnVĩnh Tuấn là giảng viên bộ môn
Quản Trị Học của nhóm. Sự hướng dẫn, sẵn lòng giải đáp thắc mắc của thầy là
một yếu tố giúp bài tiểu luận của chúng tôi đạt kết quả tốt. Dù chỉ đến doanh
nghiệp trong một buổi chiều và thực hiện đề án chỉ trong hai tuần, song với sự
nỗ lực của các thành viên trong nhóm, bài tiểu luận cũng đã khá thành công.
Hy vọng đây không phải chỉ là một báo cáo môn học mà còn là một nguồn tài
liệu tham khảo thực tế bổ ích.

2

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU VỀ CTY SAFCO........................................................................4
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.............................................................5
1.2 Cơ sở vật chất của Cty............................................................................6
2. CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO..............7

2.1 Đối tượng phục vụ..................................................................................7
2.2 Ngành nghề kinh doanh..........................................................................7
2.3 Một số thông tin về kết quả kinh doanh của cty năm 2010.....................8
2.4 Đánh giá chung....................................................................................10
2.5 Một số sản phẩm của cty......................................................................11
3. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CTY.......................................................................13
3.1 Sơ lược về tổ chức và nhân sự của cty..................................................13
3.2 Nhà quản trị và cơ cấu tổ chức của cty.................................................15
4. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN...........................................19
4.1 Phòng Tài chính quản trị......................................................................19
4.2 Phòng thẩm định giá.............................................................................24
4.3 Phòng bán đấu giá tài sản.....................................................................25
5. KẾT LUẬN....................................................................................................27
6. PHỤ LỤC.......................................................................................................30
6.1 Tài liệu tham khảo................................................................................30
6.2 Đánh giá hoạt động nhóm....................................................................30

3

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

1. GIỚI THIỆU VỀ CTY SAFCO
LUÔN MANG ĐẾN SỰ TIN CẬY VÀ CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ CHO QUÝ KHÁCH
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ

VÀ DỊCH VỤ TÀI CHÍNH SÀI GÒN
SAIGON APPRAISAL AND FINANCIAL SERVICE J.S.C

Trụ sở: 20 Trần Hưng đạo, phường 07, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh.
ĐT: (84 8) 39 246799 - Fax: (84 8) 39246839
Email:
MST : 0303291132
Tài khoản số : 45105100027687040011 tại Ngân hàng Liên Việt – CN Tân
Bình.

4

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

1.1

CTY SAFCO

Lịch sử hình thành và phát triển

Giai đoạn khi còn là Trung tâm Dịch vụ thẩm định giá và bán đấu giá tài sản:
Trung tâm được thành lập theo Quyết định số 51/2004/QĐ-UB ngày 08/03/2004
của Ủy ban nhân dân thành phố về thành lập Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá và
Bán đấu giá tài sản trực thuộc Sở Tài chính thành phố Hồ Chí Minh. Trung tâm có tư
cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản ở ngân hàng và Kho bạc Nhà
nước để hoạt động theo quy đinh.
 Quy chế hoạt động của Trung tâm thực hiện theo Quyết định số 3838/QĐUB ngày 05/08/2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và

hoạt động của Trung tâm Dịch vụ thẩm định giá và bán đấu giá tài sản thuộc Sở Tài
chính thành phố Hồ Chí Minh.
 Phí dịch vụ thẩm định giá Trung tâm được thu theo Quyết định số
204/2004/QĐ-UB ngày 27/08/2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt mức
thu phí các loại hình dịch vụ tư vấn của Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá và Bán đấu
giá tài sản trực thuộc Sở Tài chính Hồ Chí Minh.
Giai đoạn chuyển sang Công ty cổ phần Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài
chính (nay là Công ty cổ phần Thẩm định giá và Dịch vụ tài chính Sài Gòn):
 Thực hiện theo Nghị định số 101/2005/NĐ-CP ngày 03/08/2005 của Chính
phủ về thẩm định giá và Thông tư số 17/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài
chính hướng dẫn việc chuyển đổi các Trung tâm thẩm định giá sang hoạt động theo
hình thức doanh nghiệp.
 Ngày 12/09/2007, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh có Quyết định
số 4123/QĐ-UBND về việc phê duyệt phương án và chuyển Trung tâm Dịch vụ Thẩm
định giá và Bán đấu giá tài sản thành Công ty Cổ phần Tư vấn Thẩm định giá và Dịch
vụ Tài chính.
 Từ ngày 07/05/2008, Công ty cổ phần tư vấn thẩm định giá và dịch vụ tài
chính chính thức đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty
cổ phần lần đầu số 4103010223 ngày 07/05/2008 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố
Hồ Chí Minh cấp.
 Ngày 21/01/2009, Bộ Tài chính công bố Công ty CP Tư vấn Thẩm định giá
và Dịch vụ Tài chính đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá tài sản năm 2009 tại Thông
báo số 26/TB-BTC.
 Từ ngày 05/7/2010 Công ty CP Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính
được thay đổi thành Công ty cổ phần Thẩm định giá và Dịch vụ tài chính Sài Gòn theo
5

Nhóm HAND IN HAND

Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế công ty cổ phần số: 0303291132
ngày 05/7/2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp
 Ngày 31/8/2010, Bộ Tài chính công bố về việc đổi tên Doanh nghiệp thẩm
định giá đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá năm 2010 tại Thông báo số 252/TBBTC

1.2

Cơ sở vật chất của Cty

Cty SAFCO trước kia được đặt tại số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3, TPHCM sau
được chuyển đến 20 Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5, TP.HCM từ tháng 8/2010. Dưới đây là
một số hình ảnh của cty tại địa điểm mới.
CHÈN HÌNH ẢNH

6

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

2. CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY
SAFCO
2.1

Đối tượng phục vụ

Các tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, tổ
chức xã hội, lực lượng vũ trang và công dân (gọi chung là khách hàng).

2.2

Ngành nghề kinh doanh

Dịch vụ thẩm định giá: Thực hiện dịch vụ thẩm định giá trị quyền sử dụng đất,



công trình xây dựng trên đất, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ,
phương tiện vận tải, hàng hóa, dịch vụ, thẩm định giá trị doanh nghiệp theo
yêu cầu của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân.
Dịch vụ tổ chức bán đấu giá tài sản: Thực hiện dịch vụ tổ chức bán đấu giá



quyền sử dụng đất, công trình xây dựng trên đất, máy móc thiết bị, hàng hóa
theo yêu cầu của khách hàng hoặc ủy quyền của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền.
Dịch vụ cung cấp thông tin giá cả thị trường: Cung cấp thông tin và tư vấn về



thị trường giá cả tài sản, hàng hóa, quảng cáo rao bán, cho thuê bất động sản,
lập thủ tục sang tên, chuyển quyền sở hữu bất động sản và tư vấn các vấn đề

có liên quan đến pháp lý về nhà đất,…theo yêu cầu của khách hàng.
Dịch vụ tư vấn: Tư vấn để chuyển nhượng, giao dịch tài sản, bồi thường, tái



định cư… tư vấn cho các chủ đầu tư trong việc lập phương án bồi thường,
chính sách bồi thường và tái định cư.
Tổ chức đào tạo, nghiên cứu khoa học thẩm định giá và dịch vụ tài chính: Tổ



chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu, hội thảo, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp
vụ thẩm định giá, lĩnh vực tài chính, kế toán,…
Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm: Xuất bản các ấn phẩm thông tin, sách, tạp



chí, về thẩm định giá, thị trường giá cả và các lĩnh vực liên quan.

7

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

Các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân thành phố hoặc Bộ Tài chính giao



phó.
Thẩm định giá trị tài sản nhằm phục vụ các mục đích :
 Bán nhà, xưởng thuộc sở hữu nhà nước.
 Góp vốn liên doanh, liên kết, cổ phần hóa doanh nghiệp
 Tính thuế, khấu hao tài sản cố định.
 Bán đấu giá tài sản, chuyển nhượng tài sản.
 Giải phóng mặt bằng.
 Làm cơ sở tham khảo để bảo lãnh du học, du lịch.
 Mua sắm, thanh lý tài sản, …
 Xác định giá mua, giá bán tài sản, hàng hóa, dịch vụ.
 Các mục đích khác theo thỏa thuận,…

2.3

Một số thông tin về kết quả kinh doanh của cty năm 2010

 Doanh thu Công ty thực hiện chủ yếu ở lĩnh vực Thẩm định giá, đây là bộ phận
mũi nhọn của Công ty, giữ vai trò then chốt, còn lãnh vực Bán đấu giá tài sản hiện ít
khách hàng nên doanh thu đạt còn hạn chế; bộ phận Dịch vụ tư vấn bất động sản
mới đi vào hoạt động từ 15/10/2009 nhưng trên đà phát triển tốt.
Tính đến ngày 31/12/2010, tổng doanh thu thực hiện trong năm 2010 đạt
7.256.353.787 đồng, đạt 96,75% kế hoạch năm, so với năm 2009 đạt 138%.
Nghị

STT

Chỉ tiêu

quyết
ĐHCĐ

A
1
2

B
Vốn điều lệ
Doanh thu thuần
Trong đó:
- Doanh thu thẩm định
giá
- Doanh thu đấu giá
8 Nhóm HAND IN HAND

1
2.000
7.500

Tỷ lệ % thực
Kế hoạch

Thực hiện

hiện

năm 2010

năm 2010

so với kế hoạch
năm 2010

2
2,000
7.500

3
2,000
7.256

5.800
1.500

6.487
72

(3 /2)
96,75%

111,84%
4,82%

Ghi chú


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

- Doanh thu dịch vụ tư
vấn
- Doanh thu dich vụ tài
chính
- Doanh thu khác
Lợi nhuận trước thuế
Thuế Thu nhập doanh

3
4
5

nghiệp
Lợi nhuận sau thuế
Tỷ lệ lợi nhuận / Vốn

6
7

điều lệ
Phân phối thu nhập
Trong đó:
- Quỹ đầu tư phát triển
- Quỹ dự phòng tài chính
- Quỹ khen thưởng phúc

200

142

70,91%

2.250

2.250

361
194
2.098

93,24%

1.688

562.5
1.688

550.6
1.547

97,89%
91,67%

84,40%

77,37%

169
169

155
77
387
500
1.147.

20-

337
500
513
20-

25%

25%

20%

lợi
- Chia cổ tức
- Lợi nhuận giữ lại
8

Tỷ lệ cổ tức / Vốn điều lệ
Thu nhập bình

9
10

quân/người/tháng
Tổng quỹ lương
Tỷ lệ lương/ Doanh thu

5.5
2.250

6.227
2.092

11

thuần
Tỷ lệ lương/ Doanh thu

30%

28,83%

12

thực hiện

30%

28,83%

2.4

113%
92,98%

Đánh giá chung

a/ Thuận lợi:
Hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty cổ phần thẩm định giá và dịch vụ tài
chính Sài Gòn năm 2010 được sự quan tâm, hỗ trợ, phối hợp tốt của Hội đồng quản
trị- Ban Cố vấn HĐQT và Ban giám đốc Công ty nên từng bước đi dần vào nề nếp và
trên hướng phát triển.

9

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

Đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, đoàn kết và nhiệt tình vì công việc
chung, không ngừng học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng
nhu cầu công tác.
Vận dụng kịp thời và đúng các qui định của cấp quản lý nhà nước như các Nghị định,
thông tư, quyết định của Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Tài nguyên môi trường kết hợp
với các Quyết định của UBND thành phố về định giá và thẩm định giá tài sản.
Công ty luôn quan tâm đến thu nhập của người lao động, từ tháng 4-2010 đã thực
hiện khoán lương, khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quả công việc, tạo thu
nhập tăng thêm cho người lao động.
b/ Khó khăn:

Việc thay đổi địa điểm Công ty từ số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3 sang địa chỉ số 20
Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5 từ tháng 8-2010, thời gian đầu có ảnh hưởng đến lượng
khách hàng nên ảnh hưởng đến doanh thu Công ty.
Nhân sự Công ty biến động nhiều trong năm 2010, một số lao động chuyển công tác,
nghĩ hưu
Bộ máy tổ chức chưa phù hợp, Công ty thiếu cán bộ lãnh đạo cấp P.Giám đốc và
Trưởng phòng nghiệp vụ vì vậy Giám đốc Công ty phải đảm đương nhiều việc cụ thể
như: Ký chứng thư, giao dịch tìm kiếm Hợp đồng, đi thực địa, điều khiển các phiên
tổ chức bán đấu giá tài sản, áp lực công việc quá lớn vì vậy cần nhanh chóng chấn
chỉnh kịp thời.
Quy mô tổ chức và hoạt động của Công ty vẫn còn giới hạn trong địa bàn của thành
phố Hồ Chí Minh.
Chế độ hậu mãi và hoa hồng chưa thoả mãn các khách hàng truyền thống và khách
hàng tiềm năng của Công ty

10

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

2.5

CTY SAFCO

Một số sản phẩm của cty

Hình 1 Gía trị cty TNHH Dịch vụ Khu chế xuất Tân Thuận

Hình 2 Hai xe cần trục bánh lốp, nhãn hiệu Grove TMS – 300,35T và Lorain MC –
30h, 45t

Hình 3 Bất động sản số 12 đường 3/2 quận 10 (Khách sạn Kỳ Hoà)

11

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

2.6

Hình 6: BẤT ĐỘNG SẢN SỐ 135 NGUYỄN HUỆ; 35-59 LÊ LỢI KÉO DÀI ĐẾN
122A—124 PASTEUR (THƯƠNG XÁ TAX)

Hình 7: KHU TAM GIÁC TRẦN HƯNG ĐẠO - PHẠM NGŨ LÃO - NGUYỄN THÁI

HỌC Q.1

Hình 8: 06 XE TOYOTA NHÃN HIỆU HIACE - BỆNH VIỆN CHỢ RẪY TPHCM

12

Nhóm HAND IN HAND

Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

3. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CTY
3.1 Sơ lược về tổ chức và nhân sự của cty

ĐẠI
ĐẠIHỘI
HỘIĐỒNG
ĐỒNGCỔ
CỔĐÔNG
ĐÔNG
BAN
BANKIỂM
KIỂMSOÁT
SOÁT
HỘI
HỘIĐỒNG
ĐỒNGQUẢN
QUẢNTRỊ
TRỊ
BAN
BANGIÁM
GIÁMĐỐC
ĐỐC

P.P.TÀI
TÀICHÍNH
CHÍNH––QUẢN

QUẢN
TRỊ
TRỊ

P.P.THẨM
THẨMĐỊNH
ĐỊNH
GIÁ
GIÁ

P.P.BÁN
BÁNĐẤU
ĐẤUGIÁ
GIÁTÀI
TÀI
SẢN
SẢN

BỘ
BỘPHẬN
PHẬNKẾ
KẾ
TOÁN
TOÁN
SAFCO có đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp, Thẩm định viên nhiều năm kinh nghiệm
về ngành giá và các chuyên viên thẩm định có năng lực về chuyên ngành thẩm định
giá, và nhiều ngành nghề khác, …
 Tổng số nguồn nhân lực của Công ty : gồm 30 người. Trong đó:
o Phòng thẩm định gồm: 11 nhân viên
o Phòng bán đấu giá gồm: 3 nhân viên

o Phòng tài chình quản trị gồm: 9 nhân viên
o Còn lại là thành phần ban lãnh đạo cty

13

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

 Danh sách Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty và các Trưởng, Phó
phòng nghiệp vụ.

STT

Ông Nguyễn Văn
Huynh

1

Trình độ

Thời gian
công tác

Đại học

28 năm

Thạc sĩ

30 năm

Thành viên HĐQT - Trưởng
Phòng Hành chính Tổ chức

Đại học

26 năm

Giám đốc – Thẩm định viên về
giá

Đại học

21 năm

Đại học

6 năm

Phó Trưởng phòng Thẩm định
giá

Đại học

6 năm

Phó Trưởng phòng Thẩm định
giá

Đại học

7 năm

Họ và tên

2

Ông Nguyễn Thế
Phượng

3

Bà Nguyễn Thành
Huỳnh Hương

4

Ông Nguyễn Văn
Trung

Chức vụ
Chủ tịch HĐQT

Ban Cố vấn HĐQT – Trưởng
khoa Thẩm định giá Trường Đại
học Tài chính Marketing

Phó Giám đốc kiêm Trưởng
Phòng Thẩm định giá – Thành
Ông Nguyễn Phi Nhựt
viên HĐQT

5

6

Bà Nguyễn Thái Nhật
Tiên

7

Ông Nguyễn Đăng
Khoa

14

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

3.2 Nhà quản trị và cơ cấu tổ chức của cty
Một số hình ảnh có sự tham gia của đông đủ thành viên, ban lãnh đạo cty

Hình 4

Hình 5

15

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học
3.3

16

Nhóm HAND IN HAND

CTY SAFCO


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

Về cơ cấu tổ chức..
Cơ cấu tổ chức, các phòng ban của cty được phân chia theo cơ cấu của một công
ty cổ phần, đồng thời có sự phân chia hoạt động giữa các phòng ban theo chức
năng. Phòng Tài chính quản trị giữ chức năng trung gian dù không tác động trực
tiếp đến hoạt động kinh doanh, song lại là hậu phương cho 2 phòng Thẩm định giá
và Bán đấu giá tài sản hoạt động. Thẩm định giá là hoạt động đem lại lợi nhuận
cao cho cty nên ta dễ dàng nhận thấy sự chênh lệch lớn về nhân sự giữa 2 phòng

này. Ngoài ra do thời gian gần đây cty có nhiều thay đổi biến chuyển, nguồn nhân
sự cty cũng gặp không ít biến động. (Hiện tại phòng Thẩm định do giám đốc
Nguyễn Văn Trung phụ trách và hiện đang tiến hành tuyển nhân sự cho vị trí
này.giá đang tiến hành tuyển nhân sự cho vị trí trưởng phòng này), đây là một
trong những yếu điểm mà cty cần nhanh chóng khắc phục. Theo cơ cấu tổ chức
theo chức năng, mỗi phòng ban trong cty được chuyên môn hoá một nhiệm vụ,
từng cá nhân lại được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau tuỳ theo chiến lược phát
triển của cty trong giai đoạn đó, công tác đào tạo nhân viên phần nào được đơn
giản hơn. Tuy nhiên, cty cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa giữa phòng quản trị
tài chính và phòng thẩm định giá, phòng quản trị tài chính và phòng bán đấu giá
tài sản, giữa phòng ban đấu giá tài sản và phòng thẩm định giá để tạo được lợi
nhuận cao nhất.
Phong cách quản trị của ban quản trị cty
Trong cơ cấu lãnh đạo của cty, mang đặc tính của cty CP với cơ quan tối cao là
Đại hội đồng Cổ đông. Các cổ đông sẽ tiến hành bầu ra Hội đồng Quản trị với Chủ
tịch Hội đồng Quản trị, các Phó Chủ tịch và thành viên. Sau đó, Hội đồng quản trị
sẽ tiến hành thuê, bổ nhiệm Giám đốc (Tổng giám đốc) và/ hoặc Giám đốc điều
hành. Hội đồng này cũng có thể tiến hành thuê, bổ nhiệm các Phó Giám đốc (Phó
Tổng Giám đốc) hoặc ủy quyền cho Ban Giám đốc làm việc này.
Quan hệ giữa Hội đồng Quản trị và Ban giám đốc là quan hệ quản trị công ty.
Quan hệ giữa Ban giám đốc và cấp dưới, người lao động nói chung là quan hệ
quản lý. Xung quanh vấn đề quan hệ giữa các chủ sở hữu là cổ đông của công ty
và những người quản lý thông thường cần được tách bạch và kể cả các đại cổ đông
17

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

cũng không nhất nhất là được hay có thể tham gia quản lý công ty. Để đảm bảo
khách quan, công ty đã quy định chặt chẽ về điều này. Nếu xét về phương diện cá
nhân quản trị cty thì cá nhân có ảnh hưởng lớn đến hoạt động hoạt động kinh
doanh của cty với quyền hạn cao nhất là Chủ tịch Hội đồng quản trị ông Nguyễn
Văn Huynh, đồng thời cũng là cổ đông sáng lập và là cổ đông sở hữu tỉ lệ số phiếu
cao nhất trong cty (40% cổ pần do nhà nước nắm giữ, 60% tư nhân). Đây là người
đứng đầu trong bộ phận quản trị viên cấp cao của cty. Dưới đó, là quản trị viên cấp
trung - ban giám đốc do ông Nguyễn Văn Trung là giám đốc cty. Quản trị viên cơ
sở là 3 người đứng đầu các phòng ban. Song hiện tại vị trí Trưởng phòng tại 2
phòng thẩm định và đấu giá tài sản đang trống do nhân viên trước đó đã chuyển
công tác. Theo tiếp xúc với trưởng phòng Tài chính quản trị của cty, ông Nguyễn
Việt Trung là một người vui vẻ song cũng khá nghiêm túc trong công việc. Ở ông
thể hiện phong cách của người quản lý cty theo phong cách kết hợp giữa sự
chuyên quyền và dân chủ. Là người có thâm niên trong công việc, ông có nhiều
kinh nghiệm trong lĩnh vực hiện tại mình đang đảm nhiệm, thể hiện ưu thế về kĩ
năng tư duy vốn cần thiết với ngành nghề và quan trọng đối với vị trí hiện tại của
ông. Theo đó, quan hệ giữa ông với cấp dưới cũng khá tốt. Khi công việc không
quá gấp rút, lâu lâu ông lại tham gia vào một vài lời nói đùa hài hước với các nhân
viên trong phòng. Nhưng khi đặt vấn đề về công việc thì sự nghiêm túc thể hiện
rõ. Đối với vấn đề mang tính chất quan trọng, trước khi đưa ra quyết định, ông
thường hỏi mọi người xem ai có đóng góp về vấn đề này không, điều này nhầm
phát huy sự sáng tạo và phát huy sự tham gia đóng góp của nhân viên vào quá
trình ra quyết định, điều này đã khắc phục được khuyết điểm lớn của phong cách
quản trị chuyên quyền.

18

Nhóm HAND IN HAND

Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

4. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN
4.1 Phòng Tài chính quản trị


Về nhân sự:
Phòng Tài chính - Quản trị : có 10 nhân sự:

o

1. Ông Nguyễn Việt Trung – Q. Trưởng phòng
2. Bà Nguyễn Thành Huỳnh Hương - Phó phòng
3. Bà Tăng Thị Trung Định - Kế toán trưởng
4. Bà Bùi Thị Thanh Bình - Thủ quỹ
5. Bà Nguyễn Thị Bích Ngân
6. Bà Vũ Thị Hồng Nguyên
7. Ông Nguyễn Chiến Thắng
8. Bà Nguyễn Thị Ái Nhị
9. Nguyễn Vinh
10. Bà Nguyễn Phương Mai – Dịch vụ tư vấn


Phân công việc của Phòng Tài chính - Quản trị:
o Bộ phận Kế toán: 3 người
1. Bà Tăng Thị Trung Định - Kế toán trưởng

+ Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về nghiệp vụ kế toán của
Công ty; tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán theo
đúng qui định hiện hành.
+ Lập Hợp đồng, Thông báo phí, Biên bản thanh lý Hợp đồng.
2. Bà Bùi Thị Thanh Bình - Thủ quỹ
+ Theo dõi thu – chi tiền mặt.
+ Làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc.
+ Thủ kho công cụ, vật dụng của Công ty.
+ Thu phí thẩm định giá trực tiếp tại đơn vị khách hàng khi Khách hàng
có yêu cầu.
+ Đi Ngân hàng nộp chứng từ, nộp tiền, rút tiền cho hoạt động của
Công ty.
19

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

+ Nhận, nộp tiền của khách hàng các buổi đấu giá tổ chức tại Công ty.
3. Bà Nguyễn Thị Bích Ngân - Kế toán Tổng hợp
+ Theo dõi thu, chi tiền qua hệ thống Ngân hàng.
+ Theo dõi công nợ.
+ Lương
+ Xuất hóa đơn.
o Tài chính Quản trị: 6 người
1. Ông Nguyễn Việt Trung

- Quyền Trưởng phòng

Chịu sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, chịu trách nhiệm điều động quản lý công việc
chung của Phòng và trực tiếp giải quyết một số công việc:
- Ký chuyển công văn đến trình Ban Giám đốc xin ý kiến chỉ đạo.
- Theo dõi quá trình lưu chuyển của công văn.
- Tham gia góp ý xây dựng các Quy chế của Công ty.
- Thực hiện các báo cáo đột xuất, các văn bản khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định, Quy chế của Công ty đã ban hành.
- Ghi Biên bản các cuộc họp giao ban mở rộng Ban Giám đốc và các Trưởng phó
phòng và phát hành Thông báo nội bộ sau cuộc họp giao ban.
- Tổng hợp báo cáo 6 tháng, năm.
2. Nguyễn Thành Huỳnh Hương - Phó Trưởng phòng
- Được phân công giải quyết một số công việc như sau :
- Quản lý hồ sơ nhân sự, Hợp đồng lao động của người lao động tại Công ty.
- Theo dõi Hợp đồng đã ký với người lao động để kịp thời xin ý kiến chỉ đạo của
Giám đốc, thảo Hợp đồng lao động trình Giám đốc.
- Dự thảo Quyết định thôi việc, tính trợ cấp thôi việc trình Giám đốc xem xét.
- Tổng hợp báo cáo tháng.
- Kiểm tra việc giữ gìn vệ sinh, PCCC, an toàn lao động tại Công ty.
- Theo dõi ngày phép năm của người lao động để ký xác nhận ngày công trong bảng
chấm công hàng tháng của người lao động tại Công ty.

20

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

- Theo dõi đề xuất cấp phát xăng, vật tư cần thay thế cho nhu cầu sử dụng xe của
Công ty có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ xe, đăng ký mua bảo hiểm xe, xét xe theo
định kỳ.
- Đặt mua Văn phòng phẩm, báo, máy móc thiết bị. . .theo nhu cầu Công ty
- Theo dõi việc sửa chữa nhỏ trang thiết bị làm việc Công ty.
3. Bà Vũ Thị Hồng Nguyên: Văn thư
-

Nhân viên Văn thư – Lưu trữ.
-

Theo dõi đặt mua nước uống cho Công ty.

-

Bán hồ sơ đấu giá.

-

Làm phiếu tạm ứng, thanh toán chi phí tiếp khách cho Ban Giám đốc.

-

Báo tăng, giảm người lao động cho Phòng lao động thương binh xã hội
Q.5.

-

Chấm công cho Phòng.

-

Trực điện thoại Tổng đài.

-

Giao chứng thư, Hợp đồng cho khách hàng khi có yêu cầu.

-

Hàng ngày gởi Công văn đi Bưu điện.
4. Ông Nguyễn Vinh: Nhân viên Kỷ thuật Tin học

- Quản lý hệ thống mạng nội bộ.
- Sửa chữa cài đặt máy tính.
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu của Công ty.
- Biên tập nội dung Website.
- Xây dựng nâng cấp phần mềm cho Công ty.
5. Ông Nguyễn Chiến Thắng: Tài xế
- Tài xế 2 xe: - TOYOTA 16 chỗ
- INNOVA 7 chỗ
- Sửa chữa nhỏ cho Công ty.
- Giao Chứng thư, Hợp đồng, Thông báo phí, Biên bản thanh lý trực tiếp cho
khách hàng.
- Định kỳ đề xuất mua bảo hiểm xe và xét xe theo quy định.
6. Bà Nguyễn Thị Ái Nhị: Tạp vụ
21

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

- Dọn dẹp vệ sinh toàn Công ty.
- Mua vật dụng vệ sinh.
- Phục vụ nước uống Phòng Giám đốc và Phòng Hội đồng quản trị.
o Dịch vụ tư vấn:
1. Bà Nguyễn Phương Mai
Công tác Văn thư:

o

* Quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến, phân lọai mức độ công văn và đóng dấu công văn
đến, ghi số công văn đến, ngày đến, vào sổ công văn và làm thủ tục chuyển giao. Đối
với văn bản Mật, nhân viên văn thư đăng ký vào sổ rồi chuyển cả bì cho Giám đốc
giải quyết.
- Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gởi đến Công ty, công văn gởi tay
hoặc tài liệu mang ở những hội nghị về phải được tập trung tại Văn thư (Phòng Tài
chính - quản trị) của Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến
không đăng ký tại Văn thư Công ty, người lao động Công ty không có trách nhiệm
giải quyết. Trường hợp có những văn bản khẩn được các phòng trực tiếp nhận, các
phòng phải chuyển lại cho Phòng Tài chính quản trị làm thủ tục sau khi trình Lãnh
đạo phòng và báo cáo Ban Giám đốc Công ty có ý kiến xử lý bước đầu.
* Trình, chuyển giao văn bản đến:
- Văn bản sau khi đăng ký, tiếp nhận vào sổ phải trình ngay cho Trưởng Phòng

TCQT để ghi ý kiến chuyển cho Giám đốc Công ty và chuyển giao phòng chức năng
ngay sau khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc.
- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và có ký xác nhận.
- Mở sổ theo dõi công văn đến , công văn đi.
- Photo, đóng dấu văn bản phát hành.
- Gởi công văn đi Bưu điện mỗi buổi chiều.
- Lưu trữ công văn đến.
* Quản lý văn bản đi:

22

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

+ Trình tự quản lý văn bản: Tất cả văn bản do Công ty phát hành phải được nhân
viên Văn thư kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu, ngày,
tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ, lấy số văn bản đi.
- Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi.
+ Chuyển phát văn bản đi:
- Văn bản đi phải được hòan thành thủ tục văn thư và chuyển phát trong ngày,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu
điện, giao tận tay, fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh
- Văn bản lưu tại P.TCQT phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
* Quản lý và sử dụng con dấu:

- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy
định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu Công ty do nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại Công ty.

23

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

4.2

CTY SAFCO

Phòng thẩm định giá
Ban
Ban
Giám
Giám

Thẩm
Thẩm
định
định

đốc
đốc

viên

viên

Bộ
Bộphận
phận
quan
quanhệhệ

Khách
Khách
hàng
hàng

khách
khách
hàng
hàng

P.P.Hành
Hành
chánh
chánhTổ
Tổ
Chức
Chức

P.Thẩm
P.Thẩm
định
địnhgiá

giá

Bộ
Bộ
phận
phận
KSCL
KSCL

P.P.Kế
Kế
toán
toán

Các bước thực hiện :
Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ, tư vấncho khách hàng về mục đích thẩm định giá.
Bước 2 : Trình hồ sơ cho Ban Giám đốc và ký Hợp đồng.
Bước 3 : Chuyển hồ sơ, hợp đồng cho Phòng nghiệp vụ.
Bước 4 : Phòng nghiệp vụ xử lý xong chuyển cho Bộ phận KSCL.
Bước 5 : Bộ phận KSCL kiểm tra nếu có sai sót chuyển lại cho Phòng nghiệp vụ chỉnh
sửa, nếu không có sai sót chuyển cho Thẩm định viên.
Bước 6 : Thẩm định viên kiểm tra và ký xong trình Ban Giám đốc ký phát hành Chứng
thư.
Bước 7 : Phòng Hành chánh Tổ chức nhận Chứng thư, Báo cáo từ Ban Giám đốc phê
duyệt, photo, đóng cuốn và đóng dấu Chứng thư, Báo cáo.
Bước 8 : Phòng Hành chính Tổ chức chuyển Chứng thư qua Phòng Kế toán để tính phí
dịch vụ, thu phí dịch vụ và thanh lý hợp đồng.
Bước 9 : Phòng Kế toán chuyển Chứng thư qua Bộ phận quan hệ khách hàng để giao
cho khách hàng.
Bước 10 : Bộ phận quan hệ khách hàng lập Biên bản bàn giao chứng thư và giao cho

khách hàng.

24

Nhóm HAND IN HAND


Tiểu luận Quản Trị Học

CTY SAFCO

4.3Phòng bán đấu giá tài sản
Qui trình tiếp nhận và tổ chức bán đấu giá tài sản được thực hiện theo các bước cụ
thể như sau :
Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ của tài sản bán đấu giá
- Kiểm tra hồ sơ : kiểm tra các văn bản pháp lý liên quan đến tài sản bán
đấu giá, yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có)
- Thông báo cho khách hàng qui trình của việc tổ chức đấu giá, thời gian
tổ chức, thanh tóan, phí dịch vụ đấu giá….
- Gởi Giấy yêu cầu bán đấu giá tài sản để khách hàng điền các thông tin
cần thiết của tài sản bán đấu giá (mẫu số 1)
- Gởi mẫu Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá để khách hàng tham khảo
(mẫu số 2).
Bước 2 : Đi khảo sát thực tế :
- Chụp hình tài sản bán đấu giá
- Lập Phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng của tài sản (mẫu số 3)
Bước 3 : Ký kết Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản :
- Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc
- Gởi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo.
- Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có)

- Trình Ban Lãnh đạo 02 bên cùng ký kết Hợp đồng, HĐ được lập 06
bản, mỗi bên giữ 03 bản.
Bước 4 : Đăng báo :
Sau khi khách hàng nộp tạm ứng tiền đặt trước theo qui định của hợp đồng, tiến
hành đăng báo Sài gòn giải phóng 2 kỳ (đối với động sản) và 3 kỳ (đối với bất
động sản).
Bước 5 : Soạn thảo qui chế, thông báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt
(mẫu số 4, 5).
Bước 6 : Niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản :
- Tại Công ty
25

Nhóm HAND IN HAND