Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
-----------------------

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Đề tài:
Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà
nước - thực trạng và giải pháp

GVHD

: Ths.Doãn Minh Thắng

Nhóm thực hiện

: Nhóm 2

Lớp

: KS9_QLC

Tp.Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 09 năm 2011
1


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................................ 3
NỘI DUNG.............................................................................................................................. 5

I. NHẬN BIẾT VẤN ĐỀ.......................................................................................................... 6
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.......................................................................................................7
1. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với thông tin.....................................................................8
2. Vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước..................................................12
3. Hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam. Liên hệ thực tế...................................................17
4. Tính chất của thông tin, liên hệ thực tế.................................................................................23
5. Hải quan điện tử................................................................................................................... 27
III. KẾT LUẬN........................................................................................................................ 35
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................37

2


LỜI NÓI ĐẦU
Trong tất cả các chính sách phát triển đất nước thì chính sách phát triển thông tin là một
chính sách mang tầm quan trọng chiến lược hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta. Một trong
những chính sách phát triển thông tin nói chung thì chính sách phát triển ứng dụng công nghệ
thông tin và quản lý thông tin được coi là quan trọng nhất. Vì đây là chính sách phát triển kinh
tế cho công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước nhằm đưa nước ta từ một nước nông
nghiệp nghèo lạc hậu trở thành một cường quốc hiện đại cả về mặt công nghệ lẫn một nền tri
thức tiên tiến.
Thực trạng công nghệ thông tin hiện nay đang còn nhiều bất cập, cần có những phương
hướng giải pháp đưa ra để nâng cao chất lượng đào tạo mà chính sách của Đảng và Nhà nước là
phương hướng giải quyết hàng đầu cho thông tin và truyền thông. Tuy nhiên, những chính sách
của Đảng và Nhà nước đưa ra đã phù hợp và sát với thực tiễn hay chưa? Có mang lại hiệu quả
cho kinh tế xã hội phát triển hay không? Có được người dân và giới doanh nghiệp ủng hộ hay
không?... Đó lại là một chuyện, một vấn đề khác.
Chính vì lẽ đó, chúng tôi xin viết về đề tài “Một số vấn đề Thông tin trong quản lý
Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp” nhằm tìm hiểu và đưa ra những nhận xét
đúng đắn hơn, một cách nhìn sâu rộng hơn về vấn đề này nhằm góp phần vào công cuộc xây

dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung, chính sách phát triển công nghệ thông tin, quản lý thông tin
nói riêng. Và cụ thể hơn nữa là các vấn đề chính sau:
- Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề thông tin;
- Vấn đề tổ chức thông tin trong quản lý hành chính nhà nước;
- Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam;
- Tính chất của thông tin trong quản lý;
- Khai thuế hải quan điện tử.
Chính sách phát triển thông tin trong quản lý hành chính nhà nước, mà nhất là hải quan
điện tử đã và đang góp phần vào mục tiêu phát triển đất nước, xây dựng một tổ quốc xã hội chủ
nghĩa dân giàu nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh - một xã hội của nền tri thức
tiên tiến và hiện đại.
Đây không phải là một chính sác mới mẻ, tuy nhiên cũng có nhiều vấn đề khó khăn phát
sinh trong lúc giải quyết, bên cạnh đó xã hội luôn luôn vận động và phát triển nên chính sách
3


cũng như nền công nghệ thông tin luôn thay đổi, vì vậy, khi phân tích không thể bỏ qua sai sót,
kính mong quý giảng viên và bạn đọc có những đóng góp để cho bài viết được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Nhóm thực hiện:
Nhóm 5

4


NỘI DUNG
Trải qua các giai đoạn lịch sử đấu tranh giải phóng dân tộc, xây dựng xã hội chủ nghĩa,
thống nhất đất nước và phát triển kinh tế xã hội, cũng như nhiều lĩnh vực khác, ngành Công
nghệ thông tin Việt Nam cũng đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp công nghiệp hóa
hiện đại hóa đất nước.

Từ sau thời kỳ "Đổi mới", hệ thống thông tin Việt Nam đã có nhiều thay đổi. Máy tính,
các loại máy copy, máy in,... được đưa vào sử dụng ngày càng nhiều. Mạng internet hầu như đã
bao phủ khắp cả nước. Khả năng tiếp cận của người dân đối với mạng lưới công nghệ thông tin
ngày càng cao. Và thực tế đã cho thấy sự phát triển chóng mặt của ngành Công nghệ thông tin
trong những năm gần đây đã tạo ra những điều kiện cơ bản cho việc nắm bắt và truyền đạt,
quản lý thông tin một cách rõ ràng, nhanh chóng, khoảng cách giữa con người với con người,
giữa các vùng miền dường như ngắn lại. Chính phủ nước ta cũng đang trên con đường chuyển
mình để trở thành một chính phủ điện tử hiện đại trong tương lai, từ phương thức hoạt động
truyền thống sang ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, công việc ngày càng giải
quyết nhanh hơn.
Việc thực hiện chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin trong mấy năm qua cũng đã thu
được nhiều kết quả nhất định. Đó là việc huy động được các nguồn lực tài chính cho việc ứng
dụng công nghệ thông tin; là sự đa dạng hoá các loại hình dịch vụ truyền đạt và lưu trữ thông
tin; đặc biệt là đã phát huy được tính chủ động, sáng tạo của các địa phương, các ngành, các
đoàn thể xã hội và toàn thể nhân dân tham gia vào nhiệm vụ cải cách hành chính. Yếu tố con
người là then chốt đã được đưa lên hàng đầu.
Tuy nhiên, hoạt động của việc ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ quan nhà nước
ở nhiều nơi, nhiều lúc còn chưa được như mong muốn; các thiết bị hay phương tiện hỗ trợ tiếp
cận thông tin hành chính chưa đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của người dân, đặc biệt đối
với các vùng sâu và vùng xa. Ngoài nguyên nhân cơ bản là mức đầu tư kinh phí cho hạ tầng và
trang thiết bị chưa đảm bảo, còn mang nặng tính hình thức hay trình độ tham gia ứng dụng
công nghệ thông tin của nhiều cán bộ chưa tốt, việc tập huấn hướng dẫn sử dụng chưa đầy
đủ,... Có lúc, có nơi nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về bản chất và nội dung của xã hội
hoá trong công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành
5


chính. Vẫn còn một bộ phận nhân dân và lãnh đạo hiểu ứng dụng công nghệ thông tin đơn giản
chỉ là sự thay đổi về hình thức hoạt động.
Việc nghiên cứu thực trạng và thay đổi quy trình làm việc cũng như ứng dụng công nghệ

thông tin để nắm bắt, xử lý, truyền đạt và quản lý thông tin là đặc biệt cần thiết, nhằm đảm bảo
công bằng và hiệu quả trong các vấn đề liên quan tới đời sống kinh tế xã hội của nhân dân.
I. NHẬN BIẾT VẤN ĐỀ
Từ khi giải phóng đất nước năm 1975 đến nay, đất nước ta đang gặp nhiều khó khăn trên
tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng. Trong đó có vấn đề về thông tin và ứng
dụng công nghệ thông tin.
Nhận biết vấn đề và phản ứng kịp thời là một trong những phẩm chất quan trọng hàng
đầu của mọi quốc gia, mọi tổ chức và mọi cơ thể sống trong cuộc đấu tranh để sinh tồn và phát
triển. Thế nhưng, trên thực tế, không phải chủ thể nào cũng có được phẩm chất quan trọng đó.
Vẫn thường xẩy ra những trường hợp sau đây:
- Không nhận biết vấn đề đang phát sinh;
- Nhận biết vấn đề quá chậm;
- Hiểu sai vấn đề.
Trường hợp thứ nhất là không phát hiện ra con bệnh; trường hợp thứ hai là phát hiện ra
con bệnh quá muộn; trường hợp thứ ba là chẩn đoán sai bệnh. Hậu quả của các trường hợp này,
có lẽ, đã rõ và ai cũng biết.
Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật là một trong những cách phản ứng của Nhà
nước đối với những vấn đề đặt ra trong cuộc sống. "Làm luật phần nào đó cũng giống như bốc
thuốc, phải hiểu đúng bệnh mới bốc đúng thuốc" (Vũ Mão - Tạp chí Cộng sản số 8-1995, tr.56)
Tuy nhiên, đến nay chúng ta vẫn chưa có được một cơ chế và một hệ thống các tiêu chí
tương đối phát triển và khoa học để nhận biết các vấn đề đang phát sinh trong cuộc sống. Hiện
nay, chúng ta nhận biết các vấn đề chủ yếu thông qua các số liệu thống kê (bỏ qua sự băn
khoăn về mức độ chính xác của các số liệu này), báo cáo tổng kết của các cơ quan chức năng
mà bỏ qua sự băn khoăn về mức độ chính xác của chúng, báo cáo giám sát thanh tra bộ thông
tin và truyền thông, bộ tài chính, bộ nội vụ,… và ý kiến cử tri, dư luận xã hội, thông tin trên các
phương tiện truyền thông đại chúng, khiếu nại và tố cáo của công dân, cũng như của phản ánh
của người dân trong cải cách hành chính v.v... Liên quan đến vấn đề này, chúng tôi cho
6

rằng các buổi thảo luận của các bộ, ban ngành tại Hội trường về tình hình thực hiện nhiệm vụ
năm trước và phương hướng, nhiệm vụ năm sau của đất nước mà cụ thể là thực hiện nhiệm vụ
nắm bắt thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin là diễn đàn quan trọng hàng đầu để nhận biết
các vấn đề đang được đặt ra đối với chúng ta. Tuy nhiên, cách thảo luận hiện nay vẫn còn
tương đối dàn trải. Có lẽ, cần thảo luận tập trung hơn để làm rõ các vấn đề của đất nước.
Sau khi đã làm rõ các vấn đề cũng cần có những công đoạn xử lý tiếp theo nữa mới biến
được việc thảo luận của các bộ, ngành tại Hội trường thành một mắt xích liên hoàn trong quy
trình ban hành các quyết định, chính sách của Nhà nước ta trong vấn đề thông tin và truyền
thông, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước.
Trong bước đầu tiên của công đoạn phân tích chính sách, khả năng phân biệt giữa hiện
tượng và vấn đề là rất quan trọng. Trên thực tế, điều dễ thấy là các hiện tượng - các biểu hiện
bề ngoài của vấn đề, chứ không phải vấn đề. Ví dụ, nhiều cơ quan nhà nước đầu tư rất nhiều
máy móc hiện đại nhưng lại bỏ phí không sử dụng được, nhiều thông tin không chính thống
vẫn lan truyền một cách vô tội vạ,… đó chỉ là hiện tượng của vấn đề còn cụ thể là chất lượng
của đội ngũ quản lý, nhân viên cũng như cơ sở vật chất trang thiết bị của cơ quan mới là vấn đề
chính. Một ví dụ nữa là tôm, cá chết hàng loạt trên các sông, hồ chỉ là hiện tượng, còn ô nhiễm
nước, có thể, mới là vấn đề. Tương tự, đầu tư trong nước rất thấp chỉ là hiện tượng. Vấn đề
chính ở đây, theo chúng tôi, có thể, là vấn đề về lòng tin và chất lượng quản lý. Ngoài ra, cũng
có thể còn có một số vấn đề khác như nền kinh tế nước ta phát triển còn chậm, nhân dân còn
nghèo nên tiếp cận công nghệ thông tin còn kém, thị trường vốn không phát triển; kỹ năng đào
tạo còn hạn chế;... Nếu giải pháp chúng ta đưa ra không nhằm vào việc giải quyết vấn đề nói
trên, thì khó lòng thúc đẩy được sự phát triển của ngành công nghệ thông tin cũng như việc ứng
dụng nó vào thực tiễn.
Xây dựng một chính sách ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý thông tin hướng
trọng tâm vào việc giải quyết các vấn đề đang đặt ra đối với đất nước nói chung và ngành thông
tin và truyền thông nói riêng trong quá trình phát triển là cách làm thiết thực và hiệu quả.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Trong cuộc sông có nhiều cách để hiểu và định nghĩa về thông tin, tuy nhiên chúng ta có
thể hiểu một cách đơn giản rằng Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế
giới khách quan và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội. Điều cơ bản là con

7


người thông qua việc cảm nhận thông tin làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạt
động có ích cho cộng đồng.
Thông tin được lưu trữ trên nhiều dạng vật liệu khác nhau như được khắc trên đá, được
ghi lại trên giấy, trên bìa, trên băng từ, đĩa từ... Ngày nay, thuật ngữ "thông tin" (information)
được sử dụng khá phổ biến. Thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con
người. Con người luôn có nhu cầu thu thập thông tin bằng nhiều cách khác nhau: đọc báo, nghe
đài, xem truyền hình, giao tiếp với người khác...Thông tin làm tăng hiểu biết của con người, là
ngườn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định.
Thông tin thực sự cần và luôn cần có được những thông tin chọn lọc để ứng dụng vào
cuộc sống, nhất là việc ứng dụng vào quản lý nhà nước.
1. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với thông tin.
Thông tin là một vấn đề rất rộng của cuộc sống, vầ đây cũng là vấn đề thiết yếu cho các
cơ quan tổ chức và cá nhân. Chúng ta có thể tiếp cận thông tin theo nhiều cách khác nhau,
nhưng những thông tin đó có thực sự là thông tin tốt, có hiệu quả cho mình hay không? Hay
thông tin đó có hại cho mình và cả đất nước. Ngày nay, việc lợi dụng thông tin để làm hại
người khác thạm chí là chống phá lại nhà nước Xã hội Chủ nghĩa của chúng ta. Chính vì thế,
việc quản lý thông tin là rất cần thiết và trách nhiệm của nhà quản lý được đặt lên hàng đầu.
1.1. Khái niệm
 Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình
quan tâm.
 Quản lý thông tin là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể nắm giữ thông
tin lên các thông tin mà mình có được nhằm đạt được các mục tiêu định trước.
1.2. Nội dung
1.2.1. Tại sao nhà quản lý phải có trách nhiệm quản lý thông tin?
Trước hết, thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý.
Bất kỳ nhà quản lý nào muốn làm một việc gì đó đều phải có thông tin, từ việc lập kế

hoạch đến triển khai kế hoạch,… Thông tin cho họ biết các sự việc đang diễn ra ở hiện tại, các
vần đề đã diễn ra ở quá khứ và các hiện tượng có liên quan đến vần đề mà nhà quản lý suy nghĩ
để từ đó nhà quản lý ráp mối chúng lại để tạo ra viễn cảnh tương lai.
Và để có được những hình dung đó, khi có được thông tin trong tay, nhà quản lý không
thể để nguyên khối như vậy mà sử dụng được mà họ phải mổ xẻ, chia tách rồi phân tích các
8


khía cạnh của chúng, xem thừ hay thiếu, có cần tìm kiếm thêm các thông tin nào khác nữa hay
không,…
Thông tin không đơn giản là cứ tiếp nhận là sử dụng được.
Từ đó, thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành quyết định quản lý.
Những thông tin thu thập được, sau khi qua công đoạn xử lý, nó sẽ biến thành các bảng
phân tích, kế hoạch, báo cáo hay chương trình,… Nó là sự tổng hợp của nhiều nguồn thông tin,
từ kinh tế, chính trị đến văn hóa, xã hội,… Nó giúp nhà quản lý hiểu rằng mình đang đứng ở vị
trí nào, vai trò ra sau và sự tác động của mình đến nhiều đối tượng sẽ như thế nào,…
Sự nắm bắt thông tin giúp nhà quản lý có thể ban hành những quyết định quản lý mà kết
quả mang lại sẽ được như mong muốn. Diễn biến của các đối tượng liên quan khi ban hành
quyết định như thế nào đã được nhà quản lý dự đoán sẵn nhờ những luồng thông tin cần thiết.
Đồng thời, thông tin là căn cứ để tổ chức, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định
quản lý.
Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn
rủi ro
1.2.2. Trách nhiệm của nhà quản lý đối với công tác quản lý thông tin như thế nào?
Các nhà quản lý thông tin ngày càng nhận ra rằng thông tin chính là một trong những tài
sản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đó họ có ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn
nữa cho việc tổ chức và quản lý thông tin trong tương lai. Hay nói cách khác, trách nhiệm của
nhà quản lý đối với quản lý thông tin chính là làm thế nào để có thể cải tiến và quản lý thông
tin có hiệu quả.
Thứ nhất, nắm được giá trị và chi phí đầu tư liên quan của thông tin như là một trong

những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động. Để có được
thông tin, tổ chức phải mất bao nhiêu chi phí và thông tin thu về có cần thiết hay không, giá trị
của nó đem lại cho ta là bao nhiêu. Có những thông tin mà tổ chức phải mất rất nhiều công sức,
tiền của, thời gian để lấy được nhưng khi đưa vào tổng quan chung các luồng thông tin hay
ứng dụng thực tế thì hiệu quả đem lại rất thấp. Như vậy, nhà quản lý phải đưa ra được ác tiêu
chuẩn cần thiết làm căn cứ khi muốn thu thập một thông tin nào đó, cũng như các phương pháp
cần thiết nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí bỏ ra để tìm kiếm. Xác định được chính xác, đầy
đủ đâu là thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý.

9


Thứ hai, lập kế hoạch cụ thể về vấn đề quản lý thông tin để cấp dưới biết cách xác định
những mục tiêu cụ thể cũng như chủ động trong việc tìm kiếm. Thông tin nào là cần thiết có
thể đáp ứng các mục tiêu hoạt động, thông tin đó đã có những tư liệu hiện có hay chưa, trong
quy trình hoạt động có kiểm tra trước tiên xem thông tin đó đã có sẵn trong nội bộ hay từ bên
ngoài, phải chi phí bao nhiêu để tạo ra, để thu thập, lưu trữ , phổ biến và sử dụng thông tin,…
Đồng thời, chính nhà quản lý phải dự đoán được những vấn đề có khả năng phát sinh trong
tương lai để có định hướng cho nhân viên thu thập, xử lý thông tin, tránh tình trạng thụ động
trong khâu chuẩn bị, khi có chuyện phát sinh ngoài kế hoạch hoạt động thì mới nghiên cứ tìm
phương án tháo gỡ. Có thể áp dụng nhiều cách tổ chứ thu thập thông tin như tiếp cận cơ bản để
nhận ra nhu cầu của thông tin, tiếp cận cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch chiến lược đối
với nhà quản lý thông tin hay cách kết hợp việc lập kế hoạch thông tin chiến lược với việc lập
kế hoạch chương trình, cách thức và phương pháp nhằm lợi dụng các hệ thống chung và kinh
nghiệm của các tổ chức khác trong việc triển khai các hệ thống.
Thứ ba, không chỉ lập kế hoạch quản lý thông tin mà nhà quản lý còn phải nghĩ đến việc
chia sẻ thông tin. Nhiều nhà quản lý vẫn có thói quen cho rằng thông tin mà mình nắm giữ là
quan trọng, bí mật nên không chia sẻ cho nhiều người nhưng họ không nghĩ rằng nếu mình biết
cách chia sẻ thì sẽ có thêm những thông tin mới và tốt hơn. Khi nhân viên thấy cấp trên tin
tưởng nói cho mình biết nhiều thông tin, họ sẽ cố gắng tích cực hơn trong việc tìm kiếm thông

tin mới để đáp ứng sự tin tưởng của nhà quản lý. Nhà quản lý cũng phải đảm bảo rằng các
thông tin thích hợp có thể được truy cập dễ dàng đối với nhân viên của mình; cung cấp đầy đủ
thông tin, các công cụ, các quy trình cho cá nhân riêng lẻ và các nhóm làm việc một cách riêng
rẽ hay tập thể.
Đặc biệt, nhà quản lý còn phải chú ý công tác truyền tin giữa các bộ phận, cấp trên cấp
dưới,… với nhau như thế nào, có tốt hay không?, nếu có điểm nghẽn thì nó nằm ở khâu nào?,
và độ nhiễu của các thông tin lưu hành trong nội bộ cơ quan cũng phải được quan tâm. Hay
chính nhà quản lý cũng phải xem xet vấn đề truyền tin của mình xuống cho cấp dưới, đơn giản
dễ hiểu hay phức tạp, nhân viên có thể hiểu để làm theo không?,… Có như vậy thì mới tạo ra
sự thống nhất cũng như chu chuyển nhanh chóng của các luồng thông tin trong nội bộ cơ quan.
Thứ tư, vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thông tin như thế nào cũng cần được lưu
ý. Đứng trên bình diện một người điều hành thì chính nhà quản lý phải xác lập được các tiêu
chí cần thiết trong việc bảo quản, gìn giữ cũng như hủy bỏ thông tin. Thông tin nào lúc này
10


chưa cần thiết cần phải lưu trữ lại, thông tin nào không còn dùng được nữa nên hủy bỏ,… Việc
xác lập các tiêu chí lưu trữ giúp tránh việc tùy tiện khi xử lý thông tin, đôi khi nhân viên luôn
tự cho mình cái quyền muốn giữ cái gì thì giữ, muốn bỏ cái gì thì bỏ, khi cấp trên hỏi thì đổ lỗi
cho vấn đề này vấn đề khác,… Tùy mỗi thời điểm mà thông tin có giá trị khác nhau nên nhà
quản lý phải có trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ cho có hiệu quả.
Thứ năm, tổ chức việc sử dụng thông tin cho hiệu quả. Cụ thể phải thường xuyên đặt ra
các câu hỏi như: Đã kiểm tra sự thích hợp, tính chính xác và tính kịp thời của thông tin được sử
dụng trong phạm vi của mình chưa? Có các cơ hội để thu lại các chi phí thu thập và xử lý thông
tin không?. Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng các nhu cầu hoạt động
của quản lý.
Thứ sáu, thực hiện việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác quản lý thông tin. Việc
kiểm tra đánh giá này không chỉ thực hiện đối với các nhân viên mà ngay chính nhà quản lý
cũng phải thực hiện với chính mình nhằm xem xét mình đã tổ chức quản lý thông tin có hiệu
quả chưa hay còn thiếu sót, cách thức quản lý đó có đem lại lợi nhuận, sự tăng trưởng phát triển

của tổ chức hay không,… nếu chưa đạt hiệu quả thì phải thay thế tìm phương thức mới.
1.2.3. Thực trạng vấn đề quản lý thông tin hiện nay? Sự thiếu trách nhiệm của các cấp
chính quyền?
- Độ nhiễu, trễ của thông tin, việc minh bạch hóa thông tin trong chính nội bộ cơ quan
vẫn còn nhiều phức tạp gây ra sự bị động trong công tác của cán bộ. Ví dụ: khi tình hình nguy
cấp của một vấn đề nào đó, tuy nhiên lãnh đạo cơ quan vẫn không nhận dược thông tin hoặc
thông tin bị truyền đạt sai lệch nên làm cho công việc không đi dúng hướng và gây tổn hại cho
tổ chức.
- Bước đầu thu thập thông tin đã có sai xót, việc thu thập thông tin nhiều khi mang tính
hình thức, đại trà, lấy một vài điểm làm khái quát cho cả một vấn đề. Ví dụ: khi điều tra dân số,
có một số người chỉ gọi người dân kê khai mà không cần đế hộ dân để điều tra và xét lại làm
cho nhiều kết quả bị sai lệch nghiêm trọng.
- Việc phân tích xử lý thông tin chưa đạt hiệu qua, một phần do năng lực của người làm
còn thấp, một phần do kết quả phân tích còn phải chịu nhiều yếu tố tác động, liên quan đến
nhiều mối quan hệ,…
- Công tác tổ chức chưa thống nhất về cùng một mối, chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa
các cơ quan nhà nước.
11


- Thiếu sự hợp tác của nhà quản lý và nhân viên.
- Việc tổ chức lưu trữ thông tin cũng gặp nhiều vấn đề, nhiều thông tin quý nhưng dễ
dàng bị mất đi,…
-…
Nói tóm lại, việc quản lý thông tin là rất cần thiết và trách nhiệm của chính quyền càng
lớn hơn khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển. hiểu và nắm bắt được tình hình và đề
ra các giải pháp để quản lý thông tin là tối cần thiết cho các cơ quan nhà nước.
2. Vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước.
Thông tin là một vấn đề quan trọng trong tất cả hầu hết các lĩnh vực nhất là thông tin
trong quản lý Hành chính nhà nước. Đây là một vấn đề cần được quan tâm, bởi vì thông tin nó

không những quan trọng mà có thể nói rằng thông tin là sự quyết định sống còn cho các cơ
quan tổ chức trong thời đại kỹ thuật công nghệ phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, có thông tin
thì chưa đủ, có thông tin mà không biết cách chọn lọc, không biết cách sử dụng thông tin thì
thông tin đó cũng sẽ bị nhiễu hoặc không sử dụng được. Chính vì vậy việc chọn lọc và xử lý
thông tin là một vấn đề, nhưng tổ chức được thông tin để sử dụng một cách hiệu quả lại là việc
khác. Đây là vấn đề của mọi cá nhân, cơ quan tổ chức, đặc biệt là các cơ quan quản lý Hành
chính Nhà nước. Thông tin là rất cần thiết cho quá trình làm việc, đặc biệt quá trình quản lý nhà
nước.
Để có thể tổ chức và sử dụng thông tin hiệu quả chúng ta cần hiểu biết một số vấn đề
của thông tin nhất là tầm quan trọng của nó, sau đó chúng ta mới có cách nhìn nhận, tổ chức sử
dụng thông tin một cách hiệu quả hơn. Ở đây ta sẽ đi vào tìm hiểu sâu hơn những cách tổ chức
thông tin trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
2.1. Vai trò của thông tin trong quản lý Nhà nước
Một bộ phận rất quan trọng của thông tin quản lý là thông tin phục vụ trong lĩnh vực
quản lý nhà nước. Quản lý nhà nước là một quá trình mà theo đó người quản lý bảo đảm các tài
nguyên có sẵn được sử dụng thật sự có hiệu quả để đạt được mục đích trong các cơ quan nhà
nước. Thông tin trong quản lý nhà nước thường là những cơ sở khoa học đảm bảo tính pháp ly
́,thực hiện đúng đường lối, chính sách, bảo đảm tính hiệu quả cho quyết định quản lý nhà nước.
Thông tin càng đầy đủ, được thu thập và quản lý và xử lý một cách khoa học, kịp thời chính
với đầy đủ mọi yếu tố liên quan. Thông thường chính phủ cung cấp thông tin qua các hình thức

12


thông cáo của chính phủ, qua báo chí, các phương tiện phát thanh truyền hình và một số hình
thức khác.
2.2. Nhu cầu của thông tin trong quản lý nhà nước
Trong một cơ quan hành chính có bốn mức độ hoạt dộng: chiến lược, sách lược, tác
nghiệp và thừa hành.
Nhà quản lý chiến lược xác định các chiến lược dài hạn đặt ra các mục tiêu của tổ chức

và đường lối nhất quán mục tiêu đó
Nhà quản lý ở mức độ sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối
do mức chiến lược ấn định
Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà quản lý ở mức độ sách
lược ấn định ra.
2.3. Đặc trưng của thông tin trong phạm vi khu vực nhà nước
Thông tin là tài sản của Chính phủ có giá trị liên tục nhất, việc tạo ra tìm kiếm, xử lý sắp
xếp và lưu trữ phổ biến thông tin là rất tốn kém nên thông tin phải được quản lý và sắp xếp một
cách khoa học. Thông tin là loại tài sản giúp cán bộ công chức có khả năng thực hiện được các
hoạt động quản lý nhà nước như ra quyết định, cung cấp dịch vụ hành chính. Thông tin của
Chính phủ rất phong phú và đa dạng từ nhiều nguồn khác nhau phục vụ cho nhiều tầng lớp
chính trị khác nhau.
Trong khi thông tin được giao cho các công chức thì nhà nước lại quản thì quyền sở hữu
thông tin lại thuộc Chính phủ; Không giống như các tài sản khác thông tin không bị suy kiệt
trong quá trình sử dụng, mà giá trị của nó được tăng lên khi được chia sẻ.
Khả năng sẵn và khả năng có thể truy cập vào thông tin của Chính phủ là một yếu tố cơ
bản để phát triển các chính sách của nhà nước; thông tin của Chính phủ bao gồm tất cả, từ các
bản nháp cho tới các phiên bản cuối cùng, dưới dạng điện tử hay không phải điện tử - bao gồm
thư từ, bản ghi nhớ, sách vở, tài liệu hướng dẫn, các kế hoạch, bản đồ, cơ sở dữ liệu, thư điện
tử, các bản vẽ, sản phẩm nghe nhìn, microfilm,…;
Trong môi trường dịch vụ nhà nước hiện nay, khả năng thực hiện các quyền hạn của các
nhà quản lý và tổ chức tốt bộ máy Hành chính là yếu tố sống còn nên đòi hỏi phải có sự truy
cập kịp thời thông tin phục vụ việc ra quyết định.

13


2.4. Thông tin công
Đến nay trong lĩnh vực hành chính công, khái niệm thông tin công chủ yếu được đề cập
đến trong Luật Tiếp cận thông tin của Chính phủ, Luật tự do thông tin và một số văn bản pháp

luật khác. “Thông tin công là bất cứ loại tài liệu nào liên quan tới hành chính, các hoạt động
hoăc các quyết định của một cơ quan hành chính nào đó”. Người dân có quyền tiếp cận các
thông tin công của các cơ quan, công ty nhà nước hoặc tổ chức chính quyền địa phương trừ khi
việc tiết lộ đó ảnh hưởng đến bí mật nhà nước và an ninh quốc gia cũng như lợi ích hợp pháp
của các nhân khác.
Nhìn từ góc độ người thụ hưởng, thông tin công là tất cả những thông tin liên quan đến
hoạt động quản lý của nhà nước, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, quy định, chính
sách, chương trình của nhà nước, các cơ sở dữ liệu quốc gia…mà người dân được phép tiếp cận
và có quyền truy xuất.
2.5. Quản lý thông tin trong hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước
2.5.1. Sự cần thiết phải quản lý thông tin công
Các nhà quản lý nhận ra rằng thông tin công là một tài sản quý giá và đắt tiền nhất của
Chính phủ. Tổ chức và quản lý thông tin là việc áp dụng các nguyên lý và thực tiễn quản lý chu
trình sống cơ bản cho thông tin. Nó bao gồm sự kết hợp việc tổ chức và quản lý các công nghệ
và các hệ thống, các dịch vụ, nhân sự và tài chính.
Một hệ thống thông tin tốt sẽ đảm bảo cho việc hoạt động hiệu quả và ổn định của toàn
bộ hệ thống nhà nước từ Trung ương xuống đến địa phương được đồng bộ hóa, nhịp nhàng
hoạt động có hiệu quả.
Để xây dựng được một hệ thống như vậy ta có thể thực hiện một số hướng sau:
 Hướng thứ nhất, thuần túy kỹ thuật - công nghệ với sự tham gia của các chuyên gia
điều khiển học và các chuyên gia khác trong lĩnh vực máy tính điện tử và tin học.
 Hướng thứ hai, mang tính quản lý trực tiếp - bao gồm việc tiêu chuẩn hóa và đơn nhất
hóa thông tin quản lý. Tin học như là công nghệ tự động hóa mới để thu thập, chuyển, xử lý
dựa trên các thiết bị ngoại vi và các thiết bị ngoại vi mới nhất.
 Hướng thứ ba, được xác định bởi phát triển đào tạo nghiệp vụ và tâm lý đối với đội
ngũ cán bộ quản lý. Nhân viên, cán bộ phải biết sử dụng máy tính để họ làm việc trong môi
trường xử lý thông tin bằng máy tính.

14

 Hướng thứ tư, liên quản lý đến thông tin trong quản lý nhà nước có đặc điểm pháp
luật, dựa trên các quy phạm pháp luật và thường được dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ban
hành các quyết định quản lý.
2.5.2. Cách thức quản lý trong hoạt động quản lý nhà nước
Mỗi ngày có rất nhiều luồng dữ liệu thông tin mạnh mẽ, dồn dập dưa vào vô vàn những
chiếc máy tính, điện thoại, bàn làm việc của nhà quản lý, đòi hỏi phải biết nhận và chọn lọc
thông tin có ích, có giá trị để ra quyết định
Khi lựa chọn các công cụ thông tin cần lựa chọn làm sao cho phù hợp với khả năng và
nhu cầu thực tế, quy trình hoạt động của cơ quản lý nhà nước.
Ví dụ: Nếu một cơ quản lý có nhiêu phòng ban, bộ phận và tất cả đều có nhu cầu sử
dụng máy in, máy fax,.. sẽ thật sự lãng phí, tốn kém không cần thiết nếu trang bị riêng cho tất
cả máy tính các máy in, máy fax,.. Một giải pháp đưa ra là bạn có thể lập một mạng cục bộ
(mạng LAN) và chia sẻ những thiết bị dùng chung như máy in, máy fax.
Xét một cách tổng thể của hoạt động quản lý nhà nước, hệ thống thông tin phục vụ
quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến chính.
 Tuyến tổng thể: quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia. Đây là hệ thống chung nhất
và bao trùm khắp cả nước hình thành mạng lưới dày đặc đảm bảo phuc vụ được đến những
miền xa của tổ quốc.
- Yêu cầu:
+ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hệ thống thông suất từ
trung ương tới cơ sở.
+ Đảm bảo tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụ
thể.
+ Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ ngành.
- Chức năng: đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất đồng
bộ trên.
 Tuyến theo lĩnh vực: quản lý nhà nước theo ngành.
Tuyến này nhằm phục vụ đúng theo đối tượng nâng cao được chất lượng phục vụ theo
yêu cầu và đặc thù của từng ngành.

Ví dụ: ngành y tế có hệ thống riêng, ngành công nghệ thông tin có hệ thống riêng hay
ngành giáo dục,…
15


 Tuyến theo lãnh thổ: quản lý nhà nước theo địa phương. Tùy từng địa phương và đặc
thù của từng vùng mà mỗi địa phương có mỗi tuyến khác nhau.
Ví dụ: Hà Nội và Hồ Chí Minh có hệ thống dày đặc còn các tỉnh như Daknong hay Lâm
Đồng thì có hệ thống thưa hơn,…
Yêu cầu:
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hệ thống thông suất từ
trung ương tới cơ sở. đây là cơ sở tất yếu và không thể thiếu của ngành nhằm không bị dán
đoạn hay gây tổn thất cho đất nước và người dân.
Đảm bảo tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụ
thể. Điều này giúp nâng cao hơn chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp hơn trong ngành.
Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ ngành.
Chức năng: đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất đồng
bộ trên cả nước.
Vai trò:
- Là ngân hàng dữ liệu về pháp luật, văn bản quy phạm của nhà nước.
- Là trung tâm của quản lý, Cung cấp và đáp ứng mọi nhu cầu về thông tin, tạo cơ sở
chặt chẽ, nghiêm túc cho việc ban hành những quy định pháp lý mang tính khoa học.
Nhiệm vụ:
- Truyền nhận thông tin.
- Truyền thông tin chỉ đạo.
- Truyền thông tin báo cáo.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương.
Chức năng:
- Phục vụ nhu cầu quản lý địa phương.
- Tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước.

Yêu cầu:
- Đảm bảo tính thống nhất, tập trung của nhà nước từ trung ương tới địa phương.
- Phải biết kết hợp, phát huy tính năng động sáng tạo bên cạnh tính tự chủ, truyền thống
của từng địa phương trong khuân khổ pháp luật nhà nước quy định.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương gồm:
Các trung tâm thông tin thuộc tỉnh, thành phố.
16


Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các bộ, ngành.
Vậy, vấn đề tổ chức thông tin trong quản lý hành chính Nhà nước không kém phần quan
trọng mà còn quan trọng hơn khi sử dụng và quản lý thông tin. Việc tổ chức thông tin đã mang
lại nhiều lợi ích thiết thực và hiệu quả đảm bảo thông tin xuyên suốt trong quá trình hoạt động.
Đây cũng là vấn đề quyết định cho những quyết định quản lý.
3. Hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam. Liên hệ thực tế.
Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật cũng như những đòi hỏi của đời sống con
người, các hệ thống thông tin ứng dụng được phổ biến rộng rãi trên khắp thế giới và Việt Nam
cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Hiện nay có một số hệ thống thông tin đang được ứng
dụng ở nước ta, phục vụ tích cực cho mọi mặt hoạt động của các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là
trong hoạt động quản lý. Có thể kể đến một số hệ thống thông tin quản lý ứng dụng ở Việt
Nam.
3.1. Hệ thống phần mềm quản lý công văn
Nhằm đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý công
văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính mở cao.
Cho phép cán bộ văn thư lưu trữ có thể thực hiện nhanh thao tác bổ xung công văn đi
nhanh chóng tiện lợi, tại giao diện trang chủ, mỗi khi nhập xong một công văn mới người sử
dụng có thể nhìn thấy ngay trên danh sách mới nhập, và giao diện lại quay lại chế độ sẵn sàng
cho cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập tiếp công văn.
Mô hình phần mềm quản lý công văn

Quy mô hệ thống:
Mạng nội bộ trong cơ quan,cho phép tất cả các đơn vị chức năng tham gia sử dụng,
phân quyền sử dụng theo chức năng:
 Quyền cập nhật dữ liệu(cho các đơn vị chức năng);
 Quyền xử lý/ giải quyết theo chức năng( cho các đơn vị chức năng);
 Quyền khai thác, tìm kiếm (cho tất cả mọi người);
 Quyền bảo mật (cho lãnh đạo);
 Quyền theo dõi, xử lý, báo cáo tổng hợp (cho lãnh đạo).
Một số tính năng của hệ thống phần mềm quản lý công văn như:
 Quản lý hệ thống công văn đi - đến trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.
 Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn, do các đơn vị chức năng các cá
nhân thực hiện.
 Cung cấp khả năng khai thác,tìm kiếm công văn theo các tiêu chí (tên loại,thời
gian, vấn đề, đơn vị gửi/nhận) hoặc theo nội dung trong trích yếu;
 Cung cấp báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình giải quyết công việc thong qua hệ
17


thống công văn đi - đến;
 Định dạng cấu trúc văn phòng.
 Tổ chức các đối tượng công văn - công việc;
 Định nghĩa các luồng công văn - công việc;
 Thống kê phân tích công văn - công việc;
 Tìm kiếm công văn - công việc;
 Và nhiều tính năng mở rộng khác.
Việc xây dựng hệ thống quản lý công văn đảm bảo:
 Tự động hóa các nghiệp vụ văn phòng: nội dung và luồng công văn, công việc.
 Giảm chi phí đầu tư quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu cho công ty.
 Bảo mật: công việc văn bản trên hệ thống thông tin.
 Quản lý: Theo dõi các quá trình xử lý công văn công việc.

 Trong thực tế, cả nước đã có rất nhiều UBND như UBND tỉnh Cà Mau đang sử
dụng hệ thông phần mềm quản lý công văn.
 Chính Phủ cũng sử dụng phần mềm hệ thống này để quản lý công văn trong lĩnh
vực hoạt động của mình.
3.2. Hệ thống trang thông tin điện tử của cơ quan (Web nội bộ)
Tính năng chung: Là hệ thống kết nối hoạt đông cơ quan, cung cấp thông tin, là công
cụ trao đổi/chia sẻ thông tin trong hoạt động của cơ quan.
- Cung cấp thông tin chung về cơ quan,các mảng hoạt động cần thông báo, những chủ
trương trong từng thời kỳ (tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu chung của cơ quan trong từng thời
kỳ).
- Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan,hàng tuần/ngày, chỉ đạo, tóm tắt
ý kiến của các cuộc họp/hội nghị (tùy theo yêu cầu thông báo, thông tin), kế hoạch hoạt động
chung, trách nhiệm thực hiện/hoàn thành công việc của các đơn vị chức năng.
- Lịch điện tử: lịch họp,lịch làm việc,công tác,tiếp khách... hàng ngày/tuần; trách nhiệm
về nội dung, thành phần địa chỉ,yêu cầu đối với các đơn vị/cá nhân tham gia.
- Nhắc việc: có thể sử dụng một số mục trên trang thông tin để nhắc việc hoặc gây chú ý.
- Theo dõi quá trình hoạt động theo công việc/hoặc các đơn vị chức năng/hoặc theo các
chương trình dự án (kế hoạch hoạt động, trách nhiệm, kết quả cần phải đạt được, kết quả thực
tế, đánh giá).
- Cung cấp báo cáo định kỳ.
- Thư điện tử phục vụ trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị cá nhân trong cơ quan.
- Hội nghị điện tử: Tổ chức họp qua mạng cho một số hoạt động đòi hỏi tính thường
xuyên trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các nhóm, giữa một số đơn vị chức năng.
18


Hình ảnh giao diện của một web nội bộ
Cập nhật thông tin:
Mọi loại thông tin đều phải có địa chỉ chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và
tin cậy. Cá nhân, đơn vị được phân quyền mới cập nhật đưa thông tin vào hệ thống được và

phải đảm bảo tính cập nhật thông tin liên tục.
Đơn vị chuyên trách chịu trách nhiệm biên tập thông tin (bảo đảm tính chính xác,cập
nhật,chuẩn mực, độ tin cậy).
Các đơn vị chức năng:
Theo trách nhiệm phân công cụ thể và từng loại thông tin đưa vào hệ thống.
Khai thác và sử dụng:
Cho phép người sử dụng có thể truy cập từ bất kì đâu thông qua tên miền, (đăng kí
chính thức) hoặc chỉ sử dụng tại các hệ thống mạng của cơ quan.
Tất cả các cá nhân được cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu tham gia vào hệ thống.
Mọi người đều có thư viện điện tử riêng.

3.3. Hệ thống quản lý phần mềm chuyên ngành
Đây là hệ thống phần mềm được xây dựng phục vụ cho các hoạt động mang tính
chuyên ngành của cơ quan.
Số lượng phần mềm, tính năng,biểu mẫu cung cấp thông tin phục vụ cho các mục tiêu
khác nhau (chuyên ngành, lãnh đạo, nhu cầu sử dụng chung) được thiết kế theo tính năng, tác
dụng của từng loại công việc.
Hệ thống phần mềm này được sử dụng cho từng ngành cụ thể.
Thực tế hiện nay tại UBND cấp huyện đã xây dựng một số phần mềm mang tính chuyên
ngành như:
Phần mềm quản lý quy trình hồ sơ “một cửa”, phục vụ hoạt động cải cách thủ tục hành
chính “một cửa” do cấp huyện đảm trách;
Phần mềm quản lý nhân sự nhằm quản lí cán bộ công chức đang làm việc trong cơ quan
nhà nước.
Ở các khách sạn hiện nay đang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn Hotel Easy.
3.4. Cổng thông tin dịch vụ công
Hiện nay, các trang thông tin không dừng lại ở việc cung cấp thông tin đơn thuần. Trong
tiến trình cải cách hành chính, chung ta đang triển khai bốn mức dịch vụ công. Dịch vụ công là
những hoạt động của các tổ chức nhà nước hoặc của các doanh nghiệp, tổ chức xã hội, tư nhân
được Nhà nước ủy quyền để thực hiện nhiệm vụ do pháp luật quy định, phục vụ trực tiếp

19


những nhu cầu thiết yếu của cộng đồng, công dân; theo nguyên tắc không vụ lợi, đảm bảo sự
công bằng và ổn định xã hội.
Các dịch vụ công có đặc điểm sau đây:
 Là những hoạt động có tính chất xã hội, phục vụ lợi ích chung của cả cộng đồng. Đây
là những dịch vụ phục vụ các lợi ích tối cần thiết của xă hội để bảo đảm cuộc sống được b́nh
thường và an toàn.
 Là những hoạt động do các cơ quan công quyền hay những chủ thể được chính quyền
ủy nhiệm đứng ra thực hiện.
 Để cung ứng các dịch vụ công, các cơ quan nhà nước và tổ chức được ủy nhiệm cung
ứng có sự giao tiếp với người dân ở những mức độ khác nhau khi thực hiện cung ứng dịch vụ.
 Việc trao đổi dịch vụ công thông qua quan hệ thị trường đầy đủ. Thông thường, người
sử dụng dịch vụ công không trực tiếp trả tiền, hay nói đúng hơn là đă trả tiền dưới h́nh thức
đóng thuế vào ngân sách nhà nước để Nhà nước tổ chức việc cung ứng một cách đều đặn như
một sự "thỏa thuận trước". Nhưng cũng có những dịch vụ mà người sử dụng vẫn phải trả thêm
một phần hoặc toàn bộ kinh phí; tuy nhiên, đối với các loại dịch vụ này, Nhà nước vẫn có trách
nhiệm bảo đảm việc cung ứng không nhằm vào mục tiêu thu lợi nhuận.
 Mọi người dân (bất kể đóng thuế nhiều hay ít, hoặc không phải đóng thuế) đều có
quyền hưởng sự cung ứng dịch vụ công ở một mức độ tối thiểu, với tư cách là đối tượng phục
vụ của chính quyền. Lượng dịch vụ công cộng mà mỗi người tiêu dùng không phụ thuộc vào
mức thuế mà người đó đóng góp.
 Khác với những loại dịch vụ thông thường được hiểu là những hoạt động phục vụ
không tạo ra sản phẩm mang h́nh thái hiện vật, dịch vụ công là những hoạt động của bộ máy
nhà nước phục vụ các nhu cầu thiết yếu của xă hội, bất kể các sản phẩm được tạo ra có h́nh thái
hiện vật hay phi hiện vật.
 Xét trên giác độ kinh tế học, dịch vụ công là các hoạt động cung ứng cho xă hội những
hàng hóa công cộng. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa công cộng là loại hàng hóa mà khi nó đă được
tạo ra th́ khó có thể loại trừ ai ra khỏi việc sử dụng nó; và việc tiêu dùng của mỗi người không

làm giảm lượng tiêu dùng của người khác. Hàng hóa công cộng mang lại lợi ích không chỉ cho
những người mua nó, mà cho cả những người không phải trả tiền cho hàng hóa này. Đó là
nguyên nhân dẫn đến chỗ Chính phủ trở thành người sản xuất hoặc bảo đảm cung cấp các loại
hàng hóa công cộng. Còn theo nghĩa rộng, hàng hóa công cộng là "những hàng hóa và dịch vụ
20


được Nhà nước cung cấp cho lợi ích của tất cả hay đa số nhân dân". Dịch vụ công là những
hoạt động cung ứng các hàng hóa công cộng xét theo nghĩa rộng, bao gồm cả những hàng hóa
có tính cá nhân thiết yếu được Nhà nước bảo đảm cung ứng như điện, nước sinh hoạt…
Mô hình 4 mức độ phát triển của các dịch vụ hành chính công trực tuyến được áp
dụng đối với Chính phủ điện tử tại Việt Nam, bao gồm:
 Mức độ 1: Cổng thông tin điện tử có đầy đủ thông tin về quy trình thủ tục thực hiện
dịch vụ, các giấy tờ cần thiết, các bước tiến hành, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện dịch vụ.
 Mức độ 2: Dịch vụ mức 1 cho phép người sử dụng tải về các mẫu đơn, hồ sơ, văn bản
và khai báo để hoàn thiện theo yêu cầu.
 Mức độ 3: Dịch vụ mức 2 cho phép người sử dụng điền trực tuyến vào mẫu đơn, hồ
sơ, văn bản và gửi lại trực tuyến tới các cơ quan cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá
trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ
phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
 Mức độ 4: Dịch vụ mức 3 cho phép người sửu dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được
thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp, qua đường
bưu điện đến người sử dụng.
Tuy nhiên, hiện nay hầu hết dịch vụ công “trực tuyến” ở mức đơn giản nhất. Đến cuối
năm 2010 mới có khoảng 60% cổng thông tin điện tử / trang thông tin điện tử của bộ, cơ quan
ngang Bộ và 55,6% của UBND tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương cung cấp dịch vụ công
trực tuyến mức 2 cho người dân và doanh nghiệp. Tỷ lệ triển khai cung cấp dịch vụ mức 3 của
các Bộ, cơ quan ngang Bộ chỉ đạt 37,5%, và UBND tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương đạt
33,3%.
Việc triển khai dịch vụ công trực tuyến mức 3 và 4 đem lại rất nhiều lợi ích cho người

dân va doanh nghiệp như tiết kiệm được thời gian, chi phí, giảm bớt sự phiền hà, tiêu cực khi
thực hiện các thủ tục hành chính. Cung cấp các dịch vụ công trực tuyến là một nội dung quan
trọng trong tiến trình cải cách hành chính, triển khai Chính phủ điện tử. Điều đó không những
tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân và doanh nghiệp, mà còn góp phần làm giảm áp lực
giấy tờ công việc lên chính các cơ quan quản lý nhà nước.
Đối với các địa phương, năm 2010 đã có sự tăng trưởng vượt bậc cả về số lượng và số
địa phương cung cấp dịch vụ mức 3. Cụ thể, tại các tỉnh, thành phố sẽ ưu tiên cung cấp 11 dịch
vụ công tối thiểu mức độ 3 gồm: Đăng kí kinh doanh, cấp giấy phép thành lập chi nhánh, văn
21


phòng đại diện, cấp giấy phép xây dựng, chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng, giấy phép
đầu tư, giấy đăng kí hành nghề y, dược, lao động,việc làm, cấp, đổi giấy phép lái xe, giải quyết
khiếu nại, tố cáo, đăng kí tạm trú, tạm vắng và dịch vụ đặc thù. Một số dịch vụ công mức 4
cũng đã bắt đầu được triển khai. Để thực hiện thành công việc cung cấp dịch vụ công trực
tuyến, cần đầu tư cho phát triển phần mềm và củng cố hạn tầng công nghệ thông tin, đồng thời
cần phải đào tạo nâng cao nhận thức cũng như trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ.
Hiện nay đa số cán bộ quen làm việc theo phương pháp truyền thống là giải quyết trực tiếp tại
văn phòng một cửa, ngại ứng dụng côiêung nghệ thông tin,vì vậy cần có cơ chế khuyến khích
hay bắt buộc, có lộ trình rõ ràng và phải có sự quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo.
Theo chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước giai đoạn 2011-2015 đặt mục tiêu tới năm 2015 sẽ cung cấp dịch vụ công trực
tuyếnmức độ cao trên diện rộng cho người dân và doanh nghiệp, làm cho hoạt động của cơ
quan nhà nước minh bạch hơn, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn. Định hướng đến
năm 2020 hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến múc độ 3 và 4, phục vụ người
dân và doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau.
Thực tế hiện nay, mức độ hiện đại hóa dịch vụ công vẫn đang “lưng chừng”. Việc triển
khai dịch vụ mức 3 và 4 gặp khó khăn hơn rất nhiều so với mức 1 và 2. Cần có sự tăng
cường một cách đồng bộ từ trung ương tới địa phương trên phạm vi cả nước.
Những thành tựu trong công nghệ thông tin và hệ thống thông tin ứng dụng đã phần nào

đáp ứng nhu cầu làm việc và khai thác thông tin. Tuy nhiên, cần đẩy mạnh việc phát triển và
hoàn thiện hệ thống thông tin ứng dụng hơn nữa. đây là việc được xem là cần thiết đối với mọi
cơ quan tổ chức để làm việc và góp phần vào công cuộc xây dựng xã hội.
4. Tính chất của thông tin, liên hệ thực tế
Trong cuộc sống, thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Trước hết, thông tin là công cụ
hỗ trợ cho một kế hoạch, một chiến lược đã định trước. Thông tin cung cấp cho con người hiểu
biết về sự vật, đối tượng mà chúng ta quan tâm. Đặc biệt, trong hoạt động quản lý nhà nước thì
thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Nó gắn liền với các quyết định quản lý và mục tiêu
quản lý, góp phần tạo nên thành công trong công tác quản lý nhà nước.
Thông tin trong quản lý thường có những tính chất cơ bản sau: tính định hướng, tính
tương đối, tính tức thời, tính thời điểm, tính cục bộ, tính đa dạng.

22


Trước hết là tính định hướng của thông tin: Thông tin là sự phản ánh giữa nguồn tin
và nơi nhận tin. Trong hoạt động quản lý kinh tế xã hội thì đó là mối quan hệ giữa người tạo ra
và người sử dụng. Còn trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước thì đó có là các quyết
định, các chỉ thị, mệnh lệnh điều chỉnh từ cấp trên hay thông tin phản ánh, báo cáo đề nghị, yêu
cầu của tuyến dưới lên tuyến trên.
Tính định hướng phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản
ánh. Từ đối tượng phản ánh tới chủ thể phản ánh được coi là hướng của thông tin.
Như chúng ta biết , quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt của con người phát sinh trên
cơ sở phân chia và chuyên môn hóa lao động về bản chất thuộc về lao động trí óc. Trong công
tác quản lý yêu cầu người lãnh đạo phải có những phẩm chất như biết thu thập thông tin, phân
tích thông tin, tính toán con đường đi và phương pháp phát triển.
Thông tin là đối tượng của người quản lý và thông giữ vai trò quan trọng trong công tác
quản lý. Tùy theo từng lĩnh vực mà có những thông tin khác nhau, do đó thông tin được định
hướng dựa vào các lĩnh vực mà nhà quản lý mong muốn. Trong các quyết định quản lý, các nhà
lãnh đạo luôn cần đến các thông tin để định hướng cho các quyết định của mình trong quá trình

quản lý. Thông tin chỉ có ý nghĩa khi nó được cung cấp theo đúng yêu cầu của nhà quản lý và
nó đáp ứng được sự đòi hỏi cùa công tác quản lý.
Trong diều kiện không có người sử dụng, thì khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa, vì
thông tin có nghĩa là cung cấp cho người sử dụng hiểu biết về cái gì đó mà trước đây họ chưa
biết. Và như vậy có nghĩa là chỉ những gì đem lại những hiểu biết mới, làm giàu cho kho tàng
kiến thức của người nhận mới được xem là thông tin. Thông tin phải có hướng nếu thông tin
không có hướng và thực tế không có ý nghĩa của thông tin và đó là hướng từ nơi phát đến nơi
nhận.
Trong quản lý hành chính nhà nước củng cố thông tin hỗ trợ ra quyết định ở các cấp
hành chính, quá trình quản lý nằm trong tương tác giữa khách thể và chủ thể, thiếu một trong
hai vị trí này thông tin sẽ không còn ý nghĩa. Và thông tin thật sự có ý nghĩa giá trị kho nó
mang tính định hướng, có một hướng đi xác định.
Thông tin cũng mang tính tương đối, điều này được thể hiện trong phương pháp phân
tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định
đã góp phần tạo ra sự tương đối của thông tin mà chúng ta nhận được, bởi vì tính bất định
chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin về một sự vật, hiện tượng nào đó. Điều này dễ
23


dàng bắt gặp trên thực tế, chúng ta không thể nhận được đầy đủ thông tin về sự vật hiện tượng
mà chúng ta chỉ có thể nhận được một số thông tin và từ đó đưa ra những phán đoán về sự vật
hiện tượng. Để nhận được một thông tin phải qua nhiều nguồn và qua nhiều tầng nấc khác
nhau. Có khi những thông tin này đã được lượt bớt, chủ yếu là sự chủ quan của người cung cấp.
Khio mà có quá nhiều luồng thông tin khác nhau, có thể dẫn đến việc thông tin bị loãng gây
khó khăn cho hoatgj động quản lý. Mặc dù có rất nhiều luồng thông tin nhưng thông tin càn
thiết cho hoạt động quản lý ở lĩnh vực nào đó lại thiếu.
Tất cả những điều trên có ý nghĩa là mỗi thông tin nhận được phần lớn chỉ là sự phản
ánh tương đối và không đầy đủ về sự vật hiện tượng được thong báo, nhất là những thông tin
trong hoạt động kinh tế xã hội. Bởi vì trong hoạt động kinh doanh, một doanh nhiệp sẽ không
hoàn toàn biết hết tất cả thông tin liên quan đến ngành lĩnh vực mình hoạt động. Họ chỉ có thể

thu thập rất ít thông tin nhát là những thông tin liên quan đến nhà nước, đối thủ cạnh tranh. Cho
nên muốn thành công thì doanh ngiệp phải nắm bắt đúng cơ hội, phán đoán dựa vào những
thông tin ít ỏi để đạt nhiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó thì những doanh ngiệp luôn phải giữ bí
mật sản xuất nên thông tin đã ít lại càng ít hơn.
Hơn thế nữa thì khả năng thực tế và mức độ chính xác của các phương pháp và phân tích
thu thập thông tin kém hiệu quả, đây là những tác nhân gây ra tính tương đối của thông tin.
Trong hoạt động quản lý nhà nước thì luôn có những quy định chặt chẽ về việc thu thập thông
tin, đặt biệt là thông tin từ các cơ quan nhà nước. Và phương pháp thu thập chủ yếu là quan văn
bản giữa các cơ quan với nhau góp phần tạo ra tính tương đối của thông tin. Đồng thời, việc
bảo quản và lưu trữ thông tin không tốt đã gây mất mác những thông tin quý giá và cần thiết
nhất là việc lưu trữ những văn bản bằng chất liệu giấy. Trên thực tế thông tin luôn mang tính
tương đối do những nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan khác nhau và tính tương đối là tính
chất cơ bản của thông tin.
Tính thời điểm, là tính chất luôn luôn tồn tại ở mọi thông tin bởi vì thế giới luôn vận
động và phát triển. Đối với một sự vật hiện tượng thì tại thời điểm này thì nó là như thế nhưng
ở một thời điểm khác nó đã thay đổi cũng vì thế mà thông tin ta nhận được từ nó cũng khác
nhau và thay đổi theo sự vận động, phát triển của sự vật hiện tượng. Mặc khác thì khi một
người nhận được thông tin nghĩa là đã có một khoảng thời gian để thông tin từ nơi phát đến nơi
nhận. Và trong khoảng thời gian đó thì sự vật hiện tượng được quan tâm đã vận động biến đổi
khác trước. Điều này thể hiện rõ hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh
24


nghiệp, việc thay đổi liên tục các dây chuyền sản xuất kinh doanh và công nghệ không ngừng
phát triển, nắm bắt được yếu tố tức thời của thông tin sẽ làm cho doanh nghiệp ngày càng phát
triển ngày càng cao đi đầu trong phát triển công nghệ. Và thông tin chỉ có giá trị khi nó đến với
nhà quản lý kịp thời, đầy đủ chính xác, trong đó yếu tố kịp thời đúng lúc sẽ quyết định sự thắng
lợi trong hoạt động quản lý.
Những thay đổi của thông tin phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ nơi phát đến nơi
nhận và cũng phụ thuộc vào đối tượng đang được xem xét. Cho nên thông tin nhận được chỉ là

bức tranh trong quá khứ dù chỉ là quá khứ rất gần của đối tượng được xem xét. Thông tin nhận
được là quá khứ là một điều tất nhiên và tính tức thời của thông tin cần được xem xét cụ thể để
có thể phát huy một cách tốt nhất giá trị của thông tin.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, thông tin là yếu tố quyết định trong quản lý bởi vì có
những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời thì mới đảm bảo một cách tốt nhất cho hoạt động
quản lý nhà nước có hiệu quả. Thông tin đảm bào tính thời điểm khi mà nó phản ánh được sự
vật hiện tượng đầy đủ nhất nhanh chóng nhất cho nhà quản lý và hiệu quả của thông tin chỉ
được thể hiện khi nó mang đến những thông tin mà nhà quản lý cần để đưa ra những quyết định
nhanh chóng chính xác đạt được mục tiêu đã đề ra.
Do thông tin có tính chất tức thời nên trong hoạt đọng của cơ quan nhà nước trong mọi
báo cáo, thư từ trao đổi,… trong thực tế luôn phải ghi kèm theo ngày giờ, thậm chí trong những
tình huống càn thiết thì nhiều thông tin còn phải được ghi cả phút, giây. Tính tức thời của thông
tin rất quan trọng nhất là trong hoạt động mang tính bí mật trong hoạt dộng quản lý nhà nước,
có như thế mới đảm bảo sự chính xác trong quản lý, nếu không sẽ ảnh hưởng lớn đến toàn xã
hội do tính thiếu kịp thời của thông tin. Nếu thông tin đến đúng lúc nó sẽ đem lại những hiệu
quả rất lớn cho xã hội cho an ninh quốc phòng của đất nước. Cho nên tính thời điểm rất quan
trọng trong hoạt động q uản lý nhà nước nhất là đối với thông tin trong hoạt động quân sự và
quốc phòng.
Có thể nói tính tức thời là tính chất quan trọng của thông tin và nó quiets định đến hiệu
quả của sử dụng thông tin. Nếu thông tin đầy đủ chính xác nhưng không kịp thời thì thông tin
sẽ không có giá trị và trở nên lạc hậu so với sự vận động của thế giới. Và cũng có một quan
điểm cho rằng, trong thời đại ngày nay người nào nắm giữ nhiều thông tin chính xác kịp thời
nhất thì người đó dễ dàng đạt được những thành công trong cuộc sống.

25