SKKN Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn phòng nhà trường phổ thông, là một bộ phận công việc
mang tính tổng hợp, thường xuyên và liên tục trong suốt năm học. Đòi hỏi
người giáo viên phụ trách công tác văn phòng phải theo dõi, nắm bắt, điều tra
phân tích, thống kê, tổng hợp một cách logic và khoa học, công tác văn
phòng đòi hỏi tính chính xác, kịp thời, gắn liền với thực tiễn của đơn vị. Mặt
khác phải hoàn chỉnh về thủ tục văn bản, số liệu, câu chữ phải rõ ràng, dễ tiếp
nhận, bên cạnh đó cần đảm bảo thể thức trình bày văn bản báo cáo và lưu trữ
dài hạn.
Công tác văn phòng có ý nghĩa góp phần thành bại vào việc thực hiện
nhiệm vụ giáo dục của đơn vị, bên cạnh đó người làm công tác văn phòng
cần phải biết tổ chức, quản lý và tham mưu cho cấp lãnh đạo về các hoạt
động. Quản lý một cách bao quát từ hoạt động của giáo viên và học sinh, theo
dõi tập hợp thông tin báo cáo cho cấp lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên.
Công tác văn phòng là nhằm cụ thể hoá quá trình hoạt động của đơn vị bằng
văn bản có số liệu cụ thể và được lưu trữ lâu dài làm tư liệu cho việc lập kế
hoạch phát triển quy mô trường lớp và phát triển giáo dục trên địa bàn đơn vị
quản lý.
Với những mục tiêu và yêu cầu công tác đã nêu trên trong đề tài này tôi
mạnh dạn đưa ra một số kinh nghiệm nhỏ nhằm hoàn thiện và làm tốt công
việc của chức trách văn phòng trong nhà trường phổ thông. Do thời gian công
tác đảm nhiệm công việc văn phòng chưa nhiều kinh nghiệm do hạn chế về
mặt chuyên môn và nghiệp vụ văn thư lưu trữ, điều kiện làm việc chưa được
đáp ứng với thực tế nên nội dung còn ngắn gọn, chỉ dừng lại ở mức cơ sở.
Chắc chắn rằng những điều tôi trình bày trong đề tài chưa nhiều. Rất mong
Hội đồng khoa học nhà trường và đồng nghiệp đóng góp ý kiến trao đổi,
những kinh nghiệm hay cùng bản thân tôi để nội dung sáng kiến kinh nghiệm
được áp dụng có hiệu quả trong quá trình thực hiện nhiệm vụ giáo dục trên
địa bàn vùng biên.

Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng

1


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học
A. PHẦN MỞ ĐẦU:
I. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng của đề tài nghiên cứu phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa
học về công tác văn phòng trong trường phổ thông trên địa bàn huyện Hướng
Hoá.
Đối tượng là những công việc cụ thể thuộc phạm vi văn phòng nhà trường
đã được thực hiện và áp dụng rộng rãi.
2. Phạm vi nghiên cứu:
Nội dung đề tài chỉ đề cập đến những công việc đã nảy sinh và thực hiện
tại Trường tiểu học xã Hướng Phùng huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị.
Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại các phần công việc thuộc văn phòng
trường.
3. Phương pháp nghiên cứu:
Căn cứ và tình hình thực tiễn của đơn vị. Trên cơ sở những công việc đã
được thực hiện, từ đó phân tích, tổng hợp số liệu và dùng phương pháp luận
để diễn giải.
II. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI

1. Mục đích của đề tài:
Nhằm nghiên cứu công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông để đúc
rút kinh nghiệm mang tính khoa học và khả thi cao nhằm từng bước hoàn
thiện công tác lưu trữ hồ sơ, cập nhật số liệu liên quan công tác văn phòng

trong nhà trường phổ thông,để nâng cao hiệu quả công tác quản lý và làm tư
liệu tham khảo.
2. Ý nghĩa đề tài:
Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, dễ hiểu gắn liền với thực tế.
Phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu đối với cán bộ làm công tác văn
phòng trường học phổ thông.

Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

B. NỘI DUNG ĐỀ TÀI
I. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG

1. Những thuận lợi:
Hướng Phùng là trường Tiểu học vùng sâu biên giới, song quy mô trường
lớp khá lớn. Điều kiện chính trị, kinh tế và văn hoá xã hội ở địa phương phát
triển khá mạnh, tầm nhận thức của quần chúng nhân dân được cải thiện.
Công tác xã hội hoá giáo dục từng bước được các cấp uỷ Đảng, chính quyền,
đoàn thể và quần chúng nhân dân địa phương quan tâm.
Đội ngũ cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ đủ về số lượng mạnh về
chất lượng. Tập thể sư phạm có tinh thần đoàn kết, thống nhất, nhiệt huyết
với nghề nghiệp. Ban giám hiệu nhà trường, các tổ chức Công đoàn, Chi
đoàn, Đội, Sao đã phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ giáo
dục.
Tỷ lệ học sinh đến trường ngày càng đông,thông qua công tác giáo dục
hằng ngày của đội ngũ cán bộ, giáo viên tạo cho các em ham thích học tập và
rèn luyện, có lối sống lành mạnh, phẩm chất đạo đức trong sáng hồn nhiên.
2. Những khó khăn:

Một bộ phận nhân dân đang sinh sống trên địa bàn đời sống còn thấp, điều
kiện giao thông đi lại khó khăn, nhận thức còn nhiều hạn chế, thông tin còn
thiếu, phong tục tập quán của một số người dân còn mang nặng, chưa có sự
đổi thay nhiều trong cuộc sống.
Trường đóng xa trung tâm huyện lỵ điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị
còn thiếu, đời sống hằng ngày tại các điểm trường của cán bộ giáo viên còn
gặp khó khăn trong sinh hoạt.
Một số học sinh đi học chưa chuyên cần và tỷ lệ học sinh bỏ học giữa
chừng vẫn còn xảy ra, tinh thần học tập chưa tự giác dẫn đến kết quả học tập
chưa cao.
Ý thức rèn luyện, tu dưỡngvề phẩm chất đạo đức của học sinh còn hạn
chế ở một số lĩnh vực.
Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

II. PHÂN TÍCH TẬP HỢP SỐ LIỆU
1. Phân tích số liệu đề tài:
Trường tiểu học Hướng Phùng mới được thành lập từ tháng 3 năm 2006
trên cơ sở là Trường PTCS Hướng Phùng. Tính tới thời điểm hiện nay toàn
trường có:
-Tổng số: 33 lớp.
-Tổng số học sinh toàn trường: 657 em;
-Tổng số người Vân kiều chiếm hơn 85%.
- CSVC, thiết bị kỹ thuật;
-Toàn trường có 19 phòng học trong đó:
+ Phòng kiên cố : 05;
- Phòng cấp 4 :13;
- Phòng tạm thời : 01.

+ Phòng ở giáo viên có: 04 phòng ; trong đó: cấp 4 : 04.
- Đồ dùng dạy học còn thiếu, sách giáo khoa còn thiếu nhiều, sách
tham khảo và các thiết bị khác còn nghèo nàn.
*Đội ngũ cán bộ GV-NV:
-Tổng số CB-GV-NV: 44 đ/c; nữ: 30;Dân tộc: 05; Đảng viên: 17
Trong đó:
Tổng số CB-GV-NV biên chế:36 đ/c; nữ:23;Dân tộc: 05;
Tổng số CB-GV-NV hợp đồng: 08 đ/c;Nữ:07 ;Dân tộc: 0;
- Trình độ chuyên môn : Đại học 17, cao đẳng: 16, TC: 11.
2.Tổng hợp dẫn cứ số liệu :
Qua phân tích số liệu trên cho thấy Trường tiểu học Hướng Phùng là
trường có quy mô lớn và đạt tiêu chuẩn trường hạng I.
Về quy mô trường lớp: Số lớp nhiều, số học sinh lớn song không tập
trung. Công tác theo dõi quản lý khó khăn hơn. Vấn đề tổ chức xây dựng mặt
bằng chất lượng không đồng đều. Việc duy trì và xây dựng nề nếp khó khăn.
Công tác sinh hoạt tập thể trở ngại. Do học 2 ca nên việc tổ chức các hoạt
động chuyên môn còn vướng mắc.
Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

-Về CSVC: Mới chỉ đáp ứng ở mức trung bình các việc dạy và học,
phòng học còn tạm bợ, xuống cấp cở sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật dạy
học còn chưa đáp ứng đủ. Các thiết bị phục vụ quản lý, chuyên môn, văn
phòng chưa có điều kiện làm việc còn thiếu.
-Về đội ngũ: Hội đồng sư phạm đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Đa
phần cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ và nhiệt huyết với nghề nghiệp
an tâm công tác, có ý thức vươn lên trong cuộc sống.
III. NHỮNG PHƯƠNG PHÁP, BIỆN PHÁP THỰC HIỆN

1. Phương pháp lập kế hoạch:
* Để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả trong một năm học
cần thiết phải đảm bảo các vấn đề sau:
Ngay từ đầu năm học cần thiết lập kế hoạch chặt chẽ về công tác tuyển
sinh trẻ có ngoài xã hội vào trường nhập học, rà soát số lượng trẻ ở từng khu
vực thôn nhằm huy động tối đa số lượng trẻ có trong xã hội đảm bảo phổ cập
đúng độ tuổi đạt tỷ lệ cao.
Vào cuối năm học trước, văn phòng phải chú trọng lập kế hoạch tham
mưu lên lãnh đạo nhà trường xin bố trí nhân sự và các điều kiện khác liên
quan. Tổ chức điều tra nắm bắt số liệu về dân số và trình độ văn hoá toàn xã,
từ đó tổ chức thống kê tổng hợp theo đối tượng và độ tuổi cụ thể. Căn cứ vào
số liệu đã có tiến hành phân tích và thiết lập kế hoạch phát triển trường lớp
cụ thể cho năm học tiếp theo.
Số liệu điều tra được phân tích theo dõi vào các hồ sơ liên quan, nhằm lưu
trữ để đối chiếu và làm căn cứ so sánh kết quả thực hiện kế hoạch nhiệm vụ
của năm học.
Khi lập kế hoạch nhiệm vụ năm học cần phải thiết lập các chỉ tiêu đạt yêu
cầu quy định của ngành, Phòng Giáo dục và Đào tạo đề ra. Đồng thời tính
đến đến sự phát triển quy mô về mạng lưới trường học đó là: Huy động số
lượng, kế hoạch mở lớp, biên chế giáo viên, các lớp đơn, lớp ghép đảm bảo
số lượng quy định, cung đường đi lại phù hợp để tạo điều kiện học sinh đến

Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

trường học tập và rèn luyện tốt. Công tác phổ cập giáo dục phải được chú
tâm, các tiêu chí, các phong trào hoạt động bề nổi của nhà trường.

2. Biện pháp thực hiện.
* Để thực hiện một cách có hiệu quả kế hoạch đề ra cẩn phải có các biện
pháp, giải pháp thực hiện, đồng thời phải tiền hành theo dõi, giám sát, kiểm
tra ghi chép tổng hợp và đánh giá kịp thời theo tuần tự, tháng, kỳ năm để từ
đó kịp thời uốn nắn, bổ sung khắc phục để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ đề
ra.
a) Công tác tổ chức thực hiện:
- Căn cứ vào kế hoạch, thiết lập hồ sơ quản lý và thực hiện bằng kế hoạch
cụ thể.
- Thường xuyên đôn đốc theo dõi, ghi chép tổng hợp để tiến hành đánh
giá kịp thời những tổ chức cá nhân thực hiện kế hoạch. Đồng thời tiến hành
phê bình rút kinh nghiệm và tuyên dương khen thưởng đúng lúc, đúng đối
tượng.
- Qua quá trình thực hiện cần rút ra kinh nghiệm và tiến hành đánh giá để
bổ sung kế hoạch cho sát thực tế hơn. Thường xuyên tham mưu cho cấp lãnh
đạo để tìm phương hướng giải quyết những công việc tồn động.
- Tiến hành trực báo, hội ý báo cáo để rút kinh nghiệm đánh giá hiệu quả
công việc. Đồng thời thông tin hai chiều để kịp thời thực hiện kế hoạch đồng
bộ có hiệu quả.
b) Công tác tập hợp lưu trữ hồ sơ:
-Trong qua trình thực hiện phải tiến hành ghi chép cụ thể rõ ràng những
thông tin, số liệu nảy sinh, tập hợp có hệ thống vào hồ sơ sổ sách, chuyên
môn để đánh giá và làm căn cứ báo cáo lên cấp quản lý.
-Hồ sơ phải được phân loại theo đúng yêu cầu chuyên môn. Trình bày
sạch đẹp, khoa học, rõ ràng dễ hiểu. Số liệu phải tin cậy phải là căn cứ để sử
dụng lâu dài.
- Bảo quản hồ sơ phải cẩn thận, sắp xếp khoa học, phân loại, sắp xếp ngăn
nắp để tiện cho việc tra cứu để sao lục trong việc sử dụng hồ sơ.
Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng

Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

- Phải thường xuyên bổ sung kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc có
hiệu quả. Công việc văn phòng phải được tiến hành thường xuyên và liên tục.
3. Công tác báo cáo đánh giá
Báo cáo kết quả công việc phải chính xác và đúng với thực tế. Các nội
dung báo cáo phải ngắn gọn, dễ hiểu và logic. Thời gian nộp kịp thời đúng
tiến độ, thủ tục văn bản phải đúng quy định của chuyên môn.
Báo cáo là căn cứ xác minh kết quả công việc với cấp trên trong việc
kiểm tra đánh giá thành tích của nhà trường. Nên khi lập báo cáo phải căn cứ
vào hồ sơ lưu trữ, số liệu, thông tin phải khớp đúng, chính xác.
IV. KẾT QUẢ THỰC TIỂN

1. Kết quả:
Qua thời gian làm văn phòng trong năm học vừa qua. Tôi đã áp dụng
phương pháp, biện pháp như đã nêu trong đề tài và kết quả đạt được rất khả
quan. Công tác hoạt động chuyên môn được đánh giá tốt, công tác quản lý,
tham mưu được thực hiện xuyên suốt có hiệu quả.
Công tác lưu trữ, báo cáo dễ dàng, chính xác kịp thời, đúng tiến độ kết
quả cụ thể một năm vừa qua nhà trường đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao và đạt danh hiệu trường tiên tiến.
2. Liên hệ với thực tiễn:
Mặc dù công tác văn phòng rất phức tạp và khó khăn. Song khi được xác
định mục tiêu và yêu cầu cụ thể thì việc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả.
Điều này cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế
hoạch, quy mô, thường xuyên và khoa học thì quá trình thực hiện sẽ dễ dàng
hơn nhiều.
C. KẾT LUẬN
Trong sáng kiến kinh nghiệm này tôi chỉ nêu ra một số kinh nghiệm của

bản thân đã được đúc rút cho việc thực hiện công tác phụ trách văn phòng tại
trường Tiểu học Hướng Phùng. Mặc dù nội dung chưa thực sự phong phú
nhưng sáng kiến kinh nghiệm này có thể áp dụng vào thực tiễn và phù hợp
với trường phổ thông. Để sáng kiến kinh nghiệm này có sự phong phú thêm
Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

về nội dung, bản thân tôi rất mong sự đóng góp của các đồng nghiệp nhằm bổ
sung thêm để nội dung thêm đa dạng và từng bước áp dụng vào thực tiễn đơn
vị có hiệu quả.
Híng Phïng, ngµy

04

th¸ng 04

n¨m 2014
Người thực hiện

Nguyễn Kim Khanh

Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng


Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng

Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

Người thực hiện: Nguyễn Kim khanh – Trường TH Hướng Phùng