Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và đề xu

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng em và được sự hướng
của thầy cô bộ môn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình
thức nào trước đây.
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”, dưới sự
hướng dẫn của Giảng viên bộ môn em đã thực hiện đề tài “Phân tích nhiệm vụ
của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ
quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp và đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng
tham mưu, tổng hợp”. Để hoàn thành bài nghiên cứu này. Em xin chân thành
cảm ơn các thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập
tại trường. Và đặc biệt chúng em đã được tiếp cận với môn học “Quản trị văn
phòng doanh nghiệp” mà theo em là rất hữu ích và thực tế đối với sinh viên văn
phòng chúng em.
Song do đề tài rộng và do bản thân cá nhân em chưa đi làm và tiếp xúc
với môi trường doanh nghiệp và tiếp cận với thực tế cũng như hạn chế về kiến
thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
được sự đóng góp của quý thầy cô đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

stt

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1
2

UBND
HĐND

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

3

LT

Lưu trữ

4

VT

Văn thư

5

VP

Văn phòng

6

TL

Tài liệu


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp luôn
có mỗi quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến và
văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức.
Chính vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”,
“phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà
lãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có
nhiệm vụ trợ giúp công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật
phục vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai

trò là cầu nối giữa tổ chức với cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và toàn nhân viên.
Khác với các bộ phận khác trong công ty, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc cả ngày lẫn đêm…đảm bảo thông suốt cho cơ quan.
Văn phòng của bất kỳ cơ quan doanh nghiệp nào ra đời là một tất yếu
khách quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu
quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phòng vừa là
bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những
lượt thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ
hoạt động của doanh nghiệp được trôi chảy và đạt hiểu quả cao.
Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và các chức năng của văn
phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp như vậy nên em đã chọn đề tài “Phân
tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp
với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện
chức năng tham mưu, tổng hợp và đề xuất giải pháp để văn phòng doanh
nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp” là đề tài cho học phần
5


Quản trị văn phòng doanh nghiệp này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Nhiệm vụ của văn phòng được các nhà nghiên cứu khá nhiều và cũng có
nhiều đề tài nghiên cứu về nhiệm vụ của văn phòng nhưng chưa nghiên cứu sâu
vào nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp nói riêng.
Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp thì chưa có đề tài hay công trình nghiên cứu chính thức về
vấn đề này.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1

Đối tượng nghiên cứu
Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp

3.2

Phạm vi nghiên cứu
Văn phòng doanh nghiệp nói chung (không cụ thể vào một doanh nghiệp
nào cụ thể).
4. Mục tiêu nghiên cứu

-

Khái quát nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp.
Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực chức năng

-

tham mưu, tổng hợp.
Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan

-

hành chính nahf nước trong thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp.
Giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng
hợp của mình.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản,tập bài giảng

và tạp chí chuyên ngành.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc phân tích thông tin các
nguồn tài liệu.
6. Ý nghĩa của đề tài
- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện đề tài nâng
6


cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.
- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất
lượng, hiệu quả chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp.
- Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò và chức năng của văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương
Chương 1. Những vấn đề chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
Chương 3. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với
văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và các giải pháp để văn phòng
doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp.

7


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
1.1 Khái niệm, vị trí và vai trò của văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng doanh nghiệp
Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ trách

công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị. Nhưng hiểu như vậy là
chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những văn
phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác.
Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan
đơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao
dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách hỉểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị
trí dịa lý nhất định:
– Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một
người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng
kiến trúc sư trưởng,…
– Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các
cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn
phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng:
– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này
thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản,
lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chức
dó.
8


Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận
khác trong cơ quan, đơn vị. Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt cần có những

điều kiện cơ bản sau:
Bộ máy văn phòng phải được tổ chức thích hợp với quy mô và tính chất
hoạt động của cơ quan, đơn vị mà nó phục vụ. Đối với cơ quan, tổ chức lớn,
hoạt động da dạng thì vãn phòng phải có dầy đủ các bộ phận với số lượng nhân
viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt dộng vãn phòng một cách độc lập, đáp ứng
đầv đủ mọi yêu cầu của cơ quan, tổ chức dó. Đòi với cư quan, đơn vị có quy mô
nhỏ thì vãn phòng có thê gọn nhẹ, tinh giản. Phù hợp và các diều kiện vật chất
cần thiết khác để đảm bảo cho mọi hoạt động của văn phòng.
Trong một dự án xây dựng chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn cũng có thể có văn
phòng quản lý, điều hành cúa riêng mình. Các vãn phòng này thường có dạng là
các dãy nhà tạm hoặc toa xe di dộng với các trang thiết bị gọn nhẹ, cơ động và
thường được đặt ngay tại hoặc gần với còng trường xây dựng.
1.1.2 Vị trí và vai trò của văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi doanh nghiệp, bởi vì mỗi doanh
nghiệp luôn có mỗi quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn
bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham
mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận,
phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì vị trí hoạt động đa
dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng
ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp công tác thông tin, điều hành,
cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình ra quyết định
của các nhà quản lý.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối
9

quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức. văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối
ngoại của cơ quan, giữ vai trò là cầu nối giữa tổ chức với cấp trên,
ngang cấp, cấp dưới và toàn nhân viên.
Khác với các bộ phận khác trong công ty, văn phòng thực hiện
nhiệm vụ mang tính thường xuyên, lien tục. Văn phòng phải có một
bộ phận nhân sự làm việc cả ngày lẫn đêm…đảm bảo thông suốt cho
cơ quan.
Văn phòng của bất kỳ cơ quan doanh nghiệp nào ra đời là một
tất yếu khách quan. Văn phòng giữ một vai trò them chốt có ảnh
hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.
Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mạt của
cơ quan, là nowit hu nhận và phát ra những lượt thông tin kịp thời
nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của
doanh nghiệp được troi chảy và đạt hiểu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các
phương diện:
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của lãnh đạo đều
thông qua văn phòng để chuyển giao đến phòng ban khác. Văn phòng
chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện
các quyết định và sự chỉ đọa của cấp trên. Như vậy đây là chức năng
vô cùng quan trọng. Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức
năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì mọi hoạt động của
cơ quan sẽ bị ngừng trệ.

10


1.2

Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp được doanh nghiệp

quy định để phù hợp với loại hình, quy mô , nhiệm vụ kinh doanh và mang tính
đặc thù riêng của doanh nghiệp đó. Không phải loại hình doanh nghiệp nào văn
phòng cũng có chức năng nhiệm vụ giống nhau nhưng dưới đây là một số chức
năng, nhiệm vụ chính của văn phòng doanh nghiệp nói chung.
1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
-

Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” qua các hoạt động tư vấn, góp ý
cho lãnh đạo về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn phòng, từ đó lãnh
đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt động của cơ quan như:
Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ máy, các quy
trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển, giám sát các
hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu xây dựng bộ
máy văn phòng và cơ quan, tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy
định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng, tham mưu về

-

khen thưởng kỷ luật…)
Văn phòng thực hiện chức năng “tổng hợp” thông qua việc thống kê, phân tích,
xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của cơ quan và
các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
1.2.2 Chức năng hậu cần.

a.

Khái niệm hậu cần.

-

Hậu cần là hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và kỹ
thuật để cho các hoạt động chính đạt được các mục tiêu.

-

Hậu cần là bộ phận công tác ở hậu phương lo việc kỹ thuật, y tế, vật chất, trang
thiết bị và các điều kiện khác phục vụ cho các công việc khác.
Tóm lại, hậu cần là việc đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang
thiết bị, kỹ thuật, môi trường và các yếu tố khác phục vụ tốt nhất cho hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b.

Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần qua các công việc sau đây.

-

Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị của cơ quan. Chủ trì việc
11


mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên và đột xuất các trang thiết bị đó.
-

Chủ động lên kế hoạch phục vụ các cuộc hội họp, hội thảo, các hoạt động
chung, các chuyến đi công tác, các chương trình sự kiện, các cuộc đón tiếp…của

cơ quan và văn phòng.

-

Đảm bảo các điều kiện vệ sinh môi trường, cảnh quan, môi trường văn hóa của
công ty. Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trong nội bộ cơ quan và xung
quanh.

-

Tổ chức tốt công tác y tế, chăm sóc sức khỏe thường xuyên cho cán bộ nhân
viên.

-

Quản lý tốt việc phòng chống cháy, nổ, hệ thống điện, vật dễ cháy nổ; thường
xuyên tập huấn và trang bị các kiến thức về phòng chống cháy nổ cho cán bộ,
nhân viên.

-

Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết trang trọng, lịch sự, tiết kiệm; chú trọng xậy
dựng các quan hệ đối nội và đối ngoại rộng mở phục vụ sự phát triển của công
ty.
1.2.3.Chức năng giao dịch
1.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
1.3.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

-

Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng doanh

-

nghiệp
Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung diều lệ hoạt động của

-

doanh nghiệp
Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp
Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp
Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho haotj động kinh doanh của doanh nghiệp
Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ của doanh nghiệp
1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

-

Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp thường niên của đại hội đồng cổ đông, hội

-

đồng thành viên
Tổ chức các cuộc hội họp chung của doanh nghiệp
Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của doanh nghiệp
Tổ chức mua sắm và quản lý các trang thiết bị của doanh nghiệp
Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp
12

-

Tổ chức công tác vệ sinh môi trường trong doanh nghiệp
Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanh nghiệp
Tổ chức công tác lễ tân cho doanh nghiệp
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo doanh nghiệp
1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch

-

Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có lien quan tới chức năng, nhiệm vụ của văn

-

phòng
Thẩm định các hợp đồng của các đơn vụ khác trong doanh nghiệp soạn thảo
Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản khi tiến hành các điều

-

kiện giao dịch
Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp
1.4 Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của văn phòng doanh
nghiệp
1.4.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Để tồn tại và hoạt động tốt bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phải có một
cơ cấu ổn định, khoa học, lien kết chặt chẽ với nhau. Thực chất cơ cấu của tổ
chức là sự phân chia thành từng lĩnh vực để tiến tới các nhiệm vụ lớn của cơ
quan. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong của một cơ quan, tổ chức, có mối lien
quan chặt chẽ với nhau.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng là chỉnh thể các bộ phận khác nhau trong
văn phòng có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao
những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được sắp xếp thành từng cấp nhằm
thực hiện tốt nhất, đầy đủ nhất các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Tùy theo quy mô, các lĩnh vực hoạt động, tính chất hoạt động của từng cơ
quan, tổ chức khác nhau mà số lượng, tên gọi của các bộ phận trong văn phòng
có thể khác nhau. Tuy nhiên, thong thường trong văn phòng thường có các bộ
phận như sau:
Chánh Văn Phòng (TP)

Các P.CVP (các PP)

13


B.Phận

B.Phận

P.Phận

B.Phận

B.Phận

B.Phận

tổng

Hành

VT-LT

Tin học

QTTB

Y tế

Đội xe

B.Phận
bảo vệ

1.4.2 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng là người đứng đầu văn phòng, quản lý toàn bộ hoạt
động của văn phòng. Nguyên tắc này được thể hiện ở các khía cạnh sau đây:
-

Lãnh đạo văn phòng có quyền giao, ủy quyền cho cấp dưới và các bộ phận trong
văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng.

-

Lãnh đạo văn phòng có quyền quản lý toàn bộ cán bộ, nhân viên trong văn
phòng, phân công, bố trí công việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Quản
lý về chuyên môn, nghiệp vụ, hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn theo quy định
của nhà nước và cơ quan doanh nghiệp.

-

Các bộ phận cấp dưới và cán bộ nhân viên trực thuộc văn phòng phải tuân thủ
mọi sự quản lý, chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng, có trách nhiệm thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo văn phòng giao.

-

Trưởng các bộ phận trong văn phòng là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận mình.
Một số loại văn phòng.
Chúng ta biết rằng văn phòng hay một phòng (nói chung là văn phòng) là
đơn vị cấu thành nên cơ quan, là bộ vận có vai trò vô cùng quan trọng kết nối
các đơn vị, cá nhân trong cơ quan thành một khối thống nhất hướng tới mục tiêu
chung. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan khác nhau, tùy mức độ lớn, nhỏ, phạm vi hoạt
động rộng hay hẹp, tính chất công việc phức tạp hay đơn giản mà người ta có
thể thành lập “văn phòng” hay “phòng..” để thực hiện các chức năng tương
đương. Thông thường ở những doanh nghiệp lớn, những tập đoàn kinh tế đa
ngành, đa lĩnh vực người ta thường thành lập “văn phòng”. Còn đối với những
doanh nghiệp vừa và nhỏ người ta thường thành lập “phòng..” như: Phòng hành
chính, Phòng hành chính - quản trị, Phòng hành chính – nhân sự, Phòng hành
chính - tổ chức, Phòng hành chính - tổng hợp…

14


15


Tiểu kết
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức

năng chính của doanh nghiệp do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.
Như vậy có thể thấy, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của
một cơ quan, đơn vị, Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như
một số người thường nghĩ. Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con
người hiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sang tạo, trung
thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơ vị để đảm bảo công tác
“tham mưu – tổng hợp – phục vụ” thực sự có mối quan hệ mật thiết và đan xen
nhau. “Tham mưu là để phục vụ, tỏng phục vụ có tham mưu.” Do đó, cần phải
thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác
văn phòng để hoạt động của cơ quan được thông suốt, hoàn thành tốt công việc.

16


Chương 2
NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỰC HIỆN
CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP
2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp
2.1.1 Khái niệm “tham mưu, tổng hợp”
“Tham mưu” là việc tư vấn, góp ý, đề xuất, đưa ra các giải pháp, cách
thức, phương pháp giải quyết, xử lý một vấn đề nào đó; trên cơ sở đó lãnh đạo
cơ quan xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng.
“Tổng hợp” là hoạt động thống kê, thu thập, phân tích, so sánh, đối chiếu,
tập hợp…các thông tin cần thiết về một vấn đề, chủ đề, lĩnh vực qua đó tìm ra
được những thông tin có giá trị cao, ngắn gọn, hữu ích, có thể sử dụng cho các
hoạt động chỉ đạo, điều hành, phổ biến, thông tin cho các cá nhân, tổ chức…
2.1.2 Nội dung chức năng “tham mưu, tổng hợp” của văn phòng.
Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” qua các hoạt động tư vấn,
góp ý cho lãnh đạo cơ quan về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn
phòng, từ đó lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt động

của cơ quan như: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ
máy, các quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển,
giám sát các hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu
xây dựng bộ máy văn phòng và cơ quan, tham mưu xây dựng và hoàn thiện các
quy chế, quy định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng,
tham mưu về khen thưởng kỷ luật…)
Văn phòng thực hiện chức năng “tổng hợp” thông qua việc thống kê, phân
tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của cơ
quan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

Mối quan hệ “tham mưu” và “tổng hợp”.
Chức năng “tham mưu” và chức năng “tổng hợp” luôn đi liền, hỗ trợ, gắn
kết chặt chẽ với nhau; là hai mặt của một vấn đề, luôn song hành và tương hỗ
trong bất cứ lĩnh vực gì.
Hoạt động tổng hợp là cơ sơ, căn cứ, tiền đề hết sức quan trọng để hoạt
17


động tham mưu đem lại hiệu quả, sát với công việc, phù hợp với các tình huống
khách quan.
Chức năng tham mưu của văn phòng chỉ thực sự đạt được kết quả tốt khi
hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời.
2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp

2.2.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy văn
phòng doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng là chỉnh thể các bộ phận khác nhau
trong văn phòng, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,
được giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định để thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng.
Tổ chức bộ máy văn phòng là việc xây dựng, sắp xếp, bố trí văn phòng
thành các bộ phận, thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận, xác định chức năng,
nhiệm vụ cho từng bộ phận để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn
phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
a.
-

Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp
Tính hiệu quả.
Tính ổn định tương đối.
Tính linh hoạt
Tính kinh tế.
Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị văn phòng
luôn quan tâm đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học,
hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính
tương đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược
lại, một bộ máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc
hoạt động không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt
động kém hiệu quả, lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt
động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tỏng quá trình hoạt động của văn phòng,
nhà quản trị phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về
những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm
18


biện pháp khắc phục kịp thời.
Như vậy vị trí của văn phòng và đặc biệt các nhà quản trị văn phòng khi
tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng bộ máy văn phòng là vô cùng quan trọng,
có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, từ đó đòi hỏi

nhà quản trị văn phòng phải có chuyên môn, kinh nghiệp công tác, đạo đức…
b.

Cơ sở khoa học làm căn cứ xây dựng bộ máy văn phòng.

-

Quy mô của cơ quan, tổ chức.

-

Số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên trong văn phòng.

-

Điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị, phương tiện phục vụ hoạt
động hàng ngày của văn phòng là hiện đại hay không.

c.

Nguyên tắc xây dựng bộ máy văn phòng.

-

Các bộ phận, cá nhân trong văn phòng phải có chức danh cụ thể, riêng biệt,
không trùng lặp.

-

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải được phân công một cách hợp lý,

khoa học cho các bộ phận, cá nhân trong văn phòng thực hiện.

-

Nhiệm vụ và quyền hạn của các cá nhân và bộ phận phải tương xứng, cân đối.

-

Cần xác lập một cách chặt chẽ các mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân
trong văn phòng về nghĩa vụ và quyền lợi. Đảm bảo cung cấp thong tin kịp thời
giữa các bộ phận, cá nhân trong văn phòng. Tạo sự gắn bó giữa các thành viên
trong tổ chức.

-

Thường xuyên kiểm tra và hoàn thiện bộ máy văn phòng.

-

Công tác tuyển dụng và sử dụng cán bộ phải chặt chẽ, khoa học phát huy tốt
tiềm năng, sở trường của cán bộ.

d.

Quy trình xây dựng bộ máy văn phòng.
Nhà quản trị thường tiến hành xây dựng bộ máy văn phòng theo các bước
sau đây:
Bước 1: Định ra các bộ phận, xác định mục tiêu của từng bộ phận
Bước 2: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Bước 3: Xác định lĩnh vực trọng tâm của từng bộ phận.

Bước 4: Xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận, liên kết các bộ phận
với nhau.
19


Bước 5: Dự báo sự phát triển của các bộ phận để chỉnh sửa, hoàn
thiện tổ chức.
2.2.2 Tham mưu cho doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt
động của doanh nghiệp
Điều lệ công ty là một cam kết giữa các chủ sỡ hữu công ty nhằm xác lập
các nội dung về danh tính công ty, cách thức thành lập, góp vốn, bộ máy tổ
chức, quản lý, hoạt động của công ty, cách thức công ty chấm dứt tồn tại v.v….
Theo luật doanh nghiệp 2015:
1. Điều lệ công ty (Điều 25 LDN 2015)
Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ
được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.
Điều lệ công ty có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn
phòng đại diện (nếu có);
b) Ngành, nghề kinh doanh;
c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ
phần đối với công ty cổ phần;
d) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành
viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối
với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm
hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng
loại của cổ đông sáng lập;
đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu
hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;

20


e) Cơ cấu tổ chức quản lý;
g) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn,
công ty cổ phần;
h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết
tranh chấp nội bộ;
i) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho
người quản lý và Kiểm soát viên;
k) Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần
vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ
phần;
l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
m) Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản
công ty;
n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
2. Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp
Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải có bản dự thảo
điều lệ công ty gửi lên phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư
nơi công ty dự định đặt trụ sở chính. Trong điều lệ phải tuân thủ đầy đủ nội
dung đã nêu ở trên, và phải có chữ ký của những người sau đây:
a) Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
b) Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của
chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành
viên;
21

c) Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại
diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu
hạn hai thành viên trở lên;
d)

Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc

người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ
phần.
3. Điều lệ được sửa đổi, bổ sung
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể sửa đổi
Điều lệ của công ty mình. Điều lệ được sửa đổi, bổ sung phải có họ, tên và chữ
ký của những người sau đây:
a) Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;
b) Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người
đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
c) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai
thành viên trở lên và công ty cổ phần.
Mỗi công ty lại có một cơ chế hoạt động riêng, mỗi chủ sở hữu lại có áp
dụng những “nghệ thuật kinh doanh” cũng như “triết lý lãnh đạo” riêng, Điều
lệ phần nào phản ánh được điều ấy. Cho nên phương thức, nguyên tắc giải quyết
tranh chấp nội bộ giữa các công ty là hoàn toàn không giống nhau. Điều lệ chính
là căn cứ để giải quyết những tranh chấp phát sinh giúp công ty tiếp tục hoạt
động ổn định.
2.2.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động
của doanh nghiệp
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm: quy chế, quy
định và quy trình do doanh nghiệp ban hành.
22

Việc ban hành hệ thống quy chế, nội quy có ý nghĩa rất quan tọng trong
quản lý điều hành doanh nghiệp, tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn
bản quy phạm hợp pháp, phù hợp với thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng
là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ phải đảm bảo:
-

Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật

-

Tính thực tiến: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động
của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.

-

Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo thành hành lang pháp lý nội bộ cho doanh
nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp, khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng
và quán triệt thực thi.
Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết,
phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối tượng
chính là doanh nghiệp đã xác định được “tên loại” quy phạm cần ban hành. Quy
chế, nội uquy là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng
riêng đó.
Quy chế: Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính
sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp
nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu
cầu cần đạt được và có tính khung mang tính nguyên tắc. Ví dụ như: quy chế
văn thư lưu trữ, quy chế lao động…

Nội quy: Là những điều quy định để bảo đảm trật tự và kỉ luật trong
doanh nghiệp, cơ quan. Ví dụ: nội quy ra vào công ty, nội quy phòng họp…
2.2.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của
doanh nghiệp

23


1.

Khái niệm lập kế hoạch.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức kế hoạch đóng vai trò hết sức
quan trọng, mang tính bắt buộc.
Đối với văn phòng phải căn cứ vào kế hoạch chung của cơ quan để xây
dựng kế hoạch làm việc của mình sao cho phù hợp, phát huy được hết vai trò, vị
trí của văn phòng.
Xây dựng kế hoạch là một chức năng quan trọng của quản trị văn phòng.
Đây là công việc đầu tiên, đặt cơ sở cho các hoạt động của tổ chức. Kế hoạch là
những quyết định, những phương án hoạt động cụ thể, tối ưu đã được lựa chọn
hướn tới đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Không thể tổ chức công việc
của một cơ quan, tổ chức đạt được kết quả tốt nếu không có một kế hoạch khoa
học.
Tóm lại:
Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của cơ
quan, tổ chức, đồng thời xác định những phương án hoạt động trong tương laic
ho toàn cơ quan và các bộ phận nhằm đạt được các mục tiêu đó trong từng giai
đoạn nhất định.
Kế hoạch là sản phẩm của công tác lập kế hoạch, nó vừa là công cụ vừa là
mục tiêu của quản lý. Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương
lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực

được chương trình hóa. Nội dung cơ bản của kế hoạch là:
Xác định mục tiêu (làm gì –What).
Xây dựng nội dung (Ai làm –Who).
Lựa chọn phương thức (Làm như thế nào – How).
Thời gian (Làm khi nào –When).
Địa điểm (Làm ở đâu –Where).

2.

Các loại kế hoạch công tác.
Có rất nhiều các loại kế hoạch công tác khác nhau tùy theo nội dung, thời
gian, tính chất của kế hoạch đó. Người ta dựa vào một số tiêu chí sau đây để
phân loại kế hoạch.
24


a.

Theo tiêu chí thời gian.

-

Kế hoạch dài hạn (từ 3 năm trở nên).
Là loại kế hoạch trong đó xác định các mục tiêu trong thời gian dài hạn,
dự đoạn những ảnh hưởng có thể xảy ra trong tương lai xa cũng như những cơ
hội và thách thức mà tổ chức có thể phải đối mặt và các giải pháp chính.
Ví dụ: Chiến lược phát triển công ty từ 2012 – 2022..
Kế hoạch ngắn hạn (dưới 1 năm).
Là loại kế hoạch thực hiện các mục tiêu trong thời gian ngắn như tuần,
tháng, quý.

b.

Theo tiêu chí tính chất của kế hoạch, chúng ta phận chia làm hai loại:
Chiến lược.
Là kế hoạch lớn của một cơ quan, tổ chức. Nó xác định mục tiêu cơ bản,
lâu dài có ảnh hưởng sâu sắc tới sự phát triển của tổ chức.
Ví dụ: Chiến lược phát triển công ty giai đoạn 2010 – 2020.
Kế hoạch nghiệp vụ.
Là kế hoạch chi tiết gắn với từng nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị, nó
là kế hoạch bổ trợ cho kế hoạch chiến lược. Kế hoạch này phải xác định rõ: Ai
thực hiện, khi nào, nguồn lực ở đâu, phương tiện hỗ trợ là gì, đơn vị cá nhân nào
phối hợp, ai kiểm tra giám sát.

c.

Theo tiêu chí chủ thể thực hiện, chúng ta chia làm hai loại:
Kế hoạch cá nhân: là kế hoạch của từng người, được lập theo chức năng,
nhiệm vụ được phân công, thường là những kế hoạch ngắn hạn.
Kế hoạch tập thể: Là kế hoạch được xây dựng cho toàn thể cơ quan, đơn
vị. Các cá nhân, bộ phận trong đơn vị đó phải có trách nhiệm hỗ trợ, phối hợp
với nhau theo một quy trình chặt chẽ, khoa học để đem lại kết quả cao nhất.

d.

Theo tính chất thường xuyên của công việc, chúng ta chia làm hai loại:

-

Kế hoạch thường kỳ.

-

Kế hoạch không thường kỳ.

3.

Mục đích, ý ngĩa và yêu cầu của lập kế hoạch.

a.

Mục đích, ý nghĩa.
25