Nội dung công nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng ở một số doanh nghiệp hiện nay

LỜI MỞ ĐẦU
Trải qua hơn 40 năm thống nhất đất nước, nền kinh tế
của nước ta đã có nhiều thay đổi và khởi sắc cho thấy đời sống
của nhân dân ngày càng lên cao. Từ một nền kinh tế tự cung
tự cấp( thời bao cấp) đến khi chuyển sang nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa với sự điều tiết của Nhà nước
trong đó có nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh dẫn
đến sự phát triển thị trường và mô hình hoạt động. Các Doanh
nghiệp bắt đầu phát triển mạnh mẽ nhưng để duy trì và mở rộng
thị trường là một yếu tố quan trọng hàng đầu, mỗi một loại hình
doanh nghiệp đều muốn mang lại lợi nhuận cao cho mình vì vậy việc duy trì hoạt động
của doanh nghiệp là quan trọng nhất. Mỗi một Doanh nghiệp
đều đưa cho mình một lĩnh vực hoạt động, kinh doanh riêng.
Gia nhập tổ chức thương mại WTO của Việt nam vào năm 2006
đã tạo nhiều cơ hội và thách thức cho các Doanh nghiệp, vì vậy
muốn tồn tại và đứng vũng trên thị trường phải dần hoàn thiện
mình đồng thời khai thác có hiệu quả các nguồn lực sẵn có để
đưa tổ chức có thế đứng. Có nhiều yếu tố dẫn đến sự thành
công hay thất bại của một tổ chức trong đó có yếu tố con
người, không có con người thì mọi hoạt động không được xây dựng
và hoạt động có hiệu quả, con người có vai trò quan trọng
trong các Doanh nghiệp đặc biệt là khả năng của mỗi người
trong từng lĩnh vực hoạt động. Doanh nghiệp muốn tồn tại
được phải có những chế độ đãi ngộ hợp lý cho người lao động,
chính những người lao động sẽ quyết định sự tồn tại hay


thất bại của của tổ chức đó.
Hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay đang diễn ra rất
sôi nổi, nó đem lại cho doanh nghiệp những hiệu quả trong
kinh doanh, nhưng thực trạng thực hiện công tác văn phòng

trong các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn những bất cập vì vậy tôi chọn đề tài
“Nội dung công nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng ở một
số doanh nghiệp hiện nay” để làm rõ lên vai trò quan trọng của văn phòng.

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đối với các Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không phải nhà
xưởng, máy móc mà là khả năng của nhân viên. Vì vậy đảm bảo nguồn lực
có chất lượng luôn là yếu tố then chốt cho sự thành bại của tổ chức.
Ngày nay nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống

tinh thần của

con người đã từng bước nâng cao. Người lao động luôn mong muốn được
thỏa mãn những nhu cầu của mình, và nơi để họ có thể thể hiện được năng lực
bản thân mình là ở các doanh nghiệp.
Văn phòng doanh nghiệp được xem là bộ phần quan trọng của doanh nghiệp vì
vậy trong đề tài này sẽ thể hiện được các nội dung trong nghiệp vụ
công tác văn phòng tại các doanh nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của một số Doanh nghiệp hiện nay và đưa
ra giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao
động

3. Phương pháp nghiên cứu
3.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

Thu thập các loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến
đề tài

Đọc và khái quát các tài liệu liên quan đến vấn đề
nghiên cứu
3.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Phương pháp quan sát
Phương pháp điều tra
Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức bộ
máy văn phòng của Doanh nghiệp.
4. Kết cấu của đề tài
Đề tài có 3 chương:
Chương 1: Khái quát cơ bản về Văn phòng
Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng tại một số
Doanh nghiệp hiện nay
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác
Văn phòng trong Doanh nghiệp.


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG

1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp
1. 1.1. Khái niệm Văn phòng
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, tổ chức cần phải có
công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân
phối, truyền tải, quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện
các hoạt động điều hành, quản lý ở cơ quan… bộ phận đảm nhận các công
việc trên gọi là Văn phòng.
Ngoài ra Văn phòng còn được hiểu là một hoạt động trong cơ quan
Nhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội, như vậy thuật ngữ Văn phòng còn có

thế hiểu theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, Doanh
nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình một cách có hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Vậy Văn phòng được định nghĩa như sau:
“ Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi
thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm
hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp”
Trong công cuộc cả nước đang thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại


hóa như hiện nay, ta dễ dàng nhận thấy được trong tất cả các cơ quan,
tổ chức đều có hoạt động quản trị đặc biệt là các Doanh nghiệp đưa
vấn đề quản trị lên hàng đầu hơn nữa Quản trị văn phòng trong các Doanh
nghiệp đưa các lãnh đạo quan tâm sâu sắc để đưa hình ảnh đơn vị của mình làm
chiến lược hoạt động. Vậy Quản trị văn phòng là gì.

1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng.
Quản trị Văn phòng có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị(con
người) lên đối tượng quản trị(lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất…) trong văn
phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của Doanh nghiệp. Đó là
toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt
động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn
Hoạt động Quản trị văn phòng diễn ra rất sôi nổi trong các Doanh nghiệp vì các Doanh nghiệp
đang đứng trước nhiều cơ hội mới đồng thời cũng phải đáp ứng nhiều
đòi hỏi của xã hội. Xã hội càng phát triển thì đỏi hỏi ngày càng cao. Vì vậy các Doanh
nghiệp phải luôn thay đổi hình thức để phù hợp với những thách thức mới, có như

vậy mới có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

1.1.3. Vai trò của công tác Văn phòng
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước hay
các Doanh nghiệp tư nhân, dù quy mô của các Doanh nghiệp này lớn hay
nhỏ đều phải có bộ phận này.
Văn phòng là bộ nhớ của Thủ trưởng, là tai mắt của Doanh nghiệp. Nếu văn
phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì công việc của Doanh nghiệp sẽ chạy đều,
quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bủng nỏ công nghệ thông tin như hiện nay, các
doanh nghiệp đều rất quan tâm tới việc thu thập, sử dụng thông tin để
có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả.
Yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp là do họ có đầy đủ
thông ti và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của
doanh nghiệp. Việc đảm bảo thông tin kịp thời cho lãnh đạo thì chỉ có bộ phận
văn phòng mới thực hiện có hiệu quả được.


Văn phòng là bộ máy giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết
mọi công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến
lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham
mưu các vấn đề thưởng, phạt với các cán bộ, công nhân viên trong cơ
quan.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối
nội, đối ngoại, đưa hình ảnh của đơn vị mình có chỗ đứng trên thị trường.
Đồng thời văn phòng còn đảm bảo các điều kiện vật chất như: nhà cửa,
vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ, tài chính…

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng
1.2.1. Chức năng

- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Công tác tham mưu là hoạt động
trợ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhằm đưa ra những quyết định tối ưu,
mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu quả. Bộ phận Văn phòng được
coi là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo trong việc điều hành hoạt
động của đơn vị mình. Văn phòng thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo về các
chương trình, kế hoạch sản xuất, kinh doanh đảm bảo kịp thời cho lãnh đạo xử lý. Việc tổng hợp
các thông tin để đưa ra thông tin chuẩn xác cho lãnh đạo là việc rất quan
trọng vì vậy đòi hỏi văn phòng phải thu thập thông tin chính xác, tổng hợp kịp thời để lãnh đạo
đưa ra nhưng phương án chỉ đạo nhằm mang hiệu quả cao nhất cho doanh
nghiệp. Đối với các doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin nhanh chóng,
chính xác là yếu tố sống còn của doanh nghiệp.
- Chức năng hậu cần: Việc đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ
thuật sẽ đưa doanh nghiệp phát triển bền vững. Các điều kiện đó được
sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời
cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Đây là hoạt động mang tính
chất đặc thù của văn phòng và nó có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu,
vật liệu và phương tiện song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào
phương thức quản lý, sử dụng của mỗi đơn vị, chi phí thấp nhất nhưng mang


lại lợi nhuận cao nhất đó là cái đích mà các doanh nghiệp hướng tới.
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh
nghiệp mà văn phòng được hình thành lớn hay nhỏ khác nhau, nhưng dù ở loại hình nào
thì thì văn phòng cũng có các chức năng sau:
- Chức năng giao dịch: Đây là chức năng mà văn phòng cần hoạt động hiệu
quả hơn so với các chức năng khác bởi vì đặc thù của hoạt động doanh
nghiệp là mang lại lợi nhuận cao về cho đơn vị mình chính vì thế phải tăng
cường hoạt động này để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đề ra. Để
thực hiện tốt chức năng này, người làm công tác văn phòng phải có khả năng

giao tiếp tốt, đồng thời phải vận dụng kỹ năng đối nội, đối ngoại, để
mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội phát triển.

1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
1.2.2.1. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng
doanh nghiệp: Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà cơ cấu tổ
chức của văn phòng khác nhau, mỗi một quy mô đòi hỏi có cơ cấu tổ chức
của bộ máy văn phòng phải đáp ứng được các yêu cầu công việc cụ thể.
Bộ phận văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự văn phòng sao cho hợp lý
nhưng hiệu quả công việc phải đạt tối ưu, đảm bảo bộ máy
văn phòng gọn nhẹ
- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động
của doanh nghiệp: Kinh tế thị trường ngày càng phát triển đòi hỏi
các doanh nghiệp phải luôn thay đổi mình, chính xác hơn là phải thay đổi
chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp với điều kiện thực
tế, vì vậy văn phòng có nhiệm vụ phải tham mưu cho lãnh đạo những điểm cần
thay đổi trong điều lệ hoạt động sao cho phù hợp với chiến
lược của doanh nghiệp đề ra. Thực hiện tốt chức năng này sẽ
làm cho doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.


- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy
hoạt động của doanh nghiệp: Ngoài xây dựng quy chế hoạt động
của văn phòng, văn phòng còn phải tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng
quy chế hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo doanh
nghiệp thực hiện tốt, có kỷ cương và nghiêm túc, nội quy,
quy chế đề ra phải phù hợp với thực tiễn của doanh nghiệp,
đảm bảo cho

người lao động thực hiện có hiệu quả.

- Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh
nghiệp: Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương

trình làm việc cho doanh nghiệp(

hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần). Đây là mục tiêu định hướng cụ thể
cho hoạt động của doanh nghiệp. Chương trình làm việc là kế hoạch
tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp
được toàn diện, đảm bảo thực thi các nhiệm vụ trước mắt
cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài.
Khi xây dựng chương trình làm việc, phải đề ra mục tiêu cụ thể đối
với từng công việc, việc xây dựng phải bám sát vào các chức
năng của các đơn vị. Ngoài việc xây dựng chương trình, kế hoạch
văn phòng còn phải đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện chương
trình, kế hoạch của doanh nghiệp.
- Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi từng giờ vì vậy việc cập nhật những
thông tin mới cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là nhiệm hết sức quan trọng,
thông tin càng chính xác thì chủ doanh nghiệp mới có thể đưa ra những quyết
sách đúng đắn cho doanh nghiệp mình.
- Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư- lưu trữ của
doanh nghiệp: Đây là công tác giữ vị trí quan trọng trong
mỗi tổ chức, làm tốt công tác này sẽ giúp thủ trưởng đưa ra


các chiến lược kinh doanh đồng thời còn thực hiện công tác nhận văn
bản đến và chuyển giao văn bản đến nhưng đối tác kinh doanh

1.2.2.2. Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch

- Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng: Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, văn phòng
phải soạn thảo các hợp đồng do cấp trên giao để giao dịch với các
đối tác của doanh nghiệp. Làm tốt công việc này sẽ đưa
doanh nghiệp phát triển, giữ vững được uy tín của doanh
nghiệp đồng thời mang lại lợi nhuận cho đơn vị.
- Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanh
nghiệp soạn thảo: Văn phòng có trách nhiệm thẩm định về kỹ thuật trình bày các
hợp đồng do các đơn vị soạn thảo.
- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản
khi tiến hành giao dịch: Trong giao dịch có nhiều thay đổi vì vậy văn phòng
cần tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp những điều khoản có lợi
cho doanh nghiệp, chủ động nghiên cứu các điều khoản để bổ sung
khi giao dịch.
- Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp: Thông
thường các Doanh nghiệp thường giao dịch tại trụ sở làm
việc vì vậy văn phòng chủ động sắp xếp để thuận tiện khi giao dịch, đảm bảo mang
lại hiệu quả cho doanh nghiệp
1.2.2.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp thường niên của Đại hội
đồng cổ đông, hội đồng thành viên : Đây là nhưng cuộc họp
quan trọng đối với doanh nghiệp vì vậy văn phòng phải chuẩn bị tốt nội
dung này


- Tổ chức phục vụ các cuộc họp chung của doanh nghiệp: việc phục vụ
các hội nghị cũng là những nhiệm vụ mà văn phòng cần phải thực

hiện theo đúng chức năng của mình.
- Tổ chức phục vụ các chuyển đi công tác của doanh nghiệp: Doanh nghiệp
thường phải tìm những đối tác kinh doanh vì vậy phải đi công tác để giao dịch công
việc, văn phòng cần bố trí các phương tiện phục vụ các chuyến đi công
tác do lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo.
- Tổ chức mua sắm và quản lý các trang thiết bị cho doanh nghiệp: Đảm bảo các
điều kiện về cơ sở vật chất trong hoạt động của doanh
nghiệp là điều quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và
hoạt động hiệu quả. Văn phòng phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra
để xem có những thiết bị hỏng để kịp thời sửa chữa hoặc thay thế thiết bị mới.
- Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp: Ngoài phải mua sắm tài
sản cho đơn vị, văn phòng còn phải có tổ bảo vệ để đảm bảo doanh
nghiệp hoạt động an toàn không ảnh hưởng hay bị mất an ninh
trật tự, có như vậy thì doanh nghiệp mới hoạt động được.
- Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường trong doanh
nghiệp: Cảnh quan môi trường xunh quanh doanh nghiệp cũng là
yếu tố tác động không nhỏ đến hình ảnh của đơn vị đó vì vậy việc
thực hiện công tác vệ sinh cần được làm tốt để mang hình ảnh doanh nghiệp
đến với mọi người quan trọng hơn là có tầm ảnh hưởng đến
đối tác kinh doanh.
- Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanh
nghiệp: Tổ chức phân bố lịch hợp lý để đội xe có thể phục vụ cho lãnh đạo doanh
nghiệp đi công tác. Công tác y tế trong doanh nghiệp cần được coi trọng để
đảm bảo người lao động làm việc trong doanh nghiệp cảm thấy


an toàn.
- Tổ chức lễ tân cho doanh nghiệp: Khác với cơ quan hành chính
Nhà nước, các doanh nghiệp tổ chức lễ tân tốt hơn vì chiến
lược kinh hoanh của doanh nghiệp nên văn phòng đảm nhận công

việc này để lưu giữ những hình ảnh dẹp đối với các đối tác kinh doanh khi
đến doanh nghiệp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo doanh nghiệp:
Ngoài các nhiệm vụ cần làm như trên, văn phòng còn chịu sự phân
công công việc khi lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo.
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó
+ Tổ chức các nguồn lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBNV trong doanh nghiệp
+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi
người mong muốn đóng góp
+Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.3. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

1.3.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói
chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được
thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết
định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị
là đảm bảo cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ
các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động doanh
nghiệp có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các
hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp
dưới.


Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau:
-

Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lê hoạt động của doanh
nghiệp

-

Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là

những thông tin cần thiết để:
Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức năng quan trọng
nhát. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dụng các phương án
hoạt động của mỗi tổ chức, phục vụ các nhầ lãnh đạo đưa ra quyết định
quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu…Để thực hiện được chức
năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được
các nguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc
thông tin, xem xét, đánh giá thông tin thu thập được.

1.3.2. Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh
doanh, để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống
quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp cần được xây dựng thông qua hệ
thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức
phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp, văn phòng cần phải
chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
+ Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp
+ Hai là: Quy chế tổ chúc và hoạt động riêng cho văn phòng.

1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
1.3.3.1. Công tác tham mưu

Tham mưu là hoạt động xuất hiện sớm trong đời sống xã
hội, nhất là khi xuất hiện các hoạt động quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác
và phân công lao động. Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách
thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo


các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau. Để đạt được
hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn
vị và khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau một
cách nhịp nhàng và khoa học. Muốn vậy bản thân nhà quản lý
phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết
định chính xác, kịp thời mọi vấn đề… điều đó vượt qua khả
năng thực hiện của nhà quản lý.
Thực tế khách quan đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà
quản lý trên nhiều phương diện, trong đó công tác tham mưu là
quan trọng.
Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:
- Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức
năng, nhiệm vụ được giao.
- Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý
của cơ quan trong từng thời kỳ.
- Tham mưu cho lãnh đạo xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể.
- Tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra quyết định, đề án,
phương án quản lý hữu hiệu nhất.
- Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện
những đề án, chương trình.
1.3.3.2. Công tác tổng hợp

“ Công tác văn thư là hạt động đảm bảo thông tin bằng

văn bản, phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá
trình hoạt động của doanh nghiệp”
Công tác văn thư bao gồm các công việc sau:


+ Soạn thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy và nhân bản
+ Trình ký và ban hành văn bản
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ
Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấu
của doanh nghiệp và dấu của văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên con có
thể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu họ tên
của những người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp.
“ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức
khoa học nhưng văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trong quá
trình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra
cứu khi cần thiết”
1.3.4. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến doanh
nghiệp, nơi làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện cho người
lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài
chính mà văn phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật
cũng như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ
cho hoạt động của CBCNV trong doanh nghiệp

Trong từng trường hợp và theo yêu càu cụ thể mà văn phòng phải cung
ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ
quan vào từng thời điểm.


1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp
nhằm đưa ra những chiến lược sản xuất kinh doanh. Các cuộc họp, hội
nghị là hình thức phát huy dân chủ, trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quy
định bằng bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để
học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin… Chính vì nhiều mục đích như
vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất công việc để đưa nội dung
cuộc họp và thành phần, thời gian tổ chức.
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích,
thành phần, thời gian, chương trình nghi sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tó
vật chất phục vụ cuộc họp, hội nghị.

1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ
1.3.6.1. Công tác văn thư
-

Xây dựng và ban hành văn bản: gồm các công việc

-

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

-

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân
thực và hợp pháp của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải
tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt của Nhà nước và
của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp chỉ được dử dụng một con dấu giống
loại nhau. Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanh
nghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm, trình
độ chuyên môn lưu giữ. Người giữ và bảo quản con dấu phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu,
vì vậy không cho người khác mượn. Khi đi vắng phải bàn giao cho
người được trưởng phòng chỉ định. Người giữ dấu không đem con
dấu về nhà hoặc mang đi ra khỏi doanh nghiệp.


Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo
ngay cho lãnh đạo. Việc khắc dấu phải do Bộ Công an quản lý. Mực dấu phải sử
dụng đúng loại mực quy định cóc màu đỏ tươi.
1.3.6.2. Công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu: là trong quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu
thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ
và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh
nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần
thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu
hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn
sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng
thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí

bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc
được thực hiện nhằm bảo đảm giữ nguyên vẹn, lâu bền và an
toàn tài liệu lưu trữ. Công việc này có ý nghĩa quan trọng đồng thời
nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện
lịch sử, địa lý và khí hậu của nước ta.
- Tiêu hủy tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn
sử dụng phải được đánh giá lại và tiến hành tiêu hủy theo
đúng quy định của Nhà nước.
Tiểu kết: Qua những nội dung đã khái quát trên cho ta thấy rõ tầm quan trọng, vai
trò chủ yếu của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp.Cán bộ làm công
tác văn phòng tại các doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiêm túc các chức năng,


nhiệm vụ trên có như vậy mới duy trì được sự bền vững của
doanh nghiệp.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP HIỆN NAY
Như chúng ta đều biết sự phát triển công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đã đưa nền kinh tế của nước ta phát triển mạnh mẽ. Các doanh
nghiệp có quy mô theo từng lĩnh vực được thành lập nhiều, mỗi doanh
nghiệp đều tạo dựng cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý trong đó các doanh nghiệp
đều có bộ phận văn phòng, tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp mà cơ cấu tổ chức của bộ
phận này khác nhau. Nhưng thực trạng hoạt động của bộ phận này lại
khác nhau, vì vậy tôi chọn 02 doanh nghiệp sau đây để thấy được thực
trạng công tác nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp hiện nay như thế nào.
1. Công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường

-

Tên

giao

dịch

đối

ngoại:

The

Automation

Mechanics

and

Environment Company ltd.
- Tên viết tắt: AMECO
- Trụ sở công ty: Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đường Trần Khát Chân,
phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Điện thoại: 84-4-9714877

Fax: 84-4-9714869

- Giấy phép thành lập: Số 37709 GP/TLDN do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 02/10/1998.
- Số đăng ký kinh doanh: Số 043764 cấp ngày 7/10/1998

- Vốn điều lệ: 1.200.000.000
- Thời gian hoạt động: 35 năm.
2. Công ty cổ phần VIMECO
- Tên giao dịch:


+ Tiếng Việt: Công ty cổ phần Cơ giới, lắp máy và xây dựng
+ Tiếng Anh: Vimeco Joint Stock Co.
-

Tên viết tắt: VIMECO.,JSC

-

Trụ sở chính: Lô E9, đường Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà Nội

-

Điện thoại: (844)7848204

-

Email:

-

Người đại diện theo pháp luật: Ông Trần Tuấn Anh- Tổng giám

Fax: (844)7848202
Website: http:/vimeco.com

đốc
-

Năm thành lập: 24/3/1997

Các nội dung của công tác văn phòng được các doanh nghiệp thực hiện cụ thể như
sau:

2.1. Thu thập và xử lý thông tin
Ở nội dung công tác này hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện
tương đối tốt, do đặc thù là phát triển kinh doanh lấy lợi nhuận lên
trên hàng đầu, vì vậy công tác thu thập thông tin rất quan trọng trong chiến lược phát
triển của doanh nghiệp.

2.1.1 Thực trạng tại công ty AMECO

Theo cơ cấu trực tuyến chức năng thì luồng thôn tin phản hồi đến
các cấp ban lãnh đạo công ty tương đối thuận lợi. Lợi thế của
việc phát triển công nghệ thông tin là việc thu thập những
thông tin có tính kịp thời phù hợp với điều kiện và chiến
lược kinh doanh của công ty. Đặc biệt là các thông tin do
các nhà cung cấp, các đối tác công việc cũng như các bạn
hàng để trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu
quả. Với hệ thống máy tính có cấu hình cao, màn hình tinh thể lỏng có
tính năng vượt trội đã giúp cho việc truyền thông tin qua mạng đã giúp cho
doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí trung gian không cần thiết, chi phí in ấn, chi phí
nhân công.
Các văn bản, hợp đồng giao dịch được thực hiện trên hệ

thống máy tính giúp cho văn phòng thực hiện tốt chức năng của mình
đồng thời giúp công ty đạt được chỉ tiêu đã đề ra, các nguồn
thông tin được gửi qua mail sau đó được văn phòng tổng hợp trình,
báo cáo ban lãnh đạo để có hướng giải quyết .
2.1.2. Thực trạng tại công ty cổ phần VIMECO

Cũng như các công ty khác việc sử dụng mạng Internet để
trao đổi thông tin được sử dụng hiệu quả tại công ty, do
đặc thù là công ty chuyên kinh doanh về lĩnh vực xây dựng,
các công trình thi công xa trụ sở chính vì vậy việc chuyển giao văn bản hay ý kiến
chỉ đạo chủ yếu qua đường truyền Internet. Thông tin được trao
đổi qua website, mail của công ty và bộ phận văn phòng là nơi
tổng hợp những thông tin đó, từ đó chuyển ban lãnh đạo công ty
giải quyết
Ngoài việc thu nhận thông tin qua mạng còn có những thông tin bằng văn bản, cán
bộ văn phòng công ty đã vào sổ công văn và thực hiện theo đúng quy chế
hoạt động của văn phòng trong việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến đơn
vị, người nhận.
2.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp
Việc xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp là công việc quan
trọng nhằm đưa doanh nghiệp hoạt động một cách có nề nếp và khoa học, hầu
hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã xây dựng được quy chế hoạt động của
doanh nghiệp, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn còn xây dựng được
quy chế hoạt động của văn phòng.

2.2.1. Công ty AMECO

Là công ty có quy mô vừa nhưng từ khi bắt đầu hoạt động, công
ty đã xây dựng được quy chế hoạt động của công ty, trong đó có

quy định rõ nhiệm vụ của từng nhân viên phụ trách lĩnh vực, do là doanh nghiệp vừa nên


việc tổ chức cán bộ còn nhiều hạn chế, phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Quy chế
được xây dựng rõ ràng nhưng việc thực hiện vẫn còn nhiều hạn chế, do
trình độ chuyên môn tuyển vào vị trí làm việc còn trái ngành, trài
nghề nên hiệu suất làm việc không cao .
Công ty đã xây dựng được chương trình làm việc tháng, quý, năm đồng
thời xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo công ty, đảm bảo
được hiệu quả công việc, sắp xếp lịch công tác khoa học,
đúng người đúng việc. Do là doanh nghiệp hoạt động trong
ngành cơ khí vì vậy công ty không có chương trình làm việc tuần,
Trong quy chế có nêu rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty nhưng
thực hiện còn nhiều bất cập.
Công ty duy trì được nề nếp làm việc, công nhân, nhân viên đi
làm đúng giờ theo quy định. Chế độ thưởng phạt rõ ràng đã làm
tăng uy tín của công ty và thu hút được công nhân làm việc.
2.2.2. Công ty Cổ phần VIMECO

Là công ty cổ phần nên việc tổ chức văn phòng đã được quan
tâm nhưng cán bộ làm văn phòng còn thiếu nhưng không vì vậy mà hoạt
động văn phòng kém hiệu quả. Công ty thành lập và hoạt động được 15 năm,
ngay từ khi thành lập công ty đã ban hành quy chế hoạt động của công ty
đảm bảo lãnh đạo công tỳ cùng các cán bộ công nhân viên của
công ty thực hiện theo đúng quy chế.
Việc thưởng cho CBNV được thực hiện tốt và được thể
hiện rõ ràng đồng thời xử lý nghiêm những CBNV làm trái với quy định.
2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp.
Đây là hoạt động trợ giúp lãnh đạo để nhằm đưa ra những quyết định
tối ưu trong chiến lược kinh doanh,

thực tế nó là công tác quan


trọng nhưng việc thực hiện tại một số doanh nghiệp hiện nay lại không
mang lại hiệu quả, việc tham mưu chưa kịp thời đã làm cho việc chỉ đạo công
việc chưa thực sự hiệu quả.

2.3.1 Tại công ty AMECO

Văn phòng công ty đã phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để thực hiện
tốt công tác tham mưu trong việc tổ chức, chỉ đạo góp phần tích
cực vào sự nghiệp phát triển bền vững của doanh nghiệp
Văn phòng công ty đã ban hành các loại văn bản để các đơn vị, cá
nhân thực hiện đảm bảo đúng nội dung chỉ đạo của cấp trên
và đúng thể thức theo quy định của Nhà nước đồng thời ban
hành các văn bản triển khai chủ trương của Nhà nước.
Đã tham mưu cho lãnh đạo công ty về chương trình làm việc cũng
như chương trình công tác phù hợp, các cuộc họp, hội nghị của công ty cũng được
văn phòng tổ chức khoa học, tham mưu cho lãnh đạo về thời gian,
phương thức, hình thức tổ chức cho khoa học, tiết kiệm.
Do cán bộ làm văn phòng được tuyển dụng chuyên môn không
đúng so với công việc lại phải kiêm nhiệm nhiều việc như
thủ quỹ,quản lý tài sản, vì vậy đôi khi còn chưa kịp thời báo cáo kết
quả thực hiện cũng như thông tin thu nhận được cho lãnh đạo
công ty.
2.3.2. Công ty VIMECO

Cán bộ văn phòng của công ty làm việc có nhiều kinh nghiệm nên
việc tham mưu cho lãnh đạo thuộc lĩnh vực văn phòng thực hiện tốt, những kiến

nghị, đề xuất kịp thời được chuyển đến người có thẩm quyền
giải quyết. Việc tổng hợp tình hình, kết quả hoạt động của các đơn
vị thành viên được văn phòng tổng hợp nhanh chóng, chính xác để cung cấp
cho lãnh đạo kịp thời nhằm đưa ra những kế hoạch phát triển trong


thời gian tiếp theo.
Việc tổng hợp thông tin để báo cáo lãnh đạo đôi khi còn chưa thực sự tốt,
thông tin chưa được đầy đủ, đôi khi một số thông tin chưa
có tính thuyết phục. Do đặc thù là công ty chuyên về xây
dựng vì vậy tình hình công việc tại các đơn vị trực thuộc luôn thay đổi
nên việc cập nhật thông tin còn chậm để báo cáo tình hình. Các phản hồi của khách
hàng chưa được trả lời kịp thời.
2.4. Công tác hậu cần
Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có đủ điều kiện về cơ sở vật chất
đảm bảo để mang lại lợi nhuận cho đơn vị mình, vì vậy văn phòng phải đáp ứng
yêu cầu đó của doanh nghiệp. Đa số các doanh nghiệp hiện nay chỉ chú
trọng lợi nhuận nên việc đầu tư trang thiết bị để duy trì hoạt động vẫn còn
kém, hầu hết các trang thiết bị đều đã cũ nhưng lại được sử dụng tối đa công suất.
Chỉ những doanh nghiệp có vốn đầu tư của nước ngoài thì trang thiết bị mới
đảm bảo và mang lại hiệu quả cao. Để tiết kiệm chi phí các doanh
nghiệp thường mua lại các trang thiết bị đã cũ, qua sử dụng để thay thế, cũng
chính vì điều đó mà dẫn đến việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể
phát triển mạnh hơn được do thiết bị đã cũ, hay hỏng hóc. Nhà

xưởng của

các doanh nghiệp cũng tạm bợ chưa được đẩu tư xây dựng mà chủ yếu là
đi thuê nên không đảm bảo chất lượng cũng như an toàn lao động

2.4.1. Công ty AMECO

Văn phòng đã quan tâm và thực hiện tốt, quan tâm đến việc hỗ trợ xăng
xe cho công nhân viên, đặc biệt tổ chức điều phối phương
tiện phục vụ cho lãnh đạo công ty đi công tác. Mua sắm đầy đủ văn phòng
phẩm cho các phòng, ban đảm bảo hoạt động của công ty được duy trì.
Hàng tháng các đơn vị báo cáo việc sử dụng các thiết bị, tài sản của phòng cho
văn phòng công ty nắm được để sửa chữa hoặc mua mới thiết bị phục
vụ cho công việc.


Do công ty được thành lập và đi vào hoạt động đã hơn 30
năm nên một số trang tthiết bị đã quá cũ như bàn làm việc, các
tủ đựng hồ sơ, tài liệu… chưa được mua sắm mới không đảm
bảo cho việc bảo quản tài liệu và không thuận tiện cho việc
tra cứu văn bản, hồ sơ
2.4.2. Công ty VIMECO

Văn phòng công ty đã rất chú trọng đến các điều kiện về cơ sở, vật
chất, trang thiết bị cho công ty cũng như các phòng ban. Các
phòng ban được sử dụng các thiết bị hiện đại như máy tính,
máy in, máy fax, vì công ty chuyên lĩnh vực xây dựng nên thiết bị phải hiện
đại đáp ứng được nhu cầu thực tế của thị trường.Công ty có
nhà xưởng sản xuất đảm bảo an toàn lao động. Các công
trường xây dựng được xây dựng có chỗ ăn, ở cho công nhân.
Điều kiện làm việc của công nhân được đảm bảo an toàn, cung
cấp đầy đủ các thiết bị, đồ bảo hộ lao động cho công nhân ở
các công trình xây dựng, các chế độ lương thưởng được thực
hiện tốt.
Đáp ứng kịp thời các trang thiết bị khi các công trình thông báo bị thiếu hay hỏng

hóc nhằm đảm bảo hoạt động của công ty. Đồng thời chăm lo chu đáo đến
đời sống của cán bộ, công nhân, nhân viên của công ty. Bố
trí phục vụ phương tiện cho lãnh đạo công ty đi công tác hay đi kiểm tra
công trình.
Văn phòng có bộ phận công nghệ thông tin gồm có 2 người phụ trách việc
đảm bảo hệ thống máy tính, dữ liệu của công ty được hoạt
động an toàn.
3.5. Tổ chức cuộc họp, hội nghị
Nội dung này ở các công ty được văn phòng tổ chức chu đáo, đảm bảo hiệu


quả, tiết kiệm.Tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp thì việc tổ chức cũng khác nhau, doanh nghiệp
vừa và nhỏ tổ chức tại phòng họp, doanh nghiệp có quy mô lớn thường tổ chức tại các
khách sạn, trung tâm hội nghị.Tuy nhiên tùy vào năng lực của cán bộ
văn phòng mà việc tổ chức hội nghị thành công hay không. Thông thường văn phòng phải chuẩn
bị các điều kiện về cơ sở vật chất, các tài liệu có liên quan đến nội
dung cuộc họp, hội nghị, chuẩn bị in ấn tài liệu và cấp phát đến
những đối tượng tham gia.
Thực tế cho thấy việc tổ chức cuộc họp, hội nghị đòi hỏi văn phòng phải xác định được
mục đích, thành phần, thời gian dự hội nghị nhưng việc này thực hiện
còn nhiều hạn chế. Đôi khi còn làm không đúng như mời không đúng thành phần,
thời gian chưa phù hợp…

3.5.1. Công ty AMECO

Thực hiện nghiệp vụ này tương đối tốt do có xây dựng
chương trình làm việc nên căn cứ vào đó để thực hiện. Các cuộc
họp, hội nghị tổ chức gọn, nhẹ, tiết kiệm, hình thức tổ chức
chuyên nghiệp. Công ty có bộ phận phục vụ các cuộc họp, hội
nghị công ty, bộ phận này thuộc văn phòng điều phối.

Đôi khi tổ chức các cuộc họp còn bị chồng chéo do thiếu sự chuẩn bị và phân
công công việc, văn bản tài liệu còn chưa đồng nhất và bị sai sót.
3.5.2. Công ty VIMECO

Việc tổ chức các hội nghị được tổ chức chu đáo, riêng
hội nghị đại hội cổ đông được tổ chức tại khách sạn. Văn
phòng đã chuẩn bị tốt mọi điều kiện về cơ sở vật chất để phục vụ
hội nghị. Kinh phí để tổ chức hội nghị được đảm bảo
3.6 Công tác văn thư lưu trữ
Đối với nghiệp vụ này thì các doanh nghiệp thực hiện còn nhiều yếu kém, do vị trí
tuyển dụng và cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp còn hạn chế , tuyển vị trí văn
phòng nhưng phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nên công tác này bị


lơ là, do cán bộ làm văn phòng không đúng chuyên môn nên không biết sắp
xếp tài liệu sao cho hợp lý khi tra tìm, việc bảo quản tài liệu cũng chưa đúng cách
làm ảnh hưởng đến tài liệu của công ty.
Hiện nay số ít các doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên văn phòng phải được đào
tạo đúng ngành, nghề để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp đó được
duy trì bền vững.
Văn bản của doanh nghiệp tương đối ít nên việc vào sổ không được
chú trọng, chủ yếu các công văn, hợp đồng giao dịch được thực hiện
trên mạng. Việc soạn thảo văn bản của các công ty còn không đúng quy định của Nhà
nước.
Do muốn thuận tiện trong giao dịch công việc nên một số công ty
mang con dấu khi đi giao dịch như vậy là sai quy định.
Công tác lưu trữ thực hiện còn kém, các văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của công ty thường được bó gói hoặc cho vào hộp nhưng
chưa qua xử lý, chỉ có một số công ty lớn mới có thể chỉnh lý tài liệu và có nơi bảo quản
tài liệu, còn một số công ty nhỏ không chú ý đến khâu chỉnh lý, bảo quản tài liệu để

tài liệu trong tình trạng rách nát, hư hỏng không thể khai thác sử dụng
được.

3.6.1 Công ty AMECO

Là công ty có quy mô nên thực hiện công tác văn thư lưu
trữ có phần tốt hơn, các văn bản tài liệu được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản, các văn bản gửi qua đường Internet được lưu trữ
vào máy. Công ty có các tủ đựng tài liệu nhưng tài liệu của
công ty chưa được chỉnh

lý sơ bộ thường là cho vào cặp, hộp

xong cất đi. Khi cần các hồ sơ tìm kiếm rất khó. Do điều kiện khí
hậu ở nước ta nên một số hộp bị ẩm mốc không thể khai thác
sử dụng được không có kho lưu trữ cũng như thư viện dùng để
tra cứu như vậy gây khó khăn cho nhân viên lưu trữ trong
việc bảo quản tài liệu.