Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần venture international ( việt nam )

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture
International ( Việt Nam ) là công trình do chính tôi nghiên cứu và soạn thảo.
Tôi không sao chép bất cứ một bài viết nào đã được công bố mà không trích dẫn
nguồn gốc. Nếu có bất kỳ sai sót nào tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
SINH VIÊN


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,
đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt
như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn
nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt
được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có
hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một
trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào
dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan,
tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua hệ
thống văn bản, đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan
trực tiếp tới văn phòng.
Để thực hiện một trong những chức năng tham mưu: văn phòng đã xây
dựng chương trình, kế hoạch doanh nghiệp góp phần quan trọng vào việc xác
định đúng các mục tiêu, hướng đi, xác lập đánh giá, lựa chọn phương án phối
hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài để thực hiện thành công các mục tiêu
sản xuất doanh nghiệp

Kế hoạch là căn cứ cho công tác tổ chức, quản trị hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của công tác xây dựng kế hoạch là hoạch
định các tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp.
Xuất phát từ mong muốn áp dụng những kiến thức đã được học tập,
nghiên cứu và cả sự trải nghiệp bản thân, có thể vận dụng vào thực tiễn ở doanh
nghiệp góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước - Tôi đã
2


lựa chọn cho mình đề tài “ khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture
International ( Việt Nam )
Thông qua đề tài tìm hiểu chương trình, kế hoạch này đã giúp tôi hiểu biết
sâu sắc về các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam
Qua đó giúp cho tôi nắm được thực trạng công tác xây dựng chương trình
kế hoạch của văn phòng doanh nghiệp
Góp phần nâng cao năng lực chuyên môn như công tác soạn thảo và ban
hành văn bản...
2. Lịch sử nghiên cứu
Trước đấy đã có đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của doanh nghiệp nhưng chưa đi
sâu vào phân tích và làm rõ vai trò của việc xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác của văn phòng. Do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả về công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của doanh nghiệp cụ
thể là của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ).
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu về công tác xây
dựng chương trình, kế hoạch hằng năm của doanh nghiệp: công ty cổ
phần Venture International ( Việt Nam ).
Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu hạn hẹp nên phạm vi nghiên cưu đề

tài chỉ tập trung phản ánh công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại đơn vị
chính thuộc công ty như: văn phòng từ năm 2014 và 2015
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Trên cơ sở hệ thống hóa lý luận về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất,
tiến hành phân tích thực trạng công tác xây dưng chương trình, kế hoạch công
tác của văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ đó
đề xuất về giải pháp hoàn thiện.
3


5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài của tôi đã sử dụng phương pháp phân tích và tổng
hợp:
-

Tổng hợp lý luận chung về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn

-

phòng của doanh nghiệp
Phân tích thực trạng công tác công tác xây dưng chương trình, kế hoạch công tác

-

của văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )
Trên cơ sở lý luận chung, tổng hợp hợp lại những ưu điểm để đề xuất những giải
pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dưng chương trình, kế hoạch công tác của
văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )
6. Giả thuyết khoa học
Nếu làm tốt công tác xây dựng chương trình, kế hoach công tác của văn

phòng tại công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) sẽ phục đắc lực
cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc tại công ty.
7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài
Việc nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác văn phòng tại công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ
trước đến nay chưa ai thực hiện. vì vậy, đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng
công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng tại công ty cổ
phần Venture International ( Việt Nam )” có những đóng góp sau:
Thứ nhất hệ thống hóa lý luận chung về xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác văn phòng của công ty.
Thứ hai phân tích thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ), chỉ
ra những ưu điểm cũng như những hạn chế trong công tác xây dựng chương
trình, kế hoach công tác văn phòng của doanh nghiệp
Thứ ba đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng của công ty cổ phần Venture
International ( Việt Nam ).
4


Thứ tư thông qua đề tài này giúp cho tôi những hiểu biết sâu sắc hơn về
công tác xây dưng chương trinh, kế hoạch công tác của văn phòng. Giúp tôi tiếp
thu thêm nhiều kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này.

5


8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung chính của đề tài được
chia thành ba chương, cụ thể như sau:

Chương 1. Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng công
ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )
Chương 2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác
của văn phòng công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng chương
trình kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần Venture International
( Việt Nam )

6


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL
(VIỆT NAM )
1.1.
a.

Khái quát chung về doanh nghiệp

Giới thiệu về công ty

Logo công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )
Tên giao dịch: Venture International
Mã số thuế: 0800005529
Nơi đăng ký: Cục thuế tỉnh Hải Dương
Điện thoại: 032786283
Fax: 032876296
Đại diện pháp luật: Trần Hải Yến
Địa chỉ người ĐDPL: Phân khu phía tây, KCN Phú Thái – Huyện Kim

Thành – Hải Dương.
Giám đốc: Trần Hải Yến
Ngày cấp giấy phép:28/08/1998
Ngày bắt đầu hoạt động: 01/10/1994
Ngày nhận TK: 21/08/1998
Năm tài chính:1998
Số lao động:1000
Cấp chương loại khoản: 1-151-070-075
7


Nghề nghiệp kinh doanh chính: May trang phục ( Trừ trang phục từ da
lông thú)
Tài Khoản ngân hàng:
Mã số thuế: 0800005529
Tên giao dịch: Venture International
Số tài khoản: 146641
Tên ngân hàng: Tại NH TMCP Việt Nam Thịnh Vượng, CN Giảng Võ,
Hà Nội
Sau 22 năm xây dựng và phát triển công ty đã đạt được rất nhiều thành
công và đã khẳng định được thương hiệu, tên tuổi của mình trên thị trường. Hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty luôn đạt mức tăng trưởng cao và ổn định.
Venture International là công ty cổ phần may mặc 90% vốn nước ngoài từ
Đức, Hà Lan, Mỹ. Công ty có xí nghiệp may tại Hải Dương với hơn 1000 công
nhân và là một trong những nhà sản xuất hàng may mặc hàng đầu tại Việt Nam
về mặt hàng quần áo lao động ( đồng phục quân đội, áo chống cháy và các trang
phục chuyên ngành), chủ yếu xuất khẩu sang thị trường Châu Âu.
Sản phẩm của Venture International được bán trực tiếp cho các nhà bán lẻ
lớn hoặc công ty chuyên về trang phục bảo hộ lao động do vậy tỷ suất lợi nhuận
của công ty cao hơn các công ty may mặc khác ở Việt Nam.

Công ty được thành lập để sử dụng hiệu quả và phát triển nguồn vốn trong
việc sản xuất và kinh doanh về may mặc và các lĩnh vực khác nhằm tối đa hóa
lợi nhuận tạo việc làm ổn định cho nguồn lao động nhằm tăng thu nhập bình
quân và góp cho ngân sách Nhà nước. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là sản xuất
king doanh hàng may mặc trong nước và xuất khẩu
b.
•

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Chức năng nhiệm vụ của công ty
Chức năng của công ty là vừa nhận gia công vừa sản xuất và tiêu thụ
sản phẩm may mặc. Đồng thời làm công việc liên quan tới ngành dệt may theo
các phương thức khác
8


Nhận gia công toàn bộ: Công ty nhận nguyên vật liệu, phụ liệu của
khách hàng để gia công rồi giao cho khách hàng thành sản phẩm. Sản xuất hàng
nội địa kinh doanh các ngành nghề dịch vụ khác.
Về sản phẩm: Áo, Sơ mi, quần, bảo hộ lao động ( đồng phục quân đội, áo
chống cháy và các trang phục chuyên ngành)…
Sản phẩm của công ty cổ phần Venture International chủ yếu làm theo đơn
đặt hàng. Do vậy khi nhận được đơn đặt nhận hàng và nguyên liệu do bên đặt
hàng cung cấp với thông số kỹ thuật, nhóm kỹ thuật của công ty sẽ tiến hành chế
thử sản phẩm sau đó sản phẩm chế thử sẽ được gửi cho bộ phận duyệt mẫu gồm
các chuyên gia của bên đặt hàng kiểm tra góp ý kiến về sản phẩm làm thử.
Mẫu đôi ký duyệt sẽ đưa đến các phân xưởng để làm mẫu cứng giác trên
sơ đồ pha cát vải, giác mẫu và khớp mẫu rồi đưa đến từng tổ cắt.
Bộ phận cắt tiến hành nhận vải và các phụ liệu từ quản đốc phân xưởng
phối mẫu cắt theo mẫu và đưa đến phân xưởng may.

Bộ phận may tiến hành may tiến hành may bao gồm chỉ may lắp ráp và
một số công việc thủ công.
Sau khi may là công việc của thợ cả kiểm tra chất lượng sản phẩm và thợ
thu vá sản phẩm chuyển sang bộ phận giặt là tẩy để hoàn chỉnh sản phẩm.
Giai đoạn cuối cùng là kiểm tra chất lượng sản phẩm và đóng gói nhập
kho rồi xuất xưởng theo đơn đặt hàng.
•

Quyền hạn của công ty
Tuyển dụng và sử dụng lao động vào làm việc tại công ty theo quy định
của luật lao động và theo quy định của công ty
Được xây dựng các công trình theo sự phê duyệt của tổng công ty và theo
sự phê duyệt của nhà nước
Được kinh doanh các mặt hàng theo quy định tại giấy phép kinh doanh
Đưa ra và thực hiện các chiến lược trong phạm vi công ty

•

Cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục 1)
9


Nhìn chung mô hình tổ chức của công ty được sắp xếp bố trí phù hợp với
khả năng của nhân viên có thể đảm bảo tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
cũng như mặt đối với đối ngoại của mình.
Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
Đại cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề
của công ty theo luật DN và điều lệ công ty. Đại hội cổ đông là cơ quan thông
qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn và phát triển công ty, quyết định cơ
cấu vốn bầu ra cơ quan quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh.

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh
công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi công ty,
trừ những vấn đề thuộc đại hội cổ đông quyết định.
Ban kiểm soát: Do đại hội cổ đông bầu rat hay mặt cổ đông kiểm soát mọi
hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
Ban Giám Đốc: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan dến hoạt động
hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh phương án
đầu tư. Bổ nhiệm miễn nhiệm các chức danh quản lý công ty trừ các chức danh
Hội đồng quản trị bổ nhiệm miễn nhiệm.


Và các phòng khác
1. Phòng hành chính
2.Phòng kế hoạch vật tư
3. Phòng xuất nhập khẩu
4. Phòng kế toán tài vụ
5. Phòng kỹ thuật
6. Phòng KCS
7. Và các đơn vị trực thuộc khác.
1.2.

Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
Như chúng ta đã biết văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của

một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công
tác văn thư-lưu trữ. Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lí thông tin
phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lí và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ
10

quan, tổ chức đó. Vì vậy văn phòng có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nắm bắt được tầm quan trọng của văn phòng trong công ty, công ty
Venture International, đã trú trọng và quan tâm tới công tác văn phòng, xây dựng
một văn phòng hiện đại, đạt tiêu chuẩn theo quy định. Điều này được thể hiện
qua chức năng, nhiệm vụ, và sơ đồ tổ chức của văn phòng trong công ty Venture
International
1.2.1. Chức năng
-

Văn phòng công ty thực hiện 3 chức năng chính đó là: tham mưu, tổng hợp
và hậu cần

-

Văn phòng giúp việc cho giám đốc thông qua việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp, tổ chức, phối hợp với các phòng ban thực hiện các quyết
định của giám đốc và của lãnh đạo công ty

-

Làm về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ, quản lí công tác văn
thư lưu trữ, quản lí tài sản, trang thiết bị làm việc của văn phòng công ty

-

Thực hiện các quy định về văn thư lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lí
công văn, giấy tờ,các văn bản đi, văn bản đến và quản lí tài sản thuộc lĩnh vực
chuyên môn.

-

Phối hợp với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế làm việc, giao
dịch, tiếp khách, ...
1.2.2. Nhiệm vụ

-

Hướng dẫn, quản lí và thực hiện về công tác văn thư của cơ quan

-

Kiểm tra thể thức, nội dung và thủ tục trong việc ban hành các văn bản
trong công ty

-

Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự trong công ty

-

Thu thập, xử lí thông tin cho lãnh đạo

-

Tổ chức, chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo

-

Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách, tổ chức các cuộc họp, hội nghị và chủ

11


trì cuộc họp
-

Tham gia công tác tuyển dụng nhân sự trong công ty

-

Tổ chức việc mua sắm và quản lí các trang thiết bị trong công ty

-

Thực hiện việc duy trì mối quan hệ với cơ quan và đặc biệt là với các đối
tác kinh doanh

-

Đảm bảo việc mua văn phòng phẩm cho cơ quan

-

Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và sức khỏe cho cán bộ - nhân viên
trong công ty

-

Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các chế độ, chính sách như
nâng lương, tiền thưởng, các chế độ chính sách xã hội,… hay trong hoạt động

thi đua khen thưởng của công ty…

-

Tổng hợp, xây dựng báo cáo hàng quý về hoạt động của công ty

-

Tổ chức, thực hiện công tác bảo vệ trong cơ quan

-

Văn phòng làm nhiệm vụ quản lí hệ thống văn bản

-

Xây dựng các bản kế hoạch theo quý, theo năm cho công ty và đôn đốc
việc thực hiện kế hoạch

-

Ngoài ra còn làm công việc đột xuất khác theo sự chỉ đạo cuả lãnh đạo
1.2.3. Cơ cấu tổ chức



Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phụ lục 2 )
Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công
nhiệm vụ của các cá nhân
Số nhân sự hiện có của văn phòng bao gồm:

•

01 Lãnh đạo văn phòng

•

01 Cán bộ văn thư, lưu trữ

•

01 Chuyên viên văn phòng

•

01 Cán bộ kĩ thuật tổng hợp

•

01 Kế toán văn phòng
Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (cán bộ, nhân viên)
12




Nhiệm vụ của lãnh đạo văn phòng

-

Quản lí toàn bộ nhân viên trong văn phòng

-

Sắp xếp kế hoặch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn thể nhân
viên trong văn phòng

-

Giám sát việc thực hiện công

-

Kiểm tra, duyệt các văn bản do văn phòng ban hành

-

Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với các văn bản trước khi kí gửi đi

-

Đôi khi tham gia vào việc xây dựng văn bản cho công ty



Nhiệm vụ của nhân viên văn thư, lưu trữ

-

Quản lí và giải quyết văn bản đến

-

Nhận văn bản đến

-

Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

-

Trình văn bản đến

-

Đăng kí văn bản đến

-

Chuyển giao văn bản đến

-

Giúp trưởng phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến

-

Quản lí và giải quyết văn bản đi

-

Trình văn bản đi

-

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày, tháng văn
bản

-

Đóng dấu văn bản đi

-

Đăng kí văn bản đi

-

Chuyển giao văn bản đi

-

Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu

-

Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

-

Quản lí và sử dụng con dấu

-

Tập hợp các văn bản tài liệu lưu vào hồ sơ của cơ quan



Nhiệm vụ của cán bộ kĩ thuật tổng hợp
13


-

Quản lí hệ thống trang thiết bị của văn phòng và của toàn thể công ty

-

Tiến hành kiểm tra tình trạng các trang thiết bị để kịp thời sửa chữa và báo
cáo với lãnh đạo phê duyệt mua sắm trang thiết bị mới

-

Làm công tác hậu cần về kĩ thuật trong các cuộc họp và hội nghị như điều
khiển việc trang trí hội trường, sắp xếp bàn ghế hội hop, hội nghị, chuẩn bị về
âm thanh, hình ảnh trong các cuộc họp

-

Quản lí đội lái xe trong công ty

-

Hàng quý làm báo cáo thống kê các thiết bị máy móc bị hỏng hóc, các thiết
bị máy móc thiết bị mua mới, thống kê số tiền sửa chữa máy móc và số tiền mua
máy móc mới cho công ty



Nhiệm vụ của chuyên viên văn phòng

-

Tổ chức việc soạn thảo văn bản

-

Trình lãnh đạo văn phòng duyệt, kí văn bản

-

Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo văn phòng trong các cuộc họp, hội nghị

-

Giúp lãnh đạo trong việc xây dựng kế hoạch, công việc của nhân việc của
nhân viên văn phòng

-

Tổ chức, chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng

-

Mua văn phòng phẩm cho văn phòng, và cho cơ quan đồng thời hàng tháng
làm báo cáo thống kê bảng chi tiêu mua văn phòng phẩm cho cơ quan



Nhiệm vụ của kế toán văn phòng

-

Theo dõi các khoản chi tiêu trong văn phòng và báo cáo cho lãnh đạo theo
tháng để lãnh đạo kiểm tra và phê duyệt thu, chi

-

Tập hợp và lưu trữ lại các hóa đơn, chứng từ của văn phòng

-

Tiến hành việc quyết toán chi cho những công việc của văn phòng

-

Hàng quý làm báo cáo nộp cho phòng kế toán của công ty kiểm tra
Thực hiện việc lấy lương, phát lương cho nhân viên trong văn phòng
Nhận xét:

•

Ưu điểm:
14


-

Tổ chức hành chính chỉ có 05 người, phòng Tổ chức hành chính có thể đảm bảo
được lượng công việc khổng lồ phát sinh trong ngày

-

Mỗi người phụ trách một công việc cụ thể, từ việc nhỏ cho đến việc lớn đều
được tiến hành chính xác, thận trọng và kịp thời, đảm bảo tiến trình hoàn thành
công việc được giao, sự hợp tác kịp thời giữa các thành viên với nhau cũng như
của Trưởng phòng với nhân viên.

•

Nhược điểm:

-

Tuy mọi công việc của bộ phận Hành chính văn phòng đều đảm nhận rất tốt,
nhưng số lượng nhiệm vụ mà họ kiêm quá tải khiến họ gặp rất nhiều khó khăn
vất vả,

-

Cần bổ sung thêm nhân viên trợ giúp như: nhân viên lễ tân, nhân viên bảo vệ và
nhân viên lái xe.
Tiểu kết:
Toàn bộ nội dung chương 1 đã khát quát chung về tổ chức và hoạt động
của Công ty Cổ phần Venture International, và văn phòng Công ty qua đó cho
chúng ta biết về lịch sử hình thành Công ty, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Doanh nghiệp và Văn phòng doanh nghiệp. Trên cơ sở đó để
bước sang nội dung chương 2 ta có thể đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty Cổ phần
Venture International.
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL
(VIỆT NAM)
2.1. Khái niệm

•

Khái niệm chương trình
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà
15


nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
•

Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch
thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch
dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch
ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành
đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng
thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
được giao của một cơ quan, đơn vị.
2.2. Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh
nghiệp
Phân loại theo theo thời gian:

•

Chương trình công tác năm:
Chương trình công tác năm cần đảm bảo những đề án, công việc đăng ký
trong chương trình phải thể hiện kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn
bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi đề án,
16


công việc cần xác định rõ nội dung chính; đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người
phụ trách, cấp trình và thời hạn trình từng cấp. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm
về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình kiến nghị đưa vào
chương trình công tác của tổ chức

Căn cứ lập kế hoạch năm:
 Từ chiến lược của tổ chức.
 Từ các dự án tham gia
 Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
 Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch năm:
 Nội dung các mục tiêu công việc.
 Thời gian thực hiện.
 Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào

công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
•

Chương trình công tác quý:
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý phải xác định
rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, địa chỉ trình
(cấp có thẩm quyền) để quyết định và thời hạn trình.
Chậm nhất vào giữa tháng cuối quý, các đơn vị phải gửi dự kiến chương
trình công tác quý sau cho văn phòng. Những công việc bổ sung hoặc có sự điều
chỉnh về thời gian thì phải có văn bản báo cáo lãnh đạo. Quá thời hạn trên, đơn
17


vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh.
Chậm nhất là đầu tuần cuối cùng của tháng cuối quý, văn phòng tổng hợp
chương trình công tác quý sau trình lãnh đạo xem xét, quyết định. Những vấn đề
trình cấp trên, nếu có sự thay đổi về thời gian, văn phòng phải có văn bản trình
lãnh đạo ký đề nghị cấp trên cho điều chỉnh. Chỉ sau khi được chấp nhận, các
đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới.

Chương trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo và chương trình
công tác năm. Chương trình công tác quý II được thể hiện trong báo cáo và
chương trình công tác 6 tháng.
• Chương trình công tác tháng:
Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện chương trình công tác tháng. Chậm nhất là vào giữa tuần
cuối cùng hàng tháng, văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng sau trình
lãnh đạo xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị. Chương trình công
tác tháng đầu quý được thể hiện cụ thể trong chương trình công tác quý.
Căn cứ để lập kế hoạch chương trình công tác tháng
 Các công việc trong kế hoạch năm.
 Các công việc tháng trước còn tồn tại.
 Các công việc mới phát sinh do công ty giao

Nội dung của chương trình:
 Các công việc quan trọng trong tháng


Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực
18


hiện.
 Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm

trong tháng sau)
•

Chương trình công tác tuần/lịch công tác tuần:
Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của lãnh đạo, văn

phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công tác
tuần, trình lãnh đạo phê duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần.
Căn cứ để lập kế hoạch chương trình công tác tuần

 Các công việc trong kế hoạch tháng.
 Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
 Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm

Nội dung của chương trình:
 Các công việc quan trọng trong tuần


Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người
thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).

 Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm

trong tuần sau)
•

Chương trình/kế hoạch công tác của đơn vị:
Căn cứ chương trình công tác tuần của tổ chức và chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
19


đơn vị và tổ chức thực hiện.
Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từng cá nhân mỗi
thành viên của đơn vị; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo
đảm tiến độ trình lãnh đạo cấp trên xem x t theo chương trình công tác của tổ

chức.
•

Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch trong hành chính văn phòng có:

-

Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự.

-

Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội.

-

Kế hoạch tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua.

-

Kế hoạch xây dựng, sửa chữa nhà xưởng, cơ sở vật chất.

-

Kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị.

-

Kế hoạch tài chính. - Kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn, phong cháy chữa cháy.

-

Kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động.

-

Kế hoạch chăm lo đời sống cho người lao động…
2.3. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của
cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một

cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
20


+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ

chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,
nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch
tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương
trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc
gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi

trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục
tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử
dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng
tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn

vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch
đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh
chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của
tập thể lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt

động của cơ quan, tổ chức.
2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phần Venture International ( Việt Nam)
Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua
các chiên lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lược chỉ dự
định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng
thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần... cần phải có kế hoạch,
chương trình cụ thể
Qua tìm hiểu, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Công ty
21


có các kế hoạch như sau:
Ví dụ: Kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại
mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch
tài chính...Mỗi loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách
xây dựng và thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động phải biết khâu
nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp lại
với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể áy sẽ do Văn phòng dự
thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lược phát triển Văn phòng sẽ xây dựng chương trình
làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với
từng công việc công ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. thực hiện xây dựng
chương trình theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức

năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không đùn đẩy công iệc cho người
khác. Công tác xây dựng chương trình làm việc của Công ty Venture
International (Việt Nam) được thực hiện theo trình tự như sau:
-

Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong
Công ty căn cứ vào dự kiến chương trình quý, những vấn đề còn tồn đọng
và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến
chương trình tháng được gửi cho Giám đốc chậm vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phòng Công ty thường xuyên phối hợp với các Trưởng phòng kỹ
thuật kinh doanh... để xây dựng chương trình làm việc của Văn phòng nói riêng
và của toàn công ty nói chung.

-

Chương trình là việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,
phòng ban trong Công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm
22


việc của quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu xót, khó khăn, thuận
lợi, đồng thời nghiên cứu xem xét nghiên cứu xem xét chương trình làm việc
của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề
phát sinh mới đề nghị Ban giám đốc điều chinhrlafm việc quý sau. Dự kiến
chương trình làm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất 15 ngày của tháng
cuối quý.
-

Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáo
thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên Giám

đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thực
hiện

-

Thực trạng lập kế hoạch cho một cuộc họp tại Công ty cổ phần Venture
International như sau:
Công ty cổ phần Venture International có kế hoạch tổ chức cuộc họp báo
cáo kết quả kinh doanh trong 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch 6 tháng cuối
năm, lấy ý kiến đóng góp về việc mở rộng thị trường tại các tỉnh miền Bắc (nhu
cầu của người dân, tiềm năng kinh doanh, Công ty đã có đủ điều kiện về nhân
lực-cơ sở vật chất để thực hiện chưa?…)
a. Giai đoạn chuẩn bị:



Tên cuộc họp: buổi họp tổng kết và đóng góp ý kiến về việc mở rộng thị



trường tại các tỉnh miền Bắc.
Mục đích cuộc họp: nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty để có
biện pháp và kế hoạch hợp lý trong tương lai, đưa ra quyết định có nên mở rộng




-

thị trường miền Bắc hay không.

Thời gian: 8 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút, ngày 07 tháng 07 năm 2010.
Địa điểm: Phòng Họp, Phòng Hội Nghị Và Hội Thảo tại Tầng 5 Công ty
Thành phần tham dự:
Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty
23


-

Tổng giám đốc .
50 thành viên của công ty, bao bồm các ông(bà) Trưởng phòng/ Trưởng bộ phận
(phòng kinh doanh, phòng marketing, phoàng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng


-

kế toán, phòng tổ chức nhân sự, ban đầu tư dự án.
Người điều hành: Tổng giám đốc.
Nội dung:
Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần Venture International ( Việt


-

Nam) 6 tháng đầu năm và đề ra kế hoạch cho 6 tháng cuối năm.
Đóng góp ý kiến về việc mở rộng thị trường tại miền bắc của Công ty.
Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ cho cuộc họp:
Phòng họp cùng các phương tiện, thiết bị phục vụ cuộc họp(màn chiếu máy



-

chiếu,micro,loa,máy tính,máy ghi âm…)
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết
Chuẩn bị nước uống
Trang trí phòng họp,kiểm tra các phương tiện thiết bị
Các chương trình khác như:
Tìm hiểu các đối tượng tham dự lập danh sách và phân công người viết thư

-

mời
Gửi thư mời
Gửi trước nội dung cuộc họp cho những người tham dự
Phân công người viết biên bản, người đón khách và phục vụ trong buổi họp
Nhắc tham gia họp trước 60 phút





Dự trù kinh phí:

-

Kinh phí trang trí

-

Kinh phí phục vụ

-

Kinh phí ăn uống

-

Các khoản kinh phí khác
b. Giai đoạn tiến hành:

24




Quy trình cuộc họp được tiến hành như sau:
Mục Nội dung công việc
1 Đón tiếp và ghi danh

Người thực hiện

Thời gian

Nhân viên tiến tân

7:30-8:00

người tham dự
2 Khai mạc cuộc họp, giới Thư ký

8:00-8:20

thiệu thành phần tham
dự
3 Báo cáo kết quả kinh

Trưởng phòng kinh doanh

doanh và đề ra kế hoạch Trưởng phòng marketing

8:30-8:40

Trưởng phòng kế hoạch

8:40-8:50

Trưởng phòng kỹ thuật

8:50-9:00

Trưởng phòng kế toán

9:00-9:10

Trưởng phòng tổ chức nhân sự

9:10-9:20

Trưởng ban đầu tư dự án

9:20-9:30

4 Đóng góp ý kiến về việc Trưởng phòng kinh doanh

9:30-9:40

mở rộng thị trường ở

Trưởng phòng marketing

9:40-9:50

miền nam

Trưởng phòng kế hoạch

9:50-10:00

Trưởng phòng kỹ thuật

10:00-10:10

Trưởng phòng kế toán

10:10-10:20

Trưởng phòng tổ chức nhân sự

10:20-10:30

Trưởng ban đầu tư dự án

10:30-10:40

Các thành viên khác
Chủ tịch hội đồng quản trị,tổng

10:40-11:00
11:00-11:15

giám đốc
6 Tổng kết kế hoạch và ra Chủ tịch hội đồng quản trị,tổng

11:15-11:30

5 Nhận xét và đánh giá



8:20-8:30

quyết định
giám đốc
Thư ký chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp.
c. Giai đoạn sau cuộc họp:
25