Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than khoáng sản việt nam

LỜI CẢM ƠN
Đề tài nghiên cứu Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp là một trong
những vấn đề rất thiết thực với đời sống xã hội, bất kể một cơ quan, tổ chức nào
thuộc nhà nước hoặc ngoài nhà nước đều cần có bộ phận văn phòng. Chính vì
vậy việc hiểu thêm về khối văn phòng doanh nghiệp sẽ tạo tiền đề cho học viên
có thêm những kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để công tác tốt khi ra trường.
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội đã có những chỉ đạo, tạo điều kiện cho sinh viên học tập và
nghiên cứu về đề tài Quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp, công ty. Đặc
biệt là những công ty lớn để mở mang thêm vốn hiểu biết.
Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể lãnh đạo và các cô chú cán bộ, nhân
viên trong văn phòng tổng công ty tập đoàn công nghiệp than và khoáng sản
Việt Nam đã vô cùng thân thiện, nhiệt tình, cởi mở; sẵn sàng hỗ trợ em những gì
em chưa biết. Tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh, hoà đồng khiến cho
công việc nghiên cứu của em được thuận lợi hơn rất nhiều.
Và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên hướng dẫn
Nguyễn Đăng Việt, là người đã trực tiếp giảng dạy môn Quản trị văn phòng
doanh nghiệp. Nhờ có sự chỉ bảo tận tình, chu đáo của thầy, sẵn sàng lắng nghe
và giải đáp các thắc mắc của sinh viên mà em mới có thể hoàn thành được bài
tiểu luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ
chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam”
là kết quả nghiên cứu của bản thân. Không sao chép của bất cứ ai. Các tài liệu
tham khảo đều trích dẫn nguồn rõ ràng, có tính kế thừa. Nếu sai tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường.
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2016
Sinh viên

Hoàng Trung Thực


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
TKV

Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam

VINACOMIN

Tên viết tắt bằng tiếng Anh

CNTT

Công nghệ thông tin

CBVC

Cán bộ viên chức


MỤC LỤC


A. MỞ ĐẦU
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại kinh tế thị trường diễn biến sôi động như hiện nay thì để
đứng vững trước những thách thức, hoàn thành tốt mọi công việc và mục tiêu,
các công ty không chỉ có người lãnh đạo giỏi, nhân viên xuất sắc hay tiềm lực về

kinh tế mà còn cần phải chú trọng ở việc hoàn thiện bộ máy cơ quan. Trong đó
bộ máy văn phòng chiếm vị trí và vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại
và phát triển của công ty.
Vâng, bất kể công ty, tập đoàn nào dù lớn hay nhỏ đều phải có bộ phận
văn phòng. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời, tồn tại của công ty. Văn
phòng là bộ phận làm nhiều công việc như công việc hậu cần, tham mưu - tổng
hợp, tổ chức nhân sự, tài chính,pháp chế...Có thể nói hầu như việc gì trong cơ
quan cũng đến tay văn phòng. Bởi vậy xây dựng một bộ phận văn phòng với
những con người giỏi, tổ chức một bộ máy văn phòng khoa học là điều không
thể thiếu với mỗi doanh nghiệp. Vậy mà thực trạng hiện nay ở nhiều doanh
nghiệp, công ty lớn vẫn chưa coi trọng lắm đến việc xây dựng một bộ phận văn
phòng đúng nghĩa. Đa phần chỉ mới chú trọng vào công tác kiện toàn tổ chức bộ
máy mà chưa để ý nhiều đến nâng cao chất lượng cán bộ, nhân viên làm việc tại
đây, nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng
còn hạn chế.
Để thực hiện công tác khảo sát, đánh giá thực trạng của bộ máy văn
phòng hiện nay của các công ty, doanh nghiệp cũng như các giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng của bộ phận văn phòng. Nhận thấy được tầm quan trọng
của bộ phận văn phòng đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Đến tháng 10 năm
2016, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã có phương hướng chỉ đạo, tạo điều kiện
cho học viên tham gia thực tập, làm đề tài nghiên cứu để có cái nhìn sâu sắc
hơn, hiểu rõ hơn về bộ phận văn phòng, vị trí, vai trò cũng như tầm quan trọng
của văn phòng với cơ quan, doanh nghiệp. Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của khoa
Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn Nguyễn
Đăng Việt. Sau đây em xin trình bày những gì đã tích lũy và học hỏi được trong
5


quá trình học tập và làm việc, đóng góp một vài ý kiến để mọi người cùng tham
khảo và bổ sung.

Vì thời gian nghiên cứu còn ngắn và tầm hiểu biết còn nhiều hạn chế nên
bản báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự thông cảm
và chỉ bảo của các thầy, cô.
1. Lý do chọn đề tài.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì các công ty cần phải
có sự quan tâm đặc biệt đến việc kiện toàn bộ máy quản lý, trong đó bộ máy văn
phòng chiếm vai trò vô cùng quan trọng đối với các công ty, tập đoàn, doanh
nghiệp. Tuy nhiên, cũng như nhiều công ty, doanh nghiệp khác trong nhiều năm
qua chỉ quan tâm đến việc hoàn thiện bộ máy mà chưa đầu tư đúng mức cho
việc cải cách nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của bộ máy văn
phòng. Cũng một phần do tính chất đặc thù của cơ quan, chuyên môn làm việc
mà có những công việc thường xuyên đụng tới sẽ được quan tâm nhiều hơn, còn
những công việc khác thì chưa được chú trọng. Trong bài viết này sẽ đi sâu vào
tìm hiểu thực tế về công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là công tác tham
mưu cũng như vị trí, vai trò, nguyên tắc của nó đối với sự vận hành của cơ quan,
doanh nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu.
Hiện nay cũng đã có nhiều đề tài nghiên cứu, giải pháp nhằm hoàn thiện
tổ chức bộ máy văn phòng ở nhiều công ty, song mỗi công ty lại có những đặc
thù riêng do cách thức làm việc, bộ máy sản xuất, sản phẩm tạo ra cung ứng cho
thị trường khác nhau mà khối văn phòng sẽ có nhiều thay đổi để phù hợp với
từng loại hình công ty. Trong đó Nhà nước cũng đã có những quyết định, quy
định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mô hình xây dựng bộ máy văn phòng
doanh nghiệp. Nhưng tại tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam thì
chưa có bài viết, nghiên cứu nào nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng và
nâng cao vai trò, chất lượng của khối văn phòng đối với cơ quan.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
Nghiên cứu bộ máy, cách thức hoạt động của tập đoàn công nghiệp than –
6

khoáng sản Việt Nam.
Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn
phòng tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam.
Tìm hiểu thực trạng của bộ máy văn phòng, các ưu- nhược điểm của bộ
máy văn phòng cơ quan.
Rút ra nhận xét, đánh giá và nêu giải pháp khắc phục những thiếu sót.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài.
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại tập
đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu: Trong tổng công ty tập đoàn công nghiệp than –
khoáng sản Việt Nam.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Lý thuyết: Áp dụng những hiểu biết, kinh nghiệm làm việc có liên quan
đến bộ phận văn phòng. Tra cứu tài liệu tham khảo,lịch sử nghiên cứu của
những người đi trước.Tra cứu thông tin về các văn bản quy phạm pháp luật, nghị
định, quyết định của Chính phủ có liên quan đến việc tổ chức, xây dựng bộ máy
văn phòng doanh nghiệp.
Thực tế: Tiến hành khảo sát, đưa ra so sánh, tìm hiểu nguyên nhân, thực
trạng và đặc thù của cơ quan nghiên cứu để có cái nhìn đúng đắn về sự khác biệt
của bộ máy văn phòng các doanh nghiệp nói chung.
6. Cấu trúc đề tài.
A. Mở đầu
Lời nói đầu
1. Lý do chọn đề tài.
2. Lịch sử nghiên cứu.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
5. Phương pháp nghiên cứu.
6. Cấu trúc đề tài.

B. Nội dung
Chương 1: Khái quát chung về tập đoàn công nghiệp than - khoáng
7


sản Việt Nam.
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
1.2 Hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của TKV.
Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn than –
khoáng sản Việt Nam.
2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng.
2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than –
khoáng sản Việt Nam.
2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận.
Chương 3: Đánh giá ưu – nhược điểm và giải pháp.
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm.
3.2 Giải pháp.
C. Kết luận.
D. Phụ lục.

8


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Ngành Than Việt Nam đã có lịch sử khai thác trên 175 năm, với 79 năm
truyền thống vẻ vang, từ cuộc tổng bãi công ngày 12/11/1936 của hơn 3 vạn thợ
mỏ đã giành thắng lợi rực rỡ. Bước vào công cuộc đổi mới, những năm đầu thập

niên 90, ngành Than Việt Nam phải đối mặt với những khó khăn, thử thách gay
gắt: nạn khai thác than trái phép phát triển tràn lan làm tài nguyên và môi trường
vùng mỏ bị hủy hoại nghiêm trọng, trật tự và an toàn xã hội diễn biến phức tạp.
Do thiếu sự tổ chức và quản lý thống nhất của Nhà nước đã đẩy các công ty than
chính thống vào tình thế phải thu hẹp sản xuất, giảm đào lò, giảm bóc đất, niêm
cất xe máy, thiết bị, công nhân thiếu việc làm, thu nhập, đời sống khó khăn,
ngành Than đã lâm vào khủng hoảng, suy thoái nghiêm trọng.
Dấu mốc quan trọng trong sự phát triển của ngành Than là khi Tổng
Công ty Than Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 563/TTg ngày
10/10/1994 của Thủ tướng Chính phủ.
Với chiến lược kinh doanh đa ngành trên nền tảng sản xuất than, Tổng
Công ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn, trì trệ thời bao cấp, xây dựng mục tiêu
chiến lược đúng đắn cho sự phát triển. Kết quả là năm 2005, sản lượng than
nguyên khai đạt trên 30 triệu tấn, tăng 2,7 lần so với năm 2000 và tăng 5 lần so
với năm 1994 (trước khi thành lập Tổng Công ty). Tổng doanh thu năm 2005
vượt 20.000 tỷ đồng (trong đó than chiếm 68%), lợi nhuận trước thuế vượt 2.500
tỷ đồng, thu nhập bình quân đạt trên 3 triệu đồng/người/tháng so với 667.000
đồng/tháng năm 1995. Môi trường vùng mỏ, điều kiện làm việc, đời sống vật
chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên chức được cải thiện rõ rệt.
Ngày 8/8/2005, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
9


198/2005/QĐ-TTg và Quyết định số 199/2005/QĐ-TTg tổ chức lại Tổng Công
ty Than Việt Nam và các đơn vị thành viên, thành lập Tập đoàn Than Việt Nam,
hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Ngày 26/12/2005, Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quyết định số 345/2005/QĐ-TTg thành lập Tập đoàn Công
nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam trên cơ sở Tập đoàn Than Việt Nam và
Tổng Công ty Khoáng sản Việt Nam và hoạt động theo Điều lệ được Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 228/2006/QĐ-TTg ngày 11/10/2006.

Ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 989/QĐTTg về việc chuyển Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản
Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm
chủ sở hữu. Ngày 19/12/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số
212/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Công nghiệp
Than - Khoáng sản Việt Nam (thay thế cho Điều lệ tổ chức và hoạt động của
Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam ban hành theo Quyết định
số 418/QĐ-TTg ngày 21/3/2011 của Thủ tướng Chính phủ). Nghị định có hiệu
lực thi hành kể từ ngày 1/2/2014 với các nội dung chính sau:
-

Tên đầy đủ: Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam.
Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt

-

Nam. Tên viết tắt bằng tiếng Việt: TKV.
Tên gọi bằng tiếng anh: VIETNAM NATIONAL COAL AND MINERAL
INDUSTRIES

HOLDING

CORPORATION

LIMITED.

-

Tên viết tắt bằng tiếng Anh: VINACOMIN.
Trụ sở chính: 226 phố Lê Duẩn, phường Trung Phụng, quận Đống Đa, thành phố

-

Hà Nội.
Điện thoại: 84-4-38510780.
Fax: 84-4-38510724.
Website: www.vinacomin.vn.
Trung tâm điều hành sản xuất: TKV có Trung tâm điều hành sản xuất tại 95A Lê
Thánh Tông, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh và ở một số địa phương có
lực lượng sản xuất tập trung (Tây Nguyên và các khu vực khác) và có Văn
phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.
10


11


1.2 Hình thức pháp lý, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của
TKV.
1.2.1 Hình thức pháp lý, tư cách pháp nhân của TKV.
TKV là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước đầu tư
100% vốn điều lệ, hoạt động theo quy định của pháp luật và theo Điều lệ này.
- TKV có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, biểu tượng, thương hiệu, tài khoản
tiền đồng Việt Nam và ngoại tệ mở tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trong
nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. TKV có vốn và tài sản riêng,
chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác bằng toàn bộ
tài sản của mình; chịu trách nhiệm dân sự và thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ
sở hữu đối với các công ty con, công ty liên kết trong phạm vi số vốn do TKV
đầu tư.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của TKV gồm có:

-

Hội đồng thành viên.
Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng.
Bộ máy giúp việc.
Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên là đại diện chủ sở hữu nhà nước trực tiếp tại TKV,
được giao thực hiện các quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước
tại TKV theo quy định tại điều lệ này và quy định của pháp luật, thực hiện các
quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu với các công ty cho TKV đầu tư
toàn bộ vốn điều lệ và phần vốn góp của TKV tại các doanh nghiệp khác.
Hội đồng thành viên có quyền nhân danh TKV để quyết định mọi vấn đề
liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của
TKV. Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm trực tiếp trước chủ sở hữu nhà
nước, trước pháp luật về mọi hoạt động của TKV và về các quyết định của Hội
đồng thành viên gây thiệt hại cho TKV và chủ sở hữu nhà nước, trừ thành viên
biểu quyết không tán thành quyết định này.
Hội đồng thành viên của TKV có 07 thành viên, trong đó 01 thành viên là
chủ tịch Hội đồng thành viên. Nhiệm kỳ của thành viên hội đồng thành viên
12


không quá 5 năm, chủ tịch và thành viên hội đồng thành viên có thể được bổ
nhiệm lại.
Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của TKV, điều hành hoạt
động hàng ngày của TKV, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh của tập đoàn
các công ty TKV theo mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết, quyết định của Hội
đồng thành viên; chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và trước pháp luật
về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.

Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc:
- TKV có các phó tổng giám đốc và kế toán trưởng do hội đồng thành
viên TKV bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, thay thế, từ
chức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc TKV. Trong đó:
+ Phó tổng giám đốc giúp tổng giám đốc điều hành các lĩnh vực công tác
của TKV, thực hiện nghĩa vụ và quyền hạn do Tổng giám đốc giao phù hợp với
điều lệ này, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về thực
hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
+ Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của
TKV, giúp tổng giám đốc giám sát tài chính tại TKV theo pháp luật về tài chính,
kế toán, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Hội đồng thành viên và
trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được phân công và ủy
quyền.
Phó tổng giám đốc và kế toán trưởng được bổ nhiệm có thời hạn không
quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm, ký hợp đồng lại.
- Bộ máy giúp việc: Văn phòng hoặc các ban chuyên môn, nghiệp vụ, tổ
chức tương đương (được gọi chung là các ban) có chức năng tham mưu, giúp
việc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành TKV và
tập đoàn các công ty TKV cũng như trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của chủ sở hữu, cổ đông, thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đối với
các doanh nghiệp khác.
1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của TKV.
13


- Đầu tư tài chính vào các công ty con, các công ty liên kết; chi phối các
công ty con, các công ty liên kết theo mức độ chiếm giữ vốn điều lệ của các
công ty đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ này;
- Trực tiếp kinh doanh có lợi nhuận và hiệu quả theo quy định của pháp
luật;

- Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại các
công ty con và công ty liên kết. Các quan hệ kinh tế phát sinh giữa TKV và công
ty con, công ty liên kết được thể hiện bằng hợp đồng kinh tế;
- TKV được Nhà nước giao nhiệm vụ thực hiện chức năng chủ thể quản lý
tài nguyên khoáng sản than, bô xít, đồng, sắt, vàng, bạc, thiếc, kẽm và các
khoáng sản khác theo quy định của pháp luật;
- Đầu mối thực hiện những công việc mà Nhà nước trực tiếp giao cho
TKV tổ chức thực hiện trong Tập đoàn các công ty TKV, gồm: Động viên công
nghiệp; nhận và phân bổ vốn ngân sách; lập và điều hành kế hoạch phối hợp
kinh doanh; định hướng phân công lĩnh vực hoạt động và ngành, nghề sản xuất,
kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên; tổ chức công tác tài chính, kế toán,
thống kê; hình thành, quản lý và sử dụng các quỹ tài chính tập trung; công tác
lao động, tiền lương, y tế, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; công tác an toàn
lao động, phòng chống thiên tai, bảo vệ môi trường; công tác ứng dụng khoa
học, công nghệ; đặt tên các đơn vị trong Tập đoàn các công ty TKV; sử dụng
tên, thương hiệu của Tập đoàn TKV; công tác hành chính, đối ngoại và thủ tục
nhân sự xuất, nhập cảnh; công tác thi đua khen thưởng, văn hóa, thể thao, công
tác xã hội và các nội dung khác theo thỏa thuận của các doanh nghiệp thành viên
Tập đoàn các công ty TKV.

14


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN CÔNG
NGHIỆP THAN - KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
2.1 Khái quát chung về bộ máy văn phòng.
Văn phòng tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam là một bộ
phận giúp việc trong bộ máy điều hành quản lý của tập đoàn công ty. Đây được
xem là bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên,

Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành TKV và tập đoàn các công ty TKV
cũng như trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu, cổ
đông, thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đối với các doanh nghiệp khác.
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy văn phòng
do Tổng giám đốc quyết định sau khi được hội đồng thành viên chấp nhận.
a. Vai trò của văn phòng.
Văn phòng là nơi hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của cơ
quan do các phòng, ban, bộ phận khác của cơ quan đảm nhiệm. Một số vai trò
chủ yếu của văn phòng là:
Trung tâm hỗ trợ cho các phòng, ban, bộ phận khác của cơ quan nhằm
hoàn thành công việc của mình.
Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạt
động của cơ quan. Văn phòng là cánh tay đắc lực của thủ trưởng, cấp trên nhằm
phục vụ công tác quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật…
b. Chức năng của văn phòng.
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
15


tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập
thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn

vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được
thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên
trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những
nguyên tắc trình tự nhất định.
- Chức năng giúp việc, điều hành.
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…
- Chức năng hậu cần.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như cơ sở hạ tầng: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ…Văn phòng là bộ
phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo
chúng không bị hư hại, quá thời hạn, đảm bảo việc sử dụng chúng hiệu quả. Quy
mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất đó phụ thuộc vào đặc điểm và quy
mô của cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm
hoạt động của văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ
quan, đơn vị.

16


2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tập đoàn công nghiệp than
– khoáng sản Việt Nam.
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng tập đoàn công nghiệp TKV bao gồm:
-

Lãnh đạo văn phòng:
+ Chánh văn phòng phòng: Đỗ Đức Quý. Điện thoại: 0333823448.
+ Phó chánh văn phòng: 2 người.
Các đơn vị trực thuộc văn phòng gồm:

-

Phòng hành chính;
Phòng tham mưu - tổng hợp;
Phòng văn thư – lưu trữ;
Phòng công nghệ - thông tin;
Phòng bảo vệ, tạp vụ;
Phòng y tế;
Đội xe.
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng tập đoàn công ty
TKV.
a. Chức năng.
Văn phòng là đơn vị trực thuộc tập đoàn công ty TKV, có chức năng tham
mưu giúp Hội đồng thành viên, ban Giám đốc gắn kết và điều phối các hoạt
động chung của tổng công ty; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác
quản lý, chỉ đạo của ban Giám đốc; là đơn vị tổ chức thực hiện công tác hành
chính, quản lý công sở, phục vụ Lễ tân, công tác CNTT, Y tế , Hợp tác Quốc tế
và công tác Thi đua- Khen thưởng.
b. Nhiệm vụ.
1. Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, chương
trình công tác (ngắn và dài hạn) của tập đoàn; theo dõi, đôn đốc, định kỳ, báo
cáo Ban Giám đốc kết quả thực hiện kế hoạch, chương trình công tác; sắp xếp

thời gian, bố trí lịch và tổ chức thực hiện lịch làm việc của Ban Giám đốc.
2. Tập hợp và cung cấp thông tin tổng hợp tình hình hoạt động của các
đơn vị trong công ty phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc và
chỉ đạo, quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.
17


3. Phối hợp với các đơn vị xây dựng quy chế làm việc và quản lý, theo dõi
việc thực hiện quy chế làm việc của tập đoàn; soạn thảo, thẩm định các văn bản
thuộc thẩm quyền ban hành của tập đoàn; tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản quản lý
của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc.
4. Tổ chức thực hiện và thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ của
tập đoàn công ty theo quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp
luật cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do
Tổng giám đốc ban hành.
5. Giúp Hội đồng thành viên, Ban giám đốc trong quan hệ đối nội, đối
ngoại và các hoạt động tổ chức sự hiện, hội họp.
6. Tham mưu, giúp Ban giám đốc quản lý việc đầu tư, ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và
công tác quản lý của tập đoàn công ty.
7. Tổ chức phục vụ các hoạt làm việc, đi lại, các hoạt động văn hoá – văn
nghệ, thể dục thể thao của cán bộ công nhân viên chức và khách của tập đoàn
công ty.
8. Thực hiện công tác chăm lo sức khoẻ cho cán bộ - công nhân - viên
chức, phòng chống dịch bệnh, giữ gìn, chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường
công sở.
9. Thực hiện công tác thường trực bảo vệ, triển khai và tổ chức thực hiện
công tác an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn cơ quan trong
và ngoài giờ làm việc.

10. Được đề xuất công tác theo chức năng với Hội đồng thành viên và Tổng
giám đốc, các phó giám đốc. Đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác
của tập đoàn công ty để đảm bảo thực hiện đúng đường lối, chính sách, đúng thời
gian và đạt hiệu quả cao.

18


2.2.3 Nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trực thuộc bộ máy hành chính.
- Chánh văn phòng :
+ Chánh văn phòng là người chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động
của Văn phòng; sắp xếp tổ chức, bộ máy văn phòng theo quy định; chịu trách
nhiệm trước Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt
động của văn phòng đồng thời là chủ tài khoản của bộ máy văn phòng.
+ Tham mưu cho Giám đốc, phó giám đốc trong công tác điều hành, quản
lý. Xây dựng và theo dõi chương trình công tác định kỳ hàng năm theo tháng,
quý, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm và giao ban hàng tuần.
+ Chuẩn bị nội dung, ghi biên bản tham mưu nghị quyết, thông báo, kết
luận hội nghị và giao ban thường trực công ty. Thẩm định, chỉnh lý và hoàn
thiện các chương trình, báo cáo trước khi trình lên cấp trên xem xét và ký quyết
định ban hành.
+ Thừa lệnh cấp trên ký các thông báo, công văn, giấy mời và một số văn
bản khác do tập đoàn ban hành.
+ Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, các phó giám đốc về công
tác văn phòng, công tác văn thư…công tác đối ngoại và hỗ trợ việc giám sát,
đôn đốc các đơn bị khác trong cơ quan làm tốt nhiệm vụ của đơn vị mình.
- Phó chánh văn phòng :
+ Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, các phó giám đốc, chánh văn
phòng trong công tác hoạt động hành chính, tiến hành đôn đốc, giám sát các
nhân viên cấp dưới trong công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

+ Thừa lệnh cấp trên ký một số văn bản, giấy tờ thuộc lĩnh vực mà mình
phụ trách quản lý.
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp trước trưởng phòng và Tổng giám đốc, Hội
đồng thành viên về những công việc, lĩnh vực mà mình phụ trách.
+ Hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp đến các cán bộ cấp dưới thuộc phòng
hành chính như cán bộ văn thư- lưu trữ, cán bộ khối tham mưu - tổng hợp …về
công việc của mình trên cơ sở hướng dẫn chỉ đạo của cấp trên.

19


- Phòng hành chính :
Quản lý theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc của cơ quan; xây dựng
và tổ chức việc thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật
lao động trong trong công ty.
Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tiếp nhận giao dịch thư điện tử,
fax và điện thoại liên hệ công tác; vào sổ, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn
bản đến lãnh đạo các đơn vị và cá nhân trong công ty; tham mưu cho Ban Giám
đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời.
Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận
cho CBVC; ký xác nhận giấy đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác.
Quản lý sử dụng con dấu theo luật hành chính, đóng dấu vào văn bản giấy
tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính.
Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Giám đốc và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý của các văn bản do Tổng giám đốc ban hành. Theo dõi phát hiện
và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.
Đánh máy, in ấn chế bản, photocoppy các loại tài liệu theo yêu cầu của
Ban Giám đốc và các đơn vị trực thuộc cơ quan.
Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy
định hiện hành. Xác minh tài liệu, hồ sơ theo sự chỉ đạo của cấp trên có thẩm

quyền. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo đúng quy
định của nhà nước.
Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị CBVC hàng năm và
các đại hội, hội nghị của công ty.
Tổ chức thực hiện công tác lễ tân trong các lễ hội, hội nghị của tập đoàn.
Đầu mối giao tiếp, tiếp đón khách của tập đoàn; sắp xếp hướng dẫn khách đến
các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
Quản lý, điều phối và phục vụ các phòng họp. Phục vụ nước uống và vệ
sinh các phòng làm việc của Ban Giám đốc. Quản lý các dịch vụ dọn vệ sinh;
dịch vụ chăm sóc cây cảnh, cây xanh; dịch vụ căng tin trong công ty.
Thực hiện các công việc hiếu, hỷ… theo quy định của tập đoàn và các
cuộc thăm viếng trong và ngoài công ty.
Phối hợp với cơ quan an ninh nắm vững tình hình an ninh trật tự, an toàn
xã hội tại trụ sở công ty. Đề xuất với Giám đốc xây dựng nội quy bảo vệ công ty.
Trực tiếp tổ chức việc trực tại các cổng ra vào; kiểm tra người ra vào công
20


ty; tuần tra canh gác, kiểm soát danh sách người ở lại đêm trong khu vực công
sở. Khi có vụ việc tại công ty xảy ra như cháy, nổ, gây rối trật tự công cộng …
phải tổ chức bảo vệ hiện trường, cấp cứu nạn nhân, bắt người phạm tội và báo
ngay cho cơ quan công an.
Xây dựng các phương án phòng cháy, chữa cháy, phòng nổ. Tổ chức
mạng lưới phòng cháy, chữa cháy và triển khai gửi đi tập huấn lực lượng phòng
cháy chữa cháy và phòng nổ trong công ty; giữ gìn trật tự công cộng và quản lý
vũ khí, vật liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại.
-

Phòng công nghệ thông tin :
Nghiên cứu đề xuất, xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch ngắn hạn,

dài hạn về phát triển ứng dụng CNTT theo phê duyệt của Tổng giám đốc.
Xây dựng quy chế, quy định liên quan đến các hoạt động CNTT, ứng
dụng CNTT theo quy định của pháp luật, quy định của tập đoàn và thực hiện
giám sát, đánh giá, kiến nghị với các đơn vị thuộc tập đoàn có liên quan về việc
tuân thủ quy định, quy chế hoạt động và ứng dụng CNTT đã được Tổng giám
đốc ban hành.
Lập kế hoạch và tổ chức triển khai các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT
trong tập đoàn theo phê duyệt của Tổng giám đốc.
Thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc.
Tổ chức triển khai, xây dựng các điều kiện kỹ thuật để đảm bảo khả năng
liên thông giữa các quy trình công việc ở các đơn vị thuộc tập đoàn, phục vụ cho
việc tối ưu hóa các quy trình công việc đòi hỏi sự phối hợp của nhiều đơn vị.
Thiết kế, xây dựng, quản lý, vận hành, lập kế hoạch duy tu, bảo dưỡng,
sửa chữa và hướng dẫn sử dụng cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT (máy chủ, máy
trạm, thiết bị ngoại vị, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng
diện rộng…).
Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật để tổ chức, quản lý và khai thác có hiệu
quả mạng máy tính của tập đoàn.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn lực, cơ sở vật chất và các phương
tiện, trang thiết bị công nghệ thông tin được giao.
Phối hợp với các đơn vị chức năng, các đơn vị liên quan thực hiện các
21


công tác phát sinh trong các hoạt động của tập đoàn.
-

Phòng y tế :
Phòng Y tế chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức biên chế, đồng thời chịu

sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của Ngành y tế.
Lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện công tác quản lý, chăm sóc
sức khỏe cho CBVC theo phê duyệt của Ban Giám đốc.
Chăm sóc sức khỏe ban đầu và tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CBVC
của tập đoàn.
Kiểm tra công tác vệ sinh công sở; vệ sinh an toàn thực phẩm tại các
căng tin. Đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra công nhân vệ sinh của công ty.
Trực cấp cứu 24/24 theo quy định của ngành.
Tổ chức triển khai và thực hiện các quy định về Bảo hiểm Y tế.
Hàng tháng, hàng quý tham gia tập huấn chuyên môn do Trung tâm y tế
dự phòng Hà nội.
Thực hiện công tác phòng chống dịch bệnh trong CBVC của tập đoàn.

-

Đội xe :
Đội xe là đơn vị trực thuộc bộ máy văn phòng tập đoàn, có trách nhiệm
quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, xe ô tô được giao; phục vụ việc đưa đón CBVC
đi công tác và một số hoạt động khác theo quy định của tập đoàn.
Thường xuyên giáo dục, nhắc nhở và gắn trách nhiệm cho người lái xe ô
tô đảm bảo tuyệt đối an toàn tính mạng và tài sản trên mọi hành trình.
Quản lý cơ sở vật chất và nhân lực của đội, điều động lái xe, điều phối ô
tô phục vụ công tác của tập đoàn.
Lập kế hoạch hàng năm và tổ chức thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng và
sửa chữa lớn, nhỏ ô tô để đảm bảo máy móc an toàn ở mức độ cao nhất.
Thực hiện tiết kiệm xăng, dầu theo định mức.

-

Phòng pháp chế, văn thư :

+ Về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
Được thực hiện theo đúng quy định của thông tư 01/2011/TT- BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
+ Về soạn thảo văn bản.
22


Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành
chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách
nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Lãnh đạo các đơn vị sau khi xem xét, điều
chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản. Đối với
văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
+ Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt.
Quy trình soạn thảo được tuân theo từng bước, từ soạn thảo đến trình lãnh
đạo đơn vị sửa chữa, bổ sung rồi trình ký Giám đốc ký theo thẩm quyền. Trước
khi trình giám đốc, trưởng phòng hành chính hoặc người được phân công rà soát
lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản. Nếu sai sót thì đề nghị bộ phận
soạn thảo sửa chữa lại rồi mới đem đi trình ký.
+ Đánh máy, nhân bản.
Việc soạn thảo, đánh máy do các cán bộ, chuyên viên của từng đơn vị trực
tiếp soạn thảo, sau đó đem đến bộ phận đánh máy để đánh máy rồi in ra, mang
đến phòng văn thư.
Việc nhân bản phải đúng số lượng quy định.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết. Phải gửi đúng địa
chỉ cơ quan, đơn vị và các cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết;
không gửi vượt cấp hoặc gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân để biết hoặc để
tham khảo.
Việc nhân bản các văn bản mật do lãnh đạo quyết định và thực hiện theo

các quy định bảo vệ bí mật Nhà nước.
+ Kiểm tra văn bản trước khi ban hành.
Cá nhân soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật Nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, trình người có thẩm quyền ký
văn bản.
Trưởng phòng hành chính hoặc người được phân công được giao trách
nhiệm giúp Giám đốc quản lý công tác văn thư; có trách nhiệm kiểm tra về thể
23


thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy và đảm bảo về thể thức, thủ tục ban
hành văn bản theo quy định.
+ Ký văn bản.
Hình thức ký văn bản được sử dụng con dấu của cơ quan gồm có:
Tổng Giám đốc;
Các phó giám đốc;
Chánh văn phòng ;
Phó chánh văn phòng.
+ Các hình thức sao văn bản.
Các hình thức sao gồm có: Sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan
sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.
2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận.
Cũng như nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh khác. Bộ máy quản lý của tập
đoàn TKV được tổ chức theo hình thức chế độ một thủ trưởng. Tổng giám đốc là
người chịu trách nhiệm trước Công ty và Hội đồng thành viên về mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty. Để phụ giúp Tổng giám đốc có các phó tổng
giám đốc trực tiếp giao nhiệm vụ phụ trách các văn phòng, các hoạt động sản

xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc,
các phó giám đốc về các công việc mà Tổng giám đốc giao cho. Ban giám đốc
trực tiếp điều hành các phòng ban, phòng kế hoạch, phòng tổ chức, hàng chính,
phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh… Để thực hiện tốt công tác sản xuất
kinh doanh, Công ty luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp bộ máy lãnh đạo,
mô hình quản lý, nhằm tránh sự chồng chéo, cồng kềnh, làm giảm kinh doanh
của doanh nghiệp.
Với mô hình quản lý dưới chế độ một thủ trưởng, Chánh văn phòng tổ
chức ra các quyết định quản lý , điều hành trong công tác hành chính bằng các
quyết định, thông báo, mệnh lệnh…Căn cứ vào đó Tổng giám đốc, các phó giám
đốc dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình mà chỉ đạo nhân viên triển khai
24


thực hiện. Đây là mối quan hệ mệnh lệnh - phục tùng đặc trưng ở các cơ quan
doanh nghiệp của Việt Nam.
Ngoài ra phòng hành chính còn có các mối quan hệ khác trong công việc
như phối hợp – cộng tác, là các mối quan hệ theo chiều ngang giữa phòng hành
chính và các phòng ban, đơn vị chức năng khác của công ty như phòng kế toán,
kế hoạch – tài chính, phòng kinh doanh…Các phòng có trách nhiệm phối hợp
với phòng hành chính tổ chức công việc cụ thể hóa và hướng dẫn cấp dưới thực
hiện các quyết định của Tổng giám đốc. Các nhân viên trong văn phòng hoặc
Chánh văn phòng có thể phối hợp chung, hỗ trợ nhau trong công việc mang tính
sự vụ hành chính. Điều này sẽ tạo nên mối liên kết chặt chẽ, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn
nhau vì mục tiêu chung của công ty, làm tăng hiệu quả của công việc, thúc đẩy
sự phát triển của công ty.

25