Đề Tài Kỹ Năng Cần Thiết Cho Nhân Viên Văn Phòng

BỘ CÔNG THƯƠNG

Khoa Lý Luận Chính Trị

Môn:

Quản Trị Văn Phòng

Đề tài:

NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO
NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG


TP.HCM, Ngày 24 tháng 5 năm 2011

DANH SÁCH NHÓM 8

STT

Họ và Tên

Nhiệm vụ

1

Phạm Tiến Anh

2

Trương

Duyên

3

Nguyễn Ngọc Lân

4

Phạm Thị Bảo Ngọc

5

Lê Thị Yến Nhi

6

Trương Thị Phương

7

Trần Văn Duy Thanh

8

Nguyễn Hữu Thương

Thị

Mỹ

Đánh giá


MỤC LỤC


1.Nội dung................................................................................................4
1.1.Cơ sở lý luận.................................................................................4
1.1.1. Khái niệm...............................................................................4
1.1.2. Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng...5
1.1.2.1. Kỹ năng giao tiếp..........................................................5
1.1.2.2. Hợp tác và làm việc nhóm.....................................10
1.1.2.3. Khả năng thích ứng..................................................12
1.1.2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề...................................13
1.1.2.5. Kỹ năng quan sát.......................................................16
1.1.2.6. Giải quyết mâu thuẫn............................................18
1.1.2.7. Quản trị thời gian.....................................................20
1.2. Thực trạng và giải pháp......................................................23
1.2.1. hực trạng............................................................................23
1.2.2. giải pháp..............................................................................27
2.kết luận..............................................................................................28


Lời Mở Đầu

T

rong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng
phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức
tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của

con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế
nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như
bí quyết thành công trong cuộc đời, trong công việc khi bạn là một người nhân
viên văn phòng. Bản thân mỗi người là một bộ phận của xã hội, xung quanh
chúng ta có biết bao nhiêu các mối quan hệ: Gia đình, bạn bè hàng xóm, đồng
nghiệp, làm ăn, ngoại giao...Vậy làm thế nào để chúng ta có thể dung hoà được
tất cả các mối quan hệ đó? Đó là nhờ có kĩ năng sống hay còn gọi là kỹ năng
mềm đấy các ban ạ!
Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng, kĩ năng mềm có thể ảnh hưởng tích cực
đến các mối quan hệ của bạn. Biết cách đưa ra các thông tin rõ ràng mà người
khác hiểu được có thể giúp cải thiện mối quan hệ của bạn và làm giảm bớt các
vấn đề mà bạn có thể phải đối mặt. Vậy làm thế nào để bạn có được các kĩ năng
đó và bạn sẽ vận dụng các kĩ năng đó vào thực tế cuộc sống của bạn như thế nào
thì mời các bạn hãy tìm hiểu bài tiểu luận của chúng tôi.


1.Nội dung.
1.1.Cơ sở lý luận.
1.1.1. Khái niệm.
 Kỹ năng : là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một
hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm)
nhằm tạo ra kết quả mong đợi.
 Văn phòng: là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,tổ chức,là nơi thu
thập, tổng hợp và sử lý thông tin phục vụ quản lý,điều hành và bảo đảm các
điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Vd: văn phòng ủy ban nhân dân,văn phòng công ty,văn phòng đại diện,văn
phòng tòa án,văn phòng trường đại học công nghiệp.
 Nhân viên văn phòng: là những người làm việc trong một cơ quan tổ chức
công ty, doanh nghiệp.
1.1.2. Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng.

1.1.2.1. Kỹ năng giao tiếp
 Khái niệm: Giao tiếp giỏi không có nghĩa là bạn phải là một nhà hùng
biện xuất sắc hoặc nhà văn tuyệt vời. Nó cũng không có nghĩa là bạn
buộc phải thể hiện bản thân mình thật tốt trước mặt người khác. Kỹ
năng giao tiếp được thể hiện ở việc bạn thuyết phục người khác như
thế nào và kết quả ra sao? Hãy nhớ, giao tiếp cũng giống như việc bạn
viết một bản báo cáo cũng cần có sự thống nhất, yếu tố thuyết phục về
nội dung và một phong thái bình tĩnh, tự tin khi thể hiện (từ trang phục,
đầu tóc đến bước đi và cách bạn chuyện trò với những người xung
quanh). Thêm nữa luôn kiên nhẫn giải thích cho các thành viên khác
trong nhóm làm việc cũng là cách bạn đang rèn luyện kỹ năng giao tiếp
của bản thân.
Phong cách giao tiếp:
o Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%.


o Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%.
o Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm
khoảng 38%
 Giao tiếp ngôn ngữ:
 Ngôn ngữ là phương tiện để biểu đạt ý nghĩ của mỗi
người. Khi bạn muốn nói chuyện hoặc trao đổi thông tin
với một ai đó thì bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải
những thông điệp mà bạn muốn bày tỏ. Ngôn ngữ là một
công cụ giao tiếp mà chúng ta luôn sử dụng nó hàng ngày.
Nhưng để việc giao tiếp có hiệu quả hơn và truyền tải
được những thông tin mà bạn muốn nói một cách rõ ràng
và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà ai
cũng cần học hỏi.

 Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần chú ý
 Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng
quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá...
 Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận,
tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung
câu chuyện.
 Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe,
tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ
chưa nói hết ý của họ.
 Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà
không chú ý đến thái độ của đối tượng giao tiếp. Hoặc đưa
ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp
trả lời.
 Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu ta không được rõ thì
lúc này nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là
phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của
mình.
 Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà
không tôn trọng ý kiến của người khác.


 Giao tiếp phi ngôn ngữ:
 Chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, thể hiện nét mặt, ánh
mắt diễn tả ý nghĩa những gì chúng ta định nói. Kĩ năng
này rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho việc giao tiếp của bạn
đạt hiệu quả hơn. Hãy cố gắng kết hợp việc giao tiếp
không dùng ngôn ngữ với những gì bạn đang nói để thông
điệp của bạn mang ý nghĩa điều bạn muốn nói.
 Những biểu hiện có tác dụng tích cực trong giao tiếp
không dùng ngôn ngữ mà bạn nên học tập và sử dụng:

• Khi nói chuyện hoặc trao đổi một vấn đề nào đó thì bạn
phải quay mặt về hướng của đối tượng giao tiếp, ở tư thế
ngang tầm có thể cùng đứng hoặc cùng ngồi, tránh ở tư
thế cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với đối tượng của
mình.
• Nét mặt luôn thể hiện sự niềm nở, biểu hiện sự quan tâm
tới lời nói của đối tượng, tuỳ theo nội dung câu chuyện
mà thể hiện sự lo lắng, đồng cảm hoặc vui vẻ..
• Trong khi giao tiếp bạn nên nhìn vào mắt duy trì ánh mắt
với đối tượng giao tiếp.
• Có những biểu hiện tán đồng hoặc thể hiện sự lắng nghe
như: gật đầu...
 Bạn nên hạn chế những hành động sau vì những hành động
này không có tác dụng tích cực tới cuộc nói chuyện của bạn:
• Không nhìn vào đối tượng giao tiếp.
• Nét mặt cau có, chau mày...
• Mắt nhìn đi nơi khác trong khi đối tượng đang nói.
• Có những hành động thể hiện không quan tâm tới lời nói
của đối tượng như: đọc sách, báo, tài liệu, luôn liếc mắt
nhìn đồng hồ hoặc làm một việc riêng nào đó...
• Nét mặt thể hiện sự bồn chồn, nóng lòng có vẻ như đang
vội vàng đi đâu đó không chú ý tới đối tượng mình đang
nói gì...
 Để việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả, để đối tượng giao tiếp
của bạn cảm thấy được tôn trọng, để bạn và đối tượng hiểu rõ
hơn về các thông tin cùng trao đổi thì bạn cần chú ý lắng nghe và
có sự phản hồi.
 Lắng nghe: Lắng nghe là khả năng đón nhận và hiểu
những thông điệp mà đối tượng muốn nói. Hãy tỏ ra là
bạn đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu hay phản

ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm
chú của bạn như: ừ, à, thế à, vậy ư... Đừng ngắt lời người
nói khi bạn đang nghe! Hãy lắng nghe và sẵn sàng tiếp thu
chủ đề, không nên chỉ trích phê phán.
 Phản hồi: Có nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để
nhắc lại nội dụng câu chuyện mà đối tượng đang nói bằng
những câu tóm tắt ngắn gọn. Mục đích là: Để mình hiểu rõ
và chính xác về những thông tin mà đối tượng đưa ra,
tránh hiểu nhầm như kiểu "ông nói gà, bà nói vịt".
 Đôi khi chúng ta nghĩ là chúng ta hiểu được người nói
nhưng thường là chúng ta lại không hiểu! Trong trường
hợp đó, hãy sử dụng kĩ năng này để giúp ta hiểu hơn về
những thông điệp mà người nói đang đề cập.
Vai trò: Vai trò của hoạt động và giao tiếp trong đời sống của con
người:
Con người sinh ra và lớn lên không thể thiếu được hoạt động và giao
tiếp. Hoạt động (cụ thể là lao động) và giao tiếp giúp phân biệt loài
người với loài vật, giảm bớt phần "con" trong con người, và làm tăng
thêm phần "người".
Hoạt động giúp con người ngày càng tiến hóa hơn, phát triển hơn. Còn
giao tiếp giúp con người mở rộng thêm được kiến thức, phát triển các
mối quan hệ xã hội thứ không thể thiếu được trong sinh hoạt hằng ngày
của con người...
Nếu con người không hoạt động, không giao tiếp thì sẽ ngày càng trở
nên ù lì, chậm chạp, không tiến bộ..Điều này làm con người càng ngày
càng trở về với thời kỳ nguyên thủy hơn...
Ví dụ thực tiển:
o Sinh viên là đội ngũ kế thừa có nhiều khả năng và sức mạnh nội

tại để tạo nên những thay đổi mang tính đột phá. Tuy nhiên, suốt
một khoảng thời gian dài, sinh viên Việt Nam được đánh giá cao
về năng lực học tập, về trí tuệ nhưng về khả năng thích nghi và
thích ứng trong công việc và cuộc sống thì vô cùng hạn chế. Rất
nhiều những cử nhân đại học phải đi học lại kỹ năng và theo
đánh giá chung của rất nhiều nhà tuyển dụng, đa phần sinh viên
mới ra trường đều yếu về giao tiếp. Điều đó trở thành rào cản
làm hạn chế sự thành công và thành đạt của các bạn sinh viên.


Chính vì vậy, việc học và rèn luyện về kỹ năng giao tiếp là điều
không thể bỏ qua
o Theo điều tra của Viện nghiên cứu giáo dục Việt Nam, có 37%
không tìm được việc làm do thiếu yếu tố kỹ năng thực hành xã
hội (làm việc theo nhóm, khả năng tư duy độc lập, sáng tạo, giao
tiếp...). 83% sinh viên ra trường bị các nhà tuyển dụng đánh giá
là thiếu kỹ năng sống, con số giật mình này được nêu tại buổi tọa
đàm “Những kỹ năng thực hành xã hội cần thiết cho sinh viên”
do Viện Nghiên cứu giáo dục Việt Nam tổ chức vào ngày 9-12.
Thành công mà không thành đạt.
o khó khăn lớn nhất trong việc đưa KNS vào nhà trường hiện nay
là vấn đề đội ngũ. Không có nhân lực nhiều giảng viên phải
kiêm nhiệm công tác chuyên môn với dạy KNS. Song, đối với
SV, KNS không chỉ giới hạn là những kỹ năng về giao tiếp ứng
xử mà còn bao gồm các kỹ năng mềm (kỹ năng ra quyết định,
làm việc nhóm,kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian....) - nhân tố
quan trọng quyết định sự thành đạt trong công việc, học tập của
mỗi cá nhân.
o Lý do thiếu kỹ năng sống đó là do SV không chịu tham gia vào
các hoạt động ngoại khóa của trường, thiếu thông tin thực tiễn

khiến cho SV suy nghĩ máy móc, thụ động trước những thay đổi
của cuộc sống.
Ưu điểm:
o Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta
o Có được sự phản hồi từ người nghe;
o Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe .
o Truyển tải những thông điệp.
o Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách
thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng
của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công, những suy
nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của
chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản
trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và
trong sự nghiệp.
o Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của
một công ty với hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ
năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển


chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại học
Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp
bao gồm cả việc trình bày nói và viết cũng như khả năng làm
việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên thành công
trong nghề nghiệp.
Nhượt điểm:
o Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan
trọng của các kỹ năng giao tiếp, nhưng nhiều cá nhân vẫn đang
chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ý
tưởng của họ một cách hiệu quả ở cả ở dạng nói hay viết. Sự hạn
chế này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng

của mình trong công việc cũng như không tiến thân được.
o Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để
phát triển. Để làm được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của
mình là gì? Đối tượng của thông điệp đó là ai? Và thông điệp đó
sẽ được lĩnh hội như thế nào? Bạn cũng cần phải cân nhắc bối
cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình
ví dụ như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa.

o Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai
đoạn nào của quá trình giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp,
nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông
điệp, và những phản hồi lại thông điệp) và có nguy cơ gây nên
sự hiểu lầm và lẫn lộn.
1.1.2.2. Hợp tác và làm việc nhóm
 Khái niệm:Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA
Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn
nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng
hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần
thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm


việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên
nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.
 Vai trò:
o Tinh thần đồng đội là một trong những bí quyết quan trọng của
sự thành công của doanh nghiệp, cũng là một trong những tiêu
chuẩn để doanh nghiệp, cũng là một trong những tiêu chuẩn để
doanh nghiệp chọn lựa nhân viên. Tinh thần đồng đội của nhân
viên là nhân tố quan trọng nhất quyết định thành quả vên là nhân
tố quan trọng nhất quyết định thành quả công tác.

o Tinh thần đồng đội của nhân viên được biểu hiện bởi ý thức hợp
tác, sự phối hợp hài hoà, lấy lợi ích của doanh nghiệp làm trọng,
yêu nghề, đoàn kết với đồng nghiệp trong tổ chức doanh nghiệp.
Mỗi một nghiệp làm lợi ích cao ngất, phấn đấu không mệt mỏi vì
mục tiêu chung. Chỉ khi nhân viên tự giác nghĩ tới lợi ích chỉnh
thể của doanh nghiệp, thì khi gặp khó khăn sẽ tìm kiếm nguyên
nhân, nghĩ cách để giải quyết tốt những khó khăn đó, mà không
lo ngại phải va chạm với các bộ phận tương quan trong công
việc, cũng sẽ không chi li tính toán vì sự bất đồng ý kiến giữa
đồng nghiệp với nhau, giữa nhân viên với nhau để đạt tới sự
đoàn kết chân thành, hợp đồng tác chiến, xây doanh nghiệp dựng
một hình tượng doanh nghiệp có sức tập hợp mạnh mẽ. Đồng
thời, tinh thần đồng đội cũng rất có ích cho chúng ta xử lý vấn đề
mối quan hệ giữa phát triển cá nhân và phát triển doanh nghiệp,
nhân viên sẽ không chi li tính toán được mất nhất thời của mình,
mà biết nhìn xa hơn, làm việc hết mình vì sự nghiệp chung, thật
sự hoà mình vào sự phát triển của doanh nghiệp.
 Ví dụ thực tiển: Nền sản xuất hiện đại với những cỗ máy công suất
cực lớn hoạt động phối hợp nhịp nhàng trong dây chuyền sản xuất đồ
sộ buộc chúng ta phải có tư duy và thói quen văn hoá mới. Giới trẻ
ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường rất cần được làm quen với
phong cách làm việc theo nhóm. Trong trường học thay vì phương
pháp cổ xưa "thấy giảng, trò ghi" như hiện nay, học sinh cần được
phân công tìm hiểu những phần khác nhau của vấn đề do người thấy
đưa ra để rồi cùng báo cáo, trao đổi và phản biện để tìm ra lời giải đáp
cho vấn đề cần nghiên cứu.
 Ưu điểm:
o Nhóm có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo

o Việc ra quyết định theo nhóm xác nhận một cách gián tiếp sự
đồng thuận giữa những người phải thực thi quyết định
o Nhóm có nhân viên với các kỹ năng khác nhau nhằm mục đích
bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan
giải
o Nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin và học hỏi nhiều
kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên.
o Nhóm có thể tạo ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ
chức
 Nhượt điểm: Tuy nhiên, những lợi ích này phải đánh đổi bằng một cái
giá nhất định. Việc xây dựng nhóm với các thành phần phù hợp về
lãnh đạo, nguồn lực và nhân viên… sẽ mất khá nhiều thời gian, đồng
thời việc quản lý những nhóm như thế này cần phải có những kỹ năng
đặc biệt. Khác với những công việc thông thường, các nỗ lực và sự
phối hợp của nhóm đòi hỏi phải được theo dõi và quan tâm liên tục.
Ngoài ra, còn có nguy cơ là các thành viên trong nhóm không thể hợp
tác với nhau để hoàn thành mục tiêu chung, hoặc sự khác biệt giữa
các cá nhân hay tính tư lợi có thể làm suy yếu các mối liên kết cần
thiết để thành công. Trong một chừng mực nào đó, nhóm là một thử
nghiệm mang tính mạo hiểm và không phải lúc nào cũng có thể nhìn
thấy trước sự thành công.

1.1.2.3. Khả năng thích ứng
 Khái niệm:Khả năng thích ứng là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với
những người muốn đạt đến trình độ chuyên nghiệp. Khi bạn làm việc
chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng thích ứng với mọi điều kiện môi
trường cũng như mọi sự thay đổi của công việc: “Để thành công trong
bất kì tổ chức nào, bạn cũng cần phải có niềm đam mê, chí cầu tiến và
không ngừng phát triển các kỹ năng để có thể thích ứng được với các
nhu cầu khác nhau của tổ chức”, ngài Sakiras chia sẻ thêm.

 Vai trò:
o Thích ứng là một điều kiện quan trọng để tồn tại, phát triển, và thành
công. Phàm tất cả mọi sinh vật trên thế giới này, sinh vật nào biết thích
ứng với hoàn cảnh xung quanh mình, thì dù có mỏng dòn yếu ớt vẫn có
thể tồn tại và phát triển. Còn sinh vật nào không biết thích ứng, thì dù
có mạnh mẽ hay vững chắc tới đâu, cũng sẽ không phát triển được nếu
không muốn nói là bị tiêu diệt .


o Đối với các tôn giáo cũng thế, hễ biết thích ứng với hoàn cảnh chung
quanh, với những tình huống luôn luôn thay đổi, thì sẽ tồn tại và phát
triển. Không chịu thích ứng thì sẽ bị luật đào thải loại trừ.
o Sự thích ứng có vai trò hết sức to lớn đối với cuộc sống của mỗi cá
nhân. Trong công việc, nếu cá nhân đã thích ứng thì hiệu quả lao động
sẽ cao hơn, tốn ít sức lực, không bị căng thẳng, mệt mỏi, khả năng
phục hồi sức lao động nhanh hơn.
o Ngoài ra, sự thích ứng còn giúp cho con người sáng tạo trong công
việc, lạc quan, vui vẻ, thoải mái, không có sự gò ép…
o Trong cuộc sống, khi con người có khả năng thích ứng nhanh sẽ mang
lại cho họ nhiều thuận lợi so với người thích ứng chậm. Họ dễ dàng
hòa nhập với môi trường và đáp ứng tốt với những tác động của môi
trường, kể cả tác động tích cực và tiêu cực. Người thích ứng chậm,
trước những tác động bất lợi dễ bi quan, chán nản, không có đủ ý chí
để vươn lên khắc phục khó khăn.
o Trong đào tạo nghề nghiệp, việc thích ứng với nghề là rất quan trọng.
Nếu cá nhân thích ứng với quá trình đào tạo nghề thì hiệu quả và chất
lượng đào tạo sẽ cao hơn. Việc thích ứng với hoạt động đào tạo nghề sẽ
giúp cho sinh viên nhanh chóng tiếp thu các tri thức, kĩ năng, kĩ xảo
nghề nghiệp. Quá trình tiếp thu sẽ giảm bớt sự căng thẳng, mệt mỏi.
Người học sẽ tích cực, chủ động và sáng tạo trong việc lĩnh hội tay

nghề, say mê với công việc. Khi ra trường họ không bỡ ngỡ với công
việc, và bắt tay vào lao động nghề nghiệp với chất lượng cao.
o Việc thích ứng nhanh còn có tác dụng đối với sức khỏe, tránh được sự
căng thẳng, mệt mỏi
 Ví dụ thực tiển: Cuốn sách"Sống còn hàng ngày: Tại sao người thông
minh lại làm điều ngu ngốc" của Laurence Gonzales, một giảng viên tại
Phòng thí nghiệm quốc gia Lawrence Livermore. Trong cuốn sách này,
Gonzales nói về những sai lầm ngớ ngẩn mà chúng ta mắc phải khi hành
động theo một tư duy không phù hợp với yêu cầu của tình hình thực tế.
Ông giải thích rằng một trong những lý do xảy ra điều này chính là cách
thức bộ não xử lý những thông tin mới. Nó tạo ra cái mà ông gọi là "lập
trình hành vi", hoặc các mô hình tư duy đã thiết lập nên hầu hết các hành
động của chúng ta. Ví dụ, trong quá trình trưởng thành, chúng ta hình thành
những suy nghĩ của riêng mình cho việc buộc giày. Thông qua thực hành,
những tư duy về hành động này đã được hình thành cố định, và sau đó
chúng ta luôn tự động làm theo vậy mà không cần bận tâm gì. Một ví dụ
khác của mô hình tư duy là chúng ta biết tránh né khi có một vật gì đó ném
vào chúng ta.


 Ưu điểm: Việc lập trình và thích ứng khiến cuộc sống đơn giản hơn,
khiến chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn. Nó không những
chỉ ảnh hưởng đến hành động của chúng ta mà còn ảnh hưởng đến
nhận thức và lòng tin.
 Nhượt điểm: nó sẽ khiến ta lơ đãng với những thông tin quan trọng từ môi
trường xung. Nói cách khác, các mô hình tư duy khiến chúng ta bỏ qua tính
chân thực của tình huống, và bác bỏ các tín hiệu bởi vì tư duy chúng ta đã
mặc định như vậy.

1.1.2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

 Khái niệm :“Hãy luôn đặt mình trong tư thế sẵn sàng cho mọi sự cố
có thể xảy ra trong quá trình lao động. Hãy suy nghĩ đến thời gian bạn
giải quyết vấn đề, cách bạn tiếp cận vấn đề, làm thế bạn giải quyết
vấn đề và kết quả..Trong thực tế, kỹ năng giải quyết của bạn có tốt
hay không được đo lường bằng kết quả bạn thu được,...”, Ann Spoor,
giám đốc quản lý của trung tâm Cave Creek tâm sự.
 Các bước của kỹ năng giải quyết vấn đề:
o Nhìn nhận và phân tích:
 Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem
xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng
cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc
này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời
gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất
hoặc không quan trọng.
o Xác định chủ sở hữu của vấn đề:
 Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do
chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng
lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang
cho người nào có thể giải quyết.
 Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu
ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”
o Hiểu vấn đề:
 Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải
quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn
ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu
chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”.
Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên
quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn

vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?;
Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt
hay khác biệt trong vấn đề này không?
 Ở đây ta cần tìm hiểu vấn đề bằng cách đặt ra những câu hỏi.
 Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
 Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?
 Nguồn lực để giải quyết vấn đề?
 Vấn đề này có thuộc quyền giải quyết của mình hay
không?
 Bản chất của vấn đề là gì?
 Những đòi hỏi của vấn đề?
 Mức độ khó - dễ của vấn đề?
o Chọn giải pháp: Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề,
nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu
tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn
cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng
được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài
lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
o Thực thi giải pháp:Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề
và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để
đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần
phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách
nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực
hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v...
o Đánh giá:Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần
kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới
những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học
rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất
nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần
sau.

 Vai trò: Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) là một
trong những kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc bởi cuộc
sống là một chuỗi những vấn đề đòi hỏi chúng ta phải giải quyết mà
không vấn đề nào giống vấn đề nào và cũng không có một công thức
chung nào để giải quyết mọi vấn đề. Điều quan trọng là chúng ta phải
tự trang bị cho mình những hành trang cần thiết để khi vấn đề nảy
sinh thì chúng ta có thể vận dụng những kỹ năng sẵn có để giải quyết
vấn đề đó một cách hiệu quả nhất. hầu hết các công việc trong lĩnh


vực quản lý tài chính doanh nghiệp đều liên quan đến giải quyết vấn
đề, sử dụng mối liên hệ giữa trực giác và khả năng phân tích. Các
giám đốc tài chính cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt thì mới đem
lại kết quả tốt và đem lại lợi nhuận cao cho công ty.
 Ví dụ thực tiễn: Nếu Bạn mơ ước trở thành một ca sĩ nổi tiếng nhưng
bạn chưa biết cách nào để đạt được. Đó là vấn đề của bạn.
Bạn tìm đủ mọi cách: đi học, nghe, xem thần tượng của mình hát,
luyện tập ngày đêm… Đến một ngày đẹp trời, bạn ra đường, người ta
vây lấy bạn, tặng thật nhiều hoa và quà, gọi bạn là ca sĩ X, Y và xin
chữ ký. Nghĩa là bạn đã trở thành ca sĩ nổi tiếng như hằng mơ ước.
Bạn có hạnh phúc khi đạt được mơ ước không? Chắc là có, ít nhất là
trong thời gian đầu của ánh hào quang. Như vậy, vấn đề trở thành ca
sĩ nổi tiếng của bạn đã được giải quyết. Lúc này bạn có còn gì mơ ước
nữa không? Phải có chứ! Bạn lại mơ ước nhiều điều khác. Và bạn lại
tiếp tục tìm cách giải quyết.
 Ưu điểm:Giúp chúng ta có quyết định nhanh chống và sáng suốt
hơn,giải quyết vấn đề tốt làm ta không tốn nhiều thời gian và công
sức tiền của…vv…
 Nhượt điểm:Là khó tiềm ra phương pháp hợp lý, khi tìm được
phương pháp tốt thì lại không thực hiên được.

1.1.2.5. Kỹ năng quan sát
 Khái niệm: Là khả năng thực hiện một nhiệm vụ hay công việc quan
sát theo một mục tiêu xác định trên cơ sở những tri thức, kỹ năng, thái
độ có liên quan và theo một quy trình và hệ tiêu chuẩn nhất định.
 Vai trò:
o Trong công tác kiểm định, kỹ năng quan sát được sử dụng rất
phổ biến khi đoàn (đánh giá ngoài) đến CSDN để thu thập thông
tin. Cùng với nhiều kỹ năng khác, kỹ năng quan sát giúp kiểm
định viên:
 Thu thập được những nhận định cụ thể, khách quan nhằm
đánh giá công tác tự kiểm định của CSDN;
 Đối chiếu các thông tin, sự kiện quan sát với dữ liệu tự
kiểm định nhằm nâng cao độ tin cậy của các kết quả của
quá trình kiểm định chất lượng dạy nghề.
 Thu thập bổ sung những thông tin và sự kiện để minh
chứng một số vấn đề nẩy sinh trong quá trình kiểm định


chất lượng CSDN (Đó có thể là những mặt đạt được của
CSDN nhưng khi tự kiểm định CSDN chưa nhận ra được).
 Cung cấp thông tin định tính để bổ sung cho các thông tin
định lượng trong điều tra thu thập minh chứng để đánh giá
các tiêu chuẩn.
o Kiểm định viên nếu nắm vững kỹ năng quan sát sẽ:
 Phối hợp cùng các kỹ năng khác như kỹ năng thu thập
minh chứng, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng xây dựng sự tự
tin…. trong quá trình kiểm định CSDN để đạt kết quả tốt
nhất.
 Có những nhận định chính xác để thực hiện công tác kiểm
định trung thực, khách quan hơn.

 Ví dụ thực tiển:
o Quan sát cách bố trí mặt bằng kiến trúc của nhà trường;
o Quan sát cơ sở vật chất, tiện nghi phục vụ học tập cho học sinh sinh viên (thư viện, phòng thí nghiệm, phòng thực hành, phòng
máy tính, hiệu sách, khu vui chơi - giải trí, ký túc xá và các dịch
vụ khác...);
o Quan sát hoạt động của đội ngũ giảng viên và cán bộ của nhà
trường;
o Quan sát hoạt động của các lớp học lý thuyết và xưởng thực
hành;
o Quan sát về sự tương tác giữa mọi người trong trường; văn hóa
nhà trường và cơ chế nâng cao chất lượng hiện có của nhà
trường.
 Ưu điểm:
o Không cần dựa vào nhân chứng vì họ có thể không nhớ hết
hoặc chính xác được các chi tiết. Quan sát là cách tốt để xác
minh tuyên bố của một người nào đó vì tự mình thấy thì sẽ biết
tuyên bố đó có đúng hay không. Nếu trực tiếp ở hiện trường
xảy ra sự kiện có thể lấy được những chi tiết thuyết phục;
o Quan sát trực tiếp giúp kiểm định viên hiểu hơn về sự kiện, một
vấn đề hay một con người. CSDN khi đã đưa ra những minh
chứng cho một số tiêu chí kiểm định có liên quan đến đơn vị
của mình, Kiểm định viên cần quan sát trực tiếp toàn bộ các
minh chứng đó.
o Khi nói chuyện với mọi người, hãy quan sát phản ứng của họ:
Họ có nhìn đi chỗ khác khi bạn hỏi những câu hỏi nhạy cảm


không? Quan sát xung quanh họ: Bàn làm việc bừa bãi hay
ngăn nắp; trên tường treo loại tranh gì?
o Tất cả những điều này càng được quan sát cụ thể thì càng giúp

Kiểm định viên có được những nhận định khách quan trong quá
trình đánh kiểm định. Người kiểm định viên giỏi không chỉ nói
cho chúng ta biết là anh ta quan sát thấy cái gì mà quan trọng là
thứ anh ta quan sát được có thể giúp anh ta đánh giá chính xác
những minh chứng mà CSDN đã đưa ra.
 Nhượt điểm: Đôi khi quan sát cũng mang tính mập mờ không
chính xác, không phải tất cả các sự vật, hiện tượng được quan sát
thấy đều trở thành các thông tin trong kiểm định mà phải biết lựa
chọn những sự kiện, trên cơ sở mục tiêu quan sát xác định. Vì
không phải tất cả mọi chi tiết quan sát thấy đều liên quan đến
những yếu tố minh chứng cần thiết trong quá trình kiểm định.
1.1.2.6. Giải quyết mâu thuẫn
 Khái niệm:Khả năng thuyết phục, thương lượng và giải quyết mâu
thuẫn là điều quan trọng nếu bạn muốn thăng tiến trên con đường sự
nghiệp của mình. Cũng theo ông Sarikas: “Bạn cần phải có những kỹ
năng để phát triển các mối quan hệ có lợi cho công ty của bạn, thuyết
phục khách hàng, thương lượng các phương án hợp lý và giải quyết
các mâu thuẫn cá nhân,... Khi bạn có thể giải quyết các mâu thuẫn
đồng nghĩa với việc bạn đang rèn luyện dần tố chất quản lý, giúp
dung hòa các mối quan hệ. Điều này góp phần không nhỏ vào thành
công sau này của bạn...”.
 Vai trò phương pháp giải quyết mâu thuẩn:
o Có ba loại mâu thuẫn thường gặp:
 Công việc: bất đồng về công việc đang thực hiện
 Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn
và người kia
 Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau
Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân
vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái
nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân.Ngoài ra, hãy chuẩn bị đủ thời

gian cho buổi nói chuyện này để bạn có thể tìm được giải pháp. Hãy nói
chuyện trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện


thoại chỉ vì bạn cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế những
hiệu quả của một cuộc trao đổi nghiêm túc.
o Xác định mối quan tâm chung:Để bắt đầu một cuộc nói chuyện
khó khăn một cách đúng đắn, điều quan trọng là bạn và đồng
nghiệp của mình phải xác định những gì cả hai đang có cùng
quan điểm. Có thể đó là mục tiêu chung của cả nhóm, hay
những quy định cả hai cùng đồng ý. Hãy thử bắt đầu "Cả hai
chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để giúp công ty phát
triển lên một nấc mới." hoặc "Chúng ta đã từng có chung quan
điểm về quyết định này." Hãy nhớ rằng, đây phải là mục tiêu
chung mà cả bạn lẫn người đồng nghiệp kia thật sự quan tâm,
chứ không phải là điều bạn cho rằng anh ấy cũng quan tâm.
Điều này sẽ cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều tốt
cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ quan tâm đến bản
thân bạn.
o Hãy biết lắng nghe:Cho dù bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu quan
điểm của đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe những gì anh
ấy nói. Bạn có thể đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về
cách nhìn nhận vấn đề của anh ấy và xác định rõ hơn liệu bạn
đang gặp bất đồng về quan điểm, về trách nhiệm công việc hay
về lợi ích mỗi bên. Như vậy, bạn sẽ không phải "đoán xem điều
gì xảy ra" mà phải chủ động lắng nghe. Đừng giả vờ nghe mà
phải lắng nghe và hiểu những gì anh ấy nói. Lắng nghe một
cách chủ động và cởi mở khi đồng nghiệp của bạn giải thích có
thể giúp bạn hiểu thêm về những thông tin quan trọng đem lại
giải pháp cho bất đồng bạn đang gặp phải. Hoặc bạn có thể

giúp anh ấy một vài lời khuyên mà anh ấy đang cần. Một không
khí cởi mở, thân thiện sẽ giải quyết vấn đề tích cực hơn.Về phía
bạn, hãy mở lòng để chia sẻ vấn đề của bạn. Đừng chỉ trích hay
đổ lỗi cho người khác, hãy cho anh ấy biết mục tiêu của bạn.
Nếu anh ấy có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho anh ấy cơ hội
để nói hết những gì làm anh ấy hiểu nhầm.
o Đưa ra giải pháp:Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải
pháp. Sử dụng những thông tin bạn có được trong buổi nói
chuyện đó để đưa ra một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên.
Đừng để trong lòng những ý kiến gây tranh cãi. Nếu đồng
nghiệp của bạn không đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, hãy cố


gắng kéo anh ấy vào quá trình giải quyết vấn đề rốt ráo và có
lợi cho cả hai bên.
o Nếu tình hình trở nên tệ hơn: Cho dù bạn đã có chuẩn bị chu
đáo, vẫn có khả năng cuộc nói chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn.
Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong
hai bên đưa vào những cảm xúc cá nhân. Nếu bạn bắt đầu cảm
thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về
những mối quan tâm chung. Hãy tập trung vào mối quan hệ
trong tương lai. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn
dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối
quan tâm trong tương lai, bạn có thể hòa giải bất đồng.Nếu
đồng nghiệp của bạn trở nên quá khích, tốt nhất bạn nên tạm
ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm thời
ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ
giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi
cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí
có thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm

thời ngăn sự quá khích của anh ấy, cũng như tránh làm tăng sự
mâu thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều
không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để giải
quyết.
 Ví dụ thực tiển: Xung đột - mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi,
có thể xảy ra ở mọi cấp độ trong một doanh nghiệp. Khi mâu thuẫn,
xung đột không được giải quyết hay giải quyết không thỏa đáng, sẽ
đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng hỗn loạn, suy thoái. Lãnh đạo
doanh nghiệp phải nhận diện được các mâu thuẫn, tìm ra nguyên nhân
và các bước giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả nhất..
 Ưu điểm: Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn không thể thiếu đối với
người cán bộ kiểm định chất lượng dạy nghề vì mục tiêu cuối
cùng của một đợt kiểm định là đánh giá được chất lượng dạy nghề
tại một cơ sở dạy nghề dựa trên bộ tiêu chí kiểm định chất lượng
dạy nghề và bản báo cáo tự đánh giá của cơ sở dạy nghề. Trong
quá trình kiểm định chất lượng dạy nghề sẽ nẩy sinh những mâu
thuẩn giữa các bên (CSDN với đoàn kiểm định và các thành viên
đoàn kiểm định) do kết quả đánh giá khác nhau về các tiêu chí
kiểm định vì vậy để có thể giải quyết các mâu thuấn cần tuân thủ
theo đúng nguyên tắc, nội dung và quy trình giải quyết mâu thuẫn
thì mới đạt được mục tiêu kiểm định đặt ra


Nếu giải quyết tốt “mâu thuẫn sẽ là động lực của sự phát triển”,
nó tạo cơ hội cho sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau. Mâu thuẫn tích
cực có những lợi ích nhất định như tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh
để phát triển, tạo động lực giữa các cá nhân hoặc tập thể trong tổ
chức phấn đấu đạt mục tiêu
 Nhượt điểm:Nếu chúng ta giải quyết không tốt mâu thuẩn nẩy sinh
trong quá trình kiểm định có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường

cho tổ chức hoạc cá nhân.
1.1.2.7. Quản trị thời gian.
 Khái niệm: Quản trị thời gian là một phương pháp hữu ích cho tất cả
mọi người trong cuộc sống, và đặc biệt quan trọng đối với những
nhà quản lý của một tổ chức hay doanh nghiệp. Quản trị thời gian là
phương pháp giúp bạn sử dụng thời gian chứ không phải là tiêu tốn
thời gian. Hay nói cách khác, thời gian có thể ví như tiền bạc, bạn
phải học cách đầu tư thời gian chứ không học cách tiêu dùng thời
gian. Đầu tư thời gian sẽ sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian sẽ
mất đi.
 Vai trò : Học quản trị thời gian để rèn luyện trí óc của bạn biết tuân
lệnh, học cách làm chủ trí óc; và vì vậy quản trị thời gian, chính là
quản trị trí óc của bạn. Học cách tư duy một cách logic và rõ ràng,
dứt khoát, với những tư tưởng và suy nghĩ đúng đắn, chính xác, và
tích cực. Lưu ý rằng không nên suy nghĩ quá nhanh hoặc suy nghĩ
quá nhiều dễ gây ra rối loạn, mệt mỏi, hoặc nhầm lẫn.
o Bảy bước cơ bản để quản trị thời gian một cách hiệu quả và
sinh lợi:
Bước 1: Tập trung vào công việc mà bạn đang có trong tay.
Tại một thời điểm nhất định, khi đang làm một việc cụ thể,
bạn chỉ nên tập trung hết sưcs vào làm việc đó. Làm một việc
tại một thời điểm. Sau khi hoàn thành mới chuyển sang việc
khác theo danh sách công việc bạn dự định làm.
Bước 2: Đầu tư chứ không tiêu tốn thời gian:
Người khôn ngoan và nhạy cảm thường biết cách sử dụng
thời gian chính là đầu tư thời gian, chứ không tiêu dùng thời
gian một cách lãng phí. Xin được nhắc lại, biết đầu tư sẽ sinh
lời, ngược lại, tiêu tốn thời gian thì sẽ mất đi. Trong tiếng
Anh người ta hay dùng chữ spend time, nhưng thực chất
người khôn ngoan phải biết invest time. Chẳng hạn, bạn chia

24 giờ thành 3 phần: 8 giờ giành cho ngủ, 8 giờ cho việc
nghiên cứu, và 8 giờ còn lại dành để đâù tư cho công việc.
Bước 3: Liệt kê các Công việc theo thứ tự ưu tiên:
Bạn phải xác định được tất cả các công việc và dự định làm
trong năm, tháng, và ngày, giờ. Sau đó liệt kê mức độ quan
trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên.
Hãy nên làm việc quan trọng nhất vào buổi sáng khi bạn
thông minh nhất. Nhiều người không làm việc, mà chỉ nghĩ
nhiều. Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị
thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít. (Do more, think less!). Khi
bạn đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm,
hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm.
Bước 4: Phải biết nói “Không”
Hàng ngày có rất nhiều yếu tố bên ngoài tác động đến bạn,
có những điều làm bạn không hài lòng. Chẳng hạn bạn mất
30 phút thời gian nói chuyện phiếm trên điện thoại, thật tốn
tiền và lãng phí thời gian!. Vì vậy bạn phải cố gắng tránh
những khoảng thời gian làm nhiễu bạn. Hãy dũng cảm nói
“Không” với những điều phiền toái mà làm mất thời gian
qúy baú của bạn.
Bước 5: Tận dụng sự giúp đỡ của mọi người
Có một số công việc bạn làm rất tốt, ngược lại có nhiều việc
bạn cần người khác giúp đỡ. Đừng ngần ngại hỏi mọi người
những điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn
những việc quá khả năng của bạn. Làm như vậy, sẽ tiết kiệm
được rất nhiều thời gian cho bạn đối với những việc khó.
Bước 6: Làm việc theo nhóm và vui vẻ trong nhóm:
Bạn đừng nghĩ rằng bạn có thể làm được tất cả mọi thứ. Do

vậy bạn nên kết hợp với mọi người trong nhóm, thực hiện tốt
cơ chế giao quyền và phân quyền phù hợp với mỗi người.
Mỗi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ thì sẽ tiết kiệm
được rất nhiều thời gian.
Bước 7: Đừng lười biếng
Lười biếng là gì?
 Là luôn luôn trì hoãn công việc
 Là lười biếng để đưa ra quyết định
 Là không làm bây giờ, để lúc khác
 Là không phải việc của tôi, là việc của người khác
 Là giải thích rất nhiều, mất thời gian


 Ví dụ thực tiển: Hãy thử tưởng tượng một nhân viên chúi mũi từ
sáng đến chiều viết 3-4 cái tin hoặc biên tập 20-25 cái tin, có thể
được chừng 50% chất lượng cao, nhưng một xếp giỏi không bao giờ
“cưng” loại nhân viên chỉ cần cù như ông này.
Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn,
rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn.
Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để
đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm
những công việc riêng.
 Ưu điểm :Quản lý thời gian giúp bạn nhanh chóng hoàn thành nhiều
công việc,cảm thấy thoải mái, tự tin hơn trên mọi phương diện,người
quản lý được thời gian của mình sẻ dễ dàng thành công hơn.
 Nhượt điểm:Việc quản trị thời gian sẽ làm bạn cảm thấy mệt mõi và
căn thẳng ,nếu không làm chủ được thời gian của mình đôi khi còn
làm bạn chán nán không có tin thần làm việc ,đôi khi ảnh hưởng lớn
đến sức khỏe và công việc.
1.2. Thực trạng và giải pháp.

1.2.1. thực trạng.
 Đưa ra một vài số liệu hoặc bài báo thống kê những sinh viên ra
trường thiếu những cần thiết này.
Thống kê của Viện Nghiên khoa học Giáo dục Việt Nam cho thấy có
37% sinh viên ra trường không tìm được việc làm do yếu và thiếu các
yếu tố kỹ năng thực hành xã hội, 83% bị các nhà tuyển dụng đánh giá
thiếu các kỹ năng sống.
Phần lớn sinh viên ra trường phải có thời gian đào tạo lại từ đầu do
thiếu kĩ năng làm việc, con số này chiếm tới 61%.
Theo con số công bố ngày 9/12 của Trung tâm nghiên cứu và phân
tích chính sách thuộc trường ĐH KHXH&NV (Đại học Quốc gia Hà
Nội) cho thấy, trong số gần 3.000 sinh viên đã tốt nghiệp được hỏi, có
đến 26,2% cho biết chưa có việc làm. Trong số những sinh viên đã có
việc thì 70,8% không thoả mãn với công việc của mình và đang có ý
định thay đổi chỗ làm trong thời gian sắp tới.
Theo đánh giá khảo sát của Trung tâm này,có một thực trạng đáng
suy nghĩ, có tới 27% sinh viên được hỏi nói rằng không xin được việc
vì ngành học của mình không phù hợp với thị trường. Số sinh viên
gặp cảnh nhà tuyển dụng không hiểu ngành học của mình đào tạo cái
gì cũng chiếm đến 18%.


Cũng theo kết quả điều tra này, số cử nhân không hài lòng với công
việc đang làm tăng cao (46,5%) và 42,9% số cử nhân này chọn tiếp
con đường là học lên cao hơn để hy vọng có được công việc như
mong muốn.
Thực trạng đáng buồn hiện nay cho thấy, phần lớn sinh viên ra trường
phải có thời gian đào tạo lại từ đầu do thiếu kĩ năng làm việc, con số
này chiếm tới 61%. Một con số phản ánh chất lượng đào tạo ngày một
thấp ở các trường đại học, cao đẳng rằng có 32% sinh viên cho biết họ

thiếu kiến thức chuyên môn khi làm việc.
Nhận định về những con số trên, bà Vũ Thu Hà, Giám đốc Công ty
Cổ phần ứng dụng tâm lý Hoa Mặt Trời chia sẻ, công ty bà đã từng
gặp phải nhiều trường hợp sinh viên, thậm chí sinh viên bằng khá giỏi
nhiều, nhưng rất kém về nghiệp vụ chuyên môn, đặc biệt là kỹ năng
thực hành.
“Phần lớn sinh viên được công ty tuyển dụng phải đào tạo lại. Điều
này đã làm mất nhiều thời gian và gia tăng chi phí của chúng tôi. Đây
cũng là lý do nhiều doanh nghiệp không mặn mà với sinh viên mới ra
trường”, bà Hà thẳng thắn cho biết.
Để khắc phục được những tình trạng trên, theo ông Phạm Mạnh Hà,
Khoa Tâm lý, trường ĐH KHXH&NV cho biết: “ Cần áp dụng kỹ
năng mềm từ năm thứ nhất đến năm thứ tư với các nội dung tập huấn
được sắp xếp phù hợp với tính chất của từng năm học. Thí dụ, sinh
viên năm thứ nhất cần được trang bị kiến thức kỹ năng định vị bản
thân và xây dựng mục tiêu nghề nghiệp. Sinh viên năm thứ tư lại cần
kỹ năng tiềm kiếm việc làm và phỏng vấn xin việc…” ông Hà nêu
vấn đề.
Theo ông Đào Thanh Trường, Phó Giám đốc Trung tâm nghiên cứu
và phân tích chính sách, trường ĐH KHXH&NV thì, đối với những
sinh viên áp dụng kỹ năng mềm trong học tập sẽ cho kết quả khả quan
hơn. Cụ thể, tỷ lệ sinh viên ra trường tìm được việc làm ở nhóm học
kỹ năng mềm là 88,2% trong khi con số này nhóm đối chứng là 72%.
Tỷ lệ sinh viên tìm được việc làm ngay trong tháng đầu tiên của nhóm
học kỹ năng là trên 26% trong khi ở nhóm đối chứng là 0%.
Đồng quan điểm, bà Vũ Thu Hà cũng cho rằng, đào tạo kỹ năng nên
được đưa vào chương trình chính thức. Hoạt động này không những
chỉ giúp sinh viên nhanh chóng hoàn thiện bản thân, nhân cách mà
còn là cách để nhà trường hoàn thiện sản phẩm đào tạo của mình, đáp
ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

 Những nhân viên văn phòng bây giờ đa số thiếu những kỹ năng gì?và
cần bổ sung những kỹ năng gì?
Đa số các nhân viên văn phòng hiện nay chỉ biết đánh máy, in ấn
những tài liệu có sẵn, mua sắm văn phòng phẩm... mà không biết
hoạch định những công việc của văn phòng. Khi được yêu cầu tổ
chức một cuộc hội thảo, họ hết sức lúng túng, thụ động và không làm
được.
 Nhân viên văn phòng hiện nay cần rền luyện 10 kỹ năng cần
thiết:
o Thông tin - Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang
tính quyết định của thành công. Kỹ năng thông tin là khả năng giao
tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ
và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác,
xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác.
o Tâm hồn sáng tạo
Dám chấp nhận và sẵn sàng cho sự thay đổi sẽ góp phần tạo thêm sức
mạnh sáng tạo. Phần lớn sự thành công của chúng ta tùy thuộc vào
khả năng đảo ngược tình thế, khả năng ứng biến để xoay chuyển tình
hình, đó là thái độ tích cực sáng tạo trong cuộc sống. Sáng tạo là khả
năng suy nghĩ, hành động để khám phá những cách thức mới của tư
duy và làm việc.
Làm thế nào bạn có thể tạo ra nhiều ý tưởng mới?
o Kỹ năng công nghệ - chuyên ngành kỹ thuật
Ngày nay, công nghệ phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống con
người. Lắp đặt, kiểm tra và sửa chữa hầu hết các thiết bị điện, điện tử
và cơ khí trong các lĩnh vực như khoa công trình, viễn thông, tự động,
vận chuyển và hàng không cần những người có kỹ năng chuyên

ngành kỹ thuật tiên tiến. Vì thế, tìm hiểu về công nghệ là sự sẵn sàng
để sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm mới nhất… vv. Chấp nhận
công nghệ có nghĩa là sử dụng máy tính trong cuộc sống hàng ngày
của bạn và công việc.
o Làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng làm việc hiệu quả trong đội ngũ.
Đó là việc có thể sử dụng đúng người để có được kết quả tốt nhất và
luôn sẵn sàng để có thể lãnh đạo hoặc phối hợp làm theo.
o Kỹ năng giải quyết vấn đề - Tính linh hoạt