34 Nguyễn Thị Nhung KYHT 20 năm LIC

THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BỘ SƯU TẬP SỐ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH THANH HÓA
ThS. Nguyễn Thị Nhung *
ThS. Đỗ Thị Thu Hương **
Tóm tắt: Giới thiệu khái quát công tác tạo lập, quản lý, cung cấp và tổ chức khai thác bộ
sưu tập số giáo trình, tài liệu tham khảo và tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Văn hóa,
Thể thao và Du lịch Thanh Hóa.
Từ khóa: Bộ sưu tập số; Tài liệu giáo trình; Tài liệu nội sinh; Thanh Hóa
1. Đặt vấn đề
Với xu thế hội nhập và phát triển, trong những năm gần đây các trường đại học đã
chuyển dần từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử (TVĐT), thư viện số (TVS).
Đây là xu hướng tất yếu phù hợp với sự phát triển khoa học công nghệ và sự bùng nổ
thông tin như hiện nay. Xây dựng TVĐT, TVS phải có sự đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ
tầng, nguồn tài nguyên điện tử và các bộ sưu tập số.
Xây dựng bộ sưu tập số là một xu thế tất yếu của các thư viện hiện nay trên thế
giới, ở Việt Nam và thư viện các trường đại học nói riêng, không chỉ nhằm mục tiêu sao
lưu, bảo quản tài liệu một cách linh hoạt và lâu dài, mà còn vì mục đích phục vụ được
nhiều người hơn, dễ dàng chia sẻ, hợp tác, liên thông với các thư viện khác trong và ngoài
nước.
Trong xu thế chung đó, Trung tâm thông tin – thư viện (TTTT-TV) Trường Đại
học Văn hóa,Thể thao và Du lịch Thanh Hóa (ĐHVH,TT&DLTH) đã và đang triển khai
xây dựng, quản lý và khai thác bộ sưu tập số tài liệu giáo trình và tài liệu tham khảo, tài
liệu nội sinh.
2. Thực trạng xây dựng bộ sưu tập số tại Trường đại học Văn hóa, Thể thao
và Du lịch Thanh Hóa.
Trung tâm thông tin – thư viện trường ĐHVH,TT&DLTH trong những năm qua
ngoài công tác bổ sung, xử lý, tổ chức, lưu trữ và khai thác nguồn tài liệu truyền thống
cũng đã và đang triển khai mạnh mẽ nhiệm vụ chuẩn hóa, hiện đại hóa, ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc phát triển nguồn tài liệu điện tử. Với những chuyển biến đó Thư
viện đã thực hiện số hóa toàn bộ tài liệu giáo trình với 350 đầu giáo trình của các lĩnh vực
ngành học: Thông tin học, Quản lý văn hóa, Việt nam học, Sư phạm Mỹ thuật, Thời

trang, Sư phạm Âm nhạc, Thanh nhạc. Hiện tại, Thư viện đang tiến hành số hóa tài liệu

*

Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Thể thao & Du lịch Thanh Hóa
Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Thể thao & Du lịch Thanh Hóa

**


cho các ngành mới Công tác xã hội, Quản lý nhà nước, Sư phạm mầm non, Tài liệu
Tiếng Việt cho người nước ngoài.
2.1. Công tác tạo lập bộ sưu tập số
Việc tạo lập xây dựng bộ sưu tập số TTTT-TV dựa trên nguồn tài liệu số hóa và
nguồn tài liệu thu nhận được dưới dạng cơ sở dữ liệu. Hiện tại, Thư viện xây dựng được
02 bộ sưu tập số: bộ sưu tập số tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo và bộ sưu tập số tài
liệu nội sinh với khoảng 495 đầu tài liệu/ 10.0000 trang.
* Bộ sưu tập số tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo.
Xây dựng bộ sưu tập số tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo được thư viện tiến
hành từ năm 2012 cho đến nay. Để xây dựng được bộ sưu tập số tài liệu này thư viện tiến
hành lựa chọn tài liệu và số hóa tài liệu như sau:
- Lựa chọn tài liệu: Để có tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo đúng với từng
môn học, ngành học thư viện đã phải thực hiện theo từng bước sau.
+ Một là tập hợp toàn bộ khung chương trình, chương trình chi tiết của từng ngành
học để xác định giáo trình và tài liệu tham khảo phù hợp.
+ Hai là xác định các giáo trình và lập danh mục các tài liệu gửi về bộ môn, tới các
giảng viên kiểm tra đối chiếu để tránh sự trùng lặp và đảm bảo tài liệu phù hợp với từng
môn học, ngành học.
+ Ba là thu thập tài liệu giáo trình và tài liệu tham khảo phù hợp.
- Số hóa tài liệu: Việc số hóa tài liệu thư viện được thực hiện với 03 scan loại nhỏ

với 01 cán bộ đảm nhận chính và 02 cán bộ hỗ trợ. Số hóa tài liệu được thực hiện như
sau:
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan để quét từng trang tài liệu giáo trình dưới dạng
file ảnh đen trắng (đuôi Tiff) cho trang tài liệu bằng văn bản, còn đối với trang tài liệu
ảnh, bản nhạc scan dưới dạng file ảnh màu (đuổi JPEG hoặc đuổi Bitmap).
Bước 2: Chỉnh sửa tài liệu cắt, xén, điều chỉnh độ sáng tối của tài liệu.
Bước 3: Tạo lập file văn bản cho mỗi cuốn giáo trình tạo ra một file văn bản riêng
thống nhất được toàn bộ giáo trình để tránh hiện tượng thiếu trang, trung lập trang.
Bước 4: Để chống hiện tượng thay đổi nội dung của giáo trình, văn bản, Thư viện
dùng phần mềm ABBYY FineReader 12 để chuyển sang dạng file PDF dung lượng nhỏ
hơn các phần mềm chuyển đuôi khác.
Trong những năm qua thư viện đã số hóa được hầu hết giáo trình các ngành như
Thông tin học, Quản lý văn hóa, Việt nam học, Sư phạm Mỹ thuật, Thời trang,... Nhưng
công tác số hóa và tạo lập bộ sưu tập còn gặp nhiều khó khăn về nhân lực về trang thiết
bị kỹ thuật.
Trang thiết bị kỹ thuật: Số hóa tài liệu tại thư viện đang thực hiện 03 máy scan
loại nhỏ, tốc độ quét rất chậm. Máy scan chỉ scan được tài liệu khổ A4 không thực hiện
với tài liệu khổ lớn, đặc biệt Thư viện có nhiều tài liệu Mỹ thuật, tài liệu Âm nhạc khổ


lớn trong khi máy scan không đảm bảo khó khăn cho quá trình số hóa và tạo lập bộ sưu
tập số các tài liệu Mỹ thuật, Âm nhạc.
Nhân lực: Hiện tại, chỉ có 01 cán bộ thực hiện số hóa tài liệu thường xuyên không
thuộc chuyên ngành Thông tin – thư viện và tin học nên số hóa tài liệu cũng khó khăn
trong quá trình xử lý tài liệu scan chưa được tốt
- Tạo lập bộ sưu tập: Việc tạo lập bộ sưu tập được thực hiện trên phần mềm mở
nguồn mở Greenstone. Thư viện chủ yếu có 01 cán bộ biên mục tài liệu số hóa để tạo lập
với các bước.
Bước 1: Thu thập tài liệu giáo trình dưới dạng file PDF đã được số hóa
Bước 2: Vào phần mềm Greenstone vào chức năng biên mục và tiến hành biên

mục từng tài liệu.
Bước 3: Xây dựng và kiểm tra bộ sưu tập số
Song song với công tác số hóa tài liệu là công tác tạo lập bộ sưu tập thư viện cũng
đã tạo lập được bộ sưu tập giáo trình và tài liệu tham khảo của các ngành đào tạo nhưng
công tác tạo lập bộ sưu tập cũng gặp khó khăn về biên mục, phần mềm, quản lý bộ sưu
tập số.
* Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh
Hiện tại, Thư viện mới chỉ thu thập được 145 đầu tài liệu/ 26000 trang của tài liệu
luận án, luận văn; khóa luận, tiểu luận, các báo cáo nghiên cứu khoa học, chương trình
đào tạo để xây dựng bộ sưu tập số tài liệu nội sinh trên phần mềm Greenstone.
Việc lưu trữ và thu thập tài liệu nội sinh đã được quy định trong quy chế hoạt động
của nhà Trường, Nhưng tình hình nộp tài liệu nội sinh dưới dạng ấn phẩm và file dữ liệu
(file mềm) được thực hiện rất ít ở cán bộ giảng viên. Thư viện muốn có dữ liệu file mềm
của báo cáo nghiên cứu khoa học các cấp, tạp chí khoa học của Trường, kỷ yếu hội thảo,
luận văn, luận án,... phải hỏi từng cá nhân. Thư viện cũng chưa phân công rõ ràng cán bộ
theo dõi, thu thập tài liệu này.
Ngoài ra còn có các chương trình đào tạo, tập bài giảng, giáo trình thư viện cũng
đã thu nhận các tài liệu này dưới dạng bản in còn các file dữ liệu của tài liệu này gần
như chưa có để xây dựng bộ sưu tập. Trong thời gian tới thư viện cũng đang triển khai
thu thập các chương trình đào tạo mới, tập bài giảng, giáo trình của giảng viên, bộ môn
quản lý tài liệu này để xây dựng bộ sưu tập số.
2.2. Công tác quản lý bộ sưu tập số.
Việc thu thập và số hóa tài liệu để xây dựng bộ sưu tập đã gặp nhiều khó khăn,
nhưng việc quản lý bộ sưu tập số là một vấn đề khó khăn khác. Thư viện chưa có máy
chủ để lưu trữ dữ liệu, không có máy chủ đảm bảo chạy phần mềm số hóa tài liệu.
Hiện tại, Thư viện quản lý bộ sưu tập số bằng phần mềm Greenstone trên máy
tính cá nhân . Nhiều khi máy bị lỗi, bị hỏng và phần mềm cài dung lượng lớn nên quản lý
dữ liệu không được đảm bảo và an toàn.
2.3. Tổ chức cung cấp và khai thác bộ sưu tập số

Thư viện tổ chức cung cấp và khai thác các bộ sưu tập số chỉ thực hiện tại thư viện
và trên phần mềm máy tính của thư viện bằng cách:
Bước 1: Bạn đọc đăng ký sử dụng máy tính
Bước 2: Bạn đọc đăng nhập vào địa chỉ liên kết hoặc phần mềm của thư viện đã
mở trên máy tính.
Bước 3: Bạn đọc có thể đọc trực tiếp hoặc tải tài liệu về máy tính.
Thư viện cung cấp cho bạn đọc là sinh viên chỉ thực hiện việc tra cứu tài liệu , cán
bộ giảng viên trong nhà trường cả bản tóm tắt và bản cơ sở dữ liệu toàn văn dưới dạng
file PDF mà không cần phải trả phí dịch vụ.
Đối với giảng viên ngoài cung cấp tài liệu số tại thư viện, thư viện còn cung cấp
cho các giảng viên các bản cơ sở dữ liệu toàn văn file PDF qua Email, qua ổ lưu ngoài.
Việc cung cấp và khai thác bộ sưu tập số cũng gặp nhiều khó khăn do phần mềm
chạy cũng không được ổn định, đường truyền mạng và máy tính hay gặp sự cố. Chính
điều này, dẫn tới việc cung cấp và khai thác bộ sưu tập số cũng không được liên tục.
Ngoài ra việc khai thác bộ sưu tập số được người dùng tin sử dụng rất ít. Bởi Tâm lý
người dùng tin không quan tâm; Trình độ khai thác tài liệu số hóa, kỹ năng sử dụng tin
học của người dùng tin cũng chưa được cao; Bộ sưu tập số chủ yếu là giáo trình, tài liệu
nội sinh nên cũng không được phong phú nguồn thông tin.
Để tổ chức cung cấp và khai thác được tốt các bộ sưu tập số đòi hỏi Thư viện cũng
phải nâng cấp phần mềm, trang thiết bị kỹ thuật, đường truyền mạng, máy tính tốt hơn
nữa. Ngoài ra Thư viện cũng nên tổ chức tập huấn hướng dẫn cho người dùng tin khai
thác các bộ sưu tập số.
2.4. Vấn đề bản quyền với bộ sưu tập số tài liệu giáo trình và tài liệu nội sinh
Lựa chọn giáo trình số hóa tài liệu, sử dụng, khai thác và cung cấp cho CBGV, SV
Thư viện đảm bảo thực hiện theo Luật sở hữu trí tuệ ban hành năm 2005 tại điều 25
khoản (a) và (b) có quy định: những trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải
xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao cụ thể như sau:
a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân;
b) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu;

Đối với tài liệu giáo trình và tài liệu tham khảo thư viện số hóa tài liệu để lưu trữ
trong thư viện với mục đích phục vụ học tập nghiên cứu của CBGV và HSSV trong
trường và chỉ sử dụng tra cứu trên máy tính nội bộ của thư viện, không phổ biến tài liệu
số hóa trên mạng, không phổ biến tài liệu trong trường, không bán tài liệu.
Tài liệu nội sinh thu nhận, lưu trữ và tạo bộ sưu tập số dưới dạng file PDF và có xin
quyền tác giả về việc cung cấp các file dữ liệu cho người sử dụng nếu bạn đọc cần để
nghiên cứu học tập. Bộ sưu tập bạn đọc có thể tra cứu tại khu vực máy tính của thư viện.
Thư viện cũng cam kết không cung cấp file dữ liệu cho người dùng nếu chưa xin phép tác
giả. Thư viện cũng cam kết không bán tài liệu nội sinh, không phổ biến trên mạng.
3. Kết luận


Việc thực hiện xây dựng bộ sưu tập số tài liệu giáo trình và tài liệu tham khảo, tài
liệu nội sinh đã và đang đươc hoàn thiện và nâng cao số lượng, chất lượng, hình thức bộ
sưu tập. Xong xong với quá trình xây dựng bổ sung tài liệu trong bộ sưu tập, thư viện đã
và đang đẩy mạnh số hóa tài liệu giáo trình cho ngành học mới và thu thập bổ sung thêm
các tài liệu nội sinh với hy vọng tạo ra được nhiều tài nguyên số hướng tới xây dựng thư
viện điện tử trong tương lại.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Huỳnh Mẫn Đạt (2015), Khai thác nguồn tài liệu nội sinh số hóa trong các
trường đại học , Kỷ yếu Hội thảo khoa học, tr.26-32.
2. Thư viện HUMUTE (2015), Giải pháp quản lý, cung cấp, khai thác sử dụng
nguồn tài nguyên số trong thư viện phù hợp luật bản quyền thông qua việc đề xuất m ẫu ý
tưởng thành lập câu lạc bộ liên kết sách điện tử Việt Nam , Kỷ yếu Hội thảo khoa học,
tr.74-77.
3. Trung tâm thông tin – thư viện, Kế hoạch xây dựng nguồn giáo trình điện tử,
2012
4. Trung tâm thông tin – thư viện, Báo cáo về việc xây dựng nguồn tài liệu điện tử
phục vụ cung cấp cho sinh viên năm học 2014 – 2015.