Dự toán ngắn hạn và phân bổ nguồn lực.pdf

Trang i
MỤC LỤC

Chương 1:
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN
LỰC ...........................................................................................................................................1
1.1 KHÁI QUÁT VỀ DỰ TOÁN...........................................................................................1
1.1.1 Khái niệm ..................................................................................................................1
1.1.2 Mục đích và vai trò của dự toán ................................................................................1
1.1.3 Các loại dự toán ngân sách ........................................................................................ 2
1.1.4 Trình tự và phương pháp lập dự toán ........................................................................3
1.1.5 Quản lý việc lập dự toán............................................................................................4
1.2 KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN LỰC VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC ...................................5
1.2.1 Khái niệm về nguồn lực và phân bổ nguồn lực.........................................................5
1.2.2 Vai trò của phân bổ nguồn lực...................................................................................5
1.2.3 Căn cứ cơ bản để phân bổ nguồ
n lực ........................................................................6
1.2.4 Các nội dung tiến hành phân bổ nguồn lực ...............................................................7
Chương 2:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP
DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC .....................................................11
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ .............................................................................11
2.1.1 Khái niệm ................................................................................................................11
2.1.2 Bản chất chi phí .......................................................................................................11
2.1.3 Chi phí theo quan điểm kế toán tài chính ................................................................12
2.1.4 Chi phí theo quan điểm kế toán quản trị..................................................................12
2.1.5 Phân loại chi phí ......................................................................................................12
2.1.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ................................................................19
2.1.7 Các mô hình kế toán chi phí sản xuất......................................................................23
2.2 ĐỊNH MỨC CHI PHÍ .................................................................................................... 25

2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức chi phí............................................................25
2.2.2 Các loại định mức chi phí........................................................................................26
2.2.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí................................................................27
2.2.4 Hệ thống định mức chi phí ......................................................................................28
Chương 3:
NGUYÊN TẮC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN & PHÂN BỔ NGUỒN LỰC32
3.1 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN DỰ TOÁN....................................................32
3.2 CÁC NGUYÊN TẮN CƠ BẢN ĐỂ LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ
NGUỒN LỰC ......................................................................................................................34
3.2.1 Dự toán bán hàng (tiêu thụ).....................................................................................34
3.2.2 Dự toán sản xuất......................................................................................................36
3.2.3 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp ............................................................................36
3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ........................................................................38
3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung ............................................................................... 39
3.2.6 Dự toán thành phẩm tồn kho ...................................................................................40
3.2.7 Dự
toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ....................................41
3.2.8 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh .......................................................................43
3.2.9 Dự toán vốn bằng tiền .............................................................................................43
3.2.10 Dự toán bảng cân đối kế toán ................................................................................45
3.3 TỐI ƯU HÓA SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC............................................................47
3.3.1 Hiệu quả cao hơn.....................................................................................................47
3.3.2 Chất lượng cao hơn..................................................................................................47
3.3.3 Đổi mới nhanh hơn..................................................................................................48
3.3.4 Đáp ứng cho khách hàng nhanh nhạy......................................................................48
3.4 QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC...........................................................48
3.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng các ngu
ồn lực ..........................................48

Trang ii

3.4.2 Vai trò của thông tin trong việc phân bổ các nguồn lực..........................................49
3.4.3 Quá trình ra quyết định............................................................................................50
KẾT LUẬN .............................................................................................................................52
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................53

Trang 1
Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
1.1 KHÁI QUÁT VỀ DỰ TOÁN
1.1.1 Khái niệm
Lập dự toán là một công việc không thể thiếu đối với việc xây dựng kế hoạch
hoạt động kinh tế. Điều này thật cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị… và
ngay cả với các cá nhân. Tất cả các doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài chính để thực
thi các hoạt động hàng ngày, hàng năm cũng như các hoạt động trong tương lai dài
h
ạn.
Dự toán là tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp, chỉ rõ cách thức
huy động các nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, được xác
định bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị cho một khoảng thời gian
xác định trong tương lai.
Theo khái niệm này, các thành phần sau đây là chủ yếu cho một dự toán: tính
toán dự kiến, tính toàn diện và phối hợp, vốn và các nguồn lực, h
ệ thống các chỉ tiêu
về số lượng và giá trị, thời hạn xác định trong tương lai.
Tóm lại, dự toán là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh
nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu
hiện dưới dạng số lượng và giá trị. [5, trang 91-92]
1.1.2 Mục đích và vai trò của dự toán
Mục tiêu của các tổ chức kinh doanh thường chủ

yếu tối thiểu hóa chi phí để tối
đa hóa lợi nhuận. dự toán thường được xem như là: “Kế hoạch lợi nhuận”. Mục đích
cơ bản của dự toán là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Thông qua hai
chức năng này mà người quản lý đạt được các mục tiêu đề ra.
- Hoạch định: Dự toán bắt buộc nhà quản lý dự đoán về những gì sẽ xảy ra trong
t
ương lai. Những dự tính xảy ra nếu không tốt, các nhà quản lý thấy được những gì cần
phải làm để thay đổi kết quả không mong muốn đó.

Trang 2
- Kiểm tra: Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và đánh
giá việc thực hiện đó. Kiểm tra phụ thuộc vào kế hoạch, không có kế hoạch thì không
có cơ sở để so sánh kết quả và đánh giá việc thực hiện.
Chức năng hoạch định đi liền với chức năng kiểm tra, kết quả hoạt động được so
sánh với dự toán. N
ếu không kiểm tra, dự toán sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có
của nó.
Nhà quản lý có trách nhiệm thực hiện những mục tiêu đề ra trong dự toán về hoạt
động kinh doanh. Việc đánh giá các mục tiêu đề ra được cung cấp bởi các báo cáo thực
hiện. Báo cáo thực hiện là tài liệu trình bày số liệu dự toán và kết quả thực hiện, so
sánh để thấy được sự thay đổi giữa thực hiện so với dự toán. Nế
u sự thay đổi lớn, vượt
quá mức cho phép, người quản lý sẽ điều tra nguyên nhân của sự thay đổi, thấy được
những hoạt động đúng cần phải thực hiện và những gì sai lầm cần phải loại bỏ.
So sánh kết quả thực hiện với dự toán được xem là kỹ thuật kiểm soát trong quản
lý. Người quản lý không những chỉ biết dự tính cái gì mà còn phải biết nh
ững dự tính
đó được hoàn thành như thế nào. Nếu kết quả xảy ra không theo dự tính, người quản lý
phải có những biện pháp để điều chỉnh hoạt động ngày càng tốt hơn. [7, trang 91-93]
1.1.3 Các loại dự toán ngân sách

1.1.3.1 Dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán chủ đạo (master budget) hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan)
là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự toán về toàn bộ quá trình ho
ạt động
của tổ chức trong một thời kỳ nhất định (Hilton, 1991). Dự toán chủ đạo thường được
lập cho thời kỳ một năm và phải trùng với năm tài chính. Nhờ đó các số liệu dự toán
có thể được so sánh với các kết quả thực tế.
1.1.3.2 Dự toán ngân sách dài hạn
Dự toán vốn (capital budget) là kế hoạch mua sắm tài sản như máy móc, thiết bị,
nhà xưởng. Nhà quả
n lý phải đảm bảo được rằng nguồn vốn phải luôn có sẵn khi việc
mua sắm những tài sản này trở nên cần thiết. Nếu không có các kế hoạch dài hạn, khi
doanh nghiệp cần đầu tư, mua sắm tài sản sẽ không tìm một lượng vốn lớn sẵn sàng để
thực hiện việc mua sắm này.


Trang 3
1.1.3.3 Dự toán ngân sách linh hoạt
Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán được lập tương ứng với nhiều hoạt động
tương ứng khác nhau. Dự tính linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt
động, giúp chúng ta xác định các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt
động khác nhau. Thông thường dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là: mức
độ hoạt động bình thường, mức
độ hoạt động khả quan nhất, mứ độ hoạt động bất lợi
nhất. [5, trang 93-94]
1.1.4 Trình tự và phương pháp lập dự toán
Sự thành công của mọi dự toán được xác định phần lớn là do phương pháp và
trình tự lập dự toán. Thông thường, dự toán được chuẩn bị từ cấp dưới lên. Trình tự lập
dự toán được trình bày trong sơ đồ dưới đây.

Hình 1: Sơ đồ trình tự lập dự toán
[2, trang 70-71]

Số liệu dự toán của cấp dưới được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét trước
khi được chấp thuận. Việc xem xét và kiểm tra lại các dự toán của cấp dưới là cần thiết
nhằm tránh nguy cơ có những dự toán lập ra không chính xác cũng như hạn chế bớt
quá nhiều quyền tự do trong hoạt động. Các số liệu dự toán của các bộ phận riêng lẻ
trong tổ chức (do qu
ản lý cấp dưới lập) sẽ được quản lý cấp cao kết hợp lại để tạo
thành một hệ thống dự toán tổng thể mang tính thống nhất cao.

Quản lý cấp cao
Quản lý
cấ
p cơ sở
Quản lý
cấ
p cơ sở
Quản lý cấp
trung gian
Quản lý
cấ
p cơ sở
Quản lý

cấ
p cơ sở
Quản lý cấp
trung gian

Trang 4
Trình tự lập dự toán như trên có ưu điểm là:
- Mọi cấp quản lý của doanh nghiệp đều được tham gia vào quá trình dự toán.
- Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy.
- Các chỉ tiêu được tự đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách
chủ động và thoải mái hơn và khả năng hoàn thành công việc sẽ cao hơn vì dự toán là
do chính họ lập ra chứ không phải bị áp đặ
t từ trên xuống. [3, trang 70-71]
1.1.5 Quản lý việc lập dự toán
Việc lập dự toán được thực hiện theo một quy trình lập và quản trị dự toán tiêu
biểu, quy trình này được trình bày như sau:
Chỉ định giám đốc dự toán: tổ chức thường chỉ định một nhà quản lý làm giám
đốc dự toán. Người này sẽ chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc lập dự toán của tổ
chức. Giám đốc dự toán s
ẽ tổ chức một hội đồng dự toán bao gồm các nhà quản lý từ
nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong tổ chức.
Thành lập hội đồng dự toán: dưới sự chỉ đạo của giám đốc dự toán, các thành
viên từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong tổ chức sẽ được huy động để phục
vụ cho hội đồng dự toán. Hội đồng dự toán bao g
ồm các nhà quản lý kinh doanh, quản
lý sản xuất, quản lý tiếp thị, quản lý nhân sự, kỹ sư phụ trách về công nghệ và kế toán
trưởng. Trong một số tổ chức, kế toán trưởng có khi được chỉ định làm giám đốc dự
toán.
Xây dựng chiến lược dự toán: để phổ biến quy trình xây dựng chiến lược dự toán
cũng như thời hạn dự toán đến mọi người trong tổ

chức, giám đốc dự toán soạn thảo
và phổ biến một cuốn cẩm nang dự toán, được xem như là một tài liệu để hướng dẫn
việc lập dự toán. Tài liệu hướng dẫn lập dự toán này chỉ rõ ai trong tổ chức chịu trách
nhiệm cung cấp thông tin gì, khi nào cung cấp thông tin và thông tin được soạn thảo,
cung cấp như thế nào? Tài liệu hướng dẫn dự toán này cũng chỉ ra ai là người tiếp
nhậ
n thông tin và khi nào dự toán được hoàn thành. Hội đồng dự toán cũng xác định
chiến lược đóng góp của từng cá nhân và quá trình lập dự toán. Mọi người đều được
huy động để đóng góp mục tiêu của bộ phận và việc thực hiện công việc của họ sẽ
được đánh giá theo các mục tiêu này.

Trang 5
Tổ chức hội họp và đàm phán trong từng bộ phận: hội đồng dự toán sẽ họp với
từng bộ phận trong tổ chức để cùng xây dựng dự toán của bộ phận. Việc làm này là
cần thiết để đảm bảo dự toán được thiết lập chính xác. Nhân viên kế toán quản trị sẽ
được yêu cầu để hỗ trợ các bộ phận trong quá trình lập dự toán.
Ph
ản hồi và kiểm soát: việc thực hiện của từng bộ phận được báo cáo và so sánh
với các chỉ tiêu trong dự toán. Mọi sai lệch so với dự toán phải được đánh giá và kiểm
soát.
Hành động hiệu chỉnh: sau khi xem xét các số liệu thực tế và dự toán, các nguyên
nhân sẽ được cung cấp. Nhà quản lý sẽ có những hành động cần thiết để hiệu chỉnh
sao cho các sai lệch sẽ không lặp lại trong tương lai. [3, trang 81]
1.2 KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN LỰC VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
1.2.1 Khái niệm về nguồn lực và phân bổ nguồn lực
Nguồn lực là các điều kiện cần có về con nguồn và các phương tiện cần thiết
khác để đảm bảo duy trì và phát triển doanh nghiệp theo các mục tiêu xác định.
Các nguồn lực cụ thể bao gồm nhân lực và các nguồn tài chính - kỹ thuật, công
nghệ và các nguồn lực vật chất khác.
Phân phối ngu

ồn lực là quá trình lặp đi, lặp lại việc cân đối và cân đối lại các
nguồn lực trong suốt quá trình doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
1.2.2 Vai trò của phân bổ nguồn lực
Phân phối nguồn lực là một trong các nội dung quan trọng và là điều kiện để
doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bởi nó tạo ra tiền đề cần thiết để đảm bảo tính cân
đối. Trong quản trị chiến lượ
c phân phối nguồn lực là hoạt động quản trị trung tâm tạo
tiền đề, tạo điều kiện để thực hiện thắng lợi và các chiến lược đề ra. Phân phối các
nguồn lực hợp lý là cơ sở để thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả
nhất.
Phân phối nguồn lực một cách ngẫu hứng, thiếu căn cứ khoa học ho
ặc dựa trên
các quyết định mang tính chính trị thì sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí, kém hiệu quả
trong quá trình sử dụng các nguồn lực. Và điều đó có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện
thất bại các mục tiêu và kế hoạch đề ra.

Trang 6
1.2.3 Căn cứ cơ bản để phân bổ nguồn lực
1.2.3.1 Các mục tiêu chiến lược
Các mục tiêu chiến lược được coi là căn cứ quan trọng nhất làm cơ sở cho sự
phân phối các nguồn lực vì giá trị thực tế của bất kì chương trình phân bổ nguồn lực
nào cũng nằm ở kết quả đạt được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp.
Các nguồ
n lực sẽ được phân phối theo các mục tiêu ưu tiên được thiết lập từ
chiến lược và các mục tiêu của chương trình hoặc các kế hoạch ngắn hạn.
1.2.3.2 Các chương trình sản xuất hoặc các kế hoạch ngắn hạn
Thông qua việc xác định các mục tiêu và giải pháp ngắn hạn, các chương trình
sản xuất hoặc kế hoạch ngắn hạn phản ánh quy mô và tiến độ thực hiện các mục tiêu
dài hạn, chiến lược và sách lược. Đây là một cơ sở để phân phối và cân đối ngắn hạn
các nguồn lực sản xuất cho các mục tiêu ngắn hạn và kế hoạch ngắn hạn.

Thực chất của các kế hoạch hoạt động kinh doanh ngắn hạn là việc lập dự toán
ngắn hạn, thông qua đó xác định rất cụ thể các mục tiêu và giải pháp ngắn hạn, trong
đó có giả
i pháp cân đối ngắn hạn các nguồn lực để phục vụ sản xuất kinh doanh hằng
năm. Để đạt được điều này thì các dự toán (kế hoạch hoạt động kinh doanh) ngắn hạn
phải dựa trên hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đang và sẽ có hiệu lực, trình độ kỹ
thuật công nghệ đang và sẽ sử dụng cũng như quy mô và tần suấ
t xuất hiện các mâu
thuẫn và biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.2.3.3 Các vấn đề cần chú trọng giải quyết
Cần phải nhận thức rõ các cản trở xuất hiện trong quá trình phân bổ hợp lý nguồn
lực. Các cản trở thường xuất hiện là:
Thứ nhất, các mục tiêu chiến lược không rõ ràng và không được phân bổ hợp lý
nguồn lực trong ngắn hạn.
Thứ hai, tư tưởng muốn b
ảo vệ quá đáng các nguồn lực nên e sợ, không dám
chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Điều này dẫn đến bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và kết cục
là sử dụng các nguồn lực không có hiệu quả hoặc hiệu quả thấp.
Thứ ba, quá nhấn mạnh đến các mục tiêu tài chính ngắn hạn.

Trang 7
Thứ tư, trở ngại từ quan điểm của ban lãnh đạo doanh nghiệp không phù hợp với
các quan điểm phân phối nguồn lực của các nhà chuyên môn.
Việc tìm ra các biện pháp để xóa bỏ các cản trở xuất hiện phải được tiến hành
thường xuyên kịp thời và phải coi là cơ sở để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
1.2.4 Các nội dung tiến hành phân bổ nguồn lực
1.2.4.1. Đ
ánh giá nguồn lực
Việc phân tích và đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp được tiến hành từ khâu
phân tích và đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Tổng quát đánh giá nguồn lực là

việc đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: doanh nghiệp có đủ nguồn lực cần thiết để thực
hiện được các mục tiêu, kế hoạch đề ra một cách hiệu quả không? Trong từng thời kỳ
cụ thể việ
c đánh giá nguồn lực phải gắn với cả số lượng và chất lượng của từng nguồn
lực. Trong đó riêng nguồn nhân lực phải tính đến tinh thần thực hiện và tự chịu trách
nhiệm của nhân viên, cũng như khả năng, trình độ của các nhân viên và các nhà quản
trị…
1.2.4.2. Đảm bảo nguồn lực
Muốn phân bổ nguồn lực hợp lý hiệu quả trước hế
t phải có đủ nguồn lực cần
thiết. Nhiệm vụ của các nhà quản trị là phải bảo đảm sao cho có đủ các nguồn lực để
phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Sai lầm thường mắc phải là
việc cung cấp các nguồn lực không tương ứng với từng mục tiêu cụ thể nhất định. Vấn
đề là đảm bảo nguồ
n lực phải liên quan đến số lượng, chất lượng, cơ cấu và thời gian
cung cấp từng loại nguồn lực cụ thể để thực hiện các mục tiêu đề ra.
a. Phân bổ nguồn vốn

Nguồn vốn đã được tính toán khi đề ra chiến lược cấp doanh nghiệp nhưng
nguồn vốn được chính thức phân bổ theo các mục tiêu cạnh tranh khác nhau thường
được tiến hành sau khi xác định được các chiến lược cụ thể. Điều cần lưu ý là lợi
nhuận không phải bao giờ cũng tạo ra tiền mà có thể tạo ra các loại tài sản khác như nợ
phải thu. Nhiệm vụ của việc
đảm bảo nguồn lực là phải xác định bao giờ thì sẽ có tiền
vốn và liệu dòng luân chuyển tiền có đáp ứng nhu cầu vốn trong một thời gian nhất
định nào đó hay không?

Trang 8
Để thực hiện có hiệu quả việc phân bổ nguồn vốn, cần tiến hành các công việc
chủ yếu như sau:

Thứ nhất, xem xét lại các định hướng tổng quát của việc phân bổ nguồn vốn.
Yêu cầu về vốn thường rất lớn và liên tục thay đổi. Các nhà quản trị bộ phận
thường chỉ quan tâm đến nhu cầu về vốn của đơn vị mình. Các nhà quản trị
cao cấp
phải điều hòa được nguồn vốn phục vụ cho nhiều nhu cầu cạnh tranh khác nhau của
các đơn vị bộ phận.
Xem xét lại các định hướng phân bổ nguồn vốn tổng quát chính là việc kiểm tra
lại các mục tiêu tổng quát và chiến lược bộ phận của doanh nghiệp cũng như đánh giá
khả năng huy động các nguồn vốn để cân đối lại và xác định các đị
nh hướng đầu tư
tổng quát thông qua các chiến lược bộ phận. Đánh giá lại các kế hoạch ngân sách và
khả năng thanh toán phù hợp với từng thời kỳ cụ thể.
Thứ hai, phân tích cầu về vốn
Để đảm bảo khai thác có hiệu quả các nguồn lực phải phân tích cầu về vốn phục
vụ cho các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp: cầu về vốn đầu tư cũng như
đảm bảo
hoạt động theo chiến lược và kế hoạch triển khai cho từng lĩnh vực hoạt động cụ thể
trong đó cần phân tích rõ vốn cố định, vốn lưu động, phân phối thu nhập.
Khi phân tích cầu về vốn cần chú ý phân tích cơ cấu vốn tức là việc phân tích cụ
thể các khoản vốn khác nhau được doanh nghiệp huy động và đưa vào sử dụng trong
suốt thời kỳ
chiến lược cũng như trong từng thời kỳ kế hoạch cụ thể, đặc biệt là phân
tích cơ cấu giữa vốn tự có và vốn vay. Đây là một nội dung quan trọng vì cơ cấu vốn
ảnh hưởng một cách tiêu cực hoặc tích cực đến mức độ hấp dẫn của các nguồn vốn
nhất định nên sẽ tác động trực tiếp đến chi phí kinh doanh sử dụng v
ốn. Điều này ảnh
hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh trong từng thời kỳ cụ thể. Ngoài ra, cấu
trúc vốn phản ánh khả năng chi trả, thanh toán của doanh nghiệp.
Để thực hiện phân tích cầu về vốn cần phải:
- Kiểm tra định kỳ tính hợp lý của cơ cấu vốn hiện hành;

- Kiểm tra định kỳ tính hợp lý cơ cấu vốn khi thấy xuấ
t hiện sự thay đổi tính hấp
dẫn của bất kỳ nguồn vốn nào cũng như khi có thêm yêu cầu về vốn;
- Đánh giá lại khả năng cung cấp về vốn.

Trang 9
Khi quyết định lựa chọn nguồn cung ứng vốn cần quán triệt đa dạng hóa các
nguồn cung ứng vốn nhằm giảm thiểu rủi ro bất trắc xảy ra trong quá trình huy động
cũng như xem xét ba nhân tố ảnh hưởng chính: mục đích cụ thể của việc sử dụng
nguồn vốn; chi phí sử dụng vốn và những quyền lợi và hạn chế liên quan đến việc huy
động nguồ
n vốn mới.
b. Cân đối ngân sách

Để cân đối ngân sách trong từng thời kỳ cụ thể thường là dựa vào từng kế hoạch
ở từng thời kỳ thông qua việc lập dự toán hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng và
thường tập trung xác định các chỉ tiêu chủ yếu là quỹ tiền mặt, dự toán về các loại chi
phí, vốn sản xuất – kinh doanh, doanh thu bán hàng, quỹ tồn kho. Tính cụ thể, chi tiết
của các chỉ tiêu này phụ thuộc vào độ dài của thời k
ỳ kế hoạch, thời kỳ càng ngắn các
chỉ tiêu trên cần phải được xác định chi tiết.
Trong quá trình cân đối ngân sách sẽ xác định cụ thể các nhu cầu vốn nào được
chấp nhận và những nhu cầu nào bị loại bỏ.
c. Phân bổ các nguồn lực khác
Các loại tài sản cố định thì thường được sử dụng lâu dài nên thường ít được điều
chỉnh trong ngắn hạn.
Lực lượng lao động được phân bổ theo các chương trình, kế hoạch phù hợp với
chiến lược sử dụng và phát triển lược lượng lao động cũng như các quy định của pháp
luật.
Nguyên vật liệu được mua sắm và dự trữ theo các kế hoạch sản xu

ất kinh doanh
ngắn hạn phù hợp với những dự đoán về các biến động của thị trường.
1.2.4.3. Điều chỉnh nguồn lực
Về nguyên tắc điều chỉnh nguồn lực phải đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ
nguồn lực thực hiện các kế hoạch kinh doanh với hiệu quả cao nhất. Việc điều chỉnh
các nguồn lực được xác
định ở các chương trình sản xuất hoặc các kế hoạch ngắn hạn
và được biến thành hiện thực trong quá trình triển khai thực hiện chúng.
Quyết định điều chỉnh nguồn lực dài hạn do các nhà quản trị đứng đầu công ty
tiến hành, các điều chỉnh nguồn lực ngắn hạn và ở phạm vi hẹp do các nhà quản trị cấp

Trang 10
trung gian thực hiện. Những điều chỉnh này hướng vào việc thực hiện có hiệu quả các
mục tiêu và kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
Những điều chỉnh nguồn lực liên quan tới chất lượng như: nâng cao tay nghề
nhân viên, đào tạo cán bộ quản trị hay liên quan đến bố trí hệ thống sản xuất trên cơ sở
kỹ thuật công nghệ… là những điều chỉnh h
ết sức quan trọng gắn với hiệu quả lâu dài
nên phải luôn gắn với không chỉ từng thời kỳ cụ thể mà còn cả quá trình phát triển của
doanh nghiệp. Các điều chỉnh liên quan đến số lượng như điều chỉnh khối lượng
nhiệm vụ, cung cấp và dự trữ nguyên liệu, thanh toán bằng các nguồn tài chính… và
đặc biệt là các điều chỉnh tác nghiệp cụ thể thường liên quan
đến những thay đổi trong
đòi hỏi của khách hàng, thay đổi của thị trường đầu vào, sự tiến bộ khoa học - kỹ thuật
hay những sự cố trong hoạt động… Các điều chỉnh phải tiến hành thường xuyên, liên
tục trên cơ sở kế hoạch ngắn hạn và tác nghiệp.
Tóm lại, qua những nội dung trên chúng ta thấy dự toán ngắn hạn là cơ sở để xác
định về số l
ượng và chất lượng các nguồn lực mà doanh nghiệp cần để đưa vào quá
trình sản xuất trong các kỳ kế hoạch ngắn hạn. Bên cạnh đó dự toán ngắn hạn còn là

cơ sở để so sánh với kết quả thực hiện từ đó có những điều chỉnh cân đối cần thiết như
bổ sung hay giảm đi các nguồn lực của doanh nghiệp trong quá trình thực tiễn kinh
doanh.


Trang 11
Chương 2
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHI PHÍ ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC
LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ
2.1.1 Khái niệm
Chi phí có thể được hiểu là giá trị của các nguồn lực chi ra, tiêu dùng trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục tiêu nào đó. Bản chất của
chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả nhất định, kết quả có thể dưới dạng vật
chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng... ho
ặc không có dạng vật chất như: kiến thức,
dịch vụ được phục vụ… [2, trang 28]
2.1.2 Bản chất chi phí
Chi phí là biểu hiện bằng tiền của những hao phí về lao động sống và lao động
vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn
chứng minh bằng những chứng cứ nhất định phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh
doanh; hoặc là những phí tổn ước tính th
ực hiện các phương án sản xuất kinh doanh…
những quan điểm trên có thể khác nhau về hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều
thừa nhận một vấn đề chung: Chi phí là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải
phát sinh gắn liền với mục đích kinh doanh. Đây chính là bản chất của chi phí trong
hoạt động của doanh nghiệp. Bản chất này giúp nhà quản trị phân biệt được chi phí với
chi tiêu, chi phí vớ
i vốn. Thật vậy, với bản chất trên chi phí phục vụ cho hoạt động sản

xuất kinh doanh, vì vậy nó được tài trợ từ vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập
hoạt động sản xuất kinh doanh; chi tiêu không gắn liền với mục đích kinh doanh; vì
vậy nó có thể được tài trợ từ những nguồn khác nhau, có thể từ quỹ phúc lợi, từ trợ cấp
Nhà nước… và không được từ thu nhậ
p hoạt động sản xuất kinh doanh; vốn là biểu
hiện bằng tiền những tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng bản
thân chúng chưa là dòng phí tổn. [5, trang 16]

Trang 12
2.1.3 Chi phí theo quan điểm kế toán tài chính
Trong lĩnh vực kế toán tài chính, chi phí được nhận thức như những khoản phí
tổn thực tế phát sinh gắn liền với những hoạt động của doanh nghiệp để đạt một sản
phẩm, một dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh. Nó được định lượng
bằng một lượng tiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài s
ản, một khoản nợ dịch vụ,
thuế, một khoản phí tổn làm giảm vốn sở hữu của doanh nghiệp nhưng không phải
phân chia vốn hay hoàn trả vốn cho cổ đông. Với tính chất đặc trưng này, chúng ta có
thể nhận biết chi phí thể hiện qua các số liệu trong lĩnh vực kế toán tài chính, chúng ta
thường gắn liền với chứng cứ nhất định (được gọi là chứng từ
). Cụ thể, khi xuất vật tư
dùng vào lĩnh vực sản xuất thì đây là một dòng chi phí vì nó gây nên sự giảm sút giá
trị hàng tồn kho (nguyên liệu) gắn liền với hoạt động sản xuất và được chứng minh
trên chứng từ phiếu xuất kho, khi nhận một dịch vụ bên ngoài phục vụ cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì đây là một dòng chi phí vì nó thể hiện sự gia
tăng trách nhiệ
m vật chất về công nợ phải trả và đồng thời cũng được chứng minh
bằng một chứng từ (hóa đơn), trong quá trình dự trữ hàng tồn kho, sự biến động giá cả
thị trường của hàng tồn kho do biến động thị trường và chứng minh bằng một khoản
mất giá gắn liền chứng từ chênh lệch giữa giá gốc so với giá thị trường của từng danh
m

ục hàng tồn kho tương ứng. [ 5, trang 17].
2.1.4 Chi phí theo quan điểm kế toán quản trị
Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí cung cấp thông tin chi phí
thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, đối với kế
toán quản trị không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí như quan điểm của kế toán tài
chính, mà chi phí còn nhận thức theo phương pháp nhận di
ện thông tin ra quyết định.
Lý do này, chi phí có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, nhưng phí tổn
mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh. Trên cơ sở này, khi nhận
thức chi phí trong kế toán quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo
mục đích sử dụng, môi trường kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng từ. [5, trang 17]
2.1.5 Phân loại chi phí
2.1.5.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Khi phân loại chi phí theo ch
ức năng hoạt động:

Trang 13
- Theo Kế toán tài chính, có các loại chi phí sau:
+ Chi phí sản xuất
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Chi phí bán hàng
- Theo Kế toán quản trị, có các loại chi phí sau:
+ Chi phí sản xuất
+ Chi phí quả lý doanh nghiệp
+ Chi phí Bán hàng
+ Chi phí nghiên cứu và phát triển
+ Chi phí tài chính
2.1.5.2 Phân loại chi phí trong quá trình sản xuất
Hoạt động của doanh nghiệp sản xuất gắn liền với sự chuyển biến của nguyên
liệu thành thành phẩm thông qua sự nỗ lực của công nhân và việc sử dụng thiết bị sản

xu
ất, do đó chi phí của một sản phẩm được tạo thành từ ba yếu tố cơ bản sau:
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là biểu diễn bằng tiền những nguyên liệu chủ
yếu tạo thành thực thể của sản phẩm như: sắt thép, gỗ sợi,...ngoài ra trong quá trình
sản xuất còn phát sinh những loại nguyên liệu chính để sản xuất ra sản phẩm hoặc làm
tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc tạo ra màu sắc, mùi vị của sản phẩm, hoặc làm rút
ngắ
n chu kỳ sản xuất của sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính thẳng vào các đối tượng chịu chi phí.
b. Chi phí nhân công trực tiếp

Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp sản xuất sản phẩm, lao động của họ
gắn liền với việc sản xuất sản phẩm, sức lao động của họ được hao phí trực tiếp cho
sản phẩm họ sản xuất ra. Khả năng và kỹ năng của lao động trực tiếp sẽ ảnh hưởng đến
số lượng và chất l
ượng sản phẩm

Trang 14
Chi phí nhân công trực tiếp là tiền lương chính, lương phụ, các khoản trích theo
lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản
xuất. Chi phí nhân công trực tiếp được tính trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí.
c. Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh ở phân xưởng sản xuất để sản
xuất ra sản phẩm nhưng không kể chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân
công trực tiếp. Như vậy sẽ bao gồm các chi phí như: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp,
chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, chi phí
quản lý tại phân xưởng... Trên giác độ toàn doanh nghiệp cũng phát sinh những khoản

chi phí tương tự g
ắn liền với quá trình quản lý và tiêu thụ, nhưng không được kể là
một phần của chi phí sản xuất chung.
Chỉ có những chi phí gắn liền với hoạt động quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất
tại phân xưởng mới được xếp vào loại chi phí này.
Trong ba loại chi phí ở trên thì sự kết hợp giữa:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được gọi là chi
phí ban đầ
u.
- Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được gọi là chi phí
chuyển đổi. [9, trang 18-19]
2.1.5.3 Phân loại chi phí ngoài quá trình sản xuất
Chi phí ngoài sản xuất là những loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất
liên quan đến việc quản lý chung và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, Chi phí ngoài sản
xuất được chia thành hai loại như sau:
a. Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là bao gồm toàn bộ những chi phí phát sinh cần thiết để đảm
bảo việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao thành phẩm cho khách hàng, bao gồm các
khoản chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc vác, chi phí bao bì, chi phí lương
nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định và
những chi phí liên quan đến khâu dự trữ thành phẩm. Loại chi phí này xuất hiện ở tất
cả các loại hình doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ.

Trang 15
b. Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là bao gồm toàn bộ những khoản chi phí chi ra cho
việc tổ chức và quản lý sản xuất chung trong toàn doanh nghiệp. Đó là những chi phí
như: chi phí vật liệu, công cụ, đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng
chung cho toàn doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, điện thoại,

sửa chữa tài sản, các chi phí về văn phòng phẩm, tiếp tân, hội nghị, đào tạo cán bộ... Ở

tất cả các doanh nghiệp đều có loại chi phí này.
Mối quan hệ giữa các khoản chi phí theo cách phân loại dựa vào chức năng chi
phí được minh họa ở sơ đồ như sau: [9, trang 20]


Hình 2: Minh họa tóm tắt chi phí sản xuất
[9, trang 20]

2.1.5.4 Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh
a. Chi phí sản phẩm

Chi phí sản phẩm là bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến việc sản xuất
hược mua các sản phẩm. Đối với các sản phẩm sản xuất công nghiệp thì các chi phí
này gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung. Các chi phí sản phẩm được xem là gắn liền với sản phẩm khi đang còn tồn kho
Trực tiếp
Gián tiếp
CP nguyên liệu
CP nguyên liệu
trực tiếp
CP ban đầu
CP khác
CP nhân công
Gián tiếp
Trực tiếp
CP SX chung
CP nhân công
trực tiếp

CP chuyển đổi

Trang 16
chờ bán và đến khi chúng được đem đi tiêu thụ thì mới được xem là nhũng phí tổn và
sẽ làm giảm lợi tức bán hàng.
b. Chi phí thời kỳ

Chi phí thời kỳ là những chi phí phát sinh trong một thời kỳ và được tính hết
thành phí tổn trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của đơn vị. Dễ thấy rằng chi phí
bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ. Những chi phí thời
kỳ sẽ được tính đầy đủ trên các báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị dù cho hoạt
động của đơn vị ở mức nào đi nữa. Chi phí thời kỳ ngay phát sinh
đã được coi là phí
tổn trong kỳ. [9, trang 21-22]






Chi phí sản phẩm
Giá vốn hàng bán
CP bán hàng
CP quản lý
CP nguyên
liệu
trực tiếp
CP SX dở dang
Thành phẩm
Doanh thu bán hàng

Lợi nhuận gộp
CP SX
chung
CP nhân
công
trực tiếp
Lợi nhuận thuần
Các CP thời kỳ
Sản phẩm được bán
(-)
(=)
(-)
(=)
Hình 3: Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết
[9, trang 21-22]


Trang 17
2.1.5.5 Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định
a. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp: Là những chi phí khi phát sinh được tính trực tiếp vào các đối
tượng sử dụng như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, nó được tính
thẳng vào từng đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm...
Chi phí gián tiếp: Là những chi phí khi phát sinh không thể tính trực tiếp cho một
đối tượng nào đó mà cần phải tiến hành phân bổ theo một tiêu thức phù hợp như: chi
phí sản xuất chung sẽ được phẩn bổ
theo số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số
lượng sản phẩm... [9, trang 23]
b. Chi phí chênh lệch

Người quản lý thường đứng trước những lựa chọn những phương án khác nhau,
quyết định sẽ được hình thành dựa chủ yếu vào các chi phí của từng phương án. Chi
phí chênh lệch là những chi phí có trong phương án này nhưng lại không hoặc chỉ xuất
hiện một phần trong phương án khác. Tất cả những sự thay đổi đó hình thành các chi
phí chênh lệch và chính chúng sẽ là căn cứ để người quản lý lựa chọn phươ
ng án .[9,
trang 23]
c. Chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được

Chi phí kiểm soát được đối với một cấp là những chi phí mà nhà quản lý cấp đó
được quyền ra quyết định, những chi phí mà người quản lý cấp đó không được quyền
ra quyết định thì gọi là chi phí không kiểm soát được
Ví dụ: Tại một cửa hàng, người quản lý có thể định ra được chi phí tiếp khách
của cửa hàng và như vậy nó được xem là chi phí kiểm soát được, nhưng chi phí khấu
hao của những máy móc sả
n xuất ra hàng hóa mà cửa hàng đang bán lại là những chi
phí không kiểm soát được đối với cấp quản lý này.
d. Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn phương án này
thay cho phương án khác.



Trang 18
e. Chi phí ẩn (chìm, lặn)
Chi phí ẩn là những chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và nó không thể tránh được
dù chúng ta lựa chọn bất kỳ phương án nào. Dễ thấy rằng, đó là những khoản chi phí
được đầu tư để mua sắm tài sản cố định… [9, trang 24]

2.1.5.6 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Cách phân loại này chỉ ra những chi phí gắn liền với mức độ hoạt động ( số sản
phẩm sản xuất ra, số km đi đượ
c, số giờ máy sử dụng…) như thế nào. Việc xem xét
chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi
phí.
a. Chi phí khả biến

Chi phí khả biến là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng
giảm của mức độ hoạt động. Tổng số của chi phí khả biến sẽ tăng khi mức độ hoạt
động tăng và ngược lại. Tuy nhiên nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì
chi phí khả biến lại không đổi trong phạm vi phù hợp. Chi phí khả biến chỉ phát sinh
khi có ho
ạt động. Chi phí khả biến có thể có các dạng sau:
- Chi phí khả biến tuyến tính là những chi phí có sự biến động cùng tỷ lệ với mức
độ hoạt động, đường biểu diễn của chúng là một đường thẳng.
- Chi phí khả biến cấp bậc là những loại chi phí không biến động liên tục so với
sự biến động liên tục của mức độ hoạt động. Sự hoạt động phải đạt được một mức độ
nào đó mới dẫn đến sự biến động về chi phí.
- Chi phí khả biến phi tuyến tính có đường biểu diễn là những đường cong khá
phức tạp và phải được xem xét trong những phạm vi phù hợp với mức sản xuất tối
thiểu và mức sản xuất tối đa của đơn vị. Phạm vi càng nhỏ thì đường cong sẽ càng tiến
d
ần về dạng đường thẳng. [9, trang 25-27]
b. Chi phí bất biến

Chi phí bất biến là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ
hoạt động thay đổi. Ví dụ như chi phí thuê nhà hàng năm sẽ không thay đổi cho dù
mức độ hoạt động thế nào đi nữa.

Trang 19
- Chi phí bất biến bắt buộc là những chi phí có liên quan đến những máy móc
thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, chi phí ban quản lý, chi phí lương văn phòng… Nó
có hai đặc điểm là có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến 0 cho dù mức độ hoạt
động giảm xuống hay khi sản xuất bị gián đoạn.
- Chi phí bất biến không bắt buộc là những chi phí bất biến có thể thay đổi trong
từng kỳ k
ế hoạch của nhà quản trị. Chúng là những chi phí như: chi phí quảng cáo, chi
phí đào tạo, chi phí bồi dưỡng nghiên cứu… Những chi phí này có hai đặc điểm là có
bản chất ngắn hạn và có thể cắt giảm. [9, trang 29]
c. Chi phí hỗn hợp

Chi phí hỗn hợp là chi phí mà thành phần của nó bao gồm các yếu tố bất biến và
các yếu tố khả biến. Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các
đặc điểm của chi phí bất biến, ở mức độ hoạt động vượt quá mức cơ bản thì nó thể
hiện đặc điểm của các yếu tố khả
biến. Sự pha trộn này có thể theo những tỷ lệ nhất
định.
Ví dụ: Chi phí về thuê bao điện thoại trả sau là một chi phí hỗn hợp, phần thuê
bao là bất biến, phần khả biến là chi phí tính trên số lần gọi. [9, trang 30]
2.1.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ
Bộ phận trong tổ chức có thể định nghĩa là một phần hay một mặt hoạt động, một
đơn v
ị, một phòng…. nằm trong cơ cấu chung của tổ chức và cùng hoạt động vì mục
tiêu chung của tổ chức đó. Ví vụ: cửa hàng, quầy hàng, phân xưởng sản xuất, phòng kế
toán, căn tin….
Các bộ phận trong tổ chức có thể được chia làm 2 nhóm:
Nhóm bộ phận hoạt động chức năng gồm những đơn vị thực hiện các mục tiêu
trọng tâm của tổ chức, nói cách khác là những bộ ph
ận trực tiếp thực hiện hoạt động

chức năng của tổ chức. Ví vụ: quầy hàng, cửa hàng của công ty thương mại, phòng mổ
trong bệnh viện, phân xưởng sản xuất ở xí nghiệp sản xuất chế biến, tổ bay của công ty
hàng không….
Nhóm bộ phận phục vụ, gồm những đơn vị không gắn một cách trực tiếp với
hoạt động chức n
ăng nhưng hoạt động của chúng cần thiết cho các bộ phận trực tiếp,

Trang 20
cung cấp dịch vụ phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho những bộ phận này hoạt động.
Thí dụ: phòng kế toán, phòng thu mua, phòng tổ chức, căn tin…. [2, trang 187]
2.1.6.1 Sự cần thiết phải phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ
Mặc dù các bộ phận phục vụ không gắn trực tiếp với hoạt động chức năng của
doanh nghiệp, nhưng hoạt
động của chúng phục vụ cho hoạt động chức năng, cho nên
chi phí của chúng phải được tính vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch
vụ. Vấn đề đặt ra ở đây là làm sao phân bổ hợp lý chi phí của các bộ phận phục vụ vào
các hoạt động chức năng.
Nếu phân bổ bất hợp lý sẽ có ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả hoạ
t động của
các bộ phận này, nghĩa là sẽ hoặc không tính đủ chi phí làm tăng giả tạo kết quả, hoặc
tính quá đáng chí phí làm giảm kết quả, đều không có tác dụng kích thích những bộ
phận này hoạt động. [2, trang 187]
2.1.6.2 Các hình thức phân bổ chi phí
Các bộ phận phục vụ ngoài việc cung cấp dịch vụ phục vụ cho các bộ phận hoạt
động chức năng có thể còn cung cấp dịch vụ phụ
c vụ lẫn nhau. Có hai hình thức phân
bổ chi phí của bộ phận phục vụ, đó là:
- Hình thức phân bổ trực tiếp
- Hình thức phân bổ nhiều bước (còn gọi là phương pháp bậc thang)
Hình thức phân bổ trực tiếp là hình thức đơn giản, dễ làm vì theo hình thức này

chi phí của các bộ phận phục vụ được phân trực tiếp cho các bộ phận chức năng,
không phân bổ cho các bộ phận phục vụ khác, dù nh
ững bộ phận này có được hưởng
dịch vụ phục vụ của những bộ phận phục vụ kia.
Hình thức phân bổ nhiều bước (hình thức bậc thang) khác với hình thức phân bổ
trực tiếp, hình thức phân bổ nhiều bước thừa nhận việc giữa các bộ phận phục vụ có sự
cung cấp dịch vụ phục vụ lẫn nhau, ngoài việc cung cấp dịch vụ
cho các bộ phận chức
năng. Nguyên tắc phân bổ theo hình thức phân bổ bậc thang là phân bỏ liên tiếp, mỗi
lần phân bổ chi phí của một bộ phận dịch vụ, bắt đầu từ bộ phận dịch vụ nào cung ứng
lượng dịch vụ nhiều nhất cho các bộ phận khác và kết thúc ở bộ phận phục vụ cung
cấp lượng dịch vụ ít nhất. Kết quả c
ủa quá trình này, ngoài bộ phận phục vụ đầu tiên
được chọn thực hiện phân bổ, các bộ phận còn lại của doanh nghiệp là bộ phận phục

Trang 21
vụ hay bộ phận chức năng cũng đều có một phần chi phí của một số bộ phận phục vụ
được thực hiện phân bổ trước nó. [2, trang 189-191]



Hình 4: Hình thức phân bổ bậc thang của bộ phận phục vụ
[2, trang 189-191]


2.1.6.3 Ảnh hưởng của việc phân bổ đến quá trình xác định chi phí của bộ phận
phục vụ
Khi quá trình phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ hoàn tất, mức phân bổ cho
mỗi bộ phận chức năng phản ánh phần hợp lý của chi phí dịch vụ vào bộ phận chức
năng đó được cung cấp và sử dụng vào quá trình sản xuất sản phẩm nên chúng phải

nằm trong quá trình đ
ánh giá thực hiện đối với bộ phận chức năng và cũng bao hàm
trong quá trình xác định lợi tức của từng bộ phận.
Ngoài ra, bộ phận chức năng còn có trách nhiệm tính các tỷ lệ chung để định giá
sảm phẩm hoặc dịch vụ nên các mức được phân bổ từ các bộ phận phục vụ cũng được
là một trong những căn cứ để tính tỷ lệ chung đó.
Quá trình phân bổ chi phí từ bộ phận phục vụ vào bộ phận chức năng để qua đây
tính vào sản phẩm hoàn thành được trình bày qua sơ đồ sau: [6, trang 196]
Bộ phận
phục vụ A
Bộ phận
phục vụ B
Bộ phận
phục vụ C
Bộ phận
chức năng 1
Bộ phận
chức năng 2
Bộ phận
chức năng 3

Trang 22



Hình 5: Quá trình lưu chuyển của chi phí từ bộ phận phục vụ vào sản phẩm
[2, trang 196]

2.1.6.4 Những điểm cần nhớ khi phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ
Có năm điểm cần nhớ khi phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ:

- Nếu có thể được nên xác định định phí và biến phí trong cơ cấu chi phí trong bộ
phận phục vụ
- Biến phí được phân bổ tỷ lệ với mức sử dụng dịch vụ phục vụ hoặc m
ức họat
động.
+ Nếu quá trình phân bổ được thực hiện vào đầu kỳ thì dựa vào mức kế hoạch
của các bộ phận được phục vụ. Công thức là:

Mức phân bổ chi phí của
bộ phận phục vụ
=
Biến phí
dự toán
X
Mức hoạt động/ kế hoạch hoặc
mức sử dụng dịch vụ kế hoạch
+ Nếu quá trình phân bổ được thực hiện vào cuối kỳ thì dựa theo mức thực tế
phát sinh của các bộ phận được phục vụ. Công thức là:
Mức phân bổ chi phí của
bộ phận phục vụ
=
Biến phí
dự toán
X
Mức hoạt động/ kế hoạch hoặc
mức sử dụng dịch vụ kế hoạch
Bộ phận phục vụ
Bộ phận phục vụ
Bộ phận phục vụ
Bộ phận chức năng

Bộ phận chức năng
Sản phẩm (dịch vụ)
Chi phí của bộ phận phục
vụ phân bổ vào bộ phận
chức năng
Chi phí của bộ phận chức
năng cộng với chi phí
được phân bổ từ bộ phận
phục vụ, được tính vào
sản phẩm theo tỷ lệ chung

Trang 23
- Định phí của bộ phận phục vụ được phân bổ theo định phí dự toán. Mức định
phí phân bổ cho từng bộ phận được phục vụ phải theo tỷ lệ nhu cầu của bộ phận được
phục vụ ( có thể là nhu cầu lúc cao điểm hoặc nhu cầu bình quân). Định phí phân bổ
luôn là định phí dự toán.
- Nếu không xác định riêng biệt được định phí với biến phí trong cơ cấu chi phí
của bộ phận phục vụ thì sẽ chọn căn cứ phân bổ nào có liên quan nhiều nhất để phân
bổ cho bộ phận được phục vụ.
- Sau khi kết thúc kỳ phân bổ, toàn bộ chi phí của các bộ phận phục vụ của kỳ đó
phải được phân bổ hết vào các bộ phận chức năng. [2, trang 199]
2.1.7 Các mô hình kế toán chi phí sản xuất
2.1.7.1 Kế toán chi phí sản xuất theo chi phí thực tế
Theo mô hình này t
ất cả các khoản mục chi phí phát sinh trong khâu sản xuất sản
phẩm được tập hợp và phản ảnh chủ yếu theo chi phí sản xuất thực tế phát sinh, bao
gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất
chung. Giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ được tính toán trên cơ sở số liệu chi
phí thực tế phát sinh, tính cho đại lượng kết quả hoàn thành theo kỳ tính giá thành sản
phẩm đã được xác định.

Mô hình này đảm bảo tính chính xác của chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Do
vậy giá thành sản phẩm hoàn thành có thể được tính chính xác. Tuy nhiên, thông tin về
giá thành sản phẩm không cung cấp kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý và quyết
định kinh tế.[ 5, trang 58-59]
2.1.7.2 Kế toán chi phí sản xuất theo thực tế và ước tính
Theo mô hình này, các khoản mục chi phí phát sinh trong khâu sản xuất được tập
hợp theo chi phí thực tế phát sinh. Tuy nhiên, chi phí tính cho đại lượng kết quả sản
xuất hoàn thành trong kỳ
được dựa trên cơ sở chi phí thực tế hoặc ước tính tùy theo
tính chất và khả năng có thể tập hợp được của từng khoản mục chi phí.
Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp,
việc tập hợp các khoản chi phí này phần lớn dựa trên cơ sở các chứng từ trong nội bộ
doanh nghiệp, các chi phí này thường liên quan trực tiếp đến từng đố
i tượng. Do vậy,
kỳ tính giá thành doanh nghiệp hầu như có thể có được các thông tin về các khoản mục