Phân Tích Và Đánh Giá Thực Trạng Cơ Cấu Tổ Chức Và Phân Quyền Của Công Ty Tnhh Thiết Bị Công Nghiệp Vân Trung

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG

S


1


TÓM LƯỢC
Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối
hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc
Graw Hill Irwin- New York 2006).
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các
công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,
nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của
tổ chức.
Với luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH thiết bị
công nghiệp Vân Trung” em đã đưa vào 2 phần:
Phần lý luận: Liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích thực trạng
tại Công ty, em đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa ra được những giải
pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử
dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban
lãnh đạo và các phòng ban trong công ty…
Phần thực tế: cụ thể hóa các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các câu hỏi trong phiếu
điều tra, gắn kết số liệu với các vấn đề, sử dụng các phương pháp thống kê để hỗ trợ
cho việc xử lý thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng
tương đối lớn. Trên cơ sở đó, em sẽ đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các
nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. Từ đó đưa ra những

đề xuất, giải pháp thực sự hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân
quyền của Công ty.
2



LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp
đỡ từ phía thầy cô, các anh chị trong công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung.
Lời đầu tiên cho em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp
cho em những kiến thức về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại cũng như
tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Th.S Hoàng Thị Phi Yến.
Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, cô
đã giúp đỡ em rất nhiều trong trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu để
hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty TNHH Thiết bị công
nghiệp Vân Trung, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính-nhân sự đã giúp
em tiếp cận với thực tế về tình hình hoạt động cũng như phát triển của công ty. Trong
thời gian thực tập tại Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu quý báu giúp em
hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về
kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nên khóa luận này cũng không tránh khỏi những
khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để khóa
luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn
Sinh viên
Nguyễn Thị
Hoa

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................................6
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN...........................................................................................................10
1.1 Các khái niệm có liên quan....................................................................................10
1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức...............................................................................10
1.1.2 Khái niệm về phân quyền....................................................................................10
1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền................................10
1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp....................................11
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp........................................................................11
1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp...............................................11
1.2.1.2 Các nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp........................................................11
1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp...........................................12
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp..........................................................................17
1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền..............................................................................18
1.2.2.2 Các yêu cầu khi phân quyền.............................................................................18
1.2.2.3 Quá trình phân quyền.......................................................................................18
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền.................................19
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG ..
..................................................................................................................................

23

2.1 Khái quát về doanh nghiệp .................................................................................. 23
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
Thiết bị công nghiệp Vân Trung..................................................................................25
2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu tổ
chức

và phân quyền ở công ty..............................................................................................25
2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong..............................................................25
2.2.1.2 Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài..............................................................26
2.2.2 Phân tích kết quả dữ liệu thu thập được..............................................................28


2.2.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp...................................................................................28
2.2.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp..................................................................................33
2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị
công nghiệp Vân Trung................................................................................................37
2.3.1 Những thành công đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
và
phân quyền của Công ty...............................................................................................37
2.3.1.1 Những thành công............................................................................................37
2.3.1.2 Nguyên nhân thành công..................................................................................38
2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân trong cơ cấu tổ chức và phân quyền
của
Công ty........................................................................................................................ 38
2.3.2.1 Những tồn tại...................................................................................................38
2.3.2.2 Nguyên nhân tồn tại.........................................................................................38
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN
TRUNG.........................................................................................................................
..................................................................................................................................

40

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015......................40
3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
Thiết bị công nghiệp Vân Trung.................................................................................. 40

3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết
bị
công nghiệp Vân Trung................................................................................................41
3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty.............................................................41
3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong công ty..................................................................... 43
3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên......................................................... 44
3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty................................................... 44
3.4 Một số kiến nghị khác............................................................................................ 46


3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý.......................................................... 46
3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty..................47
3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên.................................... 47


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ...............................................26
Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung.........................................................29
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp
Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012..................................................................34
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
theo giới tính và phòng ban năm 2012.........................................................................35

DANH MỤC HÌNH VẼ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến..........................................................................13
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng...................................................................14
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh...............................................15
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực.......................................................................15
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng..............................................16

Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận........................................................................17
Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp............................................................................18
Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược của A. Chandler....................................21
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung................36
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
..................................................................................................................................
44
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề
tài
Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên
thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện
thị trường. Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây
dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức
quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực,
giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết
định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra.


Sau hơn 6 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay công ty TNHH Thiết bị
công nghiệp Vân Trung đã cung cấp hơn 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản
xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em
nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các
phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và
đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao
trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt…
Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong
thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
và phân quyền ở Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung là tất yếu khách quan, là

nhu cầu cấp bách. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát
triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản
xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả
những nguồn lực.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài
Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều
sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp. Sau
đây em xin đưa ra một số đề tài như vậy:
Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận
văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại và Sản
xuất da Đại Lợi”, năm 2009.


Sinh viên Tạ Thị Chinh- Lớp 42A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận
văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và
Thương Mại Cường Giang”, năm 2010.
Sinh viên Lê Thúy An- Lớp 43A4- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần Intimex trên địa bàn
Hà Nội” năm 2011.
Sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp 43A2- Trường Đại hoạc Thương Mại với đề tài
luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần xây dựng
ALINE ” năm 2011
Sinh Viên Nguyễn Thị Mai Phương-Lớp 44A1-Trường Đại học Thương Mại
với khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ Phần quốc tế
Đông Á” năm 2012.
Sinh viên Phạm Thị Nhung - Lớp 44A2- Trường Đại học Thương Mại với đề tài
khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành
viên Nhật Linh”, năm 2012.
Trong các luận văn và khóa luận trên đề cập tới nhiều góc độ khác nhau của
công tác hoàn thiện co cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp thương mại

nhưng chưa có đề tài tào trùng với đề tài khóa luận mà em đã lựa chọn. Do chưa có
công trình nghiên cứu nào liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty
TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung nên đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ” là hoàn toàn
mới.
3. Mục đích nghiên cứu
Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH Thiết bị
công nghiệp Vân Trung. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm
hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công
nghiệp Vân Trung trong thời gian tới, định hướng đến năm 2015.
4. Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong những năm gần
đây, tập trung vào 3 năm 2010, 2011, 2012. Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp
nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2013 đến năm 2015.
Về không gian: Đề tài được nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp
Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội.
10


5. Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi
ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực tập.
- Phương pháp điều tra trắc nghiệm bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại
phiếu điều tra trắc nghiệm: 5 phiếu cho đối tượng là nhà quản trị là giám đốc và các
trưởng phòng vì họ là những người đứng đầu mỗi bộ phận và nắm quyền trong tổ chức
và 7 phiếu cho nhân viên vì họ là những người trực tiếp tham gia vào cơ cấu tổ chức và
chịu sự phân quyền. Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng này trong Công ty để

thu thập được những thông tin cần thiết.
- Phương pháp phỏng vấn: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty mà phiếu điều ta chưa thể làm rõ được, do vậy em đã tiến hành phỏng vấn
chuyên sâu với nhà quản trị của công ty. Để thực hiện công việc này em đã xây dựng
những câu hỏi dài và phức tạp hơn nhằm có được đầy đủ hơn các dữ liệu về khách thể
nghiên cứu. Đối tượng được lựa chọn là Giám đốc vì Giám đốc chính là người nắm
được tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty một cách tổng quát nhất.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Từ phía Công ty: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính,
tình hình cơ cấu lao động.
- Từ các công trình nghiên cứu trước: luận văn tốt nghiệp khóa 41, 42, 43 và 44
Khoa Quản trị doanh nghiệp- Đại học Thương mại.
5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
5.2.1 Thống kê phân tích
Lập bảng thống kê số liệu, thống kê thông tin, sử dụng phương pháp phân tích
kinh tế, phân tích thông tin để đánh giá sự thay đổi cũng như nguyên nhân của sự thay
đổi đó và ảnh hưởng của nó tới khách thể nghiên cứu.
5.2.2 So sánh đối chứng
Sử dụng phương pháp so sánh đối chứng để so sánh các chỉ tiêu về số tương đối
và tương đối giữa các năm sẽ được lập để thấy được sự khác biệt, sự thay đổi qua các
năm.
5.2.3 Phân tích tổng hợp


Trên cơ sở thu thập các số liệu, thông tin trên phiếu điều tra, kết quả phỏng vấn,
quan sát trực tiếp. Sau đó tổng hợp đánh giá và phân tích để thấy được từ tổng quan
đến chi tiết về thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty TNHH Thiết bị
công nghiệp Vân Trung.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ

đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung
của luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty
TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung” gồm ba chương như sau:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ PHÂN QUYỀN
1.1 Các khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Tổ chức
Tổ chức là việc xác định những công việc cần làm và những người làm các công
việc đó, xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc
nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho mỗi các nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp
vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành
một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vu và quyền hạn rõ ràng nhằm tạo nên
một môi trường thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới
mục tiêu chung của tổ chúc.
1.1.2 Khái niệm về phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
1.1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Do những áp lực từ môi trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có sự thay đổi
để hoàn thiện tổ chức, bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Những áp lực cơ bản là:
- Tính đa dạng của sản phẩm, dịch vụ.
- Chất lượng sản phẩm và chu trình giap hàng phải ngắn hơn
- Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật và công nghệ
- Nhu cầu tiêu dùng của xã hội ngày càng cao
- Những thay đổi về chính trị, xã hội
- Khuynh hướng toàn cầu hóa kinh doanh
Ngày nay quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra một cách hết sức nhanh chóng và
không một quốc gia nào có thể đứng ngoài xu hướng này được. Việc toàn cầu hóa này
là cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng là thách thức đối với các doanh
nghiệp về khoa học công nghệ, vốn và nhất là về trình độ quản lý.
Sự thay đổi thường xuyên của thị trường, sự phát triển của các đối thủ cạnh
tranh bắt buộc doanh nghiệp phải có những cách nhìn mới, tư duy mới và biện pháp
chiến lược sản xuất kinh doanh mới và thay đổi cả cách quản trị để thích nghi với môi


trường. Để làm được điều đó các doanh nghiệp phải có sự hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp.
Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên môn hóa có thể đáp ứng yêu cầu của
hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường ngày càng khắc nghiệt như hiện nay là
nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trên cơ sở chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần phải
hoàn thiện bộ máy quản trị của mình để phát huy được vai trò, năng lực lãnh đạo và
quản lý của bộ máy quản trị để thực hiện được những mục tiêu của chiến lược phát
triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ máy quản trị là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản trị. Hoàn
thiện bộ máy quản trị, làm cho bộ máy quản trị có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ
quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và mọi đặc điểm của doanh nghiệp
Như vậy doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có bộ máy quản
trị có hiệu quả.

1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau:
 Tính tập trung
Đặc trưng này phản ánh mức độ tập chung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ
phận.
 Tính phức tạp
Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu cơ cấu tổ chức có nhiều cấp,
nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao và ngược
lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp.
 Tính tiêu chuẩn hóa
Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận
và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế. Nếu
mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ
chức.
1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Để xây dựng một cơ cấu hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất
kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắn sau đây:
Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng được yêu cầu của
chiến lược sản xuất kinh doanh. Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc


hình thành một mô hình bộ máy quản trị. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy
giảm hoạt động của tổ chức, gây ra hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các
chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp đều được thiết lập các mối
quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra
của doanh nghiệp.
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo khả năng thích

ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống
Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của
thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng
giữa các hoạt động trong doanh nghiệp.
Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá
trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất.
1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc điểm, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể
lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo tuyến 1

Lãnh đạo tuyến 2

Lãnh đạo tuyến 3

Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ
chức trong đó nhà quản trị là người đưa ra hầu hết các quyết định . Nhà quản trị cố
gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên là dưới sự
giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị.
Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt với chi phí quản lý thấp.


Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng
hợp. Cơ cấu này có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết được
một cách rõ rang trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ

máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các
doanh nghiệp quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng 1

Lãnh đạo chức năng 2

Đặc điểm: Cơ cấu này chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ
phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện
cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình đồng thời tích lũy được
kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh
đạo chung những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành
thạo hơn, thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này còn giảm đi sự
trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp nội bộ trong lĩnh vực chuyên môn.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác
nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng vì vậy dễ sinh ra tình trạng
thiếu trách nhiệm rõ rang, thiếu kỉ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới sẽ chịu sự chỉ đạo của
nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của
người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi khối
lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp
có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.


 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng kinh doanh
Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh
Lãnh đạo doanh nghiệp

Phụ trách ngành hàng A

Phụ trách ngành hàng B

Phụ trách ngành hàng C

Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại với những đặc
điểm cơ bản là chia doing nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ
hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay một mặt hàng nhất định.
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng
đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho giám đốc các
bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo sự phối kết hợp và
liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiêp.
Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ
phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành tăng lên. Không phát huy được đầy đủ
năng lực, sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi.
 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực
Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực 1

Giám đốc khu vực 2

Giám đốc khu vực 3

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập
chung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ

cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý. Đứng đầu mỗi chi nhánh
là giám đốc khu vực.
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải
tiến hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho họ có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động
chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được các
điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra nhất là các yếu tố đầu vào với
chi phí thấp và ít rủi ro.
Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp. Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn
lực và khó khăc ho việc kiểm soát hơn.
 Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng
Tổng giám đốc

Giám đốc khách hàng loại 1 Giám đốc khách hàng loại 2 Giám đốc khách hàng loại 3

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng chia doanh nghiệp thành
các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận mọi hoạt động sản xuất kinh doanh
nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hướng vào
kết quả cuối cùng , cho phép và đòi hỏi nhà quản trị các bộ phận phải hoàn toàn chịu
trách nhiệm đối với từng sản phẩm và dịch vụ. Điều đó cho phép bộ phận quản trị cao
nhất không phải bận tâm đến việc điều hành các sự việc hằng ngày mà có thể tập chung
vào chiến lược dài hạn.
Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra rất nhiều sự trùng lặp về các hoạt động chức
năng và sử dụng các nguồn lực, điều này sẽ dẫn tới việc lãng phí, gây ra tốn kém và
giảm hiệu quả.

 Cơ cấu tổ chức ma trận
Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận
Người lãnh đạo hệ thống

Lãnh đạo
tuyến 1

Lãnh đạo
chức năng A

Lãnh đạo
tuyến 2

Lãnh đạo
chức năng B

Đề
án 1

Đề
án 2

Đặc điểm: Nó có thể thỏa mãn được đồng thời 2 yêu cầu của môi trường kinh
doanh là đáp ứng các đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ cao, thỏa mãn được nhu cầu của
khách hàng. Đáp ứng được yêu cầu về trao đổi thông tin giữa các cá nhân, các nhóm,
các khu vực mà từng cơ cấu tổ chức không đáp ứng được. Cơ cấu ma trận có hai hệ
thống cặp đôi (theo chức năng và theo mặt hàng, theo khu vực…) trong đó bao trùm
lên về những mặt hàng cụ thể về một dự án hoặc một chương trình của doanh nghiệp.
Ưu điểm: Có tính năng động cao, dễ di chuyển cán bộ có năng lực để thực hiện

các dự án khác nhau, sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn
cao. Giảm bớt sự cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của các dự án.
Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến vì vậy dễ nảy sinh
mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp về quyền lực giữa các bộ
phận và khó kiểm soát.
19


 Mô hình tổ chức hỗn hợp
Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp
Lãnh đạo doanh nghiệp

PCT sản xuất

PCT kỹ thuật

Tổng giám đốc sản phẩm A

Giám đốc khu
vực 1

Giám đốc khu
vực 2

PCT marketing

PCT tài chính

Tổng giám đốc sản phẩm B

Giám đốc khu
vực 1

Giám đốc khu
vực 2

Đặc điểm: Cấu trúc tổ chức hỗn hợp cho phép kết hợp các loại cấu trúc để khai
thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức, tận dụng các ưu điểm và khắc phục những
hạn chế của các cấu trúc được kết hợp.
Ưu điểm: Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức và rèn luyện cho
các nhà quản trị kỹ năng tổng hợp.
Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm
của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát.
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Nguyên tắc phân quyền
- Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn cho
người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai.
- Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao cho từng
cấp, không thể vượt cấp
- Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu chuẩn
công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng để
nắm được kết quả công việc của người dưới quyền.
20


- Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp
với tính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ.
1.2.2.2 Yêu cầu khi phân quyền
- Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình. Tuy nhiên
sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị.

- Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền
ra những quyết định.
Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soát các hoạt động tạo ra giá
trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc. Quyết định phân bổ con người và nhiệm
vụ cho các chức năng và bộ phận để tăng giá trị của họ, đó là các lựa chọn phân công
theo chiều ngang.
- Tin tưởng vào cấp dưới. Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào nhân
viên của mình". Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho các
cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi,
vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc
thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền.
- Chấp nhận thất bại của cấp dưới. Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám
trong doanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các
vấn đề cho các cấp. Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất
bại. Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền.
- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Cơ cấu tổ
chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kết
hợp với nhau. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên con
người. Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ
để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi
giúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt.
1.2.2.3 Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp
* Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:
- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mang
tính chiến lược. Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung gian,
và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các
quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ.

21

- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức.
Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị khu
vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng.
- Giảm chi phí quản lý. Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các
quyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì. Ít nhà
quản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý.
Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập
trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách
nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn.
* Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ
thay mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ. Do vậy khi giao quyền phải gắn với
trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
* Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy
định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Sử dụng
quyền lực phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả
xấu.
* Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ
Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp
trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự kiểm
soát. Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền
để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay
không. Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó không
thực sự hữu hiệu.
nghệ sẽ làm giảm thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
 Nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp

- Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Chiến lược của doanh nghiệp có thực
hiện thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh
nghiệp. Và khi chiến lược cơ bản của doanh nghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động,
cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp với chiến lược. Khi doanh
nghiệp áp dụng một chiến lược mới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cẩu


tổ chức cũ trở nên không còn thích hợp nữa. Lúc này buộc lòng doanh nghiệp phải
thay đổi cơ cấu tổ


chức nếu không sẽ làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút. Cơ cấu tổ chức mới hình
thành sẽ là phương tiện hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động
giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng
và năng lực của họ. Và kéo theo đó phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ
chức cũng sẽ thay đổi để tương thích với nhiệm vụ được giao phó.
- Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Đây là cơ sở pháp lý,
là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt
nhất chức năng, nhiệm vụ của mình.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng
những công việc, chức năng cụ thể. Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng
chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật, cách thức khác nhau trong việc sử dụng các
nguồn lực cũng như phạm vi quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ. Cơ cấu tổ
chức và phân quyền phải thể hiện được những sự khác nhau đó. Một điều rõ ràng là
một doanh nghiệp thương mại không thể giống một doanh nghiệp sản xuất hay doanh
nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
- Công nghệ của doanh nghiệp: Công nghệ của doanh nghiệp đòi hỏi hình thành
tương ứng một phương thức phân công nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các
đơn vị thực hiện các nhiệm vụ. Trong doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng
hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ

chức càng giản đơn, tầm hạn của nhà quản trị cũng sẽ rộng hơn.
- Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng
phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị
nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức. Và để có thể tập trung vào công
tác chiến lược của công ty đòi hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy
nhiệm, ủy quyền cho nhà quản trị cấp dưới. Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho
nhà quản trị cấp cao lại vừa phát huy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp
thấp hơn.
- Con người và trang thiết bị: Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và
kiến thức thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ,
các bộ phận quản trị với nhau.
Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chuyên
môn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn và
kiểm soát. Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầng
nấc trung gian.