Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TẠ THỊ TUYẾT NHUNG

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC
THUỘC BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – NĂM 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TẠ THỊ TUYẾT NHUNG

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC
THUỘC BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 06 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. LẠI ĐỨC VƯỢNG

HÀ NỘI – NĂM 2017


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc tới Ban Giám đốc,
các thầy, cô giáo của Học viện Hành chính Quốc gia đã giảng dạy, giúp đỡ
tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu. Đặc biệt, tôi xin trân trọng
cảm ơn TS Lại Đức Vượng, Phó Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ đã tận tình
hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tôi hoàn thành luận văn này.
Xin cảm ơn các cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ đã nhiệt tình cung
cấp thông tin, số liệu trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn và giúp tôi
hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu.
Luận văn được hoàn thành qua tìm hiểu tài liệu và nghiên cứu thực
tế. Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nhưng do còn hạn chế về lý luận
và kinh nghiệm thực tế, nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô giáo và những cá nhân quan
tâm đến vấn đề nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm ơn !

Tác giả luận văn

Tạ Thị Tuyết Nhung


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
số liệu, trích dẫn trong luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung
thực. Những kết luận khoa học của luận văn chưa được công bố trong
bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác.

TÁC GIẢ

Tạ Thị Tuyết Nhung


MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn…………………………………………….1
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn………………….. 3
3. Mục đích, nhiệm vụ của luận văn…………………………………………... 6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn…………………………. 6
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn…………. 7
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn………………………………… 8
7. Kết cấu của luận văn…………………………………………………………... 9
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN…………………………………………….. 10
1.1. Tổng quan về hồ sơ công chức………………………………………... 10
1.1.1. Một số khái niệm……………………………………………………... 10
1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ…………………………………………….. 10
1.1.1.2. Khái niệm công chức…………………………………………………... 13
1.1.1.3. Khái niệm hồ sơ công chức…………………………………………… 14

1.1.2. Thành phần hồ sơ công chức………………………………………… 14
1.1.3. Đặc điểm hồ sơ công chức…………………………………………... 18
1.1.4. Hình thức hồ sơ công chức………………………………………………. 19
1.2. Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ công chức………………….... 20
1.2.1. Một số khái niệm.…………………………………………………………. 20
1.2.2. Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức.………………………………... 21
1.2.3. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức …………………………………..22


1.2.4. Quy trình quản lý hồ sơ công chức ……………………………………. 23
1.2.4.1. Công tác lập hồ sơ công chức ………………………………………... 23
1.2.4.2. Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức ……………………... 24
1.2.4.3. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức ……………….. 25
1.2.4.4. Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức ………………… 26
1.2.4.5. Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức ………….. 27
1.2.4.6. Báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức ………………………... 29
1.2.5. Số hóa hồ sơ công chức …………………………………………………. 30
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ……………………………………………….32
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ ………………………………... 34
2.1. Khái quát đặc điểm tình hình của Bộ Nội vụ ………………………….. 34
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ …………………….. 34
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ……………………………………………………. 39
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ …………………………………………. 42
2.1.4. Khái quát đội ngũ công chức của Bộ Nội vụ ………………………... 44
2.1.5. Mô hình tổ chức, mô hình quản lý công chức và mô hình quản
lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ ………………………………………………45
2.1.5.1. Mô hình tổ chức ………………………………………………………... 45
2.1.5.2. Mô hình quản lý công chức ………………………………………….. 46
2.1.5.3. Mô hình quản lý hồ sơ công chức…………………………………… 46

2.1.6. Phân cấp quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……………….. 46
2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……………….. 47
2.2.1. Công tác lập hồ sơ công chức ………………………………………….. 47
2.2.2. Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức ……………………….. 49
2.2.3. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức ………………….. 50
2.2.4. Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức …………………… 52


2.2.5. Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức …………….. 53
2.2.5.1. Số lượng hồ sơ hiện đang được lưu giữ, bảo quản tại các
cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ …………………………………………....... 53
2.2.5.2. Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức …………. 54
2.2.5.3. Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ ………………………. 55
2.2.6. Về việc báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức ………………... 57
2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc quản lý
hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ …………………………………………….. 58
2.2.8. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những
hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……… 59
2.2.8.1. Ưu điểm …………………………………………………………………. 59
2.2.8.2. Hạn chế …………………………………………………………………... 62
2.2.8.3. Nguyên nhân của những hạn chế.…………………………………… 65
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 …………………………………………………………… 71

CHƢƠNG 3:GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ ……………………………………. 73

3.1. Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.… 73
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức….. 75
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ
công chức………………………………………………………………………….. 75

3.2.2. Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp
lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức ……………… 76
3.2.3. Nâng cao chất lượng và tăng cường trách nhiệm của đội ngũ
công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức………………... 78
3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm
công tác quản lý hồ sơ công chức…………………………………………….... 78
3.2.3.2. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp


làm công tác quản lý hồ sơ công chức……………………………………….. 80
3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức ……………... 82
3.2.4.1. Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ………………….. 82
3.2.4.2. Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin
thay đổi về hồ sơ công chức…………………………………………………….. 84
3.2.5. Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật
về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ
công chức riêng…………………………………………………………………... 85
3.2.6. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác
quản lý hồ sơ công chức………………………………………………… 87
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3……………………………………………………….. 89
KẾT LUẬN……………………………………………………………………….. 90
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………... 92
PHỤ LỤC…………………………………………………..................... 95


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của

công tác quản lý công chức, được quy định tại Điều 69 Luật Cán bộ, công
chức; tại Điều 47 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính
phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; tại Thông tư số
11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về
chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức.
Trong công tác quản lý công chức, việc sử dụng, khai thác thông tin
liên quan đến cá nhân công chức, phục vụ cho các hoạt động chuyên môn
nghiệp vụ được diễn ra hàng ngày, với tần suất lớn. Các hoạt động nghiệp vụ
như nâng lương, xem xét các tiêu chuẩn để bổ nhiệm, đề bạt vào các vị trí
lãnh đạo, quản lý; cử đi dự thi nâng ngạch, cử đi đào tạo, bồi dưỡng, thực
hiện chế độ bảo hiểm xã hội, xem xét kỷ luật, khen thưởng…. rất cần đến các
tiêu chí thông tin về đội ngũ cán bộ, công chức.
Để nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tin về công chức, ngoài việc
tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: Nhận xét đánh
giá của cấp quản lý trực tiếp, kết quả thực hiện công việc được giao, phản ánh
của dư luận... thì nhất thiết phải tiến hành việc nghiên cứu hồ sơ công chức.
Hồ sơ công chức là căn cứ pháp lý để cơ quan quản lý và sử dụng công
chức theo dõi, thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức được đầy đủ,
chính xác. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền,
trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Công chức có trách nhiệm hoàn
thiện các tài liệu phục vụ cho việc lập, quản lý hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan
quản lý công chức.
Hồ sơ công chức gắn liền với hoạt động của người công chức, từ khi
được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan nhà nước. Vì vậy, ngay từ khi


được tuyển dụng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm hướng dẫn người
mới được tuyển dụng kê khai lý lịch, nộp văn bằng, chứng chỉ cùng các loại
giấy tờ có liên quan khác để thẩm tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ
sơ công chức ban đầu (hồ sơ gốc). Sau khi lập hồ sơ ban đầu, cơ quan quản lý

công chức có trách nhiệm quản lý, giám sát và bổ sung thường xuyên để phục
vụ cho công tác quản lý nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước.
Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức giúp cho công tác quy hoạch,
bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch,
đánh giá, phân loại, thống kê, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức
được đầy đủ, chính xác. Qua đó sẽ đánh giá được hiệu quả các chủ trương,
đường lối công tác cán bộ của Đảng, hiệu quả quản lý, xây dựng đội ngũ công
chức của Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định
chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức.
Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức cũng sẽ góp phần hỗ trợ tối
đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính thường ngày.
Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi ban hành Luật Cán bộ, công
chức, Nhà nước ta đã ban hành một hệ thống quy đinh
̣ pháp lý tương đối cụ
thể về quả n lý hồ sơ cán bô ̣, công chức. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để
các cơ quan quản lý công chức thực hiện chế độ quản lý hồ sơ công chức theo
những quy chuẩn chung.
Với sự tiến bộ của khoa học - kỹ thuật, nhiều quốc gia trên thế gới đã
tiến hành quản lý hồ sơ công chức theo phương pháp hiện đại (quản lý hồ sơ
điện tử). Đối với nước ta hiện nay, công tác quản lý hồ sơ công chức tại các
cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng chủ yếu vẫn thực hiện
theo cách truyền thống (quản lý hồ sơ giấy), cụ thể là chủ yếu lưu tất cả các
loại tài liệu trong bì hồ sơ công chức, một số thông tin liên quan đến công
chức khi cần phải mở, tra cứu từng hồ sơ. Thời gian gần đây, tại Bộ Nội vụ

2


cũng như một số cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước đã bước đầu áp
dụng quản lý hồ sơ công chức theo phương pháp hiện đại, cụ thể quản lý hồ

sơ công chức bằng hệ thống phần mềm, điện tử hóa các dữ liệu hồ sơ công
chức. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, công tác quản lý
hồ sơ công chức trên cả nước nói chung, công tác quản lý hồ sơ công chức
thuộc Bộ Nội vụ nói riêng vẫn còn gặp phải những khó khăn, bất cập nhất
định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý đội ngũ công chức.
Để góp phần khắc phục những khó khăn, bất cập, hạn chế nêu trên,
chúng ta cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học và thực tiễn, nhằm góp phần
đưa công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đi vào nền nếp, nâng
cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý
cán bộ, công chức trong điều kiện đổi mới và hội nhập hiện nay.
Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội
vụ” làm Luận văn thạc sĩ của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong hệ thống các công trình nghiên cứu về quản lý công chức, về lưu
trữ hồ sơ, vấn đề quản lý, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công
chức vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận. Ngay cả về
phương diện luật học, phải mất một thời gian khá dài, nhà nước ta không ban
hành văn bản quy định về công tác này.
Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi liên quan đến công tác quản lý
hồ sơ công chức còn rất ít, chủ yếu là đề cập đến công tác lưu trữ hồ sơ, tài
liệu nói chung trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Trong mấy năm trở lại đây, công tác quản lý hồ sơ công chức mới bắt
đầu được quan tâm nghiên cứu, xong vẫn chưa đầy đủ, trong đó có một số đề
tài, bài viết đáng chú ý như:

3


Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài
“Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” do Thạc sĩ Lã Thị

Hồng làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin tư liệu, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Đề tài tập trung nghiên cứu về vấn đề thời hạn
bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức, chưa đi sâu nghiên cứu
vào cách thức quản lý hồ sơ để khai thác, sử dụng, phục vụ trực tiếp cho công
tác quản lý nhân sự của cơ quan, tổ chức.
Hai là, nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở một
ngành cụ thể như: Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ
ngành thống kê” của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thư viện
Cục Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc gia, thuộc Bộ Khoa học và Công
nghệ). Đề tài nghiên cứu trên phạm vi rộng, các giải pháp đưa ra mang tính
chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức của hệ thống ngành dọc,
cần tiếp tục nghiên cứu khi triển khai tại một cơ quan, đơn vị cụ thể.
Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục
vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: Luận văn thạc sĩ “Đảm bảo
thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở
Văn phòng Quốc hội” của tác gia Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003 (Tư liệu từ
Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn). Luận văn thạc sĩ tập trung nghiên cứu công tác ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức, chưa đề cập một cách
toàn diện các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức, như hệ
thống thể chế, nhân lực thực hiện, cơ sở vật chất…
Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm đăng trên các Báo, Tạp chí,
Website như: “Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác
giả Hà Quảng - Mai Hương, đăng trên Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, số
6/2006; “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” của tác giả Nguyễn

4


Thị Hiệp, đăng trên Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, số 6/2007; “Xây dựng

và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên
Tạp chí Tổ chức nhà nước số 7/2005; “Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm
quản lý cán bộ, công chức” của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên Tạp chí Tổ
chức nhà nước số 11/2008; “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
thuộc trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức, viên chức” của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh
Phúc, đăng trên Website Sonoivu.vinhphuc.gov.vn; “Trao đổi ý kiến về công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Trần Hoàng Linh, đăng trên
Website http//caicachhanhchinh.gov.vn. Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm
liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức mới chỉ đề cập đến phạm vi
hẹp của vấn đề, mang tính chất trao đổi kinh nghiệm từ thực tế quản lý của
một cơ quan, đơn vị cụ thể, chưa đề cập đến tính hệ thống của công tác quản
lý hồ sơ công chức.
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy, các nội dung nghiên cứu và
trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt
nghiệp, bài viết trao đổi trên các Báo, Tạp chí, Website đã tập trung nghiên
cứu công tác quản lý hồ sơ công chức một cách tổng quát, hoặc mới chỉ
nghiên cứu ở một khía cạnh cụ thể của vấn đề.
Theo nghiên cứu của chúng tôi, cho đến nay có rất ít công trình tập
trung nghiên cứu chuyên sâu về công tác quản lý hồ sơ công chức tại một cơ
quan nhà nước cấp Bộ nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng.
Do đó, đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết các vấn đề
thực tiễn đặt ra hiện nay đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ
Nội vụ, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ.

5


Đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhưng không trùng lặp

với các công trình đã nghiên cứu, công bố trước đây.
3. Mục đích, nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích:
Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ
trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.
3.2. Nhiệm vụ:
- Tổng hợp và phân tích một số vấn đề lý luận về hồ sơ và quản lý hồ
sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Nghiên cứu những quy định của Nhà nước về
quản lý hồ sơ công chức, gắn với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ
Nội vụ.
- Nghiên cứu thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ công chức tại một số cơ
quan, đơn vị trực thuộc Bộ để phân tích, đánh giá thực trạng về công tác quản
lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công
chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tƣợng nghiên cứu:
Hệ thống lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ công chức
thuộc Bộ Nội vụ.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.
Thời gian: Từ năm 2010 (khi Luật Cán bộ, công chức có hiệu lực thi
hành) đến nay.
Địa điểm: Tại các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc Bộ Nội vụ, gồm:
Cơ quan Bộ Nội vụ (các Vụ thuộc Bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ), Ban

6


Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phƣơng pháp luận:
Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin,
tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, quy định của Nhà nước về
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đề tài luận văn tham khảo các tài
liệu về quản lý nguồn nhân lực, nhân sự hành chính nhà nước; các công trình,
bài viết được đăng tải trên các báo, tạp chí, Internet liên quan đến quản lý hồ
sơ công chức; nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, các báo cáo của
Bộ Nội vụ liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức. Phương pháp này
giúp tiếp cận vấn đề từ góc độ lý thuyết đến thực tiễn, kết hợp với các phương
pháp nghiên cứu khác, người viết sẽ tránh được những quan điểm đánh giá
phiến diện để đưa ra những giải pháp phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi hơn.
- Phương pháp nghiên cứu hệ thống: Vấn đề nghiên cứu được xem xét,
nghiên cứu toàn diện, nhiều mặt, từ đó tìm ra được mối quan hệ của các mặt
và tính hệ thống của vấn đề. Phương pháp nghiên cứu hệ thống giúp người
nghiên cứu có được sự hiểu biết đầy đủ, toàn diện, khách quan về vấn đề
nghiên cứu, thấy được mối quan hệ của hệ thống với các sự vật, hiện tượng
khác có liên quan.
- Phương pháp phân tích, so sánh: Phân tích là nghiên cứu các tài liệu,
lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu
sâu sắc về đối tượng. So sánh là việc xem xét từng mặt, từng bộ phận thông
tin đã được phân tích nhằm tiếp cận vấn đề nghiên cứu trong mối tương quan
tổng thể với nhau.

7

- Phương pháp tổng hợp, thống kê: Tổng hợp là liên kết từng mặt, từng
bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ thông lý thuyết mới đầy đủ
và sâu sắc về đối tượng. Thống kê dùng để hệ thống hóa các số liệu thu được
trong quá trình nghiên cứu.
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Là phương pháp nghiên cứu và
xem xét lại những thành quả thực tiễn trong quá khứ để rút ra kết luận bổ ích
cho thực tiễn và khoa học.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận:
Việc nghiên cứu đề tài mang tính lý luận bổ sung, làm phong phú thêm
hệ thống lý luận về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan Bộ nói
riêng và các cơ quan nhà nước nói chung.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn:
Đề tài luận văn giải quyết được các vấn đề sau:
Một là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức sâu sắc về ý
nghĩa, vai trò của công tác quản lý hồ sơ công chức, thấy được những ưu,
nhược điểm, nguyên nhân của những ưu, nhược điểm trong quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ công chức hiện nay. Từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp để
phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác
quản lý hồ sơ công chức trong thực tế.
Hai là, giúp xây dựng đội ngũ công chức có đủ kiến thức, kỹ năng về
quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ
nói riêng.
Ba là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm tư liệu để so sánh,
vận dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, tổ chức

8


nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ công chức, hồ

sơ nhân sự.
Bốn là, giúp Bộ Nội vụ với vị trí, trách nhiệm, vai trò là cơ quan của
Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hồ sơ cán bộ, công chức
có thêm tư liệu để đánh giá, tổng kết, hoàn thiện các văn bản pháp luật quy
định về công tác này.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung
chính của luận văn gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận.
Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.
Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ
công chức thuộc Bộ Nội vụ.

9


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Tổng quan về hồ sơ công chức
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ:
- Khái niệm tài liệu:
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải
thích như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ
thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương
bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo
tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu
viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin

tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã hội có rất
nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ
hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công
tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử.
Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của
tài liệu cho các hoạt động hiện hành, đang diễn ra trong xã hội như: hoạt động
về chính trị, hành chính, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học,
kỹ thuật…
Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông
tin tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử.

10


- Khái niệm hồ sơ:
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Phân tích nội dung của định nghĩa về hồ sơ cho thấy:
+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này
khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc
chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó,
gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ.
+ Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ
là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các
công việc theo qui định.
+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan hoặc của một cá nhân.

Như vậy, hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có
nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt
đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể
được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ
(tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được
quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để
chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra
đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có
thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra
hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ.

11


- Phân loại hồ sơ:
Thực tiễn trong động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình
thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến ở mọi cơ
quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, gồm:
+ Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó.
Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu
(văn bản) kết thúc công việc. Ví dụ: Hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết
khiếu nại, bình xét thi đua, khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ, công
chức,…).
+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh
vực nào đó. Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao,
tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những
văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra
cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày. Tài liệu trong hồ sơ nguyên
tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng

còn hiệu lực pháp lý. Ví dụ : Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật
quy định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức.
+ Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan, phản ánh các thông
tin về một cá nhân cụ thể. Ví dụ hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ công
chức, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh.
+ Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ
sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân…
- Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan:
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng có một lĩnh vực công tác vô
cùng quan trọng, đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao gồm
toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát
huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt

12


động của các cơ quan, tổ chức cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để
bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ,
tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và
thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ
chức muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong
xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy, quản lý
hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó được ví như những huyết
quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều,
đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não,
không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ.
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn, giúp cơ
quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn
bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan. Vai trò công
tác quản lý hồ sơ, tài liệu được thể hiện như sau:

+ Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan.
+ Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của
nhà quản lý.
+ Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản.
+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh
tra và giám sát.
+ Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
1.1.1.2. Khái niệm công chức:
Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008, công chức định nghĩa là công
dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh
trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã
hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội
nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân

13


quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là
sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn
vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính
trị - xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với
công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì
lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy
định của pháp luật.
1.1.1.3. Khái niệm hồ sơ công chức:
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và trên cơ sở
thực tế quản lý, chúng ta có thể thấy rằng hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý
phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất
thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình
độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ

yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác,
được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển
dụng.
Hiểu một cách ngắn gọn nhất, hồ sơ công chức là toàn bộ tài liệu pháp
lý liên quan đến quá trình công tác của người công chức.
1.1.2. Thành phần hồ sơ công chức
Hồ sơ công chức là tài liệu về chính người công chức đó, được hình
thành do yêu cầu nhiệm vụ quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ công chức là
những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của công chức. Chính vì vậy
nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng, gồm những
thành phần như sau:
* Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ gồm các tài liệu:
- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch, gồm:

14


+ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”: Đây là tài liệu chính và bắt buộc
có trong thành phần hồ sơ công chức, phản ánh toàn diện về bản thân, các mối
quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”
do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức
thẩm tra, xác minh, chứng nhận. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” gồm 14
trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu:
Mẫu 01a-BNV/2007.
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu quan trọng phản
ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách
nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” và được cơ quan có thẩm
quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức gồm 4 trang được làm bằng giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký

hiệu: Mẫu 2C-BNV/2008.
+ Bản “Tiểu sử tóm tắt”: Là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán
bộ, công chức”. Tài liệu này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản
lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý
cán bộ, công chức khi có yêu cầu. “Tiểu sử tóm tắt” gồm 2 trang được làm
bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 03aBNV/2007.
+ “Giấy khai sinh”: Là bằng chứng pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất
xác định một người đã sinh ra (ở đâu, ngày tháng năm nào, cha mẹ là ai...).
Mẫu giấy khai sinh được thực hiện theo mẫu quy định của nhà nước.
- Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng: bao gồm các loại giấy tờ có
liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như bảng điểm, văn bằng, chứng
chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi
dưỡng nghiệp vụ. Các giấy tờ này phải được cơ quan có thẩm quyền chứng

15


nhận. Đối với văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được
dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan
có thẩm quyền.
- Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức: Là toàn bộ tài
liệu có liên quan đến việc tuyển dụng công chức như kết quả thi tuyển, xét
tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận.
* Đối với công chức đang công tác, hồ sơ gồm các tài liệu sau:
Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, hồ sơ công chức đang công tác
bao gồm các thành phần sau:
- Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu do công
chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan
có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công
chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận.

- Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,
biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức.
- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ
quan sử dụng công chức.
- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm,
giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công
tác, tổng kết học tập).
- Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai
tài sản theo quy định hiện hành.
- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận
của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến
công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu

16


trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được
xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và
các quan hệ xã hội của công chức.
* Từ những nội dung trình bày về thành phần hồ sơ công chức nêu
trên, chúng tôi xin đưa ra các nhóm tài liệu thuộc thành phần hồ sơ công
chức như sau:
- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch: Phản ánh các thông tin cơ bản nhất về
lý lịch nhân thân công chức.
- Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng: Phản ánh các thông tin về quá
trình đào tạo, bồi dưỡng của người công chức, từ trước khi tuyển dụng cho
đến khi công chức nghỉ hưu.
- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, nghỉ

hưu, thôi việc: Phản ánh các thông tin về tuyển dụng, thay đổi chức nghiệp
của người công chức.
- Nhóm tài liệu về đánh giá, khen thưởng, kỷ luật: Phản ánh các thông
tin về kết quả đánh giá, phân loại công chức hàng năm; về các danh hiệu, hình
thức khen thưởng mà công chức đạt được trong quá trình công tác; về các
hình thức kỷ luật bị thi hành, hoặc văn bản thông báo phê bình đối với công
chức do vi phạm các quy định trong quá trình công tác.
- Nhóm tài liệu về giải quyết khiếu nại, tố cáo: Phản ánh các thông tin
về việc công chức bị khiếu nại, tố cáo và việc giải quyết của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Tùy vào từng hoàn cảnh, vị trí công tác của công chức mà trong hồ sơ
gồm các loại hình tài liệu khác nhau (tham khảo phần Phụ lục). Tất cả những
tài liệu này phần lớn là bản gốc, bản chính, đối với các văn bằng, chứng chỉ là
bản sao có công chứng. Như vậy, toàn bộ quá trình công tác, phấn đấu của cá

17