Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam.doc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (370.66 KB, 79 trang )
Chuyên đề tốt nghiệp
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
* QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ:................................................................12
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng.............Error: Reference source not found
Biểu 2.2: Phiếu thu....................................Error: Reference source not found
Biểu 2.3: Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng.. .Error: Reference
source not found
Biểu 2.4: Biên bản trả lại hàng..................Error: Reference source not found
Biểu 2.5: Hóa đơn giá trị gia tăng.............Error: Reference source not found
Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng....Error: Reference source not
found
Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng....Error: Reference source not
found
Biểu 2.8: Trích sổ tổng hợp doanh thu bán hàng.Error: Reference source not
found
Biểu 2.9: Trích chứng từ ghi sổ.................Error: Reference source not found
Biểu 2.10: Trích chứng từ ghi sổ...............Error: Reference source not found
Biểu 2.11: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ....Error: Reference source not
found
Biểu 2.12: Sổ cái tài khoản 511.................Error: Reference source not found
Biểu 2.13: Trích sổ cái TK 531.................Error: Reference source not found
Biểu 2.14: Phiếu xuất kho.........................Error: Reference source not found
Biểu 2.15: Phiếu nhập kho........................Error: Reference source not found
Biểu 2.16: Trích Thẻ kho..........................Error: Reference source not found
Biểu 2.17: Trích Sổ chi tiết hàng hóa........Error: Reference source not found
Biểu 2.18: Trích bảng tổng hợp hàng hóa. Error: Reference source not found
Biểu 2.19: Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán......Error: Reference source not
found
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
Biểu 2.20: Trích sổ tổng hợp giá vốn hàng bán...Error: Reference source not
found
Biểu 2.21: Trích chứng từ ghi sổ...............Error: Reference source not found
Biểu 2.22: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.....Error: Reference source not found
Biểu 2.23: Trích Sổ cái TK 632
.........Error: Reference source not found
Biểu 2.24: Phiếu chi..................................Error: Reference source not found
Biểu 2.25: Hóa đơn GTGT........................Error: Reference source not found
Biểu 2.26: Phiếu xuất kho phụ liệu...........Error: Reference source not found
Biểu 2.27: Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt...........Error:
Reference source not found
Biểu 2.28 : Sổ tổng hợp chi phí bán hàng. Error: Reference source not found
Biểu 2.29: Trích chứng từ ghi sổ...............Error: Reference source not found
Biểu 2.30: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ....Error: Reference source not
found
Biểu 2.31: Sổ cái tài khoản 641.................Error: Reference source not found
Biểu 3.1: Sổ chi tiết bán hàng....................Error: Reference source not found
Biểu 3.2: Bảng tổng hợp bán hàng............Error: Reference source not found
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
* QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ:................................................................12
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TNHH:
Trách nhiệm hữu hạn
GTGT:
Giá trị gia tăng
KH:
Khách hàng
SXKD:
Sản xuất kinh doanh
KT:
Kế toán
XK:
Xuất kho
NH:
Ngân hàng
TK:
Tài khoản
CPBH:
Chi phí bán hàng
DN:
Doanh nghiệp
HĐ:
Hóa đơn
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế, bán hàng có vai trị vơ
cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội. Vì:
Thứ nhất, bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuất
đến nơi tiêu dùng.
Thứ hai, bán hàng cịn đóng vai trị lưu thơng tiền tệ trong guồng máy
kinh tế.
Thứ ba, bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi
có nhu cầu.
Thứ tư, bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua và người bán.
Công ty TNHH SD Việt Nam là một cơng ty 100% vốn nước ngồi
chun sản xuất và kinh doanh các bộ dây dẫn điện dùng trong ngành công
nghiệp và ngành đồ điện gia dụng. Ý thức được vai trị quan trọng của bán
hàng, Cơng ty đã cố gắng tổ chức và hoàn thiện khâu bán hàng ngày càng
hiệu quả hơn, đặc biệt là trong công tác kế tốn bán hàng. Có thể cho rằng
phần hành kế tốn bán hàng là phần hành chủ đạo trong công tác kế tốn của
Cơng ty. Ngồi ra, kế tốn bán hàng cịn giữ vai trị rất quan trọng vì khơng
chỉ cung cấp thơng tin kế tốn mà cịn góp phần phục vụ hoạt động bán hàng
và còn là căn cứ để ban giám đốc đưa ra các quyết định trong hoạt động kinh
doanh của Công ty.
Sau thời gian thực tập ở Công ty TNHH SD Việt Nam, với sự hướng dẫn
nhiệt tình của thầy giáo TS. Phạm Thành Long và được sự quan tâm giúp đỡ,
chỉ bảo tận tình của các anh chị Phịng Kế tốn tại Cơng ty em đã lựa chọn đề
tài: “Hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam” làm
đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của
Công ty TNHH SD Việt Nam
Chương 2: Thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH SD Việt Nam
Chương 3: Hồn thiện kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH SD Việt Nam
Mặc dù đã rất cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để chun đề được hồn
thiện song do thời gian và trình độ cịn hạn chế nên em khơng tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên
đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM
1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty
Công ty TNHH SD Việt Nam là Công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản.
Công ty hiện đang sử dụng các máy móc trang thiết bị với cơng nghệ hiện đại
được nhập khẩu từ Nhật Bản và áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001/2000 và
ISO 140001/2004 thân thiện với mơi trường cho lĩnh vực sản xuất của mình.
Sản phẩm của Công ty sản xuất ra chủ yếu là các loại bộ dây dẫn điện dùng
trong sản xuất máy giặt, tủ lạnh, xe ô tô, xe máy, xe đạp điện, xe nâng hàng
đầu nối tự động... Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty như: ACH
connector, WPJ connector, RIJ connector, RIC connector, ZE connector, PUD
connector, JUX connector, HTB connector, RHM connector, FCT connector,
SDKR connector, MUF connector…Các sản phẩm này có độ hợp chuẩn và
chính xác cao, rất đa dạng, phong phú về chủng loại và đạt chất lượng cao, có
uy tín trên thị trường.
Các sản phẩm của Cơng ty chủ yếu được phân thành 2 loại theo công
dụng của sản phẩm. Thứ nhất là, các bộ dây dẫn điện dùng trong công nghiệp
(bộ dây dẫn điện dùng trong ô tô, xe máy, xe máy, xe nâng hàng đầu nối tự
động…). Thứ hai là, các bộ dây dẫn điện cho đồ gia dụng (bộ dây dẫn điện
trong máy giặt, tủ lạnh…).
Đây là các chi tiết phục vụ cho ngành sản xuất công nghiệp, sản xuất đồ
gia dụng nên các loại sản phẩm này của Cơng ty có tính đặc thù riêng. Mỗi
sản phẩm gắn với những chỉ số kỹ thuật liên quan trực tiếp đến mặt hàng sản
xuất của khách hàng. Do đó, khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng sẽ được
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
1
Chuyên đề tốt nghiệp
Công ty tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp. Sản phẩm thường
được bán ra theo từng bộ chứ không phải là từng đơn vị riêng lẻ.
Ngồi các sản phẩm thơng dụng đang tiến hành sản xuất, Công ty không
ngừng nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng ngành công nghiệp ngày
càng phát triển.
1.1.2 Thị trường của Công ty
* Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoá
giữa người bán và người mua.
* Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường:
- Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường:
+ Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuất
trong cơng nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu và
giá cả hàng hố và dịch vụ.
+ Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thị
trường được thể hiện thơng qua các chủ trương, chính sách, phong tục tập
qn và truyền thống, trình độ văn hố của nhân dân, đặc biệt là chính sách
tiêu dùng, chính sách khoa học và cơng nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại,
chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thị
trường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường.
+ Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả người
sản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thơng qua đó sẽ tác động đến
cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ.
+ Các nhân tố thời tiết, khí hậu, các nhân tố này cũng ảnh hưởng đến
sản xuất, năng suất lao động, tiêu dùng, tốc độ tiêu thụ và cuối cùng là ảnh
hưởng đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ.
- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường:
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
2
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch phát
triển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối
đối, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ để
Nhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp vào
cung, cầu, vào giá cả hàng hố và dịch vụ. Mặt khác, chính những cơng cụ
này cịn tạo nên mơi trường kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn làm ăn có
hiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng một
cách thích hợp các loại nhân tố này.
+ Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuất
kinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phân
phối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và
dịch vụ. Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệp
nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng
kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và
giá cả hàng hố, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của
doanh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp hay cơng ty khi bắt đầu có quyết định thành lập
đều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa
chọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp.
Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn
100% vốn đầu tư của nước ngồi như Cơng ty TNHH SD Việt Nam. Cơng ty
đã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho
mình.
Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Nhân tố
khách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị
trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiến
lược kinh doanh.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các bộ dây dẫn điện dùng trong sản
xuất đồ gia dụng và trong cơng nghiệp do đó khách hàng tìm đến Cơng ty
thường là các cơng ty sản xuất đồ gia dụng và sản xuất công nghiệp. Bạn hàng
chủ yếu là các cơng ty nước ngồi và một số cơng ty nước ngồi sản xuất tại
Việt Nam. Như:
Xuất khẩu: Sumiden Tomita Shoji Co., Itd; Daikin; Bessho Densen;
Zoojirushi.
Nội địa: Panasonics Việt Nam; Toa Việt Nam; Nectonkin…
Hiện nay, trên thế giới ngành sản xuất công nghiệp và đồ gia dụng ngày
càng phát triển. Do đó, thị trường của Cơng ty ngày càng mở rộng nhưng bên
cạnh đó cũng địi hỏi Cơng ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm
cũng như mẫu mã các sản phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản
phẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp.
Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách
hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những khách
hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty
Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm sản phẩm
của Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên sản xuất và cung cấp những loại bộ
dây dẫn điện cho các công ty sản xuất công nghiệp, đồ gia dụng, không cung
cấp cho thị trường bên ngồi nên Cơng ty chỉ sản xuất và bán hàng thông qua
những đơn đặt hàng của khách hàng. Theo phương thức này người mua đến
hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủng
loại, số lượng). Phòng kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển
xuống phòng sản xuất kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng hay
khơng, nếu đáp ứng được phịng sản xuất sẽ thơng báo lại cho phòng kinh
doanh. Tại phòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho
ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng. Nếu bên mua chấp
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
4
Chuyên đề tốt nghiệp
nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào số
lượng, chủng loại trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ tiến hành
sản xuất, khi sản phẩm hồn thành nhập kho Cơng ty sẽ chuyển hàng cho
người mua theo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng.
Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi khách hàng
chấp nhận thanh tốn thì lơ hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêu
thụ. Cơng ty có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm ghi trên hợp đồng rồi mới
chuyển đi hoặc có thể sản xuất theo từng phần trăm của hợp đồng rồi chuyển
đi trong thời hạn được ký kết trong hợp đồng.
Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh tốn của khách hàng thì Cơng ty
có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay
và bán hàng theo phương thức trả chậm.
Hình thức thanh tốn mà Cơng ty dành cho các khách hàng rất đa dạng,
phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khách hàng có thể trả
chậm hoặc có thể thanh tốn ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm
chi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàng
không thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thanh tốn ln.
Phương thức trả chậm (đã thanh tốn một phần, phần cịn lại trả chậm hoặc
thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với
những khách hàng thường xun, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.
Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản đã được quy định trong
hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh tốn
trả chậm, Cơng ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh
tốn của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý
các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp
các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đơn đốc nhắc nhở
khách hàng thanh tốn đúng hạn. Ngồi ra, Cơng ty cịn tiến hành lập dự
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
5
Chun đề tốt nghiệp
phịng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp
khách hàng mất khả năng thanh toán.
Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vì
khách hàng chủ yếu của Cơng ty là khách hàng thường xun. Do đó, Cơng ty
có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoản
phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn.
1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt
Nam
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong q trình bán hàng có
sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Từ phịng kinh doanh
(tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách
hàng); ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt hàng); bộ
phận kho (lưu kho, xuất hàng); phịng kế tốn (tiến hành ghi sổ và thanh tốn
với khách hàng)… Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức
tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau. Do đó, việc tổ chức quản
lý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng.
1.2.1 Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do
phòng kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng.
1.2.2 Phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch tiến hành lập các kế hoạch kinh doanh dài, trung, ngắn hạn
đối với từng mặt hàng và từng khách hàng.
1.2.3 Phòng kinh doanh
Phịng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập
các báo cáo tổng hợp và thực tế tình hình sản xuất và bán hàng.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
6
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.3.1 Bộ phận Marketing
Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến tay
khách hàng. Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng
rất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộ
phận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm thêm các
khách hàng tiềm năng cho Cơng ty. Cơng ty giới thiệu sản phẩm của mình
đến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo giá
đến khách hàng và đặc biệt khi Công ty mới nghiên cứu thành công một số
sản phẩm mới nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Ngồi ra, Cơng ty
cịn tiến hành quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội chợ triển lãm trong và
ngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn. Vì vậy, nhiều
khách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lại
lợi nhuận ngày càng cao cho Cơng ty.
Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Cơng ty sẽ đến
phịng kinh doanh đặt hàng. Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất
nhiệt tình của nhân viên Cơng ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từ
đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế.
1.2.3.2 Trưởng phòng kinh doanh
Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ
trình với ban giám đốc ký duyệt. Đối với Cơng ty thì hợp đồng kinh tế là rất
cần thiết vì Cơng ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên
rủi ro lớn. Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lý
giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Cơng ty có quyền
địi tiền khi đến hạn trả tiền.
Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phịng kinh doanh sẽ thơng
báo cho phịng sản xuất và các phịng ban khác có liên quan để chuẩn bị
những yếu tố cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
7
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.3.3 Bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm tồn bộ các cơng việc liên quan đến đóng
gói, bảo quản thành phẩm và giao hàng. Như:
- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài
nước).
- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp C/O
cho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất khẩu…)
- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất.
- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liên
quan và khách hàng.
1.2.3.4 Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa của Cơng ty được vận chuyển đến tay khách hàng thông qua
đường hàng không, đường thủy, đường bộ (cả trong nước và xuất khẩu) là
chủ yếu. Vì vậy, Cơng ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng với một số
công ty vận chuyển quen thuộc. Đảm bảo khơng có hư hại gì đối với chất
lượng, thiệt hại về số lượng hàng hóa trong khâu vận chuyển.
1.2.4 Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm
Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty TNHH SD Việt Nam đã
đề những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả, đồng thời nắm bắt
được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm. Thành phẩm được kiểm soát ở
tất cả các khâu, từ khâu sản xuất đến khâu nhập kho cho đến khi bàn giao cho
khách hàng. Trước khi nhập kho, sản phẩm hoàn thành phải được xác nhận
bởi bộ phận kiểm tra chất lượng. Sau khi loại bỏ những sản phẩm không đạt
tiêu chuẩn, sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được đóng gói và được tổ trưởng các tổ
sản xuất chuyển đến kho làm thủ tục nhập kho và tiến hành nhập kho thành
phẩm. Khi xuất hàng giao bán thành phẩm được kiểm tra lại một lần nữa để
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
8
Chuyên đề tốt nghiệp
đảm bảo chất lượng của thành phẩm khi giao bán, đủ về số lượng, và đúng về
chủng loại.
1.2.5 Bộ phận kho
Khi thành phẩm được chuyển đến kho, tổ trưởng các tổ sản xuất viết
phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng trên phiếu nhập kho, trực tiếp
nhận hàng chuyển vào kho theo đúng nơi quy định cho từng chủng loại mặt
hàng. Nhập kho xong, thủ kho ghi vào thẻ kho để theo dõi.
Khi xuất bán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghi
trên phiếu xuất kho. Sau đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đối
chiếu số liệu với phịng kế tốn.
1.2.6 Phịng kế tốn
Lập các báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng cho ban giám đốc.
1.2.6.1 Kế tốn kho
Phịng kế tốn căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phân
loại sản phẩm, tính giá thành từng loại sản phẩm. Đồng thời, kế toán kho vào
sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số
lượng).
1.2.6.2 Kế tốn bán hàng
Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi
nhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan.
1.2.6.3 Kế tốn thanh tốn
Khi khách hàng thanh tốn có thể đến thẳng Cơng ty thanh tốn cho
phịng kế tốn hoặc có thể thanh tốn qua ngân hàng.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
9
Chuyên đề tốt nghiệp
Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đề
nghị nộp tiền, nộp cho phịng kế tốn. Sau khi kiểm tra lại thơng tin nhân viên
phịng kế tốn sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủ
quỹ. Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền. Căn cứ vào
phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài
khoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Cơng ty. Căn cứ vào giấy báo có
kế tốn vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất lượng
cũng như số lượng. Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bên
mua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh tốn, cịn
những sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Cơng ty.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và
lượng hàng hóa bị gửi trả lại do khơng đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiến
hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau
đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng. Vì hàng hóa sản
xuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên nên Công ty không
phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán, chiết khấu
thương mại.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
10
Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH
SD VIỆT NAM
2.1. Kế tốn doanh thu
Cơng ty TNHH SD Việt Nam là một Công ty sản xuất nên doanh thu từ
bán thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất và nguồn thu chủ yếu của Công ty.
Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây làm lợi nhuận
cũng như vốn chủ sở hữu của Cơng ty tăng lên, góp phần làm tăng thêm tính
tự chủ của Cơng ty.
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Kế toán khoản doanh thu
Theo chế độ quy định Cơng ty sử dụng các chứng tư kế tốn sau để hạch
tốn doanh thu:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh
tốn, Uỷ nhiệm thu, Giấy báo có của Ngân hàng, Bản sao kê của
Ngân hàng...)
- Chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ hàng hoá bán ra…
* Hố đơn giá trị gia tăng
Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phịng
kinh doanh sẽ báo lên phịng kế tốn để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán lập
hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
11
Chun đề tốt nghiệp
hành. Trong đó, ghi rõ các thơng tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty,
đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên
(đặt giấy than viết 1 lần)
- Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.
- Liên 3: Được dùng để thanh toán.
* Phiếu thu
Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng là
phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên (đặt
giấy than viết 1lần)
- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty.
- 1 liên giao cho khách hàng.
- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ.
* Giấy báo Có.
Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng chuyển khoản thơng qua
Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phịng kế tốn
của Cơng ty. Khi nhận được giấy báo Có kế tốn tiến hành ghi sổ kế tốn và
lưu giữ tại phịng kế tốn.
* Quy trình ln chuyển chứng từ:
Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết các
điều khoản, phòng sản xuất sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng. Khi sản phẩm
hoàn thành về số lượng, chủng loại theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hành
đóng gói xuất bán. Phịng kế tốn lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy
than viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ):
giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Công ty để ghi
sổ. Đồng thời, Thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho. Sau khi
Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phịng kế toán.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
12
Chuyên đề tốt nghiệp
Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Phiếu
thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển,
Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ.
Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền. Sau đó, người
nhận hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoá
đơn GTGT, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2). Căn cứ vào Phiếu xuất kho,
Hố đơn GTGT đã hồn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng
rồi ghi thẻ kho cho từng loại thành phẩm xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT
(liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phịng kế tốn. Kế tốn tổng hợp
nhận những chứng từ kế toán này sẽ tiến hành ghi sổ.
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu
tiền ngay trực tiếp
KH
Phịng
SXKD
Tổng
giám
đốc
KT
bán
hàng
Đơn
đặt
hàng
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Lập
hóa
đơn
GTGT
Thủ
kho
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
KT
thanh
tốn
Lập
phiếu
thu
Thủ
quỹ
Thu
tiền
KT
tổng
hợp
Ghi
sổ
Nếu khách hàng thanh tốn qua ngân hàng trình tự ln chuyển chứng từ
cũng được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế tốn thanh tốn sẽ sử dụng
Giấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
13
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu
tiền ngay qua ngân hàng
KH
Phịng
SXKD
Tổng
giám
đốc
KT
bán
hàng
Đơn
đặt
hàng
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Lập
hóa
đơn
GTGT
Thủ
kho
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
KT
thanh
tốn
Giấy
báo có
của NH
KT
tổng
hợp
Ghi
sổ
Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng
bán chịu nhân viên kế tốn của Cơng ty phải phân tích khả năng thanh tốn
của khách hàng. Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được
quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Quy trình luân
chuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàng
thanh toán ngay chỉ khác là kế tốn thanh tốn khơng viết phiếu thu mà viết
giấy nợ cho khách hàng.
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
14
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
KH
Phịng
SXKD
Đơn
đặt
hàng
Hợp
đồng
kinh
tế
Tổng
giám
đốc
Ký
duyệt
KT
bán
hàng
Hóa
đơn
GTGT
Thủ
kho
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
KT
thanh
toán
KT
tổng
hợp
Viết
giấy
nợ
Ghi
sổ
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hạch toán giảm giá hàng bán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của Cơng ty
có chất lượng và uy tín trên thị trường. Các sản phẩm của Công ty luôn qua
khâu kiểm duyệt nghiêm ngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhập
kho. Do đó, hiện nay Cơng ty TNHH SD Việt Nam khơng có chính sách giảm
giá hàng bán cho khách hàng.
Hạch toán chiết khấu
Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hàng hưởng
khi khách hàng mua với số lượng lớn. Trường hợp người mua hàng nhiều lần
mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu
được ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, khoản chiết
khấu thương mại này được hạch toán vào TK 521. Tài khoản này phản ánh
khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ
theo đúng chính sách chiết khấu thương mại đã quy định. Nhưng do tại Công
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
15
Chun đề tốt nghiệp
ty khơng thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng nên sẽ không xét
trường hợp này.
Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng người
mua từ chối, trả lại. Do các lỹ do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém
phẩm chất, khơng đúng chủng loại, quy cách. Kế tốn sử dụng TK 531 để
phản ánh hàng bán bị trả lại.
Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủng loại,
quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng thì khách
hàng được đổi mới trong thời gian quy định hoặc có thể trả lại một phần hoặc
tất cả số hàng đó cho Cơng ty. Hoặc khách hàng và Công ty đã thỏa thuận với
nhau về chủng loại cũng như số lượng hàng hóa bán ra nhưng vì lý do nào đó
thuộc về phía khách hàng mà khách hàng không thể nhận được lô hàng đó thì
Cơng ty cũng làm thủ tục nhận lại lơ hàng đó.
Sản phẩm của Cơng ty ln được bộ phận đánh giá chất lượng kiểm tra
nghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách hàng nên việc xảy ra hiện
tượng hàng hóa kém chất lượng là rất ít. Tuy nhiên, quy trình sản xuất của
Cơng ty trải qua nhiều khâu, từ khâu lập thiết kế tại phòng kỹ thuật đến khâu
lựa chọn vật tư cho đến quy trình sản xuất tại phân xưởng sản xuất. Do đó, có
thể có những sai sót khách quan xảy ra đối với sản phẩm. Trong trường hợp
này Công ty chấp nhận nhận lại hàng.
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì cần có các chứng từ kèm
theo hàng hóa trả lại như: Biên bản trả lại hàng hóa, Hóa đơn GTGT (hàng
bán bị trả lại, phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại)… Cụ thể, khách hàng và
phòng kinh doanh của Công ty thỏa thuận lập biên bản trả lại hàng, trên biên
bản ghi rõ lý do trả lại hàng do sai về quy cách, mẫu mã, phẩm chất hay từ
phía khách hàng và ký vào biên bản. Khách hàng gửi cho Cơng ty Hóa đơn
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
16
Chuyên đề tốt nghiệp
GTGT (liên 2) trong đó ghi rõ hàng bán bị trả lại. Hóa đơn GTGT được
chuyển tới phịng kế tốn, kế tốn kiểm tra lại các thơng tin trên hóa đơn về số
lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó kế tốn lập đề nghị nhập kho và chuyển
những chứng từ này cho thủ kho lập phiếu nhận kho. Thủ kho sẽ tiến hành
kiểm tra lại hàng hóa nhập lại theo chỉ tiêu số lượng và quy cách, rồi viết
phiếu nhập kho đồng thời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thành
phẩm phản ánh vào thẻ kho số lượng nhập lại. Thủ kho sau khi kiểm tra nhập
kho hàng và ghi thẻ kho sẽ chuyển các chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập
kho) lên phịng kế toán để kế toán vào sổ.
Trên phiếu nhập kho thủ kho chỉ ghi về mặt số lượng, do Công ty tính
giá vốn theo phương pháp cả kỳ dự trữ nên giá vốn của thành phẩm bán ra là
giá vốn của tháng trước nếu hàng hóa bán ra vào tháng trước bị trả lại trong
tháng này, còn nếu hàng bán ra và bị trả trong cùng một tháng thì kế toán chờ
đến cuối tháng khi xác định được giá vốn sẽ điền thông tin về đơn giá và thành
tiền vào phiếu nhập kho. Đây chính là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ.
Cuối tháng tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàng
bán bị trả lại, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 531.
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại
KH và
phòng
KD
Biên
bản trả
lại hàng
Khách
hàng
Hóa
đơn
GTGT
Thủ
kho
Kế
tốn
Nhập
kho và
ghi thẻ
kho
Ghi
sổ
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế tốn VBII - K21
17
Chuyên đề tốt nghiệp
Sau đây em xin trình bày một số chứng từ kế tốn mà Cơng ty sử dụng
trong hạch tốn:
VD: Ngày 17/08/2010, Cơng ty TNHH SD Việt Nam xuất bán cho
Cơng ty Panasonic theo giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT
10%.
- WPJ connector: 2050 kg, đơn giá 3.093,2USD/ kg.
- RIC connector: 1200 kg, đơn giá 1.815,5USD/ kg.
Kế toán sẽ lập các chứng từ kế toán như sau:
Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K21
18
