Chuyên đề công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của văn phòng bộ công nghiệp phục vụ hoạt động quản lý của lđb

CÔNG TÁC THU THẬP, xử LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA
VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB.
CHƯƠNG 1 : VAI TRÒ CỦA VP BCN TRONG VIỆC ĐẢM BẢO THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CỦA LĐB.
1.1)
Lý luận chung vè thông tin và vai trò của Văn phòng trong việc đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý.
1.1.1) Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý.
- Khái niệm thông tin.
Từ xưa đến nay, thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động của đời sống con người.
Người ta thừa nhận rằng thông tin cùng với các vật chất, năng lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc
gia. Đặc biệt trong một xã hội thông tin như hiện nay, mọi hoạt động của con người đều cần đến sự giao lưu thông tin
vì vậy, thông tin được coi là nguồn lực có giá trị hơn nhiều nguồn lực vật chất, đem lại hiệu quả hoạt động của mọi
cơ quan. Chính từ sự góp mặt thông tin trong mọi lĩnh vực của đời sống đã dẫn tới nhiều khái niệm khác nhau về
thông tin. Mỗi lĩnh vực khoa học lại tiếp cận thông tin theo một khía cạnh riêng bởi thông tin vốn là một khái niệm
trìu tượng mà con người không thể nhìn thấy được. Neu hiểu thông tin theo nghĩa của từ “Iníbrmatio” bắt nguồn từ
tiếng La tinh , thông tin chính là sự truyền đạt ý tưởng, khái niệm, biểu tượng.Theo quan niệm của báo chí: Thông tin
là cung cấp những sự việc chưa biết,là một phương tiện phổ biến thông tin đại chúng phổ biến và quen thuộc với mọi
người, báo chí đề cập tới tính mới mẻ và cập nhật của thông tin.Neu hiểu thông tin theo ngữ nghĩa thì thông tin được
đồng nhất với tri thức, kiến thức làm thay đổi trữ lượng kiến thức của con người. Thông tin theo các cách hiểu như
trên được xem xét trong trạng thái tĩnh và các khái niệm này chưa đề cập được cách thức con người tiếp cận với
thông tin.
Theo chúng tôi, khái niệm về thông tin được trình bày một cách khái quát nhất theo quan điếm của triết học:
Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thếgiới vật chất) bằng ngôn ngữ, kí hiệu, hình ảnh ...hay nói
rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động đến giác quan của con người.
Dưới quan điểm triết học, thông tin chính là sự phản ánh của thế giới vật chất đến giác quan của con người
thông qua một kênh thông tin nào đó và biến đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện tượng.
Quan điểm này phù họp với một trong hai vấn đề mà triết học quan tâm giải quyết đó là vật chất quyết định ý thức.
Qua khái niệm này, chúng ta có thể thấy được bản chất và trình tự của quá trình thông tin .Trước hết ,phải
khẳng định rằng quá trình thông tin là một quá trình phản ánh và để quá trình phản ánh đó trở thành quá trình thông
tin thì phải có hai đối tượng: Đối tượng làm nhiệm vụ phản ánh và đối tượng cảm nhận, khi đối tượng cảm nhận nhận

biết được thông tin và phản hồi trở lại đối tượng phản ánh thì mới kết thúc quá trình thông tin .
Chính vì tính khái quát và đầy đủ của khái niệm thông tin theo thuyết phản ánh nên thông tin được đề cập
trong khóa luận tốt nghiệp của chúng tôi được hiểu theo cách này.
Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý.
Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục
tiêu trên cơ sở sử dụng các tài nguyênịcon người, tri thức, tiền, vật chất, năng lượng,không gian, thời gian...) []
Theo khái niệm này để thực hiện quá trình quản lý cũng cần có hai đối tượng tham gia vào quá trình quản lý
đó là đối tượng làm nhiệm vụ quản lý (chủ thể quản lý) và đối tượng bị quản lý (khách thể quản lý) trong đó đối
tượng làm nhiệm vụ quản lý tiến hành một số các hoạt động cơ bản như xác định mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện
1


mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
Để thực hiện quá trình quản lý thì phải có sự góp mặt của quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và
khách thể quản lý, trong đó chủ thể quản lý nhận những thông tin báo cáo từ khách thể quản lý và ngược lại khách
thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo từ chủ thể quản lý. Chúng ta có thể coi chủ thể hoặc khách thể quản lý vừa là đối
tượng phản ánh vừa là đối tượng cảm nhận trong quá trình thông tin . Vì vậy khái niệm thông tin trong quản lý không
có nhiều điểm khác biệt, xa rời với khái niệm thông tin đã bàn ở trên.
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo về sự kiện đã xẩy ra trong hoạt
động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý, về những thay đổi thuộc tính của hệ
thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo cá biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực,
không gian và thời gian đoi với các khách thể quản lý. []
Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý trên được trình bày khá đầy đủ và khái quát, đề cập cả đến nội
dung thông tin trong hoạt động quản lý và mục đích của việc sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý.
Sự phản ánh ở đây là sự chuyển giao những thông tin về tình hình, tiến trình giải quyết sự việc hoặc những
thông tin phát sinh có liên quan đến quá trình quản lý, cần có được sự phản hồi từ nhà quản lý bằng cách ra quyết
định quản lý.
Sự biến đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện tượng được thể hiện bằng việc các nhà
quản lý đưa ra các biện pháp, những quyết định , điều chỉnh họp lý sau khi nhận được thông tin phản ánh.
1.1.2) Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý.

Có thể nói rằng quản lý nói chung và thông tin là hai lĩnh vực có quan hệ mật thiết với nhau. Neu không có
thông tin, quản lý sẽ không tồn tại với tư cách là quản lý bởi sự trao đổi, giao lưu thông tin giữa chủ thể và khách thể
quản lý sẽ không được thực hiện. Thông tin chính là một yếu tố bên trong, đóng góp vào mọi nội dung của quá trình
quản lý từ lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ đạo điều hành việc thực hiện, đến kiểm tra, đánh giá. Bao giờ
trong hoạt động quản lý cũng cần tới sự trao đổi thông tin giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý, giữa toàn bộ
hệ thống với môi trường xung quanh, từ đó nhà quản lý mới hiểu rõ được đối tượng mình quản lý để đưa ra chỉ thị,
quyết định phù họp.
Vì vậy, có thể khẳng định thông tin là cơ sở của lãnh đạo và quản lý.
Nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là ra các quyết định quản lý.Chất lượng của quyết định quản lý lại phụ
thuộc phần lớn vào chất lượng của công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý. Nếu ngay từ
bước đầu, hoạt động quản lý thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác thì nhà quản lý sẽ không đề ra được mục
đích, kế hoạch của cơ quan.Trên cơ sở phân tích thông tin đã có, nhà quản lý sẽ lựa chọn được những phương án tổ
chức thực hiện tối ưu để thực hiện kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Trong tiến trình thực hiện công việc, nhà quản lý
cũng rất cần những thông tin báo cáo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện. Từ đó, nhà quản lý có thể đối chiếu với
kế hoạch đã đặt ra, có điều chỉnh những vấn đề phát sinh nhanh chóng và phù họp, bổ sung cho những quyết định
trước đó của mình.
Hơn thế nữa, thông tin còn giúp cho các quyết định quản lý trở nên chính xác và khoa học, tình trạng thiếu
thông tin sẽ dẫn tới kết quả quản lý đi ngược với mục tiêu đã đề ra, việc điều hành quản lý rơi vào chủ quan, duy ý
chí, ảnh hưởng đến chất lượng công việc thậm chí là dẫn đến thất bại gây thiệt hại to lớn cho cơ quan.
Tóm lại, thông tin và hoạt động quản lý luôn có sự gắn kết chặt chẽ với nhau. Xét trong một chu trình quản lý
liên tục, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết đến tay nhà quản lý cũng được tiến hành một cách một
cách liên tục. Việc thu thập những thông tin mới và bổ sung thông tin đã có luôn tồn tại trong quá trình quản lý. Đe
tăng cường hiệu quả quản lý, nhà quản lý cũng phải hết sức coi trọng việc thu thập, xử lý thông tin một cách khoa
học, đúng đắn, trên cơ sở đó mới có được những quyết định kịp thời và chính xác.
2


1.1.3) Nội dung thông tin trong hoạt động quản lý.
Đe phục vụ cho việc ra quyết định của mình, các nhà quản lý cần trong tay những thông tin phản ánh nhiều
nội dung khác nhau. Xuất phát từ đặc điểm và nhu cầu của đối tượng dùng tin là lãnh đạo, quản lý, nội dung thông

tin họ bao gồm:
- Thông tin về những học thuyết, quản điểm kinh tế, trào lưu chính trị
mới.
- Thông tin pháp lý : đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước có liên quan đến
lĩnh vực quản lý của cơ quan.
- Thông tin phản ánh tình hình kinh tế, chính trị văn hoá, xã hội trong nước và trên thế giới có liên quan đến
lĩnh vực hoạt động của cơ quan, ví dụ như các thông tin về xu hướng phát triển kinh tế, thành tựu khoa học kỹ thuật,
những tiến bộ trong xã hội.
- Thông tin về tình hình triển khai, thực hiện công việc theo quyết định quản lý. Những thông tin này từ các
cơ quan cấp dưới, cơ quan trực thuộc gửi lên báo cáo về kết quả thực hiện công việc được giao, những phát sinh cần
nhanh chóng được điều chỉnh, cần có ý kiến chỉ đạo của nhà quản lý.
- Thông tin về những yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của cấp dưới, của nhân dân trong lĩnh vực cơ quan quản
lý cần được xem xét, giải quyết.
Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý cần được cung cấp đầy đủ những thông tin với nội dung như trên. Tuy
nhiên, tầm quan trọng của những nội dung thông tin trên lại khác nhau, trong đó những thông tin là cơ sở pháp lý như
đường lối, chính sách, quy định của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực hoạt động của cơ quan hoặc những thông tin trực
tiếp liên quan đến việc giải quyết công việc như báo cáo tình hình triển khai, thực hiện của cơ quan cấp dưới quan
trọng hơn so với các thông tin có nội dung khác. Trong từng nội dung thông tin cần cho hoạt động quản lý ( thông tin
pháp lý, thông tin báo cáo, thông tin phản ánh tình hình kinh tế,chính trị, văn hoá...), tuỳ vào nhu cầu công việc thực
tế, các thông tin lại có mức độ quan trọng và cần thiết khác nhau. Ví dụ: Cùng là thông tin quy định của Nhà nước
nhưng những quy định có liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ quan quan trọng hơn những quy định liên quan
đến ngành khác, cơ quan nhận được với tính chất để biết.
Điểm khác biệt dễ nhận thấy giữa thông tin phục vụ cho các hoạt động khác của đời sống xã hội với thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý ở chỗ nội dung của thông tin phục vụ cho các nhà quản lý, lãnh đạo thường phải
mang tính tổng họp, khái quát cao, có tính dự báo và định hướng. Có như vậy, lãnh đạo mới có thể nắm được thông
tin một cách nhanh chóng nhất, giảm chi phí về mặt thời gian, vật chất khi xử lý, phân tích thông tin để có được
quyết định quản lý.
Đe có được những thông tin như trên, nhà Lãnh đạo yêu cầu VP phải thường xuyên cập nhật và cung cấp
những thông tin từ:
- Các văn bản chứa những thông tin chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên vừa ban hành hoặc văn bản đã ban hành

vẫn còn hiệu lực pháp lý.
- Các thông tin, số liệu báo cáo tình hình thực hiện công việc được giao từ cấp dưới hoặc từ những cơ quan
trực thuộc.
- Các thông tin từ các cơ quan ngang cấp hoặc có liên quan cùng phối họp giải quyết công việc chung.
- Các thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, vô tuyến truyền hình, đài phát thanh...
- Các thông tin do các cơ quan, cá nhân phản ánh qua điện thoại, đơn thư, thư điện tử...
1.1.4) Vai trò của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
• Khái niệm VP.
3


Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về VP. VP hiểu theo nghĩa rộng là bộ máy làm việc (giúp việc) của cơ
quan còn theo nghĩa hẹp, VP được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan. Xem xét tới chức năng, nội dung và đặc điểm
hoạt động của công tác VP, thì VP được định nghĩa như sau:
VP là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nới thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lỷ; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của moi
cơ quan tổ chức.[]
Khái niệm trên vừa phản ánh được bao quát chức năng, nhiệm vụ của VP bao gồm chức năng tham mưu,
tổng họp và chức năng hậu cần đồng thời khẳng định vai trò của VP trong bộ máy tổ chức của một cơ quan.
Nói tóm lại, để có được khái niệm chính xác của VP, chúng ta phải xem xét một cách đầy đủ và toàn diện các
mặt hoạt động và những đóng góp của bộ phận này vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Có thể khẳng định rằng,
VP là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, nhằm phối họp, điều hoà hoạt động của các bộ phận khác một
cách nhịp nhàng và mang lại hiệu quả hoạt động chung cho cả cơ quan.
• Vai trò của VP trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Nói đến VP, người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận chỉ làm công việc liên quan đến công tác văn thư,
thiên về chức năng thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan
những thực chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của VP. Đây chỉ là một nhiệm vụ của VP do
một bộ phận thuộc VP - phòng Hành chính -Quản trị đảm nhiệm. Bên cạnh đó, VP còn đảm nhiệm nhiều công việc
khác, trong đó nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng
nhất của VP.

VP được gọi là “cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và
chuyển tải tại đây. Khi nhận được những thông tin đến, VP phải tiến hành xử lý thông tin( bao gồm việc phân loại,
xác định độ tin cậy, tổng họp thông tin) .Sau khi thông tin được phân loại, xử lý sẽ được truyền tải đến từng cấp lãnh
đạo theo đúng chức năng nhiệm vụ để lãnh đạo nắm được tình hình một cách chính xác, kịp thời. Hàng ngày, lãnh
đạo cơ quan phải tiếp nhận nhiều thông tin đến bằng nhiều nguồn và dưới nhiều loại hình và họ sẽ không đủ thời gian
để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ mà phải cần tới sự hỗ trợ đắc lực từ VP.
Nhà lãnh đạo không chỉ dựa vào những ý kiến chủ quan của mình để đề ra được những quyết định đúng đắn
và khoa học mà phải dựa vào những ý kiến đóng góp, tham gia của các phòng ban phụ trách chuyên môn trong nội
bộ cơ quan và những ý kiến từ bên ngoài . Lúc này, ở đầu ra, VP đóng vai trò phân phối, chuyển tải thông tin đến
những bộ chuyên môn hoặc cơ quan liên quan để có ý kiến đóng góp theo yêu cầu của lãnh đạo. Sau đó, VP phải thu
thập lại những thông tin phản hồi này, xử lý, cung cấp lại cho lãnh đạo nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định của lãnh
đạo.
Ví dụ : Để lập kế hoạch hoạt động trong năm của một cơ quan, VP phải tổng họp kế hoạch hoạt động của toàn
các đơn vị trong cơ quan để có được bản kế hoạch họp lý, sau đó tổ chức lấy ý kiến từ các phòng ban để đảm bảo các
công việc cần thực hiện không chồng chéo về mặt thời gian, nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi mới trình lên
lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt.
VP còn có trách nhiệm lập lịch công tác của ban lãnh đạo trong tuần thông qua tổng họp thông tin trong lịch
làm việc của từng thành viên trong ban lãnh đạo, chuẩn bị, thu thập thông tin cần thiết có nội dung liên quan đến nội
dung các cuộc họp hoặc những thông tin cần phải báo cáo, cung cấp cho lãnh đạo trong các buổi họp, các buổi tham
luận, các chuyến công tác, phục vụ báo cáo lên cấp trên. Rà soát văn bản soạn thảo do các đơn vị khác trình lãnh
đạo.Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, ghi chép nội dung cuộc họp cùng ý kiến đóng góp, kết luận của
buổi họp, xử lý thông tin những thông tin ấy và cung cấp khi được yêu cầu.
Để có thể hoàn thành được nghiệp vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của
4


lãnh đạo, yêu cầu đặt ra cho các cán bộ VP :
- Phải nắm rõ được quy định về chức năng, nhiệm vụ trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của
mình và bộ phận, đơn vị mình hoạt động.
- Nhu cầu thông tin của lãnh đạo : nội dung thông tin, mức độ chi tiết của thông tin; thời gian cung cấp thông

tin.
- Xác định được tất cả những nguồn thông tin cần thu thập và các kỹ năng cần thiết để thu thập thông tin từ
những nguồn và kênh thông tin khác nhau.
Tóm lại, VP luôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo một cách thường xuyên, liên tục và chủ động. Hoàn thành tốt
nhiệm vụ này của VP sẽ làm giúp cho cơ quan hoàn thành được mục tiêu nhà Lãnh đạo đề ra và ngược lại. Đây là
một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng cũng là nhiệm vụ khẳng định vị trí, vai trò tồn tại không thể thiếu
của VP trong mỗi cơ quan, tổ chức. Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng lớn của Lãnh đạo cùng với tốc
độ phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đòi hỏi VP phải phát huy hơn nữa vai trò chủ động, tích cực của
mình trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
1.2) Vai trò của yp BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản
lý.
1.2.1) Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cẩu tổ chức của BCN và VP BCN.
1.2.1.1) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN.
•
Vị trí và chức năng.
Căn cứ vào Nghị định số 55/2003/NĐ-CP của CP ngày 28 tháng 5 năm 2003, Bộ Công nghiệp có chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định như sau:
Bộ Công nghiệp là cơ quan của CP, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp, bao gồm: cơ khí,
luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hóa chất (bao gồm cả hóa dược),
vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
•
Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình CP, Thủ tướng CP các dự án luật, pháp lệnh và các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của CP, Thủ
tướng CP về các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
2. Trình CP, Thủ tướng CP chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, quy hoạch vùng, lãnh thổ, quy hoạch
ngành, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ và các
chương trình, dự án quan trọng của Bộ.

3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật về công nghiệp.
5. Chủ trì thẩm định, thẩm định hoặc phê duyệt các dự án đầu tư trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
6. Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện về an toàn kỹ thuật công nghiệp, bao
gồm: đăng ký, kiểm định an toàn các thiết bị áp lực, thiết bị nâng, an toàn điện, an toàn khai thác mỏ và dầu khí (trừ
5


các thiết bị, phương tiện thăm dò và khai thác dầu khí trên biển), an toàn hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp và môi
trường công nghiệp theo quy định của pháp luật.
7. Thống nhất quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép hoạt động điện lực, giấy phép sản xuất
các sản phẩm thuốc lá điếu, giấy phép kinh doanh, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp và các giấy phép khác theo quy
định của pháp luật.
8. về cơ khí và luyện kim:
a) Chủ trì, phối họp với các bộ, ngành có liên quan trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo
thẩm quyền cơ chế, chính sách hỗ trợ phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim và phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ
khí - điện tử trọng điểm;
b) Chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển ngành
cơ khí, ngành luyện kim, phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ khí - điện tử trọng điểm, các sản phẩm có hàm lượng
công nghệ cao, kết họp của kỹ thuật cơ khí, tự động hóa, điện tử công nghiệp;
c) Hướng dẫn, theo dõi, tổng họp tình hình phát triển và thị trường tiêu thụ sản phẩm cơ khí, luyện kim.
9. về điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo:
a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành quy định về bảo vệ hành lang an toàn lưới điện cao áp và các công trình
điện lực; ban hành theo thẩm quyền tiêu chuẩn an toàn điện trong quản lý vận hành trang thiết bị điện, các quy trình,
quy phạm, quản lý, vận hành và điều độ hệ thống điện;
b) Trình Thủ tướng CP phê duyệt giá bán điện cho các đối tượng tiêu dùng; hướng dẫn và kiểm tra thực hiện
các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá dự toán xây dựng chuyên ngành điện;

c) Công bố danh mục các công trình điện lực sẽ xây dựng trong quy hoạch phát triển điện lực để kêu gọi đầu
tư và quản lý việc thực hiện;
d) Phê duyệt quy hoạch phát triển điện lực của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo dõi, tổng họp
việc tổ chức thực hiện và điều chỉnh khi cần thiết;
đ) Tổ chức, chỉ đạo, theo dõi việc thực hiện chính sách năng lượng quốc gia, phát triển điện nguyên tử, các
dạng năng lượng mới, năng lượng tái tạo.
10. về dầu khí:
a) Xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành các chính sách khuyến khích tìm kiếm thăm dò và khai thác
dầu khí;
b) Trình Thủ tướng CP quyết định lựa chọn nhà thầu và đối tác ký kết họp đồng tìm kiếm, thăm dò, xây
dựng, khai thác và các hoạt động dầu khí khác theo quy định của pháp luật;
c) Chủ trì trong việc thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động dầu khí;
d) Tổng họp, theo dõi, báo cáo tình hình phát triển và kết quả tìm kiếm, thăm dò, khai thác, tiêu thụ dầu khí
trong nước và xuất khẩu
đ) Quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước về hoạt động dầu khí theo phân công của
CP.
11. về khai thác khoáng sản:
a) Chủ trì, phối họp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế
hoạch khai thác khoáng sản trên cơ sở trữ lượng khoáng sản đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; theo dõi, chỉ đạo,
kiểm tra, tổng họp, báo cáo về khai thác khoáng sản theo quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn và bảo vệ môi trường trong
hoạt động khai thác khoáng sản theo quy định của pháp luật.
6


12. về hóa chất và vật liệu nổ công nghiệp:
a) Chủ trì, phối họp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban
hành theo thẩm quyền chính sách hỗ trợ phát triển công nghiệp hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp;
b) Theo dõi, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổng họp tình hình phát triển công nghiệp hóa chất;
c) Công bố danh mục các loại vật liệu nổ công nghiệp được sử dụng; kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các

quy định về sản xuất, nhập khẩu, cung ứng, sử dụng vật liệu nổ công nghiệp.
13. về công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác:
a) Chủ trì, phối họp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng, trình Thủ tướng CP phê duyệt quy hoạch, kế
hoạch phát triển các ngành công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm và chế biến khác; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện sau khi được phê duyệt;
b) Quản lý các ngành: dệt - may, da - giầy, giấy, sành sứ, thủy tinh, nhựa, rượu, bia, nước giải khát, bánh kẹo,
sữa, dầu thực vật, thuốc lá, chế biến bột và tinh bột;
c) Theo dõi, tổng họp, báo cáo tình hình phát triển và việc thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, an
toàn vệ sinh, môi trường lao động trong công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm, chế biến khác trong phạm vi cả nước theo
quy định của pháp luật.
14. về phát triển công nghiệp địa phương:
a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền cơ chế, chính sách phát triển công
nghiệp địa phương;
b) Phê duyệt hoặc thông qua và tổng họp quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm về phát triển công nghiệp
của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức thực hiện theo quy định của
pháp luật;
c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình phát triển công nghiệp địa phương và kết quả các hoạt động
khuyến công.
15. về quản lý công nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất:
Chỉ đạo phát triển các ngành công nghiệp trong các khu công nghiệp, khu chế xuất theo chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp vùng và lãnh thổ đã được phê duyệt.
16. Thực hiện họp tác quốc tế trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của
pháp luật.
17. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công
nghệ trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
18. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức
dịch vụ công trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ
đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
19. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ, kể cả TCT Dầu khí Việt Nam

và TCT Điện tử và Tin học Việt Nam theo quy định của pháp luật.
20. Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi CP trong các ngành công nghiệp thuộc
phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
21. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm pháp luật
theo quy định của pháp luật.
22. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung
7


chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng CP phê duyệt.
23. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi
dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc thẩm quyền; quy định chức danh, tiêu chuẩn
cấp bậc kỹ thuật, nghiệp vụ trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
24. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp
luật.
• Cơ cấu tổ chức của Bộ
a) Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lỷ nhà nước:
1. Vụ Cơ khí, Luyện kim và Hóa chất;
2. Vụ Năng lượng và Dầu khí;
3. Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm;
4. Vụ Kế hoạch;
5. Vụ Tài chính - Kế toán;
6. Vụ Khoa học, Công nghệ;
7. Vụ Họp tác quốc tế;
8. Vụ Pháp chế;
9. Vụ Tổ chức cán bộ;
10. Cục Công nghiệp địa phương;
11. Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp;
12. Thanh tra;

13. VP.
b) Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:
1. Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp;
2. Viện Nghiên cứu Cơ khí;
3. Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim;
4. Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học - Tự động hóa;
5. Viện Công nghiệp thực phẩm;
6. Viện Nghiên cứu Dầu thực vật - Tinh dầu - Hương liệu - Mỹ phẩm;
7. Trung tâm Tin học;
8. Báo Công nghiệp Việt Nam;
9. Tạp chí Công nghiệp.
c) Các Cục quản ỉỷ chuyên ngành:

8


BCN

1.

Cục Công nghiệp địa phương

2.
3.

Cục Kỹ thuật an toàn Công nghiệp;
Cục Điều tiết Điện lực.

1.2.1.2) Chức năng, nhiệm vụ, Quyền hạn, Cơ cẩu tổ chức của VP

Theo Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ trưởng BCN v/v Quy định Chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP, Thanh tra và các Vụ chức năng thuộc BCN, VP Bộ có chức năng, nhiệm vụ chủ
yếu như sau:
• Chức năng.
VP Bộ thực hiện hai chức năng là cơ quan chuyên môn giúp Bộ trưởng theo dõi, tổng họp, điều phối mọi mặt
hoạt động của Bộ phục vụ sự chỉ đạo và quản lý của Bộ đối với ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước; Chịu
trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc, góp phần chăm lo , cải thiện đời sống cho cán bộ, công nhân, viên chức các
cơ quan chức năng thuộc Bộ.
• Nhiệm vụ chủ yếu.
+ Tổng hợp, xây dựng, theo dõi, đôn đốc , kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của LĐB ;
Lập báo cáo tổng họp, báo cáo kiểm điểm về các mặt hoạt động của Bộ theo định kỳ ( 6 tháng, cả năm) hoặc đột
xuất;
+Làm đầu mối phối họp với các Vụ chức năng về công tác pháp chế gồm: Xây dựng các dự án Luật, Pháp
lệnh về quản lý ngành công nghiệp trình CP; tham gia ý kiến về các dự án Luật, Pháp lệnh do Quốc hội, Chinh phủ
hoặc cơ quan chủ đề án gửi tới yêu cầu đóng góp ý kiến. Rà soát các văn bản pháp quy do Bộ ban hành hướng dẫn và
kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp luật;
+ Làm đầu mối giúp LĐB thực hiện các quy chế phối họp công tác với các cơ quan Đảng, Quốc hội, CP ; đầu
mối theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ thị, kết luận và các nhiệm vụ được LĐB giao cho các Vụ, các
đơn vị thuộc Bộ;
+ Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ à các đơn vị thuộc Bộ
theo quy định của pháp luật; đảm bảo việc ban hành các văn bản của Bộ theo đúng thể thức và thủ tục quy định; ban
hành thông báo, biên bản các hội nghị, cuộc họp của LĐB; lập công tác công tác tuần của Bộ. Đảm bảo bí mật Nhà
nước và bí mật cơ quan Bộ;
+ Làm đầu mối quản lý hoạt động của các báo, tạp chí trong ngành công nghiệp ; quan hệ và cung cấp thông
tin cho các cơ quan thông tin đại chúng, phối họp đôn dóc các Vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời LĐB;
+ Chủ trì xây dựng quy chế làm việc của Bộ và tổ chức thực hiện theo quy chế; bảo đảm trật tự, kỷ cương
theo nội quy của cơ quan, quản lý lực lượng tự vệ, phòng cháy, chữa cháy của cơ quan Bộ;
+ Làm nhiệm vụ lễ tâ, khánh tiết (đối nội, đối ngoại) ; Tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc,
tiếp khách của LĐB; chủ trì quản lý và tổ chức hội trợ, triển lãm; làm đầu mối tổ chức thực hiện nghĩa vụ đối với địa
phương và khối cơ quan Bộ;

+ Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng của Bộ; Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Bộ;
+ Thường trực Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin của Bộ; Thường trực Ban chỉ đạo Cải cách hành chính; Ban
chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại cơ quan Bộ; Ban chỉ đạo thực
9


hiện chương trình hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I (2003-2005).
+ Quản lý hoạt động , nhân sự của VP Đại diện của Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh'
• Cơ cấu tổ chức.
VP BCN có 01 Chánh VP phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng các nhiệm vụ được
giao.
Giúp việc cho Chánh VP là 03 Phó VP : Phó VP phụ trách tổng họp , Phó VP phụ trách Quản trị, Phó VP phụ
trách VP Đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, các trưởng phòng, cán bộ , công nhân viên chức.
Các đơn vị thuộc VP :
- Phòng Tổng họp;
- Phòng Văn thư - Lưu trữ;
- Phòng Quản trị;
- Phòng Ke toán - Tài sản;
- Phòng Thi đua khen thưởng;
- Đội xe;
- VP Đại diện tại TP.HỒ Chí Minh.
Việc quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN cũng như VP Bộ đã làm
cho hoạt động của Bộ trở nên hiệu quả. Các nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Bộ và các đơn vị trong VP
không bị chồng chéo lẫn nhau đảm bảo sự phối họp nhịp nhàng giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức trong việc
thực hiện công việc chung của BCN.
1.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản
lý.
1.2.2.1) Các văn bản quy định của BCN và VP Bộ về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông phục vụ cho
hoạt động quản lý.
Nhận thức được nhiệm vụ quan trọng của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt

động quản lý của lãnh đạo, BCN đã ban hành một số các văn bản trong đó nội dung có đề cập tới nhiệm vụ này của
VP BCN. Các văn bản được ban hành hướng dẫn toàn bộ đơn vị, bộ phận trong cơ quan Bộ nói chung và VP BCN
nói riêng thực hiện các quy định của Nhà nước trong công tác văn thư và công tác thông tin báo cáo.
- Nghị định của CP số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Công nghiệp.
- Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP, Thanh tra và các Vụ chức năng thuộc Bộ Công nghiệp.
- Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban
hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của Cơ quan Bộ Công nghiệp.
- Quyết định số 149/QĐ-VP ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Chánh VP BCN Ban hành Quy định phân công
nhiệm vụ trong Lãnh đạo VP và các đơn vị thuộc VPBCN.
- Quyết định số 2514/QĐ-VP ngày 02 tháng 10 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành
Quy chế làm việc của Bộ Công nghiệp.
- Quy trình ISO 05 của BCN về Xử lý văn bản đi và đến.
1
0


BCN và VP BCN chưa ban hành được một văn bản tập trung quy định cả ba nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB mà những quy định này nằm rải rác trong những văn bản khác
nhau. Đồng thời, các văn bản quy định mới chỉ quy định việc tiếp nhận, xử lý và chuyển giao thông tin dưới dạng
văn bản còn các loại hình thông tin phi văn bản ( thông báo trực tiếp hay qua email, điện thoại) vẫn chưa được đề cập
tới. Tuy nhiên cũng phải nhận thấy rằng việc ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của VP BCN
trong việc đảm bảo thông tin cho LĐB là một điều vô cần thiết, có đóng góp to lớn trong việc đưa công tác này thực
hiện một cách quy củ, thống nhất đồng thời là căn cứ, cơ sở cho các đơn vị và cán bộ thuộc VP thực hiện công việc
của mình dễ dàng và thuận lợi hơn.
1.2.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý.
Để hoàn tất chức năng “Giúp Bộ trưởng tổng họp, điều phối hoạt động các đơn vị Bộ theo chương trình , kế
hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị của cơ quan Bộ”, nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông

tin của VP phục vụ hoạt động quản lý của LĐB đã được quy định cụ thể như sau:
- Trong công tác thu thập thông tin :
+ Tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký tất cả các loại công văn, tài liệu , đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư
công tác gửi đến LĐB tại bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính, VP Bộ. Sau khi các văn bản đến đã hoàn tất thủ
tục đăng ký văn bản, Chánh VP ký vào phiếu xử lý văn bản và chuyển tới LĐB có thẩm quyền giải quyết.
+ Trình LĐB ký tất cả các văn bản của các đơn vị chuyên môn giúp LĐB soạn thảo.
+ Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của LĐB. Ghi chép những thông tin về cuộc họp của LĐB .
Biên bản ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu và diễn biến cuộc họp, ý kiến kết luận của chủ toạ cuộc họp, khi cần có thể
ghi âm để có thể sẵn sàng cung cấp cho Lãnh đạo khi được yêu cầu. Từ những thông tin đóng góp, kết luận của buổi
họp làm cơ sở cho LĐB ra những quyết định quản lý chính xác trên tinh thần đã được thảo luận, bàn bạc tập thể
những vấn đề quan trọng.
+ Thu thập thông tin về thời gian, phương tiện đi lại cho LĐB trong các chuyến đi công tác làm việc với cơ sở
thuộc Bộ hoặc địa phương( ƯBND tỉnh, Sở Công nghiệp...) hoặc phối họp với các Vụ khác sắp xếp thời gian, chuẩn
bị nội dung, đề xuất thành phần tham dự các cuộc họp, buổi làm việc giữa LĐB và khách trong nước và khách nước
ngoài.
- Công tác xử lý thông tin :
+ VP Bộ có trách nhiệm tổng họp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị. Hàng tuần, VP Bộ
có báo cáo LĐB và thông báo tình hình thực hiện công tác của cơ quan Bộ tại hội nghị giao ban đầu tuần của LĐB.
+ Trong công tác trình ký văn bản : VP phải đảm bảo về mặt chất lượng của thông tin trước khi trình LĐB xin
ý kiến phê duyệt. Tất cả hồ sơ trình ký văn bản trước khi trình LĐB phải gửi về Phòng Tổng họp VP Bộ để kiểm tra
về mặt nội dung, thủ tục và thể thức của văn bản.
+ Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác: Căn cứ vào nhiệm vụ công tác của Bộ và sự chỉ đạo của LĐB ,
VP Bộ tổng họp thông tin, xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện các chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm của LĐB, đảm bảo yêu cầu điều hành của Bộ.
+ về việc kiểm tra thi hành các văn bản: VP Bộ tổng họp báo cáo tình hình kiểm tra việc thi hành các văn bản
và trình Bộ trưởng ký.
+ Đối với nguồn thông tin dữ liệu quá khứ là tài liệu lưu trữ : Tiến hành phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu
trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động
quản lý, điều hành của LĐB.
- Công tác cung cấp thông tin :

1
1


+ Cung cấp thông tin định kỳ :
Thông báo chưong trình làm việc tuần, tháng, quý , năm ; Báo cáo về tình hình thực hiện các văn bản của Nhà
nước và của Bộ ban hành trong cơ quan Bộ; Cung cấp tài liệu cho các cuộc họp định kỳ diễn ra trong năm.
+ Cung cấp thông tin theo yêu cầu.
Theo dõi, đôn đốc, cung cấp các báo cáo của các Vụ chuyên môn khi được LĐB yêu cầu. Đảm bảo cung cấp
kịp thời những thông tin giúp LĐB giải quyết công việc phát sinh trong quá trình quản lý hàng ngày.
Để tiến hành công tác đầy khó khăn và phức tạp này một cách hiệu quả yêu cầu VP phải có sự phân công
nhiệm vụ họp lý, khoa học giữa các đơn vị và cán bộ trong VP. Phân công và họp tác lao động trong VP Bộ là một
trong những nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học nhằm sử dụng một cách hiệu quả nhất các nguồn lực,
làm cho năng suất lao động ngày càng tăng, đồng thời giảm thiểu chi phí và sức lao động của cán bộ VP trong việc
thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu chung của VP. Việc phân công và họp tác lao động phải được tiến hành triệt để tại
từng đơn vị, cán bộ VP với mục đích phân bổ và giới hạn nhiệm vụ cho từng cán bộ. Điều đó cùng có nghĩa là các
cán bộ trong VP có trách nhiệm phối họp với nhau để cùng thực hiện những công việc, tạo nên hiệu quả hoạt động
của cả của đơn vị. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB được VP phân
công cụ thể cho các đơn vị như sau:
• Phòng Tổng họp:
Phòng Tổng họp có 08 cán bộ trong đó đã bao gồm 3 Lãnh đạo VP gồm Chánh VP và 02 Phó VP. Phòng Tổng
họp giúp việc cho LĐB ; giúp Chánh VP thực hiện công tác tham mưu cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng trong việc
điều hành các hoạt động của Bộ
• Phòng Văn thư - Lưu trữ :
Phòng Văn thư - Lưu trữ có 10 cán bộ trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng phòng, 05 chuyên viên
văn thư và 02 chuyên viên lưu trữ.
Bộ phận Văn thư : Giúp Chánh VP quản lý công tác hành chính, văn thư của cơ quan bộ và quản lý nghiệp
vụ hành chính, văn thư của các đơn vị thuộc Bộ.
Bộ phận lưu trữ : Giúp Chánh VP thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Bộ và quản lý nghiệp vụ lưu trữ
đối với các đơn vị thuộc Bộ.

Mỗi đơn vị, mỗi cán bộ đều có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể trong công việc, đồng thời họ cũng phải phối
họp với nhau để hoàn tất những nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, họp lý giữa
các đơn vị thuộc VP trong công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB không chỉ giúp cho các cán
bộ ý thức được vị trí và vai trò của mình mà còn đảm bảo chất lượng của thông tin cung cấp cho nhà quản lý.
1.2.2.3) Nhu cầu thông tin của Lãnh đạo BCN.
Nhu cầu thông tin của lãnh đạo xuất phát từ yêu cầu cần có căn cứ, cơ sở để tiến hành hoạt động quản lý, đối
tượng quản lý lại luôn luôn biến đổi theo thời gian, sự tác động từ thực tế khách quan và chủ thể quản lý vì vậy yêu
cầu về cung cấp thông tin là liên tục, cập nhật và rất phong phú. Việc xác định nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý của Lãnh đạo BCN chính là việc giải đáp các câu hỏi : LĐB bao gồm những ai?, Những thông tin họ
cần cho hoạt động quản lý là những thông tin gì?.
Thành phần Lãnh đạo BCN bao gồm 01 Bộ trưởng và 04 Thứ trưởng. Bộ trưởng BCN là thành viên CP, là
người đứng đầu và LĐB; chịu trách nhiệm trước Thủ tướng CP, trước Quốc hội về quản lý ngành, lĩnh vực trong
phạm vi cả nước. Thứ trưởng là người giúp Bộ trưởng, được Bộ trưởng phân công chỉ đạo một số mặt công tác và
chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về nhiệm vụ được phân công. Khi Bộ trưởng vắng mặt, một Thứ trưởng được Bộ
trưởng ủy nhiệm Lãnh đạo công tác của bộ.
LĐB cần những thông tin tổng họp, không quá chi tiết nhưng phải khái quát để nắm được toàn bộ tình hình.
1
2


Tuy nhiên, mỗi vị Lãnh đạo được phân công phạm vi quản lý một số ngành công nghiệp nhất định nên có họ có nhu
cầu thông tin khác nhau. Sự khác nhau về nhu cầu thông tin của các LĐB ở đây được hiểu được là sự khác nhau về
nội dung của thông tin các Lãnh đạo cần được cung cấp, còn về mức độ chi tiết hay tổng họp của thông tin thì không
có sự khác nhau là mấy vì Bộ trưởng và Thứ trưởng đều là những nhà quản lý ở cấp chiến lược. Sở dĩ có thể nói như
vậy là vì theo Quyết định số 1636/QĐ- TCCB ngày 29 tháng 6 năm 2004 của Bộ trưởng BCN v/v Phân công trong
LĐB có quy định “Trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao, Thứ trưởng được sử dụng quyền hạn của Bộ
trưởng và chủ động giải quyết công việc” ; Bộ trưởng và các Thứ trưởng đều có nhiệm vụ “ Chỉ đạo các Vụ chức
năng, các đơn vị xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển, cơ chế, chính sách và các dự án luật, pháp
lệnh để trình CP và Thủ tướng .
Với chức năng giúp việc CP quản lý ngành công nghiệp trên phạm vi cả nước, nhu cầu thông tin của LĐB là

rất lớn. Cụ thể:
- Các văn bản của Đảng, Nhà nước và cơ quan cấp trên:
BCN là cơ quan của CP vì vậy mọi hoạt động của Bộ đều phải tuân thủ quy định của Pháp luật. BCN phải
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo đúng quy định của Hiến pháp, Luật Tổ chức CP, các Nghị định của
CP và các văn bản định hướng, đường lối, chính sách, của Đảng và Nhà nước trong việc phát triển ngành công
nghiệp. Đây là những thông tin quan trọng bậc nhất các Lãnh đạo phải thường xuyên được cung cấp.
VP Bộ phải thu thập những VBQPPL như Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Nghị quyết, Lệnh, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư... từ do các cơ quan cấp trên ban hành. VP Bộ còn có liên hệ chặt chẽ với VP CP để thường
xuyên trao đổi thông tin, phối họp, rà soát việc thực hiện chương trình, công tác, bảo đảm hoàn thành có chất lượng,
đúng tiến độ các đề án, công việc được giao theo sự chỉ đạo, điều hành của CP và Thủ trưởng CP.
Những thông tin quy định, hướng dẫn thực hiện của cơ quan cấp trên là căn cứ, cơ sở pháp lý cho những
quyết định quản lý của Lãnh đạo BCN.
Ví dụ:
Để ra Thông tư hướng dẫn thực hiện giá bán điện, LĐB phải căn cứ vào :
+ Nghị định số 45/2001/NĐ-CP ngày 02/8/2001 của CP về hoạt động điện lực và sử dụng điện;
+ Căn cứ Pháp lệnh Giá số 40/2002/PL-ƯBTVQH10 ngày 26 tháng 4 năm 2002 của Ưỷ ban Thường vụ Quốc
hội.
+ Nghị định số 170/2003/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2003 của CP quy định chi tiết thi hành một số điều
của Pháp lệnh Giá;
+ Quyết định số 215/QĐ-TTg ngày 29/12/2004 của Thủ tướng CP về giá bán điện.
Việc ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành công nghiệp, BCN phải dựa trên những căn cứ
pháp lý :
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của CP quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước.
VP là nơi tiếp nhận mọi VBQPPL của Đảng, Nhà nước và các cơ quan cấp trên của BCN cung cấp hàng ngày
giúp LĐB cập nhật thường xuyên những quy định, hướng dẫn của Nhà nước liên quan đến ngành công nghiệp. Tuỳ
vào yêu cầu và nội dung của hoạt động quản lý, VP cung cấp đầy đủ những văn bản quy định trước đây giúp cho
những quyết định giúp LĐB đi đúng hướng, tuân thủ sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, phù họp mục tiêu phát triển mà
nhà nước giao cho ngành công nghiệp.

- Thông tin từ các Bộ, các cơ quan ngang cấp có liên quan :
Để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao cho, BCN phải có sự phối họp làm việc với các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
1
3


Cơ quan trực thuộc CP khác.
Văn bản VP BCN phải thu thập thường là những Quyết định, Chỉ thị, Thông tư hướng dẫn của các Bộ quản lý
ngành trong phạm vi cả nước. Đây là những văn bản cụ thể hoá đường lối, chỉ đạo của Nhà nước về các ngành hoạt
động khác.
Ví dụ : Hoạt động của Bộ trong lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá sản phẩm, dịch vụ phải căn cứ vào
quy định về thuế suất, thuế nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ do Bộ Tài chính quy định ; Hoạt động đầu tư, xây dựng các
công trình xây dựng cơ bản phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Xây dựng về lập, chi phí sử dụng vốn nhà nước xây
dựng các công trình xây dựng cơ bản, hướng dẫn điều chỉnh dự toán xây dựng công trình; Hoạt động ứng dụng khoa
học công nghệ vào phát triển các ngành công nghiệp như ban hành tiêu chuẩn ngành phải có hướng dẫn về việc ban
hành tiêu chuẩn của Bộ Khoa học Công nghệ ...
Lấy một ví dụ cụ thể để thấy rõ được nhu cầu của LĐB đối với các văn bản của cơ quan ngang cấp với việc ra
quyết định của mình : Để đi đến quyết định mở rộng quy mô, phạm vi hàng dệt may xuất khẩu tại thị trường Hoa Kỳ
của BCN không chỉ căn cứ vào Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 45/2005/QH11 của Quốc hội mà còn căn cứ
vào văn bản của các cơ quan ngang cấp khác như :
+ Quyết định số 16/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 24 tháng 3 năm 2006 v/v thuế suất thuế
nhập khẩu hàng dệt, may có xuất từ EƯ, Hoa Kỳ và Australia ;
+ Công văn số 56/TM-DM ngày 2/3/2006 của Bộ Thương mại đóng góp ý kiến về thực hiện cam kết Hiệp
định về thương mại hàng dệt may Việt nam - Hoa Kỳ và theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế.
Sự trao đổi thông tin , phối họp làm việc giữa BCN và các các bộ, ban ngành khác là vô cùng cần thiết trong
việc giải quyết những công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của hai bên.Trong hoạt động của mình, BCN
cũng cần đến các ý kiến đóng góp, đề xuất của các Bộ, các ngành hữu quan khác về vấn đề liên quan đến thẩm quyền
của cơ quan đó.
Ví dụ : BCN phải phối họp làm việc với Ban Vật giá CP để ra Thông tư hướng dẫn về việc thực hiện giá bán
điện tiêu dùng sinh hoạt đến hộ nông dân ; BCN phải lấy ý kiến đóng góp của Bộ Y tế để có thể hướng dẫn. phân

công thực hiện chức năng quản lý nhà nước về vệ sinh an toàn thực phẩm ; Đe hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công nghiệp địa phương, BCN phải
phối họp và xin ý kiến đóng góp của Bộ Nội Vụ ...
VP bộ và các đơn vị được giao nhiệm vụ phải thu thập những quy định và ý kiến đóng góp của các cơ quan
quản lý các ngành có liên quan từ đó giúp LĐB hoàn thiện quyết định quản lý của mình.
- Thông tin báo cáo hoạt động của cơ quan, đơn vị cấp dưới:
+ Thông tin từ các đơn vị trực thuộc Bộ : Tổ chức trong nội bộ cơ quan bao gồm 13 tổ chức giúp Bộ trưởng
thực hiện chức năng quản lý nhà nước bao gồm các Vụ, Cục ; 9 tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
Hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm, Thủ trưởng các đon vị trực thuộc Bộ rà soát, thống kê đánh giá
việc thực hiện chưong trình công tác và việc thực hiện các văn bản của Bộ, gửi VP Bộ để tổng họp, báo cáo Bộ
trưởng về kết quả xử lý các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo, kiến nghị
việc điều chỉnh, bổ sung chưong trình công tác thời gian tới. Đây thường là những thông tin báo cáo về tình hình
triển khai và thực hiện các quyết định quản lý trong thực tiễn các ngành công nghiệp như Dầu khí, Năng lượng, Địa
chất, Khoáng sản, Điện tử, Cơ khí luyện kim, Công nghiệp tiêu dùng - thực phẩm, Da, Giày, Dệt, May, Hoá chất,
Sành sứ, Thuỷ tinh...Kết quả thực hiện chương trình công tác của các đơn vị trực thuộc là một tiêu chí quan trọng để
xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của mỗi đơn vị.
Vụ Kế hoạch là đầu mối tổng họp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng cơ bản của
ngành công nghiệp. Hàng tháng các Vụ chuyên ngành báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh từ các tổ chức, cơ quan,
1
4


tỉnh, thành phố nói trên thuộc lĩnh vực mình phụ trách để Vụ Kế hoạch tổng họp rồi gửi qua VP trình bộ trưởng báo
cáo CP.
+ Thông tin báo cáo từ các đơn vị, tổ chức bên ngoài cơ quan chịu sự quản lý của BCN : 16 TCT và Các công
ty, Doanh nghiệp , các Trường trực thuộc Bộ; Các công ty, doanh nghiệp không thuộc sự quản lý của Bộ hoạt động
trong ngành công nghiệp.
Thông tin từ các địa phương bao gồm Hội đồng nhân dân, ƯBND, Sở Công nghiệp và các cơ quan cơ quan
quản lý chuyên ngành của 64 tỉnh, thành phố thuộc TW báo cáo Bộ về kết quả công tác của đơn vị theo quy định.
Thông tin từ cơ quan, đơn vị cấp dưới không chỉ là những báo cáo về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình

hình thực hiện các văn bản và công việc được giao mà còn phản ánh yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới, nhân dân về
những vấn đề thuộc phạm vi quản lý ngành của cơ quan như : Xin ý kiến phê duyệt Dự án, kế hoạch đầu tư ; Giải
quyết khó khăn ; Tổ chức cán bộ ; Xây dựng cơ bản ; Họp tác quốc tế ; Đào tạo cán bộ ; Lao động tiền lương ; Thi
đua khen thưởng...
Ví dụ : Công văn số 508/CV-VT của Công ty Liên doanh sản xuất chế biến rau quả đại dương Việt trung ngày
19/04/2006 v/v xin phép tiêu thụ nguyên liệu thuốc lá do công tư đầu tư trồng thí điểm ; Công văn số 0935/PTMVCE của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam ngày 17/4/2006 v/v Đe nghị đứng ra bảo trợ cho triển lãm
thành phố và khách sạn Việt Nam năm 2006.
- Thông tin từ các tổ chức, cơ quan bên ngoài khác.
Đây là những thông tin từ các tổ chức chính trị xã hội, các cơ quan, tổ chức quốc tế tại Việt Nam ( VP Liên
hiệp quốc tại Việt Nam, đại sứ quán các nước tại Việt Nam), tổ chức thông tấn, báo chí trong và ngoài nước phản ánh
tình hình, sự kiện, những biến động cùng xu hướng phát triển kinh tế, văn hoá xã hội trong nước và quốc tế có liên
quan đến công nghiệp.
Những thông tin này giúp các nhà Lãnh đạo rút ra những kinh nghiệm trong quản lý, học hỏi phương pháp, kỹ
thuật, công nghệ mới, nắm bắt được xu thế phát triển công nghiệp trên thế giới để có quyết định họp tác, đầu tư họp
lý.
Ví dụ : Thông tin về tình hình phát triển, mức tăng trưởng kinh tế của những nước đang có quan hệ họp tác
chặt chẽ với Việt Nam hoặc những nước có nền kinh tế phát triển, ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu như Mỹ, Nhật
Bản, Trung Quốc...có thể đưa đến cho LĐB dự đoán được tình hình phát triển công nghiệp trên phạm vi toàn cầu , dự
kiến quyết định họp tác và đầu tư họp lý vào các ngành công nghiệp với các nước, thúc đẩy công nghiệp Việt Nam
phát triển, hội nhập kinh tế với các nước trong và ngoài khu vực.
Với khối lượng thông tin lớn VP tiếp nhận và xử lý hàng ngày đòi hỏi các cán bộ VP phải là những người có
chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết về ngành và lĩnh vực mình hoạt động, ý thức rõ trách nhiệm và công việc của mình
cần làm. VP BCN cũng đã trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại và cần thiết, tích cực ứng dụng CNTT vào công tác
thu thập, xử lý, cung cấp thông tin nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thông tin của LĐB.
1.2.2.4)
Yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý.
Như đã trình bày ở trên, chất lượng của thông tin quyết định đến chất lượng của hoạt động quản lý. Chất
lượng của thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý được thể hiện trên 3 mặt : Nội dung, Thời gian và Hình thức cung
cấp thông tin.
• về mặt nội dung, thông tin có chất lượng là thông tin phải đảm bảo được cung cấp đầy đủ, chính xác, tổng

họp, phù họp đối với cấp độ quản lý và đảm bảo tính bảo mật.
- Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của LĐB phải đảm bảo được cung cấp đầy đủ tức là nhà quản lý
phải có được trong tay những thông tin cần thiết phản ánh trọn vẹn, toàn diện về đối tượng bị quản lý. Tính đầy đủ
của thông tin có nghĩa là thông tin được thu thập không bỏ sót một đơn vị, đối tượng, vấn đề nào thuộc phạm vi quản
1
5


lý. Tình trạng thiếu thông tin trong quản lý sẽ dẫn tới những quyết định vô căn cứ, mang tính chủ quan, duy ý chí,
những quyết định không chuẩn xác của nhà quản lý. Ngược lại, thông tin cung cấp dư thừa sẽ gây lãng phí về thời
gian, công sức có thể làm chậm chễ việc ra quyết định của nhà quản lý.
Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của ngành công nghiệp quý I năm 2006 cho LĐB phải đảm bảo cung
cấp thông tin tổng kết về toàn bộ kết quả hoạt động của Bộ bao gồm : Tình hình hoạt động chung, Tình hình thực
hiện kế hoạch sản xuất công nghiệp ( giá trị sản xuất công nghiệp, sản phẩm chủ yếu, tình hình xuất nhập khẩu một
số mặt hàng chủ yếu, tình hình các ngành), Tình hình phát triển công nghiệp địa phương, Tình hình đầu tư xây dựng,
Công tác quản lý nhà nước ( tình hình xây dựng VBQPPL, công tác khoa học công nghệ, họp tác quốc tế, tài chính,
giải quyết khiếu nại, tố cáo...). Từ đó LĐB mới có thể đề ra được biện pháp chủ yếu giải quyết những tồn đọng trong
quý II trên tất cả lĩnh vực.
- Những thông tin phục vụ hoạt động quản lý đặc biệt phải mang tính chính xác và khách quan. Thông tin đến
tay nhà LĐB yêu cầu phải đảm bảo tính trung thực, phản ánh sự việc trong thực tế, tránh bóp méo xuyên tạc sự thật
và được thêm bớt tuỳ tiện. Thông tin được cung cấp đầy đủ , kịp thời mà không chính xác sẽ làm ảnh hưởng đến
quyết định quản lý .Những thông tin càng chính xác chất lượng của thông tin càng cao và có tác dụng làm tằng hiệu
quả quản lý và ngược lại. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, ngay từ khâu thu thập, các cán bộ VP BCN đã
phải đảm bảo thu thập từ những nguồn đáng tin cậy.
Ví dụ : Để cung cấp thông tin tình hình đóng góp ý kiến của người dân về các phương án tăng giá điện , các
cán bộ phải căn cứ vào số liệu thống kê thu thập từ nguồn đáng tin cậy, chính là Trang Thông tin điện tử của BCN
đang tổ chức lấy ý kiến của nhân dân và văn bản đóng góp của một số bộ, ngành liên quan . Từ phản ứng của người
dân và ý kiến đóng góp , LĐB tiếp tục xem xét, tổ chức nghiên cứu nhằm đưa ra một phương án tăng giá điện họp lý
vừa đáp ứng nhu cầu đầu tư phát triển lưới điện của Việt Nam đồng thời vừa đáp ứng nguyện vọng, ý kiến của người
dân.

Trong quá trình xử lý trước khi được cung cấp đến tay nhà lãnh đạo, thông tin phải được phân tích, đánh giá,
kiểm định của chuyên viên các Vụ phụ trách chuyên môn, sau đó VP có trách nhiệm tập họp, kiểm tra, báo cáo lại
với LĐB, như vậy thông tin được đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng tình hình thực tế.
Ví dụ : LĐB yêu cầu được biết tình hình rà soát, hệ thống hệ thống hoá, hoàn chỉnh, sửa đổi, bổ sung, biên
soạn các văn bản nhằm đẩy mạnh công tác an toàn-vệ sinh lao động-phòng chống cháy nổ phù họp với tình hình phát
triển công nghiệp theo từng giai đoạn. Sau khi nhận được Báo cáo của Vụ Pháp chế “Đã có 6 Nghị định; 8 Quyết
định của Thủ tướng CP; 6 Chỉ thị của Bộ trưởng; 12 Thông tư và Thông tư liên bộ; 14 Quyết định của Bộ trưởng; 10
Quy phạm và Tiêu chuẩn về ATVSLĐ-PCCN và nhiều văn bản hướng dẫn được ban hành trong ngành Công nghiệp
trong những năm qua”, các cán bộ Tổng họp có thể kiểm tra số liệu các văn bản này trước khi cung cấp cho LĐB qua
mục Văn bản pháp luật của mạng nội bộ có hỗ trợ công cụ tìm kiếm các VBQPPL của Đảng, Nhà nước và Bộ về lĩnh
vực Bộ quản lý. Neu thấy số lượng chưa chính xác có thể yêu cầu Vụ Pháp chế xem xét và báo cáo lại. Từ số liệu
chính xác, không có sai sót này, LĐB mới có thể nắm được tình hình xây dựng, hoàn thiện VBQPPL và cho ý kiến
chỉ đạo.
- Việc quản lý của LĐB nhằm xác định các mục tiêu, chiến lược và đường lối chính sách để thực hiện các
mục tiêu đó. Vì vậy, thông tin cho các nhà quản lý chiến lược là những thông tin tổng họp, ít chi tiết, có tính dự báo,
những thông tin nói lên tình hình thực hiện công việc của toàn bộ đơn vị trong tổ chức.
Phạm vi thông tin cung cấp cho cấp lãnh đạo này rộng bao gồm cả thông tin bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.
Ví dụ : Để tổng họp chương trình công tác năm, quý, tháng của Bộ, VP có nhiệm vụ thu thập chương trình
công tác của các đơn vị trong cơ quan Bộ để trình LĐB xem xét, quyết định. Sau khi tổng họp, VP còn thu thập, lấy ý
kiến đóng góp của các đơn vị về chương trình công tác của toàn cơ quan Bộ. Việc tổng họp yêu cầu phải được tiến
1
6


hành bao quát những công việc tiếp tục được thực hiện, công việc dự kiến sẽ thực hiện, lấy ý kiến đóng góp xây
dựng chương trình kế hoạch cũng phải được thu thập từ tất cả các đơn vị thuộc Bộ.Như vậy, chương trình kế hoạch
công tác của Bộ được xây dựng một cách họp lý, đảm bảo tính khả thi.
Mức độ chi tiết, tổng họp của nội dung thông tin cung cấp cho lãnh đạo phụ thuộc vào cấp độ quản lý.Nhu cầu
về thông tin của mỗi cấp quản lý là khác nhau thay đổi tuỳ thuộc vào loại quyết định mà thông tin đó là cơ sở để đề
ra : quyết định chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp, quyết định có phạm vi điều chỉnh đến toàn cục hay một bộ phận

của cơ quan. LĐB là cấp quản lý cao nhất trong cơ quan bộ. Các quyết định của cấp quản lý này có phạm vi hiệu lực
rộng, có tác động đến toàn bộ cơ quan, toàn ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước. Vì vậy, thông tin LĐB cần
được cung cấp không phải là thông tin phản ánh tình hình quá chi tiết như thông tin cung cấp cho Thủ trưởng các đơn
vị chuyên môn.
Ví dụ: Thông tin về tình hình giải quyết công văn đến của Bộ trong tuần từ 14/4/2006 - /21/4/2006 , quản lý
cấp chiến thuật là Lãnh đạo VP cần có những thông tin chi tiết bao nhiêu văn bản đang giải quyết ( quá hạn và trong
hạn), bao nhiêu văn bản đã giải quyết xong, tổng số văn bản đến của từng đơn vị trong cơ quan . Trong khi đó, LĐB
cần những thông tin tổng họp hơn do Lãnh đạo VP báo cáo vào cuộc họp giao ban hàng tuần : tổng số lượng văn bản
đã và chưa được giải quyết tính theo tỉ lệ %, những đơn vị giải quyết 100% đúng hạn định, những đơn vị còn nhiều
văn bản quá hạn. Từ đó, LĐB nhắc nhở các Thủ trưởng đơn vị chuyên môn chấn chỉnh và nhanh chóng giải quyết
những văn bản được giao, tránh tình trạng kéo dài , làm chậm chễ tình hình giải quyết công việc.
Nắm chắc được nhiệm vụ cung cấp thông tin cho cấp quản lý nào là yêu cầu tiên quyết với người làm công
tác thông tin để thực hiện tốt công việc của mình, với mục đích cao nhất là phục vụ hiệu quả nhu cầu thông tin của
đối tượng dùng tin là nhà quản lý.
- Thông tin phục vụ hoạt động quản lý phải đảm bảo tính bảo mật . Thông tin cung cấp đến đúng người, đúng
thẩm quyền giải quyết, tuân theo quy dịnh của Nhà nuớc và BCN về chế độ bảo mật.Chế độ bảo mật trong cơ quan
quản lý nhà nước cần phả được quy định triệt để.
Thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật quốc gia, Nghị định số NĐ84-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là CP)
ngày 09 tháng 3 năm 1992 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước, Quyết định số 165/1998/QĐ-TTg ngày 07
tháng 9 nưam 1998 về Danh mục bí mật Nhà nước trong ngành công nghiệp, Bộ trưởng BCN đã ban hành Quỵết
định số 80/1998/QĐ-BCN ngày 19 tháng 12 năm 1998 v/v ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành
công nghiệp, trong đó có quy định : “VP Bộ có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại các tài liệu thuộc Danh mục bí mật
Nhà nước, vào sổ đăng ký theo dõi riêng ghi rõ ngày, tháng nhận, chuyển giao các tài liệu đó cho đơn vị, cá nhân có
liên quan và có ký nhận rõ ràng. Đối với các tài liệu để LĐB nghiên cứu sử dụng, VP Bộ có trách nhiệm lưu giữ, bảo
vệ và phục vụ kịp thời khi cần thiết”. Tại Quy chế tiếp nhận, xử lý ,ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan BCN
cũng quy định “Khi có điện mật gửi đến, VP bộ chuyển cho cá đồng chí có trách nhiệm nhận điện mật vào sổ theo
dõi riêng và chuyển ngay cho LĐB cho ý kiến xử lý. Điện mật gửi đến LĐB thường đề cập tới những vấn đề lớn như
họp tác với các nước ngoài trong các ngành công nghiệp ô tô xe máy, dầu khí, điện lực..., điện xin gặp Bộ trưởng của
các Đại sứ các nước tại Việt Nam, Điện mật của TTCP về đảm bảo an toàn cho Đại hội Đảng...Tuân theo chế độ bảo
mật là tuân theo nguyên tắc “ Chỉ những người có trách nhiệm, có liên quan mới biết về nội dung văn bản. Không

được tiết lộ với người không có trách nhiệm”[].
• về mặt thời gian, thông tin đảm bảo phải được cung cấp kịp thời, cập nhật, liên tục , thường xuyên, vào
thời điểm thích họp.
Cung cấp thông tin một cách kịp thời, đúng lúc là một trong những yêu cầu quan trọng nhất trong công tác thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.Những văn bản khẩn, văn bản có đề nghị, yêu cầu thời
hạn phúc đáp đã tới gần cần được ưu tiên chuyển giao cho LĐB trước những văn bản chỉ để thông báo hoặc không
1
7


quan trọng. Những thông tin này đến tay nhà quản lý chậm, sự việc không được tháo gỡ, điều chỉnh kịp thời có thể
gây tổn thất lớn cho cơ quan. Cũng có thể nói rằng thông tin không được cung cấp kịp thời đúng lúc thì thông tin đó
trở nên vô nghĩa và không có tác dụng nghiên cứu để có được quyết định chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý.
Thông tin cần phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên tạo nên sự đầy đủ về thông tin làm căn cứ, cơ sở cho
các quyết định của nhà quản lý. Thông tin được cung cấp liên tục giúp nhà quản lý nắm bắt được tiến triển, tình hình
công việc một cách sát sao, không bỏ qua một sự cố hay phát sinh nào dù là nhỏ nhất.
Ví dụ : Việc báo cáo tình hình xây dựng, khởi công Dự án Thuỷ điện Sơn La - một công trình trọng điểm xây
dựng nhà máy thủy điện lớn nhất Đông Nam Á , phải được Tổ tổng họp - Ban chỉ đạo nhà nước dự án thuỷ điện Sơn
La gửi đến VP bộ để VP báo cáo LĐB vào cuộc họp giao ban hàng tuần. Thông tin về tình hình thực hiện nhiệm vụ
được giao, những công việc khác của Ban chỉ đạo dự án cần được thông báo đến LĐB thường xuyên, liên tục để
LĐB nắm được tình hình triển khai công việc trong thực tế, từ đó mới có chỉ đạo tiến độ công trình để kịp hoàn tất
vào năm 2012.
Thông tin được cung cấp phù họp về mặt thời gian, không gian sẽ giúp cho nhà quản lý xử lý thông tin một
cách dễ dàng, thuận tiện hon. Điều này đỏi hỏi thư ký riêng cho các cấp lãnh đạo cần nắm rõ được lịch làm việc, thói
quen cũng như tâm lý của lãnh đạo để có thể cung cấp thông tin vào thời điểm họp lý nhất.
Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc trong ngày cần được thư ký riêng cho Bộ trưởng và các chuyên viên giúp
việc Thứ trưởng thông báo vào đầu giờ làm việc buổi sáng, nhắc cho LĐB nhớ những việc cần làm, cuộc họp cần
tham dự trong ngày.
• về mặt hình thức, thông tin cần phải được sắp xếp một cách khoa học, trình bày rõ ràng, logic, đặc biệt thông
tin được trình bày dưới dạng văn bản phải đảm bảo đầy đủ, đúng thể thức Nhà nước quy định.

Hình thức của thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cho nhà quản lý tiếp cận được thông
tin một cách thuận lợi và dễ dàng nhất.
Ví dụ : Báo cáo công tác tuần được trình bày dưới dạng văn bản, các chuyên viên tổng họp soạn thảo trình
bày Báo cáo thành những mục lớn, mục nhỏ và được in đậm làm nổi bật những vấn đề báo cáo đề cập tới:
A. MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA LĐB
Bộ TRƯỞNG
CÁC THỨ TRƯỞNG

B. BÁO CÁO CỦA CÁC ĐON VỊ
VỤ KẾ HOẠCH

I.

Tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao

II.

Những công việc khác.

VỤ NĂNG LƯỢNG VÀ DẦU KHÍ

Qua đó, LĐB có thể dễ theo dõi và tổng kết được những công việc của mình cùng các đơn vị đã làm , đối
chiếu, so sánh với chương trình công tác đã đề ra để đánh giá hiệu quả công việc trong tuần .
Thông tin được trình bày một cách dễ hiểu, dễ tiếp cận, đáp ứng nhu cầu sử dụng còn phụ thuộc chủ yếu vào
việc lựa chọn kênh truyền thông tin sao cho phù hợp với nội dung, tầm quan trọng và mức độ khẩn, mức độ chi tiết
của thông tin cần thông báo.
Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc, các cuộc họp, buổi làm việc được thông báo bằng văn bản vào cuối tuần
1
8

trước kết hợp với thông báo trực tiếp vào đầu giờ làm việc mỗi sáng. Hai hình thức này vừa giúp LĐB nắm được
toàn bộ những công việc trong tuần và nhớ được trong ngày mình phải giải quyết những việc gì.Trong khi đó, thông
tin quan trọng cần có sự chỉ đạo kịp thời của LĐB khi LĐB đi công tác lại được thông báo bằng điện thoại hoặc
email để đảm bảo thông tin đến tay LĐB một cách nhanh chóng và nhận được sự phản hồi cùng ý kiến chỉ đạo, giải
quyết kịp thời.
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã mang lại tính phong phú của các loại hình kênh thông tin, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin đến nhà Lãnh đạo nhưng ngược lại cũng đặt các cán bộ làm nhiệm vụ cung
cấp thông tin trước những thử thách lựa chọn loại kênh truyền nào là phù họp và đáp ứng được nhu cầu dùng tin của
Lãnh đạo một cách tốt nhất.
Có thể thấy rằng, tất cả những yêu cầu về mặt nội dung, thời gian, hình thức của thông tin đều rất quan trọng
và được các cán bộ VP BCN làm nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo quan tâm. Trong
đó, yêu cầu về nội dung thông tin là quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định đúng đắn hay
không của lãnh đạo. Chỉ khi nào đạt được những yêu cầu về thông tin đã nêu trên thì thông tin mới thực sự trở thành
một nguồn lực của cơ quan và phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý.
Tiễu kết chương 1:
Phải khẳng định lại một lần nữa rằng thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng và được coi là nguyên liệu
không thể thiếu cung cấp bộ máy quản lý được vận hành một cách suôn sẻ và khoa học. Thông tin trong quản lý luôn
là thông tin hai chiều, trong đó có sự trao đổi qua lại giữa những người dùng tin và người cung cấp thông tin để đảm
bảo quá trình thông tin được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Thông tin được chuyển giao giữa nhà quản lý và người
giữ nhiệm vụ cung cấp thông tin phải đảm bảo đầy đủ những yêu cầu về mặt chất lượng từ nội dung đến hình thức
của thông tin.
Trong các cơ quan,VP chính là đơn vị đảm bảo cung cấp những thông tin có chất lượng, kịp thời và đến tay
thủ trưởng, Lãnh đạo cơ quan. Vì vậy, VP còn được gọi là “cửa ngõ” hay “đầu mối thông tin”. Cách gọi VP như vậy
không chỉ giới hạn chức năng của trong công tác tổ chức thông tin đơn giản dừng lại ở việc thu nhận, chuyển giao
thông tin giữa các đơn vị trong nội bộ cơ quan, giữa cơ quan và các tổ chức bên ngoài mà VP còn có chức năng tổng
họp, xử lý thông tin thu thập được, đáp ứng nhu cầu sử dụng của Lãnh đạo một cách tốt nhất. Cũng giống như mọi
VP khác, VP BCN cũng có chức năng thu thập, tổng họp và cung cấp thông tin cho LĐB. Thực hiện chức năng này
đòi hỏi VP BCN phải xác định được nhu cầu thông tin của LĐB, yêu cầu về chất lượng của thông tin cung cấp. Đe
đáp ứng nhu cầu về thông tin và chất lượng thông tin cần cung cấp, VP BCN phải tổ chức các bộ phận, đầu mối thu

thập thông tin và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể giữa các bộ phận và cán bộ, chuyên viên làm công tác
này. Qua hiệu quả thực tế của hoạt động quản lý hay cụ thể hơn là hiệu quả của quyết định quản lý mang lại, người ta
có thể đánh giá được chất lượng của thông tin LĐB được cung cấp, hiệu quả hoạt động và đóng góp to lớn của VP
BCN trong công tác đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý.
CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG CỒNG TÁC THU THẬP, xử LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VP BCN PHỤC
VỤ HOẠT ĐỌNG QUẢN LÝ.
2.1) Công tác thu thập thông tin.
Thu thập thông tin hay còn có thể gọi là tìm kiếm dữ liệu là bước đầu tiên của trong công tác tổ chức thông tin
phục vụ hoạt động quản lý . Việc thu thập được đầy đủ thông tin tại những nguồn đáng tin cậy sẽ giúp giảm bớt
những khó khăn trong khâu xử lý và cung cấp thông tin. Thu thập theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học
được định nghĩa là “góp nhặt và tập họp lại”.Theo cách hiểu này, công tác thu thập thông tin của các cán bộ trong VP
không chỉ bị động ở chỗ tiếp nhận toàn bộ thông tin , tài liệu, văn bản đến trong cơ quan mà còn yêu cầu tính chủ
động rất cao trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin ở những nguồn thông tin khác nhau đáp ứng yêu cầu của LĐB.
1
9


Việc xác định các kênh thông tin cần thu thập sẽ giúp xác định được hình thức và phương pháp thu thập thông tin
họp lý, thông tin thu được đầy đủ và đạt chất lượng cao nh
2.1.1) Kênh thông tin VP BCN thu thập.
Kênh thông tin chính là các vật mang tin, kênh thông tin hiện nay rất đa dạng và phong phú, cung một nội
dung thông tin có thể được truyền tải trên các vật mang tin khác nhau. VP BCN thu thập thông tin qua hai kênh thông
tin chính là văn bản và phi văn bản. Kênh thông tin tài liệu, văn bản là thông tin được trình bày dưới dạng chữ viết
mà người ta có thể đọc được, vật mang tin được làm trên chất liệu bằng giấy. Kênh thông tin phi văn bản có thể là lời
nói, cử chỉ, hoặc các thông tin trên các vật mang tin như đĩa mềm, ổ đĩa cứng, qua mạng Internet, dưới dạng các tài
liệu dùng trong tin học : các file, tệp dữ liệu. Cụ thể:
- Thu thập thông tin trên các kênh thông tin tài liệu, văn bản:
+ Thu thập thông tin qua các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của BCN bao gồm công văn đi và
đến, văn bản có trong hồ sơ công việc, tài liệu của các đơn vị trong cơ quan và tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ cơ
quan Bộ.

+ Thu thập thông tin qua báo, tạp chí, các ấn phẩm định kỳ.
- Thu thập thông tin qua kênh phi văn bản:
+ Thu thập thông tin qua truyền miệng : Thu thập thông tin qua các buổi họp, qua điện thoại, trao đổi trực tiếp
với người có thông tin.
+ Thu thập thông tin qua mạng nội bộ của BCN và mạng Internet.
2.1.1.1) Thu thập thông tin qua nguồn cung cấp là tài liệu, văn bản:
Tài liệu, văn bản chính là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho các cơ quan nhà nước. Qua khảo sát thực tế,
chúng tôi nhận thấy rằng hình thức thu thập thông tin qua các văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Bộ được
VP sử dụng nhiều nhất và thường xuyên nhất vì văn bản chính là công cụ của quản lý và hiện vẫn đang được sử dụng
rộng rãi, phổ biến trong hoạt động trao đổi thông tin giữa các cơ quan với nhau. Các văn bản được trình bày đúng thể
thức, nội dung rõ ràng, mạch lạc mang lại những thông tin chất lượng, có độ tin cậy cao, thông tin cụ thể, dễ tiếp cận
cho nhà quản lý. Một lợi thế của hình thức trao đổi thông tin qua văn bản so với hình thức khác là văn bản sau khi
giải quyết công việc có thể lập thành hồ sơ, lưu giữ lại phục vụ cho những nhu cầu sử dụng thông tin tiếp sau. Vì vậy,
việc thu thập, tiếp nhận và chuyển giao những thông tin dưới dạng văn bản nhiều hơn so với loại hình thu thập thông
tin khác là một điều tất yếu. Các nguồn thông tin văn bản cán bộ VP cần phải thu thập đó là:
a) Văn bản đến và văn bản đi:
Đây là nguồn thông tin hết sức quan trọng phản ánh hoạt động của cơ quan bộ. Các văn bản đến bao gồm từ
nhiều nguồn khác nhau : Văn bản cơ quan quản lý cấp trên, văn bản của cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới. Văn
bản các cơ quan cấp trên chứa đựng thông tin chỉ đạo,quyết định, phê duyệt đảm bảo tính pháp lý cho mọi quyết định
LĐB đưa ra để triển khai sự chỉ đạo của cấp trên.Văn bản của các cơ quan ngang cấp để cho ý kiến, trao đổi thông tin
qua lại trong tiến trình thực hiện các công việc có sự phối họp với BCN. Văn bản của cơ quan, tổ chức chịu sự quản
lý của bộ báo cáo tình hình, đề đạt, trình bày nguyện vọng, xin ý kiến chỉ đạo giải quyết tình hình ...
Văn bản đi là những văn bản do chính cơ quan ban hành , được lưu một bản tại văn thư bộ, bản lưu này có
chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị đã soạn thảo và chữ ký phê duyệt của LĐB, đi kèm với công văn đi được lưu tại văn
thư bộ là phiếu trình trong đó có ý kiến của Lãnh đạo đơn vị xin phê duyệt và ý kiến của LĐB bộ. Đây chính là
nguồn thông tin quan trọng để LĐB có thể xem xét, kiểm tra công việc đã được xử lý đến đâu qua những quyết định
quản lý của mình để tiếp tục có sự điều chỉnh và có những quyết định quản lý mới.
Nguồn cung cấp thông tin bằng văn bản đi và đến của cơ quan Bộ là nguồn cung cấp liên tục, và được cán bộ
2
0

thường xuyên thu thập để phục vụ hoạt động quản lý của LĐB. Tính mới mẻ, cập nhật của thông tin, sự phản ánh
thực tế tình hình hiện tại luôn biến đổi đã làm nên giá trị của thông tin có trong văn bản đi, đến của cơ quan.
Tuy nhiên, hiện nay, bộ phận văn thư của Bộ mới chỉ tiến hành lưu giữ các văn bản đi vì vậy, việc khai thác
nguồn thông tin ở văn bản đi khá thuận tiện. Đối với văn bản đến, trừ các VBQPPL được quét lên mạng nội bộ của
cơ quan, sau khi chuyển đến LĐB xin ý kiến phân công giải quyết đều được chuyển tới các Vụ chuyên môn, VP
không tổ chức lưu giữ, vì vậy khi cần thông tin hiện hành ở các văn bản đến, các cán bộ phòng Tổng họp phải yêu
cầu các Vụ chuyên môn cung cấp. Như vậy, tính chủ động của VP trong việc cung cấp thông tin cho LĐB bị hạn chế,
mất thời gian liên hệ tìm kiếm văn bản và phải phụ thuộc vào các đơn vị khác.
b) Hồ sơ công việc của các cán bộ.
“Hồ sơ công việc là toàn bộ những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình giải quyết một công việc bao gồm các
văn bản gửi đến Bộ, các văn bản do Bộ ban hành để giải quyết và văn bản cuối cùng giải quyết xong công việc đó”.
Trong Quy chế tiếp nhận,xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan BCN có quy định : “Tất cả cán bộ, công
chức các đơn vị thuộc cơ quan Bộ làm công tác liên quan đến văn bản đều phải lập hồ sơ công việc”. Đây là nguồn
thông tin phục vụ đắc lực cho công tác tìm kiếm văn bản phản ánh những công việc tại thời điểm hiện tại khi được
Lãnh đạo yêu cầu. Hiện nay,các cán bộ VP BCN đã lập những hồ sơ sau :
- Hồ sơ nguyên tắc.
- Hồ sơ công văn đi. ( VBQPPL , Quyết định cá biệt, Công văn thường, Công văn mật BCN ban hành trong
tháng)
- Hồ sơ theo dõi các hồ sơ trình LĐB ký văn bản. Hồ sơ bao gồm : Phiếu trình do Lãnh đạo đơn vị soạn thảo
văn bản ký trình, bản dự thảo văn bản có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị, các phụ lục kèm theo (Tờ trình xin phê
duyệt, điều chỉnh của các cơ quan thuộc BCN), Ý kiến bằng văn bản của đơn vị liên quan (nếu có). Ví dụ : Hồ sơ
theo dõi trình ký Báo cáo sơ kết tình hình sản xuất kinh doanh và thực hiện đầu tư XDCB 6 tháng đầu năm 2005 bao
gồm những văn bản sau :
+ Phiếu trình do Vụ trưởng Vụ Kế hoạch ký.[Phụ lục]
+ Dự thảo Báo cáo sơ kết tình hình sản xuất kinh doanh và thực hiện đầu tư
XDCB 6 tháng đầu năm 2005.
Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ công việc của VP BCN được thực hiện chưa có thực hiệu quả. Chất lượng hồ sơ
được lập chưa cao, các hồ sơ theo dõi trình ký văn bản hầu như không liệt kê các văn bản có trong hồ sơ, văn bản sắp

xếp không theo trật tự giải quyết công việc nên gây khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng văn bản khi cần thiết.
c) Tài liệu từ các đơn vị trong cơ quan:
VP Bộ có nhiệm vụ chủ trì phối họp với các Vụ, Cục và các đơn vị liên quan xây dựng chương trình công tác
năm, tháng, quý của Bộ. Chậm nhất là ngày 31/10 năm trước, ngày 5 tháng cuối quý, ngày 25 tháng trước,đơn vị
thuộc Bộ có trách nhiệm gửi VP bộ Danh mục công việc trong năm, quý, tháng sau để VP tổng họp trình Bộ trưởng
xem xét,quyết định.Ngoài ra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ còn phải gửi những văn bản chính thức đóng góp ý kiến
vào chương trình kế hoạch VP đã lập để VP tổng họp ý kiến xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng.
Hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị rà soát, thống kê đánh giá việc thực
hiện chương trình công tác của đơn vị, gửi Báo cáo để VP Bộ tổng họp, báo cáo lên Bộ trưởng những kết quả xử lý
các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung
chương trình công tác thời gian tới. Tuy nhiên, các đơn vị trong cơ quan vẫn chưa có ý thức tự giác nộp báo cáo công
tác mà thường xuyên để cán bộ tổng họp phải nhắc nhở, đốc thúc, làm chậm trễ quá trình tổng họp thông tin báo cáo
LĐB.
VP cũng có thể yêu cầu các đơn vị chuyên môn cung cấp những bản báo cáo mang tính chất chuyên đề thuộc
lĩnh vực đơn vị phụ trách khi LĐB yêu cầu.
2
1


Ví dụ : Đứng trước những biến động lớn của thị trường dầu lửa, khí đốt, LĐB yêu cầu cho biết tình hình sản
xuất, kinh doanh dầu khí phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân và xuất khẩu, VP phải thu thập Báo cáo của Vụ
Năng lượng Dầu khí về tình hình khai thác, sản xuất kinh doanh khí đốt hiện nay, cùng trữ lượng và sản lượng dầu
của Việt Nam, từ đó LĐB mới có những quyết định dự kiến đầu tư khai thác và sử dụng họp lý nguồn tài nguyên
quan trọng này.
Ngoài ra, các chuyên viên tổng họp phải thu thập những văn bản do các Vụ chuyên môn được LĐB phân công
soạn thảo, kiểm tra về mặt nội dung, thể thức trước khi trình LĐB ký.
Ví dụ: Quyết định nâng bậc lương cho cán bộ, công chức, Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài,
Quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên, công chức do Vụ Tổ chức cán bộ giúp LĐB soạn thảo.
Như vậy ngoài chức năng là thư ký riêng cho LĐB, các cán bộ phòng Tổng họp còn đảm nhiệm vai trò duyệt
thông tin cấp dưới cho Bộ trưởng. Công việc này đòi hỏi cá cán bộ tổng hợp phải có hiểu biết chuyên môn về văn

bản, văn phạm, luật pháp.
d) Tài liệu lưu trữ.
Nguồn cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin vô cùng giá trị, đã qua kiểm nghiệm vì vậy có độ
tin cậy cao, thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ. Neu tài liệu hiện hành có tác dụng đối với việc cung cấp
những thông tin về công việc tại thời điểm hiện tại để nhà quản lý có quyết định, ứng phó kịp thời với diễn biến của
tình hình thì tài tài liệu lưu trữ chính là nguồn cung cấp dữ liệu quá khứ hữu ích, là bằng chứng khách quan về sự
việc, hiện tượng đã xảy ra trong quá khứ. Tài liệu lưu trữ đưa lại cái nhìn lịch sử, giúp nhà quản lý tổng kết, rút ra
quy luật vận động phát triển, những kinh nghiệm quý báu . Sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ sẽ
đưa lại cho LĐB cơ sở để đề ra các quyết định mang tính chiến lược. Tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại
kho lưu trữ cơ quan BCN bao gồm nhiều nhóm tài liệu, có thể phục vụ đắc lực cho công tác thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin cho LĐB của VP , cụ thể:
- Nhóm tài liệu cung cấp thông tin pháp lý cho LĐB: Đe quyết định quản lý của LĐB đưa ra đúng với định
hướng, chủ trương của Đảng, Nhà nước và các cơ quan cấp trên, việc nghiên cứu, cung cấp căn cứ pháp lý cho
những quyết định ban hành là vô cùng cần thiết. Bên cạnh những VBQPPL của các cơ quan cấp trên mới ban hành
được cập nhật trên mạng nội bộ của BCN, tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp căn cứ pháp lý cho những vấn đề được
quy định từ những năm trước đây.
- Trong việc lập kế hoạch : Nhóm tài liệu về kế hoạch chiếm khối lượng lớn với các nội dung định hướng
phát triển của ngành, chỉ tiêu kế hoạch và giao chỉ tiêu thực hiện kế hoạch, kế hoạch thực hiện trong năm, quý , tháng
của cơ quan BỘ...VP có nhiệm vụ tham mưu giúp LĐB trong công tác điều hành hoạt động của Bộ, vì vậy qua
nghiên cứu khối tài liệu về kế hoạch này có thể giúp VP tổng họp kế hoạch từ các đơn vị đảm bảo tính chính xác, khả
thi, được xây dựng trên cơ sở thực tế, đặc biệt là đối với kế hoạch hoạt động dài hạn của cơ quan Bộ.
- Trong công tác báo cáo, tổng kết : Nhóm tài liệu báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, báo
cáo thống kê giúp VP tổng hợp, báo cáo cho LĐB tình hình thực hiện công việc trong khoảng thời gian dài.
Ví dụ: Báo cáo thực hiện chương trình hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I
(2003- 2005), Báo cáo công tác cải cách hành chính , công tác văn thư - lưu trữ và tin học hoá quản lý hành chính
nhà nước giai đoạn I (2001-2005).
Tài liệu báo cáo đánh giá về những công việc cơ quan Bộ đã làm được, từ đó có cái nhìn toàn diện về qua khứ
và dự đoán chính xác cho tương lai, góp phần hoạch định kế hoạch chính xác và họp lý.
- Nhóm tài liệu phục vụ cho nội dung các buổi hội họp: Để phục vụ cho các buổi họp, VP đôn đốc các Vụ
chuyên môn chuẩn bị các tài liệu cho LĐB, các tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho cuộc họp như : Văn bản chỉ đạo

LĐB đã ban hành; Tài liệu hình thành trong hoạt động của các Vụ, các đơn vị trực thuộc; Các báo cáo của đơn vị
2
2


trong Vụ và đơn vị trong ngành từ TW đến địa phương ; Tài liệu là thông tin từ các cuộc hội thảo, hội nghị trong và
ngoài nuớc do LĐB và các cán bộ trong bộ tham gia cung cấp.
Tuy nhiên, hiện nay các đơn vị chuyên môn vẫn chưa thực hiện tốt công tác nộp lưu tài liệu, hồ sơ công việc
đã giải quyết vào lưu trữ cơ quan Bộ theo quy định của Bộ. Việc chỉnh lý, xây dựng công cụ tra cứu còn một vài hạn
chế, công cụ tra cứu cơ bản hiện mới chỉ dừng lại ở mục lục hồ sơ được xây dựng cho từng khối tài liệu của các đơn
vị chứ chưa có mục lục hồ sơ cho toàn phông, các hình thức tổ chức khai thác sử dụng chưa thật phong phú. Cộng
với việc nhận thức về giá trị, ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa cao, chưa hình thành thói quen sử dụng
tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc của các cán bộ VP đã khiến khối tài liệu có giá trị này nhiều khi bị lãng quên,
chưa được khai thác triệt để và phát huy được tiềm năng to lớn của mình.
e) Thông tin từ sách báo , tạp chí.
Nguồn thông tin qua báo chí, tạp chí là nguồn thông tin đại chúng được sử dụng phổ biến trong cuộc sống
hàng của mọi đối tượng trong xã hội. Loại thông tin không có độ mật và không cần giải mật. Đây là nguồn thông tin
có độ tin cậy không cao, không chính xác hoàn toàn, cùng là một sự việc được đưa tin bởi nhiều cơ quan báo chí
khác nhau vì vậy sử dụng nguồn cung cấp thông tin này cần có chọn lọc.VP Bộ tổ chức thường xuyên việc điểm
báo ; giúp LĐB theo dõi và yêu cầu các cơ quan báo chí đã đăng, phát các tin, bài có nội dung sai sự thật cải chính .
VP BCN đã tổ chức đặt các loại báo, tạp chí phát hành hàng ngày, hàng tuần nhằm cung cấp thông tin xã hội cho
LĐB. Ví dụ :Báo Nhân dân, Lao động, Quân đội nhân dân, Giáo dục thời đại,Tin tức, Đầu tư, Thời báo Kinh tế, Kinh
tế và đô thị.. .Một số tạp chí : Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Xây dựng Đảng, Tạp chí Công nghiệp Việt Nam...
Hiện nay, tổ chức thường xuyên việc điểm báo và thực hiện trả lời báo chí vẫn chưa được quy định cụ thể
trong chức năng nhiệm vụ của VP cũng chưa có sự phân công rạch ròi ai phải đảm nhiệm công tác này . Vì vậy, công
tác điểm báo chưa được VP tiến hành thường xuyên. Những thông tin nổi bật, phản ánh sự kiện lớn, phức tạp diễn ra
trong ngành công nghiệp như các dự án đầu tư lớn, những vụ án tham ô, làm trái pháp luật của các cơ quan trực
thuộc Bộ quản lý, những sự kiện của ngành công nghiệp trọng điểm, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh... được
các thư ký, chuyên viên tổng họp giúp việc cho Lãnh đạo tự tổng họp và thông báo.
Thu thập thông tin qua kênh thông tin văn bản giúp các cán bộ tổng họp nắm được thông tin một cách chi tiết

và cụ thể khiến cho công tác xử lý, tổng họp thông tin được dễ dàng. Tuy nhiên, theo họ hình thức này cũng có một
số hạn chế là mất thời gian thu thập, lượng thông tin trên văn bản quá nhiều, khó nắm bắt hết và không phải lúc nào
thông tin cũng đáp ứng nhu cầu người thu thập.
2.1.1.2) Thu thập thông tin qua truyền miệng:
Hình thức thu thập thông tin truyền miệng bao gồm : Ghi chép trực tiếp từ các cuộc họp, qua điện thoại và
trao đổi trực tiếp với người có thông tin.
a) Ghi chép trực tiếp từ các cuộc họp :
Các chuyên viên phòng Tổng hợp được nằm trong thành phần tham dự các cuộc họp định kỳ của LĐB như
họp giao ban tuần, tháng, sơ kết quý, sơ kết 6 tháng, tổng kết năm, giữ nhiệm vụ ghi chép những ý kiến phát biểu và
diễn biến của cuộc họp, ý kiến kết luận của chủ toạ cuộc họp làm căn cứ cơ sở cung cấp thông tin cho LĐB trong
việc ra quyết định và đánh giá hiệu quả của cuộc họp .
Ghi chép tại cuộc họp, các buổi làm việc là hình thức thu thập được những thông tin chính xác, đáng tin cậy
do các cán bộ trực tiếp báo cáo, đóng góp ý kiến tuy nhiên cũng gặp nhiều khó khăn đòi hỏi cán bộ giữ nhiệm vụ ghi
chép phải tập trung cao độ và có các kỹ năng cần thiết để ghi kịp với tốc độ người nói.
b) Thu thập thông tin qua điện thoại và trao đổi trực tiếp với người có thông tin :
Điện thoại được các cán bộ thường xuyên sử dụng làm công cụ để thu thập thông tin bởi đây là một phương
tiện trao đổi thông tin thuận tiện.Điện thoại giúp các cán bộ tiết kiệm được thời gian, công sức thu thập thông tin lại
2
3


nhận được thông tin phản hồi nhanh chóng, có thể giải đáp được những thắc mắc khi thông tin không rõ về thông tin
ngay lập tức. Tuy nhiên, theo các cán bộ tổng họp, những thông tin các cán bộ khai thác được qua điện thoại không
phải là những thông tin có tầm quan trọng cao, chỉ mang tính chất bổ sung cho nội dung các thông tin trong các văn
bản còn chưa được rõ ràng, cần phải tìm hiểu thêm để giúp cho việc xử lý thông tin được dễ dàng hơn. Ngoài ra,
thông tin thu thập qua điện thoại chỉ là những thông tin ít chi tiết, mang tính sơ bộ giúp cán bộ có thể sắp xếp được
công việc cho Lãnh đạo.
Thu thập thông tin dưới hình thức trao đổi trực tiếp thường diễn ra trong nội bộ cơ quan, các cán bộ có thể gặp
các cán bộ khác trực tiếp phụ trách công việc chuyên môn được LĐB giao để tìm hiểu về tình hình giải quyết các văn
bản do LĐB giao, phục vụ cho báo cáo trực tiếp, báo cáo nhanh cho lãnh đạo nắm được khái quát chung tình hình

triển khai công việc. Từ đây, LĐB mới quyết định những vấn đề nào cần thông tin chi tiết hơn mới yêu cầu các tổ
chức, đơn vị phụ trách chuyên môn báo cáo, trình bày vấn đề đó bằng văn bản.
Hai hình thức thu thập thông tin này có hạn chế là thông tin thu được không chính thức, các thông tin nhiều
khi không đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy bằng thông tin được thu thập qua văn bản. Hơn thế nữa, không phải
lúc nào các cán bộ cũng gặp đúng người có thông tin vào thời điểm mình cần. Vì vậy, đây là hai nguồn cung cấp
thông tin các chuyên viên tổng họp ít khi sử dụng để có được thông tin cung cấp cho LĐB.
2.1.1.3) Thu thập thông tin qua mạng nội bộ và mạng Internet.
Ngoài những nguồn thông tin kể trên, nguồn cung cấp thông tin được nhiều cán bộ VP sử dụng hiện nay là
mạng nội bộ của BCN và mạng Internet, đây là hình thức thu thập thông tin hữu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho việc tra tìm
các VBQPPL của Bộ và các cơ quan khác khi cần thiết.
Được sự chỉ đạo của LĐB trong quá trình đẩy mạnh tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước, Trung tâm tin
học của Bộ đã xây dựng mạng tin học nội bộ và các phần mềm “Quản lý văn bản”, “Quản lý tài liệu lưu trữ ngành”
phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin của các cán bộ được thuận lợi và hiệu quả hơn. Mạng thông tin nội
bộ của BCN thường xuyên cập nhật đầy đủ các VBQPPL, văn bản chỉ đạo của LĐB và hỗ trợ công cụ tìm kiếm văn
bản hữu hiệu giúp các cán bộ tra tìm văn bản nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, mạng LAN của BCN còn được liên
kết với các trang thông tin của các cơ quan, tổ chức có liên quan, như vậy, từ mạng thông tin nội bộ đang được sử
dụng, các cán bộ VP có thể nhanh chóng liên kết với các trang điện tử của các cơ quan khác để tìm kiếm thêm thông
tin khi cần thiết cần thiết.
Hình thức khai thác thông tin qua mạng nội bộ này đã hạn chế việc lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành
chính trong giải quyết công việc, giảm việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản tài liệu bằng giấy gây lãng phí, phiền hà
về thủ tục hành chính. Điều quan trọng hơn, sử dụng hình thức thu thập thông tin này, các cán bộ VP chỉ cần ngồi tại
nơi làm việc của mình đã có thể tiếp cận được thông tin, tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức tìm kiếm.
Nguồn thông tin VP phải thu thập phục vụ hoạt động quản lý của LĐB vô cùng phong phú, bao gồm nhiều
loại hình, truyền tải trên nhiều kênh thông tin khác nhau.Tuy nhiên, thông tin được trình bày trong các tài liệu, văn
bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bộ đóng vai trò là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu. Thông tin truyền
tải qua văn bản là những thông tin được trình bày rõ ràng, cụ thể, có đầy đủ các yếu tố thể thức, dễ dàng kiểm chứng
độ tin cậy cả về nội dung và lẫn nguồn cung cấp. Những thông tin thu thập qua văn bản mới là cơ sở để LĐB nghiên
cứu, chính thức đưa ra những quyết định quản lý .Những hình thức thu thập thông tin còn lại chỉ mang tính hỗ trợ,
không chính thức, tính pháp lý không cao do vậy chỉ được sử dụng khi thu thập những thông tin thông báo cho LĐB
biết và nắm được tình hình công việc.

2.1.2) Phương pháp thu thập thông tin.
Các hình thức, phương pháp thu thập thông tin của các cán bộ VP BCN khá phong phú, sự phong phú này
xuất phát từ sự phong phú của nguồn cung cấp thông tin và kênh thông tin thu thập. Mỗi kênh thông tin có phương
2
4


pháp thu thập phù họp với nó đảm bảo khai thác đầy đủ và tối đa lượng thông tin cần thiết cho LĐB.
Ví dụ : Đối với công văn đến cần trình LĐB , hình thức thu thập chính là những bước tiếp nhận, sao chụp,
chuyển giao đến đúng người có thẩm quyền giải quyết, đối với những thông tin từ các đơn vị gửi đến báo cáo cần
được tổng họp trước khi thông báo thì hình thức thu thập là đọc thông tin, tổng họp thành báo cáo định kỳ hay đột
xuất, đối với thông tin trong các buổi họp, hình thức thu thập là nghe và ghi chép thông tin...Đe thu thập đầy đủ
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, VP phải tiến hành những nghiệp vụ cụ thể như sau:
2.1.2.1) Phương pháp thu thập thông tin từ văn bản:
• Tiếp nhân, chuyển giao công văn đến.
Tất cả mọi công văn, tài liệu trước khi cung cấp đến LĐB đều phải qua các bước tiếp nhận và làm thủ tục
đăng ký văn bản tại Văn thư bộ, bao gồm: nhập vào hệ QLCV trên máy tính các dữ liệu của tất cả công văn đến: số
hiệu cv, số đến, ngày gửi, ngày nhận, cơ quan gửi, khối cơ quan gửi, thời hạn xử lý, trích yếu cv, loại tài liệu, ghi
chú.Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hoặc các văn bản có mức độ mật, tối mật, tuyệt mật gửi tới
LĐB, Văn thư Bộ ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo VP biết để có ý kiến xử lý. Sau bước
phân loại và xử lý sơ bộ của Trưởng phòng Hành chính, tất cả văn bản cần trình LĐB được gửi tới Chánh VP cho ý
kiến và ghi phiếu xử lý công văn trình LĐB.CVP chuyển công văn cho chuyên viên tổng họp kiêm công tác văn thư
để nhập vào mục “nơi chuyển công văn” của hệ “Quản lý công văn” rồi trình LĐB xử lý.
Việc phân công văn đến đúng Lãnh đạo có trách nhiệm xử lý đòi hỏi Chánh VP phải nắm vững chức năng,
nhiệm vụ của từng vị LĐB, xác định văn bản nào trình cho riêng Lãnh đạo phụ trách công việc được nêu trong văn
bản, văn bản nào cần trình toàn bộ ban Lãnh đạo. Như vậy, thông tin cung cấp cho LĐB vừa đảm bảo chế độ bảo mật
vừa đảm bảo sự chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong ban Lãnh đạo đối với những công việc cần có sự bàn bạc
tập thể hoặc cùng phải biết.
Các văn bản trình LĐB xử lý bao gồm:
+ Các công văn gửi trực tiếp LĐB , ngoài bì công văn có ghi rõ : Kính gửi: Bộ trưởng BCN , Kính gửi: Thứ

trưởng Đỗ Hữu Hào...
+ Các công văn gửi toàn thể gửi toàn thể LĐB đọc để biết :
VBQPPL của các cơ quan cấp trên ban hành hướng dẫn, chỉ đạo các vấn đề liên quan trực tiếp đến ngành
công nghiệp như Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định....
Ví dụ : Nghị định số 12/2006/NĐ-CP của CP ngày 23 tháng 01 năm 2006 v/v Quy định chi tiết thi hành Luật
Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng
hóa với nước ngoài ; Quyết định số 80/2006/QĐ-TTg của TTCP ngày 14 tháng 4 năm 2006 v/v Phê duyệt chương
trình tiết kiệm điện giai đoạn 2006-2010.
Các văn bản này sau khi trình LĐB xem , ký vào phiếu xử lý được gửi tới Vụ phụ trách công việc chuyên
môn để làm căn cứ, cơ sở pháp lý cho hoạt động của các Vụ.
+ Các công văn liên quan tới các công việc mới phát sinh cần thông báo cho LĐB nắm được tình công việc để
có sự chỉ đạo và biện pháp giải quyết kịp thời. Những vấn đề LĐB đã biết và đã cho ý kiến chỉ đạo hoặc các công
việc mà các Vụ có thể tự giải quyết mà không cần ý kiến chỉ đạo của LĐB được chuyển thẳng cho các đơn vị có
trách nhiệm trực tiếp giải quyết.
+ Những văn bản về những vấn đề, dự án lớn, công trình nhóm A, các dự án trọng điểm hay những vấn đề
xoay quanh ngành công nghiệp đóng vai trò quan trọng trong nền công nghiệp nước nhà. Đó là các văn bản đề cập
tới các ngành : Điện, Dầu khí, Than đá, Cơ khí (đóng tàu, ô tô xe máy) và các Dự án trọng điểm quốc gia như Khí Điện - Đạm Bà Rịa - Vũng Tàu; Khí - Điện - Đạm Cà Mau; Lọc dầu Dung Quất; Thủy điện Sơn La và một số dự án
2
5