Quản trị dự án chương 3

Chương 3 : THIẾT KẾ TỔ CHỨC
VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGỦ DỰ ÁN
GVHD: TRẦN THỊ LAM
PHƯƠNG
NHÓM 5_ 03ĐH_QTTH4


Thành Viên Nhóm
Mai Nhật Quỳnh Như
Nguyễn Thị Đoan Trinh
Nguyễn Thị Phương Thảo
Hoàng Hoàng Bảo
Phạm Thị Mỹ Thu
Lê Thị Kim Cương
Phan Cẩm Tiên


Nội Dung:
Thiết Kế Cơ Cấu Tổ Chức Dự Án

Giám Đốc Dự Án
Xây Dựng Đội Ngũ Dự Án


Thiết Kế Cơ Cấu Tổ Chức Dự
Án

Tổ chức

Một nhóm người
được sắp xếp

theo một trật tự
nhất định
Phối hợp cùng
nhau hoạt động
với nhau để đạt
mục tiêu.


Tổ chức dự án
Tổ chức tạm thời.
Thực hiện trong 1 thời gian nhất định
Hoạt động độc lập với phòng ban
chức năng
Sau khi kết thúc dự án, cần tiến hành
phân công lại lao động, bố trí lại máy móc
thiết bị


Mô Hình Tổ
Chức theo chức
năng.
Mô hình cấu
trúc tổ chức
dự án

Mô hình
tổ chức
kiểu dự án
Mô hình tổ chức
kiểu ma trận

Mô hình tổ chức theo chức năng
Chủ tịch/ GĐ

PGĐ Tài
chính

PGĐ
Marketin
g
Dự án 1
Dự án n

PGĐ
Dự án

PGĐ Kĩ
thuật
Dự án 1
Dự án n


•Sử dụng linh hoạt đội ngũ, có sự sắp xếp các
chuyên gia tạm thời
• Một chuyên gia có thể được phân công cho
nhiều dự án khác nhau
• Mang tính chuyên nghiệp cao trong kiểm
soát, giải quyết các vấn đề
• Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất, kinh

nghiệm, phương tiện
•Cơ cấu tổ chức thuận tiện cho hoạch
Thiếu sự phối
định,kiểm
soát hợp giữa các bộ phận chức
năng nên dễ gây ra những khó khăn
• Công việc chuyên môn thường được ưu tiên
hơn công việc dự án
• Ra quyết định khó khăn và chậm chạp
• Môi trường làm việc có tính tạm thời
• Không thấy được quyền lực dự án tập trung


Mô hình tổ chức kiểu dự án
ĐẠI HỘI
ĐỒNG CỔ
ĐÔNG

BAN
KIỂM SOÁT

HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ

BAN GIÁM
ĐỐC

PHÒNG
HCNS

PHÒNG
TCKT

PHÒNG
KD/MKT

PHÒNG
ĐẦU TƯ

Phân
phối

Đầu tư
dự án

Chuỗi
siêu thị

Đầu tư
tài chính

KHỐI
SẢN XUẤT


••Cải
Cải thiện
thiện sự
sự phối
phối

hợp
hợp chéo
chéo giữa
giữa các
các
bộ
bộ phận
phận chức
chức năng
năng
•• Gỉam
Gỉam mâu
mâu thuẫn
thuẫn
giữa
các
thành
giữa
các
thành
viên,
viên, ra
ra quyết
quyết định
định
nhanh
nhanh chóng
chóng
•• Môi
Môi trường

trường làm
làm
việc
việc linh
linh động,
động, độc
độc
lập,
lập, trách
trách nhiệm,
nhiệm,
thống
thống nhất
nhất

• Chi phí tăng do
sắp xếp nguồn
lực chồng chéo
• Có sự cạnh
tranh không
lành mạng giữa
các dự án khi
huy động các
nguồn lực
• Nguy cơ lệch
mục tiêu chung
• Các thành viên
lo lắng về số
phận sau khi
kết thúc dự án

Mô hình tổ chức theo ma
trận


Giống mô hình CN: sử dụng tối đa và phân
phối hợp lí các nguồn lực. Dự án có thể tiếp
cận nhiều nguồn lực chuyên môn.
Giống mô hình DA : kết cấu tổ chức chặt
chẽ nên dễ điều hành, đáp ứng yêu cầu của
khách hàng, nhà quản trị cấp cao
Cùng lúc thực hiện nhiều dự án
Cân đối tốt nguồn lực
Kết hợp chéo các bộ phận chức năng tốt
Duy trì kỉ luật làm việc tốt, nguồn thông tin
chính xác hơn, thống nhất mục tiêu
Nhà quản trị theo nguyên tắc 1 thủ
trưởng
Nhân viên dự án có đồng thời 2 thủ
trưởng nên khó khăn trong việc chấp
hành
Dễ xảy ra chỉ quan tâm đến 1 mục tiêu
chức năng, ít quan tâm đến mục tiêu tổng
thể
Đòi hỏi phải có khả năng thương lượng tốt


Phân tích, lựa chọn loại hình tổ chức dự
án

Mục tiêu và Kết quả

Yếu tố
lựa chọn nhóm thực
hiện dự án

Nhiệm vụ
Phân chia công việc
Chức năng

Liệt kê đặc điểm nổi
bật của dự án


Phân loại

Mô hình tổ chức theo chức năng: dự
án nhỏ, thời gian ngắn, đơn giản

Mô hình tổ chức kiểu ma trận: dự án
lớn, phức tạp về kĩ thuật, công nghệ

Mô hình tổ chức theo ma
trận: dự án có quy mô và kỹ thuật
trung bình


Giám đốc dự án
1.Vị trí của giám đốc dự án :

Vị trí của người tham gia
Vị
tríđiều
trung
tâm
Vị trí
phối
hợp
hợphành
pháp


2.Trách
nhiệm của
GDDA

Phục vụ
khách hàng

Đáp ứng
nhu cầu của
khách hàng

Quản trị sự
thay đổi

Đối với toàn
bộ quá trình
của DA

Điều hành
dự án theo
mục tiêu

Quản lý thời
gian, chất
lượng, rủi
ro, chi phí
…

Phối - kết
hợp với các
thành viên

Duy trì
nguồn lực


Tố chất cần thiết của giám đốc dự án
Về kiến thức:

Mức độ sâu rộng
về kiến thức kỹ
thuật chuyên môn

Hiểu biết sâu
rộng về kiến
thức tổng hợp

Kiến thức quản

trị


Về năng lực:

Năng lực lãnh đạo
Đây là kỹ năng quan trọng nhất giúp cho nhà lãnh đạo đat
đươc mục tiêu của dự án

Năng lực ngoại giao
Thể hiện qua 3 khả năng: +giao tiếp và thông tin trong quản tri dự án
+thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc
+tiếp thị và quan hệ với khách hàng

Năng lực ra quyết định
Giám đốc dự án phải đưa ra quyết định đúng đắng và kịp
thời


3.Về phẩm cách của giám đốc dự án
Phẩm chất tính cách:
+ Tính tình cởi mở, giỏi giao tiếp
+Tính cách hướng ngoại, dễ gần và dễ bao dung
+Có ý chí, lập trường, có thể chấp nhận thất bại và áp lực,
không ngại khó
+kiên quyết và bình tĩnh khi xử lý công việc, không mềm yếu,
cũng không quá sốc nổi, có những ý kiến độc đáo
+Làm việc linh hoạt, biết ứng biến và không vi phạm nguyên
tắc
Phẩm chất đạo đức : 1 giám đốc dự án cần phải có phẩm

chất đạo đức tốt


Xây dựng đội ngủ dự án
1.Đội ngủ dự án
Khái niệm:

Là 1 tập thể các cán bộ nhân viên trực tiếp
thực hiện các công việc dự án, cùng hướng
tới mục tiêu và lợi ích chung


2.Nguyên tắc xây dựng đội ngủ dự án
• Quyền lợi và trách nhiệm

• Khích lệ và ràng buộc

• Chỉ đạo và giúp đỡ
• Dung hòa các mối quan hệ bên ngoài


Xây dựng đội
ngủ dự án
1.Xác định
mục tiêu và
nhiệm vụ của
đội ngủ

2.Xác định vai
trò và các vị trí

trong đội ngủ


3.Các quy tắc
của đội ngủ

Quy tắc để định dạng và hướng dẫn
sự phát triển chứ không được kiềm
hãm nó.quy tắc không thể thay đổi
quá nhanh hoặc quá chậm


4.Các thành viên trong đội ngủ
dự án
Đội ngũ dự án nên chọn những thành viên như thế nào?
Tại sao phải lựa chọn họ?
Người được tuyển dụng có thật sự muốn tham gia vào dự án
hay không?
Đối với việc lựa chọn các cố vấn dự án,chuyên gia kỹ thuật
phải xem xét mức thù lao trả cho họ là bao nhiêu?
Trả lời được các câu hỏi trên là điều kiện thuận lợi
để xây dựng 1 đội ngủ nv lớn mạnh


Phát triển và lãnh đạo đội ngủ dự án
1.Phất
triển đội
ngủ dự án

Đào tạo và bồi

dưỡng(nâng cao kỹ
năng giao tiếp,
trình độ kỹ thuật )

Đánh giá và khuyến khích
đây là yếu tố quan trọng
để nâng cao năng suất đội
ngũ dự án và đạt được
mục tiêu đề ra