7 cách để làm việc hiệu quả hơn mà không tốn nhiều thời gian

7 cách để làm việc hiệu quả hơn mà không tốn nhiều thời gian

Nỗ lực là rất quan trọng, nhưng nếu bạn biết đâu là nơi nên nỗ lực thì bạn sẽ tạo ra được sự khác biệt rất
lớn.
Hãy làm việc một cách thông minh và liều lượng. Chăm lo cho thói quen cá nhân, như thế sẽ giúp bạn biết được cái
gì quan trọng còn cái gì không. Với một chút kỷ luật, một chút kế hoạch và tổ chức cộng thêm một chút phiêu lưu bạn
sẽ thấy mình đang làm việc một cách hiệu quả hơn mà không lãng phí thời gian.

1. Nghỉ ngơi


Điều này nghe có vẻ hơi trái ngược, nhưng việc bạn nghỉ ngơi một cách đều đặn và hợp lý lại mang đến hiệu xuất
làm việc cao hơn.
Điều này luôn tốt cho sức khỏe của bạn. Cho dù bạn là một lao động tự do hay làm việc trong môi trường văn phòng
thì việc rời khỏi bàn và vận động một chút cũng có tác dụng xoa diệu đôi mắt bạn cũng như ngăn ngừa tụ máu ở
chân.
Những nghiên cứu đã chỉ ra rằng chỉ cần rời khỏi bàn 5 phút thôi cũng đủ thời gian để bạn “refresh” khả năng tập
trung của mình. Khi hoàng hôn buông xuống hãy nghỉ một chút. Cho dù là để có thêm năng lượng cho buổi chiều
nhưng bạn cũng nên tránh dùng các loại cà phê, thay vào đó ăn qua loa một ít dâu hay quả óc chó cũng có thể thúc
đẩy khả năng hoạt động của não. Những chất béo có lợi và các loại chất chống oxy hóa sẽ tạo một cú hích cần thiết
cho bộ não mệt mỏi của bạn giúp nó tập trung hơn và nhiều năng lượng hơn.

2. Hãy tạo ra một “nghi thức” cho một thời gian nhất định trong ngày
Dù bạn có tin hay không thì những gì chúng ta đều làm mỗi ngày thực sự sẽ trở thành thói quen. Vì vậy nếu ta phát
triển những thói quen có lợi thì chúng sẽ đưa ta gần đến thành công hơn với ít đau đớn và nỗ lực hơn. Nếu ta đã và
đang phải làm cùng một việc trong cùng một thời gian ở cùng một địa điểm, thì môi trường và thói quen sẽ khiến
chúng ta trở nên quen thuộc với việc đó và thúc đẩy để ta làm việc ngày càng hiệu quả hơn những gì ta muốn làm.
Hãy bắt đầu ngày nghỉ của bạn bằng cách tạo ra một “nghi lễ” cho buổi sáng và áp dụng nó cho cả tuần luôn nhé.
Kết hợp những ý tưởng lại với nhau, viết chúng ra giấy, suy ngẫm chúng và rồi luyện tập chúng, việc này có thể giúp
bạn cải thiện khả năng tập trung. Bạn cũng có thể thực hiện thủ tục này trước khi đi ngủ để chuẩn bị cho một ngày
mới.

Nếu muốn kết thúc ngày làm việc của mình theo cách này cũng không có vấn đề gì. Hãy dọn bàn của mình cho nó
thật trống trải để bạn có thể bắt đầu một ngày làm việc mới một cách thoải mái nhất. Cho dù là làm việc tại nhà hay
văn phòng, hãy tạo ra một điểm kết thúc để bạn có thể nói câu:“Vậy là một ngày làm việc đã kết thúc rồi”.

3. Hãy tạo ra một khoảng thời gian “Xin đừng làm phiền” trong ngày
Điều tuyệt vời nhất cũng là điều tệ hại nhất của việc làm việc tại nhà chính là bạn làm việc ở nhà. Những người trong
gia đình hay bạn cùng phòng cứ ra ra vào vào chỉ để “ buôn dưa lê” hay để hỏi bạn một vấn đề gì đấy. Hãy tao ra
một khoảng thời gian trống chỉ dành cho công việc mà bạn không bị làm phiền chỉ trừ những trường hợp khẩn cấp.
Và tuân thủ nó.
Còn ở văn phòng bạn hoàn toàn có thể áp dụng cùng nguyên tắc trên. Hãy cho đồng nghiệp biết rằng bạn không
muốn bị làm phiền.

4. Chỉ kiểm tra mail hay mạng xã hội trong một mốc thời gian nhất
định trong ngày
Thật dễ dàng để kiểm tra mail hay thông báo từ mạng xã hội vài lần một ngày. Vấn đề là những cú lướt nhanh ấy làm
bạn mất tập trung. Phải mất khoảng 25 phút sau thì bạn mới có thể quay trở lại với nhịp độ ban đầu. Hãy tắt chế độ
thông báo của email và chỉ mở lên kiểm tra vào đúng một thời điểm nào đó trong ngày, một lần vào buổi sáng và một
lần vào buổi trưa. Hãy làm điều trương tự với Facebook hay Switter. Tất cả vẫn ở đó khi bạn sẵn sàng cho chúng.


5. Tạo ra một danh sách 3 điều ưu tiên
Việc lên kế hoạch sẵn cho một ngày làm việc mới là cần thiết nếu bạn muốn tất cả mọi việc được hoàn tất. Nhưng
thay vì cứ lập ra một danh sách dài dằng dặc, sao bạn không ưu tiên cho ba việc quan trọng nhất mà bạn cần phải
hoàn thành. Bằng cách giới hạn mọi thứ ở mức 3 điều ưu tiên, danh sách của bạn đã trở nên dễ quản lý và tránh cho
bạn tình trạng bị chôn vùi trong “một tờ sớ tao quân” những điều cần làm.

6. Mở rộng hệ thống quản lý thời gian của bạn
Filofax, Erin Cordren và Franklin Covey là những nhà kế hoạch “Giấy và bút” rất nổi tiếng. Họ luôn có thứ gì đó để
viết chúng ra. Có nhiều bằng chứng cho thấy việc viết tay có thể giúp bạn cải thiện trí nhớ. Và có một điểm cộng
đáng lưu ý nữa, nếu bạn trang trí cho “trang giấy ý tưởng” của mình thì việc đó sẽ truyền cảm hứng cho bạn đấy.

Nếu bạn không muốn tự tay mình viết thì vẫn luôn có những ứng dụng hay website như Trello có thể giúp được bạn.
Giao diện và thẻ ghi nhớ ảo đều có thể tắt đi, nhãn dán cùng những bảng ghi chú đầy màu sắc, tất cả đều đang chờ
bạn. Khả năng là vô hạng.

7. Tổ chức lại không gian làm việc
Hãy đều đặn sắp xếp lại tài khoản Cloud hay giao các thư mục trên Desktop của bạn. Sẽ tiết kiệm được cho bạn rất
nhiều thời gian đấy. Sử dụng nhãn dán của Gmail hay những tập tin với Outlook cho tất cả email của bạn. Hãy làm
cho mọi thứ thông thoáng và không bị cản trở. Học những phiếm tắt thay cho việc sử dụng chuột.
Cùng với việc tổ chức lại không gian làm việc trên máy tính của bạn, hãy cơ cấu lại văn phòng của mình luôn nhé.
Tạo ra một khoảng thời gian định sẵn (như chiều thứ sáu) để thanh toán mớ giấy tờ cũ. Dọn dẹp chứng từ hóa đơn
và cho chúng vào ngăn tủ hay một hộp hồ sơ có thể mang đi. Một không gian làm việc ngăn nắp có thể tránh cho
bạn việc xao nhãng.
Để làm việc một cách thông minh hơn, nó không chỉ về việc tập trung chú ý không ngừng hay sử dụng những ứng
dụng và phần mềm mới nhất. Hiểu được những điều giới hạn, làm bạn sao nhãn và sử dụng chúng để phát triển hệ
thống sẽ có ích cho bạn. Giữ cho bản thân luôn có trách nhiệm. bạn sẽ đạt được nhiều thứ hơn mà chẳng cần phải
hy sinh thời gian cá nhân của mình.
"Bài được dịch từ nguồn: www.lifehack.org" - Cách để làm việc hiệu quả