Tổ chức Khu làm việc của bạn Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn và

Tổ chức Khu làm việc của bạn

Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn và làm được nhiều hơn (productive) mỗi ngày,
bạn phải tạo một môi trường làm việc thích hợp.

Bằng cách loại trừ (eliminating) sự hỗn loạn (clutter), thiết lập một hệ
thống đầy đủ có hiệu quả (effective filing system) , tập hợp các công
cụ cần thiết (gatheringessential tools), và quản lý dòng công việc
(managing workflow), bạn sẽ được tốt trên con đường của bạn để tạo
ra một không gian làm việc có hiệu quả.
Loại bỏ sự lộn xộn (De-clutter)
Loại bỏ sự lộn xộn của bản thân là một công việc tốn thời gian (a
time-consumingtask) , nhưng một không gian làm việc lộn xộn
làm suy yếu đáng kể khả năng của bạn để tìm những thứ cần
thiết, bù lại bạn sẽ nhận được nhiều thời gian hơn nữa sau đó!

Để lấy tài liệu một cách nhanh chóng, bạn sẽ cần một hệ thống hiệu quả bao gồm ba
loại vật liệu cơ bản:
1.1.1 Tài liệu làm việc (Working files)
Vật liệu được sử dụng thường xuyên và cần thiết.
1.1.2 Tài liệu tham khảo (Reference files)
Thông tin chỉ thỉnh thoảng cần thiết.
1.1.3 Tài liệu lưu trữ (Archival files)
Tài liệu hiếm khi sử dụng nhưng phải được lưu giữ. Để dễ truy tìm khi cần sử dụng,
tổ chức các tài liệu theo cách đơn giản nhất có thể. Ví dụ, bạn có thể dán nhãn tài liệu
với một hoặc hai từ khóa (word tag) và sắp xếp các tài liệu theo thứ tự abc
(alphabetically).
Một khi hỗn độn đã được loại bỏ và các tài liệu khác đã được sắp xếp (havebeen filed)
, không gian làm việc có hiệu quả chỉ bao gồm những gì cần thiết: một bộ ba khay (a
set of three trays) để kiểm soát công việc trên bàn làm việc của bạn (xem chủ đề kế
tiếp), vật tư tiêu chuẩn văn phòng, máy tính, và một điện thoại. Mọi thứ khác, ngoại

trừ những gì bạn đang làm việc, có thể và cần được để nơi nó được lấy ra dễ dàng khi
cần.
Quản lý dòng việc (Workflow)
Làm thế nào để bạn xử lý hàng núi tài liệu mà bạn thu thập bằng giấy và điện tử
trong giỏ? Câu trả lời là một mảnh giấy, một thông điệp điện tử tại một thời điểm.
Nhiều chuyên gia quản lý thời gian đồng ý rằng những mục hành động hiệu quả nhất
mà họ có được là ở lần mục đầu tiên nó được tác động.
Mặc dù khó khăn lúc đầu, các thực hành có thể trở thành thói quen, và được thực hiện
dễ dàng hơn với qui tắc 4D:
1.1.4 Thực hiện (DO)
Nếu một nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn, làm điều đó
ngay lập tức.
1.1.5 Loại bỏ (DELETE)
Nếu tài liệu là rác hoặc đồ tạp nhạp (trash or junk), bỏ nó đi. Hoặc, Nếu nó là cái gì
mà bạn có thể sử dụng sau này, sắp xếp lại (file), và chuyển nó vào nơi lưu trữ.
1.1.6 Hoãn (DEFER)
Nếu là một trong những nhiệm vụ mà không thể được hoàn thành nhanh chóng và
không phải là một ưu tiên cao, chỉ cần hoãn nó lại.
1.1.7 Ủy thác (DELEGATE)
Nếu một nhiệm vụ mà bạn không nhất thiết phải làm, nên ủy thác nó.
Hãy nhớ rằng, để thoát khỏi S.T.I.N.G (sự đau nhức, châm chích) ra khỏi cảm giác
choáng ngợp về công việc, hãy làm theo các bước sau:
 S: (Select) chọn một trong những nhiệm vụ cần làm ngay.
 T: (Time) Sắp đặt thời gian cho mình bằng cách sử dụng một đồng hồ và ấn
định không quá một giờ.
 I: (Ignore) bỏ qua mọi thứ khác trong suốt thời gian đó.
 N: (No) Không phá vỡ hay làm gián đoạn nếu được.
 G: (Give) cho mình một phần thưởng khi thời gian kết thúc.
Đối phó với E-mail

Giao tiếp điện tử có thể được quản lý một cách dễ dàng và nhanh chóng như
tài liệu giấy với 4D mà chúng ta chỉ cần thảo luận. Tuy nhiên, có một số ý
tưởng chủ chốt khác sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian với e-mail.
 Giống như thường lệ các nhiệm vụ khác (như trả lại các cuộc gọi điện thoại,
xử lý thư giấy, và kiểm tra hộp thư thoại), e-mail được xử lý tốt nhất theo đợt
vào các thời điểm thường xuyên theo lịch trình trong ngày.
 Nhóm các địa chỉ e-mail sử dụng theo chủ đề cụ thể, và chắc chắn để sử dụng
chúng cho chính mình. Điều này sẽ giúp bạn xác định xem liệu thư đến của
bạn là doanh nghiệp hoặc cá nhân, khẩn cấp hay tầm thường.
 Một khi bạn biết đối tượng của tin nhắn, mở ra và đọc nhanh e-mail, và trả lời
cho phù hợp. Những e-mail không khẩn cấp, như chuyện đùa (joke), có thể
được đọc sau này. Xóa các e- mail quảng cáo mà bạn đã không quan tâm đến,
hay mà bạn cho là thư rác (spam).
 Sử dụng hệ thống e-mail để phát huy tối đa tiềm năng của nó. Tạo thư mục
cho các chủ đề khác nhau, dự án, hoặc bởi người gửi. Hầu hết các hệ thống thư
điện tử cũng cho phép bạn tạo các thư mục và thêm từ khóa hay thể loại vào
tin nhắn, mà việc truy xuất thông tin dễ dàng hơn nhiều.
 Nhiều chương trình email cho phép bạn tạo ra các quy tắc tự động chuyển các
tin nhắn vào thư mục thích hợp. Điều này có thể giúp bạn thực hiện theo kế
hoạch sử dụng e-mail.
 Cuối cùng, đừng quên để xóa e-mail từ thùng rác của bạn có thể và thư mục
rác một cách thường xuyên.
Using Calendars (Sử dụng Lịch)
Để quản lý tất cả những điều mà bạn phải làm, điều quan trọng là tổ
chức nhắc nhở bạn thành một số lượng nhỏ các lịch biểu và danh sách
có thể được xem xét thường xuyên. Một lịch (giấy hoặc điện tử) là nơi
để ghi lại rõ ràng (obvious) các cuộc họp, các cuộc hẹn, và ngày đáo
hạn (due date).

Đối với những người có nhiều trách nhiệm, một lịch hàng năm được tổ chức bởi các

khu vực trách nhiệm (ví dụ như ngân sách, nhân sự, kế hoạch, quy hoạch, và linh tinh)
có thể có giá trị đặc biệt. Đối với mỗi khu vực này, người ta có thể liệt kê những
nhiệm vụ chính trong tháng và từ đó ta có thể xem lướt qua những nhiệm vụ phải
được hoàn thành trong một tháng nhất định trong năm.
Đừng quên các sổ tay hàng ngày (productivity journal) mà chúng ta đã thảo luận trước
đó. Điều này có thể là một công cụ có giá trị cho tổ chức công việc, xác định các mô
hình, cải tiến quy trình làm việc và ghi lại những công việc đã hoàn thành.