KHẢO SÁT TÌNH HINH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ

Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A
MỤC LỤC


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A
A. LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn
bản- Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực
tế”. Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho học
sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ. Trường đại hoc Nội Vụ Hà Nội đã tổ
chức đợt thực tập kéo dài 8 tuần. Từ ngày 17/07/2017 đến ngày 15/09/2017 cho
học sinh. Đợt thực tập này nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi
kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận UBND phường Phú Đô,

tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các
nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.
Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi những
kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc rút
được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự hướng dẫn
giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, tôi đã học được
phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi
sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết
các công việc hàng ngày.
2


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Là một cán bộ Văn thư trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho
tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn
thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự
phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan.
Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất
lớn.
Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây tôi có thể khắc phục được
những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể
đáp ứng đủ.
Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho chúng tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn
kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp

với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
1. Lý do chọn đề tài
Nhận thức được tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp đối với mỗi sinh
viên. Đặc biệt, UBND phường Phú Đô là nơi có điều kiện tốt,địa điểm gần
trường, thuận lợi cho quá trình thực tập, học tập và phát triển. Vì vậy, việc thực
tập tốt nghiệp tại UBND phường Phú Đô sẽ giúp bản thân hiểu thêm về lịch sử
hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng như những công việc
chuyên môn của UBND phường. Qua đó, giúp tôi củng cố, nâng cao kiến thức
đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường, hệ thống hóa được những
kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành; từng bước gắn liền học với thực hành; lý
luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập với thực tế; bước đầu vận
dụng các kiến thức được học vào thực tế. Giúp sinh viên làm quen và tăng
cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo.
2. Mục tiêu của đề tài
Nắm được tổng quan sơ lược về UBND phường Phú Đô, Quận Nam Từ
Liêm, thành phố Hà Nội
3


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND phường Phú Đô, nắm được
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường
Phú Đô;
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan UBND phường Phú Đô, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức của văn phòng;
Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND

phường Phú Đô;
3. Khó khăn thuận lợi khi thực hiên chuyên đề
Trong qúa trình thực tập tôi đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội
dung mà đợt thực tập đề ra và đã thực hiện báo cáo này. Để hoàn thành được đợt
thực tập và báo cáo của mình, ngoài kiến thức kỹ năng nghiệp vụ mà bản thân
có được, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi của
cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình, của cán bộ Văn phòng. Tuy
nhiên kiến thức còn hạn chế nên còn rất nhiều những thiếu sót trong quá trình
thực tập tại cơ quan.

4


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A
B. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ
Phường Phú Đô được thành lập ngày 27 tháng 12 năm 2013 thuộc Quận
Nam Từ Liêm - Thành phố Hà Nội trên cơ sở chia tách từ Xã Mễ Trì cũ. Với vị
trí địa lý nằm ở phía Tây nam Thành phố, nơi có con sông Nhuệ chảy qua. Tổng
diện tích đất tự nhiên là 239 ha, dân số: 13.856 người.
Phía Đông giáp: Phường Mễ Trì
Phía Tây giáp: Phường Đại Mỗ, Phường Tây Mỗ
Phía Nam giáp: Phường Trung Văn
Phía Bắc giáp: Phường Mỹ Đình I.
Trong những năm qua Phường Phú Đô đã phát triển theo hướng đô thị hóa

hòa nhịp với sự tiến bộ của xã hội, nhưng vẫn luôn giữ được nét văn hóa truyền
thống, nhiều di tích vẫn tồn tại vững trãi cho tới ngày nay như: Đình Làng, Đền
Xa Đôi, Quán Hai Bà…v.v. ( bản đò hành chính phường Phú Đô Phụ lục 01)
Người dân Phú Đô hiền hòa nhân hậu trong đời sống sinh hoạt, cần cù
sáng tạo trong lao động sản xuất. Năm 2010 nhân kỷ niệm 1000 năm Thăng
Long Hà Nội, “Bún Phú Đô” đã chính thức trở thành thương hiệu được Cục sở
hữu trí tuệ Thành Phố Hà Nội công nhận. Đến nay Làng nghề truyền thống Phú
Đô (Phường Phú Đô) có khoảng 400 hộ sản xuất kinh doanh Bún, cung cấp ra
thị trường gần 60 tấn Bún mỗi ngày. “Bún Phú Đô” đang trở thành món ăn quen
thuộc mang đến cho người dân trên mọi miền Tổ Quốc thứ ẩm thực đậm đà bản
sắc kinh kỳ.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và xã hội của Thủ Đô và đất nước,
Phú Đô đang ngày càng phát triển trở thành một vùng đô thị văn minh giàu đẹp
và hiện đại kiểu mẫu trong tương lai.

5


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Danh sách cán bộ Phường Phú Đô:

STT

Họ và tên

Chức vụ

1

Trần Đắc Minh

Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch HĐND

2

Thu Hòa

Phó bí thư Thường trực ĐU

3

Nguyễn Hữu Vũ

Văn phòng ĐU

4

Đỗ Đức Hùng

Phó chủ tịch HĐND

5

Nguyễn Thị Hường

Phó bí thư ĐU - Chủ tịch UBND

6

Phạm Anh Thư

Phó chủ tịch UBND

7

Nguyễn Phùng Hưng

Phó chủ tịch UBND

8

Nguyễn Dũng

Trưởng công an Phường

9

Nghiêm Đức Dũng

Chỉ huy trưởng BCH quân sự

10

Nguyễn Hồng Cảnh

Chủ tịch UBMTTQ

11

Lê Thị Phượng

Chủ tịch Hội phụ nữ

12

Ngô Văn Lịch

Chủ tịch Hội nông dân

13

Nguyễn Thuỵ Phúc

Chủ Tịch Hội CCB

14

Nguyễn Quang Tùng

Bí thư đoàn thanh niên

15

Phạm Thị Hợi

Chủ tịch Hội CTĐ

16

Nguyễn Văn Lịch

Chủ tịch Hội NCT

17

Nguyễn Văn Luyện

Chủ nhiệm HTX Phú Đô

Uỷ ban nhân dânUBND phường Phú Đô do Hội đồng nhân dân phường
bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước
ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân phường và cơ quan
nhà nước cấp trên.
6


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.

1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn:
a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân phường thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm
trình Hội đồng địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân phường quyết định và báo cáo Uỷ
ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra xây dựng
và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường
về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
b) Trong lĩnh vực nông nghiệp,sản xuất và đất đai, Uỷ ban nhân dân
phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp,làng nghề, nhà ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo các cơ quan liên quan thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ đô thị;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
7


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của của từng tổ
c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn ;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các vùng;
d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng phường, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn phường; quản lý việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân Quận.
e) Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn phường;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.

8


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn phường và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ

thiện, nhân đạo.
h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và
9


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ phường;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân phường vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của Quận đối với các tổ,khu vực chưa phát triển
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
10


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường,thị trấn thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ;
m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của phường;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân phường thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của phường trình Hội đồng nhân
dân phường thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
11


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể
xây dựng và phát triển đô thị của phường trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch

xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng,
giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện
pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;
Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà
nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết
định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp
luật;
Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao
thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của tổ khu dân
phố, phường thuộc Quận; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh do phường quản lý.
1.2. CƠ CẤU VÀ SỐ LƯỢNG
- Thường trực UBND phường: 03 người (01 Chủ tịch và 02 Phó chủ tịch).
- Thành viên UBND phường: 02 người (01 quân sự và 01 Công an).
- Cán bộ, công chức chuyên môn hiện có: 10 người (trong đó có 01 là
thành viên UBND phường).
1.3. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND phường
1. Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác của các bộ phận chuyên môn, các
Trưởng khu vực thuộc UBND phường, trong việc thực hiện Hiến pháp, Pháp
luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND và
Quyết định UBND phường.
2. Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của UBND, trừ
những vấn đề được qui định tại điều 3 quy chế này.
3. Áp dụng các biện pháp nhằm đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện cải cách
12

Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

hành chính, thực hiện Pháp lệnh dân chủở xã, phường; Ngăn ngừa, xử lý các
biểu hiện quan liêu, hách dịch, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực
khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
4. Tổ chức tiếp dân, xét và giải quyết các đơn thư khiếu nại – tố cáo do
nhân dân và các tổ chức gửi đến theo qui định của Pháp luật.
5. Triệu tập và chủ tọa các phiên họp của UBND phường.
6. Đình chỉ, điều động công tác, khen thưởng kỷ luật cán bộ, viên chức
thuộc quyền theo sự phân cấp quản lý. Thực hiện việc đánh giá cán bộ, công
chức hàng năm theo qui định.
7. Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản trái pháp luật của
UBND phường và các kết quả giải quyết sai trái của bộ phận chuyên môn.
8. Chỉ đạo trực tiếp hoạt động của các ngành: Công an, Quân sự, Bảo vệ
dân phố, Tài chính, Thuế, Địa chính – Xây dựng, Tư pháp – Hộ tịch, Thanh tra
nhân dân, Thi đua khen thưởng và 4 khu vực. Chịu trách nhiệm cá nhân về kết
quả hoạt động của các ngành, khu vực nêu trên.
9. Xem xét và duyệt chi các khoản chi thường xuyên, đột xuất của UBND
cũng như của các đoàn thể theo Nghị quyết của HĐND và theo qui định của
Pháp luật.
10. Trong trường hợp đột xuất, phải vắng mặt trong thời gian 7 ngày trở
lên, Chủ tịch UBND phường phải ủy quyền cho Phó chủ tịch UBND hoặc thành
viên UBND phường giải quyết một phần hoặc toàn bộ công việc của Chủ tịch
UBND phường. Nội dung ủy quyền phải được thể hiện cụ thể bằng văn bản.
11. Trong hoạt động của mình, Chủ tịch UBND thường xuyên giữ mối
quan hệ với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UB.MTTQ phường
cùng người đứng đầu các đoàn thể, tổ chức chính trị xã hội ở địa phương.

12. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại – tố cáo của công dân vào thứ 5
hàng tuần.

13


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách
văn hóa xã hội
Chủ tịch UBND phường ủy quyền Phó chủ tịch UBND phường phụ trách
Văn hóa xã hội (gọi tắt là khối Văn xã) trực tiếp phụ trách các bộ phận, lĩnh vực
như: Giáo dục, Y tế, xã hộ – Thương binh xã hội, VHTT - TDTT - Đài truyền
thanh - Nhà văn hóa và các lĩnh vực xã hội khác như: Quản lý khối Văn phòng
UBND, bộ phận cải cách hành chính “một cửa” liên thông, quản lý đối tượng
dân số - kế hoạch hóa gia đình, Ủy ban bảo vệ chăm sóc trẻ em, tổ công tác Tôn
giáo, xóa đói giảm nghèo, khuyến học, Phổ cập giáo dục, ... và chịu trách nhiệm
cá nhân khi giải quyết các công việc được ủy quyền.
Với vai trò giúp việc cho Chủ tịch và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
UBND, Phó chủ tịch UBND phụ trách văn xã có những nhiệm vụ quyền hạn
sau:
1. Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động chuyên môn của các bộ phận
thuộc lĩnh vực được ủy quyền.
2. Giúp Chủ tịch UBND phường theo dõi và điều hành các hoạt động
hàng ngày của Văn phòng UBND như: Tiếp dân, giải quyết hồ sơ hành chính
của nhân dân (trừ những hồ sơ liên quan đến lĩnh vực địa chính, ngân sách).
Đôn đốc các ngành, khu vực, các Ban chỉ đạo, các Đội liên ngành thực
hiện Nghị quyết của HĐND phường, các văn bản Pháp luật của UBND phường

và các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên. Đề xuất Chủ tịch UBND giải quyết
các vấn đề về tổ chức cán bộ.
3. Thay mặt Chủ tịch UBND phường giải quyết các vấn đề phát sinh
thuộc lĩnh vực được phân công, chủ động xử lý và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND phường về kết quả xử lý công việc. Lập kế hoạch chi kinh phí hoạt
động thường xuyên, đột xuất của Khối với mức chi theo qui định của Pháp luật
trình Chủ tịch UBND phê duyệt.
4. Trong trường hợp Chủ tịch UBND phường vắng mặt, nếu có ủy quyền
cụ thể, thì PCT.UBND phường được quyền giải quyết toàn bộ những vấn đề
thuộc nội dung ủy quyền. Đồng thời chủ trì các phiên hợp của UBND phường.
14


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Sau đó báo cáo kết quả giải quyết cho Chủ tịch UBND phường và chịu trách
nhiệm về kết quả giải quyết đó.
5. Cùng với Chủ tịch UBND phường thường xuyên giữ mối liên hệ chặt
chẽ với Đảng ủy – Hội đồng nhân dân, ủy ban MTTQ và người đứng đầu các
đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách
Khối quản lý đô thị
Chủ tịch UBND phường ủy quyền Phó chủ tịch phụ trách khối quản lý đô
thị (gọi tắt là khối Đô thị ) và chịu trách nhiệm cá nhân khi gải quyết các công
việc thuộc lĩnh vực được giao như: Địa chính xây dựng - môi trường - Quản lý
đô thị - Kiến thiết đô thị, kiểm tra đề xuất xử lý các vi phạm trong lĩnh vực xây
dựng, đội tình nguyện xã hội, công tác PCCC - PCLB và Công đoàn phường.
Với vai trò giúp việc cho Chủ tịch và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch

UBND, Phó chủ tịch UBND phụ trách khối quản lý đô thị có những nhiệm vụ
quyền hạn sau:
1. Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động chuyên môn của các bộ phận
thuộc lĩnh vực được ủy quyền.
2. Giúp Chủ tịch UBND phường theo dõi và điều hành các hoạt động
hàng ngày của Văn phòng UBND như: tiếp dân, giải quyết các hồ sơ hành chính
của nhân dân (trừ những hồ sơ liên quan đến lĩnh vực ngân sách). Đôn đốc các
ngành, khu vực, các đội liên ngành thực hiện Nghị quyết của Đảng ủy phường,
kế hoạch của UBND phường, văn bản Pháp luật của UBND phường và cơ quan
quản lý Nhà nước cấp trên. Đề xuất Chủ tịch giải quyết các vấn đề về tổ chức
cán bộ.
3. Thay mặt Chủ tịch phường giải quyết các vấn đề nảy sinh thuộc lĩnh
vực được phân công, chủ động xử lý và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
phường về kết quả xử lý công việc. Lập kế hoạch chi kinh phí hoạt động thường
xuyên, đột xuất của khối với mức chi theo qui định của Pháp luật, trình Chủ tịch
UBND phường phê duyệt.
4. Trong trường hợp Chủ tịch UBND phường vắng mặt, nếu có ủy quyền
15


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

cụ thể, thì Phó CT.UBND phường được quyền giải quyết toàn bộ những vấn đề
thuộc nội dung được ủy quyền. Đồng thời chủ trì các phiên họp của UBND
phường, sau đó báo cáo kết quả giải quyết cho Chủ tịch UBND phường và chịu
trách nhiệm về kết quả giải quyết đó.
5. Cùng với Chủ tịch UBND phường thường xuyên giữ mối liên hệ chặt
chẽ với Đảng ủy - Hội đồng nhân dân, Ủy ban MTTQ và người đứng đầu các

đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương.
* Các Ủy viên UBND phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau
1. Tham dự đầy đủ các kỳ họp của UBND, được quyền thảo luận và biểu
quyết các vấn đề được qui định tại Điều 3 của quy chế này.
2. Làm tham mưu cho Chủ tịch UBND phường về lĩnh vực chuyên môn
được phân công và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chủ tịch UBND phường và
cơ quan chuyên môn cấp trên về kết quả thực hiện nhiệm vụ.
* Đối với những vấn đề vượt quá chức năng, quyền hạn thì phải xin ý kiến
của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phường.
3. Các ủy viên là đại biểu Hội đồng Nhân dân phường phải có trách nhiệm
tổ chức thực hiện nhiệm vụ của người đại biểu theo qui định của Luật tổ chức
Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân.
* Văn phòng UBND có nhiệm vụ tổ chức điều phối các hoạt động
thường xuyên của UBND phường; tham mưu và giúp việc trực tiếp cho
Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND phường cụ thể
1. Giúp Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường nắm toàn bộ tình hình hoạt
động của UBND về lĩnh vực kinh tế - xã hội, Quốc phòng an ninh, khu vực và
các ngành chuyên môn.
2. Đề xuất các biện pháp cải tiến lề lối làm việc và cải cách hành chính
của địa phương.
3. Lập và trình Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch phường thông qua các
chương trình công tác, các dự thảo báo cáo của UBND phường. Theo dõi và
định kỳ hàng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện quy chế cho UBND
phường.
16


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

4. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND
phường theo đúng nội dung, thể thức được qui định. Tổ chức việc thông báo,
truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước
cấp trên của UBND phường đối với các ngành, khu vực trong phường. Đảm bảo
tốt chế độ thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất theo qui định.
5. Giúp Chủ tịch, Phó CT.UBND phường thực hiện tốt mối quan hệ giữa
UBND phường với Đảng ủy – Hội đồng nhân dân - Ủy ban Mặt trận tổ quốc,
các đoàn thể trong phường và với UBND quận./

17


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HINH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG
TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của tác
Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của
công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
hội.
Công tác Văn thư tại phòng UBND phường Phú Đô đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thẻ hiện ở những điểm sau:
- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản.

- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng UBND
Phường. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,
đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND phường– là cơ quan quản lý Nhà nước ở dịa
phương , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám
sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này .
- Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND phường ban
hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban
hành các Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên
trách lĩnh vực này. Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản (Quy phạm
pháp luật), Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị
18


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

định 09/2010/NĐ-CP về công tác Văn thư ...Văn phòng Uỷ ban cũng luôn quan
tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp quận, để
nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại UBND phường vào cuối mỗi năm hoạt
động, văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu
trữ, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư
ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động

của cơ quan
- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND phường
đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận
hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ
Văn thư nhiều hơn.
2. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệpvụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan .
Tại UBND phường Phú Đô, công tác soạn thảo, ban hành Văn bản được
tiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản. Văn bản được ban hành
đúng đảm bảo đúng qui định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp
giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà
nước.
a. Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo – Ban hành Văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở Văn phòng HĐND và UBND đảm nhận.
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được cán bộ chuyên trách soạn thảo đánh máy xong được
chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra, sau đó trình lên Chủ tịch hoặc
Phó chủ tịch UBND phường ký ban hành.
Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.
Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì, cán bọ văn phòng kiêm văn thư tiến
hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng
ký văn bản đi ” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi
19


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác, Văn phòng giữ lại hai bản.
01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo
01 bản lưu ở bộ phận Văn thư
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lí
Văn bản, tài liệu. Đồng thời Văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
quan đến Văn bản.
Thẩm quyền ban hành: UBND phường Phú Đô có thẩm quyền ban hành
các Văn bản như: Quyết định , Tờ trình, Báo cáo, Công văn, Giấy mời... các văn
bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
b. Thể thức văn bản:
Thể thức Văn bản là những yếu tố thông tin cần thẻ hiện ở một Văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND phường Phú Đô tôi thấy thể thức Văn bản
được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của Văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VnTimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm,
dòng “Độc Lập -Tự do- Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân, từ
đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do-Hạnh phúc”
Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái của văn bản viết bằng
phông chữ VntimeH cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân ở 2/3 dòng cuối.
Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dưới quốc
hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng.
“ Phú Đô, ngày...tháng...năm........”
Số và ký hiệu của văn bản: Số của Văn bản là số thứ tự Văn bản ban hành
trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm .

Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành , số và ký
20


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

hiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản . Số văn bản được trình bày bằng
phông chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:
“Số: 01/QĐ-UBND”
Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngày
tháng năm ban hành Văn bản. Tên loại được trình bày bằngphông chữ
VnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm. Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn gọn
ở dưới phần tên loại, phông chữ VNnTime, cỡ chữ 14 nét đậm
QUYẾT ĐỊNH
V/v Bổ nhiệm cán bộ
Nội dung văn bản trình bày dười tên loại và trích yếu nội dung , nội dung
văn bản cần trình bày chĩnh xác, ngắn gọn dễ hiểu.
Thể thức đề ký và chữ kỹ được trình bày ở dưới nội dung góc bên phải
của Văn bản bằng chữ VnTimeH, cỡ chữ 13.
Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của Văn bản dấu
được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái . Dấu đóng rõ ràng , đúng chiều.
Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến , nơi
nhận được trình bày ở phía dưới góc bên trái của Văn bản , trình bày bằng phông
VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm .
• Nhận xét : Qua khảo sát thực tế tôi thấy thể thức của Văn bản UBND huyện
Vĩnh Tường trình bày theo đúng thể thức Văn bản do Nhà nước quy định . Văn
bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý.

21


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Ví dụ : Quyết định của UBND phường Phú Đô có thể như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG PHÚ ĐÔ
Số: 20/QĐ-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Phú Đô , ngày ...tháng...năm 2017
QUYẾT ĐỊNH
V/v Bổ nhiệm cán bộ

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ ĐÔ
Căn cứ ...........;
Căn cứ............;
Theo đề nghị ....,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay bổ nhiệm ông .................
Điều 2. Nhiệm vụ ..............................
Điều 3. Ông :................
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận :
-Như điều 3:

CHỦ TỊCH

-Lưu VT.

(đã ký)

Ngoài ra ba năm trên còn ban hành rất nhiều Văn bản khác như giấy mời,
giấy giới thiệu...
3.Quản lí văn bản
3.1 Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là Văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại
UBND phường Phú Đô có các loại Văn bản, tài liệu gửi như Quyết định, Chỉ thị,
Công văn...
Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND phường Phú Đô Văn bản
hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức
rất tốt , đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt
ở tất cả các khâu.
a. Đánh máy in văn bản:
22


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND phường
Phú Đô đã trang bị 02 máy tính và một máy in. Cơ quan cũng đã có một nhân
viên đánh máy chuyên trách. Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy riêng.
Nhân viên đánh máy, nhận Văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản
thảo tay với người soạn thảo, khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyên

Văn bản đã viết tay và in văn bản. Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểm
tra chặt chẽư về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng
ban (đối với văn bản ban hanh nội bộ) và gửi đi các cơ quan khác (đối với Văn
bản gửi đi ngoài cơ quan).
• Nhận xét:
+ Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy , in Văn bản để ban hành tại
UBND phường Phú Đô được tiến hành tương đối đúng quy trình .
+Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ
giấy theo qui định của Nhà nước.
Lề trên 2.5 cm

Lề dưới 2.5cm

Lề trái 3,5cm

Lề phải 2cm

Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật của Văn bản đánh máy.
b. Trình ký
+Ký Văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu
lực pháp lý của Văn bản , Văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội
dung chặt chẽ.
Tại UBND phường Phú Đô việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên
văn bản sau khi đã đánh máy, in xong thìtrưởng bộ phận văn phòng kiểm tra vể
thể thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch
hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế hoạt động
của cơ quan.
• Nhận xét:
UBND phường Phú Đô bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy định
về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký văn bản nên

đã giúp cho trưởng bộ phận văn phòng sắp xếp văn bản cần trình ký một cách
23


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

nhanh chóng, trình ký đúng thẩm quyền , tạo điều kiện cho Văn bản được ban
hành đúng quy định .
c. Công tác đóng dấu Văn bản :
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành .
Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành văn bản ở UBND phường
Phú Đô được tiến hành khá tốt.
Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng
dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức , ký đúng thẩm
quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký .
UBND phường Phú Đô sử dụng các loại dấu sau:
-Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND
-Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên
phó chủ tịch...
-Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến
*Nhận xét:
Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nên
dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định,
đóng dấu rõ ràng , đúng chiều.
d. Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một Văn bản đi
như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung Văn bản vào trong những
phương tiện đăng ký Văn bản như sổ, máy tính ... nhằm quản lý chặt chẽ và tra

tìm Văn bản được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của UBND phường Phú Đô, sau khi đã có chữ ký
và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “ số đăng ký công văn đi ” của cơ quan.
Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác.
Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức, Nhân viên văn thư ghi số. ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được lấy
theo năm và theo tên loại Văn bản.
Do số lượng Văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập hai sổ là:
24


Nguyễn Hữu Tuấn

TCVT-LT 15A

Sổ Đăng ký Văn bản mật đi, sổ đăng ký cho tất cả các loại Văn bản đi.
-

Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi ” của UBND phường Phú Đô theo quy định
của Nhà nướcPhần bìa sổ:
Mẫu bìa và ruột sổ đăng ký công văn đi của UBND phường Phú Đô (Phụ

lục 02a)
Sổ đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công
văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối
cùng của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn đi
được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn đi của UBND Quận Nam
Từ Liêm quy định. Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân
thủ theo đúng quy định là không được Fax hay gửi qua mạng.
• Nhận xét :

Ưu điểm việc đăng kí văn bản đi bằng sổ ở UBND phường Phú Đô rất dễ
làm , các Văn bản được đăng ký vào sổ chính xác , đủ thể thức . Cán bộ Văn thư
thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ .
Nhược điểm : Bên cạnh viẹc dễ làm thì đăng ký Văn bản bằng sổ lại gây
khó khăn cho việc tra tìm như :Mất thời gian , tốn công khi cần thiết .
e. Chuyển giao Văn bản
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả , các Văn
bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến
đúng nơi nhận. Việc gửi Văn bản ở UBND phường Phú Đô đến các cơ quan
hay cá nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn
sử dụng hai loại phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn
là 15cm x 25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần:
+Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì .
+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới cảu phong bì .
Khi làm thủ tục gửi Văn bản , Cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin vào hai
phần trên đầy đủ rõ ràng . Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ của cơ
quan , cá nhân nhận Văn bản theo ý kiến phân phối .
Đối với những Văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng
25