xây dựng văn hóa tổ chức TẠI công ty cổ phần Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ - VINACOMIN

XÂY DỰNG VĂN HÓA TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ,
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ - VINACOMIN
Giới thiệu về doanh nghiêp đang công tác.
Hiện tôi đang công tác tại công ty cổ phần Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ VINACOMIN ( Itasco), đây là doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập trong
đại gia đình Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam. Với bề dày
truyền thống hơn 25 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển, từ ngày đầu thành
lập với tài sản, tiền vốn khiêm tốn, đội ngũ cán bộ công nhân viên vài chục người;
đến nay vốn chủ sở hữu của Công ty đã lên tới hàng trăm tỷ đồng, đội ngũ CBCNV

lên đến hơn 800 người, trong đó trên 50% có trình độ đại học trở lên. Đây là những
nhân tố quan trọng đóng góp cho sự nghiệp phát triển bền vững của Công ty. Hiện
nay, Công ty đang hoạt động theo mô hình hai cấp. Tại thời điểm này Công ty có
04 Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên, 03 Công ty Cổ phần và 03 chi
nhánh trực thuộc có mặt tại khắp các miền của Tổ quốc như: Hà Nội, Hải Phòng,

Page | 1


Quảng Ninh, Khánh Hoà và Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, với tư cách là cổ
đông sáng lập, Công ty đã góp vốn với các đối tác thành lập 4 Công ty Cổ phần và
01 Công ty TNHH.
Cùng với sự phát triển của VINACOMIN, những năm qua Công ty đã trở thành
một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành với nhiệm vụ cung cấp các vật tư chiến
lược, sản phẩm cơ khí chủ lực cho các đơn vị trong VINACOMIN; tiếp nhận vận
chuyển vật tư, thiết bị của VINACOMIN giao chủ trì nhập linh kiện, thuê lắp ráp
và tổ chức tiêu thụ xe ôtô Kamaz, Kraz, và Scania, nhận thầu khai thác than, bốc
xúc đất đá, vận tải thuỷ bộ, chuyển tải than xuất khẩu, vận chuyển than cuối nguồn;
kinh doanh bất động sản và thi công các dự
án hạ tầng. Doanh thu hàng năm của Công
ty đều tăng, từ năm từ 2005 đến nay bình
quân doanh thu đạt trên 1.800 tỷ đồng/năm.

Kể từ năm 2003 V - ITASCO đã và đang
triển khai đầu tư, kinh doanh nhiều dự án
như: Khu đô thị Vĩnh Thái - TP. Nha Trang,
khu đô thị Cầu Sắt - TP. Plêyku, khu đô thị
Uông Bí - Quảng Ninh, toà nhà cao tầng
hỗn hợp V - ITASCO Tower tại Hà Nội.
Với phương châm hành động: “Thương
mại V - ITASCO vì phát triển công nghiệp
mỏ hiệu quả và bền vững”; đội ngũ CBCNV làm việc với tinh thần (Trí tuệ, trung
thành, kỷ luật và đồng tâm).
Đối với xã hội: luôn hướng tới những giá trị thiết thực cho cộng đồng, phát huy
tính nhân bản và nhân văn.

Page | 2


Đối với công ty: Tất cả các doanh nghiệp đều là khách hàng rất quan trọng đối
với công ty, sản phẩm thành công nhất của công ty chính là khách hàng,Nhân viên
là tài sản quí giá nhất của doanh nghiệp.
Đối với Vinacomin và khách hàng: Luôn tôn trọng chữ Tâm và chữ Tín, quyền
lợi của họ là trên hết.
Đối với đối tác: Phải luôn tôn trọng hợp tác, sẵn sàng đồng hành & chia sẻ.
Đối với đồng nghiệp: Luôn làm việc với tinh thần đội ngũ, sẵn lòng giúp đỡ và
chia sẻ và tự hào về họ cũng như tự tin với chính mình. Nhẫn nại và rộng lượng tha
thứ, cùng tận hưởng niềm vui trong công việc và cuộc sống.
Năng động, sáng tạo cùng năng lực tài chính ổn định, kinh doanh có hiệu quả;
hài hoà với địa phương và cộng đồng; hài hoà với đối tác và khách hàng; hài hoà
giữa các công ty thành viên. Không ngừng nâng cao trình độ nghề nghiệp, đời sống
vật chất, tinh thần của CBCNVC và người lao động. Công ty Cổ phần Đầu tư,
Thương mại và Dịch vụ - VINACOMIN đã và đang phấn đấu trở thành đơn vị

thương mại, dịch vụ, phục vụ lớn mạnh của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng
sản Nam.
Văn hóa tổ chức trong công ty.
Một trong những chủ đề lớn của quản trị hiện đại là văn hóa tổ chức. Khi cạnh
tranh trên thị trường trở nên căng thẳng hơn, sự thắng lợi của tổ chức phụ thuộc
vào việc nó thực hiện sự khác biệt. Điều này phụ thuộc vào việc người lao động có
thực hiện được những mong đợi của tổ chức hay không. Vì vây, công ty Itasco luôn
cố gắng tạo ra cho mình một văn hóa tổ chức riêng, bằng nhiều biện pháp: Luôn
khuyến khích các nhóm, các cá nhân tương tác với nhau, giúp đỡ nhau trong công
việc. Quy định các chuẩn mực, các luật lệ để mọi người tuân thủ. Triết lý kinh
doanh rõ ràng, tạo niềm tin về sự phát triển để mọi cá nhân có thể cống hiến và gắn

Page | 3


bó lâu dài với công ty. Cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tạo ra cho người lao động
cảm giác thoải mái khi thực hiện công việc. Thăm nom, chia sẻ các khó khăn của
nhân viên cũng như người thân trong gia đình họ. Phong trào sinh hoạt đoàn cũng
phát triển rất mạnh, các dip hè thường tổ chức đi du lịch và giao lưu cho các cá
nhân trong công ty hòa đồng hơn. Trong công việc các thành viên trong nhóm và
cả nhưng thành viên ở nhóm khác hay với ban lãnh đạo đều rất hòa đồng và sẵn
sàng giúp đỡ nhau trong công việc. Chính nhờ thế mà mà mỗi cá nhân đều rất gắn
bó và xác định cống hiến lâu dài cho công ty, công ty như trở thành ngôi nhà thứ
hai để để họ trú ngụ .
Phong cách lãnh đạo
Itasco đi theo phong cách lãnh đạo dân chủ và định hướng lãnh đạo theo nhiệm
vụ: Các cấp lãnh đạo phân chia quyền lực quản lý của mình. Ban giám đốc giao
quyền tự chủ, tự quyết cho các phòng ban và các phòng cũng để các nhóm có
quyền tự chủ tự quyết cao. Lãnh đạo và nhân viên luôn thông tin hai chiều liên tục
để có thể tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo các quyết

định.
Với mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, Ban giám đốc thực hiện quản lý dự trên cơ
sở khoán doanh thu và lợi nhuận xuống các phòng ban, các phòng ban giao nhiệm
vụ và khoán doanh thu và lợi nhuận cho các nhóm, đồng thời giao quyền tự chủ tự
quyết rất cao cho mỗi nhóm. Bên canh đó luôn có những khen thưởng và những
quy đinh rõ ràng về việc xử lý đối với những nhóm làm việc không hiệu quả,
không đạt được mục tiêu đề ra gây ảnh hưởng đến tổ chức.
Kiểu quản lý này còn tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp
dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế
hoạch, đồng thời tạo ra bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý.

Page | 4


Nhân viên và lãnh đạo thân thiện hơn, công việc luôn được tiến hành kể cả không
có mặt của lãnh đạo

Mô hình quản lý định hướng theo nhiệm vụ :

Ý tưởng phát triển dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
việc trong công ty
Ngày nay công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội. Nó đã tạo ra một diện mạo mới cho xã hội và nhờ nó mà nền văn minh
của nhân loại đã được đưa lên một tầm cao mới. Nói đến công nghệ thông tin là
Page | 5


nói đến công nghệ phần mềm, một phần không thể tách rời của công nghệ thông
tin. Hiện nay ngành công nghệ phần mềm trên thế giới đang phát triển như vũ bão.
Nhờ có sự giúp đỡ của nó mà công việc được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện,

các nhà quản lý có thể dễ dàng điều hành hoạt động của tổ chức hơn… Nhưng tại
cơ quan tôi đang công tác thì việc áp dụng công nghệ thông tin, áp dụng những
phần mềm quản lý lại rất hạn chế, với đặc thù làm về thương mại, dịch vụ, ngoại
trừ khối hành chính, văn phòng còn lại đại đa số chúng tôi (khối kinh doanh) làm
việc theo nhóm, mỗi nhóm có quyền tự chủ cao và được khoán doanh thu hàng
năm, các cá nhân trong nhóm thường xuyên phải di công tác, việc trao đổi cập nhật
tiến độ của mỗi dự án chủ yếu được thực hiện qua điện thoại hoặc email, nếu nhiều
dự án diễn ra cùng một lúc trưởng nhóm rất khó có thể quản lý và theo sát tình
hình tiến độ thực hiện của các dự án, cũng như đưa ra các quyết đinh, các chỉ đạo
kịp thời điều chỉnh để dự án hoàn thành đúng tiến độ. Hay khi lãnh đạo công ty đi
công tác muốn xem tình hình hoạt động của công ty khi mình vắng mặt, các hoạt
động và dự án đang thực hiện tiến độ ra sao có vấn đề gì không cũng gặp rất nhiều
khó khăn.
Từ nhu cầu thực tế của công ty. Để có thể quản lý các cá nhân và nhóm làm việc
cho doanh nghiệp một cách hiệu quả, tránh phải đối diện với nguy cơ chi phí trang
trải cao hơn mức dự kiến và bị trễ hạn đự án - đây là nguyên nhân chính dẫn tới sự
thất bại của nhiều công ty là nỗi ám ảnh thường trực đối với những người quản lý.
Theo tôi các cấp quản lý cần phải có tổ chức kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện
sao cho hiệu quả nhất, để dự án được hoàn thành đúng thời gian quy định, giảm
thiểu rủi ro và chi phí thực hiện. Xuất phát từ nhu cầu đó tôi đề nghị phát triển dự
án quản lý trực tuyến qua mạng internet về nhân sự và kế họach của dự án, đồng
thời dự đoán chi phí, thời gian của dự án tại thời điểm bất kỳ - Quản lý dự án trực
tuyến. Nhờ đó giúp cho nhà quản lý và các trưởng nhóm có thể theo dõi chặt chẽ

Page | 6


chi phí và thời gian của dự án để đảm bảo dự án không bị trễ hạn và chi phí thực
hiện dự án không vượt so với kế hoạch.
Mục tiêu dự án:

Mục tiêu của ứng dụng “Quản lý dự án trực tuyến” là tập trung quản lý thời
gian và tiến độ công việc theo hướng tiếp cận sau :
Hệ thống giúp người quản lý lên kế hoạch thực hiện dự án, phân rã công
việc, phân công công việc, quản lý chi phí và thời gian, đồng thời đưa ra những
thông tin dự đoán về chi phí và thời gian của dự án cũng như của công việc. Nhân
sự được tổ chức phân cấp từ trên xuống dưới, mỗi người phụ trách một công việc
trong dự án và mỗi công việc cũng chỉ do một người phụ trách. Việc tổ chức nhân
sự phân cấp như vậy làm cho việc quản lý nhân sự được dễ dàng hơn, mổi người
chỉ có một người quản lý trực tiếp và mọi việc sẽ chịu sự quản lý của người này.
Hệ thống hỗ trợ nhân viên báo cáo tiến độ công việc mình phụ trách. Dựa
trên báo cáo này, hệ thống sẽ dùng kỹ thuật EVM (Earned value Management:
Một phương pháp chuẩn để đánh giá một cách khách quan công việc được thực
hiện bằng cách kết hợp chi phí, kế hoạch và kỹ thuật vào một tập hợp độ đo, để có
thể thực hiện được các so sánh một cách hiệu quả. Nó rất hữu ích trong việc lập kế
hoạch, xác định tài nguyên, tính ngày chuyển giao, và ước lượng chi phí) để dự
đoán chi phí và thời gian hoàn thành của phần công việc còn lại.
Ngoài ra ứng dụng cũng phải có chức năng hỗ trợ một cách tự động việc cân
đối tài nguyên khi có sự quá tải về tài nguyên, đưa ra những thông tin dự đoán về
chi phí và thời gian, từ đó giúp người quản lý có thể nắm được tình trạng cũng như
tiến độ thực hiện của dự án để có thể chủ động trong việc đưa ra các giải pháp khắc
phục khi gặp khó khăn. Hệ thống hỗ trợ các nhân viên trong dự án trao đổi ý kiến
với nhau, báo cáo tiến độ thực hiện công việc cho người quản lý trực tiếp.

Page | 7


Sơ đồ tổng quan của hệ thống

Biểu đồ Use case tổng quan ( đây là biểu đồ mô tả sự tương tác đặc trưng giữa
người dùng bên ngoài (actor) và hệ thống. Nó thể hiện ứng xử của hệ thống đối

với bên ngoài, trong một hoàn cảnh nhất định, xét từ quan điểm của người sử
dụng]. Nó mô tả các yêu cầu đối với hệ thống, có nghĩa là những gì hệ thống phải
làm chứ không phải mô tả hệ thống làm như thế nào. Tập hợp tất cả Use case của
hệ thống sẽ mô tả tất cả các trường hợp mà hệ thống có thể được sử dụng.)

Page | 8


thoi khoa bieu lam
viec tung ngay cua
thanh vien
cap nhat tien do va bao cao thuc gui y kien thao luan
hien cong viec
tra cuu du an

quan tri lich lam viec

can doi tai nguyen

doi mat khau

thanh vien
phan ra cong viec

dang nhap

phan bo tai nguyen

truong nhom
thay doi thong tin ca nhan

xem bao bieu
truong du an

quan tri mang
quan ly tai nguyen he thong

phan tich tien do cong viec

Bao gom cung
cap account cho
nhan vien

khoi tao du an
phan cong con viec
ket thuc du an

Danh sách các actor
STT Actor

Page | 9

Ý nghĩa

quan ly tai nguyen,giam sat, kiem
soat du an


1

Thanh vien

Thành viên phụ trách công việc con trong dự án

2

Truong nhom Thành viên đóng vai trò trưởng nhóm, phụ trách một công

3

Truong du an

4

Quan

việc lớn
Thành viên đóng vai trò trưởng dự án, phụ trách một dự án

tri Không nằm trong dự án, chỉ có vai trò tạo dự án và quản trị

mang

tài nguyên

Danh sách các use case

1

Use case

Ý nghĩa

Tao du an moi

Tạo mới dự án với thông tin ban đầu chỉ có tên
dự án, tên trưởng dự án và cung cấp tài khoản
cho trưởng dự án
Thêm, xóa, sửa, tài nguyên (nhân sự, tài nguyên

2

Quan tri tai nguyen

3

theo lịch, vật liệu)
Thay doi thong tin ca Thay đổi thông tin cá nhân của nhân viên đăng

4

nhan
Dang nhap

nhập
Đăng nhập hệ thống

5

Doi mat khau

Thay đổi mật khẩu nhân viên

6

Khoi tao du an

Khởi tạo các thông tin ban đầu cho dự án (bao

7

Ket thuc du an

gồm cả tài nguyên cho dự án)
Ghi nhận kết thúc dự án

8

Phan cong cong viec

Phân công một nhân viên dưới quyền phụ trách

9

một công việc con
Phan tich tien do cong Phân tích tiến độ công việc
viec

Page | 10

10
11

Xem bao bieu

Xem các loại báo biểu: dự đoán chi phí, sơ đồ

Phan bo tai nguyen

mạng công việc, sơ đồ Pert…
Phân bố tài nguyên cho các nhân viên dưới
quyền phụ trách các công việc lớn( trưởng

Phan ra cong viec

nhóm)
Phân rã công việc phụ trách thành các công việc

13

Can doi tai nguyen

con
Thực hiện cân đồi cho các tài nguyên theo lịch

14

bị quá tải
Xem thoi khoa bieu lam Xem thời khóa biểu làm việc của nhân viên

15

viec
Quan tri lich lam viec

16

Cap nhat tien do va bao Cập nhật tiến độ và báo cáo thực hiện công việc

17

cao thuc hien cong viec
Goi y kien thao luan

mà nhân viên phụ trách
Gởi ý kiến thảo luận với nhân viên phụ trách

Tra cuu du an

hoặc nhân viên dưới quyền
Tra cứu thông tin dự án

12

18

Page | 11

Thêm mới, cập nhật lịch làm việc

Sau đây là một số biểu đồ mô tả hoạt động chính của phần mềm giúp quản lý dự
án trực tuyến:
- Biểu đồ hoạt động tổng quan của hệ thống

Page | 12


-

Biểu đồ hoạt động quản tri mạng

Page | 13


- Biểu đồ hoạt động của trưởng dự án

Page | 14


- Biểu đồ hoạt động của trưởng nhóm

Page | 15


- Biểu đồ hoạt động của thành viên dự án

Page | 16

Page | 17


- Biểu đồ triển khai hệ thống trên cơ sở web

Thiết kế giao diện:
Thiết kế giao diện theo các nguyên tác sau:
- Hiểu cái người sử dụng làm, người thiết kế thường phải thực hiện phân tích
nhiệm vụ để hiểu bản chất công việc của người sử dụng.
- Làm cho người dùng có cảm giác luôn điều khiển được tương tác, họ có thể
hủy bỏ tương tác bất kỳ khi nào.
- Cung cấp nhiều cách để thực hiện một hoạt động liên quan giao diện ( thí dụ
đóng cửa sổ và tệp).
- Nên bắt đầu hiển thị thông tin từ góc trên, trái của màn hình. Thông tin phải
dễ đọc và dễ hiểu .
- Hạn chế màu sử dụng vì quá nhiều màu sẽ làm người sử dụng mất tập trung
vào nhiệm vụ. Hạn chế sử dụng chữ Italic vì khó đọc trên màn hình.
Page | 18


- Có gắng sử dụng các hộp thoại cùng kích thước. Các xâu kí tự được chỉnh
hàng từ phía trái

Kết luận
Page | 19


Để có phần mềm với những tính năng cơ bản được trình bày sơ bộ ở trên tại
thời điểm công nghệ đang phát triển như hiện nay là điều không khó, để xây dựng

một bộ phận quản trị mạng giúp quản lý thông tin và hệ thống mạng ở công ty là
điều cần thiết, chi phí bỏ ra để thực hiện ý tưởng về mô hình quản lý cá nhân và
nhóm không phải là lớn thậm chí theo tôi là rất nhỏ so với nhưng ưu điểm, những
lợi ích mà nó mang lai.
Cái khó để thực hiện ý tưởng của tôi chính là thói quen và cách làm việc từ
xưa đến nay của mỗi cá nhân và nhóm tại cơ quan (hoạt động trao đổi công viêc:
Tiến độ thực hiện, những khó khăn… thường diễn ra trong các cuộc họp khi mọi
người đều có mặt, hay được chuyển lên lãnh đạo bằng các văn bản báo cáo…)
khiến cho rất nhiều trường hợp các hướng dẫn, chỉ đạo không đến kịp để giải quyết
những vướng mắc. Thực hiện quản lý dự án trực tuyến sẽ khiến mô hình quản lý cá
nhân và nhóm làm việc tại công ty Itasco có rất nhiều thay đổi. Có thể khiến nhiều
các cá nhân (đặc biệt cá cá nhân lớn tuổi) có nhiều bỡ ngỡ khó thích nghi ngay
được - Các cá nhân và nhóm làm việc luôn có nhiệm vụ truy cập vào hệ thống để
cập nhật, và báo cáo tiến độ công việc được giao.
Việc thực hiện quản lý dự án trực tuyến sẽ tạo điều kiện để các nhóm kinh
doanh hoàn toàn có thể chủ động thời gian làm việc của mình, miễn sao đảm bảo
công việc hoàn thành đúng tiến độ. Quan trong hơn cả là Ban lãnh đạo hay các
trưởng nhóm luôn luôn có thể theo dõi nắm bắt, cập nhật tình hình công việc dù
cho không có mặt ở công ty, từ đó có những điều chỉnh kịp thời để công việc luôn
được hoàn thành tốt nhất.
Để có thể thực hiện ý tưởng thay đổi mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
viêc ở doanh nghiệp Itasco mà tôi đã nêu ở trên không phải là việc có thể thực hiện
ngay trong một thời gian ngắn, vì nó phải trải qua cá bước như: Xây dựng phần

Page | 20


mềm quản lý trực tuyến, xây dựng bộ phận quản trị mạng và mất thời gian nhất là
quá trình đào tạo cho nhân viên biết và quen với cách sử phần mềm quản lý dự án
trực tuyến.Nhưng tôi tin chắc trong tương lai không xa những ý tưởng về quản lý

tôi trình bày ở bài này sẽ được áp dụng tại cơ quan mà tôi đang công tác.

Page | 21