kĩ năng giao tiếp trong nội bộ tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH
Môn học: GIAO TIẾP & ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

BÀI THUYẾT TRÌNH
Đề tài: GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC
Lớp: DHOT12B
Nhóm: 6
GVHD: PGS.TS Phan Thị Tố Oanh
TP.HCM, ngày 11 tháng 10 năm 2017


DANH SÁCH NHÓM 6
•
•
•
•
•
•
•

Chiếng Ngọc Cường – 16027031
Hồ Xuân Dương – 15058681
Hồ Quí Đôn – 16024111
Trần Thiện Khang – 16035301
Hà Trần Linh – 16031421
Lữ Huỳnh Ngọc Thương – 16040571
Nguyễn Tất Tú - 16043101


NỘI DUNG

I/ Khái niệm
II/ Chức năng
III/ Kĩ năng ứng xử trong 1 số mối quan hệ cơ bản trong
nội bộ tổ chức


I. KHÁI NIỆM
• Giao tiếp trong nội bộ tổ chức là hình thức trao đổi
thông tin từ 2 cá nhân trở lên, 1 cách có ý thức và vô
thức bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, trực tiếp và
gián tiếp. Theo mục đích của từng cá nhân và tổ chức.


II. Chức năng
Kiểm soát
Thu nhận
thông tin

Chức năng

Bày tỏ cảm
xúc

Tạo động lực


Giao tiếp trong nội
bộ, tổ chức

Giao tiếp với cấp

trên

Giao tiếp với cấp dưới

Giao tiếp với đồng
nghiệp


III. KĨ NĂNG ỨNG XỬ TRONG MỘT SỐ
MỐI QUAN HỆ CƠ BẢN


1. Kĩ năng giao tiếp với cấp trên
• Các yêu cầu chung :
1. Lắng nghe ý kiến của cấp trên
2. Nói ngắn gọn, sâu sắc, đầy đủ
3. Tôn trọng cấp trên nhưng không e dè, sợ sệt


1. Kĩ năng giao tiếp với cấp trên
5.
6.
7.
8.

Thái độ tích cực
Hiểu cấp trên
Duy trì khoảng cách phù hợp
Chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý
kiến mình đưa ra

1. Kĩ năng giao tiếp với cấp trên
• Một số lỗi thường gặp:
1. Sùng bái cấp trên quá mức
2. Cho rằng mọi công việc do cấp trên quyết định nên e dè, sợ
sệt 
3. Nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác
4. Báo cáo cấp trên những việc vụn vặt không cần thiết
5. Giao tiếp kiểu “xuề xòa”, không tuân thủ kỷ luật nguyên tắc
giao tiếp của cơ quan, đơn vị.


2. Kĩ năng giao tiếp với cấp dưới
• Yêu cầu chung khi giao tiếp với cấp dưới:
1. Hiểu cấp dưới về mọi mặt
2. Giải thích rõ ràng khi giao tiếp, quan tâm tới suy nghĩ của
nhân viên.
3. Tôn trọng, thẳng thắn và cởi mở.
4. Minh bạch, rõ ràng và công bằng trong công việc.
5. Hành vi, cử chỉ, thái độ lịch sự.


2. Kĩ năng giao tiếp với cấp dưới
•
1.
2.
3.

Một số lỗi thường gặp:

Thái độ thiếu tôn trọng
Mang tính áp đặt, giao tiếp 1 chiều.
Nhìn nhận cấp dưới 1 cách hời hợt, chủ quan dẫn đến sử
dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu lịch sự.


2. Kĩ năng giao tiếp với cấp dưới

•
1.
2.
3.

Kĩ năng truyền đạt mệnh lệnh:
Chỉ thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu
Mệnh lệnh truyền đạt phải có giá trị, phải tôn trọng, lịch thiệp
Phải chịu trách nhiệm về những chỉ thị và mệnh lệnh do mình
đề ra.
4. Lắng nghe ý kiến cấp dưới


2. Kĩ năng giao tiếp với cấp dưới
• Kĩ năng khen ngợi và phê bình cấp dưới:
1. Khi nhắc nhở, phê bình cấp dưới, cấp trên phải phân tích sự
việc rõ ràng, tìm ra thực chất của vấn đề.
2. Khen thưởng và ghi nhận chất lượng, hiệu quả công việc của
nhân viên.
3. Hướng vào vấn đề, không hướng vào cá nhân
4. Chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên

3. Kĩ năng giao tiếp với đồng nghiệp


3. Kĩ năng giao tiếp với đồng nghiệp
• Các yêu cầu chung:
1. Tôn trọng lẫn nhau. Với niềm tin và sự tôn trọng,
các đồng nghiệp sẽ trao đổi cởi mở và thẳng thắng
hơn.
2. Chú ý giữ khoảng cách giao tiếp.
3. Nói năng phải biết giữ chừng mực.


3. Kĩ năng giao tiếp với đồng nghiệp
• Một số lỗi thường gặp:
1. Thiếu tự tin khi giao tiếp, có tinh thần tích cực nhưng lại
không biết cách trình bày suy nghĩ của mình.
2. Hành vi giao tiếp không phù hợp
3. Không tôn trọng người khác khi giao tiếp.
4. Thái độ thiếu thiện chí.
5. Lôi kéo, bè phái nơi công sở.


3. Kĩ năng giao tiếp với đồng nghiệp
• Kĩ năng tranh luận:
1. Tầm quan trọng của tranh luận: Tranh luận là 1 hành động
mang tính chất thường xuyên, đặc biệt là trong hội họp, hội
thảo góp phần nâng cao chất lượng, sự hợp tác của mọi người
2. Xác định vấn đề cần tranh luận.
3. Biết được một số yếu tố đảm bảo cho việc tranh luận có hiệu

quả.


KẾT LUẬN
• Cuối cùng, giống như Ben Horowitz từng nói:
.

“Chìa khóa để xác định một công ti có tốt hay không chính là SỰ
GIAO TIẾP. Nếu mọi người nhìn chung về một hướng, công ti chắc
chắn sẽ vận hành tốt. Nếu không, dần dần mọi thứ sẽ rất tệ”.

Đó chính là điều mà chỉ giao tiếp có thể mang lại.Ai cũng có khả
năng giao tiếp, nhưng có thể phát triển nó thành nghệ thuật giao
tiếp hay không, đó là do bản thân mỗi người. Đừng chần chừ nữa,
hãy bắt đầu cải thiện khả năng giao tiếp của mình!


TÌNH HUỐNG
• Trong phòng có hai nhân viên là 2 người bạn thân, vào công ty
cùng thời điểm với mức lương khởi điểm bằng nhau. Sau một
thời gian, căn cứ trên kết quả trong công việc, trưởng phòng đề
xuất với giám đốc để tăng lương cho người có hiệu quả làm việc
cao hơn. Ai ngờ sau đó, họ trao đổi với nhau và người có lương
thấp hơn cảm thấy bất mãn nghĩ rằng công ty không công bằng,
người còn lại thì cảm thấy e dè và ngại người bạn của mình. Tình
cảm giữa hai người bạn không còn thân thiết như xưa nữa, việc
họ giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành công việc cũng trở nên gượng
gạo,. Trong tình huống đó nếu bạn là trưởng phòng thì bạn sẽ làm
gì?

CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Khi truyền đạt mênh lệnh cần chú ý đến điều gì?
a. chỉ thị ngắn gọn, dễ hiểu
b. tôn trọng, lịch thiệp
c. chịu khó lắng nghe phản hồi, chịu trách nhiệm về chỉ
thị của mình
d. tất cả ý trên


CÂU HỎI ÔN TẬP
2. Điền chỗ trống:
Giao tiếp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp
giữa…………..trong cơ quan, tổ chức.
a. cá nhân và bộ phận cùng cấp
b. các bộ phận cùng cấp
c. chủ với nhân viên
d. tất cả ý trên


CÂU HỎI ÔN TẬP
3. Khi một người có thành tích trong công việc, được cấp trên
ưu ái, thường xuyên khen ngợi thì người đó cần làm gì để đạt
được cả sự tôn trọng và yêu mến của đồng nghiệp?
 
a. Luôn nhắc nhở các đồng nghiệp nhớ đến thành tích của
mình.
b. Luôn thể hiện mình trước cấp trên và các đồng nghiệp 
c. Luôn khiêm tốn, cư xử nhã nhặn, tế nhị với các đồng
nghiệp 

d. Luôn xu nịnh cấp trên trước mặt các đồng nghiệp.


CÂU HỎI ÔN TẬP
4. Khi công việc được giao có những thay đổi đáng kể về phạm
vi và cấp độ, xuất hiện nguy cơ quá tải
khiến không thể đảm đương được công việc thì cấp dưới
cần làm gì? 
a. Im lặng, không làm gì vì cấp trên đã giao việc thì chắc phải
biết vấn đề
b. Buông xuôi, làm được đến đâu thì làm 
c. Chủ động đề xuất với cấp trên về phương án thực hiện và
nói rõ giới hạn khả năng của mình  
d. Tạo diễn đàn chia sẽ bức xúc với các đồng nghiệp khác