Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động logistics và quản trị chuỗi cung ứng của công ty petronas carigali việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

BÙI THỊ LAN HƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2006


-1-

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu
của mọi doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả kinh doanh cao thì doanh nghiệp phải
thực hiện hoàn hảo tất cả các khâu, từ đầu vào đến đầu ra của toàn bộ quá trình sản
xuất kinh doanh. Logistics và quản trị chuỗi cung ứng là công cụ tổng hợp hữu hiệu mà
doanh nghiệp tận dụng để đạt được mục đích của mình.
Logistics và quản trị chuỗi cung ứng đem lại nhiều lợi ích kinh tế như tối ưu hoá chu
trình lưu chuyển của sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí, phát triển các mối quan
hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa người sản xuất với nhà cung cấp và các bên có
liên quan, thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý,…Tuy nhiên, những
thách thức từ môi trường bên ngoài cũng như những hạn chế nội tại đã cản trở sự phát
triển của hoạt động này.
Trong quá trình làm việc tại công ty Petronas Carigali Việt Nam, nhận thấy Công ty đã
nhận thức được vai trò, tác dụng to lớn của logistics và chuỗi cung ứng nhưng việc ứng
dụng và phát triển nó vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh còn manh mún, thiếu
kinh nghiệm rất cần có những giải pháp để nâng cấp hoạt động này. Vì vậy, tác giả đã
chọn đề tài “Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động Logistics

và quản trị chuỗi cung ứng của công ty Petronas Carigali Việt Nam” làm đề tài
luận văn tốt nghiệp.
2. Mục đích nghiên cứu:
- Hiểu rõ khái niệm logistics và quản trị chuỗi cung ứng
- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động logistics và quản trị chuỗi cung ứng của
công ty Petronas Carigali Việt Nam


-2-

- Đưa ra định hướng phát triển và các giải pháp điển hình để nâng cấp, hoàn thiện hoạt
động cho công ty Petronas Carigali Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: Logistics trong vận tải giao nhận và các yếu tố của quản
trị chuỗi cung ứng

-

Phạm vi nghiên cứu: công ty Petronas Carigali Việt Nam – một công ty dầu khí
có vốn đầu tư nước ngoài của Malaysia

4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp tổng hợp: Để tiếp cận với thực tiễn hoạt động logistics và quản trị chuỗi
cung ứng, tác giả đã tổng hợp các số liệu từ các báo cáo của công ty để phân tích,
đánh giá và tổng hợp
- Phương pháp tư duy: tác giả sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và tư duy logic
trong phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp.
5. Điểm mới của đề tài

Điểm mới của đề tài là nội dung nghiên cứu về logistics và quản trị chuỗi cung ứng,
đây là lĩnh vực còn tương đối mới về mặt lý luận ở nước ta, cho đến nay mới chỉ có
một công trình nghiên cứu chuyên khảo của Phó Giáo sư Tiến sĩ Đoàn Thị Hồng Vân
về logistics và quản trị cung ứng được xuất bản ở Việt Nam. Tuy nhiên chưa có công
trình nghiên cứu nào về hoạt động logistics và quản trị chuỗi cung ứng tại công ty dầu
khí đang hoạt động tại Việt Nam.
6. Kết cấu của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1:

Những vấn đề lý luận cơ bản về logistics và quản trị chuỗi cung ứng

Chương 2:

Thực trạng hoạt động logistics và quản trị chuỗi cung ứng của công ty
Petronas Carigali Việt Nam

Chương 3:

Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động logistics và
chuỗi quản trị cung ứng của công ty Petronas Carigali Việt Nam


-3-

CHƯƠNG I:

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ LOGISTICS
VÀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
1 - LOGISTICS
1.1 Khái niệm Logistics

Trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu về Logistics, tuy nhiên vẫn chưa có một khái
niệm thống nhất về thuật ngữ này. Theo TS. Đoàn Thị Hồng Vân, có thể nói, có bao
nhiêu sách viết về Logistics thì có bấy nhiêu định nghĩa về khái niệm này.
Cũng theo tác giả này, “Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí, vận chuyển và dự trữ
nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu
dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế”.
Từ góc độ quản trị cung ứng, giáo sư Simchi-Levi của đại học MIT cho rằng “Hệ thống
Logistics là một nhóm các cách tiếp cận được sử dụng để liên kết các nhà cung cấp,
nhà sản xuất, cửa hàng một cách hiệu quả để hàng hoá được sản xuất và phân phối
đúng số lượng, đúng địa điểm và đúng thời điểm nhằm mục đích giảm thiểu chi phí
trên toàn hệ thống đồng thời đáp ứng được các yêu cầu về mức độ phục vụ”.
Một cách cụ thể hơn, một số tác giả định nghĩa “Logistics là quá trình cung cấp đúng
sản phẩm đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho
khách hàng tiêu dùng sản phẩm”.
Ở mức độ rộng hơn, Hội đồng quản trị Logistics của Mỹ cho rằng “Logistics là quá
trình hoạch định, thực hiện, kiểm soát hiệu quả, hiệu năng dòng lưu thông và tồn trữ
nguyên liệu, hàng hoá, dịch vụ cùng với dòng thông tin tương ứng từ điểm xuất phát
đến điểm tiêu dùng nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu của khách hàng”; và giáo sư
Christopher định nghĩa “Logistics là quá trình quản trị chiến lược thu mua, di chuyển


-4-

và tồn trữ nguyên liệu, chi tiết, thành phẩm (và dòng thông tin tương ứng) trong một
công ty và qua các kênh tiếp thị của công ty để tối đa hoá lợi nhuận hiện tại và tương
lai thông qua việc hoàn tất các đơn hàng với hiệu quả về chi phí”…
Mặc dù có rất nhiều khái niệm khác nhau về Logistics, khái niệm này có thể được hiểu
như sau:
- Logistics là quá trình mang tính hệ thống, chặt chẽ và liên tục từ điểm đầu tiên của
dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ, mà là một chuỗi các hoạt động liên tục,
có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách
khoa học và có hệ thống qua các bước nghiên cứu, hoạch định, tổ chức, quản lý, thực
hiện, kiểm tra, kiểm soát và hoàn thiện. Logistics là quá trình liên quan tới nhiều hoạt
động khác nhau trong cùng một tổ chức, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động chi
tiết, cụ thể để thực hiện chiến lược. Logistics đồng thời là quá trình bao trùm mọi yếu
tố tạo nên sản phẩm từ các yếu tố đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối
cùng.
- Logistics là quá trình hoạch định và kiểm soát dòng chu chuyển và lưu kho bãi của
hàng hoá và dịch vụ từ điểm đầu tiên tới khách hàng và thoả mãn khách hàng.
Logistics bao gồm cả các chu chuyển đi ra, đi vào, bên ngoài và bên trong của cả
nguyên vật liệu thô và thành phẩm.
- Logistics không chỉ liên quan đến nguyên nhiên vật liệu mà còn liên quan tới tất cả
nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm hay dịch vụ phù
hợp với yêu cầu của người tiêu dùng. Nguồn tài nguyên không chỉ bao gồm: vật tư,
vốn, nhân lực mà còn bao hàm cả dịch vụ, thông tin, bí quyết công nghệ….
- Logistics bao trùm cả hai cấp độ hoạch định và tổ chức. Cấp độ thứ nhất các vấn đề
được đặt ra là vị trí: phải lấy nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, dịch vụ…


-5-

ở đâu? khi nào? và vận chuyển đi đâu? Cấp độ thứ hai quan tâm tới vận chuyển và lưu
trữ: làm thế nào để đưa được nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào từ điểm đầu tiên
đến điểm cuối dây chuyền cung ứng?
- Logistics là quá trình tối ưu hoá luồng vận động của vật chất và thông tin về vị trí,
thời gian, chi phí, yêu cầu của khách hàng và hướng tới tối ưu hoá lợi nhuận.
Nói tóm lại, các nội dung cơ bản của Logistics có thể được tóm tắt trong sơ đồ 1.1 dưới
đây:
Sơ đồ 1.1: Các bộ phận cơ bản của logistics

Nguyên vật liệu

Phụ tùng

Máy móc, thiết bị

Qúa trình
sản xuất
(sản xuất
và lắp
ráp)

Đóng
gói

Bến
bãi
chứa

Kho
lưu
trữ
thành
phẩm

T.T
phân
phối

Bán thành phẩm

K
H
Á
C
H
H
À
N
G

Dịch vụ

Dòng chu chuyển vận tải

…

Dòng thông tin lưu thông
Cung ứng
Quản lý vật tư
Phân phối

Logistics

1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của Logistics
Một cách đơn giản, Logistics được xem là sự chu chuyển của sản phẩm, hàng hoá từ
một địa điểm này tới địa điểm khác. Từ thời xa xưa khi xây dựng các kim tự tháp vĩ


-6-

đại, con người đã quan tâm đến việc làm thế nào để vận chuyển nguyên vật liệu tới các
địa điểm xây dựng. Sự mở rộng châu Âu sang châu Mỹ là một ví dụ khác về các nỗ lực
Logistics đầy ấn tượng.
Logistics được dùng ở Anh bắt đầu từ thế kỷ 19, và hiện nay vẫn chưa tìm được thuật
ngữ thống nhất, phù hợp để dịch sang tiếng Việt. Đầu tiên, Logistics được sử dụng
trong quân đội với nghĩa là hậu cần. Logistics rất được quan tâm trong hai cuộc chiến
tranh thế giới. Chiến tranh thế giới thứ hai đòi hỏi sự vận động chu chuyển của các lực
lượng quân đội và trang thiết bị, hậu cần lớn hơn bất kỳ giai đoạn lịch sử nào. Sau đó,
thuật ngữ Logistics dần được áp dụng trong các lĩnh vực kinh tế lan truyền khắp thế
giới hình thành nên từ Logistics toàn cầu. Qúa trình phát triển của Logistics có thể
được tóm lược như sau:
Giai đoạn 1: Thập niên 60, 70 của thế kỷ 20
Hầu hết các công ty đã chuyển dần từ mô hình quản lý phân khúc từng quá trình riêng
lẻ như vận tải, mua hàng và kho bãi sang mô hình quản lý tổng thể các chức năng có
liên quan với nhau dưới hai quá trình được gọi là Quản trị vật tư và Phân phối sản
phẩm. Quản trị vật tư là việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát tất cả các hoạt động cũng
như nhân sự liên quan tới dòng nguyên vật liệu đầu vào. Quản trị vật tư bao gồm các
chức năng như mua nguyên vật liệu, quản lý hàng luân chuyển trong quá trình sản xuất,
vận chuyển nội bộ, lập kế hoạch sản xuất. Phân phối sản phẩm là các hoạt động nhằm
di chuyển hàng hoá (thành phẩm) từ cuối dây chuyền sản xuất tới khách hàng. Nó gồm
chức năng như vận tải, kho bãi, đóng gói bao bì, thực hiện đơn hàng, dự doán nhu cầu,
kiểm soát hàng tồn kho và dịch vụ khách hàng.
Giai đoạn 2: Thập niên 80 và đầu thập niên 90 của thế kỷ 20
Trong giai đoạn này, sự phát triển của Logistics được đánh dấu rõ rệt nhất, việc dỡ bỏ
những luật lệ cản trở, mở rộng dịch vụ Logistics đã làm thay đổi quan hệ giữa người
chuyên chở và người gửi hàng. Các nhà chuyên chở tập trung mọi khả năng để giảm
giá cước nhằm tiết kiệm chi phí vận tải, trong khi đó người gửi hàng lại tập trung hàng
hoá vào một số ít nhà vận chuyển mà họ đánh gía cao nhằm đạt được kết quả đàm phán

-7-

tốt hơn cho công việc phân phối hàng hoá của mình. Vì thế, các nhà vận tải phải nỗ lực
để lọt vào danh sách nhà thầu được người gửi hàng lựa chọn. Cũng trong giai đoạn này,
các công ty cung cấp dịch vụ logistics bắt đầu xuất hiện nhiều hơn, hệ thống Just in
time (JIT) do người Nhật sáng kiến cũng xuất hiện. Nguyên tắc cơ bản của hệ thống
này là không sản xuất hay vận chuyển hàng khi chưa có đặt hàng, nói cách khác, hệ
thống JIT muốn đạt được mục đích cung ứng vật tư, hàng hóa theo nhu cầu thực sự của
khách hàng trong thời gian ngắn nhất, giảm thiểu chi phí lưu kho.
Giai đoạn 3: Cuối thập niên 90 đến nay
Tới giai đoạn này khi hoạt động của nhiều công ty đã bão hoà ở thị trường trong nước,
buộc các công ty phải cắt giảm các chi phí để có thể kinh doanh hiệu quả hơn và vươn
hoạt động ra các thị trường nước ngoài. Cách tốt nhất để thực hiện được điều đó là cải
thiện hoạt động logistics. Tuy nhiên điều này không đơn giản vì các công ty phải đầu
tư công nghệ mới, phát triển nguồn nhân lực,…Vì vậy để khắc phục tình hình này
nhiều công ty đã thuê các công ty cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp thực hiện
toàn bộ hoạt động logistics của mình. Đến nay, hoạt động logistics càng được mở rộng
và khái niệm quản trị chuỗi cung ứng như là một thuật ngữ mở rộng của logistics. Đây
là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi nối tiếp các hoạt động từ người
cung cấp - đến người sản xuất – khách hàng tiêu dùng sản phẩm, cùng với việc lập các
chứng từ có liên quan, hệ thống theo dõi, kiểm tra, làm tăng thêm giá trị sản phẩm.
Khái niệm này coi trọng việc phát triển các quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa
người sản xuất với người cung cấp, với người tiêu dùng và các bên có liên quan.
1.3 Vai trò của Logistics
Hầu hết mọi lĩnh vực hoạt động của con người đều chịu ảnh hưởng, trực tiếp hoặc gián
tiếp, từ quá trình Logistics. Logistics là một bộ phận cấu thành quan trọng của nền kinh
tế vì nó ảnh hưởng đến sản xuất, phân phối, tỷ lệ lãi suất, năng lượng và giá cả năng
lượng.
Xét ở góc độ tổng thể, Logistics là mối liên kết kinh tế xuyên suốt gần như toàn bộ quá

trình sản xuất, lưu thông và phân phối hàng hoá. Logistics hỗ trợ cho luồng chu chuyển


-8-

các giao dịch kinh tế. Nền kinh tế chỉ có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ, một khi
dây chuyền Logistics hoạt động nhịp nhàng, liên tục.
Hàng loạt các hoạt động kinh tế liên quan diễn ra trong chuỗi Logistics, theo đó các
nguồn tài nguyên được biến đổi thành sản phẩm và điều quan trọng là giá trị được tăng
lên cho cả khách hàng lẫn người sản xuất, giúp thoả mãn nhu cầu của mỗi người.
Logistics giúp giải quyết cả đầu ra và đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Nhờ có thể thay đổi các nguồn tài nguyên hoặc tối ưu hoá quá trình chu chuyển nguyên
vật liệu, hàng hoá, dịch vụ… Logistics giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho
doanh nghiệp.
Logistics hỗ trợ đắc lực cho hoạt động marketing, đặc biệt là marketing hỗn hợp. Chính
Logistics đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến, vào
đúng thời điểm thích hợp. Sản phẩm/dịch vụ chỉ có thể làm thoả mãn khách hàng và có
giá trị khi và chỉ khi nó đến được với khách hàng đúng thời hạn và địa điểm quy định.
Mục tiêu của marketing là tối đa hoá lợi nhuận của công ty về lâu dài, còn mục tiêu của
Logistics là cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất.
Tầm quan trọng của Logistics ngày càng tăng khi các doanh nghiệp mở rộng ra bên
ngoài tìm kiếm thị trường mới, nâng cao năng lực sản xuất, chấp nhận cạnh tranh công
nghệ ở phạm vi rộng hơn. Các rào cản thương mại được xoá bỏ và sự phát triển của các
công nghệ tiên tiến càng làm tăng thêm vai trò của Logistics trong những năm gần đây.
Logistics có một tiềm năng to lớn để đóng vai trò chiến lược quan trọng trong các
doanh nghiệp. Cạnh tranh toàn cầu ngày càng tăng, chức năng Logistics có thể được
khai thác mạnh mẽ hơn để đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.4 Xu hướng phát triển của Logistics
Toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang là một xu thế tất yếu của thời đại mà không bất
kỳ một quốc gia nào cũng phải chấp nhận và tích cực tham gia. Ưu điểm rất lớn của

toàn cầu hóa là làm cho nền kinh tế thế giới năng động và vững chắc hơn; giao thương
giữa các quốc gia và các khu vực trên thế giới phát triển mạnh mẽ và kéo theo những
nhu cầu mới về vận tải, kho bãi, các dịch vụ phụ trợ… Xu thế mới của thời đại dẫn đến


-9-

bước phát triển tất yếu của Logistics – Logistics toàn cầu. Các tập đoàn, công ty đặt trụ
sở và phục vụ cho nhiều thị trường ở các nước khác nhau, nên phải thiết lập hệ thống
Logistics toàn cầu để cung cấp sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.
Toàn cầu hoá càng sâu rộng thì cạnh tranh càng gay gắt trong mọi lĩnh vực của cuộc
sống. Trong lĩnh vực Logistics cũng vậy, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách
hàng, ngày càng có nhiều nhà cung cấp dịch vụ Logistics ra đời và cạnh tranh quyết liệt
với nhau. Để đáp ứng nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu, phân phối sản phẩm, người ta
luôn phải cân nhắc: Tự làm hay đi mua dịch vụ? và Mua của ai?. Do đó, bên cạnh
những hãng sản xuất có uy tín đã gặt hái được những thành quả to lớn trong hoạt động
kinh doanh nhờ khai thác tốt hệ thống Logistics của chính mình, tất cả các công ty vận
tải, giao nhận cũng nhanh chóng chớp thời cơ phát triển và trở thành những nhà cung
cấp dịch vụ Logistics hàng đầu thế giới với hệ thống Logistics toàn cầu như: TNT,
DHL, MOL Logistics,…
Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ Logistics là một xu hướng khá thịnh hành vì họ không
chỉ đơn thuần là người cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, mà còn là người tổ
chức các dịch vụ khác như: quản lý kho hàng, bảo quản hàng trong kho, thực hiện các
đơn đặt hàng, tạo thêm giá trị gia tăng cho hàng hoá thông qua lắp ráp, kiểm tra chất
lượng trước khi gửi đi, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, dán nhãn, phân phối cho các
điểm tiêu thụ, làm thủ tục xuất nhập khẩu,… và có thể là nhà tư vấn đáng tin cậy.
Cách mạng trong lĩnh vực công nghệ thông tin đã làm thay đổi sâu sắc nhiều ngành,
nhiều lĩnh vực (trong đó có Logistics) và toàn thể xã hội. Chính nhờ những tiến bộ của
công nghệ thông tin mà Logistics đã phát triển lên một nấc thang mới. Tại trung tâm
Logistics, thông qua mạng máy tính có thể biết được hàng hoá đang ở đâu, trong tình

trạng nào,…và do đó tiết kiệm được chi phí đáng kể trong hoạt động Logistics.
Trong bối cảnh này, các nhà cung cấp dịch vụ Logistics trên thế giới đang tích cực xây
dựng những chiến lược phát triển cho riêng mình và tập trung theo một số hướng chính
sau đây:
-

Mở rộng phạm vi nguồn cung ứng và phân phối


- 10 -

-

Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ

-

Phát triển các dịch vụ làm tăng giá trị gia tăng

-

Đẩy mạnh hoạt động marketing Logistics

-

Không ngừng làm mới các hoạt động Logistics

-

Thiết kế mạng lưới phân phối ngược, thực hiện quản lý việc trả lại hàng hoá cho

nhà phân phối, nhà sản xuất hoặc người bán hàng

-

Phát triển mạnh thương mại điện tử, coi đây là bộ phận quan trọng của Logistics

-

Ứng dụng những thành tựu mới của công nghệ thông tin

-

Không ngừng cải tiến bộ máy quản lý, tích cực đào tạo nhân viên trong các công
ty Logistics

1.5 Vận tải giao nhận trong hoạt động logistics
Trong các yếu tố cấu thành chuỗi logistics thì vận tải giao nhận (VTGN) là khâu quan
trọng nhất. Chi phí vận tải thường chiếm hơn 1/3 tổng chi phí của logistics. Muốn giảm
chi phí của logistics phải giảm chi phí khâu giao nhận vận tải từ nơi sản xuất đến nơi
tiêu thụ khác nhau trên thị trường. Việc VTGN phải đảm bảo thời gian giao hàng, cung
ứng nguyên vật liệu cho sản xuất kịp thời, đúng lúc, từ đó giảm đến mức thấp nhất chi
phí, thiệt hại do lưu kho, tồn đọng sản phẩm để làm giảm chi phí logistics nói chung.
VTGN là yếu tố rất cần và không thể thiếu được trong hoạt động logistics, yêu cầu này
xuất phát từ xu hướng chuyên môn hoá trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xã
hội. Khi một doanh nghiệp thu hẹp phạm vi hoạt động của mình vào một hay một
nhóm sản phẩm có liên quan thì doanh nghiệp đó ngày càng phụ thuộc vào môi trường
bên ngoài. Mỗi thành viên của hệ thống công nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ nhất tới
những tập đoàn hùng mạnh nhất, đều phải dựa vào các doanh nghiệp khác cung cấp
nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động của mình. Vận tải là người cung cấp các
phương tiện dịch vụ nhằm di chuyển nguồn nguyên liệu đó từ nơi cung cấp tới nơi

doanh nghiệp cần. Tại đó nguyên liệu được sản xuất, chế biến thành sản phẩm và


- 11 -

VTGN lại một lần nữa làm các công việc cung cấp hệ thống phân phối vật chất cho sản
phẩm. Như vậy, VTGN đảm nhận việc di chuyển nguyên vật liệu vào trong doanh
nghiệp, sau đó phân phối sản phẩm từ doanh nghiệp ra thị trường đã tạo thành một
vòng tuần hoàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vị trí và vai trò quan trọng của VTGN với tư cách là một yếu tố của logistics được biết
đến vào những năm 70 của thế kỷ XX, khi thế giới lâm vào cuộc khủng hoảng nhiên
liệu trầm trọng. Cuộc khủng hoảng này đã khiến các doanh nghiệp phải mua nhiên liệu
với giá cao hơn rất nhiều, điều này làm cho chi phí sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp tăng lên đáng kể. Giá nhiên liệu tăng cũng đe doạ nghiêm trọng tới hoạt động
của các nhà kinh doanh VTGN, vì giá nguyên liệu tăng sẽ dẫn tới cước vận tải tăng –
điều này hiển nhiên sẽ tác động mạnh tới giá cả hàng hoá trên thị trường.
Trong sản xuất kinh doanh, một doanh nghiệp khó có thể tự mình thoả mãn nhu cầu về
VTGN, trên thực tế, nhu cầu này phổ biến do người VTGN đáp ứng. Người cung cấp
dịch vụ VTGN không chỉ đơn thuần là người giao nhận vận chuyển nữa mà thực tế họ
đã tham gia cùng với người sản xuất đảm nhận thêm các khâu liên quan đến quá trình
sản xuất và lưu thông hàng hoá như: làm thủ tục, giấy tờ, tổ chức vận tải, bao bì đóng
gói, ghi nhãn hiệu, lưu kho, lưu bãi, phân phát hàng hoá đi các địa điểm khác nhau,
chuẩn bị cho hàng hoá luôn sẵn sàng ở trạng thái nếu có yêu cầu của khách hàng là đi
ngay được (inventory level). Hoạt động VTGN thuần tuý đã dần chuyển sang hoạt
động tổ chức quản lý toàn bộ dây chuyền phân phối vật chất và trở thành một bộ phận
khăng khít của chuỗi mắt xích “cung cầu”. Xu hướng đó không những đòi hỏi phải
phối hợp liên hoàn tất cả các phương thức vận tải (dịch vụ vận tải đa phương thức) mà
còn phải kiểm soát được nguồn thông tin, luồng hàng hoá….Chỉ khi tối ưu được quá
trình này mới giải quyết được vấn đề đặt ra là: vừa làm tăng lợi nhuận cho các doanh
nghiệp sản xuất hàng hoá, vừa làm tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp kinh doanh

dịch vụ VTGN, đảm bảo được lợi ích chung của các bên liên quan.
Qua phân tích trên đây, chúng ta có thể thấy VTGN là yếu tố cơ bản của logistics và là
bộ phận có vai trò quan trọng trong hoạt động của chuỗi logistics


- 12 -

2 – CHUỖI QUẢN TRỊ CUNG ỨNG
2.1 Khái niệm chuỗi quản trị cung ứng và mối quan hệ với logistics
Đầu thập kỷ 1980, khái niệm Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM) bắt đầu xuất
hiện và ngày càng được chú ý rộng rãi. Quản trị dây chuyền cung ứng được xem là
logistics bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm cả khách hàng và nhà cung cấp, do đó
nó là một khái niệm rộng hơn logistics. Quản trị dây chuyền cung ứng là khái niệm
mới phản ánh quá trình sản xuất, phân phối và tiêu thụ như một quá trình liên kết,
tích hợp, phụ thuộc và ảnh hưởng lẫn nhau từ nhà cung cấp, công ty đến khách
hàng. Trước sự phát triển của khái niệm Quản trị dây chuyền cung ứng, Hội đồng
quản trị Logistics của Mỹ đã định nghĩa lại “logistics là một phần của dây chuyền
cung ứng thực hiện hoạch định, thực thi và kiểm soát dòng lưu chuyển, tồn trữ hàng
hoá, dịch vụ và thông tin có liên quan một cách hiệu quả, hiệu năng từ điểm ban
đầu đến điểm tiêu thụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Có ý kiến tranh luận
cho rằng khái niệm Quản trị dây chuyền cung ứng sẽ phát triển thành khái niệm
Quản trị dây chuyền nhu cầu để nhấn mạnh dây chuyền sẽ do yếu tố cầu thị trường
quyết định.
Trước đây người ta lầm tưởng rằng có thể giảm chi phí của mình bằng cách tận
dụng những lợi ích đạt được từ đối tác, ví dụ như nhà sản xuất muốn giảm tồn kho
sản phẩm của mình có thể yêu cầu nhà bán sỉ tồn trữ hàng mà không tính chi phí,
nhưng thật ra chi phí tăng thêm mà nhà bán sỉ phải gánh chịu cuối cùng cũng tính
vào giá thành làm tăng giá bán sản phẩm. Với cách tiếp cận theo khái niệm SCM,
nhà sản xuất và nhà bán sỉ cùng nhau chia sẻ thông tin về nhu cầu thị trường, hợp
tác quản trị luồng cung cấp hàng hoá và tồn kho để giảm thiểu tồn kho trên toàn dây

chuyền cung ứng.
2.2. Các yếu tố trong chuỗi quản trị cung ứng
2.2.1 Quản trị nguồn hàng
Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thật sự là
một tài nguyên vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của tổ


- 13 -

chức. Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời
gian, với giá cả hợp lý, với thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào cho sản
xuất thông suốt, mà còn hỗ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích
giá trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật
công nghệ tiên tiến…giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn. Để lựa chọn nhà
cung cấp tốt cần làm các công việc sau:
+ Tìm kiếm các nhà cung cấp
+ Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp cẩn thận, đảm bảo các nhà cung cấp được
chọn đạt các yêu cầu đề ra
+ Chọn lựa nhà cung cấp
+ Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững
2.2.1.1 Tìm kiếm các nhà cung cấp
Sau khi đã có thông tin về nhu cầu sản phẩm từ các đơn vị sử dụng gửi tới, phòng
cung ứng có trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng cung cấp các dịch
vụ sản phẩm theo yêu cầu. Việc tìm kiếm các nhà cung cấp có thể được thực hiện
bằng các hình thức sau:
+ Nhà cung cấp hiện hữu: đây là nguồn cung cấp chính cho các phòng cung ứng,
người mua thông thường tìm đến những nhà cung cấp hiện hữu để yêu cầu thực
hiện các đơn hàng mới. Thuận lợi của phương pháp này là nhanh chóng vì nhà cung
cấp đã quen thuộc, không cần mất thời gian tìm kiếm, đánh giá tuy nhiên đây không
phải là cách thức tốt nhất trong chiến lược cung ứng dài hạn vì nhà quản trị cung

ứng có thể không bao giờ biết được các nhà cung cấp tốt hơn. Việc chọn lựa nhà
cung cấp hiện hữu đối với các đơn hàng mới sẽ là rất hiệu quả nếu như họ đã từng
làm tốt công việc của mình và có khả năng cung cấp các sản phẩm mới theo yêu
cầu
+ Văn phòng đại diện: chúng ta có thể tiếp cận các văn phòng đại diện của các nhà
cung cấp để biết được năng lực và ngành hàng kinh doanh của họ có đáp ứng nhu
cầu của ta hay không


- 14 -

+ Triễn lãm hội chợ, báo chí: chúng ta có thể tham gia các hội chợ triễn lãm cũng
như xem các tạp chí để biết thêm thông tin về các nhà cung cấp mới
+ Internet: ngày nay, công cụ internet cho chúng ta tìm kiếm rất dễ dàng các nhà
cung cấp trên tòan cầu, đây là một nguồn thông tin rất rộng lớn cho mỗi doanh
nghiệp
+ Kinh nghiệm : các nhà quản trị cung ứng có kinh nghiệm sẽ có một tầm nhìn
chiến lược về các mặt hàng mình cần mua và do đó họ sẽ có nhiều kinh nghiệm
trong việc xác lập các nhà cung cấp mới cho các đơn hàng mới của mình.
2.2.1.2 Phân tích, đánh giá nhà cung cấp
Việc đánh giá, phân tích các nhà cung cấp cần phải được thực hiện có phương pháp
và kỹ lưỡng nhằm mục đích tìm kiếm những đối tác có đủ năng lực, kinh nghiệm
…để trở thành nhà cung cấp cho mình. Cần phải đánh giá các nhà cung cấp về
nhiều mặt quan trọng như:
+ Phân tích tình hình tài chính: để xác định họ có đủ nguồn lực để thực hiện và hỗ
trợ tốt cho các hợp đồng đã ký hay không
+ Phân tích về công nghệ và chất lượng: đây là một yếu tố rất quan trọng và nếu
như không đáp ứng được thì sẽ bị lọai ngay.
+ Phân tích về khả năng thực hiện hợp đồng để đảm bảo chắc rằng họ luôn luôn
giao hàng đúng thời hạn

+ Phân tích khả năng cung ứng dịch vụ: dịch vụ tốt là giao hàng đúng thời hạn, xử
lý các đơn hàng đặc biệt tốt, giải quyết khiếu nại nhanh chóng…Ngòai ra nó cũng
bao gồm cả việc sẵn sàng giao hàng khẩn cấp. Mở rộng giới hạn tín dụng, bảo hành
chất lượng các món hàng mua.
Phương pháp để phân tích và đánh giá có thể tiến hành theo các bước như sau: khảo
sát sơ bộ bằng các bản câu hỏi điều tra; phân tích điều kiện tài chính; tham quan
nhà máy của đối tác; hội nghị; phỏng vấn; điều tra; thuê nhà tư vấn khảo sát…tiến
hành cho điểm và lựa chọn. Tuy nhiên, cũng tùy theo từng điều kiện cụ thể mà các
công ty có thể phân tích, đánh giá theo phương pháp riêng của mình, miễn là, trên


- 15 -

cơ sở phân tích và đánh giá đó sẽ lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, đáp ứng
những yêu cầu của người mua:“Một nhà cung cấp đáng tin cậy là người luôn trung
thực và công bằng trong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân
mình; Họ có đầy đủ các trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp công
nghệ tốt để có thể cung cấp vật tư hàng hóa đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời
hạn với giá cả hợp lý; nhà cung cấp tin cậy có tình hình tài chính lành mạnh, chính
sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, không ngừng cải tiến qui trình sản xuất
cho hoàn thiện hơn, và cuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta
được đáp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất” (Wibur
B.England).
2.2.1.3 Chọn lựa nhà cung cấp
Doanh nghiệp phải cân nhắc rất nhiều yếu tố để có thể chọn được nhà cung cấp
thích hợp, và có thể sử dụng các chiến lược và chiến thuật chủ yếu sau:
* Mời các nhà cung cấp dự phần sớm tức là mời các nhà cung cấp tham gia ý kiến
ngay từ khâu thiết kế. Việc này đem lại cho doanh nghiệp các ưu điểm là:
• Nắm được đầu vào chắc chắn, dẫn đến không phải thay đổi thiết kế do không có
loại vật tư cần thiết

• Lợi dụng được công nghệ mới nhất
• Nhà cung cấp biết rõ được công việc của mình trong nhóm và cố gắng hoàn
thành tốt
Khi nhà cung cấp được mời tham gia ý kiến ngay từ khâu thiết kế của người
mua, họ có thể sử dụng tài năng và kinh nghiệm của bản thân, và đóng góp
những ý kiến rất có giá trị trong 9 lĩnh vực sau:
-

Quy cách, chủng loại vật tư

-

Dung sai cho phép

-

Tiêu chuẩn hóa

-

Quy mô của đơn đặt hàng


- 16 -

-

Sự thay đổi quy trình công nghệ, kỹ thuật của nhà cung cấp

-

Cách đóng gói, lượng vật tư dự trữ

-

Chuyên chở

-

Thay đổi cách lắp đặt các thiết bị của người mua

* Đấu thầu hay chào hàng cạnh tranh để lựa chọn nhà cung cấp: Việc chọn lựa nhà
cung cấp có thể sử dụng phương pháp thầu hay chào hàng cạnh tranh và còn tùy thuộc
vào tính chất, giá trị …của mỗi loại phụ tùng vật tư, luật lệ của công ty mua hàng, nước
sở tại…Đối với những loại phụ tùng vật tư có nhu cầu thường xuyên với trị giá lớn thì
có thể áp dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn ra những nhà cung cấp tốt với giá cả
cạnh tranh trong thời gian dài và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn theo yêu cầu của
người mua…Còn đối với những loại phụ tùng giá trị thấp, nhu cầu không thường
xuyên thì có thể áp dụng hình thức chọn lựa nhà cung cấp thông qua các bản chào hàng
của họ với mục đích giải quyết nhanh việc cung cấp phụ tùng vật tư, đảm bảo quá trình
sản xuất liên tục.
2.2.1.4

Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững

Xây dựng được nguồn cung cấp tốt, bền vững là điều tối cần thiết đảm bảo cho sự tồn
tại và phát triển của một công ty trong điều kiện hội nhập toàn cầu và cạnh tranh gay
gắt hiện nay. Để phát triển và duy trì được nguồn cung cấp bền vững, lâu dài cần phải
xác định các mặt hàng chiến lược để phát triển nhà cung cấp. Không phải tất cả các tổ
chức đều theo đuổi quá trình phát triển nhà cung cấp bởi vì đôi khi họ sẽ mua rất nhiều

nhưng cũng có doanh nghiệp mua rất ít. Vì vậy, các nhà quản trị phải phân tích tình
trạng của họ để xác định sự cần thiết của việc phát triển nhà cung cấp đối với từng
nhóm hàng nào đó thông qua việc xác định tầm quan trọng của từng nhóm hàng cần
mua. Để làm được điều này cần phải có một sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban tài
chính, marketing, công nghệ, sản xuất…


- 17 -

2.2.2 Quản trị nguồn tài chính
2.2.2.1 Kiểm soát nguồn vốn
Thu xếp vốn và quản lý việc sử dụng vốn có vai trò rất quan trọng đối với một công ty.
Nếu việc lập kế hoạch và thực hiện không tốt, không hiệu quả sẽ là nguyên nhân chính
dẫn tới hoạt động sản xuất kinh doanh bị thất bại. Tại nhiều công ty có tới 80% nguồn
tài chính là dành cho hoạt động quản trị chuỗi cung ứng. Vì vậy, phòng tài chính quan
tâm rất sát sao tới hệ thống quản trị chuỗi cung ứng nhằm đạt được hiệu quả chi phí.
Thông thường các chuyên gia tài chính phải tham gia vào các dự án mua thiết bị và
dịch vụ lớn của công ty.
Mặc dù có nhiều cơ hội mua được giá thấp nhưng không phải cứ lúc nào cũng có thể
mua được vì nó còn phụ thuộc vào nguồn vốn, nguồn tiền mặt của công ty. Nếu phòng
cung ứng quyết định mua nguyên vật liệu thời điểm đó mà không trao đổi với phòng tài
chính thì sẽ gặp khó khăn trong việc thu xếp vốn và các khoản phải trả cho nhà cung
cấp. Mặt khác nếu phòng tài chính không cố gắng sắp xếp nguồn vốn, đặc biệt là luồng
tiền mặt cho các cơ hội mua thuận lợi như vậy thì công ty có thể sau đó sẽ phải mua
nguyên vật liệu đó với giá cao. Việc dự trữ tiền mặt là để giúp công ty có thể mua sắm
hàng hóa, vật liệu và thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh
doanh. Khi có tiền mặt rộng rãi, công ty có thể lợi dụng ngay các cơ hội tốt về kinh
doanh, kiểm soát được việc chi trả cho nhà cung cấp và từ đó cũng kiểm soát được
luồng tiền mặt của mình.
Việc thanh toán tiền đúng hạn cho nhà cung cấp sẽ tạo được uy tín của công ty và vì

vậy không những mua được với mức giá rẻ hơn, được hưởng triết khấu mà còn tạo và
duy trì mối quan hệ lâu dài, ổn định. Theo nghiên cứu của ông Hendrick và Ellram thì
một trong những nguồn chủ yếu để giảm chi phí là có được những hợp đồng dài hạn
với nhà cung cấp.
Thời hạn thanh toán hàng rất quan trọng vì nó có thể bảo vệ khả năng thanh toán của
công ty. Nếu thời hạn thanh toán tăng từ 30 ngày đến 60 ngày thì khoảng thời gian dôi
ra một tháng này, công ty có thể tận dụng lượng tiền đó cho các mục đích khác. Vì vậy,


- 18 -

quản trị cung ứng một cách hiệu quả sẽ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giảm
nguồn vốn cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
2.2.2.2 Kiểm soát chi phí
Theo kết quả điều tra của các nhà nghiên cứu thì chi phí logistics có thể vượt quá 25%
chi phí sản xuất. Do đó nếu quản trị logistics tốt có thể tiết kiệm được một khoản chi
phí đáng kể, góp phần tăng lợi nhuận, thời gian thu hồi vốn của công ty.
Chi phí logistics được hình thành từ chi phí của các hoạt động trong quá trình: có 6 loại
chi phí chủ yếu tham gia vào quá trình này:
+ Chi phí phục vụ khách hàng
+ Chi phí vận tải
+ Chi phí kho bãi
+ Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin
+ Chi phí sản xuất thu mua để có đủ lô hàng theo yêu cầu
+ Chi phí dự trữ
Các chi phí này có mối liên quan mật thiết với nhau như chi phí khách hàng liên quan
đến chi phí vận tải, chi phí dự trữ và chi phí cho công nghệ thông tin. Để giải quyết
đơn hàng còn cần các chi phí liên quan đến dự trữ, quản lý kho, sản xuất. Hay mua
nguyên vật liệu với số lượng lớn thì sẽ được giá rẻ, chi phí vận tải thấp nhưng chi phí
dự trữ, chi phí quản lý kho lại tăng cao. Ngược lại, muốn giảm chi phí dự trữ thì phải

đặt những lô hàng nhỏ, gắn liền với chúng là chi phí vận tải, chi phí trao đổi thông tin
sẽ tăng cao. Bên cạnh đó có thể gặp phải rủi ro khi nguyên vật liệu không về kịp, sản
xuất bị gián đoạn, không thoả mãn được yêu cầu của khách hàng. Nếu giảm chi phí tuỳ
tiện ở từng hoạt động đơn lẻ, chưa chắc đã đạt được kết quả như mong muốn. Giữa các
hoạt động có liên quan mật thiết với nhau, dẫn đến giảm chi phí ở khâu này có thể làm
tăng chi phí ở khâu khác và cuối cùng tổng chi phí không giảm mà còn có thể tăng, đi
ngược lại mục đích của quản trị chi phí logistics. Vì vậy, phải tính toán, cân nhắc kỹ để
tìm phương án tối ưu.


- 19 -

2.2.3 Quản trị nguồn thông tin
Muốn quản trị dây chuyền cung ứng thành công thì trước hết phải quản lý được hệ
thống thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm thông tin trong nội bộ từng tổ chức
(doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng của doanh nghiệp), thông tin trong từng bộ
phận chức năng (logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chính, sản xuất,…), thông tin ở từng
khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải,…) và sự kết nối thông tin
giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên.
Trong hệ thống phức tạp đó thì xử lý đơn đặt hàng của khách hàng chính là trung tâm
thần kinh của toàn bộ hệ thống logistics. Tốc độ và chất lượng của luồng thông tin để
xử lý đơn hàng tác động trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của toàn bộ quá trình. Nếu
thông tin được trao đổi nhanh chóng, chính xác thì hoạt động logistics sẽ tiến hành hiệu
quả. Ngược lại nếu trao đổi thông tin chậm chạp, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí
lưu kho, lưu bãi, vận tải, làm cho việc giao hàng diễn ra không đúng thời hạn và làm
mất khách hàng sẽ là điều không tránh khỏi. Nghiêm trọng hơn nữa là nếu thông tin
không chính xác, kịp thời có thể làm cho sản xuất kém hiệu quả do phải thường xuyên
thay đổi kế hoạch, qui mô để đáp ứng yêu cầu thực tế, nếu tình trạng đó kéo dài sẽ đẩy
doanh nghiệp đến thua lỗ, thậm chí phá sản
Thực tế đã chứng minh rằng: máy tính và những thành tựu của công nghệ thông tin đã

có những đóng góp quan trọng quyết định sự lớn mạnh trong lĩnh vực cung ứng vật tư.
Nhờ có máy tính số luợng hồ sơ, chứng từ khổng lồ được ghi lại và xử lý. Các nhân
viên cung ứng được giải phóng khỏi những công việc sự vụ giấy tờ, có điều kiện tập
trung vào những công việc mang tính chiến lược, sáng tạo, đưa ra những quyết định
kịp thời đúng đắn. Máy vi tính giúp xử lí số liệu, tổng hợp nhu cầu vật tư nhanh chóng,
chính xác. Máy tính giúp xác định đúng được lượng vật tư tồn kho tại bất kỳ thời điểm
nào. Việc sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, phân tích thông tin liên quan đến
dây chuyền cung ứng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty. Ví dụ, một công
ty chuyên sản xuất máy tính đã nhận thấy rằng trước kia có rất nhiều thông tin đã
không được sử dụng trong khi lập kế hoach sản xuất và xác định mức dự trữ. Bộ phận


- 20 -

sản xuất đã không có đầy đủ thông tin về nhu cầu của khách hàng thành ra họ đã quyết
định mức độ sản xuất và dự trữ một cách mù quáng, không có căn cứ. Nhưng từ khi lắp
đặt và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng, công ty đã có thể thu
thập, phân tích dữ liệu để đưa ra một mức độ dự trữ hợp lý. Việc sử dụng hệ thống
phần mềm này của công ty đã cắt giảm một nửa chi phí dự trữ bởi công ty đưa ra quyết
định là dựa trên các thông tin chính xác, thực tế chứ không phải dự đoán như trước kia.
Hệ thống thông tin (máy tính và mạng) là yếu tố không thể thay thế trong việc hoạch
định và kiểm soát dây chuyền cung ứng. Những thành tựu của công nghệ thông tin
giúp cho người ta đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất.
Hiện nay có rất nhiều công nghệ thông tin để phân tích và quản lý thông tin trong dây
chuyền cung ứng. Nhà quản trị phải quyết định được nên sử dụng công nghệ nào và
làm thế nào để liên kết được các công nghệ đó vào hoạt động của công ty và của các
đối tác. Dưới đây là một vài công nghệ hiện đang được áp dụng rộng rãi.
1. Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDT) là hệ thống
trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính giữa các bộ phận với nhau. EDI cho phép
gửi và nhận dữ liệu với tốc độ nhanh nhất, với độ chính xác cao. Tất nhiên EDI là

hệ thống khá phức tạp, chi phí đầu tư tốn kém, nhưng lợi ích của nó thì không ai
phủ nhận được như giảm được 60-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, chuyển đến
địa chỉ cần thiết và các công việc có liên quan, giúp phản hồi thông tin nhanh
chóng, tăng cường độ chính xác trong tất cả các công việc của chu trình đặt hàng,…
2. Internet: Internet là mạng máy tính toàn cầu, truyền thông với nhau theo một tiêu
chuẩn ngôn ngữ thống nhất (TCP/IP – Transmission Control Protocol/Internet
Protocol – bộ các giao thức định nghĩa Internet). Internet có lợi thế hơn so với EDI.
Internet chuyển tải được nhiều thông tin hơn. Doanh nghiệp có thể cập nhật các
thông tin thay đổi hàng ngày, hàng giờ. Chẳng hạn việc cập nhật các e-catalog vào
bất cứ lúc nào dù là sự thay đổi giá cả hay là thêm vào sản phẩm mới, doanh nghiệp
sẽ không tốn chi phí in ấn lại và thông tin được đưa đến cho khách hàng trong thời
gian ngắn nhất. Khi đã có website có uy tín được nhiều người biết đến thì việc thực


- 21 -

hiện bán hàng qua Internet là một phương pháp bán hàng tuyệt vời mà không hệ
thống phân phối nào có thể so sánh được. Hiện nay có rất nhiều cách để có thể truy
cập được Internet như sử dụng Telephone line, ADSL, ISDN, Wideless, kết nối qua
truyền hình cáp, qua mạng điện công cộng, Leaseline (kênh thuê riêng) nhưng trong
đó ADSL và Leaseline đang được sử dụng rộng rãi nhất. Tuy nhiên, ADSL cung
cấp dịch vụ với giá rẻ nhưng không ổn định, phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp và
tình bảo mật không bằng Leaseline. Dịch vụ Leaseline ổn định, tính bảo mật cao,
chất lượng đường truyền tốt, vừa sử dụng để gọi điện thoại vừa truyền dữ liệu
nhưng chi phí đầu tư lắp đặt lớn.
3. Enterprise Resource Planning (ERP) system: Là hệ thống báo cáo và xử lý, theo dõi
các giao dịch một cách toàn diện. Hệ thống này cung cấp các phương tiện để kiểm
tra nguồn lực về mặt tổ chức bao gồm con người, qui trình và công nghệ. Hệ thống
này được coi là “xương sống” (backbone) của công ty hay tổ chức trong việc cung
cấp thông tin và hỗ trợ để đưa ra những quyết định thông minh trong dây chuyền

cung ứng nhờ những thông tin trung thực, kịp thời. Hệ thống ERP theo dõi thông
tin trong khi đó Internet cung cấp phương pháp xem xét thông tin.
4. Phần mềm quản trị chuỗi cung ứng (SCM- Supply Chain Management) ở mức độ
cao hơn phần mềm ERP . Phần mềm này hỗ trợ để đưa ra những quyết định mang
tính phân tích cùng với những thông tin chính xác. Hệ thống ERP cho công ty biết
cái gì đang diễn ra trong khi đó hệ thống phần mềm quản trị chuỗi cung ứng giúp
công ty quyết định cái gì nên làm.
4. Phần mềm quản trị kho ( Warehouse Management Software – WMS) phần mềm
này có khả năng kiểm soát quá trình cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm,
thành phẩm, thành phẩm,… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến
điểm cuối của quá trình cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình
trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho.


- 22 -

2.2.4 Quản trị cung ứng
Quản trị cung ứng là sự phát triển ở một bước cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng
và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật, thì quản trị cung ứng
tập trung chủ yếu vào các chiến lược. Quản trị cung ứng bao gồm các hoạt động:
-

Đặt quan hệ trước để mua hàng và đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp ngay
trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của
các sản phẩm quan trọng, việc làm này được thực hiện bởi nhóm chức năng
chéo.

-

Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua

-

Sử dụng nhóm chức năng chéo trong việc xác định và lựa chọn nhà cung ứng

-

Sử dụng sự thoả thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lược với các
nhà cung cấp để phát triển mối quan hệ thân thiết và các mối quan hệ có lợi cho
cả đôi bên với những nhà cung cấp chủ yếu cũng như để quản lý chất lượng và
chi phí

-

Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trường cung ứng của công
ty

-

Phát triển các chiến lược, các kế hoạch thu mua dài hạn cho các nguyên vật liệu
chủ yếu

-

Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng

-

Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp

Trong đó nhóm chức năng chéo là:
Quản lý chức năng chéo được hình thành ở Nhật Bản vào năm 1952 và Toyota là
công ty đầu tiên áp dụng thành công phương pháp quản lý này. Mối liên hệ giữa các
hoạt động chức năng chéo và các chức năng bộ phận được thể hiện trong sơ đồ 2:
Sơ đồ 2 cho thấy, vòng tròn quay không ngừng nghỉ trong suốt quá trình tồn tại của
công ty với QCS ở trung tâm. Chiến lược và kế hoạch của công ty đi trước những
mục tiêu chức năng chéo và các hoạt động chức năng bộ phận được thực hiện để
phục vụ những mục tiêu này.


- 23 -

Mục tiêu của quản lý chức năng chéo là giúp các nhà quản trị cao cấp giữ được sự
cân bằng trong công việc, với ý thức luôn luôn nghĩ đến mục tiêu tối hậu trong
QCS.
Ban/nhóm quản lý chức năng chéo được thành lập và có vị trí thứ hai sau Ban giám
đốc công ty. Ý nghĩa quan trọng nhất của việc tham gia vào Ban quản lý chức năng
chéo là các thành viên sẽ có được (hay phát triển được) các kỹ năng hành xử và
lãnh đạo tập thể tuyệt vời. Các Ban quản lý chức năng chéo là cách làm của tương
lai.
Các nhà quản trị
cao cấp

Chiến lược và
kế hoạch

Sơ đồ 1.2: Vòng tròn QCS
Ghi chú:
QCS: Chất lượng, chi phí, giao
hàng

Thiết

Tiếp

kế sp

thị

Chất lượng
Số lượng
Sản

Chi phí

xuất

Giao hàng
Dự
án

Cung
ứng


- 24 -

Các bộ phận yểm trợ, thực hiện

Bộ máy tổ chức của công ty thông thường có các bộ phận: Nghiên cứu phát triển, thiết

kế, tài chính, tổ chức-nhân sự, sản xuất, bán hàng và cung ứng. Mỗi bộ phận đều có
chức năng riêng của mình. Các nhà quản lý các bộ phận có khuynh hướng ưu tiên cho
các chức năng thuộc phòng ban của họ. Nếu không có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ
phận, không có quản lý chức năng chéo, thì công ty không thể hoạt động hiệu quả.
Như vậy, mọi doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển nếu không được cung cấp các
yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ… Cung ứng là hoạt động
nhằm đáp ứng các nhu cầu đó của doanh nghiệp – cung ứng là hoạt động không thể
thiếu trong mọi tổ chức.
2.2.4.1 Qui trình nghiệp vụ cung ứng
2.2.4.1.1 Xác định nhu cầu vật tư cần mua
Công ty xác định nhu cầu mua vật tư dựa trên cơ sở kế hoạch cung ứng vật tư. Kế
hoạch cung ứng vật tư là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong kế hoạch toàn
bộ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch cung ứng vật tư phản
ánh toàn bộ các giải pháp giải quyết vật tư nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh
nghiệp được tiến hành liên tục, nhịp nhàng theo đúng tiến độ đã định.
Xác định nhu cầu vật tư là bước đầu tiên của việc lập kế hoạch cung ứng và là một
việc rất phức tạp. Nhiệm vụ sản xuất bao gồm rất nhiều mặt; để hoàn thành nhiệm vụ
sản xuất chính, thì ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm, còn tính đến nhu cầu
vật tư cho xây dựng cơ bản, nhu cầu vật tư cho hoạt động nghiên cứu và phát triển, nhu
cầu vật tư cho dự trữ,…