Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĂN LƯƠNG............4
1.1. Sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................4
1.1.1 Sự hình thành của UBND xã Văn Lương..............................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.................................4
1.1.2.1 Chức năng của UBND xã Văn Lương................................................4
1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Văn Lương................................5
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Lương..........................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương...................................6
1.2.1. Tình hình tổ chức..................................................................................6
1.2.2. Chức năng.............................................................................................7
1.2.3. Nhiệm Vụ..............................................................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
UBND XÃ VĂN LƯƠNG...................................................................................8
2.1 Hoạt động nghiệp vụ.................................................................................8
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ.......8
2.1.2

Hoạt động quản lý phông Lưu trữ......................................................9

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
công tác Văn thư – Lưu trữ.............................................................................9
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư - Lưu trữ, quản lí công tác
thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư - Lưu trữ................................10
2.1.3. Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư - Lưu
trữ..................................................................................................................10
2.1.4 Hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ..................................................11

2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................11
2.2.1

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản..............12

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..........................................12
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản.................................................................15
2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................20
2.2.1.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................21
2.2.1.5 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.................................22
2.2.1.6 Xác định giá trị tài liệu.....................................................................22
2.2.1.7 Công tác chỉnh lý tài liệu..................................................................23
2.2.1.8 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ......................23
2.2.1.9 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................24
2.2.1.10 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.......................25
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ VĂN
LƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................................26
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................26
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của
UBND xã Văn Lương...................................................................................26
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................28
C. KẾT LUẬN...................................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................31

Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. LỜI NÓI ĐẦU
Có thể khẳng định, công tác Văn thư – Lưu trữ có vai trò rất quan trọng
đối với tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là trong nền hành chính Nhà
nước. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh
giá cao ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ.
Trong bất cứ cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ đều được
mọi người quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý Hành
chính thông qua các Văn bản - Tài liệu. Các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức
chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, xây
dựng chương trình, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp
công tác. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội là các cơ
quan trực tiếp giúp các cấp trong bộ máy nhà nước, tổ chức điều hành bộ máy
nhà nước có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác
Văn thư – Lưu trữ lại càng quan trọng, công tác này giữ vị trí rất quan trọng
công tác văn phòng.
Như chúng ta đã biết công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ… Theo đó,
việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi là trách nhiệm của
người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến,
ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc
soan thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mối cá nhân khi được giao giải
quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân từ thủ trưởng đến

nhân viên trong cơ quan tổ chức đều tham gia và chịu trách nhiệm với việc mình
được giao trong công tác văn thư. Công tác văn thư là công tác không phải của
riêng cán bộ văn thư.
Đồng hành cùng công tác văn thư là công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là
một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực
tiến và pháp chế liên quan đến công việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

1

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Công tác lưu trữu ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý,
bảo quản sử dụng tài liệu phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Văn thư – Lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động
được nhà nước quan tâm.
Là sinh viên năm cuối của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học chuyên
ngành Văn thư – Lưu trữ với sự hướng dẫn và giảng dạy của thầy cô và qua tìm
hiểu thêm tài liệu bên ngoài tôi cũng hiểu được phần nào về công tác Văn thư –
Lưu trữ. Để củng cố kiến thức và mở rộng kiến thức Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội nói chung và khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng đã tổ chức đợt thực tập cho
sinh viên tại các cơ quan, tổ chức do sinh viên chọn lựa. Được sự đồng ý của
lãnh đạo của UBND xã Văn Lương, huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ tôi được về
thực tập tại cơ quan từ ngày 20/3/2016 đến ngày 16/4/2016. Đây là không phải
là lần đầu tiên tôi làm một cán bộ văn phòng nhưng vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ,
nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn và vốn kiến thức còn

hạn chế. Nhưng được sự quan tâm tạo điều kiện và sự hướng dẫn tận tình các
anh, chị công tác lâu năm trong văn phòng cùng với nỗ lực cố gắng của bản thân
tôi đã hoàn thành nội dung thực tập.
Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, thầy cô
trong khoa Văn thư - Lưu trữ, các cán bộ trong cơ quan đã tận tình giúp đỡ tạo
điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo thực
tập này. Song trong khuân khổ của báo cáo này không thể tránh được những hạn
chế, sai xót nhất định kính mong nhà trường và khoa Văn thư- Lưu trữ đóng
góp ý kiến để tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình. Để tôi có cơ sở nền
tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho
công tác sau này thật tốt với hy vọng góp một phần nhỏ trong công cuộc đổi mới
xây dựng quê hương đất nước.
Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành các khâu của công
tác Văn thư – Lưu trữ, những thu hoạch trong thời gian thực tập sẽ được trình
bày cụ thể trong báo cáo dưới đây.
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

2

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bài báo cáo gồm có 3 Chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về UBND xã Văn Lương
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã
Văn Lương
Chương III: Kết quả thực tập tại UBND xã Văn Lương và đề xuất,
khuyến nghị

Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

3

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĂN LƯƠNG
1.1. Sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.1 Sự hình thành của UBND xã Văn Lương
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân 26 tháng 03
năm 2000, quy định Uỷ ban Nhân dân do Hội đồng Nhân dân bầu ra là cơ quan
chấp hành của Hội đồng Nhân dân, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp
trên.
UBND xã Văn Lương được thành lập với tổng diện tích đất tự nhiên
801,29 ha được chia thành 7 khu hành chính. Dân số 4.530 người, dân cư sống
rải rác, không tập trung. Đời sống nhân dân chủ yếu dựa vào sản xuất nông
nghiệp và nghề trồng cây sơn lấy nhựa. Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5
triệu đồng/ người/năm.
Văn Lương là một xã miền núi nằm ở phía Bắc huyện Tam Nông.
- Phía Đông giáp xã Tam Cường
- Phía Tây giáp xã Tứ Mỹ
- Phía Nam giáp xã Cổ Tiết
- Phía Bắc giáp xã Xuân Quang, Thanh Uyên.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng của UBND xã Văn Lương
Theo luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội

chủ nghĩa việt Nam khóa XI, kì họp 14 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003
quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã, phường, thị trấn.
UBND xã Văn Lương do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành
của HĐND là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm thi
hành hiến pháp, luật, các văn bản của nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của
HĐND, trong các lĩnh vực kinh tế chính trị, an ninh quốc phòng…chịu trách
nhiêm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND xã Văn Lương thực hiện chức năng quản lý mọi mặt, mọi lính vực
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

4

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trên địa bàn xã Văn Lương nhằm thực hiện lĩnh vực này đi vào nề nếp và có
hiểu quả hơn
UBND xã Văn Lương thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo quả lý thống nhất bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương đến cơ sở, đai diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm
chủ của nhân dân ở địa phương.
1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Văn Lương.
UBND xã Văn Lương làm theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh
đạo, cá nhân phụ trách. UBND xã Văn Lương có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành ,
chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý chỉ đạo hướng dấn
các khu trong hoạt động quản lý nhà nước, trong lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp,
thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp, trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải,
giáo dục, y tế, văn hóa…trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách
tôn giáo. Thực hiện nhiệm vụ của mình theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày

26 tháng 1 năm 2003 củ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng,
an ninh dài hạn và hằng năm của xã chương trình HĐND cùng cấp thông qua
quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng cơ chế làm việc của UBND xã, công tác tổ chức bộ máy, thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp quả lý cán bộ theo phân cấp và quy
định của nhà nước. Bổ nhiệm, miến nhiệm khen thưởng kỷ luật đối với tập thể,
cá nhân do UBND trực tiếp quản lý.
- Kiểm tra, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND xã hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND cấp xã.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Lương
Để thực hiện tốt những nhiệm vụ, quyền hạn mà nhà nước đã giao cho,
UBND xã Văn Lương đã tổ chức ra bộ máy làm việc với cơ cấu tổ chức phù
hợp. căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003. Nghị định
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

5

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
121/2003/NĐ-CP, Nghi định 107/2004/NĐ-CP cơ cấu tổ chức của UBND xã
Văn Lương được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Chủ tịch

Phó chủ tịch

Văn phòng

Tư
pháp

Văn
hóa xã
hội

Phó chủ tịch

Lao
động
TB&X
H

Công an

Xã đội

Địa
chính
xây
dựng

Tài
chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Lương
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương
1.2.1. Tình hình tổ chức
Xác định được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ nên UBND
xã Văn Lương đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm cán bộ làm
công tác lưu trữ trực thuộc Văn phòng: cán bộ Nguyễn Văn Đô với trình độ
Trung cấp Văn thư – Lưu trữ có thâm niên 03 năm kinh nghiệm, có thể nhận
thấy cán bộ văn thư của UBND xã Văn Lương đã được đào tạo nghiệp vụ Văn
thư – Lưu trữ, được sự quan tâm, chú trọng của cơ quan, nhiều hình thức nâng
cao nghiệp vụ cho cán bộ đã được mở ra.
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá
trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

6

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn
hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số
lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. Hình thức tổ
chức công tác Văn thư ở UBND xã Văn Lương là hình thức tập trung. Vì ở đây
có cơ cấu tổ chức phúc tạp, quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít.
1.2.2. Chức năng
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương thuộc văn phòng
của UBND chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng và phó chánh văn
phòng, có chức năng tham mưu cho lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý: hành
chính, văn thư, lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ như soạn thảo ban hành văn bản,
quản lí văn bản đến và đi, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thu thập

bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lí tài liệu, văn
thư là đầu mối giúp các phòng chứng năng khác tra cứu thông tin, văn bản khi
cần, ngoài ra phòng văn thư cũng là nơi nhận và chuyển các văn bản, tài liệu
giữa các phòng ban, trong và ngoài cơ quan.
1.2.3. Nhiệm Vụ
Thu thập thông tin, xử lý thông tin ban hành văn bản đúng thủ tục quy
định hiện hành, đảm bảo việc thực hiện các nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ
tại cơ quan được tốt nhất (quản lý văn bản, quản lý con dấu theo đúng nguyên
tắc, thu thập, bổ xung tài liệu, chỉnh lí tài liệu, bảo quản tài liệu... chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo và pháp luật).
Ngoài ra, do đặc thù cơ quan nên cán bộ Văn thư – Lưu trữ cán bộ còn
thực hiện một số nhiệm vụ khác mang tính chuyên ngành.
Lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị sản sinh ra trong hoạt động củacơ
quan, thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

7

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
UBND XÃ VĂN LƯƠNG
2.1 Hoạt động nghiệp vụ
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư –
Lưu trữ
Trong suốt quá trình hình thành và hoạt động của UBND xã Văn Lương
công tác Văn thư – Lưu trữ được xem là một bộ phận quan trọng góp phần vào

sự phát triểncủa UBND, các nghiệp vụ cơ bản của công tác Văn thư – Lưu trữ
đều được thực hiện đúng theo quy trình mà nhà nước quy định, dựa trên các văn
bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư – Lưu trữ mà nhà nước đã ban
hành.
* Đối với công tác Văn thư
- Thông tư số 01/2011/TT – BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công
tác văn thư.
- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ
quan.
* Đối với công tác lưu trữ
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc
hội khóa XIII.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật lưu trữ.
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW của cục văn thư, lưu trữ nhà nước ban
hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Phần lớn các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại UBND xã Văn Lương đều
được cán bộ phụ trách thực hiện tốt, đúng quy định của pháp luật, ngoài ra
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

8

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
UBND xã còn có quy chế Văn thư – Lưu trữ xây dựng dựa trên Luật lưu trữ và
các văn bản quản lí công tácVăn thư – Lưu trữ.
2.1.2 Hoạt động quản lý phông Lưu trữ
Tài liệu phông lưu trữ UBND xã Văn Lương gồm các loại như sau:
- Các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc
hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, các cơ quan
ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan Trung ương gởi đến để
hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện trong tất cả các mặt của đời sống kinh tế - xã hội.
-

Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của

UBND xã như: Chỉ thị, Quyết định, Đề án, Báo cáo, Kế hoạch,Tờ trình, Biên
bản, Công văn, Số duyệt… và các loại văn bản thông thường khác.
- Tài liệu của các khu hành chính, ngành chuyên môn, các cá nhân gửi
đến để báo cáo, đề nghị, xin ý kiến chỉ đạo…
Trong 3 nhóm tài liệu kể trên thì nhóm tài liệu sản sinh trong qúa trình
hoạt động quản lý nhà nước của UBND xãlà quan trọng nhất.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
KHCN trong công tác Văn thư – Lưu trữ
Khoa học công nghệ đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang
chuyển dần thành một xã hội khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công
nghệ trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề,
nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành
hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra
hiệu quả công việc cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu
của thời cuộc. Công tác Văn thư – Lưu trữ trong mỗi cơ quan hiện nay ngày
càng thể hiện vai trò của mình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, việc
đưa khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ tạo ra một cải tiến

trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này.
Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó
chỉ góp phần nâng cao năng xuất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh
chóng và chính xác những yêu cầu đề ra.
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

9

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
UBND xã Văn Lương đã tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các
thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ ở cơ quan mình.
Khả năng ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ được
thể hiện ở chỗ: từ công tác soạn thảo đến việc ban hành và quản lý văn bản đều
áp dụng khoa học công nghệ. Soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên
máy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản qua mạng
máy tính.
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư - Lưu trữ, quản lí
công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư - Lưu trữ.
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác Văn thư - Lưu
trữ tạicơ quan, trình độ của cán bộ Văn thư - Lưu trữ có tác động trực tiếp đến
phương pháp, cách thức tổ chức khoa học văn bản, tài liệu trong cơ quan. Cán
bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và
sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại
trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và
sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và
sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác Văn
thư – Lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần, nhận thức được điều đó

ban lãnh đạo cơ quan luôn quan tâm tạo điều kiện thuận lớn nhất để đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ Văn thư – Lưutrữ
bằng việc cử đi tập huấn thường xuyên, tham gia các lớp học ngắn hạn…
UBND xã thường xuyên động viên, khen thưởng, khuyến khích kịp thời,
để tạo nên động lực và tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu quả cao, lập các
thành tích trong công tác thi đua.
2.1.3. Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư
- Lưu trữ
Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ
tại UBND xã Văn Lương là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng
quản lí ban lãnh đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước
trong thực tế xem có chính xác không, kiểm tra để phát huy những điểm tích
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

10

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh
giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen
thưởng và kỷ luật khách quan, công tác kiểm tra tại công ty được tiến hành
thường xuyên liên tục theo định kỳ. Việc giải quyết và xử lí vi phạm quy chế
công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND được thực hiện dựa trên Luật lưu trữ và
quy định, nội quy của UBND xã.
2.1.4 Hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ
Hiện tại UBND xã Văn Lương chưa có sự liên kết về hợp tác Quốc tế về
Văn thư – Lưu trữ, chưa có sự tiếp xúc cũng như mở rộng về hợp tác quốc tế về
Văn thư – Lưu trữ. Hầu như chưa nhận được sự quan tâm và chú trọng. Tuy

nhiên, hiện nay UBND xã Văn Lương cũng đang rất nỗ lực và cố gắng để giúp
công tác Văn thư – Lưu trữ phát huy được sức mạnh của mình bằng cách cho
cán bộ Văn thư – Lưu trữ đi tập huấn, học hỏi các cơ quan khác hay sự trau dồi
từ chính những lớp học trực tuyến trên các trang mạng xã hội.
Qua việc khảo sát thực trạng hoạt động quản lý tại UBND xã Văn Lương
có thể nhận thấy việc xây dựng, ban hành các văn bản chuyên ngành, đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, giải quyết và xử lý vi
phạm quy chế trong công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan đã thực hiện khá
tốt, các cán bộ hầu hết đã nhận thức được đó là những hoạt động quản lý mang
tầm quan trọng và ý nghĩa rất cao trong hoạt động quản lý tại UBND giúp cho
hoạt động hiệu quả và là tiền đề thúc đẩy sự phát triển của UBND xã.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác Văn thư - Lưu trữ văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng
văn bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ
quan tổ chức. Xuất phát từ những yêu cầu khách quan của công tác quản lý văn
bản, tài liệu UBND xã Văn Lương đã thực hiện các nghiệp vụ cụ thể trong công
tác Văn thư – Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản
 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

11

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
 Công tác xác định giá trị tài liệu

 Công tác chỉnh lí tài liệu
 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ
tại cơ quan thì nhìn chung đều được thực hiện theo đúng quy định của Nhà
nước, thể hiện qua các mặt sau:
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ hay một loại kí hiệu nhất định, văn bản được hình thành tronng nhiều lĩnh
vực của đời sống xã hội và trong quản lí Nhà nước mà văn bản có những nội
dung và hình thức thể hiện khác nhau. Là nguồn pháp lý cơ bản, là công cụ
quản lý hữu hiệu pháp luật cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa
phương , việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất
chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết
công việc của mình. Cán bộ văn thư của UBND là người soạn thảo văn bản,
đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đóng dấu, đăng ký quản lý văn văn bản đi và văn
bản đến.
- Các loại văn bản do UBND ban hành: văn bản được hình thành trong
quá trình hoạt động của UBND cũng khá nhiều. Ví dụ như: công văn, quyết
định, báo cáo,…
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND áp dụng theo hướng dẫn của
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, có thể
khái quát được quy trình gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Căn cứ tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

12

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đầu cơ quan tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Các đơn vị các nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải
xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn
bản.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo.
Bước 5: Xử lí thông tin.
Bước 6: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Bước 7: Xây dựng đề cương và soạn thảo.
Bước 8: Nhân văn bản.
Văn phòng của UBND ban hành văn bản dựa trên các nguyên tắc như sau :
Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý nội dung văn bản, phải đúng
chủ trương đường lối chính sách của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước
và phù hợp với yêu cầu nguyện vọng của nhân dân, ngoài ra văn bản còn được
ban hành đúng căn cứ pháp lí, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù
hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kĩ thuật
trình bày.
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học, nội dung ý tưởng trong văn
bản hành chính rõ ràng, diễn đạt ý theo trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý
sau, ý sau nhằm minh họa giải thích cho ý trước, câu văn rõ ràng ngắn gọn,
chứa đựng nhiều thông tin .
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng, nội dung rõ ràng, xác thực ,
lời lẽ đơn giản dễ hiểu, dễ nhớ .
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi văn bản hành chính phù hợp

với trình độ, khả năng người thực thi, phù hợp với thực tế.
- Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký:
+ Theo quy định của Nhà nước, mỗi văn bản sau khi được ban hành
phải giữ lại 2 bản,1 bản được giữ lại ở các phòng ban đã soạn thảo ra văn bản để
kiểm tra nhắc nhở, còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập công
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

13

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
văn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụ
cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu.
+ Thủ tục ban hành văn bản: bao gồm 9 thành phần thể thức Nhà nước
quy định cho mỗi văn bản phải có để đảm bảo chân thực, giá trị pháp lý, giá trị
thực tiễn và hiệu lục thi hành văn bản. Nếu một văn bản không đảm bảo về thể
thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản và cũng sai với quy định
của Nhà nước. Qua khoảng thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn
bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối
đầy đủ, 9 thành phần thể thức bắt buộc gồm:
1.Quốc hiệu.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản.
3. Số, kí hiệu văn bản.
4. Địa danh ngày,tháng, năm ban hành văn bản.
5.Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Thể thức đề ký.
8. Chữ ký của người có thẩm quyền.

9. Dấu cơ quan.
+ Thẩm quyền ký văn bản: chỉ có Chủ tịch mới được trực tiếp ký vào văn
bản, Phó Chủ tịch được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã ủy quyền
trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thayChủ tịch)
Các trưởng phòng được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự
phân công theo thể thức là ký thừa lệnh.
Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại
UBND xã Văn Lương nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn
ngữ sử dụng đúng phong cách, thông tin chính xác.Tuy nhiên vẫn còn một số
văn bản bị sai thể thức.
Ví dụ: Quyết định điều động cán bộ Nguyễn Văn Đô từ phòng Tư Pháp
sang công tác tại Văn phòng UBND xã Văn Lương. Trong Quyết định này có
một số vấn đề sai so với thể thức như: thiếu số của văn bản, sau dấu chấm không
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

14

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
viết hoa,...
Trong quá trình giải quyết công văn của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm
vụ riêng, trong quá trình giải quyết công việc các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn
thảo văn bản liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải quyết công việc.
- Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại UBND xã Văn Lương:
+Sổ đăng kí công văn đến.
+Sổ đăng kí công văn đi.
+Sổ lấy số.
+Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện.

2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản
*Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do UBND
xã Văn Lương ban hành.
Việc thực hiện tổ chức, quản lý văn bản đi của UBND xã Văn Lương
được thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, bí mật và thực
hiện theo đúng quy trình mà nà nước đã quy định tại nghị định số:
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và thông
tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Để tổ chức quản lý
thống nhất toàn bộ văn bản đi của các đơn vị, bộ phận trong công ty thì toàn bộ
văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan đề làm các thủ
tục: ghi số ngày, tháng, năm; đăng ký vào sổ; đóng dấu và chuyển phát văn bản
đi, lưu văn bản đi.
Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan được thực hiện theo quy trình:
- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: Đối với UBND xã Văn
Lương cá nhân hoặc đơn vị phụ trách soạn thảo văn bản nào có trách nhiệm
kiểm tra một lần nữa về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản nhưng không có ký
nháy. Sau khi chuyển văn bản xuống bộ phận văn thư thì cán bộ văn thư có trách
nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Đối
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

15

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
với văn bản đạt yêu cầu về nội dung, hình thức thì cán bộ văn thư mới làm thủ

tục phát hành.
- Ghi số, ngày tháng năm văn bản: Để thuận tiện cho việc quản lý, theo
dõi và tra tìm, mỗi một văn bản đi được ghi một số riêng theo hệ thống số chung
của cơ quan và một ngày nhất định, những văn bản có số nhỏ hơn 10 và tháng
ban hành 1, 2 thì ghi thêm số 0 đằng trước.
Văn thư cơ quan cũng tránh tình trạng lấy số trùng và nhảy số để tiện cho
việc đăng ký vào sổ.
- Nhân bản, Đóng dấu văn bản đi: Việc nhân bản văn bản theo đúng số
lượng đã được xác định tại phần nơi nhận.
Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền (chủ tịch, phó chủ
tịch) sau đó chuyển xuống cho văn thư đóng dấu. Văn thư có trách nhiệm kiểm
tra lại chữ ký xem đúng chữ ký của người có thẩm quyền chưa, đúng thể thức đề
ký chưa, nếu đảm bảo các yêu cầu trên thì văn thư mới được đóng dấu vào văn
bản.
- Đăng ký văn bản đi: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao đến các đối tượng có liên quan để thuận tiệc cho việc theo dõi, quản
lý. Hiện tại UBND xã Văn Lương áp dụng hình thức văn bản đi là đăng ký
truyền thống bằng sổ và có một số loại sổ đăng ký văn bản đi như: Sổ đăng ký
công văn đi, tất cả các sổ trên đều được in sẵn theo mẫu một cách rõ ràng, đầy
đủ các cột mục theo quy định.
- Chuyển giao văn bản đi: Qua thời gian khảo sát thực tế, có thể thấy rằng
tại UBND xã Văn Lương việc chuyển giao văn bản đi được thực hiện khá chặt
chẽ, chính xác, đúng đối tượng, kịp thời tránh được tình trạng chuyển giao
nhầm, chậm trễ về thời gian không gây khó khăn cho việc xử lý văn bản.
Việc chuyển giao văn bản của UBND xã Văn Lương thực hiện chủ yếu
bằng hai hình thức sau: văn bản gửi trong nội bộ không cần đóng bì và văn bản
chuyển cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan chuyển giao qua
đường bưu điện phải đóng bì.
Đối với những văn bản chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

16

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong nội bộ, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến cho các đơn vị,
cá nhân. Tuy nhiên việc chuyển giao nội bộ không được lập sổ theo dõi.
Đối với những văn bản chuyển qua bưu điện, tất cả các văn bản được
chuyển đi trong ngày hôm đó phải ghi vào một “Bảng kê gửi nhiều bưu gửi cùng
một lúc”, khi giao văn bản, cán bộ văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra,
ký nhận và đóng dấu, tất cả các bảng kê này được cán bộ văn thư đem về cơ
quan tập hợp lại thành một quyển sổ cho từng năm và trong từng năm tùy vào số
lượng nhiều hay ít mà chia ra thành từng tháng hoặc từng quý.
- Lưu văn bản đi, sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản
lưu: Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số:
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: mỗi văn
bản đi phải lưu thành 02 bản, bản gốc lưu tại bộ phận văn thư có chữ ký tươi của
người có thẩm quyền và bản chính lưu trong hồ sơ của bộ phận Thư ký thường
trực (Văn phòng). Hiện nay UBND xã Văn Lương tiến hành sắp xếp bản lưu
theo tên loại, đối với từng loại văn bản thì sắp xếp theo số văn bản, văn bản nào
hình thành trước được xếp lên trên, văn bản nào hình thành sau được xếp xuống
dưới.
Qua quá trình thực tập tại UBND xã Văn Lương tôi nhận thấy quá trình
soạn thảo và quản lý văn bản đi được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo các
văn bản hình thành ra đều được lưu lại đầy đủ nhằm thuận lợi cho việc sử dụng
sau này.Tất cả bản lưu được cán bộ văn thư đưa vào trong kẹp màu xanh, bên
ngoài ghi rõ tên tập lưu năm nào, từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu.
Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Văn Lương được

thực hiện một cách đầy đủ và chính xác các khâu nghiệp vụ: việc đăng ký văn
bản đi được thực hiện nghiêm túc, thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếm thông
tin khi cần thiết, các sổ đăng ký được lập thành từng tập riêng; Việc đóng dấu
văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định; Việc chuyển giao văn bản qua
bưu điện được thực hiện nghiêm túc, có ký nhận… Tuy nhiên bên cạnh những
ưu điểm đã đạt được trên trong công tác quản lý văn bản đi của cơ quan vẫn còn
tồn tại một số hạn chế như:
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

17

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chưa có hình thức ký
nháy điều đó dẫn đến một số sai sót về mặt thể thức.
- Việc chuyển giao văn bản trong nội bộ chưa được lập sổ rõ ràng; có
những văn bản không được chuyển giao luôn trong ngày.
* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Trong qua trình hoạt động, UBND xã Văn Lương nhận được khối lượng
văn bản đến khá lớn từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu là văn bản gửi
đến qua đường bưu điện.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Văn Lương
được thực hiện theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến:
+ Tiếp nhận: Tất cả các văn bản đến từ mọi nguồn khác nhau đều được tập

trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận.
+ Kiểm tra: Khi nhận được văn bản, cán bộ văn thư UBND xã Văn Lương
tiến hành kiểm tra số lượng bì, tình trạng bì, xem văn bản có gửi đúng đến cơ
quan mình hay không.
- Phân loại, bóc bì: Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến thì cán bộ
văn thư UBND xã Văn Lương tiến hành phân loại nhằm xử lý, giải quyết văn
bản nhanh chóng, chính xác, tránh những sai sót, tại UBND xã Văn Lương việc
phân loại được chia ra làm hai loại:
+ Loại văn thư được phép bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan.
+ Loại văn thư không được phép bóc bì: các bì văn bản có đóng dấu chỉ
mức độ mật, bì văn bản gửi đích danh người nhận, bì văn bản gửi đến đoàn thể,
được cán bộ trực tiếp chuyển cho nơi nhận.
Ngoài ra hằng ngày cơ quan còn tiếp nhận sách báo, tài liệu, tạp chí…
nhưng loại này không phải đăng ký.
- Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

18

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến, số đến là số thứ
tự văn bản đến cơ quan, bắt đầu từ số 01 và đến số cuối cùng của văn bản đến cơ
quan trong một năm, dấu đến được đóng dưới khoảng trống số, ký hiệu của văn
bản. Đối với những văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư in ra và đóng dấu
đến, ghi số đến, ngày đến.
- Đăng ký văn bản đến: Là việc ghi chép những thông tin cần thiết như số,
ký hiệu, ngày tháng nhận văn bản… để thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm,

việc đăng ký văn bản đến ở UBND xã Văn Lương được thực hiện bằng phương
pháp truyền thống đăng ký bằng sổ, đối với văn bản mật đến thì được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật.
- Trình, sao văn bản đến: Sau khi đăng ký xong những thông tin cần thiết
trên văn bản vào sổ cán bộ văn thư có nhiệm vụ trình văn bản đến cho lãnh đạo
xem xét, phân phối đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Sau khi có ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo, cán bộ văn thư căn cứ vào đó để sao văn bản và gửi đến
đối tượng có liên quan, căn cứ vào nội dung công việc cán bộ văn thư lựa chọn
hình thức sao cho phù hợp.
- Chuyển giao văn bản đến: Việc chuyển giao văn bản đến tại UBND xã
Văn Lương được thực hiện nhanh chóng, đúng đối tượng. Sau khi đã có ý kiến
chỉ đạo, phân phối của lãnh đạo, cán bộ văn thư chuyển giao văn bản đến các đối
tượng liên quan, khi chuyển giao văn bản đến người nhận phải ký nhận vào sổ
chuyển giao, tuy nhiên, sổ chuyển giao văn bản đến tạo cơ quan chưa có mẫu
thống nhất mà chỉ có sổ do chính cán bộ văn thư cơ quan lập ra.
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Đây là công
việc rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc
của công ty, thấy được tầm quan trọng của việc giải quyết văn bản đến, khi nhận
được các văn bản đến đơn vị cá nhân trong công ty triển khai một cách nhanh
chóng, kịp thời và có hiệu quả.
Chủ tịch UBND xã Văn Lương thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các cá
nhân giải quyết văn bản theo đúng quy định của pháp luật và của cơ
quan.Trưởng phòng hành chính là người trực tiếp giúp Chủ tịch xem xét, đôn
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

19

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi giao nhận tài liệu và tổng hợp số
liệu văn bản đã được giải quyết và văn bản chưa được giải quyết từ đó kịp thời
báo cáo cho lãnh đạo.
Phần bìa sổ:
UBND XÃ VĂN LƯƠNG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 2017
Từ ngày………..đến ngày……….
Từ số……….đến số………..
Quyển số:

Sổ đăng ký văn bản đến
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở UBND xã Văn
Lương được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, các khâu nghiệp vụ
được thực hiện nhanh chóng, chính xác nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn
chế như: không có sổ chuyển giao văn bản đến cụ thể vì vậy nhiều văn bản đến
khi chuyển giao không có ký nhận, trong trường hợp cần thiết không biết đơn vị
cá nhân nào làm sai để quy trách nhiệm, chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản
đến nên không biết được tiến độ việc giải quyết văn bản đến như thế nào.
2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu được giao cho một cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,
dấu chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm quyền
, dấu của UBND có các loại dấu sau:
- Dấu Quốc huy ( dấu tròn ) của UBND xã Văn Lương.
- Dấu chức danh: Dấu chủ tịch, phó chủ tịch, dấu tên chủ tịch, dấu tên
phó chủ tịch.

- Dấu phục vụ công tác văn thư như: dấu đến.
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

20

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nhìn chung công tác quản lý nhân bản và đóng dấu được thực hiện khá tốt
dấu được lau chùi sạch sẽ, đóng dấu rõ ràng, nhưng không đúng chiều, dấu đóng
lên văn bản chưa đúng theo quy định là trùm lên 1/3 chữ ký mà dấu đóng lên
văn bản trùm hết chữ ký hoặc 2/3 chữ ký .
2.2.1.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ giúp cho mỗi
cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản tài liệu một cách đầy đủ và có khoa học, nâng
cao chất lượng và hiệu quả công việc của các cán bộ trong cơ quan từ đó tạo
thuận lợi trong giải quyết công việc.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, hiện UBND xã Văn
Lương rất quan tâm đến việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mặc dù
cơ quan chưa tiến hành lập danh mục hồ sơ vào đầu năm nhưng trong quá trình
làm việc hồ sơ được lập theo đúng trình tự:
- Mở hồ sơ: là cơ quan không có danh mục hồ sơ, các cán bộ chuyên môn
trong UBND căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực
tế tài liệu hình thành đồng thời căn cứ vào kế hoạch công tác năm để ghi tiêu đề
hồ sơ.
- Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ: Để lập hồ sơ được
đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ trong quá trình giải quyết công
việc cần phải thu thập kịp thời các văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ, bao gồm: văn

bản đi, văn bản đến, phim ảnh, băng đĩa (nếu có), các văn bản, tài liệu đưa vào
hồ sơ đều là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.
- Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản trong hồ sơ: Tại UBND
xã Văn Lương khi tiến hành lập hồ sơ được cán bộ chia ra thành các tập (đơn vị
bảo quản), các văn bản, tài liệu trong hồ sơ dựa vào mối liên hệ giữa các văn bản
và quá trình diễn biến của sự việc để sắp xếp văn bản cho hợp lý.
- Biên mục hồ sơ:
+ Đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số vào góc phải
trên đầu của tờ văn bản, việc đánh số tờ nhằm cố định các văn bản, tài liệu có
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

21

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong hồ sơ tránh thất lạc, mất mát; quản lý, tra tìm văn bản được thuận lợi
+ Thống kê tài liệu có trong hồ sơ: là việc thống kê các văn bản, tài liệu
trong đơn vị bảo quản thuận tiện cho việc quản lý tra tìm văn bản.
+ Viết bìa hồ sơ: bao gồm các công việc: viết tên cơ quan hoặc mặt hoạt
động đơn vị hình thành phông hồ sơ; viết tiêu đề hồ sơ.
Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy việc lập hồ sơ tại UBND xã Văn
Lương được thực hiện rất nghiêm túc và khoa học, văn bản tài liệu được nộp vào
lưu trữ cơ quan đều đã được chỉnh lý một cách khoa học, chặt chẽ. Tuy nhiên,
vấn có tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn.
2.2.1.5 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công
tác lưu trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục. Thu thập, bổ sung tài liệu
có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu

thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lưu
trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ, công tác thu thập tài liệu quan trọng là vậy tuy
nhiên tình hình thực tiễn cho thấy tại UBND xã Văn Lương chưa xây dựng danh
mục hồ sơ để làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, ban lãnh đạo UBND chưa chú
trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ
nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó
khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu
rời lẻ, UBND chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn
đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm
tài liệu trong phông lưu trữ bị phân tán.
2.2.1.6 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp
và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn
những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy. UBND xã Văn Lương thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu như sau:
cán bộ Văn thư - Lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

22

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
giải quyết công việc để tổ hợp chúng vào một hồ sơ. Đồng thời loại những tài
liệu không có giá trị, hoặc kém giá trị và loại các sách báo, tư liệu tham khảo
cho quá trình giải quyết công việc ra khỏi hồ sơ, sau đó kiểm tra và điều chỉnh
việc ghi thời hạn bảo quản. Về nguyên tắc, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ
phải ghi từ ngay sau khi công việc kết thúc, nhưng ở tại UBND xã Văn Lương

do không có bảng thời hạn bảo quản, không có danh mục hồ sơ, cho nên cán bộ
Văn thư – Lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn khi phải ghi thời hạn bảo quản. Vì
vậy, có nhiều hồ sơ ghi thời hạn bảo quản không chính xác, hoặc bỏ trống không
ghi thời hạn bảo quản.
2.2.1.7 Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu phục vụ của
công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá tài liệu... nhằm để tổ
chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu hết giá trị, bảo quản
những tài liệu quan trọng
Tại UBND xã Văn Lương đa số tài liệu chưa được chỉnh lí khoa học, tài
liệu rời lẻ, bó gói gây khó khăn cho công tác bảo quản cũng như khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ của UBND. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ quan trọng
của UBND xã Văn Lương đã được chỉnh lí khoa học thực hiện đúng các bước
nghiệp vụ trong công tác chỉnh lí như vệ sinh tài liệu, biên soạn các văn bản
hướng dẫn, phân loại tài liệu, lập hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ, xác định giá trị tài
liệu, biên mục hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, để công tác chỉnh lí tài liệu tại công
ty được thực hiện tốt thì ban lãnh đạo cơ quan cần quan tâm, chỉ đạo sát sao, cụ
thể hơn nữa.
2.2.1.8 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
* Thống kê trong công tác Lưu trữ
Thống kê trong tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp công cụ
chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần nội
dung, tình hình tài liệu và các đối tượng khác của công tác lưu trữ. Số liệu thống
kê nhằm thực hiện hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
Tại UBND xã Văn Lương công tác thống kê được diễn ra thường xuyên,
Sinh viên: Bùi Thị Huyền Trang

23

Lớp: CĐ VTLT 14A