Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẨN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................2
Chương 1..............................................................................................................3
GIỚI THIỆU VỀ CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH.....3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.............................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành...............................................................................3
1.1.2. Vị trí chức năng...................................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................3
1.1.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Phòng Quản lý văn thư lưu trữ......................................................................6
1.2.1.Vị trí ,chức năng...................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................6
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................7
Chương 2..............................................................................................................7
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH NINH BÌNH....................................................................................8
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................8
2.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.......................................................8
2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ......................................................8
2.1.3. Quản lý phông lưu trữ Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh Ninh Bình......9
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong công tác lưu trữ.................................................................10
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư,lưu trữ
tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh Ninh Bình..............................................10
2.1.7. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.................................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................12

2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................12
2.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu...............................................................13
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu......................................................................14
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu.................................................................................14
2.2.5. Thống kê tài liệu và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu......................15
2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................................15
2.2.6.1. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị:.....................................................16
2.2.6.2. Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho...............................16
2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................17
2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh
Ninh Bình....................................................................................................18
2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................18
2.3.2. Hạn chế..............................................................................................18
2.3.3. Nguyên nhân......................................................................................18
Chương 3............................................................................................................19
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ –LƯU TRỮ
TỈNH NINH BÌNH............................................................................................19
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................20
3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình........................................................21
3.2.1. Nhóm giải pháp chung.......................................................................21
3.2.1.1.Tuyên truyền, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật. .21
3.2.1.2. Tham mưu xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công
tác văn thư...................................................................................................21
3.2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn
thư, lưu trữ...................................................................................................22
3.2.2. Nhóm giải pháp cụ thể.......................................................................22

3.2.2.1.Đối với công tác lưu trữ...................................................................23


3.2.2.2. Công tác tổ chức cán bộ.................................................................23
3.2.2.3.Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc phục vụ cho công tác lưu
trữ................................................................................................................24
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................24
3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình..........................24
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường...............................25
3.3.2.1. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ...................................................25
3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ.....................................................25
3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội..........................................26
PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................26
PHỤ LỤC..........................................................................................................28


PHẨN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó, hòa chung nhịp đập thế giới, trong những năm gần
đây, công tác văn thư – lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng,
đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Một trong những cơ quan, đơn vị
tổ chức nằm trong nền cải cách hành chính là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có
những đóng góp tích cực đào tạo và nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ.
Đặc biệt là công tác lưu trữ
Xuất phát từ những yêu cầu của nền cải cách hành chính đó và để thực
hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạo Nhà
trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi
đôi với hành”. Chính vì vậy, khi sinh viên đại học cuối năm cuối là Nhà trường
tổ chức cho học sinh đi thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội

công tác văn thư thực tế ở các cơ quan. Cụ thể mục đích và ý nghĩa của đợt thực
tập là giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ
quan tổ chức khi đến thực tập; tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong
quá trình quan sát,thực hành các khâu nghiệp vụ đã được học trên giảng đường,
từ đó nhận xét, đánh giá nội dung cũng như đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức,giúp sinh viên nâng cao ý thức
trách nhiệm trong việc học tập và trong công việc sau này.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình là cơ quan tiếp nhận em trong
đợt thực tập lần này bắt đầu từ ngày 01/6 đến ngày 17/6/2016. Trong suốt quá
trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là
cán bộ, nhân viên các phòng, đơn vị thuộc Chi cục. Được sự hướng dẫn nhiệt
tình của cán bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được quan sát những công việc
thuộc chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ lưu trữ . Ngoài ra, em còn được
thực hành một số nghiệp vụ của công tác lưu trữ cũng như các công việc liên
quan đến công tác văn phòng. Từ đó em đã được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm
thực tế đáng quý để phục vụ cho việc học tập và công việc mai sau của em. Bên
cạnh những thuận lợi, em cũng còn gặp một số khó khăn trong quá trình thực tập
ở đây như còn thiếu tự tin khi giao tiếp và trao đổi với các cán bộ trong cơ
1


quan, chưa thích nghi với thời gian làm việc trong những ngày đầu thực tập; sự
khác biệt giữa lý thuyết và thực tế gây khó khăn cho việc tổng hợp, đánh giá về
công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh,…
Tuy nhiên, những khó khăn đó đã dần được khắc phục bởi sự giúp đỡ
nhiệt tình của các bác, các cô, chú, anh, chị cán bộ, nhân viên của các phòng,
đơn vị thuộc Chi cục. Và để có những thuận lợi trên, em xin được bày tỏ lòng
biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô đã tạo điều kiện cho em đi
kiến tập. Đồng thời em xin cảm ơn phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung
tâm lưu trữ lịch sử tỉnh đã phối hợp hướng dẫn tận tình khi tiếp nhận sinh viên

các trường về thực tập tập. Tiếp theo, em cũng xin cám ơn toàn bộ cán bộ nhân
viên các phòng, đơn vị thuộc Chi cục và đặc biệt là người người hướng dẫn của
em là chị Đặng Thị Thanh Huyền chuyên viên phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ
tỉnh đã giúp em hoàn thành tốt quá trình kiến tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
tỉnh Ninh Bình.
Ngoài Phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo thực tập gồm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu về Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh
Ninh Bình
Chượng 3: Báo cáo thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình và
đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn
bộ sản phẩm mà em tiếp thu được trong 02 tháng kiến tập tại Chi cục Văn thư –
Lưu trữ tỉnh Ninh Bình về công tác. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy cô
cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập, song không tránh khỏi những thiếu sót. Vì
vậy em kính mong được sự góp ý của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Phan Thị Hải Ninh

PHẦN NỘI DUNG
2


Chương 1
GIỚI THIỆU VỀ CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
1.1.1. Lịch sử hình thành
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được thành lập theo Quyết định

số 930/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh
Bình về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình. (Văn bản phụ lục số 1)
1.1.2. Vị trí chức năng
Vị trí, chức năng của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được quy
định tại Điều 2, 3 của Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết
định sô 31/QĐ-UBND ngày 27 tháng 19 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Ninh Bình). Cụ thể như sau:
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cơ quan thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh
Ninh Bình, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Chi cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh;
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
(Văn bản phụ lục số 2)
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình được
quy định tại Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số
31/2015/QĐ-UBND ngày 27 tháng 1 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh
Bình). Tập trung vào những chức năng chính sau:
3


1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ,quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong cơ quan, đơn vị nhà nước
trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử; quyết định
hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật;
d) Ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và
phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
đ) Quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn, các chương trình, đề án, dự án
và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của tỉnh về văn
thư,lưu trữ;
2. Tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định:
a) Ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
c) Hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lích sử theo quy định của
pháp luật;
d) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
đ) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy định của pháp luật;
e) Công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
3. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ:
a) Tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương, của tỉnh và của cơ quan
chủ quản về các nội dung có liên quan đã được phê duyệt;
b) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ;
4

c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo
hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
đ) Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
e) Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao theo
quy định của pháp luật và của tỉnh;
g) Thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức và người lao
động thuộc quyền quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban
nhân dân tỉnh;
h) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.
(Văn bản phụ lục số 2)
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình căn cứ vào
Quyết định số 31/1015/QĐ-UBND ngày 27 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, trong
đó Quy định Chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục
Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, tại Điều 5:
1. Lãnh đạo chi cục: Có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục
trưởng.
a) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, lãnh đạo và thực hiện các
mặt công tác chuyên môn của Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội
vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục;
b) Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo
một số lĩnh vực công tác do Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công
tác được phân công.

5


c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điểu động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, miễn nhiệm, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng và công chức, viên chức giữ chức vụ
lãnh đạo quản lý thuộc, trực thuộc Chi cục được thực hiện theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Các phòng chuyên môn gồm:
a) Phòng Hành chính – Tổng hợp
b) Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ
3. Đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
(Văn bản phụ lục số 2)
(Sơ đồ phụ lục số 3 )
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Quản lý văn thư lưu trữ
1.2.1.Vị trí ,chức năng
Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ là một trong các bộ phận quan trọng cấu
thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình. Phòng có các chức năng chính
là tham mưu cho Chi cục trưởng xem xét, ban hành các văn bản quản lý, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Điều 8 Chương III của Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-CCVTLT ngày 11
tháng 7 năm 2013 của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh
Bình), nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được quy
định như sau:
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, đề án, dự án về văn thư, lưu trữ.

2. Xây dựng kế hoạch, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ.
3. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ.
4. Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
6


“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
của tỉnh”.
5. Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.
6. Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ.
7. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ.
8. Phối hợp với phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức hội nghị sơ kết,
tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh.
9. Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu
nại, tố cáo, vi phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
10. Phối hợp với các phòng thuộc Chi cục triển khai, thực hiện công việc
có liên quan.
(Văn bản phụ lục số 4)
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Theo tinh thần Quy chế Tổ chức và hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số 27/QĐ-SNV ngày
20/01/2016 của Sở Nội vụ Ninh Bình), cơ cấu tổ chức của phòng Văn thư – Lưu
trữ bao gồm:
- Lãnh đạo phòng: 01 Trưởng phóng và 01 Phó trưởng phòng, trong đó:
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng, Phó chi cục trưởng

phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một
số lĩnh vực công tác do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công. Khi
Trưởng phòng vắng mặt, Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của phòng.
- Đội ngũ nhân viên: 04 nhân viên
(Sơ đồ phụ lục số 5)
Chương 2
7


THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TỈNH NINH BÌNH
2.1. Hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý bao gồm việc xây dựng, ban hành các văn bản quy
định về công tác lưu trữ, mà chủ yếu là các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác
văn thư – lưu trữ.
2.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, để quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục đã ban hành Quy
chế văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 08/QĐ-CCVTLT ngày
08/11/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ Ninh Bình)
( Văn bản phụ lục số 6)
Ngoài ra, Chi cục còn ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư –
Lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-CCVTLT
ngày 11/7/2013 về việc ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Ninh Bình) để quản lý chặt chẽ, toàn diện.
(Văn bản phụ lục số 4)
2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Hiện tại, hầu hết các hoạt động công tác lưu trữ được thực hiện theo các
văn bản của cơ quan cấp trên, cụ thể đó là:
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ và hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
quan;
8


- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định
định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ Quy định
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình còn ban hành một số
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ như:
- Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơn
giá tiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong
quy trình chỉnh lý tài liệu giấy;
- Quyết định số 01/QĐ-CCVTLT ngày 04/01/2017 về việc ban hành
Danh mục hồ sơ năm 2017. (Văn bản phụ lục số 7)

2.1.3. Quản lý phông lưu trữ Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
Tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình là tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Ngoài Phông lưu trữ của Chi cục tỉnh Ninh
Bình đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thì hiện nay,
Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
(sau đây gọi tắt là Trung tâm) đang quản lý và bảo quản 474,5 mét giá tài liệu
lưu trữ lịch sử, gồm các phông lưu trữ sau:
- Phông Uỷ ban Hành chính tỉnh Ninh Bình giai đoạn 1955 - 1975;
- Phông Hội đồng Nhân dân tỉnh Ninh Bình giai đoạn 1957-1975 và 19942004;
- Phông Uỷ ban Nhân dân tỉnh Ninh Bình giai đoạn 1992 - 2012;
- Phông Uỷ ban Dân số, Kế hoạch hoá Gia đình giai đoạn 2004 - 2007;
- Phông Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giai đoạn 1992 - 2012;
- Khối tài liệu khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ và tài liệu khen thưởng
9


thường xuyên cho các tổ chức, cá nhân trong thời kỳ đổi mới giai đoạn 1961 - 2008.
Hồ sơ, tài liệu của những khối/phông lưu trữ nêu trên đã được chỉnh lý sơ
bộ, cho vào các hộp và sắp xếp lên giá để tổ chức quản lý, bảo quản và phục vụ
khai thác, sử dụng.
Bên cạnh đó, trong những năm sắp tới, Trung tâm tiếp tục thực hiện việc
thu thập, tiếp nhận khối lượng tài liệu lưu trữ rất lớn và có giá trị của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số
599/QĐ-UBND ngày 17 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình
về việc ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức; Danh mục tài liệu thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình.
Tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình là một phần trong phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam, có giá trị cao về lịch sử, chính trị, kinh tế, khoa học và công
nghệ, … được hình thành qua các thời kỳ lịch sử và phát triển của tỉnh. Chính vì

vậy, việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử có ý nghĩa quan
trọng đối với các hoạt động kinh tế - xã hội của tỉnh.
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong công tác lưu trữ
- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu, dự thảo văn
bản hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
- Đồng thời, Chi cục đang thực hiện Đề tài Khoa học “xây dựng cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình” bước đầu nhập dữ liệu nhằm phục
vụ nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân được thuận
tiện, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí; nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm
Lưu trữ lịch sử.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư,lưu
trữ tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng
quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước
trong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai
10


lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế
của từng cơ quan, đơn vị.
- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt
được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật
khách quan, công bằng. Hàng năm, Sở Nội vụ đều có kế hoạch thanh tra
chuyên ngành Nội vụ, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và trong
những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay
tại Chi cục tỉnh vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm
tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Điều đó cũng phần

nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực này. Hiện nay,
Chi cục đang tuân thu các quy đinh trong Luật Lưu trữ (Điều 8) quy định về
các hành vi bị nghiêm cấm như sau:
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước,
quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
Đối với công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan trong tỉnh, ngoài việc chịu
sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước (nếu có) còn chịu sự thanh tra, kiểm tra của Sở Nội vụ
về việc thực hiện những quy định của pháp luật về lĩnh vực này.
Đối với các doanh nghiệp không chịu sự thanh tra, kiểm tra của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì lãnh đạo doanh nghiệp căn cứ vào những quy
định của pháp luật và những quy định, quy chế của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ để làm căn cứ tiến hành thanh tra kiểm tra thường xuyên theo định
kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có những đánh giá chính xác để phát huy điểm tích
cực, điều chỉnh những sai sót nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật
thích đáng.
11


Còn về khen thưởng và xử lý vi phạm, được quy định tại Điều 39 của
Quy chế Văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Ban
hành kèm theo Quyết định số 08/QĐ-CCVTLT ngày 08 tháng 11 năm 2013 của
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình) (Văn bản phụ lục số 6).
2.1.7. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Là một phòng chuyên môn thuộcChi cục văn thư – Lưu trưc tỉnh Ninh
Bình, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu

trữ và bảo mật thông tin của Chi cục quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm
tra công tác văn thư, lưu trữ và quản lý con dấu. Hiện nay, Phòng QUản lý Văn
thư – Lưu trữ có 06 chuyên viên, người lao động trong đó 03 chuyên viên, 01
lưu trữ viên và 02 hợp đồng lao động (theo Nghị định 68/NĐ-CP). Phòng có
Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng.
Trong thực tế, đội ngũ chuyên viên của Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ
đã đáp ứng công việc được giao trong những năm qua. Tuy nhiên, một số cán bộ
không đúng chuyên ngành đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (chỉ có 03/06 vị trí
được đào tạo đúng chuyên ngành) nên cũng gặp khó khăn trong việc tổ chức
thực hiện.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Căn cứ vào Luật Lưu trữ, và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục
Văn thư lưu trữ Nhà nước, sự chỉ đạo của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh, Phòng
Quản lý Văn thư – Lưu trữ tỉnh và Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh đã thực hiện
nghiêm túc các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Cụ thể là:
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định. Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối
cùng của công tác văn thư, đồng thời cũng là mắt xích nối liền công tác văn thư
và công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được
thực hiện đúng theo nội dung của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
12


tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, căn cứ vào Công văn số
261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 về việc chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc
và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh,

các cán bộ chuyên môn đều thực hiện công tác lập hồ sơ rất tốt cho nên không
xảy ra tình trạng tài liệu rời lẻ, bó gói.
Hiện nay, hồ sơ hiện hành tại phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ được lập
thành 03 loại chính:
- Hồ sơ nguyên tắc
- Hồ sơ công việc
- Tập lưu
(Ảnh phụ lục số 8)
Ngoài ra, để quản lý công việc, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công
tác lập hồ sơ, các cán bộ tại Chi cục đều lập Danh mục hồ sơ hàng năm.
Năm nay, Chi cục ban hành Quyết định số 01/QĐ-CCVTLT ngày
04/01/2017 về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2017.
(Văn bản phụ lục số 7)
2.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ của công tác
lưu trữ tại Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình nhằm đảm bảo đưa vào kho
lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục
vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Để thực hiện mục đích đó, cán bộ phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ
thường xuyên thu thập tài liệu của các cán bộ trong Chi cục định kỳ vào tháng
12 hàng năm. Và chỉ thu thập căn cứ vào Danh mục hồ sơ và những tài liệu đã
được giải quyết xong là lập hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước. Đối với
những hồ sơ đến thời hạn giao nộp và lưu trữ cơ quan, nhưng cán bộ cần giũ lại
để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ
quan và sau đó làm các thủ tục cho mượn lại hồ sơ.
Ngoài ra, hàng năm, cán bộ phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ còn định kỳ
13


giao nộp tài liệu lưu trữ Chi cục vào lưu trữ lịch sử là Trung tâm lưu trữ lịch sử

Ninh Bình theo Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh
mục các cơ quan, tổ chức và Danh mục thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh Ninh Bình.
Ví dụ: Quyết định số 599/QĐ-UBND ngày 17/6/2015 của Ủy ban nhân
dân tỉnh ban hành về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức và Danh
mục thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu được các cán bộ phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ
thực hiện tốt để phân loại ra những tài liệu đưa vào lưu trữ và những tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn cơ bản của xác định giá
trị tài liệu.
Trong quá trình thực tập, em thấy việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn
lưu trữ khác với ở giai đoạn văn thư. Ở giai đoạn văn thư, văn bản tài liệu được
sắp xếp theo trình tự thời gian theo tiến trình giải quyết công việc. Còn ở giai
đoạn lưu trữ, đặc biệt là trong hồ sơ công việc, văn bản chứa kết quả của công
việc đó sẽ được xếp lên đầu tiên, sau đó là các văn bản liên quan như tờ trình,
quyết định, công văn. Ưu điểm của việc xác định giá trị này là khi tra tìm hồ sơ
tài liệu , không phải mất công tìm và dễ dàng quản lý các công việc đã hoàn
thành. Thêm vào đó, là giúp cho việc phân loại tài liệu nào có giá trị đưa vào lưu
trữ, tài liệu nào hết giá trị để tiêu hủy.
Ngoài ra, ở Chi cục Văn thư – Lưu trữ không lập Bảng thời hạn bảo quản
nhưng các cán bộ làm công tác lưu trữ vẫn xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ
đó dựa vào tính chất công việc và tầm quan trọng của các văn bản trong hồ sơ để
đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ tại
các cơ quan, tổ chức nói chung và của Chi cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng. Tuy
nhiên, vì việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu được thực hiện tốt nên hầu
như các phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và phòng Hành chính – Tổng hợp
14

không phải thưc hiện khâu chỉnh lý. Việc chỉnh lý chỉ được tổ chưc thực hiện ở
Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
Trong năm 2016, Trung tâm lịch sử tỉnh Ninh Bình đã thực hiện công tác
chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ như sau:
- Tính đến ngày 7/11/2016, chỉnh lý hoàn chỉnh 124 hộp hồ sơ tương
đương với 15 mét giá của khối tài liệu Khen thưởng thuộc phông Ủy ban nhân
dân tỉnh Ninh Bình.
- Thực hiện chỉnh lý khoa học 58.5 mét giá tài liệu tại Sở Y tế theo lộ trình
Đề án chỉnh lý và bảo quản tại liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024 của UBND
tỉnh.
2.2.5. Thống kê tài liệu và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu
Thực tế tại Chi cục, thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện định kỳ hàng
năm giúp cơ quan quản lý lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu, tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc thống kê được thực hiện phù hợp với
từng đối tượng thống kê, bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ, các công cụ tra cứu
khoa học, phương tiện bảo quản, đội ngũ cán bộ lưu trữ. Cụ thể như sau:
- Tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu hành chính;
- Phương tiện bảo quản: Kho lưu trữ, giá, tủ, hộp đựng hồ sơ và một số
công cụ bảo quản khác như máy điều hòa, máy hút bụi,…
- Đội ngũ cán bộ lưu trữ: Phòng Quản lý văn thư – lưu trữ có 03 cán bộ;
Trung tâm lưu trữ lịch sử: 30 cán bộ nhân viên.
- Công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu là Mục lục hồ sơ và phần mềm tra cứu
trong cơ sở dữ liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình. Tuy nhiên, vì đang trong quá
trình áp dụng nên loại hình công cụ tra cứu này vẫn chưa thực sự phổ biến tại
Chi cục.
2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Thực tế, tài liệu lưu trữ của Chi cục từ năm thành lập đến nay tương đối

không nhiều, vẫn trong tình trạng nguyên vẹn và chưa có dấu hiệu hư hỏng. Hơn
nữa được bảo quản trong kho với các điều kiện như:
15


2.2.6.1. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị:
- Kho lưu trữ tài liệu của Chi cục được đặt trên tầng 5 với diện tích với
mét giá. Giá trong kho được bố trí theo hình chữ U để thuận lợi cho việc đi lại
tra tìm tài liệu. Hồ sơ được sắp xếp lên giá và được sắp xếp đánh số đầy đủ trong
cặp, hộp. (Ảnh phụ lục số 9)
- Trang thiết bị bảo quản chủ yếu trong kho lưu trữ là bìa hồ sơ, hộp, cặp,
giá. Ngoài ra trong kho còn có một máy móc phục vụ cho việc bảo quản. (Ảnh
phụ lục số 10)
- Các biện pháp kỹ thuật bảo quản:
Các biện pháp được sử dụng để chống bụi bẩn như việc luôn vệ sinh tài
liệu trước khi đưa vào kho, sử dụng máy điều hòa để điều chỉnh nhiệt độ phù
hợp, hạn chế tối đa việc tài liệu bị nấm mốc xâm hại. Việc đặt kho lưu trữ ở tầng
5 tránh xa mặt đất cũng một phần tránh được mối, gián, chuột, tài liệu sau khi
được thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý được đặt lên tủ, giá không để tài liệu
xuống đất.
Tuy nhiên việc kho lưu trữ đặt ở vị trí cao khi nhiệt độ lên cao vào mùa hè
lại có thể dẫn đến tài liệu dễ bị dòn, sử dụng điều hòa nhiều cũng gây tốn chi phí
nên đây cũng là một phần hạn chế của kho.
2.2.6.2. Tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho
Thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ hồ sơ hành chính hiện nay, trong
kho lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh gồm các tài liệu hồ sơ: tài liệu hành
chính; tài liệu về lịch sử hình thành cơ quan. Khối lượng hồ sơ tương đối nhiều,
trong khi việc đôn đốc, nhắc nhở giao nộp hồ sơ đã được được thực hiện thường
xuyên, nhưng nhiều khi còn mang tính tự phát gây khó khăn cho đội ngũ cán bộ
lưu trữ khi tiếp nhận hồ sơ.

Việc bảo quản chủ yếu được thưc hiện ở Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh
trực thuộc Chi cục như sau:
- Hiện nay, tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang được bảo
quản tại kho đặt tại tầng 5, trụ sở Văn phòng UBND tỉnh và tầng 2 Sở Nội vụ,
với tổng diện tích khoảng 520m 2. Công tác vệ sinh kho đã được Trung tâm thực
16


hiện định kỳ 2 lần/ năm theo đúng quy định.
- Bên cạnh đó, để phòng ngừa sự tác động của côn trùng, mối mọt và các
yếu tố môi trường xâm nhập làm hư hỏng, rách nát tài liệu lưu trữ, hàng năm,
Trung tâm đã thực hiện công tác khử trùng toàn bộ tài liệu đang được bảo quản
tại kho Lưu trữ theo định kỳ.
- Nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ đang có nguy cơ bị hư hỏng,
trong năm Trung tâm đã tiến hành tu bổ, bồi nền 8000 tờ tài liệu thuộc phông Ủy
ban hành chính tỉnh Ninh Bình.
Cụ thể là trong đầu năm 2017, ở Trung tâm lịch sử tỉnh đã tổ chức thực
hiện công tác bồi nền, phục chế các hồ sơ của Cán bộ đi B, của Hồ sơ phương
hướng, nhiệm vụ chỉ tiêu, kế hoạch phát triển kinh tế văn hóa tỉnh Ninh Bình
1975. (Ảnh phụ lục số 11)
Hiện nay, tuy đã tổ chức thực hiện công tác bồi nền nhưng vẫn còn một số
hồ sơ cũ từ những năm thành lập tỉnh và một số hồ sơ quan trọng khác đang trong
thời gian chờ tu bổ, phục chế và hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ lịch
sử tỉnh. (Ảnh phụ lục số 12)
2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc tổ chức khai thác sử dụng của Chi cục Văn thư – Lưu trữu tỉnh Ninh
Bình chủ yếu là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, mà cụ thể là tại
Kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Bởi tài liệu của Chi cục chủ yếu là phục vụ quá trình
giải quyết các công việc của phòng, trung tâm và cho cán bộ chuyên môn của
Chi cục nên đối tượng khai thác tài liệu chủ yếu là nhân viên trong Chi cục nên

các hình thức khai thác như phòng đọc, triển lãm, công bố,.. là chưa thực hiện
được
Trung tâm luôn quan tâm, chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức sử dụng tài
liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của cán
bộ, công chức, viên chức và nhân dân trong và ngoài tỉnh. Cụ thể, trong năm
2016:
- Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc cho 101
lượt độc giả đến tra cứu nhằm mục đích chủ yếu phục vụ cho việc giải quyết chế
17


độ hưởng trợ cấp do Chính phủ quy định.
- Thực hiện cấp bản sảo, chứng thực tài liệu lưu trữ cho 133 độc giả.
Ngoài ra Chi cục còn đăng các bài tài liệu, thông tin lên trên web riêng
của Chi cục cũng là một hình thức tổ chức khai thác hiệu quả
2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Ninh Bình
2.3.1. Ưu điểm
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, tập thể công chức, viên chức và
người lao động trong Chi cục đã đoàn kết, khắc phục khó khăn, nêu cao tinh
thần trách nhiệm, dám nghĩ, dám làm, chủ động tham mưu với Sở Nội vụ cụ thể
hóa chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị tổ chức, triển
khai, hoàn thành tốt kế hoạch đề ra.
2.3.2. Hạn chế
- Việc ứng dụng công nghệ trông tin trong hoạt động lưu trữ tại các
phòng, đơn vị trực thuộc Chi cục còn hạn chế nên chưa phát huy được hết giá trị
của tài liệu lưu trữ.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử chưa
đảm bảo các yêu cầu đề ra. Khối tài liệu của kho lưu trữ lịch sử còn hạn chế,

chưa đáp ứng hết nhu cầu khai thác và sử dụng của tổ chức và công dân.
Ngoài ra, diện tích kho lưu trữ của Chi cục còn hẹp và vị trí chưa thực sự
phù hợp để bảo quản tài liệu.
2.3.3. Nguyên nhân
- Nguyên nhân khách quan:
+ Do hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu
trữ còn thiếu, chưa đồng bộ.
+ Do khó khăn về nguồn vốn, kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh chưa
được xây dựng, tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ tạm thời,
diện tích chật hẹp, khó khăn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết
bị bảo quản chưa đảm bảo theo quy định.
18


+ Do trong quá trình tái lập tỉnh thay đổi về tổ chức bộ máy, địa điểm lưu
trữ, nhiều tài liệu bị thất lạc; đồng thời, nguồn kinh phí cho công tác sưu tầm tài
liệu còn hạn chế.
- Nguyên nhân chủ quan: Còn thiếu đội ngũ công chức, viên chức và
người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ được đào tạo đúng chuyên ngành.

Chương 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO
19


HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ –LƯU TRỮ
TỈNH NINH BÌNH
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Trong quá trình thực tập từ ngày 10/01 đến ngày 10/3/2017 tại Chi cục

Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, em đã được quan sát và thực hiện một số
công việc như sau:
- Soạn thảo văn bản;
- Tiếp nhận văn bản đến và chuyển giao văn bản;
- Tiếp nhận hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Nhân bản tài liệu;
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ và lập Mục lục văn bản cho hồ sơ;
- Vệ sinh kho lưu trữ hàng tuần;
- Tham gia thực hiện việc bồi nền tài liệu trong công tác bảo quản, tu bổ,
phục chế tài liệu của Trung tâm lịch sử tỉnh Ninh Bình.
(Ảnh phụ lục số 11)
Ngoài ra, em còn được làm một số việc liên quan đến công tác văn phòng
như trực điện thoại, vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo Chi cục…
Trong quá trình thực hiện các công việc, em đã được các cán bộ nhân viên
của phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh giúp
đỡ nhiệt tình như hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản, cách sắp xếp văn bản
trong hồ sơ và lập Mục lục văn bản cho hồ sơ cũng như cách bồi nền tài liệu.
Tuy chỉ được thực hiện một số công việc của công tác lưu trữ nhưng em
thấy khối lượng tài liệu trong kho càng ngày càng nhiều nhưng kho lưu trữ chưa
đáp ứng được thực tế công việc. Trong khi đó thì việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác lưu trữ chưa thực sự được quan tâm đúng mức.

20


3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình
Từ thực trạng đã được trình bày ở Chương 2, em xin mạnh dạn đề xuất
một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ đốivới Chi cục Văn
thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình như sau:

3.2.1. Nhóm giải pháp chung
Nhóm giải pháp chung chủ yếu tập trung vào hoạt động quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ như sau:
3.2.1.1.Tuyên truyền, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật
Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ được Chi cục phải được triển khai nghiêm túc, kịp thời.
Ngay sau khi các văn bản được ban hành và có hiệu lực, lãnh đạo Chi cục đã chỉ
đạo sao, chụp văn bản gửi các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Chi cục;
giới thiệu văn bản trong các cuộc họp cơ quan, … đồng thời, chỉ đạo công chức,
viên chức và người lao động nghiên cứu, thực hiện.
Nhằm đạt được kết quả là 100% công chức, viên chức và người lao động
trong Chi cục nắm bắt được nội dung các văn bản quy định và áp dụng có hiệu
quả trong quá trình giải quyết công việc.
Bên cạnh đó, Chi cục phải thống kê, tổng hợp hệ thống văn bản của trung
ương, của tỉnh, của Sở về công tác văn thư, lưu trữ đăng tải trên Websie của Sở
Nội vụ, tạo điều kiện thuận lợi để các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cập nhật
các văn bản mới, nghiên cứu, triển khai theo đúng quy định.
3.2.1.2. Tham mưu xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn
công tác văn thư
Chi cục phải tham mưu Sở Nội vụ ban hành hoặc trình Ủy ban nhân dân
tỉnh ký ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hàng năm, tạo hành lang pháp
lý cho công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. Cụ thể:
- Văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
+ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;
+ Quyết định về việc ban hành Quy định quản lý tài liệu xây dựng công
21


trình tín ngưỡng, tôn giáo thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh
Bình;

+ Công văn về việc chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và xử lý tài liệu
tồn đọng, tích đống của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;
+ Công văn về việc thu thập tài liệu lưu trữ nghe – nhìn;
- Văn bản Sở Nội vụ ban hành:
+ Hướng dẫn về việc lập hồ sơ công việc.
+ Công vănvề việc quy định đơn giá tiền lương; định mức lao động và
định mức vật tư, văn phòng phẩm trong quy trình chỉnh lý tài liệu giấy.
3.2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn
thư, lưu trữ
Hàng năm, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục phải
hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thực hiện các nội dung sau:
+ Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu
trữ từng năm;
+ Bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm cho tất cả công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Sở, Ban, ngành; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng,
ban thuộc UBND cấp huyện, xã, thị trấn trên địa bàn tỉnh;
+ Phối hợp với các UBND huyện, xã, thị trấn bồi dưỡng nghiệp vụ quản
lý văn bản và lập hồ sơ công việc từng năm cho toàn bộ công chức cấp xã.
+ Đôn đốc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm; đánh giá kết quả triển khai công tác văn thư,
lưu trữ từng năm và phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm tiếp
theo;
+ Thẩm định tài liệu hết giá trị của Cục thuế tỉnh Ninh Bình, Kho bạc
Nhà nước tỉnh Ninh Bình.
3.2.2. Nhóm giải pháp cụ thể
Với nhóm giải pháp cụ thể, em chủ yếu tập trung vào hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ, công tác tổ chức cán bộ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu
22