tiểu luận phần mềm quản trị kinh doanh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI (CS II)
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
--------------------

BÀI LUẬN:

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỀ TÀI :

QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI OPENERP

GVHD

: Nguyễn Phương Nam

Sinh viên : Lê Quốc Hợi
MSSV : 1453401010782
Sinh viên : Lý Quang Vinh
MSSV : 1453401010989
Lớp

: D14KD1

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 1 năm 2018


MỤC LỤC
I.

PHẦN MỞ ĐẦU.....................................................................................1
1. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài...................................................1

1.1. Mục tiêu về kiến thức.......................................................................1
1.2. Kỹ năng
............................................................................................1
1.3 Thái độ..............................................................................................1
2. Giới thiệu phạm vi nghiên cứu..................................................................1
3. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................2
4. Cấu trúc của đề tài...................................................................................2

II.

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ OPENERP.............................................2
1. Khái niệm..................................................................................................2
2. Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP.........................................................4
3. Chức năng...............................................................................................5
4. ERP đã cải thện hoạt động kinh doanh như thế nào ? ...........................5
4.1.IDempiere....................................................................................5
4.2.WebERP ....................................................................................6
4.3.SAP ERP....................................................................................6

III.

NỘI DUNG ĐỀ TÀI............................................................................6
1. Quản lý dự án và nhiệm vụ..................................................................6
2. Quản lý tiến độ dự án...........................................................................13

IV.

CHẠY DEMO.....................................................................................15

V.

KẾT LUẬN.........................................................................................41



PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
I, II, III : Lê Quốc Hợi và Lý Quang Vinh cùng tìm kiếm thông tin
sữa chữa và thêm vào bản word
IV, V : Lê Quốc Hợi và Lý Quang Vinh cùng làm thực hành chạy
demo trên máy, Lê Quốc Hợi chụp ảnh màn hình, Lý Quang Vinh
thêm vào bản word, chia đôi thêm mô tả cho demo

1


I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục tiêu nghiên cứu ERP
1.1. Mục tiêu về kiến thức
Sau khi nghiên cứu về hệ thống ERP này , người học sẽ:
- Được cung cấp các kiến thức cơ bản về hệ thống ERP, quá trình xử lý, tạo lập,
xử lý, kiểm soát và khai thác thông tin trong một doanh nghiệp
- Có khả năng phối hợp làm việc trong môi trường ứng dụng hệ thống thông tin
tích hợp hiện nay tại doanh nghiệp
- Học được cách quản lý 1 dự án sao cho thật hiệu quả, biết được cách ra các
quyết định phân bổ các công việc 1 cách hợp lý nhất, luôn luôn có thể theo dõi
được quá trình hoạt động củ dự án
1.2. Kỹ năng :
Sau khi nghiên cứu xong về vấn đề này, người nghiên cứu sẽ học được những
kỹ năng sau:
- Phân bổ được nguồn lực cho dự án sao cho thật hợp lý

- Quản lý được quy trình thực hiện dự án
- Khả năng giải quyết các vấn đề độc lập cũng như vấn đề đội, nhóm. Biết cách
chia sẻ công việc đội nhóm cùng nhau phân công công việc
- Vận hành chuỗi quy trình kinh doanh từ báo giá- nhập đơn hàng- sản xuấtmua hàng- bán hàng - thu tiền ERP ở mức độ cao
- Biết cách phối hợp các tài nguyên của công ty để thực hiện tốt dự án
- Phân tích được ưu nhược điểm của quá trình làm việc trước khi sử dụng và
sau khi sử dụng hệ thống và đề xuất giải pháp tích hợp hệ thống cho quá trình
làm việc
1.3 Thái độ
Qua quá trình nghiên cứu ta sẽ học được :
- Sự thận trọng trong môi trường làm việc trên môi trường ERP

2


- Tinh thần tự học, tự tìm hiểu tài liệu để cập nhập kiến thức về hệ thống và
kinh doanh
2. Giới thiệu về phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài gồm có : Nghiên cứu cách vận hành dự án bằng
phần mềm, hệ thống ERP. Nghiên cứu các vấn đề của ERP để giúp cho quá
trình thực hiện dự án được diễn ra hiệu quả hơn
3. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp tổng hợp
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp hệ thống
- Phương pháp tổng hợp tài liệu
- Phương pháp thực nghiệm : Thử và giả lập dự án trên phần mềm ERPonline.
Hay còn gọi là phương pháp mô hình hóa
- Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin
4. Cấu trúc để tài

Gồm có các phần :
- Giới thiệu về khái niệm, chức năng các phần mềm hiện nay
- Nội dung của đề tài
- Chạy demo

II. CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG
CÁC PHẦN MỀM OPENERP HIỆN NAY
1. Khái niệm,
Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật
ngữ khá phổ biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về
ERP là Enterprise Resource Planning: Quản lý nguồn lực doanh nghiệp,
nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Vậy chính xác ERP là gì?
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module
Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và
điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm
ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực
và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả
năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,
quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ,
3


quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo
cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP
cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại
theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp
cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của
giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.

R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung
bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource
còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty
đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta
phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho
công ty.
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao
cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực
của công ty.
- Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột
xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty.
P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh
doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá
trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy
tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa
trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng…
4


Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để
lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.
Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các
nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh,
chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng,
hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối
ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.

Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên,
phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy
trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh
nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp
sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự
động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao
gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch
định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự,
theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là
đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy
móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ
hoạch định và lên kế hoạch.
2. Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP
Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát
triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng
đến cấu trúc của chương trình.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh
nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế
chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ
phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần
mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh
nghiệp.
Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép
quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn
ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân
tích dữ liệu Drill-Down…
Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là
“Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết
nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất,

đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm
toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính
năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi
liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn
triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh
5


của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng
cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

3. Chức năng
Phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi
trạng thái và cộng tác với người khác từ gần như mọi nơi, giữ cho các dự án, tài
nguyên của doanh nghiệp được sắp xếp khoa học và theo đúng lịch trình. Ngoài
ra phần mềm quản lý dự án giúp quản lý dự án tổng thể, tập trung giữa nhân
viên và chủ doah nghiệp, cắt giảm được tối đa những quy trình hoạt động thừa,
dễ dàng theo dõi và nắm bắt được tiến độ dự án. Và tổ chức, quản lý dự án dựa
trên các công cụ hỗ trợ thông minh, cải thiện hiệu suất dựu án và tối ưu hóa
mọi nguồn lực, với giao diện hiện đại, thân thiện cho tất cả mọi ngườ dùng
muốn lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch quản lý dự an của công ty, doanh
nghiệp.
Những phần mềm quản lý dự án miễn phí đều là những công cụ hoàn hảo hỗ
trợ các chủ dự án nói chung và những nhà hoạch định chiến lược công ty nói
riêng nhanh chóng vạch ra được những kế hoạch phân bổ dự án, quản lý tài
chính, kế toán, đồng thời kết hợp hiệu quả các phân mềm quản lý tài chính ,
phàn mềm kế toán của doanh nghiệp. Điều đó là 1 điều đáng mừng cho các nhà
quản trị dự án, các doanh nghiệp điều hành
Chức năng chính của phần mềm ERP là hoạch định và quản lý nguồn lực của
doanh nghiệp. Với thị trường Việt Nam, ERP được hiểu như một giải pháp tích

hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty thành một hệ thống để dễ
theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu
khác nhau .
4. ERP đã cải thện hoạt động kinh doanh như thế nào ?
Phần mềm ERP như là cách mà người ta “tin học hóa” các doanh nghiệp từ
đây giúp bạn quản lý tình hình doanh nghiệp từ đó phân tích, đánh giá và đưa
ra dự báo. ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình.
Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống, anh ta sẽ có
đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng Nhân viên ở các phòng ban
khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng.
Chúng ta có thể liệt kê ra 1 vài phần mềm thông dụng như:
4.1.IDempiere
6


Năm 2015, IDempiere giành được giải thưởng Bossie Awards 2015 giành cho
phần mềm mã nguồn mở tốt nhất. IDempiere được xây dựng dựa trên
ADempiere, nó bao gồm tất cả các tính năng của phần mềm ERP: quản lý
thông tin nhân viên, sản phẩm, quản lý kho hàng, biên chế và rất nhiều các tính
năng khác.
4.2.WebERP
WebERP là hệ thống mã nguồn mở cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, được lưu
trữ hoàn toàn trực tuyến. Nó có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có trình
duyệt và một trình đọc PDF. Các phần mềm được cài đặt trên một máy chủ
web, hoặc có thể được sở hữu và quản lý bởi công ty hoặc được cung cấp bởi
một bên thứ ba.
4.3.SAP ERP
SAP ERP là gì là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công
ty SAP của Đức. SAP ERP kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ
chức. SAP cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp các ứng

dụng bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng , quản lý tài chính, quản lý
nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm.
Ngoài ra, công ty hoặc cửa hàng của bạn quy mô nhỏ có thể tham khảo phần
mềm CRM giúp bạn quản lý danh sách khách hàng toàn diện. Tích hợp Email
Marketing, SMS Marketing tổng đài Ip cùng nhiều module mở rộng khác giúp
công việc bạn trở nên dễ dàng quá trình tương tác với khách hàng ngày một
thân thiết, chuyên nghiệp.

III. CHƯƠNG II. NỘI DUNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nghiên cứu và thực hiện đề tài quản lý dự án sẽ làm rõ và nổi bật 2 vấn
đề sau của vấn đề :
1. Quản lý dự án và nhiệm vụ
Trong ERPOnline / Odoo, một dự án được thể hiện bởi một bộ các tác vụ cần
được hoàn thành. Các dự án có cấu trúc phả hệ giúp bạn có thể chi một dự án
thành nhiều dự án con. Nếu như tài khoản quản trị phản ảnh các hoạt động
trong quá khứ thì vai trò của dự án là lên kế hoạch trong tương lai. Mặc dù có
sự liên kết chặt chẽ với nhau nhưng chúng vẫn là hai khái niệm khác nhau.
Hầu hết các dự án của khách hàng được thể hiện bởi:
 Một hoặc một vài tài khoản quản trị trong hệ thống kế toán để theo dõi
hợp đồng và các giai đoạn khác nhau của nó.

7


 Một hoặc một vài dự án trong phân hệ Quản trị dự án để theo dõi dự án
và các tác vụ khác nhau cần được hoàn thành.
Hệ thống có một liên kết trực tiếp giữa dự án và tài khoản quản trị bởi vì mỗi
khi có một dự án mới được tạo, hệ thống sẽ tự động tạo một tài khoản quản trị
tương ứng thuộc nhóm Dự án. Lưu ý rằng, chỉ với quyền quản trị dự án bạn sẽ
không thể truy cập tới tài khoản quản trị trực tiếp từ dự án.

1.1 Cài đặt & Cấu hình
Bạn cần truy cập vào menu Thiết lập > Mô dun > Modun đã cài đặt, tìm đến
phân hệ Quản trị dự án và thực hiện việc cài đặt. Sau khi thực hiện cài đặt, để
cấu hình các tính năng chính của Quản trị dự án bạn cần truy cập vào menu
Thiết lập > Cấu hinh > Quản trị dự án và kích hoạt các tính năng theo nhu cầu
quản lý của mình, cụ thể như sau:
 Ghi nhận chi tiết chấm công cho các nhiệm vụ: chức năng này cho phép
bạn thực hiện việc chấm công cho từng nhiệm vụ thực hiện trong dự án.
Chức năng này sẽ rất hữu ích khi bạn có một hợp đồng dịch vụ tính tiền
theo giờ.
 Tạo nhiệm vụ từ hợp đồng bán hàng: cho phép hệ thống tự động tạo
nhiệm vụ khi bạn có một hợp đồng bán hàng với sản phẩm có kiểu là
Dịch vụ.
 Cho phép ủy thác nhiệm vụ: cho phép một người được phân công nhiệm
vụ có thể ủy thác cho một người khác thực hiện thay mình.
 Quản lý thời gian dự kiến trên nhiệm vụ: cho pháp định nghĩa số giờ dự
kiến để hoàn thành một nhiệm vụ.
 Ghi lại công việc cụ thể trên nhiệm vụ: cho phép ghi lại chi tiết từng
công việc đã làm để thực hiện một nhiệm vụ, bao gồm số giờ thực hiện
công việc đó. Kết hợp với chức năng Quản lý thời gian dự kiến trên
nhiệm vụ để cho ra tiến độ thực hiện nhiệm vụ (theo tỷ lệ phần trăm).
 Theo dõi phát sinh và lỗi: cho phép ghi nhận các phát sinh hoặc lỗi trong
quá trình thực hiện dự án.
 Xuất hóa đơn theo thời gian làm việc trên phát sinh: cho phép bạn tính
tiền trên từng phát sinh và có thể xuất hóa đơn cho khách hàng.
 Tạo phát sinh từ một tài khoản hòm thư đến: cho phép hệ thống tự động
tạo phát sinh khi có một email gửi đến một địa chỉ cụ thể.
1.2.Tạo mới dự án
8

Để tạo mới một dự án, bạn cần truy cập vào menu Dự án > Dự án > Các dự án.
Nhấp chuột vào nút Tạo mới và nhập Tên dự án. Trên giao diện màn hình dự
án, bạn cần lưu ý các thông tin sau:
 Chủ nhiệm dự án: người sẽ có toàn quyền trên dự án này.
 Khách hàng: bạn có thể chỉ ra một khách hàng trong trường hợp dự án
này được thực hiện cho một khách hàng nào đó.
 Email định danh: hay còn gọi là email định danh. Email này là đầu mối
thông tin liên lạc trong toàn bộ quá trình triển khai dự án bao gồm cả liên
lạc nội bộ lẫn liên lạc với đối tác bên ngoài.
 Tạo đối tượng khi có email gửi đến: trường này có liên quan đến trường
Email Alias và bạn có thể thiết lập cứ mỗi khi có một email gửi đến địa
chỉ Email Alias, hệ thống sẽ tự động tạo một tác vụ tương ứng.
 Chấp thuận email từ: trường này để chỉ ra rằng không phải email nào gửi
đến Email Alias cũng được chấp nhận. Bạn có 3 lựa chọn để chấp nhận
email gửi đến đó là Mọi người (Everyone), Authenticated Partners (các
đối tác được phép truy cập vào hệ thống), Chỉ những người theo dõi
(những người được chỉ định theo dõi dự án này).
 Tab Thành viên dùng để chỉ ra những người (user) tham gia dự án này.
 Tab Thông tin khác dùng để thiết lập quyền truy cập dự án bao gồm
Public Project (dự án công khai), Customer related project (khách hàng
của dự án này), Internal Project (tất cả nhân viên trong công ty), Private
Project (chỉ những người được chỉ định theo dõi dự án). Ngoài ra tại tab
này bạn cũng có thể thiết lập Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc dự kiến của
dự án.
Mỗi dự án sẽ có các trạng thái sau: Dự án mẫu, Dự thảo, Đang thực hiện, Đã
hủy, Đang chờ và Đã đóng.
1.3.Quản lý Nhiệm vụ (Task)
Phân hệ quản trị dự án trong ERPOnline / Odoo cho phép bạn quản lý một
chuỗi các nhiệm vụ để khiến cho mọi thứ được hoàn thành một cách hiệu quả.

Bạn có thể theo dõi tiến độ, thảo luận và đính kèm trên các Nhiệm vụ.
Có 2 cách để bạn tạo mới một Nhiệm vụ:
 Trên giao diện form Dự án, nhấp chuột vào nút Nhiệm vụ ở góc trên
cùng bên tay phải của form và Tạo mới một nhiệm vụ.
9


 Truy cập vào menu Dự án > Dự án > Nhiệm vụ và nhấp chuột vào
nút Tạo mới
Trong quá trình tạo mới Nhiệm vụ, bạn cần lưu ý những thông tin sau:
 Dự án: chỉ ra rằng nhiệm vụ này thuộc dự án nào.
 Được phân công cho: chỉ ra người dùng (user) chịu trách nhiệm hoàn
thành nhiệm vụ.
 Người xem lại: chỉ ra người dùng (user) sẽ nhận được các thông bao
trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.
 Hạn chót: hạn cuối cùng cần hoàn thành nhiệm vụ.
 Bên tab Thông tin bổ sung, bạn cần lưu ý 2 trường Ngày bắt
đầu và Ngày kết thúc: để một nhiệm vụ có thể xuất hiện trên khung nhìn
Gantt bạn cần nhập giá trị cho 2 trường này.

Nhiệm vụ dưới khung nhìn Gantt
1.4 Trạng thái của Nhiệm vụ
Khác với trạng thái của các đối tượng khác như Đơn hàng, Hóa đơn,... trạng
thái của Nhiệm vụ hoàn toàn được định nghĩa bởi người dùng tùy theo nhu cầu
quản lý cũng như đặc thù của từng dự án. Điều đó có nghĩa là, mỗi một dự án,
10


tùy theo nghiệp vụ khác nhau mà bạn có thể định nghĩa ra các trạng thái của
Nhiệm vụ. Ví dụ đối với các dự án phát triển phần mềm bạn sẽ cần các trạng

thái sau cho các Nhiệm vụ: Tìm hiểu nghiệp vụ, Phân tích thiết kế, Đang lập
trình, Đang kiểm thử, Hoàn thành, Hủy bỏ,... Còn đối với dự án sản xuất thành
phẩm khác bạn có thể sẽ cần nhựng trạng thái khác phù hợp hơn.
Để quản lý trạng thái của Nhiệm vụ bạn truy cập vào menu Dự án > Cấu hình >
Trạng thái > Trạng thái nhiệm vụ. Bạn cần lưu ý 2 trường:
 Mặc định cho dự án mới: trạng thái này sẽ luôn xuất hiện mỗi khi bạn
tạo mới một dự án. Thường sẽ được dùng cho các trạng thái như: Bắt
đầu, Dự thảo, Hoàn thành, Hủy bỏ, vì đây là những trạng thái mà đa số
dự án nào cũng cần đến.
 Đóng trong khung nhìn Kanban: đối khi có những nhiệm vụ thuộc những
trạng thái mà bạn không muốn xuất hiện trên khung nhìn Kanban ví dụ
như: Hoàn thành, Hủy bỏ (thường là những Nhiệm vụ mà bán ít quan
tâm đến) thì bạn sẽ cần đánh dấu vào trường này khi tạo mới Trạng thái.

11


Nhiệm vụ dưới khung nhìn Kanban
Trong quá trình tạo mới một Dự án, bạn cần chỉ ra các Trạng thái của Nhiệm vụ
mà bạn sẽ sử dụng trong dự án đó bằng cách truy cập vào tab Trạng thái dự án
và nhấp chuột vào nút thêm một hạng mục. Đôi khi bạn sẽ thấy hệ thống điền
sẵn một số Trạng thái bởi vì đó là những trạng thái mà bạn đã đánh dấu vào
trường Mặc định cho dự án mới.
Trên form Nhiệm vụ, khi bạn chọn một dự án cho nó, hệ thống sẽ tự động điền
các Trạng thái mà bạn đã khai báo trước đó và hiện thị trên thanh Trạng thái ở
góc trên cùng bên tay phải của form. Để thay đổi trạng thái của Nhiệm vụ, bạn
chỉ cần nhấp chuột vào một trạng thái bất kỳ. Bạn có thể chuyển một Nhiệm vụ
sang trạng thái Hoàn thành khi bạn thực hiện xong Nhiệm vụ
12

1.5 Ủy thác Nhiệm vụ
Để ủy thác Nhiệm vụ cho một người khác, cách đơn giản nhất là bạn thay đổi
thông tin Người được phân công. Tuy nhiên, với cách này, hệ thống sẽ không
giúp bạn theo dõi được Nhiệm vụ mà bạn được phân công, vì lúc này bạn đã
thay đổi trường Người được phân công và Nhiệm vụ đó không còn liên quan
đến bạn nữa. Thay vì thế bạn nên sử dụng nút Ủy thác (Delegate) trong tab Ủy
thác trên form Nhiệm vụ. Nếu không nhìn thấy tab Ủy thác bạn cần kích hoạt
tính năng Cho phép ủy thác nhiệm vụ tại menu Thiết lập > Cấu hình > Dự án.
Khi nhấp chuột vào nút Ủy thác, hệ thống sẽ xuất hiện một form để bạn điền
các thông tin trước khi thực hiện Ủy thác. Tại form Ủy thác bạn, hệ thống sẽ tự
động tính ra số giờ dự kiến còn lại và bạn cần có thể chọn người ủy thác (Phân
công cho) cũng như số giờ ủy thác cho người đó (trường Số giờ cần xác nhận)

Ủy thác Nhiệm vụ
Hệ thống hỗ trợ bạn ủy thác Nhiệm vụ với đa cấp độ, nghĩa là bạn có thể có 1
Nhiệm vụ tổng và để hoàn thành Nhiệm vụ đó, nó sẽ trải qua 1 quá trình ủy
thác qua rất nhiều người. Trên tab Ủy thác bạn có thể theo dõi được các cấp độ
Ủy thác và tiến độ của nó dựa vào 2 thông tin: Nhiệm vụ cha và Nhiệm vụ
được Ủy thác. Nhấp chuột vào Nhiệm vụ cha, chuyển sang tab Ủy thác bạn sẽ
thấy danh sách các Nhiệm vụ được ủy thác.
13


Nhiệm vụ cha

14


Nhiệm vụ được ủy thác

Bạn có thể tham khảo thêm tài liệu về Quản lý tiến độ dự án tại đây

2. Quản lý tiến độ dự án
Mặc định trên mỗi Dự án bạn sẽ có thông tin về Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc
dự kiến, đồng thời trên mỗi Nhiệm vụ bạn cũng có Ngày bắt đầu và Ngày kết
thúc dự kiến. Tuy nhiên, nếu chỉ như vậy, bạn sẽ không biết được dự án của
mình đến thời điểm hiện tại đã thực hiện được bao nhiểu phần trăm? Vì vậy
bạn cần phải theo dõi được thời gian (số giờ) thực hiện dự án
2.1 Quản lý thời gian dự kiến
Để có được phần trăm tiên độ dự án, trên mỗi dự án bạn cần ghi nhận tổng số
giờ dự kiến hoàn thành dự án. Tổng số giờ này sẽ được tự động tính toán dựa
trên số giờ dự kiến của từng Nhiệm vụ trong dự án.

15


Trước tiên, bạn cần truy cập vào menu Thiết lập > Cấu hình > Dự án và kích
hoạt chức năng Quản lý thời gian dự kiến trên Nhiệm vụ. Sau khi kích hoạt tính
năng này, trên mỗi Nhiệm vụ bạn có thể nhập Số giờ dự kiến ban đầu cho nó.
Chi tiết thời gian thực hiện Nhiệm vụ
Khi bạn kích hoạt tính năng Quản lý thời gian dự kiến, hệ thống cũng sẽ kích
hoạt tính năng Ghi lại công việc cụ thể trên nhiệm vụ, vì bạn phải cần cả 2 tính
năng này để quản lý tiến độ dự án.
Sau khi có dữ liệu về Số giờ dự kiến, mỗi khi bạn hoàn thành một công việc
nhỏ trong Nhiệm vụ bạn cần ghi lại công việc đó vào trong Nhiệm vụ bao gồm
cả số giờ hoàn thành công việc. Ví dụ, bạn có Nhiệm vụ XXX với Số giờ dự
kiến ban đầu là 12 giờ. Khi bạn hoàn thành Công viêc 1 bạn sẽ vào Nhiệm vụ
XXX và ghi lại vào phần Tóm tắt công việc (bên dưới trường Mô tả của Nhiệm
vụ) với Thời gian sử dụng là 2 giờ. Tương tự với Công việc 2 là 3 giờ,...
Như vậy, tại thời điểm bạn theo dõi Nhiệm vụ bạn sẽ thấy hệ thống tự động

tính ra % Tiến trình công viêc = 1 giờ + 4 giờ + 3 giờ (Tổng số giờ đã sử
dụng) / 12 giờ (Số giờ dự kiến ban đầu) * 100 = 66,67%.
Đối với cả dự án, Số giờ dự kiến = Tổng số giờ dự kiến của các Nhiệm vụ,
tương tự Tổng số giờ đã sử dụng = Tổng số giờ đã sử dụng của tất cả các nhiệm
vụ. Từ đó hệ thống cũng tự động tính ra tiến độ phần trăm hoàn thành dự án =
Tổng số giờ đã sử dụng / Tổng số giờ dự kiến * 100.
Để theo dõi tiến độ của dự án, trên menu Dự án > Dự án > Dự án, bạn cần
chuyển sang chế độ xem kiểu Danh sách (List View) ở góc trên cùng bên tay
phải của giao diện màn hình danh sách Dự án.

16


IV. CHẠY DEMO
4.1. Download và cài đặc phần mềm ERP:
Link download phần mềm ERP:
/>
4.1.1.Cài đặc phần mềm ERP:
Sau khi truy cập link download phần mềm, nhấp
phần mềm xuống (như hình):

Bước 1.
Và tiến hành mở và cài đặt phần mềm:

Bước 2.

Bước 3.

17

để tiến hành tải


Bước 4.

Bước 5.

Bước 6.

Bước 7.

Bước 8.
18

Bước 9.


HOÀN TẤT

Bước 10.

Như vậy là đã hoàn thành các bước cài đặt phần mềm ERP cho máy.
4.1.2. Mở và thiết lập cơ bản cho phần mềm ERP:
Truy cập địa chỉ localhost:8069 bằng trình duyệt Google Chrome, Cốc Cốc,....
để mở phần mềm ERP

Sau khi truy cập vào địa chỉ tiến hành đặt tên, mật khẩu và thay đổi ngôn ngữ
cho phù hợp.

Đặt tên cho công ty của bạn ở phần

Thay đổi ngôn ngữ mặc định

19


Chọn ô nạp dữ liệu mô phỏng

Chọn mật khẩu và nhập lại
mật khẩu

4.1.3. Nạp ngôn ngữ Việt Nam và thay đổi múi giờ cho phần mềm ERP:
Chọn load a translation và chọn ngôn ngữ Tiếng Việt như hình:

1

2

20


Sau khi nạp ngôn ngữ Tiếng Việt tiến hành đặt lại múi giờ và sữa lại ngôn ngữ
cho phần mềm ERP theo các bước như hình:

BƯỚC 1 CHỌN
Administrator
Bước 2 chọn
References

Khi xuất hiện bảng như hình tiến hành thay đổi ngôn ngữ và múi giờ:

4.2 Cài đặt các ứng dụng cần thiết và thực hiện chức năng quản lý dự án trên phần
mêm ERP:
4.2.1 Cài đặt các ứng dụng cho chức năng quản lý dự án:
Sau khi thiết lập ngôn ngữ và múi giờ, bắt đầu lựa chọn
hành cài đặt các ứng dụng cần thiết cho quản lý dự án

21

để tiến


Click chuột
tại đây

Sau khi chọn các Modum đã cài tiến hành bỏ chức năng lọc
tất cả các ứng dụng hiện lên

để

Sau khi bỏ chức năng lọc, bắt đầu lựa chọn các ứng dụng như hình sau:

a. Vietnam Chart of Accounts
Bước 1: cài đặt Vietnam Chart of Accounts
Chọn cài đặt để
cài đặt ứng
dụng

Bước 2: sau khi cài đặt ứng dụng sẽ hiện một bảng sau đó bạn sỗ xuống và
lựa chọn Vietnam Chart of Accounts (như hình)

b. Kế toán và tài chính
22