Phân tích, mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Quản trị nhân lực

ThS. Bùi Thị Minh Thu

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Logo
công ty

Công ty ABC
Chức danh công việc
Mã số công việc

Bộ phận Văn phòng
Chuyên viên văn phòng

Tóm tắt công việc:
Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành.
Thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết
có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan
Quan hệ công việc:
Báo cáo trực tiếp cho
Báo cáo gián tiếp cho
Bên ngoài

Chánh văn phòng
Phó Chánh văn phòng
Nội bộ
Tổng giám đốc

Khách hàng, đối tác
Đối thủ cạnh tranh

Chính quyền
Công chúng

Bên ngoài
Khách hàng, đối tác

Chánh văn phòng
Chuyên viên văn phòng

Đối thủ cạnh tranh
Chính quyền
Công chúng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài:
Khách hàng, đối tác
Giải quyết các thắc mắc, các tranh chấp với khách hàng
về các sản phẩm, dịch vụ, thực hiện các hoạt động tiếp
thị
Đối thủ cạnh tranh
Tìm hiểu, khai thác thông tin
Chính quyền, công
Duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan
chúng
nhà
nước
Tham gia các hoạt động cộng đồng nhằm gia tăng uy tín,
hình ảnh công ty
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các đơn vị bên trong:
Ban giám đốc
Tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành

động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, chính sách của
lãnh đạo công ty

Lê Bảo Trân – 1405QTVD

Trang


Quản trị nhân lực

ThS. Bùi Thị Minh Thu

Lãnh đạo văn phòng

Xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm
cụ thể hóa các chủ trương, chính sách của lãnh đạo văn
phòng.
Báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt
động của công ty
Tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều
hành công tác hành chính.

Bộ phận

Đảm bảo các hoạt động của bộ phận được vận hành
xuyên suốt, hiệu quả

Các bộ phận khác

Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động

của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết
bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất.

Các trách nhiệm chính:
Nội dung
I. Các nhiệm vụ hành chính
Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện
thoại.
Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công
tác lưu trữ. Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan,
doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng
quy định.
Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo,
các văn bản của văn phòng.

Tiêu chí đo lường đánh
giá
I. Chỉ tiêu số lượng công
việc
Số lượng công việc được
giao
Phát hiện không làm việc
hoặc làm việc riêng tư: -0.5
điểm thi đua/ 1 lần

Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan II. Chỉ tiêu chất lượng
hành chính nhà nước. Đảm bảo các hoạt động của cơ công việc
quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật.
Công việc được giao phải
thực hiện theo đúng yêu cầu

Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, của khách hàng hoặc của
doanh nghiệp.
công ty.
Không hoàn thành tốt công
Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
việc, chất lượng không đạt
Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân yêu cầu: -1 điểm thi đua/ 1
lần
công)
II. Các nhiệm vụ tổng hợp - tham mưu

Lê Bảo Trân – 1405QTVD

Trang


Quản trị nhân lực

ThS. Bùi Thị Minh Thu

Theo dõi về tình hình hoạt động của công ty trên các
lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương của công
ty; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch
công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội
quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập,
phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây
dựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực
hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn,
PCCC…
Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất

trình lãnh đạo về các mặt công tác. Đặc biệt báo cáo
kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế,
vướng mắc trong quá trình hoạt động của công ty

III. Chỉ tiêu đánh giá tiến
độ công việc
Hoàn thành công việc đúng
thời gian, tiến độ (trừ
trường hợp bất khả kháng)
Không hoàn thành đúng
tiến độ quy định: -1 điểm
thi đua/ lần

Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác

IV. Đánh giá tác phong
Mức độ nhanh nhẹn, thái độ
tận tình, hết lòng vì công
việc.
Tác phong không đảm bảo
quy định: - 0.5 điểm thi
đua/ 1 lần
V. Đánh giá thực hiện kỷ
luật
Đi muộn: -0.25 điểm thi
đua/ 10 phút

Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới
công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo
những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định,

quy chế trong công ty phù hợp với những thay đổi
của pháp luật.
Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm
bảo các văn bản của công ty ban hành đúng pháp
luật, đúng quy định.
Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh
đạo trong công tác đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều
động, luân chuyển nhân sự. Tham mưu và tổ chức
thực hiện công tác thi đua – khen thưởng trong cơ
quan, doanh nghiệp.
Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn
vị, phòng ban và của đối tác, khách hàng và tham
mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý.
Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn
thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi
đua trong công ty.
Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công
tác cải cách hành chính, xây dựng và tổ chức thực
hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO.
III. Các nhiệm vụ giúp việc đều hành của lãnh
đạo
Lê Bảo Trân – 1405QTVD

Trang


Quản trị nhân lực

ThS. Bùi Thị Minh Thu

Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc
chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong
trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã
được phê duyệt. Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ
thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và
nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình
thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc
của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo
chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các
đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho
các buổi làm việc này.
Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo
các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh
đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.
Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền
đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các
đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo
việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các
đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ
sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
IV. Các nhiệm vụ hậu cần
Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi
trường công ty; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các
đơn vị, phòng ban.
Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội
nghị, lễ hội, các sự kiện trong công ty.

Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các
phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được
lãnh đạo phê duyệt.
Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước,
vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu
công việc của các đơn vị, phòng ban.
Tài chính:
Được quyền quyết định mua các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt
động của công ty có giá trị dưới 3.500.000 đồng
Phương tiện làm việc:
Máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại, máy in, máy fax, máy photocopy,...
Lê Bảo Trân – 1405QTVD

Trang


Quản trị nhân lực

ThS. Bùi Thị Minh Thu

Các tiêu chuẩn:
1. Trình dộ : Ðại học hoặc tương đương
2. Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
3. Kinh nghiệm: ít nhất 02 năm kinh nghiệm trong công tác văn phòng
4. Kiến thức:
- Có kiến thức cơ bản về các sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Thành thạo các nghiệp vụ Thư ký, thư ký văn phòng.
- Hiểu biết các quy dịnh của pháp luật Việt Nam về hoạt dộng diều hành công ty.
5. Kỹ năng tin học, ngoại ngữ
- Tin học: tin học văn phòng thành thạo: Word, Ecxel, PowerPoint, Internet…

- Ngoại ngữ: Anh văn B hoặc Toeic 450; đọc, dịch tài liệu chuyên ngành
6. Kỹ năng làm việc với con người
- Làm việc độc lập và hợp tác theo nhóm.
- Lập kế hoạch, quản lý thời gian.
- Sắp xếp, tổ chức công việc khoa học.
- Kỹ năng lắng nghe, đàm phán, ra quyết định,...
7. Kỹ năng làm việc với dữ liệu
- Quan sát, thu thập, phân tích, thống kê, xử lý chính xác thông tin từ nguồn thông
tin sẵn có và tất cả các nguồn khác nhau.
- Phân tích, dự báo vấn đề trong những điều kiện không đầy đủ thông tin.
8. Phẩm chất
- Kiên trì bền bỉ với thử thách
- Giữ bí mật thông tin của công ty
- Tác phong linh hoạt, nhanh nhẹn, thích ứng nhanh với môi trường làm việc thay
đổi
- Văn minh, hòa đồng, cầu tiến.
- Sức khỏe tốt

Lê Bảo Trân – 1405QTVD

Trang