Công tác lưu trữ tại cục chính sách, tổng cục chính trị

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là kết quả thu hoạch kiến thức về thực tiễn qua đợt
thực tập cuối khóa, một trong những nội dung quan trọng trong quá trình đào tạo
của bất kỳ một ngành học nào. Qua đợt thực tập là cơ hội tốt để vận dụng những lí
luận được học vào thực tiễn công việc, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp từ đó rút ra
những nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Trong thực tế, công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng
đồng thời là một mắt xích trong lĩnh vực quản lý Nhà nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ
chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong
quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo
quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.
Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất
yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Để đáp ứng yêu cầu trên và thực hiện tốt chương trình đào tạo hệ Đại học
liên thông chuyên ngành Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, theo kế
hoạch đào tạo của nhà trường, đồng thời được sự đồng ý của Thủ trưởng Cục
Chính sách, Tổng cục Chính trị cũng là nơi em đang công tác, em đã tiến hành
thực tập tại cơ quan từ ngày 10 tháng 10 năm 2016 đến ngày 19 tháng 11 năm
2016 và chọn đề tài “Công tác lưu trữ tại Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị” để
làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Bố cục bài báo cáo gồm 04 phần:
Phần 1. PHẦN MỞ ĐẦU
Phần 2. PHẦN NỘI DUNG

Phần 3. PHẦN KẾT LUẬN
Phần 4. PHẦN PHỤ LỤC
Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện của
Nguyễn Minh Thuấn

1

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đảng uỷ, chỉ huy Cục Chính sách, sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của cán bộ, nhân
viên đang công tác tại Cục Chính sách để em hoàn thành đợt thực tập thực tế tại
cơ quan; sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ; Khoa Đào tạo
tại chức và Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Qua đây em xin gửi lời cám ơn chân thành nhất đến Đảng uỷ, chỉ huy Cục
Chính sách, toàn thể cán bộ, nhân viên trong Cục đã tạo điều kiện cho em hoàn
thành đợt thực tập này, cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến
các thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ; Khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng
đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này. Bản báo cáo của em không tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy (cô)
và toàn thể cán bộ, nhân viên Cục Chính sách để bản báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Minh Thuấn

Nguyễn Minh Thuấn

2

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ C ỤC CH ÍNH S ÁCH, TỔNG CỤC CHÍNH TRỊ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ
chức của Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Chính sách:
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Việt Nam giải phóng quân
trở thành Quân đội của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà. Trước những yêu
cầu bảo vệ cách mạng, bảo vệ chính quyền nhân dân, chuẩn bị kháng chiến
chống thực dân Pháp xâm lược, lực lượng vũ trang nhân dân phát triển nhanh
chóng... tình hình đó đặt ra yêu cầu khách quan phải có cơ quan chuyên trách về
công tác chính sách (CTCS) trong quân đội.
Ngày 26 tháng 02 năm 1947, theo đề nghị của Hội nghị toàn quốc các
chính trị uỷ viên khu và các chính trị viên Trung đoàn - Quân đội quốc gia Việt
Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 240/CP thành lập Phòng Thương
binh thuộc Chính trị Cục - đây là sự kiện đánh dấu về mặt tổ chức, sự ra đời hệ
thống Ngành Chính sách quân đội, đặt dưới sự lãnh đạo của Trung ương Quân
uỷ và sự chỉ đạo trực tiếp của Chính trị Cục (Tổng cục Chính trị - Quân đội nhân
dân Việt Nam hiện nay).
Khi cuộc chiến tranh chống đế quốc Mỹ phát triển ở đỉnh cao, trước yêu
cầu mới, ngày 21 tháng 11 năm 1967, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết định
số 117/QĐ-QP thành lập Cục Chính sách - đó là một tất yếu do đòi hỏi của yêu
cầu phát triển CTCS trong Quân đội nhân dân Việt Nam. Sự ra đời đó có mối

quan hệ gắn bó mật thiết với chức năng quản trị lưu trữ của ngành Chính sách
Quân đội, để CTCS quân đội nắm vững đường lối chủ trương của Đảng, chính
sách, pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ chính trị của Quân đội, thường xuyên
giữ vững nguyên tắc, chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất giúp ĐUQSTW,
Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị trình Nhà nước ban hành các chế độ chính
sách liên quan đến quân đội và HPQĐ để phù hợp với hoàn cảnh, tình hình từng
thời kỳ phát triển của đất nước.
Nguyễn Minh Thuấn

3

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1.2. Chức năng của Cục Chính sách
Cục Chính sách là cơ quan chuyên trách đầu ngành về nghiệp vụ CTCS
toàn quân. Có chức năng:
- Quản lý nhà nước về chính sách đối với quân đội và hậu phương quân
đội (HPQĐ). Nghiên cứu, đề xuất với Đảng và Nhà nước về chính sách đối với
quân đội và HPQĐ.
- Đề xuất các biện pháp, chế độ quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực
hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước đối với quân đội và HPQĐ.
1.1.2.1. Nhiệm vụ của Cục Chính sách:
- Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân sự
Trung ương (ĐUQSTW), Bộ Quốc phòng về chính sách đối với quân đội và
HPQĐ.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách theo chủ trương của Đảng và
chính sách của Nhà nước đối với quân đội và HPQĐ.
- Xây dựng các quy chế, quy định, các đề án về CTCS toàn quân.

- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện CTCS của các đơn vị.
- Tổ chức các hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết, bồi dưỡng
nghiệp vụ ngành nghiệp vụ CTCS.
- Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ, hướng dẫn và kiểm tra các đơn
vị trong quá trình tổ chức thực hiện.
- Xây dựng kế hoạch, phân cấp ngân sách, vật tư, xăng dầu cho các đơn vị
nghiệp vụ cấp dưới trong toàn quân.
Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do ĐUQSTW, Bộ
Quốc phòng và Tổng cục Chính trị giao.
1.1.2.2. Quyền hạn của Cục Chính sách:
Giải quyết các chế độ chính sách đãi ngộ của Đảng, Nhà nước, quân đội
theo luật định; quản lý, chỉ đạo, cân đối các chính sách đãi ngộ tinh thần, vật
chất đối với cán bộ, nhân viên, chiến sĩ trong quân đội, đồng thời đảm nhiệm
trực tiếp nghiên cứu và đề nghị vận dụng, bổ sung, sửa đổi hướng dẫn thực hiện
một số chế độ chính sách như:
Nguyễn Minh Thuấn

4

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chính sách đối với quân nhân, công nhân viên quốc phòng (CNVQP)
khi đang tại chức và khi chuyển ra ngoài quân đội như chính sách đối với lực
lượng đang công tác làm nhiệm vụ đặc thù, chính sách đào tạo nghề đối với hạ sĩ
quan, binh sĩ khi xuất ngũ, các chế độ phụ cấp, trợ cấp...
- Chính sách đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt liệt sĩ và chính
sách HPQĐ, như: giải quyết chế độ chính sách đối với thương binh, bệnh binh,
gia đình liệt sĩ; chính sách về nhà ở, an dưỡng, điều dưỡng, trợ cấp khó khăn...

- Chính sách khen thưởng: Tổng hợp, thẩm định, báo cáo đề nghị Nhà
nước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng tuyên dương danh hiệu Anh hùng lực lượng
vũ trang nhân dân (LLVT) và Anh hùng Lao động, các danh hiệu vinh dự Nhà
nước khác; khen thưởng huân chương, huy chương, bằng khen, giấy khen các
loại... cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong lao động, học tập,
công tác, chiến đấu...
+ Phối hợp chỉ đạo và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đã được
ban hành theo chức năng được phân công; Thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt
động CTCS của các đơn vị trong toàn quân; Giải quyết các khiếu nại, tố cáo có
liên quan đến CTCS trong quân đội và HPQĐ; Tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng
kết, hội nghị tập huấn nghiệp vụ CTCS cho các đơn vị trong toàn quân...
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục Chính sách
Theo Quyết định của Tổng Tham mưu trưởng Quân đội nhân dân Việt
Nam ban hành về cơ cấu tổ chức và biên chế của Cục Chính sách như sau:
- Cơ cấu tổ chức: Cơ quan được tổ chức thành 5 phòng và 1 ban, gồm:
+ Phòng Nghiên cứu Tổng hợp
+ Phòng Hậu phương Quân đội
+ Phòng Thương binh Liệt sỹ - Người Có công
+ Phòng Công tác mộ liệt sĩ
+ Phòng Thông tin điện tử
+ Ban Hành chính
- Về biên chế: được biên chế........ đồng chí, gồm:
+ 01 Cục trưởng
Nguyễn Minh Thuấn

5

Lớp LTH 1408A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ 03 Phó Cục trưởng
+ 05 Trưởng phòng
+ 05 Phó trưởng phòng
+ 01 Trưởng ban
Và cán bộ nghiên cứu, nhân viên và chiến sĩ liên lạc công vụ giúp các
phòng, ban và cơ quan hoạt động, giải quyết công việc hàng ngày.
Trụ sở Cơ quan : Số 38 A Lý Nam Đế, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cục chính sách: (Phụ lục số 01)
1.2. Tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Cục chính sách.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Hành chính
* Chức năng:
Giúp Cục trưởng tổ chức thực hiện công tác Văn thư, công tác Lưu
trữ của Cơ quan; phục vụ Chỉ huy Cục và các Phòng chức năng trong việc triển
khai thực hiện chương trình công tác, quy chế làm việc của Đảng ủy, Thủ trưởng
Cục và các hoạt động của Cơ quan; đảm bảo các điều kiện làm việc, sinh hoạt
của Thủ trưởng Cục và cán bộ, chiến sỹ trong Cục theo chế độ quy định.
* Nhiệm vụ và quyền hạn :
Giúp Cục trưởng:
- Tiếp nhận, đăng ký, báo cáo, xin ý kiến xử lý và chuyển giao theo chế
độ bảo mật toàn bộ công văn, tài liệu, đơn thư... do các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức xã hội và các cơ quan, đơn vị trong quân đội gửi đến Cục
Chính sách;
- Tiếp nhận, đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục chuyển đi theo chế độ bảo
mật toàn bộ công văn, tài liệu do Cơ quan ban hành;
- Tiếp nhận, đăng ký và tổ chức đánh máy vi tính, sao chụp công văn tài
liệu của Thủ trưởng Cục và các phòng chức năng khi đã được phê duyệt;
- Định kỳ tổ chức kiểm tra, thu hồi công văn tài liệu, hướng dẫn cán bộ
lập hồ sơ công việc. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theo đúng chế độ quy

định;
Nguyễn Minh Thuấn

6

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài
liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Theo dõi chương trình làm việc của Thủ trưởng Cục để đảm bảo phục
vụ cho việc thực hiện chương trình;
- Tham gia phục vụ và tổ chức bảo đảm các cuộc họp, hội nghị do Cục
Chính sách chủ trì;
- Quản lý trang thiết bị, vật tư, doanh trại; cấp phát và các phương tiện
khác để bảo đảm làm việc, sinh hoạt của Cơ quan;
- Duy trì nề nếp, các chế độ trực ban, trực nghiệp vụ, chấp hành điều lệnh,
điều lệ, thời gian làm việc, vệ sinh, phong trào thể dục, thể thao trong cơ quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng Cục giao.
* Mối quan hệ công tác:
- Ban Hành chính chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy Cục; chịu sự chỉ
huy, quản lý của Cục trưởng; chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư,
bảo mật, lưu trữ của Văn phòng Tổng cục Chính trị.
- Với các Phòng trong Cơ quan là mối quan hệ phối hợp, hiệp đồng và
công tác tổ chức, bảo đảm phục vụ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
* Cơ cấu tổ chức:
- Trưởng Ban Hành chính ;
- Bộ phận Bảo mật (Văn thư, Lưu trữ, Đánh máy);
- Bộ phận Tài chính - Vật tư;

- Chiến sỹ liên lạc (trực điện thoại, chuyển tin báo, tài liệu... );
- Tổ Lái xe.
* Mô tả cụ thể các công việc của Trưởng ban Hành chính:
- Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng Cục; lãnh đạo, chỉ huy tổ chức thực
hiện các mặt công tác của Ban Hành chính. Xây dựng chương trình công tác cho
Thủ trưởng Cục; lập kế hoạch và tổng hợp kết quả công tác thường kỳ cho Cơ
quan; xây dựng lịch công tác thường kỳ của Ban Hành chính. Chỉ đạo việc tiếp
nhận, chuyển giao các loại tài liệu; theo dõi và tổng hợp báo cáo Thủ trưởng Cục
bảo đảm tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp do Cơ quan chủ trì. Quản lý tài
Nguyễn Minh Thuấn

7

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
sản, vật tư, trang thiết bị; cung cấp vật tư văn phòng phẩm cho hoạt động của Cơ
quan;
- Giúp Thủ trưởng Cục quản lý ngân sách nghiệp vụ CTĐ, CTCT; lập dự
toán, phân phối kế hoạch ngân sách; hướng dẫn, kiểm tra sử dụng ngân sách và
thanh quyết toán kinh phí nghiệp vụ ngành theo phân công, phân cấp;
- Thừa lệnh Cục trưởng ký phiếu chuyển công văn tài liệu đến các cơ
quan, đơn vị có liên quan; ký giấy giới thiệu, giấy công tác cho cán bộ, chiến sĩ
trong Văn phòng đi công tác và một số giấy tờ hành chính khác, không mang nội
dung giải quyết công việc của cấp trên nhằm thực hiện chức trách nhiệm vụ của
Ban Hành chính khi được Thủ trưởng Cục giao;
- Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ công tác chuyên môn cho các
đồng chí trợ lý, nhân viên thuộc quyền; thường xuyên chăm lo đến đời sống vật
chất và tinh thần cho cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên trong Ban;

- Trực tiếp chỉ đạo một số công việc liên quan đến phương tiện đi công
tác, đảm bảo các trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất, doanh trại... phục vụ
cho hoạt động và sinh hoạt của cơ quan;
- Duy trì nề nếp và các chế độ trực ban, trực nghiệp vụ trong Cơ quan;
quản lý cán bộ, nhân viên, chiến sỹ thuộc biên chế của Ban Hành chính.
1.2.2. Đánh giá vai trò của Ban Hành chính trong việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp.
- Là một đơn vị giữ vai trò khá quan trọng trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ của cơ quan.
- Là trung tâm thu thập, sử lý thông tin, tham mưu cho Lãnh đạo, chỉ huy
cơ quan đúng đủ nội dung chương trình hành động.
- Là cơ quan tham mưu, giúp Thủ trưởng về công tác tổ chức các sự kiện
quan trọng. Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, hiệp đồng
cùng các phòng, ban trong cơ quan thực hiện có hiệu quả các công việc có liên quan.
- Việc thực hiện văn hóa công sở tại cơ quan Cục Chính trị phải tuân theo
quy định bắt buộc của Quân đội và của đơn vị, mọi cá nhân nhất nhất phải thực
hiện. Tuy nhiên bên cạnh đấy cũng phải phù hợp với truyền thống, bản sắc văn
Nguyễn Minh Thuấn

8

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội.
- Cấm hút thuốc lá và uống rượu bia trong giờ hành chính
- Về mang mặc toàn cơ quan thực hiện theo điều lệnh, gặp nhau chào hỏi
xưng hô bằng đồng chí.
1.2.3. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hoá văn phòng của cơ quan

Hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước nói chung, các đơn vị
quân đội nói riêng vốn rất đa dạng, do vậy mà tổ chức Văn phòng cũng có nhiều
hình thức cơ cấu tổ chức bộ máy khác nhau phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
của từng cơ quan, tổ chức.
Ban Hành chính là một đơn vị thuộc cơ cấu của Cục Chính sách có chức
năng tham mưu, tổng hợp trong hoạt động quản lý hành chính và đảm bảo hậu
cần, vật chất nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của Cơ quan. Do đó, xây dựng
Ban Hành chính vững mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cho cơ quan đổi
mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả,
hiệu lực của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, hiện nay việc tăng cường xây dựng
tổ chức và cải cách hoạt động đối với Ban Hành chính luôn luôn được sự quan
tâm đặc biệt của Đảng ủy, Chỉ huy Cục Chính sách.
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của
Cơ quan, chức năng tham mưu, tổng hợp của Ban Hành chính ngày càng được
quan tâm hơn. Về cơ cấu tổ chức, lãnh đạo Cục đã có phương án đề xuất với cấp
có thẩm quyền về việc nâng cấp Ban Hành chính lên Phòng Hành chính (trong
đó có Trưởng phòng; Phó phòng, Trợ lý Hành chính tổng hợp; Ban bảo mật; ban
Hậu cần - Tài chính; Tổ lái xe). Song song với việc xây dựng và hoàn thiện về
cơ cấu tổ chức, lãnh đạo Cục luôn quan tâm đúng mức đến việc chăm lo về đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng: hiện nay về cơ bản nhân sự thuộc Ban Hành
chính có trình độ đại học, cao đẳng tốt nghiệp Học viện Hành chính, ngành văn
thư lưu trữ thuộc Trường đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Cao đẳng văn
thư lưu trữ, Đại học tài chính... Thủ trưởng Cục luôn có sự chỉ đạo về công tác
và tạo điều kiện để Ban Hành chính phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo
Cục điều hành công việc. Việc đầu tư những điều kiện vật chất, trang thiết bị đối
Nguyễn Minh Thuấn

9

Lớp LTH 1408A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
với Ban Hành chính cũng được cải thiện, nâng cấp phù hợp với sự phát triển của
xã hội.
1.2.4. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của bộ
phận văn thư, lưu trữ tại Cục Chính sách
1.2.5. Bộ phận văn thư
Tổ chức
Công tác Văn thư tại Cục Chính sách được tổ chức theo mô hình tập
trung. Tất cả các văn bản đi, văn bản đến, công văn, giấy tờ, bưu phẩm đều tập
trung tại Ban Hành chính, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ phụ trách các
khâu nghiệp vụ về văn thư.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư
- Thực hiện quy trình văn bản đi;
- Thực hiện quy trình văn bản đến;
- Giúp lãnh đạo thực hiện theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;
- Bảo quản và sử dụng con dấu;
Biên chế
Bộ phận văn thư có 01 cán bộ làm công tác văn thư
1.2.6. Bộ phận lưu trữ.
Chức năng
Thực hiện công tác lưu trữ cơ quan tại Chi cục và lưu trữ lịch sử
Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã được phân loại, chỉnh lý; tổ chức
sắp xếp khoa học các phông tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị giá trị của các nguồn nộp lưu vào
kho lưu trữ lịc sử; thống kê hồ sơ tài liệu;
- Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị, tài liệu loai; làm thủ tục tiêu
Nguyễn Minh Thuấn

10

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hủy tài liệu hết giá trị, tài liệu loại theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định của Nhà
nước và của Bộ Quốc phòng.
- Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, các
hưỡng dẫn sơ yếu tài liệu, chỉ dẫn các phông tài liệu; xây dựng đề án, dự án
ứng dụng công nghệ thông tin số hóa các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản
tại kho lưu trữ cơ quan;
- Quản lý các trang thiết bị kho lưu trữ; tổ chức, bố trí phòng đọc phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Công bố, giới thiệu những tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi
theo quy định của pháp luật;
- Trả lời thư yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức cà cá nhân có
nhu cầu;
- Thực hiên chế độ diệt công trùng, mối mọt và tổ chức khử trùng hồ sơ
tài liệu kho lưu trữ chuyên dụng theo định kỳ;
- Xây dựng dự án tu bổ, phục chế đối với những tài liệu bị hư hỏng
hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp
luật;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ như: chỉnh lý khoa học tài

liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức có nhu cầu; cấp bản sao, chứng thực tài liệu
lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Biên chế
Bộ phận lưu trữ có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, có trình độ bậc đại học.

Nguyễn Minh Thuấn

11

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
CỤC CHÍNH SÁCH, TỔNG CỤC CHÍNH TRỊ
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
2.1.1. Việc xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ của Cục
Chính sách, Tổng cục Chính trị
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Ban Hành chính, Cục Chính sách Việc
xây dựng, ban hành các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ
thuộc chức năng, nhiệm vụ của Ban Hành chính. Như tham mưu, đề xuất với
Thủ trưởng Cục các nội dung cơ bản sau:
- Tổ chức thự hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, hướng dẫn
kiểm tra về lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch , báo cáo định kỳ hàng tháng, quý,
năm về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Thực hiện áp dụng các quy trình cải cách hành chính, hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000;

- Thực hiện tốt mối quan hệ phối hợp giữa các phòng chuyên môn và
tương đương trong quá trình tổ chức, triển khai các nhiệm vụ chuyên môn;
phòng quản lý văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài
hạn hàng năm, các chương trình, đề án, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực
hiện các chế độ quy định về công tác văn thư, lưu trữ để trình cấp có thẩm quyền
ban hành;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, chế độ quy định
về công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị;
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử ”;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết
giá trị” của các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn nghiên cứu, ứng dụng khoa hoc
Nguyễn Minh Thuấn

12

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ trình
cấp có thẩm quyền ban hành; tổng hợp, báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ
theo quy định;
Một số văn bản Ban Hành chính đã tham mưu, ban hành (Xem phụ lục 02)
2.1.2. Quản lý Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Phông lưu trữ Cục Chính sách được hình thành ngay khi Cục được thành
lập năm 1947. Phông lưu trữ Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị được quản lý

thống nhất tập chung về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ.
Ban Hành chính, Cục Chính sách là đơn vị thực hiện nhiệm vụ công tác
lưu trữ, hiện nay Kho lưu trữ Cục chính sách đang lưu trữ 56 mét giá tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn. Để phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của
cán bộ, nhân viên trong cơ quan và các cơ quan, tổ chức trong và ngoài quân đội
có liên quan; do vậy, Đảng ủy, chỉ huy Cục rất quan tâm, đã áp dụng các biện
pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng
tài liệu lưu trữ.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của Cục Chính sách
Vấn đề tổ chức nghiên cứu khoa học đến thời điểm hiện tại thì chưa có
đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu
trữ tại Cục đã thực hiện rất tốt, phần mềm nhập dữ liệu của Bộ Quốc phòng đã
được đưa vào sử dụng. Hiện nay 100% cán bộ trong cơ quan được trang bị mỗi
người 01 máy tính kết nối mạng nội bộ (LAN). Với mục đích để cập nhật thông
tin một cách nhanh chóng và tiện dụng nhất các phòng, ban đều được trang bị
mỗi phòng một máy điện thoại bàn và số máy riêng phục vụ cho công việc.
Ngoài ra các cán bộ trong Cục được trang bị các thiết bi tin học khác để phụ vụ
công tác chuyên môn nghiệp vụ như: Máy in, máy photo, máy fax vv…

Nguyễn Minh Thuấn

13

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ

Hiện tại cán bộ biên chế làm công tác Văn thư, lưu trữ tại Ban Hành
chính, Cục Chính sách có 02 cán bộ (01 cán bộ làm văn thư, 01 cán bộ làm lưu
trữ). Tuy nhiên vẫn còn một số khó khăn về nhân sự lãnh đạo của Ban Hành chính
chưa kiện toàn đủ hiện nay mới chỉ có Trưởng ban, chưa có Phó trưởng Ban.
Trong những năm qua công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu
trữ được các cấp lãnh đạo quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cán bộ trực
tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ và cán bộ quản lý tham gia các lớp tập huấn
đầy đủ và đúng đối tượng.
Năm 2014 Bộ tổng Tham mưu tổ chức 01 lớp tập huấn về nghiệp vụ
công tác văn thư-lưu trữ và công tác văn phòng trong cơ quan bộ Quốc phòng,
cùng với các chuyên đề tổng quan về quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ…
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của Cục Chính sách.
Công tác thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ của Cục Chính sách
được tiến hành thường xuyên, trung bình mỗi năm kiểm tra định kì mỗi năm 01
đợt, nội dung của việc kiểm tra đối với công tác lưu trữ chủ yếu là tập trung vào
việc thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, kho tàng, trang thiết bị
bảo quản, công tác thực hiện chỉnh lý, công tác phục vụ tra cứu và bảo quản tài
liệu phòng chống mối mọt, đầu tư trang thiết bị, việc ứng dụng công nghệ thông
tin…và một số công tác thuộc lĩnh vực lưu trữ.
2.2. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TẠI
CỤC CHÍNH SÁCH
2.2.1 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc quản lý văn bản đi, đến của Cục Chính sách thực hiện đúng theo
Thông tư số 91/2012/ ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ Quốc phòng ban hành
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội. Quy
trình quản lý văn bản đi đến của cơ quan cũng đảm bảo theo nguyên tắc tập
chung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình nhà nước đã quy định.
Nguyễn Minh Thuấn

14

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Quy trình lập hồ sơ hiện hành tại Cục Chính sách bước đầu cũng đi vào
nề nếp, cán bộ trong Cục đã ý thức được trách nhiệm của mình trong việc lập hồ
sơ công việc. Chất lượng hồ sơ được lập đảm bảo theo quy định thu thập được
tương đối đầy đủ những tài liệu liên quan đến công việc cần giải quyết, hạn chế
việc thất lạc tài liệu trong quá trình giả quyết công việc (Xem phụ lục 03)
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Cục Chính sách.
Có thể thấy rằng, công tác lưu trữ bao gồm nhiều các khâu nghiệp vụ
khác nhau, nó có sự liên quan chặt chẽ và đòi hỏi mỗi cán bộ, nhân viên làm
công tác lưu trữ phải nắm được điều đó trong quá trình làm việc của mình. Đặc
biệt đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu bởi vì đó là nhũng thông tin đầu
vào, là công đoạn đầu tiên cho chuỗi công đoạn tiếp theo, nó ảnh hưởng trực tiếp
đến các khâu tiếp theo rất lớn. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được thự hiện
đúng theo Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012...
Trước hết, xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Cục là hết
sức quan trọng, nếu công tác này làm tốt thì sẽ đạt kết quả tốt.
Cùng với việc xác định nguồn thì việc xác định chính xác thành phần nội
dung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng. Thành phần nộp vào Cục Chính
sách cũng rất đa dạng nhưng chủ yếu là tài liệu hành chính.
Thực hiện kế hoạch công tác hàng năm lưu trữ Cục đã chủ động phối hợp với
các cơ quan, tổ chức có tài liệu đến thời hạn nộp lưu giao nộp vào kho lưu trữ Cục.
Tổng số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu đã giao nộp tài liệu vào lưu
trữ Cục đến thời điểm này là 06 đơn vị.
Tổng số mét tài liệu đã giao nộp vào lưu trữ đến thời điểm này là 7 mét giá.

Mặc dù thu được số tài liệu như đã nêu trên thuận tiện tuy nhiên công tác
này vẫn còn gặp nhiều hạn chế, bất cập như sau:
Phần lớn tài liệu giao nộp đều là tài liệu hành chính đã chỉnh lý hoàn
chỉnh. Tài liệu thuộc các loại hình khác còn ít, Do hạn chế về diện tích kho bảo
quản việc thu thập hồ sơ tại 1 số đơn vị chưa thực hiện thường xuyên hầu hết
các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa có sự tự giác, chủ động nộp tài liệu.
2.2.3. Xác định gía trị tài liệu
Nguyễn Minh Thuấn

15

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu là một trong những
nghiệp vụ khó của công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu là công tác xuyên
suốt liên quan đến vòng đời của tài liệu từ khi hình thành trong quá trình giải
quyết công việc đến khi đưa vào Lưu trữ cơ quan. Việc xác định tài liệu nên
được bảo quản vĩnh viễn hay bảo quản có thời hạn, và thời hạn bao lâu là rất cần
thiết, và cần có cơ sở để xác định đúng giá trị và thời hạn bảo quản của tài liệu.
Thực tế tại Cục việc xác định thời hạn bảo quản đã thực hiện theo đúng
những quy định của nhà nước ban hành.
Sau khi chỉnh lý hồ sơ, lưu trữ Cơ quan căn cứ vào chức năng nhiệm vụ
của Chi cục và của các đơn vị tiến hành xác định giá trị tài liệu làm cơ sở cho
việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu gồm:
+ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời
hạn tính bằng số lượng năm;
+ Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ;
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Cục chính sách đã đảm bảo đúng

nguyên tắc: đúng thủ tục và quy trình qui định theo Điều 18 của Luật Lưu trữ và
Công văn 879 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; tài liệu hết giá trị đã được
Hội đồng xem xét trước khi ra quyết định tiêu hủy. Bởi mỗi cán bộ, nhân viên
đều hiểu rất rõ rằng những tài liệu đã tiêu hủy sẽ mất vĩnh viễn, không thể khôi
phục lại được. Việc xác định đúng giá trị của tài liệu, tiêu hủy đúng tài liệu đã
hết giá trị không chỉ tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà còn tiết kiêm nhân lực, cơ
sở vật chất để bảo quản nhiều tài liệu không còn giá trị.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức tài liệu trong phông theo một phương án
phân loại khoa học, sau đó sửa chữa hoặc phục hồi lập mới những hồ sơ,
đơn vị bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:
+Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện
hành, xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử và
Nguyễn Minh Thuấn

16

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tài liệu hết giá trị cần phải loại ra để tiêu hủy;
+ Hệ thống hóa hồ sơ, lập mục lục hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu
hết giá trị để tiêu hủy;
+ Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ,
tài liệu của từng cơ quan hình thành phông phải được sắp sếp theo phông riêng

biệt ngoài ra tài liệu khi sắp xếp phải phản ánh được các mặt hoạt động của cơ
quan có tài liệu.
Tài liệu tại kho Lưu trữ Cục, các phông đều được chỉnh lý theo đúng quy
trình nghiệp vụ. Hồ sơ tài liệu sau khi chỉnh lý được sắp xếp khoa học thuận tiện
cho việc khai thác, sử dụng tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu theo quy định.
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu
Thống kê là nhằm nắm được những số liệu về số lượng, chất lượng, thành
phần nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu. Lý luận lưu
trữ học cung cấp 4 loại công cụ tra cứu và 9 loại công cụ thống kê tài liệu nhưng
tất cả công cụ tra cứu trong kho lưu trữ Cục là sổ Mục lục hồ sơ , sổ mục lục
tra tìm tài liệu, thẻ tra tìm tài liệu, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông.
Các công cụ tra cứu hiện đại như: Phần mền quản lý và tra tìm tài
liệu lưu trữ của Bộ Quốc phòng ban hành.
Về cơ bản, cấu trúc của bản in trên máy vi tính và bản viết tay đều giống
nhau, gồm các cột thông tin: cặp số, đơn vị bảo quản số, Có thể thấy, hiện nay
“Mục lục hồ sơ” do lưu trữ của đang thực hiện đúng với tiêu chuẩn ngành.
Về thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo định kỳ hàng năm, các các đơn
vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ về lưu trữ
Cục để tổng hợp báo cáo Bộ Quốc phòng theo quy định.
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Về cơ sở vật chất, kho tàng và trang thiết bị bảo quản
Kho lưu trữ Cục Chính sách, gồm 02 phòng với diện tích sử dụng 18 m2;
trong kho đã được đầu tư mua sắm những trang thiết bị thiết yếu để phục vụ cho
Nguyễn Minh Thuấn

17

Lớp LTH 1408A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công tác lưu trữ tài liệu, phần nào đáp ứng được yêu cầu của công tác bảo quản
an toàn tài liệu. Hàng năm đều được đầu tư mua sắm, tu sửa và hệ thống kho
tàng và phòng làm việc của cán bộ.
Về trang thiết bị bảo quản gồm có giá, tủ, hộp đựng tài liệu; 02 điều hòa
nhiệt độ, 01 quạt cây thường, 02 quạt thông gió; 01 máy hút bụi; 5 bình chữa
cháy...
Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo vệ, bảo quản tài liệu tại kho
lưu trữ Cục.
Tại kho lưu trữ Cục thường xuyên sử dụng quạt để thông gió; vệ sinh kho
6 tháng một lần; thực hiện vệ sinh tài liệu nền giấy theo quy định; thực hiện khử
trùng tài liệu 01 lần/năm; tài liệu luôn được bảo quản an toàn, không để xảy ra
tình trạng tài liệu bị hư hỏng, mất mát, thất lạc.
Trong năm 2015 đã hoàn thành việc nhập dữ liệu tài liệu lưu trữ các cơ
quan, đơn vị với tổng số là 9.500 văn bản lưu trữ.
Các trang thiết bị bảo quản tài liệu tại kho, có hệ thống an ninh camera,
thiết bị phòng cháy lắp đạt đúng theo quy định.
Hàng năm Cục xây dựng kế hoạch thực tập chữa cháy với các tình huống
cháy giả định có tính phức tạp tại kho lưu trữ nhằm đáp ứng mọi tình huống bất
ngờ sảy ra.
Bên cạnh đó việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu được thực hiện thường xuyên,
nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào như làm mất, hư hỏng tài liệu.
2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ, chức khai, thác sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng trong công
tác lưu trữ, đây là khâu quan trọng vì đó là đầu ra của thông tin phục vụ cho các
mục đích chính đáng của con người.
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm nghiên cứu tại
phòng đọc, photo, in sao tài liệu.
Việc khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu tại kho lưu Cục được thực hiện
theo quy trình thủ tục hành chính của Bộ Quốc phòng, đảm bảo bí mật, an toàn

tài liệu, không có hiện tượng sử dụng tài liệu lưu trữ trái với quy định của nhà
Nguyễn Minh Thuấn

18

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nước. của quân đội. Hình thức khai thác chủ yếu tại Cục là nghiên cứu tại phòng
đọc, photo in sao tài liệu.
Các công cụ tra cứu tài liệu hiện có trong kho lưu trữ gồm 12 quyển mục
lục; kết hợp tra cứu tìm tài liệu đã nhập trên hệ thống phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ.

CHƯƠNG 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CỤC CHÍNH SÁCH, TỔNG
CỤC CHÍNH TRỊ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức tài liệu trong phông theo một phương án
phân loại khoa học, sau đó sửa chữa hoặc phục hồi lập mới những hồ sơ,
đơn vị bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ,
tài liệu của từng cơ quan hình thành phông phải được sắp sếp theo phông riêng
biệt ngoài ra tài liệu khi sắp xếp phải phản ánh được các mặt hoạt động của cơ
quan có tài liệu.
Trong thời gian thực tập tại Cục Chính sách, Tổng cục chính trị em đã
được phân công và trực tiếp tham gia vào các khâu nghiệp vụ của công tác lưu
trữ, cụ thể em được giao nhiệm vụ phụ trách, hướng dẫn, kiểm tra các quy trình

nghiệp vụ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Cục Chính sách.
Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý lần này là 8 mét giá tài liệu hành chính
rời rẻ, khi tiếp nhận khối tài liệu này còn trong tình trạng bó gói lôn xộn, chưa
được phân sơ bộ, chưa xác định được tài liệu của từng phòng, ban chuyên môn.
Nội dung quy trình nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo đúng quy định
tại Công văn 283/VTLTNN-NVĐP ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, các công việc cụ thể em đã được thực hiên như sau:
* Các công việc chuẩn bị chỉnh lý
Nguyễn Minh Thuấn

19

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Giao nhận tài liệu
Đối với Cục chính sách tài liệu lưu trữ được bộ phận quản lý kho riêng
khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành giao nhận tài liệu. Số
lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá gồm 8 mét giá.
Việc giao nhận tài liệu được lập thành biên bản có ký nhận của hai bên và
có xác nhận rõ ràng .
- Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
- Khảo sát tài liệu
Khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình hình của
phông tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản hướng
dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu
còn thiếu để bổ sung cho phông và yêu cầu xác định được những nội dung: Tên
phông, giới hạn thời gian; Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý; Thành phần tài
liệu; Nội dung của tài liệu; Tình trạng của phông tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Thu thập, bổ sung tài liệu
Trong quá trình khảo sát tài liệu nhóm chỉnh lý đã nhận thấy khối lượng
tài liệu văn bản đi của Cục Chính sách không đầy đủ và đã phối hợp với cán bộ
lưu trữ cơ quan rà soát giao nộp đầy đủ theo quy định.
- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
+ Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt
động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.
Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.
Khi biên soạn căn cứ vào văn bản về việc thành lập quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; quy định về quan hệ, lề lối làm việc và
chế độ công tác văn thư; biên bản giao nhận tài liệu ; báo cáo kết quả khảo sát tài
liệu; sổ đăng ký văn bản đi, đến và các văn bản liên quan khác.
+ Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm
Nguyễn Minh Thuấn

20

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được
dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài
liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất.
Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các
nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục
Chính sách và tình hình thực tế của tài liệu nhóm chỉnh lý đã thống nhất lựa
chọn phương án “Cơ cấu tổ chức - thời gian”
Nội dung chi tiết bản Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
+ Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu em căn cứ vào các
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; Bản lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ ; Danh mục
hồ sơ của cơ quan; Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của Bộ Quốc
phòng quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của cơ quan, đơn vị Quân đội.
- Lập kế hoạch chỉnh lý
Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện,
nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
Kế hoạch chỉnh lý được em biên soạn các công việc cụ thể áp dụng cho
nhóm chỉnh lý 3 người thực hiên
* Thực hiện chỉnh lý
- Phân loại tài liệu
Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, nhóm chỉnh lý đã tiến hành
phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn
Gồm các tổ chức tham mưu tổng hợp, phòng chuyên môn, nghiệp vụ
(Phòng Nghiên cứu; Phòng Hậu phương Quân đội; Phòng Thương binh, liệt sĩNgười có công; Phòng Công tác mộ liệt sĩ; Phòng Thông tin điện tử; Ban Hành
chính và tài liệu Đảng, Đoàn, Phụ nữ.
Nguyễn Minh Thuấn

21

Lớp LTH 1408A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa
Cụ thể tài liệu của các phòng được chia về thời gian từng năm.
Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ
Chia tài liệu từ các năm trong từng phòng chuyên mô, nghiệp vụ thành
các nhóm vấn đề nhỏ (ví dụ khối tài liệu Văn phòng chia về các nhóm: Vấn đề
chung; Văn thư và lưu trữ; Thi đua khen thưởng; Pháp chế; Tổ chức bộ máy và
Cán bộ; Cải cách hành chính; hành chính, quản trị, đối ngoại…)
- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
Từ các nhóm nhỏ từng phòng ban nhóm chỉnh lý phân công nhiệm vụ
từng người phụ trách việc lập hồ sơ của mỗi phòng, căn cứ bản hướng dẫn phân
loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết
hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Mỗi hồ sơ được được để trong một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời;
đồng thời, ghi số đó và những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ ghi theo ký hiệu
của người lập hồ sơ theo từng phòng và theo phương án phân loại tài liệu, tiêu
đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có
trong hồ sơ.
- Biên mục phiếu tin (thẻ tạm)
Các thông tin cơ bản về một hồ sơ được ghi đầy đủ trên phiếu tin gồm:
Ký hiệu thông tin hồ sơ của cá nhân lập; tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời
hạn bảo quản.
- Hệ thống hoá hồ sơ
Hệ thống hóa hồ sơ được thực hiện theo 02 bước gồm:
Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các
nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm
lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên
phiếu tin.
Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ của phông theo số thứ tự tạm thời của

phiếu tin.
Khi hệ thống hoá hồ sơ kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với
Nguyễn Minh Thuấn

22

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị
cho hồ sơ chưa chính xác hoặc không thống nhất.
- Biên mục hồ sơ
Em đã phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm chỉnh lý tiến
hành: Đánh số tờ; viết mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc; viết bìa hồ sơ
đúng theo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quy định.
- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành
các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành bó có danh mục tài
liệu hết giá trị có thuyết minh tài liệu hết giá trị kèm theo đúng quy định.
- Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp; viết và dán nhãn hộp

Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông, số hồ
sơ của Phông Cục chính sách trong lần chỉnh lý này gồm có ..hồ sơ
được đánh từ số 01 cho đến số…được đưa vào bìa hồ sơ và cho vào trong
hộp, nhãn hộp được đánh trực tiếp trên máy tính và thực hiện gián nhãn hộp theo
quy định.
- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ
Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm

tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài
liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ , các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn
vấn đề; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục
Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê
hồ sơ của Phông Cục Chính sách và đóng quyển mục lục để phục vụ cho việc
quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.
* Kết thúc chỉnh lý
- Kiểm tra các kết quả đã thực hiện
Gồm các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; danh mục tài liệu
loại của phông và kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.
Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao theo quy định
- Bàn giao tài liệu
Nguyễn Minh Thuấn

23

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Gồm Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ ; Tài liệu
loại ra để tiêu huỷ được bàn giao theo danh mục tài liệu loại
- Tổng kết chỉnh lý
Em thực hiện các nội dung sau:
+ Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý gồm đánh giá qua những kết quả đạt
được và nhận xét, đánh giá
+ Hoàn chỉnh hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao cho lưu trữ Cục Chính sách:
Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch
chỉnh lý; Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu
có); Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo

bản thuyết minh;Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý. Tất cả các văn bản liên quan được
ký đầy đủ họ tên và xác nhận của cơ quan tổ chức liên quan được lập thành 02
bản có giá trị pháp lý như nhau.
Trên đây là toàn bộ nội dung em đã thực hiện trong thời gian thực tập tại
Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị với nhiệm vụ được lãnh đạo Cục giao phụ
trách, hướng dẫn, kiểm tra và trực tiếp thực hiện các quy trình nghiệp vụ chỉnh
lý tại Phông Cục Chính sách, bản thân em đã nỗ lực, cố gắng và hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, đúng tiến độ và thời gian theo quy định.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
Cục Chính sách, tổng cục chính trị
3.2.1 Tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học của hoạt động
lưu trữ
Từ những quy định của Luật lưu trữ và thực tiễn công tác ở Chi cục em
xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp như sau|:
Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập
tài liệu lưu trữ.
Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền các văn bản của Nhà nước của Bộ
nội vụ và Bộ Quốc phòng về công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức
nhằm nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ mà
trọng tâm là tổ chức quán triệt các Nghị định của Chính phủ về công tác lưu trữ,
Nguyễn Minh Thuấn

24

Lớp LTH 1408A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
các văn bản hướng dẫn thi hành các Nghị định do các cơ quan Nhà nước ban
hành.

Cục Chính sách cần đưa công tác giao nộp tài liệu lưu trữ hàng năm vào
tiêu chuẩn bình xét thi đua, tuyên dương, biểu dương những đơn vị và cá nhân
làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ. Nhắc nhở chấn chỉnh đối với các đơn
vị, cá nhân không thực hiện tốt công tác này.
Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu
trữ Cục Chính sác, Tổng cục chính trị
Xây dựng, ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy định, hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác lưu trữ như sau:
- Quy định Danh mục tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ

của cơ quan. Bởi thực tế do không xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm nên cán
bộ lưu trữ chưa kiểm soát được thành phần, khối lượng tài liệu đến hạn thu thập
vào kho. Khối lượng tài liệu đến hạn nhưng chưa được thu thập còn nằm rải rác
ở các đơn vị chuyên môn khá lớn.
Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Cục
Chính sách, Tổng cục Chính trị
Để đánh giá đúng thực trạng tình hình của công tác lưu trữ, Cục cần
thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả kiểm điểm làm rõ những mặt làm được,
những mặt chưa được, qua đó kịp thời biểu dương các tập thể, cá nhân có thành
tích tốt trong công tác, nhắc nhở, rút kinh nghiệm đối với tập thể, cá nhân chưa
hoàn thành nhiệm vụ; nâng cao và phát huy tốt hơn nữa vai trò quản lý, chỉ đạo
của Lãnh đạo đơn vị đối với công tác lưu trữ nhất là vai trò của người đứng đầu.
3.2.2. Tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ
Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho
đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.
Cục Chính sách cần chủ động tổ chức thực hiện các lớp tập huấn chuyên
sâu về công tác lưu trữ trong Bộ. Để nâng cao chất lượng hiệu quả của tập huấn
cần làm tốt các việc như:
+ Biên soạn tài liệu hướng dẫn chuyên sâu cho chuyên đề này.
Nguyễn Minh Thuấn

25

Lớp LTH 1408A