Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã yên khê

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy cô khoa
Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền dạy kiến thức
cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường để em có thể hoàn
thành tốt chuyến thực tập này.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn của mình tới toàn thể các cán bộ trong Ủy
ban nhân dân xã Yên Khê đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyến
thực tập vừa qua. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anh, chị
cán bộ Văn phòng, là những người đã trực tiếp hướng dẫn em trong quá
trình thực tập tại Ủy ban nhân dân xã Yên Khê.
Và bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu như không có sự giúp đỡ
của Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Giáo viên hướng dẫn, thầy đã tâm huyết
truyền dạy kiến thức cho sinh viên cũng như là cho em trong thời gian vừa
qua.
Với thời gian thực tế là 08 tuần (bắt đầu từ ngày 12/06/2017 đến ngày
11/08/2017). Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo
viên hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết
được trang bị ở trường học vào công tác thực tiễn tại cơ quan. Trong suốt
thời gian thực tập, em đã có cơ hội thực hành các nghiệp vụ Văn thư, văn
phòng. Qua đó, em đã rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu
biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm
quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ.
Một lần nữa cho em gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ
Nguyễn Mạnh Cường giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, đã tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập. Cảm ơn


các cán bộ hướng dẫn tại Văn phòng UBND xã Yên Khê đã tạo điều kiện
giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
Do những hạn chế nhất định về vốn kiến thức và kinh nghiệm thực
tiễn nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận

được những ý kiến đóng góp từ Thầy cô giáo để bài báo cáo được hoàn
chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Yên Khê, ngày 11 tháng 8 năm 2017
SINH VIÊN

LỜI MỞ ĐẦU


1. Lý do chọn đề tài.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, thi hành đều gắn liền với
công tác văn thư – Lưu trữ nói chung. Do vậy công tác Văn thư đối với hoạt
động quản lý hành chính là rất quan trọng.
Có thể thấy công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo ban
hành và quản lý văn bản của cơ quann là một vấn đề hết sức quan trọng và
cần được quan tâm đúng mực vì văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa
là công cụ quản lý điều hành nhà nước tại địa phương. Do vậy, việc soạn
thảo và ban hành văn bản nó không thể thiếu ở mỗi cơ quan, nó góp phần
đảm bảo làm cho hoạt động của cơ quan sẽ thuận lợi có hệ thống, đồng bộ từ
trên xuống dưới, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo ban hành văn
bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước.
Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động
cơ quan hành chính nhà nước nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng
kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nhước trên mọi lĩnh vực
của đời sống kinh tế - xã hội. Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản
quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh
hưởng không nhỏ tới mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu

quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Qua thời gian thực tập tại UBND xã Yên Khê huyện Con Cuông tỉnh
Nghệ An tôi thấy hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản đang là môt vấn
đề được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đối
với công tác lãnh đạo, điều hành và bản lý nhà nước tại địa phương.


Mặc dù đã có rất nhiều công trình viết về công tác Văn thư – Lưu trữ
của rất nhiều tác giả. Nhưng viết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
thì còn rất ít. Do vậy, nên tôi đã chọn đề tài: Công tác Soạn thảo và ban
hành văn bạn tại UBND xã yên Khê cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của
mình nhằm thấy được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn
bản trong công tác văn thư đối với từng cơ quan, tổ chức cũng như vai trò
của công tác soạn thảo và ban hành văn bản trọng hoạt động quản lý của các
nhà quản trị trong hoạt động của cơ quan.
2. Lịch sự nghiên cứu.
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ có thể
liệt kê một số công trình như sau:
-

GV. Vũ Thị Phong Lê: Bài giảng Nghiệp vụ Văn thư. Đã đề cập đến các vấn
đề sau:
+ những vấn đề chung của công tác văn thư trình bày nội dung kiến thức
sau: Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư; vị trí, ý nghĩa
của công tác văn thư; những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan; tổ
chức quản lí công tác văn thư; Các hình thức tổ chức trong công tác văn
thư.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: có nội dung trình bày về
khái niệm và nguyên tắc; quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: có kết cấu nội dung gồm 2

phần. Phần 1 trình bày các khái niệm và nguyên tắc văn thư. Phần 2 trình
bày quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật: trình
bày các kiến thức về tổ chức và giải quyết văn bản nội bộ, tổ chức và giải

-

quyết văn bản mật;
PGS. Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2011;


-

Nguyễn Thị Phương, sinh viên trường cao đẳng sư phạm trung ương: Báo
cáo thực tập về công tác văn phòng HĐND-UBND tại UBND huyện Anh
Sơn, Tỉnh Nghệ An.
Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu cụ thể nào về công tác soạn
thảo và bàn hành văn bản tại UBND xã Yên Khê - huyện Con Cuông,
Nghệ An.

-

Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, và công tác soạn thảo và ban hành

-

văn bàn của UBND xã Yên Khê
Nhận xét ưu điểm (những gì đã làm được) và hạn chế (những gì chưa làm

-

được) về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê
Từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm góp phần làm cho công tác văn thư nói

3.

chung và công tác soạn thảo ban hành văn bản nói riêng tại UBND xã Yên
Khê ngày càng tiến bộ.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là những lý luận chung về công tác Văn Thư, soạn
thảo ban hành và quản lý văn bản của cơ quan
Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian có hạn em xin nghiên cứu công tác
soạn thảo và ban hành ban bản của Ủy ban nhân dân xã Yên Khê với những
5.

số liệu từ năm 2013 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu.
Dựa trên việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan sát, kết
hợp với những kiến thức được thầy cô truyền dậy và kinh nghiệm của bản
thân.
Đề tài nghiên cứu là sự kết hợp giữa lý luận và thực tế để nội dung

6.

nghiên cứu được rõ ràng và khoa học.
Đóng góp của đề tài.
Qua bài nghiên cứu này tôi mong muốn công tác văn thư nói chung và
công tác soạn thảo ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê sẽ được quan

tâm và chú trọng hơn nữa, đầu tư trang thiết bị và các phần mềm ứng dụng
tiên tiến, hiện đại hơn.
Sau kết quả nghiên cứu, tôi hi vọng đề tài của tôi sẽ được mọi người
quan tâm và trở thành một trong những tài liệu tham khảo có ý nghĩa thiết
7.

thực trong cuộc sống.
Cấu trúc của bài nghiên cứu.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. đề tài
gồm có 3 chương:
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VAN BẢN

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN
1.1.

1.1.1.

Về công tác văn thư nói chung.
Khái niệm về công tác Văn thư:
Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành

văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây

dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó.
1.1. 2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.


- Vị trí: Vănthư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng
như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
- Ý nghĩa: Công tác Văn thư giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ
quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng
đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý
công việc của cơ quan đựơc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu
quả và thành tích hoạt động của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt
động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn
được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách
thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên,
vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ
quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho
công tác tra cứu thông tin quá khứ.
1.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ
quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng,
cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó,
công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:


- Nhanh chóng: Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu

nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ
quan, tổ chức. Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng
được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải
quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác
Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời
với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc của cơ quan.
- Chính xác: Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt
động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém
phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải
quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan,
văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy
định. Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ
của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy,
đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải
theo những quy định của pháp luật.
- Bí mật: Bímật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ
gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải
quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm
bảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan
tổ chức là sự thành công của mỗi cơ quan đó


- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn
thứ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy, yêu vầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trwor thành một trong
những tiền đề để đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi
cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn

thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành
từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuât của đất nước cũng như điều kiện
cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc
áp dụng phương tiên kỹ thuạt hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan
đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
1.1.4. Hình thức tổ chức Văn thư.
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn
bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ
quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức
phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích
cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng
cơ quan.
Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông
thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung,
hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp.
Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình
thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít
phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít.


Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu
nghiệp vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn
vị có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau.

Quátrình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức

này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành
pháp quản lý hành chính Nhà nước.
1.2.

1.2.1.

Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Khái niệm của văn bản:
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể

này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo
từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có
những hình thức và nội dung khác nhau.
1.2.2. Những yên cầu về nội dung:
Tính mục đích: khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục
đích, mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn cảu nó, tức cần phải trả lời cacds vấn
đề. Văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết các việc gì? Mức độ giải
quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình
thức văn bản.
Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phảiđảm bảo cóđủ lượng
thông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụngđểđưa
vào văn bản phảiđược xử lý vàđảm bảo chính xác.
- Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủđề, bố cục
chặt chẽ
- Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức.


- Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính.
- Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản.
Tínhđại chúng: Văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với
trìnhđộ dân trí, phảiđảm bảo tới mức tốiđa, tính phổ cập, song không ảnh
hưởngđến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.
Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản
thể hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời

phảnánhđịa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ
dược ban hànhđúng thẩm quyền quy định vàđược trình bày dưới dang quy
phạm pháp luật.
Tính khả thi: Một yêu cầuđối với văn bảnđồng thời là hiệu quả, kết
hợpđúngđắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn
bảnđược thi hànhđầyđủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợpđủ cácđiều
kiện sau:
- Nội dung phảiđưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,
nghĩa là phải phù hợp với trìnhđộ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi
hành.
- Khi quy định các quyền cho chủ thểđược hưởng phải kèm theo các
điều kiệnđểđảm bảo thực hiện các quyềnđó.
- Phải nắm vữngđược khả năng mọi mặt củađối tượng thực hiện văn
bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
1.2.3. Những yêu cầu về thể thức:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được
thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo
giá trị pháp lý cho văn bản. Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện
nay công tác soạn thảo văn bảnđượcáp dụng theo Thông tư số 01/2011/TTBNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụđược trình bày như sau:


Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :
- Quốc hiệu.
- Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
gồm những thành phầnáp dụngđối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể.
* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

11

20-25 mm

2

1

3

4

15

5b

5a


10a

9a

10b

12

30-35 mm
6

1520
m
m

7a
9b
13

8
7c

7b

14

20-25 mm


* Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản :
1

: Quốc hiệu.

2

: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

3

: Số, ký hiệu văn bản.

4

: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

5a

: Tên trích yếu nội dung văn bản.

5b

: Trích yếu nội dung công văn.

6

: Nội dung văn bản.

7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền.
8

: Dấu cơ quan, tổ chức.

9a,9b : Nơi nhận.

1.2.4.

10a

: Dấu chỉ mứcđộ mật.

10b

: Dấu chỉđộ mật.

11

: Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành.

12

: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản.

13

: Ký hiệu ngườiđánh máy và số lượng bản pháp hành.

14

: Địa chỉ cơ quan.

Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện

ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh
vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong
hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải
đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ


thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính
trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công
tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn
bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với
đối tượng quản lý.
1.2.5.

Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn

thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn
bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu
thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc
sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu
cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong
cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ
yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
Như vậy hoạtđộng soạn thảo văn bản cần thực hiệnđúng những quy
địnhtrên đây chính là cơ sở lý luận của hoạtđộng soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND xã Yên Khê.

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN


2.1. KHÁI QUÁT VỀ XÃ YÊN KHÊ – CONG CUÔNG – NGHỆ AN
2.1.1. Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý.
Yên Khê có tổng diện tích tự nhiên 5.244, 04 ha. Trong đó đất nông
nghiệp 4.951,33 ha = 94,42%, đất phi nông nghiệp 236,44 ha = 4,51%, đất
chưa sử dụng 56,27 ha = 1,07 %.
Có vị trí địa lý:
Phía Đông giáp huyện Anh Sơn.
Phía Tây giáp xã Chi Khê và xã Châu Khê.
Phía Nam giáp xã Lục Dạ.
Phía Bắc giáp xã Bồng Khê.
Gồm 2 trường Tiểu học, 01 trường Mầm non và 01 trường THCS.
Trong đó có 2 trường chuẩn quốc gia ( Tiểu học và mầm non), có 1 trạm y tế
đạt chuẩn quốc gia. Toàn xã có 1.387 hộ, 5.739 khẩu, trong đó khẩu thực tế
thường trú 5.117 khẩu, dân tộc thiểu số chiếm trên 70% dân số. Có 151 hộ
nghèo = 602 khẩu, cận nghèo 229 hộ = 909 khẩu.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng
UBND xã Yên Khê
2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của UBND xã Yên Khê
UBNDxã Yên Khê chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố Quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
xã Yên Khê.
UBND xã Yên Khê thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê


Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê gồm: 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ
tịch và 02 ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng).
Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch và 02 Phó Chủ
tịch).
Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
- Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao
động:
+ Số lượng gồm: 46 người. Trong đó: (Cán bộ 10 người; Công chức 13
người; Bán chuyên trách 18 người; hợp đồng lao động 05 người.)
+ Trình độ chuyên môn: ( Đại học: 26 người ; Cao đẳng 03 người;
Trung cấp 09 người.)
+ Đảng viên: 37 người.
+ Lý luận Chính trị: (Cử nhân: 0 người; Cao cấp: Không; Trung cấp 13
người; Sơ cấp 22 người.)
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê (Phụ lục 1 kèm theo)
2.1.2.3. Công tác văn phòng tại UBND xã
 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Văn phòng UBND xã Yên Khê là bộ phận tham mưu giúp UBND
trong việc quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ
quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã,
là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND
và UBND.
Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc
và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình
hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong
việc chỉ đạo thực hiện.

Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo
gửi lên cấp trên.Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ
lưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng
cán bộ, công chức cấp xã.
Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp
khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến hoặc lên cấp trên có
thẩm quyền giải quyết.
Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND
và cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
ở xã.
Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu
HĐND và UBND theo quy định của pháp luật.
Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ
quan, tổ chức và công dân theo cơ chế " một cửa"
 Tổ chức văn phòng:
Văn phòng UBND xã gồm: 02 Công chức Văn phòng – Thống kê và 01 cán
bộ Văn thư – Lưu trữ.
2.2. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Yên Khê
2.2.1. Hoạt động soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật.
Trong thời gian qua công tác soạn thảo van hành văn bản quy phạm pháp
luật tại UBND xã Yên Khê luôn được quan tâm chỉ đạo thực hiện và được
ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi cao. Nhìn chung,
công tác soạn thảo và ban hành văn bản quy phạp pháp luật đã có những
chuyển biến tích cực, được cấp trên đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối
năm.


Đối với cấp xã về cơ bản công tác soạn thảo, ban hành văn bản quy
phạm pháp luật đã có chuyển biến tích cực, các văn bản Quy phạm pháp luật

do cấp xã ban hành cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình trự thủ tục, nội
dung phù hợp với các văn bản cảu cơ quan Nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản
lý Nhà nước trên địa bàn. Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ,
chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Do đó các văn bản
Quy phạm pháp luật khi ban hành được thực hiện luôn không cần hướng dẫn
thi hành của các ngành, cấp huyện. vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản Quy
phạm pháp luật không nhiều.
2.2.2. Hoạt động soạn thỏa ban hành văn bản hành chính thông thường
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng
UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình
tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan
trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang
tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác
động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho
các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo
UBND và thương trực HĐND nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là
các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã
thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau: Quyết định, Báo cáo, Thông
báo, tờ trình, công văn, chương trình kế hoạch, phương án, biên bản, giấy ủy
quyền, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy đi đường, giấy biên
nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển… Tùy thuộc vào từng nhiệm vụ cụ thể
mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình


soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên
quan, ra quyết định hành chính.
Qua quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác năm từ 2011 đến 2016,
văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 465 Quyết

định, 127 Thông báo, 105 báo cáo, 246 công văn… Công tác soạn thảo đúng
trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn ban hành chính của Văn phòng
UBND xã Yên Khê đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị
định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong
hoạt động của mình. Quá trình soạn thảo ban hành văn bản hành chính của
Văn phòng UBND xã Yên Khê bao gồm các bước như sau:
Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo.
Khi cán bộ Văn phòng được phân công saonj thảo văn bản, đầu tiên
phải phải xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng áp dụng của văn
bản cần soạn thảo
Xác định tên loại văn bản, thu thập xử lý các thông tin có liên quan tới
nội dung của văn bản
Bước 2. Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã được thực
hiện theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 sửa đổi, bổ
sung Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và luật ban hành


văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
năm 2004.
Việc soạn thảo văn bản hành chính khác được đảm bảo thực hiện theo
quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính. Nếu cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với lãnh đạo cơ quan,
việc tham khảo ý kiến của các bộ phận, cá nhân có liên quan phối hợp cùng
với cán bộ chuyên môn khác để soạn thảo.

Bước 3. Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do Chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND (người ký văn bản)
duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ dung bản thảo đã được duyệt thì phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 4. Đánh máy và nhân văn bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bay văn bản hành chính.
Văn bản nhân đúng số lượng quy định ở mục Nơi nhân văn bản. người
đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản
đúng thời gian quy định của lãnh đạo UBND xã. Trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt
văn bản hoặc người thảo văn bản để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.


Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác
của nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6. Ký chính thức văn bản.
Đối với những văn bản quan trọng thì được thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số, và việc ký văn bản được quy định như sau: Chủ tịch UBND
xã thay mặt UBND ký các văn bản của UBND. Các phó Chủ tịch UBND
thay mặt UBND ký thay chủ tịch những những văn bản theo uy quyền của
Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Đối với những văn bản ma ftheo quy định của pháp luật thuộc thẩm
quyền của Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND ký các văn bản thuôc khối
nội chính, Chủ tịch UBND ủy quyền cho các phó Chủ tịch ký thay các văn
bản thuộc lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội.
Bước 7. Phát hành văn bản

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển giao cho cán bộ văn thư để thực
hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi:
Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” của UBND xã được trình bày:
Mẫu bìa sổ: Sổ được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm


ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN KHÊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: ……....
Từ ngày ..….... đến ngày .....…...
Từ số ...…...... đến số ...........…....

Quyển số: ……...

Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký

Ngày

hiệu

tháng

văn

văn

bản

bản

(1)

(2)

Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
(3)

Ngư
ời ký

Nơi
nhận văn

(4)

bản
(5)

Đơn vị,
người
nhận bản

lưu
(6)

Số
lượn
g bản
(7)

Ghi
chú

(8)

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.


- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu
tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ .
Văn phòng UBND xã Yên Khê soạn thảo các văn bản hành chính
trong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các
bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng
mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình.
Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên
tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính
sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân
dân (phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể;

thời điểm quy định…).Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ
pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định
của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác
không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải
theo một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa,
giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin
nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ
dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.


Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng
người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có
thể trở thành hiện thực.
Trong công tác soạn thảo Văn phòng còn theo dõi các ngành và cán bộ
chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự
thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế,
Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về
nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua
đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đối với UBND xã là vô cùng quan
trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội
dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các
quyết định của UBND xã được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần
quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời
gian từ năm 2011 đến năm 2016 Văn phòng đã soạn thảo được465 Quyết
định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi

công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết
định cũ của UBND đã ban hành, do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với
công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn
thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình
soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy
định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản
được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của
UBND xã.