Công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học nội vụ hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN ĐỀ:
CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Sinh viên

: Phạm Ngọc Uyên Trinh

Lớp

: Đại học Lưu trữ học 13B

Người hướng dẫn

: Phạm Thị Kiều Hoa

Hà Nội, 2017


MỤC LỤC
...............................................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................5
Chương I : Khái quát chung về trường Đại học Nội vụ Hà Nội....................5
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ...................5

1.1.1. Lịch sử hình thành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................5
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội..................................................................................5
1.1.2.1. Vị trí, chức năng...............................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức..............................................6
1.2. Vài nét về Khoa Văn thư - Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.................................................................................................................9
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ............................................................12
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.......................................................................................12
2.1.1.Hoạt động quản lý công tác văn thư...................................................12
2.1.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư.......12
2.1.1.2.Tổ chức triển khia thực hiện các văn bản quản lý...........................13
2.1.2. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ...................................................13
2.1.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ........13
2.1.2.2. tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quản lý..........................13
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội................................................................................14
2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư..............................................14
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản........................................14
2.2.1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan........20


2.2.1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu..............................................25
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ..............................................................26
2.2.2.1. Hoạt động xác định giá trị tài liệu:.................................................26
2.2.2.2. Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ....................................27
2.2.2.3. Hoạt động chỉnh lý tài liệu.............................................................27
2.2.2.4. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ....................29

2.2.2.5. Về tình hình bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.......................30
2.3. Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Khoa Văn Thư - Lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội...................................................................31
2.3.1. Công tác văn thư:...............................................................................31
2.3.1.1. Hoạt động quản lý..........................................................................31
2.3.1.2. Hoạt động nghiệp vụ......................................................................31
2.3.2 Công tác lưu trữ tại Khoa Văn thư - Lưu trữ......................................33
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đưa ra........36
đề xuất, kiến nghị...............................................................................................36
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................36
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức...............................................................................................37
3.2.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội............................................37
3.2.1.1. Trong công tác văn thư...................................................................37
3.2.1.2. Trong công tác lưu trữ....................................................................38
3.2.2. Đối với Khoa Văn thư - Lưu trữ........................................................38
3.3. Một số đề xuất và khuyến nghị trong công tác văn thư - lưu trữ.........40
3.3.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội............................................40
3.3.2. Đối với Khoa Văn thư - Lưu trữ........................................................41
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................42
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Chúng ta biết, hiểu được các thông tin từ khi xã hội loài người hình thành
đến nay là nhờ việc lưu trữ các thông tin. Với sự phát triển như vũ bão của lĩnh
vực công nghệ thông tin thì công tác lưu trữ hiện nay cũng đang có những bước
chuyển biến đáng kể để phù hợp với sự phát triển của đất nước và cũng đã
khẳng định được vị trí và tầm quan trọng không thể thiếu được trong các trường

đại học, trung học chuyên nghiệp, trường phổ thông các cấp, các cơ quan, tổ
chức của Đảng, của Nhà nước, các tổ chức kinh tế- chính trị- xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà
nước. Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua văn bản, tài
liệu. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ cung cấp được thông tin đầy đủ, chính
xác và công việc cũng được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ
quan.
Để đáp ứng nhu cầu tra tìm và nghiên cứu tài liệu thông tin về các lĩnh
vực của xã hội thì ngành Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò quan trọng nhất. Do đó
Trường Trung cấp Văn thư- Lưu trữ được thành lập đã đáp ứng được nhu cầu
cần thiết và cấp bách của xã hội là đào tạo những cán bộ làm công tác Văn thưLưu trữ có trình độ chuyên môn giỏi, nghiệp vụ vững vàng, chuyên nghiệp. Và
sau này Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập (tiền thân là Trường
Trung cấp Văn thư- Lưu trữ) đến nay đã có những bước tiến không ngừng đổi
mới về giảng dạy và đào tạo chuyên môn, hoàn thiện dần cơ sở vật chất và các
trang thiết bị để phục vụ cho công tác giảng dạy. Trong Nhà trường, khoa Văn
thư- Lưu trữ luôn là một Khoa mũi nhọn có nhiệm vụ đào tạo cán bộ, công chức,
viên chức đang làm công tác lưu trữ cho các trường đại học, trung học chuyên
nghiệp, phổ thông các cấp, cơ quan từ Trung ương đến địa phương, các doanh
nghiệp và các thế hệ sinh viên thuộc các ngành văn thư, lưu trữ. Đội ngũ cán bộ
lưu trữ do nhà trường đào tạo vừa giỏi về chuyên môn, vừa có phẩm chất đạo
1


đức tốt đã góp phần không nhỏ trong công cuộc bảo vệ, xây dựng một đất nước
Việt Nam phát triển bền vững. Công tác lưu trữ là công việc không thể thiếu
trong bộ máy làm việc của tất cả các cơ quan và doanh nghiệp, chính vì vậy mà
hiện nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng thể hiện được tầm quan

trọng của mình. Với trách nhiệm nặng nề và vinh dự của các cán bộ ngành lưu
trữ trong tương lai nên hàng năm Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên ngành
Lưu trữ thuộc Khoa Văn thư- Lưu trữ đi thực tập, để sinh viên làm quen, nắm
bắt và hiểu rõ được môi trường làm việc thực tế tại các trường học, cơ quan, đơn
vị… (bởi vì bất cứ đơn vị nào cũng có thông tin cần phải lưu trữ). Cũng như các
khóa học trước, khóa học của hệ đại học chính quy (2013-2017) thuộc Khoa
Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi
thực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 để giúp sinh viên vận dụng
linh hoạt các kiến thức đã được học trong nhà trường vào thực tế.
Tôi rất vinh dự và tự hào là một sinh viên lớp lưu trữ học 13B của ngành
Lưu trữ thuộc Khoa Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Khoa
Văn thư- Lưu trữ có bề dày truyền thống về ngành Lưu trữ, với sự giảng dạy,
hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên trong trường đã giúp tôi hiểu được tầm quan
trọng của công tác Lưu trữ đối với sự phát triển của nước nhà, chính vì vậy càng
làm tôi gắn bó, yêu nghề của mình hơn. Tôi được thực tập trong thời gian này tại
Khoa Văn thư- Lưu trữ của Nhà trường với nhiều thuận lợi sau:
- Các thầy, cô giáo không những giỏi về chuyên môn và nghiệp vụ lưu trữ
vững vàng, giàu kinh nghiệm mà còn tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho tôi trong
đợt thực tập này, giúp tôi đạt kết quả tốt. Các đợt thực tập do nhà trường tổ chức
nhằm thực hiện đúng phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận kết hợp với
thực tiễn”. Qua đó tôi nhận thấy công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức ngoài
các nguyên tắc chung còn phải vận dụng linh hoạt tùy theo từng hoàn cảnh; từng
nhiệm vụ đặc thù riêng, có như vậy công tác lưu trữ ở Khoa Văn thư- Lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như các cơ quan khác mới đạt hiệu quả
cao.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một môi trường tốt, nhiều thuận lợi
2


để cho tôi và các sinh viên khác thực tập về công tác lưu trữ ở đây số lượng văn

bản lưu trữ cập nhật thường xuyên, đa dạng và sắp xếp khoa học thuận lợi cho
công tác lưu trữ và tìm kiếm khi cần thiết,vì Khoa Văn thư- Lưu trữ thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội còn mối liên hệ với các Khoa, các bộ phận trong
và ngoài Nhà trường.
- Cơ sở vật chất của Khoa Văn thư- Lưu trữ đầy đủ, cần thiết cho công
tác lưu trữ quốc gia: bàn làm việc cho các cán bộ và sinh viên thực tập, những
tài liệu về lưu trữ phong phú và đa dạng như: các giấy mời gửi các Khoa, phòng;
các thông tư và quyết định gửi về Khoa, từ Khoa gửi đi các Khoa khác trong
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ quan trong thành phố Hà Nội và cả
nước, lưu trữ các thông tư và quyết định của Chính phủ. Các hồ sơ được sắp xếp
theo Phông lưu trữ quốc gia, được lưu trữ trên máy tính, trong các tập hồ sơ đặt
trong tủ hồ sơ.
Trong thời gian thực tập tại Khoa Văn thư- Lưu trữ thuộc Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, tôi đã có dịp chứng kiến, quan sát và thực hành công việc tại đó,
đặc biệt có sự hướng dẫn tận tính, động viên kịp thời của các thầy giáo, cô giáo
nên tôi đã tự tin và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Đợt thực tập này là cơ sở
để tôi rút ra những kinh nghiệm quý báu, thiết thực về công tác lưu trữ hồ sơ, tài
liệu, so sánh giữa lý thuyết đã học và thực tế đồng thời rút ra những bài học bổ
ích trong công việc của cán bộ lưu trữ sau này. Công tác văn thư - lưu trữ có tầm
quan trọng đối với sự phát triển bền vững của đất nước, và Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội thực sự là Trường Đại học chuyên ngành về Văn thư- Lưu trữ. Được
thực tập tại Khoa Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp tôi
củng cố và mở mang thêm kiến thức về chuyên ngành lưu trữ. Đặc biệt hơn tôi
đã từng được kiến tập tại Phòng Văn thư, trường THPT Lê Hồng Phong, Bỉm
Sơn, Thanh Hóa. Vì vậy trong đợt thực tập này ( từ 10/01/2017 đến 10/03/2017)
tôi chọn chuyên đề: “Công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội” và viết bản báo cáo này.
Bên cạnh những thuận lợi đã nêu trên, tôi còn gặp một số khó khăn khi về
thực tập tại Trường, thời gian hơn một tháng nên tôi cũng không tránh khỏi
3

những bỡ ngỡ, sai sót, nhầm lẫn. Công việc lưu trữ của Khoa Văn thư- Lưu trữ
trong một trường đại học lớn với khối lượng thông tin cập nhật từng giờ, từng
ngày, đòi hỏi sinh viên thực tập phải nắm chắc về kiến thức chuyên ngành, tác
phong phải nhanh nhẹn nhưng cẩn thận. Đây là đợt thực tập rất quan trọng và
cần thiết cho mỗi sinh viên, vì vậy tôi phải vận dụng rất linh hoạt những kiến
thức đã học để áp dụng vào công tác thực tiễn một cách nhuần nhuyễn, khoa học
và sáng tạo. Có như vậy mai sau mới trở thành một cán bộ lưu trữ giỏi về
chuyên môn, thành thạo về nghiệp vụ.
Thông qua bản báo cáo thực tập này tôi xin được gửi lời chân thành cảm
ơn tới tất cả các thầy giáo, cô giáo trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo
điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội được về thực tập. Tôi xin cảm ơn các thầy
giáo, cô giáo đã trang bị những kiến thức khoa học về chuyên ngành lưu trữ để
giúp tôi tự tin và yêu nghề hơn, và đã hướng dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt
đợt thực tập này.
Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại
học Nội vụ Hà Nội thì ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham
khảo, tôi xin trình bày báo cáo thực tập của mình gồm bố cục 3 phần :
Chương I : Khái quát chung về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đưa ra
đề xuất, kiến nghị.
Lời nói đầu thay cho lời giới thiệu của tôi về bản báo cáo thực tập. Rất
mong nhận được sự nhận xét, đánh giá và đóng góp ý kiến của tất cả các thầy
giáo, cô giáo để báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

4

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương I : Khái quát chung về trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ.
1.1.1. Lịch sử hình thành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng Phủ Thủ tướng.
Qua nhiều lần đổi tên , ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký
Quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày 19/04/2012, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành Quyết định số
347/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Theo quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực ó trình
độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề
khác có liên quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng,
tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.1. Vị trí, chức năng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập, thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng : Tổ chức đào
tajo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh
vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế;
nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
phát triển kinh tế - xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách

pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và tại ngân hàng.
Trường Đại học Nội vụ đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
5


1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
*Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua từng giai
đoạn, từng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu caagu của xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhân văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
trình điều động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,
nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
trường, mở động sản xuất kinh doanh và chỉ cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất theo đúng yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy - học phục vụ
các ngành đào tạo của trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong quá trình
giáo dục và đào tạo.

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
6


ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế của nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong linh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của nhà trường.
- Được nhà nước giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn giảm thuế,
vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế

của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức hoạt động hớp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước
về hoạt động của trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.

7


* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8


1.2. Vài nét về Khoa Văn thư - Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội
a.Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Khoa Văn thư- Lưu trữ:
+ Lãnh đạo khoa:
•

Quyền Trưởng khoa

•

Các Phó Trưởng khoa

•

Các Giáo vụ khoa

+ Các bộ môn trực thuộc khoa:
•

Bộ môn văn thư: 5 cán bộ

•

Bộ môn lưu trữ: 7 cán bộ
9


b, Vị trí và chức năng:
Khoa Văn thư- Lưu trữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có
trình độ sau đại học, đại học, cao đẳng về lĩnh vực Văn thư- Lưu trữ và các
ngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển
khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực Văn thư- lưu trữ phục
vụ phát triển kinh tế- xã hội.
c, Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì,
tổ chức quá trình đào tạo những ngành học được giao và các hoạt động giáo dục
khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy của trường.
- Nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên
ngành đào tạo do Nhà trường giao, phối hợp với phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học và các tài liệu học
tập theo kế hoạch do Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức
nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch

bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các
lớp. Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh
viên thuộc Khoa quản lý
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc
khoa. Quản lý và cấp giấy chứng chỉ học phần do Khoa quản lý
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên ngắn hạn và dài hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc
10


tế
- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của
Trường

11


Chương II: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1.Hoạt động quản lý công tác văn thư
2.1.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư
Hiện nay có rất nhiều văn bản quy định cho hoạt động quản lý của
Trường, đay chính là căn cứ để xem xét và đối chiếu và hoạt động công tác văn
thư - lưu trữ để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng hoàn thiện và phát

triển hơn.
Một số văn bản Nhà nước hướng dẫn cho công tác văn thư của trường
Đại học Nội vụ Hà Nội:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy
định về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi bổ sung một số
điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ
"Nghị định về Công tác văn thư".
-Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
-Thông tư 07/2010/TT-NCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công An quy định
chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001
của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổ sung một
số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009.
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về việc
12


hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Bên cạnh đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng ban hành quy chế Văn
thư - lưu trữ để hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
trong nhà trường. (Xem Phụ lục I)
2.1.1.2.Tổ chức triển khia thực hiện các văn bản quản lý.
Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc tổ chức triển khia thực hiện văn

bản quản lý về công tác văn thư tương đối tốt. Mỗi khi có văn bản mới chuyển
về thì chuyên viên sẽ gửi văn bản trực tiếp đến lãnh đạo và các cá nhân trong
đơn vị sẽ nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Là một trong những trường tiền thân về công tác văn thư - lưu trữ, làm
việc đều liên quan trực tiếp đến văn bản giấy tờ nên việc thực hiện theo các văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư rất được coi trọng và thực hiện rất bài bản,
chính xác theo trình tự hướng dẫn của nhà trường.
2.1.2. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
2.1.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ.
Một số văn bản về quản lý công tác lưu trữ :
- Luật Lưu trữ 2011.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước ban hành về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Nghị định sooa 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế công tác văn thư lưu
trữ.
2.1.2.2. tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quản lý
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức triển khai thực hiện các văn bản
quản lý về công tác lưu trữ tương đối tốt. Công tác thu, xác định và thu thập tài
liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng, chính xác theo các văn
13


bản hướng dẫn quản lý về công tác lưu trữ.
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.
*Hình thức tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
Công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được tổ
chức theo hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung, khép kín. Nghĩa là tất
cae các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư tiếp nhận, đăng ký và
chuyển giao. Trong các phòng, khoa, trung tâm của trường không tổ chức văn
thư riêng mà chỉ có cán bộ chuyên viên hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản, đánh máy và chuyển giao văn bản. Nhìn chung trình độ cán bộ đều đã được
bồi dưỡng về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ từ trình độ trung cấp trở lên và đáp
ứng được yêu cầu công việc.
Phòng Văn thư của trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính Tổng
hợp tại tầng 1 khu nhà 7 tầng, gần cửa phụ ra vào. Việc bố trí này rất thuận lợi
cho việc giao dịch và giải quyết công việc.
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản của trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất được
chú trọng. Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các cán bộ chuyên môn
trong các đơn vị soạn thảo và kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học ,
trình tự các bước có mối quan hệ logic.
Trường đại học Nội vụ Hà nội ban hành chủ yếu các loại văn bản hành
chính như : công văn, quyết định, thông báo, báo cáo , tờ trình, kế hoạch, giấy
mời, phiếu gửi, biên bản, giấy giới thiệu,…
* Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi soạn thảo văn bản thực hiện chủ yếu
theo:
- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội Vụ "
Nghị định về công tác văn thư"
14

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Quy chế Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Ban hành
kèm theo Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 6/11/2013 của Hiệu Trưởng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội).
* Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo
Cán bộ chuyên viên sẽ xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành
và trình lãnh đạo sau đó thu nhập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm
các thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 2. Xây dựng bản thảo
- Xây dựng đề cương.
- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên viên căn cứ vào đề cương đã có viết bản
dự thảo. Sau khi dự thảo xong sẽ xin ý kiến của các đơn vị liên quan.
Bước 3. Duyệt bản thảo
Sau khi cán bộ chuyên viên soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải
được duyệt.
- Trình lãnh đạo Trường xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của văn
bản, nếu duyệt thì ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng nội dung bản thảo.
- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nội
dung sau đó ký nháy vào phần lưu: Văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý, Hiệu
trưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ
chuyên viên phải thảo lại.
Bước 4. Đánh máy, in văn bản.
Sau khi có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì
cán bộ chuyên viên mới được đánh máy. Khi cán bộ chuyên viên đánh máy xong
xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả và chuyển lại sang bên soạn thảo để
sửa chữa.
Bước 5. Hoàn thiện và ban hành văn bản
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu

15


sai sót thì cần sửa chữa ngày, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắt
vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trường phòng kiểm tra và ký nháy ban
hành.
Đánh giá về các nội dung trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội :
*Về thẩm quyền ban hành văn bản
- Ưu điểm:
Nhìn chung các văn bản của trường được ban hành đúng tẩm quyền quy
định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Tất cả các văn bản được ban
hành rõ ràng, không có sự chồng chéo và phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của
trường, văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, ít xảy ra sai sót trong
khâu soạn thảo và ban hành văn bản.
- Hạn chế:
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản trình tự xin chữ ký còn
mát nhiều thời gian.
*Thể thức và kỹ thuật bày văn bản
- Ưu điểm:
+Việc soạn thảo văn bản của trường thực hiện theo đúng quy định về thể
thức và ký thuật trình bày của Nhà nước. Thể thức văn bản được ban hành nhìn
chung đã đảm bảo về chất lượng, mang tính khoa học, logic và theo mẫu nhất
định.
+Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền
và hiệu lực pháp lý
- Nhược điểm:
Một số văn bản của trường còn bị sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Nội dung văn bản đôi khi còn khó hiểu, khiến người thực hiện chưa hiểu rõ.
*Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Ưu điểm
+Các cán bộ chuyên viên trong trường nắm bắt rất chắc kỹ thuật soạn thảo
và quy trình soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diên đạt.
16


+Xây dựng đề cương, viết bản thảo để trình lão đạo nhanh chóng, chính
xác.
+Lãnh đạo trường tích cực theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc.
- Nhược điểm
+Việc xây dựng đề cương cần chỉnh sửa, hoàn thiện nhiều lần trước khi
trở thành bản chính nên mất nhiều thời gian.
+ Đôi khi đánh máy văn bản còn bị lỗi.
2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
*Quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi.
Bước 1. Kiểm tra thể thhuwsc và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng,
năm của văn bản.
Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày được tiến hành theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng đẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản đối với văn bản hành chính và theo quy định của ngành đối với các
văn bản chuyên ngành.
Việc ghi số và ngày, tháng, năm : chuyên viên đánh số văn bản tổng hợp.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi theo 2 cách là đăng ký vào Sổ Đăng ký Văn bản đi
(Phụ lục II) và đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính (Phụ lục III)
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Bước 4. Làm thủ thục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
Đối với việc chuyển phát văn bản thì chuyển phát văn bản ngay trong ngày

văn bản đươc ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, chuyên viên văn thư
kiêm nhiệm sẽ lập sổ chuyển giao văn bản, khi đi chuyển giao văn bản thì người
nhận văn bản sẽ ghi ngày nhận được văn bản và ký nhận văn bản vào cột kí nhận;
Trường hợp gửi qua fax, email… thì phải gửi bản chính ngày sau đó.
Bước 5. Lưu văn bản đi
Đối với việc lưu văn bản đi thì bản gốc sẽ lưu tại văn thư của trường sau
17


đó sẽ đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Một bản chính sẽ lưu trong hồ sơ
theo dõi và giải quyết công việc của trung tâm, lập sổ theo dõi sử dụng bản lưu.
- Ưu điểm:
Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được trường Đại học
Nội vụ Hà Nội quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, từng bước. Các khâu xử lý
văn bản không hề chồng chéo, có sự phân công rõ ràng trong từng khâu soạn
thảo văn bản cho đến khâu chuyển giao văn bản đi, lưu hồ sơ.
Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống :"Sổ Đăng ký Văn bản đi"
và đăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanh chóng.
Khi sao văn bản, chuyên viên trình bày thể thức sao văn bản đúng quy
định. Việc chuyển giao văn bản rất thuận tiện rất thuận tiện, gọn nhẹ, đảm bảo
an toàn và nhanh chóng.
- Nhược điểm:
Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nội
dung của văn bản phải qua lại giữa các bước sẽ mất thời gian. Đăng ký văn bản
đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơ xuất số văn bản nhảy cách
số, do vậy khó sửa.
*Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phải
qua bộ phận văn thư. Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân
loại, bóc bi, đóng dấu đến và vào Sổ Quản lý Văn bản đến. Sau đó văn bản được

chuyển tới người có thẩm quyền giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bản văn
bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân.
Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của
Trường:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản.
- Phân loại sơ bộ văn bản, bóc bi.
- Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc ghi lại số văn bản tên
cơ quan và báo cáo ngay lãnh đạo để biết có ý kiến xử lý.
18


- Đóng dấu đến vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc trên đầu văn
bản, ghi số và ngày đến.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến.
Cán bộ văn thư chuyên trách của Trường đã thành lập Sổ Đăng ký Văn
bản đến, tất cả văn bản sau khi được văn thư tiếp nhận sẽ được đăng ký vào sổ
để tiện theo dõi. Có 2 loại sổ đăng ký Văn bản đến đó là Sổ đăng ký Văn bản
đến từ cơ quan Trung ương và Sổ đăng ký Văn bản đến từ cơ quan khác. Đối với
văn thư kiêm nhiệm ở các đơn vị lập 1 Sổ đăng ký Văn bản đến riêng.
Trường hợp đăng ký văn bản đến là Thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ
đăng ký vào Sổ đăng ký Đơn, Thư.
Khi đăng ký văn bản đến cần ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viết
bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng.
Đối với việc đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính thì văn
thư sẽ in ra giấy, ký xác nhận bản chính và đóng thành sổ. (Xem phụ lục III)
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
Đối với việc trình văn bản đến: Văn thư sẽ trình người có thẩm quyền
phân phối, cho ý kiến giải quyết và thời hạn xử lý. Nếu văn bản liên quan đến
nhiều đơn vị thì ghi rõ đơn vị chỉ trì trực tiếp giải quyết văn bản, đơn vị phối

hợp giải quyết và thời hạn xử lý.
- Lưu ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản.
Đối với việc chuyển giao văn bản đến: Văn thư sẽ chuyển đến cacs đơn
vị, cá nhân xử lý. Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản đến liên
quan đến đơn vị nào, sẽ được cho vào ô của đơn vị đó. Thời gian để các đơn vị
đến nhận Văn bản đến là 9h sáng và 4h chiều hằng ngày. Khi lấy văn bản thì
chuyên viên văn thư các đơn vị ghi rõ các thông tin vào Sổ chuyển giao văn bản
đến. (Xem phụ lục IV)
Khi photocoppy văn bản để chuyển giao đến các cá nhân liên quan trực
tiếp thì văn thư đơn vị photo bao nhiêu bản cần ghi rõ vào Sổ theo dõi số lượng
bản photocoppy. (Xem phụ lục V)
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
19


Các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo quy định
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp sẽ thèo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến. Văn thư chuyên trách sẽ lập Sổ giải quyết Văn bản đến, tổng hợp
số liệu báo cáo.
Các văn bản có dấu "Tài liệu thu hồi" thì văn thư sẽ quản lý hoặc chuyển
trả nơi gửi. (Sổ các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến của Trường - Phụ lục VI)
- Ưu điểm:
Các văn bản đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều được tổ chức giải
quyết nhanh chóng khi đẫ chuyển đến bộ phận có thẩm quyền. Việc kiểm tra
theo dõi công tác giải quyết văn bản đến của các đơn vị thuộc thẩm quyền của
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Ban giám hiệu nhà trường, tùy thuộc
vào tính chất của công việc.
Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho áp dụng ISO vào

quy trình quản lý văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư kẹp phiếu xử lý vào văn bản, cách
làm này rất khoa học và mang tính thẩm mỹ.
Văn thư nhập văn bản đến lấy số giống như nhập số văn bản đi nên khi tra
tìm sẽ nhanh hơn và chính xác hơn.
- Nhược điểm :
Tuy nhiên Trường chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc
nhở cho nên công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn bản còn chưa sát.
Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu.
Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạc nên
khi xin lại sẽ bị mất thời gian.
Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mât văn bản, không
an toàn cho bảo mật thông tin.
2.2.1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trình
20


giải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư vào công tác lưu
trữ. Việc lập hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập theo sát công việc trong một
năm. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được
ghi rõ ở Điều 9 Luật lưu trữ 2011.
Trách nhiệm của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc lập
hồ sơ :
- Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp sẽ tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
- Trưởng đơn vị sẽ phân công người lập hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ đã

giải quyết, tổ chức lựa chọn hồ sơ để nộp lưu.
- Cán bộ chuyên môn: trong quá trình giải quyết công vieejv sẽ tự lập hồ
sơ về công việc mình được giao giải quyết và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
*Tổ chức lập hồ sơ
Cuối năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ xây dựng danh mục hồ sơ để
kê khai hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong hoạt động của Trường trong
1 năm tới (có kèm theo kí hiệu, đơn vị và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ).
(Danh mục hồ sơ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 - Xem
phụ lục VII)
Hồ sơ được phân làm 3 loại là hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ
nhân sự. Hồ sơ công việc là loại hồ sơ chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt
động của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
*Quy trình lập hồ sơ công việc
Bước 1. Mở hồ sơ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có danh mục hồ sơ dự kiến nên dựa vào
danh mục hồ sơ để mở hồ sơ.
Bước 2. Thu thập văn bản, tài liệu để đưa hồ sơ.
21


Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm có trách nhiệm thu thập các bản, tài
liệu đưa vào hồ sơ. Nguồn tài liệu đưa vào hồ sơ là các văn bản đi - đến liên
quan đến quá trình giải quyết công việc. Việc thu thập các văn bản, tài liệu đưa
vào hồ sơ cần nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.
Bước 3. Lựa chọn văn bản, phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn
bản trong hồ sơ
Phân chia các đơn vị bảo quản: nếu hồ sơ dày quá 2cm hoặc quá 200 tờ
thì phân chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Việc phân chia dựa
theo nội dung, thời gian văn bản, tác giả văn bản, tên loại văn bản.

Sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo trình tự: ngày tháng, số văn bản, trình tự
công việc, giá trị pháp lý, vị trí cơ quan…
Bước 4. Biên mục hồ sơ
Gồm các công việc: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết
thúc, viết bìa hồ sơ.
- Đánh số tờ: đánh số tờ vào góc phải phía trên cùng, đánh từ trên xuống
dưới.
- Mục lục văn bản: là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ.
MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số:……………..
STT

(1)

Số, kí

Ngày

Tác giả

Trích yếu nội dung văn

Tờ

Ghi

hiệu

tháng văn

văn bản

bản

số

chú

văn bản
(2)

bản
(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

22