Công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông INTRACOM, được quan sát khối lượng công việc mà Công ty thực
hiện, cũng như được trực tiếp tham gia giải quyết một số công việc của Công ty.
Những kiến thức mà tôi thu được từ thực tế là rất lớn và bổ ích cho công tác sau
này của tôi. Quan trọng nhất là bản thân lần đầu tiên được trải nghiệm đối với
một vị trí mới, được trực tiếp tham gia vào một khâu trong guồng máy hành
chính của Công ty.
Đây là khoảng thời gian bổ ích để tôi so sánh, đối chiếu giữa kiến thức lý
luận và thực tiễn. Đi sâu vào tìm hiểu về đề tài này kết hợp với việc quan sát thực
tiễn công tác văn thư của Công ty tôi đã được vận dụng những kiến thức cũng như
các kỹ năng mà bản thân được tiếp thu khi còn ngồi trên giảng đường và qua đó
cũng thấy giữa thực tế và lý luận có những điểm khác biệt nhất định.
Thời gian hơn hai tháng được thực tập và khảo sát tại INTRACOM thực sự
là rất bổ ích, từ đây tôi có thêm hành trang hữu ích để phục vụ cho công việc và
đam mê mà mình theo đuổi trong tương lai. Tuy trong quá trình thựchiện đề tài tại
Công ty không tránh khỏi gặp phải những sai sót do chưa có kinh nghiệm, nhưng
tôi tin rằng nhưng sai sót đó sẽ giúp tôi trưởng thành hơn và có những kinh nghiệm
quý báu để không mắc phải những sai sót đó nữa.
Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việt –
Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty, cùng toàn thể nhân viên Công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã luôn chỉ bảo
và hướng dẫn tận tình trong thời gian tôi khảo sát tại Công ty.
Về phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô
trong Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt – giảng viên
hướng dẫn đã luôn tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt Khóa luận này.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây

dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM”. Tôi xin cam đoan đây là công trình
nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu
có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình thực hiện Báo cáo.
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2016
NGƯỜI THỰC HIỆN

Khuất Kiều Trang


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.........................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................2
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:...........................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................3
7. Kết cấu của bài Báo cáo:...........................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ......................5
1.1. Khái niệm công tác văn thư....................................................................5
1.2. Vị trí........................................................................................................6
1.3. Yêu cầu...................................................................................................6
1.4. Mục đích, ý nghĩa...................................................................................8
1.5. Nội dung của công tác văn thư...............................................................8

1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................8
1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến....................................................10
1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi.......................................................13
1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...............................18
1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ.......................................................18
1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ............................................................18
1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ........................................................19
1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ..........................................................19
1.5.4.5. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.......................................................21
1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................21
Chương 2............................................................................................................24
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY...........................24
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
(INTRACOM)....................................................................................................24
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông (INTRACOM)..........................................................................24
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn......................................................25
2.1.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................27


2.2. Thực trạng Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ
tầng và Giao thông INTRACOM................................................................28
2.2.1. Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý
văn bản, lập hồ sơ........................................................................................29
2.2.2. Thực trạng công tác nhân sự..............................................................30
2.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản.................................................31
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................41
2.2.5: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......42
2.3. Nhận xét về Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông INTRACOM...........................................................44

2.3.1 Ưu điểm..............................................................................................44
2.2.2 Hạn chế...............................................................................................45
2.3.3 Nguyên nhân.......................................................................................46
Chương 3............................................................................................................48
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ..48
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG.....................48
VÀ GIAO THÔNG INTRACOM....................................................................48
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ........48
3.2. Kiện toàn về công tác nhân sự..............................................................49
3.3. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong Công ty.....49
3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng...............................50
3.5. Một số giải pháp khác...........................................................................50
PHẦN C. KẾT LUẬN.......................................................................................52
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................53
PHỤ LỤC.............................................................................................................1


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy
tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương,
chính sách của Đảng, của Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ công tác giữa
các cơ quan, các ngành, các cấp, ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và
các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận
Văn thư để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn
thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu
khuyết điểm của cơ quan.
Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,
nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên
quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm

tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo
cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào
Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác văn thư tại các cơ quan, doanh
nghiệp hiện nay còn bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế. Tình trạng tài liệu còn bó
gói, chất đống, chưa được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng
quy định. Cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp chưa coi trọng và thấy
hết giá trị của công tác văn thư còn rất phổ biến.
Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là
công tác Văn thư và phản ánh được những thuận lợi và khó khăn của công tác này
tại doanh nghiệp, tôi quyết định lựa chọn đề tài“Công tác văn thư tại Công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên
cứu của mình.

1


2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác Văn thư là một đề tài mở, và đã được rất nhiều nước trên thế
giới đào sâu nghiên cứu và đưa ra những công trình nghiên cứu vĩ đại. Còn ở
Việt Nam, đề tài nghiên cứu về Công tác Văn thư chưa thực sự được chú trọng
vì tầm nhìn tri thức còn hạn hẹp. Bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu
biểu như:
• . Đề tài

Tác giả

: Các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước
: ThS. Nguyễn Thị Thuý Bình, CN. Hoàng Thu Hà, Vũ Thị
Thu Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào, Nguyễn

Thị Kim Thu...
• Đề tài: “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử
Việt Nam”
Tác giả: ThS. Nguyễn Thùy Trang
• Đề tài: “Đổi mới công tác Văn thư trong nền Cải cách hành chính Nhà nước”
Tác giả: Nguyễn Thị Tâm.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo sẽ hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. Từ đó đánh giá được những ưu
điểm và hạn chế của công tác này.
Hai là, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công
tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được những mục tiêu trên, đề tài tập trung thực hiện một số nhiệm
vụ nghiên cứu sau:
Thứ nhất, tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM
2


Thứ hai, tìm hiểu về thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Thứ ba, nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tìm ra những
nguyên nhân của hạn chế. Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải pháp
nhằm góp phần nâng cao công tác Văn thư tại Công ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
* Đối tượng
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
- Tổ chức và hoạt động của Công ty
- Công tác văn thư văn phòng Công ty
- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty
* Phạm vi:
Công tác Tổ chức điều hành về Công tác Văn thư của Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện Báo cáo của tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Để thực hiện Báo cáo tại Công ty, tôi đã tập
trung quan sát và ghi chép lại quy cách làm việc và quy trình cụ thể của Công
tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng
để khảo sát về công tác Văn thư tại Công ty. Từ đó có cái nhìn tổng thể và nắm
bắt được tình hình quản lý văn thư của từng bộ phận trong Công ty.
- Phương pháp thống kê: Trong quá trình nghiên cứu tại doanh nghiệp, tôi
đã sử dụng phương pháp này để làm dẫn chứng khách quan cho Báo cáo.
- Phương pháp so sánh: giúp tôi có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn về
vấn đề cần đưa ra so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét giữa lý luận và thực
trạng về công tác Văn thư tại Công ty.
3

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:
Tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp: nhân viên phụ trách công tác Văn
thư – Lưu trữ của Công ty
Ngoài ra, tôi tiến hành phỏng vấn cán bộ Phụ trách Văn phòng; cán bộ và
chuyên viên một số đơn vị trong Công ty.
7. Kết cấu của bài Báo cáo:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung chính của Báo cáo được
chia thành ba chương, cụ thể như sau:
Chương 1. Lý luận chung về công tác văn thư
Chương 2. Thực trạng Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại Công
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

4


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước,
các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…(sau đây gọi chung là cơ
quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và
điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với
chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ
đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã
trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ
chức. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm công
tác văn thư theo những cách sau:

“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.
“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân”.
Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội
dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể
hiện cao hơn. Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong
việc chỉ đạo, điều hành.
Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở
trên, có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau:
“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức”.

5


1.2. Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều
phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã
hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức

điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì
công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn
phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức,
được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của
mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
1.3. Yêu cầu
Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác
văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:
* Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức
chính trị – xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng,
mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng,
chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết,
không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản
hóa thủ tục giải quyết văn bản
* Chính xác
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do
đó cần phải:
- Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị
6


định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo
về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá
trị pháp lý cao.

- Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;
+ Số hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu
nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản….
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các
chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn
bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản.
* Bí mật
Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội
dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị –
xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm
bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về
bảo vệ, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn …
* Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện
và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong
những tiền đề nhằm nâng cao năng suất chất lượng công tác và ngày càng trở
thành nhu cầu cấp bách của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã
hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng
bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ
7


chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
1.4. Mục đích, ý nghĩa

• Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị
nói riêng.
• Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những
việc trái pháp luật.
• Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong
cơ quan.
• Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
1.5. Nội dung của công tác văn thư
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên
có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công
tác văn thư. Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:
1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là: “một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình
tiến hành các công việc hợp pháp của một Người hoặc một tổ chức và được
bảo quản – được duy trì bởi Người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng
cứ hoặc để tham khảo trong týơng lai”
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều
phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản
ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Bởi vậy quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản là vô cùng quan trọng.
8

Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn
thư.
Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc
như sau:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho
một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
• Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo;
• Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
• Soạn thảo văn bản;
• Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
• Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc
sửa chữa, bổ sung vào văn bản.
Bước 3. Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo
thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó.
Nhân bản đúng số lượng quy định
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo

9


đúng thời gian quy định.
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Chánh Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 5. Ký văn bản
Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng kiểm tra lần cuối thì chuyển đến
người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau khi ký sẽ
chuyển sang bộ phận Văn thư để làm thủ tục ban hành.
1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp
luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, Văn bản
được chuyển qua mạng, Văn bản mật) và đơn, thý gửi đến cơ quan, tổ chức
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể
như sau:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong hoặc ngoài giờ làm việc,
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, Văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có
trách nhiệm.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,

Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu
phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
10


* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi dích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức.
* Bóc bì văn bản
- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng

chứng.
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và dóng dấu
“Đến”.
11


- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển
cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đãng ký bằng Sổ đãng ký Văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý Văn bản đến trên máy vi tính.
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đãng ký Văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc Người được Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệmxem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được.
Ý kiến phân phối Văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết Văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của Người
có thẩm quyền, Văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đãng ký bổ sung vào
Sổ đãng ký Văn bản đến hoặc vào các trýờng týơng ứng trong Cơ sở dữ liệu quản

lý Văn bản đến. Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao Văn bản đến.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ
quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết
trước.
- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý
12


kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đén các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy
ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem
xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý
kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôc
đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp

luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn
bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản.
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
13


- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
được đăng ký như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng, năm văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng Sổ
- Lập Sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn
bản đi cho phù hợp
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản.
* Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi
14


tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải
được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

* Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.
* Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định
của pháp luật.
Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
+ Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản, được
15


làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được.
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì
+ Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm
nhàu văn bản.
+ Mép bì được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn
bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
+ Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều
và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ
chuyển giao riêng.
+ Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít thì sử
dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, sử dụng cột “Đơn vị, người
nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện.
16


+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận
và đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
+ Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
- Chuyển phát văn bản mật

+ Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 5. Lưu văn bản đi
* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
* Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
17


nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
* Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà

nước.
* Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ
theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định
Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong
năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập.
1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ
thống hồ sơ.
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;
góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Bao gồm:
+ Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
18

chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;
+ Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
+ Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các
đơn vị và của mỗi cá nhân;
+ Danh mục hồ sơ của những năm trước;
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
(nếu có).
1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ.
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập.
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách:
+ Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan,
tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự
thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu
cơ quan, tổ chức ký ban hành.
+ Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban
hành.
- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành
vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục
Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

19


22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:
Bước 1. Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế
và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ
sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa có Danh mục hồ sơ)
Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả Văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ số týơng ứng đã
mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những Văn bản, tài
liệu như bài phát biểu của Lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội
thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ số, tránh bị thất lạc.
Bước 3. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có
trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu
cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản
chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập
hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy
không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công
việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản,… Trường hợp trong hồ sơ

có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào
hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị
bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý
20


và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu
thành như một hồ sơ độc lập.
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ
và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu
trong hồ sơ.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc
kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
1.5.4.5. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Thời hạn nộp lưu hồ số, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 nãm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
Thành phần hồ số, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ
số, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nãm trở lên, trừ những loại hồ
số, tài liệu sau:
- Các hồ số nguyên tắc được dùng làm cãn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy
khi Văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ số về những công việc giải quyết chưa xong.
- Hồ số phối hợp giải quyết công việc (trýờng hợp trùng với hồ số của
đơn vị chủ trì)
- Các Văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo
1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên
một hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức
và các chức danh nhà nước.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của
21