Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần quản lý và kinh doanh bất động sản hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Sinh viên

: Bùi Thị Lan Anh

Lớp

: Đại học Quản trị Văn phòng 14C

Cơ quan kiến tập

: Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh

doanh Bất động sản Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn

: Phan Thị Thu Huyền

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017`


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài báo cáo kiến tập độc lập của riêng em. Các số
liệu sử dụng phân tích trong luận án có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng
quy định. Các kết quả nghiên cứu trong bài do em tự tìm hiểu, phân tích một

cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Việt Nam. Các kết quả
này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành báo cáo kiến tập lần này, trước hết em xin trân thành cảm
ơn cô Thạc sĩ Lâm Thu Hằng đã tận tình truyền đạt kiến thức, hướng dẫn làm
báo cáo trong thời gian trước khi chúng em nhận được lịch kiến tập và em cũng
xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo, các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng
và cơ quan nơi em được kiến tập đã tạo điều kiện giúp em thực hiện tốt bài báo
cáo lần này. Với vốn kiến thức hạn hẹp và khả năng có hạn nên bài báo cáo vẫn
còn nhiều hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phê bình từ phía
thầy cô để báo cáo kiến tập của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính- Nhân sự
của công ty......................................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội.................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội
( HPM )...........................................................................................................5
2. Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................................7

2.1. Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản
Hà Nội ban hành.............................................................................................7
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.................................................................8
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản....................................................9
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản..................................................................10
3. Quản lý văn bản đi....................................................................................12
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản.....13
3.2. Đăng ký văn bản....................................................................................14
3.3. Nhân bản, Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn..............................14
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát.................................15
3.5. Lưu văn bản đi.......................................................................................16
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến............................................................16
4.1. Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................17
4.2. Đăng ký văn bản đến..............................................................................18
4.3. Trình và chuyển giao văn bản đến.........................................................19
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến........................19


5. Quản lý và sử dụng con dấu......................................................................19
5.1. Các loại dấu cơ quan..............................................................................19
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu................................................19
5.3. Bảo quản con dấu...................................................................................20
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan................................20
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty.....................................................20
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.................................................20
6.3. Phương pháp lập hồ sơ...........................................................................20
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty..............................................20
7. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại công ty...................................21
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở.................................................................................................21

7.2. Nhận xét và đánh giá chung...................................................................22
8. Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng..22
8.1. Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty.......22
8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị trong văn phòng...................................23
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng..............................23
KẾT LUẬN........................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................26


PHẦN MỞ ĐẦU
Văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định
– Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người
“quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến
trúc sư trưởng,…
– Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các
cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn
phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng let một hoạt dộng:
– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này
thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản,
lưu trữ thông tin.
Nhưng qua đây chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất là: Văn phòng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ
hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức dó.
Chính vì điều đó mà trong mỗi cơ quan, tổ chức không thể thiếu được một nơi
được gọi là văn phòng.
Trong quá trình học tập tại trường em đã được thầy cô truyền đạt cho
những kiến thức và kỹ năng cần có về chuyên ngành Quản trị văn phòng mà em
đang theo học. Tuy nhiên đối với mỗi sinh viên Quản trị văn phòng chúng em

nói riêng và toàn thể sinh viên trường Nội Vụ nói chung thì những điều đó vẫn
là chưa đủ để làm hành trang cho chúng em khi bước ra khỏi cánh cửa đại học
và tìm được một công việc đúng ngành, đúng nghề như mong muốn. Cũng bởi
nắm bắt được tâm lý đó và cũng tạo cho sinh viên trong trường có một môi
trường học tập hiệu quả mà hàng năm nhà trường đã tổ chức cho mỗi khóa đang
chuẩn bị ra trường như chúng em một đợt đi kiến tập ngành nghề thực tế để nắm
bắt cũng như hiểu rõ hơn về nghể mà mình đang theo học cũng như môi trường
mà mình sẽ được làm việc sau này. Trong quá trình đi kiến tập em đã được hiểu
rõ hơn về những gì được thầy cô giảng dạy, tuy so với lý thuyết thì thực tế sẽ có
1


nững điểm khác biệt nhưng về cơ bản thì những gì được quy định theo pháp luật
thì sẽ không khác nhau, từ đó cũng cho em hiểu được tầm quan trọng của bộ
phận văn phòng trong mỗi một cơ quan, tổ chức. Là một sinh viên Quản trị văn
phòng, tuy đã được đào tạo khá là sau về vấn đề này nhưng có lẽ khi áp dung
thực tiễn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ tại cơ quan kiến tập. Tuy nhiên, trong thời gian
đi kiến tại văn phòng công ty cổ phần Quản lý và kinh doanh bất động sản Hà
Nội thì em đã tích lũy cho bản thân những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho
học tập và công việc sau này. Mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của cán bộ
hướng dẫn và sự giúp đỡ của các chuyên viên văn phofnh ở trong công ty nhưng
do còn chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức nên bài báo cáo của em còn khá
nhiều thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn,

2


PHẦN NỘI DUNG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ

phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chínhNhân sự của công ty
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội
HỘI ĐỒNG
 Chức năng
- Công ty chịu trách nhiệm
lý và kinh doanh bất động sản, chịu
CỔquản
ĐÔNG
trách nhiệm xây dựng và quản lý các tòa nhà
BAN
- Tư vấn lập hồ sơ mời thầu
KIỂM SOÁT
- Tư vấn, đào tạo và xây dựng quy trình quản lý và khai thác bất động
HỘI ĐỒNG
sản
QUẢN TRỊ
- Tư vấn, tiếp thị và quảng cáo cho thuê bất động sản ( Văn phòng, siêu
thị, khu bán lẻ, cụm công nghiệp…)
- Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn cao
- Với hệ thống quản lý chuyên nghiệp và đã áp dụng thành công tại các
tòa nhà lớn, Công ty Cổ Phần QuảnTỔNG
lý và Kinh doanh bất động sản Hà Nội đã
GIÁM
ĐỐC
tạođược tiếng vang lớn trong lĩnh
vực bất
động sản dựa trên chất lượng dịch
vụ và kinh nghiệm cũng như lòng tin của khách hàng và các nhà đầu tư khi
hợp tác với công ty.

 Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh
PHÓ Bất
TGDđộng sản Hà Nội ( HPM
PHÓ TGD
PHÓ TGD
doanh
)
Hiện tại công ty đang chịu trách hiệm quản lý tòa nhà OceanPark tại
số 1, Đào Duy Anh – Phương Mai – Đống Đa – Hà Nội và một số tòa nhà
khác
- Công việc chính của công ty là cho thuê các văn phòng, các bãi đỗ
BAN NHÂN SỰ
BAN KINH DOANH
xe và các trung tâm thương mại chịu dưới sự quản lý của HPM
- HÀNH
Tư vấn,CHÍNH
lập hồ sơ mời thầu
- Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo hành các thiết bị của các văn phòng
trong tòa nhà OceanPark
BAN TÀI
Cơ cấu tổ chức
CHÍNH KẾ TOÁN

BAN KIỂM SOÁT/
KIỂM TOÁN
NĂNG LƯỢNG

BAN TƯ VẤN QUẢN LÝ & PHÁT
TRIỂN DỰ ÁN

3

BAN
KỸ THUẬT


Phương châm làm việc của tất cả các thành viên trong công ty: “ KHÔNG
THỎA HIỆP VỚI CHẤT LƯỢNG”
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà
Nội ( HPM )
4



-

Chức năng
Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và các chính sách về nhân sự
Tuyển dụng nguồn nhân lực
Quản lý mối quan hệ nhân sự và các phúc lợi của nhân viên
Quản lý tất cả các thủ tục về tuyển dụng hành chính nhân sự
Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến hành chính

văn phòng và các thiết bị nằm trong văn phòng
 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Hoạch định về nguồn nhân lực theo đúng yêu cầu chiến lược phát triển
của công ty
- Hoạch định ngân sách phù hợp với điều kiện của công ty trong từng
giai đoạn

- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm .
- Xây dựng các công cụ tuyển dụng (bài kiểm tra về IQ, EQ, tiếng
Anh…), các tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác và khoa học.
- Thực hiện và hướng dẫn các phòng ban, thực hiện kế hoạch tuyển dụng
nhân viên theo đúng quy trình, thủ tục, chính sách của Công ty
- Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết quả làm việc và đánh giá thành tích
đối với cán bộ – nhân viên theo qui định.
- Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn Công ty.
- Quán lý chế độ chính sách cho người lao động thông qua việc thực hiện
tốt các nội qui, qui định của công ty, các chế độ chính sách của pháp luật về lao
động hiện hành. Hỗ trợ, giải quyết các chính sách BHXH, BHYT và thanh tóan
các chế độ trợ cấp khác theo qui định hiện hành.
- Quản lý việc sử dụng lao động trong tòan công ty.
- Xây dựng, ban hành các thủ tục liên quan đến công tác hành chính nhân
sự
- Quản lý hồ sơ, các loại tài sản hành chính VP của Công ty.
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì
đột xuất trang thiết bị hành chính văn phòng.
- Quản lý dấu và ấn dấu, và thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực hành
chính (giấy công tác, giấy giới thiệu; ban hành, theo dõi và lưu các văn bản, gồm
cảvăn bản pháp lý của Công ty; tiếp nhận, xử lý các văn bản, thư từ đến, … )
nhằm phục vụ hữu hiệu hoạt động của Công ty luôn thông suốt, chính xác, kịp
thời. - Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty và giám
sát việc chấp hành các nội quy đó.
5


- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách
thức tuyển dụng nhân sự.
- Tham mưu cho cấp trên về việc quản lý và điều hành công ty

- Trợ giúp các bộ phận liên quan trong công ty các vấn đề liên quan đến
công tác hành chính

6


Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành Chính tại Công ty Cổ Phần Quản
lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )

Tổng Giám Đốc
Vũ Tiến Sơn
Trưởng phòng Hành chính
nhân sự
Phan Thị Thu Huyền

Trần

PCVP. Phụ trách

PCVP. Phụ trách HCQT

tổng hợp( 2 người)

Bộ phận Lễ tân

Bộ phận Tài chính – kế
toán

Bộ phận Lái xe
Bộ phận Văn thư –

lưu trữ

Bộ phận Bảo vệ

Bộ phận Cấp dưỡng
Bộ phận Tổng hợp
2. Soạn thảo và ban hành văn bản

Bộ phận Điện nước

2.1. Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất
động sản Hà Nội ban hành.
Theo báo cáo số lượng văn bản đi từ năm 2015 đến năm 2016 thì các loại văn bản Công ty Cổ
Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ban hành gồm:

STT

Tên loại văn bản ban hành
7

Số lượng


Qua bảng thống kê số liệu văn bản bản ta có thể thấy trong một năm HPM
ban hành khá là nhiều văn bản và ở nhiều hình thức khác nhau mà trong đó số
văn bản được công ty sử dụng nhiều nhất là công văn và đơn thư
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và pháp luật.
Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản.

- Trưởng phòng Hành Chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước Thủ trưởng cơ quan
và pháp luật. Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nơi nhận.
Tổng Giám đốc ký ban hành văn bản của Công ty nằm trong thẩm quyền
phạm vi cho phép
Trong trường hợp cho phép, lãnh đạo công ty ( Tổng giám đốc ) có thể uỷ
quyền cho người đứng đầu một phòng, ban ký thừa uỷ quyền một số văn bản khi
lãnh đạo vắng mặt . Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản
và thời hạn ủy quyền theo quy định của Công ty và không trái với quy định của
pháp luật. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn
bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của Công ty . Lãnh đạo công ty
( Tổng Giám đốc ) có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh (TL.)
một số loại văn bản khi không có mặt trực tiếp..
Khi ký văn bản người ký chú ý không dược dùng bút chì; không dùng
mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần cấu thành văn bản: Quốc hiệu;
tên cơ quan, tổ chức ban hành; số, ký hiệu của văn bản; địa danh ngày, tháng,
năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản;
chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức,
nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn,
mật).
- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
8


chữ trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ,……
- Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ được sử dụng khi soạn thảo văn bản trên máy vi tính là phông

chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001.
- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 25 mm hoặc 1”
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 mm hoặc 0,8”
Lề trái: cách mép trái từ 30 mm hoặc 1,4”
Lề phải: cách mép phải từ 25mm hoặc 1”
Nhìn chung, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng Công ty Cổ phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM) cơ bản thực hiện đúng quy
trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Do văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý và văn bản
ban hành có bảo đảm chất lượng và đạt được mục đích, yêu cầu đề ra hay không
chủ yếu được quyết định ở khâu soạn thảo , nên trong hoạt động quản lý cần coi
trọng đúng mức. Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên phòng
hành chính của công ty được phân công soạn thảo, kiểm tra chặt chẽ theo một quy
trình khoa học, trình tự các bước có mối quan hệ logic. Quy trình chi tiết cho việc
soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra
9


đối với văn bản đó, căn cứ theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày

văn bản hành chính.
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động
quản lý. Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả của
cơ quan quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,
thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội
dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản. Một số văn bản như:
Công văn trao đổi, Quyết định, Giấy giới thiệu…đã được mẫu hóa. Các văn bản
khác được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:
Bước 1. Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản.
Cán bộ chuyên viên xác định ban hành văn bản là để làm gì? Gồm mấy
mục đích? Giới hạn của nó đến đâu? Đối tượng giải quyết và thực hiện là ai?
(Phải dựa vào từng trường hợp cụ thể, nội dung cụ thể để xác định đối tượng
giải quyết và thực hiện văn bản). Từ đó sẽ xác định được loại văn bản cần ban
hành.
Bước 2. Chọn tên loại văn bản sao cho văn bản đó thể hiện tốt nhất
những nội dung trên và thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và của cán bộ
chuyên môn soạn thảo văn bản đó.
- Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của văn bản dự định ban hành.
- Nắm được công dụng của từng loại văn bản.
- Nắm được thẩm quyền ban hành văn bản.
- Nắm được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 3. Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản
 . Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau
 Xử lý văn bản:
- Đọc các thông tin mà đã thu thập được.
- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin
10

Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.
Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: Những
văn bản quan trọng và những văn bản dài. Để từ đó có thể làm rõ được bố cục,
nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót các ý, sắp xếp nội
dung logic.
Bước 5. Trình bản thảo để lãnh đạo duyệt và cho ý kiến chỉ đạo để
hoàn thiện văn bản.
Sau khi soạn thảo văn bản xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:
Lãnh đạo đơn vị ( Trưởng phòng hành chính phụ trách lĩnh vực) duyệt về
nội dung và ký ban hành.
Bước 6. Nhân bản văn bản để chuẩn bị ban hành.
- Trước khi nhân bản phải đưa xuống văn thư để đăng ký văn bản, ghi số
văn bản, ngày, tháng, năm.
- Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt.
- Dựa vào nơi nhận để nhân bản văn bản.
Bước 7. Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Trước khi trình lãnh đạo thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai
sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót tiếp theo đó chuyển lên
Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy, đóng dấu để ban hành.
*Nhận xét:
- Quy trình sạo thảo văn bản được thực hiện theo đúng theo quy định hiện
hành từ khâu soạn thảo cho tới khi đóng dấu và phát hành văn bản.
- Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của cơ
quan: Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc .
- Các chuyên viên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ soạn thảo.
Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của cho thấy được công tác soạn
Văn phòng công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội
(HPM) đã được lãnh đạo cơ quan và cán bộ Văn thư chú trọng và tuân thủ đúng
theo quy trình.

3. Quản lý văn bản đi
11


Ban lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ, nhân viên phòng
Hành chính thường xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu
trữ theo quy định, thường xuyên rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy
trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành.
Tại đơn Công ty đã xây dựng và ban hành thông báo phân công lĩnh vực
phụ trách, nhiệm vụ cụ thể từng cá nhân

Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn bản:
Xác định mục đích, tính chất,
tầm quan trọng của văn bản sẽ
ban hành

Xác định hình thức, nội dung
soạn thảo

Thu thập xử lý thông tin
liên quan

Xây dựng đề cương

Thực hiện soạn thảo

Kiểm tra trước khi trình ký

Trình ký

Hoàn thiện văn bản
phát hành
12

Đánh máy


3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn
bản.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số của văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung cua cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp Pháp
luật có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký
văn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số
Ả – rập, bắt đấu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm.
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính là ngày, tháng, năm
văn bản được ban hành.
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ
ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Ví dụ:Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2015
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

3.2. Đăng ký văn bản
Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản
nào nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản
trong năm. Thực tế hiện nay Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động
sản Hà Nội ( HPM ) đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản TD Office để
quản lý toàn bộ văn bản của cơ quan, tiện cho việc tra tìm dễ dàng và nhanh
13


chóng.
3.3. Nhân bản, Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Nhân bản
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để
lưu ở Văn thư.
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
+ Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng
được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
+ Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên cơ quan.

+ Đóng dấu giáp lại: Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu
không quá 05 trang.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
+ Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15, Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
14


hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày
13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát.
- Sau khi văn bản đã được đăng ký xong thì sẽ chuyển qua thủ tục chuyển
phát. Bì thư của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (
HPM ) là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax. Để
văn bản vào bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì
cho phù hợp sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm
mỹ, trang trọng và bí mật.
- Riêng đối với các loại văn bản thông thường thường nhân viên chịu trách nhiệm vấn đề này
sẽ bỏ vào bì thư cẩn thận và có ghi rõ nội dung bên ngoài tên cơ quan hoặc cá nhân gửi và nhận.

CÔNG TY CỔ PHẦN QL VÀ KD
BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI

Địa chỉ: Số 1 phố Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống đa, Hà Nội.
Kính gửi:…………………………..

…………………………………….

3.5. Lưu văn bản đi
- Sau khi hoàn tất các bước trên nhân viên văn thư tại Công ty Cổ Phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) sẽ giữ lại bản gốc và
được lưu ở văn phòng Phòng Hành chính nhân sự tại công ty.
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và
01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
-

Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo
15


thứ tự đăng ký.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
- Văn thư có trách nhiệm lập Sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của Pháp luật.
4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên
ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau. Văn bản đến tại Công ty
Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ) được nhân viên
văn thư thực hiện theo các bước được quy định của Công ty và được thực hiện
như sau:
TiếpQuy
nhận
văn quản
bản đến

Sơ đồ hoá
trình
lý văn bản đến:
và kiểm tra bì

Phân loại, bóc bì, đóng
dấu đến

Ghi số đến, ngày đến
Đăng ký văn bản đến
vào máy tính

Trình văn bản đến

Sao văn bản đến

Chuyển giao
văn bản đến

Giải quyết, theo dõi,
16 giải quyết
đôn đốc việc
văn bản đến
.


4.1. Tiếp nhận văn bản đến
+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi

gửi trước khi nhận và ký nhận.
+ Đối với fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục
đóng dấu đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản
chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản
fax, bản chuyển phát qua mạng).
+ Trong năm 2016 Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động
sản Hà Nội ( HPM ) đã tiếp nhận 1658 văn bản đến.
Đóng dấu “đến”, ghi số, ngày đến:
Tất cả văn bản đến của cơ quan được tập trung đăng ký tại bộ phận văn thư
thuộc phòng Hành chính nhân sự, được đóng dấu “đến” ghi số đến và ngày đến.
Mẫu dấu “đến” của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động
sản Hà Nội ( HPM )
Đối với Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”.
Dấu đến được đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu đối
với văn bản có tên loại.
Đối với văn bản là công văn thì việc đóng dấu “ đến” được đóng dấu dưới
phần trích yếu nội dung.
4.2. Đăng ký văn bản đến
Đối với việc đăng ký văn bản đến thì được công ty cho vào một phần
mềm quản lý riêng. Còn văn bản bản mật thì được lưu tại một sổ khác
+ Văn bản đến phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
+ Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được kết nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng
17


Internet.
Bên trong phần mềm đăng ký văn bản đến được trình bày như sau:

Số đến

Ngày đến

Số hiệu
gốc

Cơ quan
ban hành

Trích yếu

Người
chỉ đạo

Người/
đơn vị
XL

4.3. Trình và chuyển giao văn bản đến
+ Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để
xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức văn thư đăng ký tiếp và
chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
+ Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
+ Sau khi nhận được văn bản đến, công chức, cá nhân có trách nhiệm chỉ

đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan; theo thời
hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của Pháp luật.
+ Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan.
+ Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn
phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gưỉ theo đúng thời hạn quy định.
5. Quản lý và sử dụng con dấu
5.1. Các loại dấu cơ quan
Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
sử dụng chung duy nhất một con dấu.
Con dấu của cơ quan do chị Phan Thị Thu Huyền - Trưởng phòng Hành
18


chính Nhân sự được giao trách nhiệm quản lý và sử dụng, bảo quản.
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là tài sản riêng của Công ty nên không thể tuỳ tiện lưu hành bên
ngoài.
Con dấu của Công ty được giao cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
giữ và đóng dấu tại cơ quan. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu khống chỉ.
Việc sử dụng con dấu được quy định như sau:

Tất cả các văn bản của Công ty phải được đóng dấu trước khi ban hành .
5.3. Bảo quản con dấu
Con dấu được bảo quản trong tủ hồ sơ của công ty khi cần sử dụng sẽ
được Trưởng phòng Hành chính đem ra. Trước khi văn bản được đóng dấu phải
kiểm tra lại thể thức sau đó Trưởng phòng hành chính sẽ đóng dấu và ban hành.
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty
Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
hình thành các loại hồ sơ như: hồ sơ công việc( hồ sơ công vụ), hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình ký.
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Do còn một số hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ nên công ty vẫn
chưa thể xây dựng và ban hành được danh mục hồ sơ như một số các cơ quan
khác.
6.3. Phương pháp lập hồ sơ
Các phòng ban liên quan trong công ty có trách nhiệm lập hồ sơ vào mỗi
kỳ cuối năm.
19


Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
các bên liên quan, hướng dẫn và kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại công ty
Hiện nay tại Công ty chưa có phòng lưu trữ riêng cho hồ sơ, tài liệu. Các
tài liệu, hồ sờ được cất ở tủ, kệ trong văn phòng của Công ty. Hiện tại kho Công
ty đang quản lý 896 bộ hồ sơ.
Trách nhiệm của các bên liên quan trong công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan:
- Lãnh đạo các phòng ban liên quan có trách nhiệm chỉ đạo việc giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

- Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
việc giao nộp hồ sơ, tài liệu.
+ Tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
- Các phòng ban, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào
nơi lưu trữ của Công ty
7. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp tại công ty
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao
tiếp trong công sở.
Trong khoảng thời gian được phân công đi kiến tập tại Công ty Cổ phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội tuy là không dài nhưng bản thân
em cảm thấy môi trường công sở tại đây khá là năng động, công ty thực hiện
khác là tốt các quy định về văn hóa công sở cũng như nghi thức nhà nước mỗi
khi có một nghi lễ gì dặc biệt. Tuy các quy định này chưa được văn bản hóa
bằng các văn bản cụ thể nhưng nhìn chung thì công ty cũng đã thực hiện khá tốt
các mục tiêu trên. Chính vì điều đó mà văn hóa công sở là một trong những nét
đẹp không thể nhằm tôn vinh những con người trong văn phòng và đang làm
công việc văn phòng ấy mà một trong những điều không thể thiếu để làm nên sự
sang trọng và lịch sự trong văn hóa công sở đó chính là kỹ năng giao tiếp mà bất
cứ một văn phòng nào cũng không thể thiếu. Nhận thức được điều đó mà mỗi
20