Báo cáo kiến tập Quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
BHLĐ
CBNV
CBCNV
QTTS
CNTT
ĐKKD

Bảo hiểm lao động
Cán bộ nhân viên
Cán bộ công nhân viên
Quản trị tài sản
Công nghệ thông tin
Đăng ký kinh doanh


LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội em
cũng như toàn thể các bạn sinh viên trong khoa Quản trị văn phòng rất vinh dự khi
được đi kiến tập. Đây thực sự là cơ hội giúp em vận dụng những kiến thức đã học
vào thực tiễn . Là cơ hội để em có thể tự tin trong giao tiếp, có thêm nhiều kinh
nghiệm và tự hoàn thiện bản thân mình. Trong quá trình làm bài báo cáo không
tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của
thấy cô, bạn bè, bạn đọc để em có thể rút kinh nghiệm, hoàn thiện tốt bài làm của
mình.
Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
ThS. Lâm Thu Hằng- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn
trong suốt quá trình tham gia kiến tập và viết báo cáo.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tận
tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập.
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond

Palace đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình kiến tập.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Phạm Minh Tâm – người đã tận tình
hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ thực hiện các công việc tại Công ty.
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khoẻ và thành công
trong sự nghiệp trồng người của mình. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị
trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace luôn luôn mạnh khoẻ, thành công
trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Hà Nội, ngày

30 tháng 4
Sinh viên

Hà Thị Loan

năm 2015


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong thời kì đẩy mạnh Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước đòi
hỏi phải có một nền hành chính chuyên nghiệp và khoa học để có thể giải quyết
nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời
sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước trong giai
đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng
trong việc điều hành, tổ chức, quản lý công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
Cùng với sự phát triển của đất nước, đòi hỏi Doanh nghiệp phải có một hướng
đi đúng đắn, nhạy bén với sự thay đổi liên tục của xã hội để có một chỗ đứng vững
chắc trên thị trường và ngày càng phát triển theo hướng tích cực. Để làm được điều
đó, doanh nghiệp cần có một bộ máy tổ chức khoa học, hoàn thiện, khâu hành
chính không ngừng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế.

Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng cũng như để
đáp nhu cầu thực tiễn của xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo khối
lượng lớn sinh viên ngành Hành chính văn phòng trong đó có ngành Quản trị văn
phòng nhằm cung cấp nguồn lực có chuyên môn, trình độ về ngành Quản trị văn
phòng để đảm nhiệm công việc của người nhân viên, cán bộ văn phòng và công
việc của người quản lí, phụ trách văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Với phương châm “ Gắn liền lý luận với thực tiễn” trong công tác đào tạo của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng.
Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kế hoạch kiến
tập ngành Quản trị văn phòng khoá 2012-2016 tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Việc thực tế này giúp cho sinh viêc làm quen với công việc trong cơ quan, áp dụng
những kiến thức đã học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị
văn phòng. Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có cơ hội vận dụng kiến lý


thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành sau khi tốt nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ
được giao.
Được sự cho phép của nhà Trường và khoa Quản trị văn phòng em đã được
giới thiệu tới Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace để kiến tập với thời gian
bắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/201 với nội dung tìm hiểu công tác văn
phòng tại Công ty.
Trong khoảng thời gian đi kiến tập tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace bản thân em đã học hỏi được rất nhiều điều. Kiến tập không những đem lại
cho em cơ hội cọ xát với môi trường làm việc thực tế mà còn góp phần định hướng
cho công việc văn phòng trong tương lai. Em có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm
việc chuyên nghiệp từ đó giúp em học hỏi và tích lũy cho mình được nhiều kinh
nghiệm hơn; vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc tại cơ
quan;Từ đây giúp em nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang
bị thêm kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc.

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
* Giới thiệu vài nét về công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE
Mã số thuế: 0105821123
Địa chỉ: Số 16 Ngách 64 Ngõ 67 Phố Thái Thịnh, Phường Thịnh Quang, Quận
Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
Tên giao dịch: HANOI DIAMOND PALACE JOINT STOCK COMPANY
Giấy cấp kinh doanh: 0105821123 – ngày cấp: 14/03/2012
Giám đốc: Thành Thị Thuỳ Nga
- Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace là công ty cung cấp dịch vụ tiệc
cưới, hội nghị, sự kiện. Diamond Palac chính thức khai trương vào ngày 28/7/2012
tại đường Hoàng Quốc Việt sầm uất, có tổng diện tích lên đến 3.000 m2 cùng 3
phòng đại tiệc gồm Sapphire tại tầng 1 có thể đón 500 khách, Ruby và Opal trên
tầng 2 có thể đón tới 700 khách.
Nối tiếp thành công sau 1 năm ra đời, hệ thống tiệc cưới và sự kiện Diamond
Palace đã có thêm một trung tâm mới toạ lạc tại toàn nhà M5-91 Nguyễn Chí
Thanh- Hà Nội. Trung tâm tổ chức tiệc cưới, sự kiện Diamond Palace 2 gồm ba
phòng đại tiệc Sapphire, Ruby và Opal có thể đón tiếp linh hoạt từ 200 đến hơn
1000 khách. Các phòng được lắp đặt hệ thống vách ngăn linh hoạt có thể mở rộng
hay ngăn cách tạo ra không gian chung hay riêng biệt tuỳ theo nhu cầu của khách
hàng. Sân khấu của Diamond Palace 2 được thiết kế với hệ thống âm thanh, ánh


sáng hiện đại rất thích hợp để trình diễn các tiết mục ca nhạc, tạp kĩ phục vụ thực
khách và là nơi để thực hiện những bức hình cưới đẹp nhất.
Phòng tiệc được bài trí lĩnh lãm theo phong cách Châu Âu, mang lại cho đôi

uyên ương và thực khách cảm giác thăng hoa trong ngày trọng đại. Ngoài ra, tất cả
các phòng tiệc đều được gắn màn hình và máy chiếu, để khi cần có thể truyền hình
trực tiếp các sự kiện diễn ra trong các phòng với nhau, rất thích hợp để tổ chức tiệc
cưới , hội nghị công ty, các buổi lễ tri ân khách hàng.
* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
- Phụ lục 1
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
Ngành nghề kinh doanh của Công ty rất đa dạng:
STT

Tên ngành

1

Mã ngành
5610

Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ
lưu động
2

4632
Bán buôn thực phẩm

3

77290
Cho thuê đồ dùng cá nhân và gia đình khác

4

82300
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

5

7710
Cho thuê xe có động cơ

6

5630
Dịch vụ phục vụ đồ uống

7

56290
Dịch vụ ăn uống khác


8

56210

10

Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng
không thường xuyên với khách hàng (phục
vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)
Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên 47230

kinh doanh
Bán buôn tổng hợp
46900

11

Bán buôn đồ uống

12

Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu 7730
hình khác

9

4633

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp dịch vụ ăn uống không thường
xuyên với khách hàng ( phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)
1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ( Phụ lục số 02)
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace hoạt động dưới hình thức Công ty
Cổ phần.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Cụ thể chức năng của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức như sau:
a) Hội đồng Quản trị:
•

Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh
hằng năm của công ty;

Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng

•

loại;
•

Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào
bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

•

Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

•

Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này;


•

Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn
theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;

•

Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua
hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn
50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc
một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy

định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này;

•

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công
ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử
người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở
công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó;

•

Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác
trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

•

Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành
lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần
của doanh nghiệp khác;

•

Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông,
triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông
qua quyết định;

•

Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

•

Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc
xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

•

Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;

•

Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty
Hội đồng Quản trị có không ít hơn ba thành viên và không quá 11 thành viên.
Nhiệm kỳ của Hội đồng Quản trị là 5 năm. Nhiệm kỳ của Thành viên Hội
đồng Quản trị không quá 5 năm; thành viên Hội đồng Quản trị có thể được bầu lại
với số nhiệm kỳ không hạn chế.


Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thể thành viên bị miễn
nhiệm, bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ, thì nhiệm kỳ của thành viên đó là thời
hạn còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị.
Thành viên Hội đồng Quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của Công ty.
b) Giám đốc :
- Là người chịu trách nhiệm quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên nhà hàng .
- Trực tiếp hướng dẫn và đào tạo nhân viêc các kỹ năng, kiến thức. Đánh giá
và động viên nhân viên.
- Quản lý doanh thu, hàng hoá và xử lý các vấn đề phát sinh tại nhà hàng.
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ kinh doanh thương mại với khách hàng
và đối tác.

- Thoả mãn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
c) Bộ phận Trung tâm
- Chức năng chính là cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng
- Tạo mối quan hệ với khách hàng thông qua thái độ phục vụ và xử lý tình
huống
- Phối hợp với các bộ phận khác để chất lượng dịch vụ được trọn vẹn
c-1) Trưởng Bộ phận bán hàng
- Giới thiệu và tư vấn trực tiếp cho khách hàng tại Trung tâm về các dịch vụ
và sản phẩm tiệc cưới của Trung tâm; tư vấn cho khách hàng để chọn phòng tiệc
phù hợp với nhu cầu của khách.
- Theo dõi, cập nhật dữ liệu khách hàng
- Chăm sóc khách hàng trước và sau khi ký hợp đồng
- Thực hiện các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo hiệu quả cho Trung tâm
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lên kế hoạch tiếp cận, giới thiệu dịch vụ tổ
chức tiệc cưới và hội nghị, sự kiện của Trung tâm, tư vấn và bán hàng
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về những chiếc lược kinh doanh, kế
hoạch Marketting trong ngắn hạn và dài hạn
- Lên kế hoạch kinh doanh chiến lược cho từng giai đoạn, từng mùa của sản
phẩm- dịch vụ của Trung tâm
- Truyền thông đại chúng, quan hệ khách hàng (PR) nhằm nâng cao hình ảnh
doanh nghiệp và đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng tiềm năng
- Thực hiện các công việc khác do cấp trên yêu cầu
b-2) Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bàn


- Chức năng của bộ phận bàn là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ
uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm phục vụ khách hàng ăn uống tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc
cưới đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc và động tác quy định

+ Tìm hiểu và nawmss vững yêu của khách để đáp ứng mọi yêu cầu của
khách.
+ Tạo môi trường hấp dẫn để khách thưởng thức các món ăn, đồ uống thông
qua việc sắp đặt, bài trí phòng ăn, bàn ăn, ánh sáng và cả phong cách giao tiếp
+ Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.
+ Thực hiện tốt việc bảo vệ tài sản, lao động, kĩ thuật của khách sạn
+ Thường xuyên thu thập thôn tin từ khách hàng và nghiêm chỉnh báo cáo với
cấp trên để nâng cao chất lượng phục vụ.
+ Thường xuyên trau dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, có ý
thức đoàn kết lần nhau nhằm nâng cao năng suất, chất lượng.
c-3) Bếp trưởng
- Kiểm tra độ tươi ngon của thực phẩm và các thành phần để đảm bảo thực
hiện Luật an toàn vệ sinh thực phẩm
- Giám sát và phối hợp hoạt động của các đầu bếp và nhân viên chuẩn bị thức
ăn
- Thiết lập các công thức nấu ăn chính thức cho tất cả các món ăn và đảm bảo
phải được tuân thủ nghiem ngặt
- Phối hơp với Trưởng bộ phận bán hàng xây dựng thực đơn phù hợp với yêu
cầu, đòi hỏi của thị trường
- Đảm bảo tiêu hao vật chất ơ mức thấp nhất, đạt hiểu quả theo tiêu chuẩn của
công ty quy định
- Thực hiện công tác quản lý môi trường tại bộ phận
- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong khu vực
d) Bộ phận kế toán
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác tài chính;
+ Công tác kế toán tài vụ;
+ Công tác kiểm toán nội bộ;
+ Công tác quản lý tài sản;
+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;

+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tron g
toàn Công ty;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu chi, kiểm tra việc thu chi các khoản tiền vốn,
sử dụng vật tư của công ty
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính,
kế toán
- Phối hợp với các bộ phận khác trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán…
tài sản của công ty
e) Bộ phận an ninh
Chức năng:
- Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong Công ty
Nhiệm vụ
- Đề xuất và thực hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn trong công ty
- Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các biện
pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy Công ty
- Hướng dẫn, chỉ đương cho khách lên trung tâm tham dự tiệc cưới. Trông giữ
xe cho các thành viên trong Công ty và khách đến lên hệ công tác
- Quản lý hệ thống kiểm soát an ninh: bộ đàm, hệ thống báo cháy…
-Thực hiện một số công tác khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền
f) Bộ phận Hành chính
Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về các công tác tổ chức,
công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ công
nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịch của cán bộ-công nhân viên, công tác hành chính,
công tác văn thư-lưu trữ, phục vụ xe con công ty. Bộ phận hành chính có nhiệm vụ:
- Tổ chức đào tạo, tuyển dụng nhân sự

- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự, các quá
trình liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của
luật Lao động và quy chế của Công ty.
- Phụ trách trách công tác phát ngôn, tham gia các hoạt động xã hội
- Quản lý có hiệu quả các trang thiết bị, văn phòng phẩm
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định


- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công đoàn,
hội thanh niên, hội phụ nữ…
- Soạn thảo các văn bản theo đúng quy định của pháp luật, theo yêu cầu công
việc. Quản lý các văn bản đi-đến ; các tài liệu có liên quan đến Công ty; quản lý và
sắp xếp, kiểm tra tính hợp pháp của văn bản tài liệu lưu hồ sơ.
- Bộ phận hành chính được quyền yêu cầu các bộ phận khác trong Công ty
cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động, tiền lương và hành
chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ văn phòng.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1.1.1 Chức năng của văn phòng
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực công tác như: văn thư
-lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức quản lý lao động; chế độ quản lý tiền lương
và đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi
trường trụ sở cơ quan Công Ty và các công tác khác có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ đươc lãnh đạo Công ty giao.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho Công ty.
- Giúp Giám đốc nắm bắt và tổng hợp, xử lý thông tin; phản ánh tình hình
hoạt động của Công ty.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng

- Quản lý và hướng dẫn các phòng ban cơ quan Công ty về công tác văn thư,
lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Cơ quan Công
ty theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của
Công ty.
- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Công
ty; thông báo ý kiến kết luận tại các hội nghị, cuộc họp giao ban, làm việc của


Giám đốc; phối hợp với các phòng, chuẩn bị các bài viết, trả lời, phỏng vấn cho
Lãnh đạo Công ty.
- Tham mưu cho Lãnh đạo về công tác tổ chức nhân sự của Công ty.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc thực hiện các chế độ, chính
sách (nâng lương, nâng bậc, tiền lương, tiền thưởng, thu nhập, giải quyết các chế
độ BHXH…) với người lao động, kế hoạch trang bị BHLĐ cho người lao động.
- Xây dựng kế hoạch lao động, định biên, định mức lao động, theo dõi tổng
hợp tình hình sử dụng lao động, thu nhập từ tiền lương, phân tích tình hình sử dụng
lao động, trả lương cho CBCNV.
- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và sức khỏe cho CBCNV.
- Hướng dẫn công tác thi đua, làm thường trực hội đồng: Thi đua, khen
thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc. Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo
Quy định.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty mọi hoạt động
của phòng và các lĩnh vực được phân công theo chức năng.
- Tham mưu và góp ý kiến với Lãnh đạo Công ty về việc bố trí, sắp xếp lao
động, sử dụng lao động và các Quy định hiện hành khác trong toàn Công ty. Kiến
nghị Lãnh đạo Công ty xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật của Công ty.
- Được phép ký các loại văn bản theo chức năng khi được Giám đốc Công
ty ủy quyền trực tiếp.
- Quản lý Đội xe văn phòng phục vụ nhu cầu công tác của CBCNV trong

Công ty.
- Kiểm tra định kỳ và đột xuất việc chấp hành chính sách, Pháp luật của Nhà
nước, các Quy chế, Quy định của Công ty.


- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện nội quy bảo vệ an ninh trật tự cho toàn thể
CBCNV. Phối hợp với cơ quan Công an, quân sự địa phương để thực hiện tốt công
tác này.
- Tổ chức, kiểm tra, đôn đốc thực hiện công tác bảo vệ tài sản của Công ty.
Quản lý, lập và thực hiện các phương án bảo vệ các mục tiêu quan trọng, các công
trình trọng điểm trong toàn bộ khu vực Công ty quản lý.
Đối với khách đến giao dịch, làm việc hoặc tham quan giao lưu, nhân viên bảo
vệ có trách nhiệm hướng dẫn và thực hiện đầy đủ các Quy định đã ban hành,
nghiêm cấm không cho người không có nhiệm vụ vào khu vực làm việc của Công
ty .
- Phối hợp với các Cơ quan chính quyền tại địa phương để thực hiện việc quản
lý nhân, hộ khẩu trong Công ty theo Quy định hiện hành của Nhà nước và hoạt
động khác tại địa phương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
TRƯỞNG
PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG
PHÒNG

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

NHÂN

NHÂN

HÀNH

LỄ TÂN

VIÊN

VIÊN LÁI

CHÍNH-

QTTS-

XE

VĂN THƯ

CNTT


2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng
Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng Công ty Cổ phần
Hà Nội Diamond Palace như sau:
a) Lãnh đạo văn phòng
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp
dụng cơ chế quản trị hành chính của Công ty.

- Soạn thảo các nội quy, quy trình, biểu mẫu phục vụ quản trị nội bộ.
- Tổ chức soạn thảo hợp đồng mua bán của phòng Hành chính.
- Tổ chức giám sát việc thực hiện các quy định, quy chế của Công ty.
- Tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động: Văn
hóa văn nghệ, các phong trào đoàn thể, tham quan nghỉ mát, tổ chức sinh nhật….
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại
Công ty .
- Chủ trì việc phối hợp, hỗ trợ các đơn vị thành viên trong công tác hành
chính.
- Quản lý, giám sát các công việc và nhân sự của phòng Hành chính.
- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc phân công.
b) Các bộ phận nhân viên trong văn phòng
* Phó Trưởng phòng


- Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, được Trưởng phòng phân
công nhiệm vụ. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được giao.
- Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng trong các lĩnh vực công tác Hành
chính.
- Kiểm tra, giám sát quá trình hoàn thành công việc của nhân viên
- Thực hiện các công việc do Trưởng phòng giao.
* Nhân viên Hành chính- Văn thư
- Soạn thảo các văn bản hành chính thuộc phạm vi công việc phòng Hành
chính.
- Soạn thảo và phân phối các biểu mẫu của công tác quản trị hành chính (sau
khi được phê duyệt và ban hành thực hiện) và theo dõi việc thực hiện.
- Phôtô công chứng theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc. Tổ chức mua, cấp
phát và theo dõi việc sử dụng dụng cụ, vật tư vệ sinh.
- Theo dõi việc sử dụng xe văn phòng và hợp đồng gửi xe văn phòng.

- Hỗ trợ CBNV đi công tác: đặt vé máy bay, khách sạn…khi có yêu cầu.
- Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư, vật phẩm cần thiết phục vụ việc thờ
cúng, tiếp khách, hiếu, hỉ, sinh nhật, hỏi thăm…thuộc trách nhiệm phòng Hành
chính.
- Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công.
- Quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty, quản lý giấy ĐKKD, các bản sao giấy
ĐKKD, các văn bản của Hội đồng quản trị.
- Lưu giữ hồ sơ, hợp đồng mua bán của phòng Hành chính.
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm.
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban, kiểm tra thủ tục trình
ký trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý con dấu và đóng dấu theo quy định. Trong trường hợp nghỉ làm tạm
thời, con dấu được chuyển lại cho Nhân viên Hành chính và báo cáo cho Trưởng
phòng.
- Viết giấy giới thiệu.
- Scan các văn bản theo yêu cầu và qui định của công ty.
* Nhân viên lễ tân
- Tiếp nhận, xử lý, chuyển các cuộc điện thoại theo qui định.


- Tiếp nhận và chuyển các loại văn bản đi đến, vào sổ theo dõi văn bản ( fax,
chuyển phát nhanh…)
- Tiếp đón, hướng dẫn, tiễn khách, hỗ trợ khách đến làm việc tại Công ty theo
đúng qui định.
- Chuẩn bị phòng họp của Công ty theo lịch họp thường xuyên và yêu cầu.
- Thực hiện chấm công cho CBNV hàng ngày, tổng hợp bảng chấm công hàng
tháng.
- Chuẩn bị các nội dung cần truyền thông tới CBNV trên màn hình của theo
qui định của Công ty.
- Nhận đơn xin nghỉ việc trình Trưởng phòng ký và lưu đơn theo quy định.

- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
* Nhân viên QTTS – CNTT
- Quản trị hệ thồng mạng nội bộ, Internet, tổng đài hiện tại của Công ty.
- Mua sắm tài sản thiết bị tin học, viễn thông, máy móc văn phòng và tài sản
khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Lập hồ sơ và tổ chức quản lý tài sản của Công ty. Lưu trữ phiếu bảo hành và
tài liệu hướng dẫn sử dụng.
- Hướng dẫn, hỗ trợ CBNV sử dụng máy móc thiết bị Công ty.
- Lập các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ giải pháp thực hiện công việc các phòng
ban.
- Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố của máy
móc, thiết bị của Công ty đảm bảo hoạt động tốt.
- Thực hiện việc sửa chữa văn phòng, sắp xếp, bố trí làm việc cho CBNV theo
chỉ đạo của Chánh văn phòng.
- Đề xuất phương án sử dụng, điều chuyển tài sản theo yêu cầu và mục đích
công việc của các phòng ban.
- Theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời các sự cố về điện, nước, điều hòa,
thang máy và các thông báo kịp thời đối với đơn vị cho thuê văn phòng để phối hợp
giải quyết. Đối với các sự cố nhỏ chủ động lên phương án giải quyết.
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công.
* Nhân viên lái xe
- Thực hiện đưa đón CBNV đi công tác theo quy định.
- Quản lý, bảo dưỡng và sử dụng xe đúng quy định.
- Giữ gìn vệ sinnh xe luôn sạch sẽ.
- Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công.


3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond palace:
3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội

Diamond Palace
Trong quá trình tìm hiểu tại cơ quan, hiện tại em chưa thấy có văn bản nào
quy định về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành:
* Nguyên nhân
- Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh dịch vụ (chủ yếu là dịch vụ
ăn uống không thường xuyên: tiệc cưới, hội nghị, sự kiện…). Công ty tuy đã đi vào
hoạt động trong một thời gian nhưng do điều kiện nguồn lực còn chưa dồi dào đáp
ứng được nhu cầu hiện tại của Công ty. Công tác văn thư, lưu trữ đóng một vai trò
rất quan trọng trong quá trình hoạt của cơ quan, tổ chức nhưng cũng là hoạt động
bổ trợ cho hoạt động chính của Công ty do vậy công tác văn thư, lưu trữ chưa được
chú trọng, quan tâm tới nhiều.
* Thuận lợi
Hiện tại, tuy chưa ban hành được văn bản nào quy định về công tác văn thư,
lưu trữ cho cơ quan nhưng Công ty vẫn thực hiện đúng công tác này theo đúng quy
định của pháp luật. Công ty đã áp dụng và thực hiện các văn bản:
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTh ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc Hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
- Quy ché công tác Văn thư – Lưu trữ của Cục Văn thu Lưu trữ Nhà nước
( Ban hành kèm theo Quyết định số 282/QĐ-VTLT ngày 13 tháng 12 năm 2010 của
Cục trưởng Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ được đẩy
mạnh.
* Khó khăn
- Công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến
hoạt động chỉ đạo điều hành trong cơ quan như: Quy trình quản lý, giải quyết văn
bản đi - đến tại Công ty chưa đúng quy định pháp luật còn hiện tượng để thất lạc
văn bản; văn bản sai sót về thể thức trình bày khi ban hành.

- Cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp
ứng được yêu cầu theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ
còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt là kho lưu trữ tại Công
ty còn sơ sài, bố trí thiếu khoa học.
- Hệ thống hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ còn ít chưa phát huy tác
dụng.
- Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực hiện nên chưa có bảng kê thời
hạn bảo quản đối với các loại tài liệu.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond
Palace
Trong bất kỳ cơ quan nào, tổ chức bộ phận văn thư hoàn toàn phụ thuộc vào
hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở đó. Hiện nay, ở nước ta có ba
hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng: tập trung, phân tán và hỗn hợp.
Công tác văn thư trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace được tổ
chức theo mô hình văn thư tập trung. Khi công tác văn thư được tổ chức theo mô
hình tập trung thì toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản
được thực hiện tại một nơi tập chung cho cả cơ quan- văn phòng và do một người
đảm nhiệm.
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace lựa chọn mô hình tổ chức công tác
văn thư tập trung vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nghành dịch vụ
nên khối lượng văn bản chu chuyển (đi, đến, nội bộ) của Công ty không quá nhiều
chủ yếu là các hợp đồng ký kết với khách hàng, công văn cảm ơn, kế hoạch kinh
doanh. ..Công ty lựa chọn mô hình tổ chức công tác văn thư tập trung là hợp lý,
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan và đặc
biệt nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện công tác văn thư, cải tiến tổ
chức lao động của người làm công tác văn thư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc
định mức hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức
nghiệp vụ.

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace
3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace có thểm quyền ban hành các văn
bản hành chính thông thường .Văn bản hành chính thông thường là những văn bản
mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật
hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao
đổi, ghi chép công việc của cơ quan.
- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:
+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch,
công văn phúc đáp,...)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên
bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...
3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ
phần Hà Nội Diamond Palace
Theo giáo trình ‘‘Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản- Học viện hành
chính Quốc Gia 2002’’ : ‘‘Thể thức văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội
dung đã được thể chế hoá’’ . Vậy, thể thức văn bản chính là cách thức trình bày có
tính bố cục không chỉ là hình thức mà còn cả yếu tố nội dung được nhà nước quy
định.
a) Các yếu tố cụ thể của thể thức
- Theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPVP thể
thức văn bản gồm các yếu tố cụ thể sau:
1.Quốc hiệu
2.Tên cơ quan ban hành văn bản

3.Số và ký hiệu
4.Địa danh, ngày ,tháng, năm ban hành văn bản
5.Tên loại và trích yếu
6.Nội dung văn bản
7.Thẩm quyền ký, chữ ký và họ tên đầy đủ của người ký
8.Con dấu hợp pháp
9.Nơi nhận
10.Các yếu tố có thể có: Mật khẩn, dự báo
11. Các yếu tố khác có thể có: Địa chỉ cơ quan, điện thoại….
b) Kỹ thuật trình bày văn bản
- Phải đảm bảo tính khoa học, chuẩn xác và đúng tiêu chuẩn, theo tiêu chuẩn
6900:2001-Về kỹ thuật trình bày văn bản gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày văn bản,
định lề trong văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ
và các chi tiết trình bày khác.
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Công ty so với quy
định hiện hành tương đối chính xác. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của
Công ty tương đối đầy đủ và đúng thủ tục, quy trình, cách thức tiến hành. Văn bản
được soạn thảo theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản.
* Ưu điểm:
Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức sau:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh ngày tháng năm, trích yếu,
tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận văn bản.Các văn bản đã thể hiện được bố cục
văn bản tương đối rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản dễ dàng nắm bắt thông tin
hơn. Các văn bản trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với thẩm quyền,
chức vụ người ký và dấu cơ quan.Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã bước
đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản.Cụ thể văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace ban hành đều được đánh số, ký hiệu và được lưu lại văn thư nên
dễ dàng cho việc bảo quản và tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầu phục vụ giải

quyết văn bản.
* Hạn chế:


Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn
bản còn nhiều tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Qua quá trình khảo sát văn bản hành chính tại Công ty, tôi nhận thấy
văn bản ở Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace còn mắc các lỗi như sau về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
- Ở hầu hết các loại ban hành văn bản phần căn chỉnh lề, cỡ chữ không chính
xác. Phần trình bày Quốc hiệu chưa đúng kiểu chữ in hoa, chữ đứng nhưng không
đậm. Dưới dòng tiêu ngữ của các văn bản , thay vào đường kẻ ngang, nét liền là
đường kể đứt và được trình bày hoa văn. Ví dụ lỗi sai:
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------------------------------+ Có những văn bản phần quốc hiệu, tiêu ngữ trình bày cỡ chữ khác nhau,
không có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng với độ dài dòng chữ. ( Phụ lục
số )
- Phần trình bày tên cơ quan ban hành văn bản, qua quá trình tìm hiểu một số
văn bản, phần trình bày các yếu tố này trong các văn bản hành chính của Công ty
Cổ phần Hà Nội Diamond Palace còn nhiều thiếu sót như trong văn bản tên cơ
quan ban hành văn bản không trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ không cùng với cỡ
chữ của Quốc hiệu. Nhiều văn bản còn tồn tại viết tắt tên cơ quan ban hành không
theo quy đinh. Và hầu hết các văn bản đều không có đường kẻ kẻ ngang, nét liền,
có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ:
“CTCPHN Diamond Palace”
- Thể thức địa danh, ngày tháng năm là phần trình bày chưa đảm bảo yêu cầu
ở các văn bản được trình bày trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace.
Người soạn thảo văn bản thường tự ý thêm hoặc bớt số “0” đằng trước chữ số chỉ
ngày tháng một cách tuỳ tiện. Ví dụ: “ Hà Nội, ngày 5 tháng 04 năm 2015”
- Thể thức nơi nhận là trình bày sai sót nhiều nhất trong các văn bản ở Công

ty. Nơi nhận tại ô 9b( áp dụng với cồng văn hành chính và các loại văn bản khác)
phải được trình bày một dòng riêng ngang với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của


người ký” và sát lề trái sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 kiểu
chữ nghiêng, đậm thì ở các văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace
trình bày không đúng theo quy định: nơi nhận được trình bày theo cỡ chữ khác
nhau, lúc 12, lúc 14 kiểu chữ đứng và được kẻ một đường kẻ ngang bằng độ dài
dòng chữ; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các nhân nhận văn bản trình
bày sai cỡ chữ, cuối dòng không có dấu chấm phẩy.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
Qua quá trình tìm hiểu, người viết nhận thấy công tác soạn thảo văn bản của
Văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace cơ bản đã đảm bảo giải quyết
nhiệm vụ được giao.Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng
quy định của pháp luật.
Văn phòng Công ty có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính thông
thường (hay các văn bản hành chính khác), các văn bản soạn thảo chủ yếu là các
văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà văn phòng Công ty ban hành, soạn
thảo là: Thông báo, Kế hoạch, Quyết định, Quy chế, Hợp đồng…Tuỳ mỗi nhiệm vụ
cụ thể mà nhân viên soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn
thảo các văn bản phục vụ cho giải quyết công việc.
Trình tự soạn thảo văn bản đã đảm bảo theo đúng

quy định của thông tư.

3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan
Quá trình soạn thảo văn bản của Văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội
Diamond Palace được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác
định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo.


Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá
khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)
Bước 2: Soạn thảo văn bản
-Việc soạn thảo văn bản Hành chính của Công ty được thực tiện theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
-Bản thảo do Giám đốc Công ty (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
- Đánh mày nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời
gian quy định của lãnh đạo Công ty . Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của
bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người soạn thảo văn bản biết để kịp thời điều hành.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Cán bộ văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
- Giám đốc hoăc Trưởng phòng căn cư thẩm quyền ký văn bản.

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
Quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diammod Palace
đúng với quy định hiện hành với đầy đủ các bước trong quy trình soạn thảo văn
bản. Nhìn chung các bước trong quy trình soạn thảo văn bản tại Công ty rất chặt
chẽ, đảm bảo các yêu cầu đề ra và đúng quy trình, không chồng chéo, thiếu sót.
Quy trình soạn thảo văn bản đã rất rõ ràng, khoa học tuy nhiên trong quá trình
thực hiện người soạn thảo văn bản vẫn chưa chú trọng thực hiện theo các bước trên
đặc biệt là phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản còn nhiều hạn chế cần được
khắc phục.
3.4 Nhận xét quy trình quản lí và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi-đến
Văn bản đến cũng như văn bản đi là phương tiện, công cụ quan trọng trong
hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối
đa ý nghĩa, tác dụng thì việc tổ chức quản lí văn bản là một trong những yếu tố
không thể thiếu trong hoạt động của công tác văn thư.
3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản