THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
XDCTGT
GTVT
XDCT
CBCNV
HĐQT

Xây dựng công trình giao thông
Giao thông vận tải
Xây dựng công trình
Cán bộ công nhân viên
Hoạt động quản trị


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức
không chỉ của cơ quan nhà nước, mà các doanh nghiệp hay một tổ chức nào
cũng cần đến nó. Văn phòng được ví như cơ quan đầu não của tổ chức nó vừa là
phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý, nó được dùng để ghi chép
và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ
thống bị quản lý và ngược lại. Hoạt động của văn phòng góp phần không nhỏ
vào hoạt động của cơ quan.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh
đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của
cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đó.
Thực tế, các cơ quan, doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế thị

trường với sự quản lý của Nhà nước đều cần tiến hành đổi mới nâng cao về mọi
mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay. Đây là một việc làm cấp thiết, liên
quan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể như cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân
sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc. Vì thế cơ cấu tổ
chức của văn phòng rất quan trọng.
Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt vấn đề đã đặt ra
trong bài tập lớn của môn Kỹ năng tổ chức kiểm tra trong quản trị văn phòng.
Tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn
phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8”. Tôi lựa chọn đề tài
này nhằm mục tiêu tìm hiểu về thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng, đồng
thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Tổng công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công
ty xây dựng công trình giao thông 8.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
2


3. Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu về cơ cấu tổ
chức của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
+ Về nội dung nghiên cứu: Tiểu luận nghiên cứu đánh giá đồng thời đề
xuất giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng Tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8.
4. Vấn đề nghiên cứu
Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty
xây dựng công trình giao thông 8.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng các phương pháp quan sát, phân tích, tổng hợp và so sánh.

- Phương pháp khảo sát thực tế để thu thập thông tin, tư liệu từ các phòng
ban của Tổng công ty.
6. Ý nghĩa của đề tài
+

Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác văn
phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8;

+

Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của cơ cấu tổ chức của văn phòng
trong Tổng công ty là rất quan trọng.

+

Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nào hướng phát
triển cho cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty.
7. Cấu chúc của đề tài
Ngoài mục lục, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận và danh mục tài
liệu tham khảo thì nội dung bài tiểu luận có kết cấu gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8.
Chương 3: Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả
trong công tác văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

3


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.

Khái niệm văn phòng và chức năng của văn phòng

1.1.1. Khái niệm văn phòng
“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý
và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng,
nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp”.
1.1.2. Chức năng văn phòng
a) Chức năng tổng hợp - tham mưu
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham
mưu:
Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm
chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt
động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập
thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực
hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông
tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp
lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động. các nguồn tin.
Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được
mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên
ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản
lý và điều hành được chính xác và hợp lý.
Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên
văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý
và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã

được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong
phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp
4


hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời
nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý
và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, doanh nghiệp, trên cơ sở
các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị
chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy
trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy
trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó nếu được xây
dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công
trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh
vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham
mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề
án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu
là công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức. Hai mặt tổng
hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng
hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện
pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân
tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả
sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông
tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn.
b) Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những
chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ
trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham
gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ
trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình

tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn
phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế,
theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh
trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều
chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về
5


cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để
việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất.
c) Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ
sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các
trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công
việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch
mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản
khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công
tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng
tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp.
d) Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - Sản xuất kinh doanh (đối với văn
phòng của doanh nghiệp)
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ
giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công
việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các
công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải
quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác,
với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách
hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động
tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức

năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong
nền kinh tế thị trường.
1.2.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng trong cơ quan nhà nước và trong
doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành

của một tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một
cơ quan, tổ chức, đơn vị. Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo-điều
hành, về chức năng-nhiệm vụ, về phân công-phối hợp, về quyền hạn của bộ máy
6


cũng như của từng bộ phận trong bộ máy đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác
lập các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho
từng bộ phận và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan nhà nước
Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp của
nhà nước, thông thường bao gồm các bộ phận như sau:
Chánh văn phòng
(Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng (Phó
trưởng phòng)

Bộ phận
Tổng
hợp

Bộ phận
Tổ chức
Cán bộ

Bộ phận
Văn
thưLưu trữ

Bộ phận
Kế toán

Bộ phận
Quản trị

Bộ
phận IT

Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức chung của văn phòng cơ quan nhà nước
- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách và điều hành
chung các hoạt động của văn phòng/phòng.
- Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc cho
Chánh văn phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của
Chánh văn phòng.
- Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của các
ngành, các lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị; tham mưu về
nội dung chương trình-kế hoạch công tác; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh
đạo; dự thảo văn bản trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp; rà soát,
tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; công tác pháp lý. Thực
7

hiện chuẩn bị dự án, thẩm định và triển khai dự án và các lĩnh vực được phân
công.
- Bộ phận Tổ chức-Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức
nhân sự, tổ chức lao động; thực hiện các quy định của pháp luật đối với người
lao động.
- Bộ phận Hành chính – Văn thư –Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư;
tổng đài; lễ tân, khánh tiết; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện các thủ tục
hành chính khác như cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài
liệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong cơ quan, đơn vị. Thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai
thác sử dụng. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác này cho các đơn vị trong cơ quan.
- Bộ phận Kế toán - Tài vụ: thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy
định của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài
chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong cơ
quan, đơn vị.
- Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệ
sinh; điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa các tài
sản, thiết bị.
- Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website và các công việc
liên quan tới công nghệ thông tin của cơ quan.

8


1.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng của các doanh nghiệp thì còn có thể xuất hiện thêm các bộ
phận phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Chánh văn phòng
(Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng (Phó
trưởng phòng)

Bộ
phận
Tổng
hợp,
Kế
hoạch

Bộ
phận
Nhân
sự,
Chính
Bảo
hiểm

Bộ
phận
Văn
thưLưu trữ

Bộ phận
Kế toán

Bộ

phận
Quản
trị phục
vụ

Bộ phận
Kiểm
soát

Bộ phận
IT

Bộ
phận Lễ
tân,
Quan
hệ khác

Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức chung của doanh nghiệp
- Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụ
trách và điều hành chung các hoạt động của phòng.
- Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việc
cho trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của
trưởng phòng.
- Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động
chung trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban,
xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo
lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh
nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh
đạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động của

doanh nghiệp. Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật,
cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của
9


doanh nghiệp. Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá
hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển
lãm trong nước và quốc tế.
- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh
nghiệp. Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi
đua, kỷ luật… nhân sự. Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về
nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt. Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Lập
kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong
toàn doanh nghiệp theo quy định. Giải quyết tranh chấp lao động.
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử
dụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu;
phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp.
- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định
của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài
chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong
doanh nghiệp. Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kế
hoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Kế
toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân,
Quan hệ khách hàng
- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm
việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe

cho người lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác
phòng cháy chữa cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể.
- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp
theo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc
theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm
10


bảo giờ giấc, an toàn lao động.
- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính,
website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
- Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực
tổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công
tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn
khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác
chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng... Tìm kiếm, mở rộng quan hệ
khách hàng. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể
tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình
phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Đồng thời văn phòng còn
có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh
như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện
các dự án đầu tư…
1.3. Văn phòng của doanh nghiệp
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao
dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục
đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp).
Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ
trợ cho các đơn vị chuyên môn khác. Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh
nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức

khác nhau. Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng
được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty
Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…). Với công ty có quy mô
nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính –
Nhân sự). Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn
phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm
chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công
ty.
11


Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động
của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính
đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Để
thực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ
cơ bản sau:
- Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong
nội bộ doanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển
dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với
người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các
chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai
nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế
độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán
bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh. Xây
dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của
doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban

nghiệp vụ thực hiện. Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi
học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương,
các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước
và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương
doanh nghiệp.
- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của
doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm
đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo.
Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng
bậc hàng năm.
12


- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp,
theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy
định của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểm
cho người lao động.
- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định. Chuyển phát văn bản
của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận. Tiếp nhận và
chuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc. Chuyển các văn bản đến
các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm
tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc

họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn
phòng doanh nghiệp. Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địa
phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội. Đảm bảo hệ thống
điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp. Theo
dõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp. ây
dựng quy định về phòng chống cháy nổ. Đảm bảo công tác an toàn phòng chống
cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy
ra cháy nổ.
- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng
theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn
phòng.
13


- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của phòng. Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại doanh
nghiệp theo quy định.
Tiểu kết chương 1:
Qua chương 1 người đọc có thể hiểu được những kiến thức cơ bản về văn
phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng từ khái niệm, chức năng vai trò của văn
phòng cũng như cơ cấu tổ chức của văn phòng trong doanh nghiệp. Đó còn là cơ
sở cho chương 2 trong việc khảo sát thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8
2.1. Quá trình ra đời của tổng công ty
2.1.1. Sự thành lập tổng công ty
Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di, Quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 04. 38572767
Fax: 04. 38572798
Wesbsite: />Email:
Tổng công ty XDCTGT8 hình thành và được thành lập từ năm 1965 đến
nay đã được 51 năm hoạt động.
Bằng quyết định số: 597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đã
chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Bằng quyết định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của bộ Giao thông
vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao
thông 8.
Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông
vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên
hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.
Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giao
thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 tên
giao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8, viết tắt là:
cienco8.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập
Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông
8 là doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà nước của bộ Giao thông
vận tải và của cơ quan Nhà nước khác theo quy định của pháp luật được quan hệ
với cơ quan nhà nước ở Trung ương và địa phương để thực hiện các nhiệm vụ
kinh doanh trên lĩnh vực của mình. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông
8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước.

15


- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công.
- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải,
thiết bị công nghệ tin học.
- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc.
- Kinh doanh tiền tệ.
- Xây dựng các công trình khác (gồm: thuỷ lợi, quốc phòng điện...).
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ: khám chữa bệnh và điều dưỡng.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty
1. Tổ chức hội đồng quản trị.
2. Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc.
3. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc.
4. Các đơn vị thành viên của tổng công ty.
- Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao
nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trưởng bộ
GTVT bổ nhiệm, sau khi thống nhất ý kiến của bộ trưởng – Trưởng ban tổ chức
cán bộ chính phủ.
- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty
theo chế độ thủ trưởng, là đại diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ
kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng quản trị về hoạt
động của Tổng công ty. Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm theo
đề nghị của hội đồng bộ trưởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trưởng Trưởng
ban tổ chức cán bộ chính phủ.
- Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do bộ trưởng bộ giao thông vận tái

bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng quản trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giám
đốc.
- Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức: Quốc doanh.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh
doanh và hoạt động theo đúng pháp luật.
16


Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng công ty xây
dựng công trình giao thông 8
Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Các phó tổng giám đốc

Phòng
Tài
chính

Phòng
Kế
hoạch

Phòng
Tổ chức
lao động

Phòng
Vật tư

thiết bị

Phòng
Dự án
công

Văn
phòng

Công ty
XDCT
GT

Công ty
XDCTG
T

Công ty
XDCTG
T 873

Công ty
XDCTG
T

Công ty
XDCTG
T 875

Công ty

XDCTG
T 838

Công ty
XDCTG
T

Công ty
XDGT

Công ty
xây
dựng

Công ty
tư vấn

Công ty
XD cầu
75

Công ty
vật tư và
xây

Công ty
XDCTG
T

Công ty

XDCTG
T

Công ty
XDCTG
T 892

Công ty
XDCTG
T

Trung
tâm
QHQT
và

Công ty
VCKD
L và
TAXI

Trung
tâm
ĐTKTN
V8

Trung
tâm y tế
giao
thông 8

Chi
nhánh
miền tây

Chi
nhánh
phía
Nam

Chi
nhánh
tại Lào

Chi
nhánh
Tây
Bắc

Các ban điều hành dự án
17


2.2. Bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8
2.2.1. Cơ cấu nhân sự
Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 30/6/2016 là: 7548 người
Trong đó:
- Lao động trong dài hạn: 4598 người.
- Hợp động ngắn hạn: 2958 người
Chất lượng lao động trong dài hạn:

- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm: 20.83%
- Trình độ trung học chiếm: 11.68%
- Công nhân kỹ thuật chiếm: 44.5%
Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%
Như vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:
77.01%
- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối đồng
đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và
trực tiếp đến các tổ đội sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.
2.2.2. Sắp xếp bố trí lao động
Ưu điểm nổi bật:
- Lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các
trường đại học chuyên ngành.
- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm sâu sắc và đạt được
những kết quả to lớn, đã tổ chức được nhiều khóa đào tạo tại chức tại trường Đại
học GTVT với số học viên đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trước mắt và lâu dài
của tổng công ty.
- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến
lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình
độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt
chẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để
nâng cao hiệu quả của cán bộ.

18


Hạn chế
-Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhưng chưa đáp
ứng được yêu cầu.
- Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về

lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ.
2.2.3. Hoạt động của tổng công ty
Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:
- Công nghiệp dân dụng.
- Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình giao thông và đầu tư phát triển
sản xuất.
- Xây dựng các công trình giao thông.
- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu tư thiết bị GTVT, tin học.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện.
- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.
- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.
2.3. Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8
Văn phòng là một bộ phận của hành chính học. Nó nghiên cứ về tổ chức
hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở nhà nước và các
cơ quan nhà nước.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo được trình độ,
năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện
các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.
2.3.1. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao
thông 8
a) Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8:
19


Chánh văn phòng

Phó văn phòng

Tổng
hợp

Văn
thư
lưu trữ

Thông
tin liên
lạc

Quả n
trị

Tổ bảo
vệ
thường

Tổ xe

Tiếp
khách

Quay
camera
và
photoco

Tạp
côn g

Hình 2.1: Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8.
Văn phòng tổng công ty hiện được tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ
công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn
phòng giúp việc.
Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 được khái quát
theo sơ đồ sau:
b) Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình
giao thông 8
Căn cứ thông tư số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998
của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi
nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước kèm
theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu
chuẩn các chức danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm
1996 của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và hướng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ
ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.
Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức
20


năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản
trị và Tổng giám đốc duyệt như sau:
Phó văn phòng Tổng hợp Văn thư lưu trữ Thông tin liên lạc.
Quản trị Tổ bảo vệ thường Tổ xe Tiếp khách Tạp công Quay camera và

photocopy
Chánh văn phòng
Chức năng
Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng
tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều
hành công việc về các mặt cụ thể sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh
đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng
công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước, tổ chức các lễ khởi
công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nước và
ngoài nước dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty. Giải quyết công
việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty.
- Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực
thuộc.
+ Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức năng
ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của nhà nước và pháp lệnh lưu trữ
quốc gia.
+ Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà
nước có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp
giấy tờ nói trên.
- Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.
- Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc
sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.
Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trưởng cơ quan để giải quyết công
tác trong cơ quan.
21


- Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an

ninh trong cơ quan. Đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì.
+ Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh
đạo và các phòng đi công tác.
+ Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:
- Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty
hàng tháng, hàng quý hàng năm. Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các
công ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực.
+ Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
+ Tình hình hoạt động chung của đơn vị.
+ Những vướng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ, giải quyết đầu
tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giải
quyết.
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám
đốc.
- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết, các cuộc giao ban và họp đột
xuất của lãnh đạo tổng công ty. Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp
giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đề quan
trọng của HĐQT, của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.
Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức
phải được lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời
các thành phần dự họp.
- Lập dự toán và thuê mướn hộ trường, địa điểm để tổ chức các cụôc hội
nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công
động thổ và lễ khánh thành dự án.
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các
loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải
quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác,
22

kịp thời và nhanh chóng.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp
lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ
đảm bảo thời gian và đúng với quy định, thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát
hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trường hợp sai sót. “Tất cả công
văn đi do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh, phó văn
phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi” (Điều
11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lưu trữ).
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh
máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có
chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã được lãnh đạo Tổng công ty
duyệt phê chuẩn.
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công
ty. Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn
thư lưu trữ.
- Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ công văn khác
thuộc phạm vi văn bản pháp quy của nhà nước.
Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và
điều lệ của văn thư lưu trữ và nghị định 62 của chính phủ.
- Sao lại các văn bản pháp qui của nhà nước có liên quan đến Tổng công
ty để hướng dẫn các công ty đơn vị thực hiện.
- Quản lý nhà nước, tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị
phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan.
Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe
ô tô, nước trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã hư hỏng.
- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu
trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa
chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.

Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mướn
hội trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn.
23


- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty
với các đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều hành
sản xuất kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị
trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện.
+ Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty.
+ Quan hệ với các cơ quan: trung tâm tần số, tổng cục bưu điện, Bộ Nội
vụ (A22) để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công
ty đến các công ty đơn vị trực thuộc.
- Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty. Theo dõi và thông
báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh môi trường, giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội. Theo
dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
- Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,
phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức
năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty
Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng
trống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè bê tha trong cơ quan Tổng công ty.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp
phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức
năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm
việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của
Tổng công ty.
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm việc của cơ
quan.

2.3.2. Tình hình hoạt động của văn phòng Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8
Với chức năng nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8, trong quá trình thực hiện của mình, văn phòng đã tham mưu
giúp cho hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc điều hành hoạt động của Tổng
24


công ty đạt hiệu quả tích cực Tổ chức văn phòng bao gồm 9 bộ phận với 21 cán
bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một chánh văn phòng và một phó văn
phòng giúp việc.
a)

Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo:
Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các
chủ trương của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế
hoạch, truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển
khai, thực hiện các chủ trương của lãnh đạo Tổng công ty. Công tác văn phòng
giúp lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,
phối hợp các phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm triển khai thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của Tổng công ty, cụ thể:
- Thường xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc chỉ
đạo, thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu
của các đơn vị trước khi trình kí, tổng hợp các tình hình chung của tổng công ty
để báo cáo cho lãnh đạo.
- Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng
công ty, lập các chương trình làm việc của khách với lãnh đạo
- Thực hiện chấn chỉnh để ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức
nhằm đạt được hiệu quả cao…
b) Về công tác văn thư lưu trữ:

- Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ
quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến.
- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng
kịp thời đúng nguyên tắc
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty
- Hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản
tốt công văn giấy tờ
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống
chỉ, giấy giới thiệu giấy đi đường.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm và phân phối văn
25