BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Sự thật

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Họ KHOA
tên sinhQUẢN
viên: Nguyễn
Hoàng
Bảo Quỳnh
TRỊ VĂN
PHÒNG
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG
LỚP THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14A KHÓA (2014-2017)
Họ tên sinh viên: Nguyễn Hoàng Bảo Quỳnh
Tên cơ quan:
Nhà
Xuất
bản Chính
BÁO
CÁO
THỰC
TẬP trị Quốc gia – Sự thật
Địa NGÀNH
chỉ:Số 12THƯ
ngõ KÝ
86 Duy
Tân,
Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà
VĂN
PHÒNG
Nội.
LỚP THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14A KHÓA (2014-2017)
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Cù Thị Thanh Hoa

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trương Thị Mai Anh
Tên cơ quan: Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật
Địa chỉ: Số12 ngõ 86 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Cù Thị Thanh Hoa
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trương Thị Mai Anh


Lời Mở Đầu

Thực tập là một hoạt động bắt buộc trong chương trình đào tạo của mỗi
khoá ở các Nhà trường, Học viện. Đây là một học phần quan trọng không thể thiếu
trong quá trình đào tạo, nhằm hoàn chỉnh kiến thức cho sinh viên.
Thực tập cuối khoá cũng là giai đoạn cuối cùng của quá trình đào tạo, nhằm
mục đích trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tiễn và vận dụng được
những kiến thức lý luận vào việc phân tích các hoạt động quản lý, áp dụng kỹ năng
chuyên môn nghiệp vụ quản lý nhà nước được trang bị tại nhà trường vào thực
hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ của người học tại đơn vị công tác.
Với những kiến thức đã được học trong những năm qua và được sự hướng
dẫn của lãnh đạo Văn phòng và các anh, chị trong phòng Hành chính - Tổng hợp,
từ đó em nhận thấy công tác trong phòng Hành chính – Tổng hợp có vị trí rất quan
trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và của Nhà xuất bản
chính trị quốc gia- Sự thật nói riêng. Nên chuyến thực tập này giúp em làm quen
với công việc tại cơ quan nói chung và phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng.
Từ đó vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà
trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho em củng cố tổng
hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là
cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho
công tác sau này.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo Trường đại học Nội
Vụ, lãnh đạo cơ quan, đơn vị Nhà xuất bản chính trị quốc gia - Sự thật và các anh

chị đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực
tập này.

VĂN BẢN ĐÍNH KÈM


ST
T

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1
2

Nxb
HC - TC

Nhà xuất bản
Hành chính – Tổ chức

Lời Cảm Ơn

Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước hết em xin gửi đến quý
thầy,cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội Vụ.


Đặc biệt, em xin gửi đến cô Trương Thị Mai Anh, người đã tận tình hướng
dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc

nhất.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Nhà xuất bản
Chính trị - Quốc gia Sự thật, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực
tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty.
Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị phòng Hành chính – Tổng hợp của
Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật và gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Cù
Thị Thanh Hoa đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em
hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu
thích, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô
giáo đã giảng dạy. Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và
bổ ích trong việc quản trị để giúp ích cho công việc sau này của bản thân.
Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện
chuyên đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý
kiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty.

PHẦN I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN
CHÍNH TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT


I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH
TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT
1. Lịch sử hình thành:
Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật tiền thân là Nhà xuất bản sự thật, ra đời
từ ngày 05 tháng 12 năm 1945 tại thủ đô Hà Nội, trong bối cảnh đất nước vừa mới
giành độc lập, với muôn vàn khó khăn chồng chất, thù trong, giặc ngoài..., Nhà
xuất bản Sự thật ( hiện nay là Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật) với tư
cách là cơ quan Chính trị và lý luận của Đảng trong cán bộ, đảng viên và nhân dân.
Khi mới ra đời Nhà xuất bản hoạt động dưới sự lãnh đạo của đồng chí

Trường Chinh - Tổng Bí thư Đảng ta lúc đó. Sang năm 1946, Trung ương giao cho
Ban Tuyên Truyền phụ trách, trực tiếp là đồng chí Lê Văn Lương trong thời gian
này nhà xuất bản không có tổ chức biên chế riêng, cán bộ làm công tác tuyên
truyền của Đảng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp hàng ngày của Tổng Bí thư,
vừa làm sách vừa làm báo không có phân hiệu.
Nhằm mục đích " nâng cao chất lượng xuất bản sách chính trị, lý luận" theo "
đề ghị của Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương, Bộ Văn hoad - Thông tin và sự
nhất trí của Thủ tướng Chính phủ" về việc sắp xếp, tổ chức công tác xuất bản sách
chính trị, lý luận, ngày 20 tháng 11 năm 1992 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ra
Quyết định số 53-QĐ/TW quyết định thánh lập Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật.
Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật được thành lập trên cơ sở hợp nhất
bốn nhà xuất bản gồm:
Nhà xuất bản Sự thật thuộc Ban Bí thư Trung ương Đảng;
Nhà xuất bản Thông tin - Lý luận thuộc viện nghiên cứu Chủ nghĩa Mác - Lênin và
tư tưởng Hồ Chí Minh;
Nhà xuất bản Tư tưởng - Văn hoá thuộc Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương;
Nhà xuất bản Pháp lý thuộc Bộ Tư pháp.
Nhằm tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước đối với công tác xuất
bản sách lý luận chính trị và pháp luật, ngày 03-04-2003, Bộ Chính trị ra Quyết
định số 68-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Nhà xuất bản
Chính trị quốc gia - Sự thật. Quyết định chỉ rõ: " Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật là đơn vị sự nghiệp trung ương của Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và
thường xuyên của Ban Bí thư, có chức năng là cơ quan xuất bản chính trị của
Đảng và Nhà nước".
2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật:


Quyết định số 69-QĐ/TW của Bộ Chính trị xác định rõ chức năng, nhiệm vụ
của Nhà xuất bản là:
2.1. Chức năng
Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật là đơn vị sự nghiệp Trung ương của

Đảng, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Ban Bí thư, có chức
năng là cơ quan xuất bản chính trị của Đảng và Nhà nước, hoạt động theo Luật
xuất bản.
2.2. Nhiệm vụ
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tình hình hoạt động của Nhà xuất bản
Chính trị quốc gia - Sự thật có hai nhiệm vụ chủ yếu:
+ Biên tập, xuất bản
Tổ chức biên tập, xuất bản các sách chính trị lý luận và pháp luật góp phần làm
cho thế giới quan Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh giữ vị trí chủ đạo trong
đời sống tinh thần xã hội; phổ biến chủ trương đường lối của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước, nâng cao kiến thức củ nhân dân về chính trị lý luận và
pháp luật, phục vụ sự nghiệp đổi mới và hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng bảo vệ
Tổ quốc.
+ Nghiên cứu khoa học
Tổ chức nghiên cứu khoa học xuất bản nhằm phục vụ trực tiếp cho công tác biên
tập, xuất bản và đề xuất với Bộ Chính trị, Ban Bí thư các vấn đề về lĩnh vực xuất
bản sách lý luận, chính trị.
Tham gia nghiên cứu chương trình quốc gia, đề tài khoa học xã hội cấp Nhà nước,
cấp ban, bộ: góp phần làm tỏ hơn những vấn đề chính trị, lý luận, pháp luật; về chủ
nghĩa xã hội, về con đường đi lên chủ nghĩa xã hội.
3. Cơ cấu tổ chức:
Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật được tổ chức theo cơ cấu tổ chức
của cơ quan sự nghiệp xuất bản có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động
thường xuyên. Bao gồm:
3.1. Lãnh đạo Nhà xuất bản
Giám đốc – Tổng biên tập;
Từ 3-4 Phó Giám đốc – Phó tổng biên tập
Hội đồng khoa học – biên tập gồm chủ tịch là Giám đốc kiêm tổng biên tập,
các Phó Giám đốc kiêm Phó tổng biên tập và các ủy viên.
3.2. Các ban biên tập, các vụ chức năng và đơn vị tương đương

- Ban sách Kinh điển – Lý luận,
- Ban sách về Đảng,


- Ban sách về Kinh tế,
- Ban sách Quốc tế,
- Ban sách Nhà nước và Pháp luật,
- Ban sách Giáo khoa và Tham khảo,
- Trung tâm thông tin và Nghiên cứu khoa học,
- Trung tâm tổ chức in – xuất bản,
- Trung tâm Phát hành,
- Văn phòng,
- Vụ Tổ chức – Cán bộ,
- Vụ Tài chính – Kế toán,
- Vụ Kế hoạch và Thư ký biên tập,
- Nhà in Sự thật
- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh,
- Chi nhánh Đà Nẵng,
- Chi nhánh Cần Thơ.
Trực thuộc các chi nhánh của Nhà xuất bản còn có các Trung tâm phát hành
sách tại Huế, Quảng Ngãi, Nha Trang.
Khi cần điều chỉnh bổ sung cơ cấu tổ chức, Nhà xuất bản thống nhất với Ban
Tổ chức Trung ương và báo cáo Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật được
phân chia tương đối rõ ràng. Mỗi đơn vị trong cơ quan có 1 thủ trưởng riêng, hoạt
động tương đối độc lập với nhau nhưng vẫn thống nhất dưới sự chỉ đạo của Lãnh
đạo Nhà xuất bản.
Hiện nay đội ngũ cán bộ, biên tập viên, viên chức, nhân viên của Nhà xuất
bản chính trị Quốc gia là 254 người. Trong đó có: 01 Phó Giáo sư; 12 Tiến sĩ; 33
Thạc sĩ; 200 Cử nhân.

Nhà xuất bản chính trị Quốc gia có trụ sở chính ở 24 Quang Trung – Hà Nội.
Là do cơ quan xuất bản chính trị nòng cốt của Đảng và Nhà nước, với đội
ngũ cán bộ được rèn luyện có trình độ chính trị và chuyên môn cao, đội ngũ cộng
tác viên hùng hậu bao gồm các nhà khoa học đầu ngành, nhà xuất bản là cơ quan
đi đầu trong việc tổ chức biên tập và xuất bản sách lý luận chính trị và pháp luật.
Trong đó có những bộ sách rất quan trọng như: C.Mác và Ph.Ăngghen toàn tập,
V.I.Leenin toàn tập, Văn kiện Đảng toàn tập, Hồ Chí Minh toàn tập, Văn kiện
Quốc hội toàn tập…
Suốt chặng đường 65 năm qua Nhà xuất bản đã xuất bản hàng triệu cuốn
sách phục vụ kịp thời nhiệm vụ chính trị như: Sách kinh điển; sách viết về Hồ Chí


Minh và tư tưởng Hồ Chí Minh; sách lý luận và thực tiễn đổi mới; sách văn kiện
Đảng, lịch sử Đảng, xây dựng Đảng và các lãnh tụ của Đảng; sách pháp luật và
quản lý nhà nước; sách về các địa phương, các ngành; sách trang bị cho cơ sở xã,
phường, thị trấn; sác điện tử; sách về những vấn đề quốc tế; khai thác bản quyền
và sách dịch. Hàng năm Nhà xuất bản đã xuất bản hàng nghìn đầu sách, bên cạnh
đó để tăng thêm thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức Nhà xuất bản còn tổ
chức một nhóm chuyên làm các loại lịch ( lịch b lốc, lịch tờ, sách lịch…). Song
song với việc mở rộng quan hệ với các bộ, cơ quan ngang bộ, với các ban, cơ quan
củ Đảng; với các tỉnh thành trong cả nước để xuất bản. Nhà xuất bản đã mở rộng
quan hệ hợp tác với các nhà xuất bản của cả nước để trao đổi kinh nghiệm, tăng
cường hữu nghị như: Nhà xuất bản và Phát hành sách quốc gia Lào,Nhà xuất bản
nhân dân Trung Quốc, Nhà xuất bản nhân dân Thượng Hải, Nhà xuất bản nhân dân
Giang Tô và mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác của Cộng hòa Liên Bang
Đức, Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Liên Bang Nga, Australia, Singapore,… ngoài ra còn
mở rộng quan hệ với nhiều sứ quán và tổ chức quốc tế ở Việt Nam để phối hợp
xuất bản sách.
Kết quả đạt được của Nhà xuất bản chính trị Quốc gia – Sự thật
( từ năm 2015 đến năm 2017)

Kế hoạch đề tài – biên tập – xuất bản

6.550 đề tài

Biên tập bản thảo gồm: sách TW đặt
hàng; sách tự phát hành; sách liên kết
trọn gói

4.470 bản thảo

Cấp quyết định xuất bản

7.270 tên sách

Đã xuất bản và nộp lưu chiểu

7.061 tên sách

Tổ chức in và in

4.566 đầu sách

Công tác phát hành doanh thu ước
tính

87.824 tỷ đồng

Tổ chức các sự kiện, giới thiệu, quảng 1055cuốn sách và 870 tin, bài
bá
Tổng doanh thu các hoạt động của

cơ quan ước tính

268.754 tỷ đồng


II.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG NHÀ XUẤT
BẢN CHÍNH TRỊQUỐC GIA – SỰ THẬT
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự
thật
1.1. Chức năng
Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Nhà xuất bản và trực
tiếp Giám đốc – Tổng Biên tập trong tổ chức, điều hành công việc của Nhà xuất
bản; phối hợp, điều phối hoạt động các đơn vị thuộc Nhà xuất bản theo chương
trình, kế hoạch công tác của Nhà xuất bản; là đầu mối thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo Nhà xuất bản.
1.2 Nhiệm vụ
Tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Nhà xuất bản về công tác quản lý, điều
hành hoạt động của Nhà xuất bản. Tham gia các đề tài, đề án, chiến lược phát triển
của Nhà xuất bản theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và sự chỉ đạo của Lãnh
đạo Nhà xuất bản.
Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của Lãnh đạo
Nhà xuất bản; là đầu mối tổng hợp báo cáo, thông tin, thống kê của các đơn vị
trong Nhà xuất bản về kết quả thực hiện kế hoạch công tác và công việc có liên
quan; chuẩn bị báo cáo quý, 6 tháng, báo cáo chuyên đề, thông tin nhanh, thông tin
nội bộ và báo cáo tổng kết năm trình Lãnh đạo Nhà xuất bản và thông báo đến các
đơn vị thuộc Nhà xuất bản.
Chuẩn bị nội dung báo cáo giao ban định kỳ của Nhà xuất bản; ghi chép và
thông báo nội dung các cuộc họp do Lãnh đạo Nhà xuất bản chủ trì.
Phối hợp với các đơn vị trong Nhà xuất bản và các cơ quan liên quan tổ chức
họp và các hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt động của Nhà xuất bản; giúp

Giám đốc – Tổng Biên tập thu thập và xử lý thông tin từ bên ngoài về các lĩnh vực
hoạt động của Nhà xuất bản.
Tổ chức và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ bao gồm:
Tiếp nhận, xử lý và phát hành các loại văn bản đi và đến;
Sao lục, sao y bản chính, phô tô văn bản, tài liệu phục vụ công tác của Nhà
xuất bản và các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản.


Quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong Nhà xuất bản;
tổng hợp, thống kế, đánh giá, bảo quản và khai thác các tài liệu lưu trữ theo quy
định của pháp luật.
Thực hiện công tác quản lý đầu tư xây dựng của Nhà xuất bản đảm bảo tuân
thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lễ tân, phục vụ, đối nội, đối
ngoại; thực hiện công tác pháp lý trong và ngoài cơ quan.
Phối hợp với các đơn vị thuộc Nhà xuất bản xây dựng dự toán ngân sách,
quản lý thu chi, thực hiện thanh quyết toàn và quản lý tài sản công của cơ quan
theo quy định.
Đầu tư phối hợp thực hiện công tác công nghệ thông tin: sử dụng máy tính và
phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu nhập thông
tin; ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, nhằm tổ chức khai thác và sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phục vụ hoạt động của Nhà xuất
bản.
Thực hiện công tác quản trị văn phòng, quản lý, vận hành, sửa chữa, bảo trì,
bảo dưỡng trụ sở cơ quan và các trang thiết bị kỹ thuật tại trụ sở Nhà xuất bản; đầu
tư, mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, thiết bị kỹ thuật.
Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, vệ sinh môi trường và các điều kiện làm
việc của cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức và điều hành hoạt động của bếp
ăn tập thể, bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm, công tác y tế cơ quan, bảo vệ sức
khỏe cộng đồng.

Quản lý và sử dụng xe ô tô an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
Bảo đảm an toàn tuyệt đối về an ninh, trật tự, an toàn phòng chống cháy, nổ
và thiên tai trong cơ quan.
Thực hiện một số nhiệm vụ công tác khác theo phân công của Lãnh đạo Nhà
xuất bản.
2. Cơ cấu tổ chức
2.1. Lãnh đạo Văn phòng gồm
Chánh Văn phòng,


Phó Chánh Văn phòng: có từ 02 đến 03 người, trong đó có 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách công tác hành chính, tổng hợp; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ
trách công tác quản trị.
2.2. Các phòng, Đội, Tổ
- Phòng Hành chinh – Tổng hợp,
- Phòng Quản trị,
- Đội xe,
- Tổ bảo vệ.
Khi cần điều chỉnh, bổ sung cơ cấu tổ chức, Văn phòng thống nhất với Vụ Tổ
chức – Cán bộ và trình Lãnh đạo Nhà xuất bản.
Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ, Văn phòng được bố trí tối đa 36 người, trong đó, số lao
động trong biên chế và hợp đồng dài hạn theo mức lương từ 20 đến 23 người, số
lao động còn lại sử dụng hợp đồng khoán gọn.
Nhìn chung, trong những năm qua, Văn phòng tiếp tục có những chuyển biến
tích cực trong các mặt hoạt động. Trong điều kiện có nhiều khó khan, khối lượng
công việc lớn, nhiều công việc đột xuất, yêu cầu cao, năng lực và trình độ nhân lực
còn hạn chết nhưng tập thể cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng đã cố gắng để
hoàn thành nhiệm vụ, đáp ứng về cơ bản yêu cầu tham mưu và phục vụ.
Kết quả đạt được là do sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Nhà xuất
bản; sự đoàn kết, nhất trí, có tinh thần trách nhiệm cao và ý thức vượt khó, tinh

thần hy sinh, tận tụy, mẫn cán đối với công việc của tập thể cán bộ, công chức,
viên chức Văn phòng.

III. CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA NHÀ XUẤT
BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - SỰ THẬT.
I.Thực trạng về công tác Văn thư - Lưu trữ của Nhà xuất bản Chính trị quốc
gia - Sự thật
1.1.Tổ chức và biên chế văn thư, lưu trữ chuyên trách, các biện pháp lãnh
đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Nhà xuất bản có bộ phận Văn thư - Lưu trữ trong Phòng Hành chính – Tổng
hợp thuộc Văn phòng, là nơi tổ chức, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
Các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm
nhiệm cho đơn vị.


Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Nhà xuất bản gồm 02 cán bộ (01 cán bộ chuyên
trách về văn thư và 01 cán bộ chuyên trách về lưu trữ) làm việc dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Chánh văn phòng.
Phòng làm việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí tại Tầng 1, khoảng
20 mét, gần cửa ra vào cơ quan tạo thuận lợi trong việc giao dịch.
Từ trước đến nay Nhà xuất bản luôn nhận được sự chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ của cấp trên như Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Trung ương về
công tác Văn thư – Lưu trữ. Những năm gần đây Nhà xuất bản quan tâm sâu sắc
hơn về công tác này, cụ thể năm 2010 đã ban hành được hai văn bản đó là Quy chế
và văn bản Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà xuất bản Chính trị
quốc gia – Sự thật. Từ sự quan tâm của lãnh đạo cấp trên cũng như sự quan tâm
của lãnh đạo cơ quan, bên cạnh đó có các văn bản làm cơ sở và tính pháp lý để tạo
điều kiện cho công tác văn thư, lưu trữ Nhà xuất bản đi vào nề nếp, đúng quy định
giúp cho hoạt động của cơ quan được tốt hơn.
1.2.Công tác văn thư

Cán bộ văn thư cơ quan có nhiệm vụ quản lý văn bản đi , văn bản đến; hướng
dẫn các đơn vị lập hồ sơ hiện hành; phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ, bảo quản và phục
vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; trực tiếp quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu của
cơ quan theo quy định về chế độ bảo mật; giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, kiểm tra việc
thực hiện công tác văn thư tại các đơn vị trực thuộc.
1.2.1.Soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1.1.Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản:
a, Thẩm quyền ban hành văn bản
Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật được ban hành các văn bản chính
sau: Quyết định ( cá biệt), Quy định, công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, giấy
mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển…
b, Thẩm quyền ký văn bản:
Giám đốc – Tổng biên tập ban hành và ký ban hành các văn bản có nội dung
quan trọng về lãnh đạo, chỉ đạo điều hành cơ quan.
Phó giám đốc – Phó Tổng biên tập được thừa ủy quyền và ký thay Giám đốc
– Tổng Biên tập các văn bản theo sự phân công.


Chánh Văn phòng thừa lệnh Giám đốc – Tổng biên tập ký các công văn giấy
tờ giao dịch, giấy mời, thông báo với các cơ quan hữu quan và các đơn vị trong
Nhà xuất bản.
c, Thể thức văn bản: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật là cơ quan của
Đảng do đó thể thức văn bản phải trình bày theo thể thức văn bản của Đảng dưới
sự chỉ dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, gồm 8 thể thức bắt buộc sau:
1) Tiêu đề “ Đảng Cộng sản Việt Nam” Là thành phần thể thức xác định văn
bản của Đảng. Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu, kiểu
chữ in hoa, cỡ chữ 15 đậm; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với
địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng

độ dài tiêu đề.
Ví dụ:
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Tiêu đề này biểu thị mục đích chính trị của cơ quan, giúp người sử dụng
văn bản phân biệt được văn bản của Đảng với văn bản Nhà nước.
2) Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản là Nhà xuất
bản Chính trị quốc gia – Sự thật ở dưới tên cơ quan chủ quản, kiểu chữ in
hoa đậm, cỡ chữ 14, được trình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng
tiêu đề, phía dưới có dấu (*) để phân cách với sổ và ký hiệu văn bản.
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
NHÀ XUẤT BẢN
CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT
3) Số và ký hiệu văn bản: Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01
cho mỗi loại văn bản theo nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề sau
ngày bế mạc Đại hội Đảng bộ lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Đảng
bộ lần kế tiếp; Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại
văn bản và tên cơ quan Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật. Giữa số
ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-) giữa tên loại văn bản cơ quan ban hành
văn bản Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật.
Ví dụ:
Quyết định của Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật ghi số và ký
hiệu:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
NHÀ XUẤT BẢN
CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT
*
SỐ 09-QĐ/NXBCTQGST
Công văn:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
NHÀ XUẤT BẢN

CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT
*
SỐ 27-CV/NXBCTQGST5
4) Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành ăn bản
a) Địa dđiểm ban hành văn bản: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật
đóng tạo số 24 Quang Trung, Hà Nội có địa điểm ghi: Hà Nội.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày ký chính thức văn bản đó.
Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 ghi thêm số (0) đứng trước. Địa điểm và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía dưới,
dưới tiêu đề văn bản có dấu phẩy, cỡ chữ 14 in thường, nghiêng.
Ví dụ:
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Hà nội, ngày 22 tháng 02 năm 2011
5) Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản là tên gọi của
thể loại văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, công văn … mà Nhà
xuất bản ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt của văn bản
là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Riêng
công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu.
Ví dụ:
Số 24 – CV/NXBCTQGST
V/v thiết lập quan hệ hợp tác
6) Phần nội dung văn bản: Là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn
bản. Phần nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại và trích yếu nội
dung, cỡ chữ 14.
7) Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.
Giám đốc: Ký trực tiếp
Phó Giám đốc: Ký thay ghi K/T
Chánh Văn phòng: Ký thừa lệnh T/L

- Thể thức đề ký:
+ Cấp trường (Giám đốc) ký trực tiếp
GIÁM ĐỐC – TỔNG BIÊN TẬP


(Chữ ký)
Họ và tên
+ Cấp phó ký thay:
K/T GIÁM ĐỐC – TỔNG BIÊN TẬP
PHÓ GIÁM ĐỐC – PHÓ TỔNG BIÊN TẬP
(Chữ ký)
Họ và tên
+ Chánh Văn phòng
T/L GIÁM ĐỐC – TỔNG BIÊN TẬP
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký)
Họ và tên
- Dấu cơ quan Nhà xuất bản: Dấu đóng trên văn bản đúng chiều, ngay ngắn,
rõ và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Thể thức để ký, chữ ký và
dấu cơ quan trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
8) Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản được trình bày tại góc trái phần dưới
nội dung văn bản.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Vụ Tổ chức,
- Vụ Tài chính,
- Lưu văn thư,
Đối với công tác văn thư ghi nơi nhận trực tiếp sau các cụm từ “ Kính
gưi…”, và “ Đồng kính gưi” trên phần nội dung văn bản.
Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4. Cách trình bày văn bản của Nhà

xuất bản như sau:
Trang mặt trước: Cách mép trái 3,5cm, cách mép phải 1,5cm, cách mép trên
2,5cm, cách mép dưới 2,5cm.
Trang mặt sau (nếu in 2 mặt): Cách mép trái 1,5cm, cách mép phải 3,5cm,
cách mép trên 2,5cm, cách mép dưới 2,5cm.


2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Xách định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Lựa chọn thể loại văn bản phù hợp. Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn
các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung của vấn đề văn bản hóa.
Bước 2: Chọn thể loại văn bản. Văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản của Đảng ( Nhà xuất bản là cơ quan của Đảng)
Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ( trưởng hoặc phó đơn vị duyệt bản
thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan)/
Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, soát lại văn bản để trình ký
chính thức.
Bước 5: Nhân bản theo số lượng nơi nhận và trình lên thủ trưởng cơ quan để
ký chính thức.
Bước 6: Làm thủ tục ở Văn thư vào sổ (phần mềm) đóng dấu và phát hành.
Do đặc thù của Nhà xuất bản từng Vụ, Ban, Trung tâm … tương đối độc
lập, mỗi một đầu mối có Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm riêng nên văn bản
của đơn vị nào do thủ trưởng đơn vị đó chỉ đạo Văn thư – Lưu trữ kiêm
nhiệm soạn thảo, đánh máy, ký duyệt, sau đó chuyển qua bộ phận thư ký
( Bộ phận thư ký kiếm tra thể thức văn bản) trình lãnh đạo Nhà xuất bản tức
là Giám đốc – Tổng Biên tập hay Phó Giám đốc – Phó Tổng Biên tập phụ
trách đơn vị đó xem xét nội dung, phê duyệt. Nếu lãnh đạo đồng ý thì ký
luôn, nếu có bổ sung thì mang văn bản về bổ sung. Sau khi có chữ ký của
lãnh đạo chuyển xuống văn thư để đánh dấu. Cán bộ văn thư kiểm tra lại thể
thức văn bản nếu có sai sót thì yêu cầu chuyên viên đó sửa lại, nếu văn bản

đúng thể thức văn thư viết số vào công văn, tùy theo nơi nhận của văn bản
phô tô nhân bản và viết bìa, chuyển giao thông chuyển giao.

1.2.2. Tiếp nhận, quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.
1.2.2.1.Tiếp nhận, quản lý văn bản đến
Văn bản đến Nhà xuất bản đa phần là của các cơ quan Trung ương Đảng:
Ban chấp hành Trung ương, Ban Tổ chức Trung ương, Văn phòng Trung
ương… ngoài ra còn có các Quyết định, Thông tư… của Bộ Tài chính, Bộ
Công an, Bộ Văn hóa – Thông tin, Cục xuất bản và các cơ quan hữu quan
khác.


Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận công văn đến, phân loại, bóc bì (trừ
bì có dấu Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh cá nhân, tổ chức
Thanh tra, Hội đồng Khoa học, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên hoặc
ghi rõ: “Chỉ người có tên trên bì mới được bóc” phải chuyển cả bì); văn thưu
đóng dấu công văn đến đăng ký vào phần mềm máy tính mạng diện rộng cơ
quan Đảng và vào sổ công văn đến tất cả công văn đến, kể cả công văn không
được bóc bì.
Những công văn gửi cho cơ quan văn thư bóc bì và đóng dấu đến, ghi ngày,
tháng và số đến, nếu là công văn đến Hỏa tốc hay công văn Khẩn thì văn thư
sẽ trực tiếp chuyển ngay cho Chánh Văn phòng xử lý để trình Giám đốc –
Tổng biên tập và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có liên quan giải quyết,
nếu là công văn thường thì cuối ngày trình Chánh Văn phòng cho ý kiến xử
lý, sao đó văn thư nhân sao (đối với các văn bản xử lý nhân sao) và chuyển
công văn đến cho lãnh đạo Nhà xuất bản và các đơn vị, cá nhân giải quyết.


BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT

SỐ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Từ số …………………….. đến số ………………………………
Từ ngày…………………... đến ngày …………………………...

Năm …………………………. Quyển số ………………………………

MẪU SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN


1.2.2.2.Đối với văn bản đi:
Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật ban hành tất cả văn bản đi hầu
hết đều được tập trung ở Văn thư. Theo quy trình ban hành văn bản đã đề cập
trên, cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức ( lần thứ hai) văn bản, ghi
số, ngày, tháng, năm, nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật ( nếu có),
chuyển văn bản cho giao thông chuyển giao, đăng ký vào phần mềm máy tính
mang diện rộng của cơ quan Đảng (Lotus notes) vào mục công văn đi, lưu 01
bản chính cùng các phụ lục kèm theo vào tập văn bản lưu ( nếu có). Các đơn
vị trực tiếp soạn thảo văn bản có trách nhiệm lưu 01 bản chính trong hồ sơ
công việc.
Công văn đi được chuyển kịp thời trong ngày. Những văn bản có đóng dấu
“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “ Hỏa tốc” phải được chuyển giao ngay sau khi
đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi trên phong
bì. Trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi qua máy Fax,
gửi qua mạng, sau đó gửi bản chính.
Các văn bản đi của Nhà xuất bản đều được thống nhất vào số có mẫu quy
định chung và văn bản được đăng ký vào số từ số 01 từ ngày liền kề bế mạc
Đại hội Đảng. Bản lưu công văn đi tại văn thư phải được làm bằng loại giấy
tốt, in bằng mực bền lâu và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Hàng năm cán bộ văn thư tiếp nhận và xử lý khoảng hơn 4.000 công văn
đến và hơn 6.000 công văn đi, nhập dữ liệu trên máy hơn 6.000 bản,…
Số đăng ký công văn đi, công văn đến được dung thống nhất theo mẫu của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành.
Văn thư quản lý cả máy fax của cơ quan nên đối với các công văn được gửi
máy fax, lưu 01 bản tại nơi quản lý máy fax.


BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA – SỰ THẬT

SỐ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Từ số …………………….. đến số ………………………………
Từ ngày…………………... đến ngày …………………………...

Năm …………………………. Quyển số ………………………………

MẪU SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI


1.2.2.3. Lập hồ sơ hiện hành
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Nhà xuất bản từ trước đến nay chưa thực
hiện. Từ khi có Quy chế và văn bản Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
Nhà xuất bản mới tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ để cán bộ, công chức,
viên chức cơ quan lập hồ sơ hiện hành. Đến nay công tác này đang được thực
hiện một cách nghiêm túc, khoa học.
1.2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý con dấu: Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành
văn bản, đống dấu vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan. Vì

vậy, Nhà xuất bản coi rất coi trọng việc quản lý con dấu. Chánh Văn phòng
giao cho văn thư chuyên trách của cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu
theo đúng quy định, thực hiện nghiêm túc chế độ bảo mật con dấu, cuối
ngày làm việc cắt con dấu vào két sắt.
Sử dụng con dấu: Cán bộ văn thư tự tay đóng dâu vào các văn bản, giấy tờ
của cơ quan; chỉ đóng dấu khi văn bản, giấy tờ đúng thể thức và có chữ ký
đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
Đóng dấu trên văn bản rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng mực dấu
quy định và trùm 1/3 chữ ký ở phía bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm,
không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
Khi đóng dấu các văn bản phụ lục kèm theo, cán bộ văn thư đóng dấu vào
góc bên trai của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính
con dấu ( dấu treo). Nếu phụ lục nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo,
còn đóng dấu giáp lên bản phụ lục đó.
Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư
( trường hợp đóng dấu của các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và
các loại giấy chứng nhận … của các cơ quan khác xây dựng, ban hành) thì
văn thư lập sổ theo dõi riêng.
1.3.Lưu trữ
Cán bộ lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: thu thập, bổ sung tài liệu theo định kỳ
hàng năm vào kho lưu trữ cơ quan; phân loại, xác định giá trị tài liệu, định thời hạn
bảo quản hồ sơ; xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học; bảo quản, bảo vệ tài
liệu lưu trữ, thực hiện chế độ bảo mật theo quy định; tổ chức khai thác sử dụng
thông tin trong tài liệu lưu trữ; giúp Chánh văn phòng Nhà xuất bản, Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, kiểm tra việc
thực hiện công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.


1.3.1.Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở cơ quan
Phông lưu trữ Nhà xuất bản là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

động của Nhà xuất bản có giá trị lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn được lựa
chọn, thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ. Đơn vị nhỏ nhất của tài liệu lưu trữ
trong phông là các đơn vị bảo quản.
Thành phần tài liệu của phông lưu trữ của Nhà xuất bản là tài liệu hành chính,
có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Nhà xuất bản,
khối lượng tài liệu ít không nhiều, gồm các loại văn bản:
Quyết định của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc thành lập cơ quan.
Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, công văn của các cơ quan Trung ương
Quyết định, Thông tư của các Bộ, Cục xuất bản
Văn bản của các cơ quan khác; các nhà xuất bản trong cả nước và một số nhà
xuất bản nước ngoài, các nhà in, các cơ quan chính quyền sở tại.
Các văn bản, hợp đồng của các cơ quan, cá nhân đặt biên tập xuất bản; các
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động nội bộ Nhà xuất bản
Văn bản của các chi nhánh Nhà xuất bản, Quyết định, biên bản, thông báo,
báo cáo kế hoạch, đăng ký, tờ trình…
Khối lượng tài liệu khoảng 10 mét giá.
1.3.2. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và giao nộp tài liệu:
Tài liệu Nhà xuất bản được văn thư phân loại, lập hồ sơ bảo quản trong
cặp,hộp giữ lại ở văn thư 01 năm, sau đó văn thư chuyển sang kho lưu trữ. Các cặp
hộp này được dán nhãn ở gáy đề năm hình thành tài liệu. Sau 10 năm nộp lên Cục
Lưu trữ Trung ương nhưng từ khi thành lập đến nay ( 1992) Nhà xuất bản Chính trị
quốc gia – Sự thật chưa nộp tài liệu lên cấp trên.
1.3.3. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu.
Từ khi có lưu trữ chuyên trách ( năm 2008) Nhà xuất bản đã tiến hành cài đặt
phần mềm, nhập dữ liệu công văn lưu trên máy, hiện đã nhập xong tất cả công văn
đi, công văn đến tồn từ năm 2006 đến nay.
Nhờ có phần mềm lưu trữ trên máy tính có các trường tìm kiếm nhanh đã tạo
thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu ở văn thư, cũng như lưu trữ được dễ dàng,
nhanh chóng.
1.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Vì điều kiện trụ sở Nhà xuất bản thiếu phòng làm việc cho cán bộ, công nhân,
viên chức cơ quan, cho nên bố trí một phòng nhỏ khoảng 12 m2 làm kho để tài liệu
lưu trữ. Trong kho có các phương tiện đựng tài liệu như: giá gỗ, cặp. Đây là kho
chỉ để tài liệu và một số vật dụng khác của cơ quan, cán bộ văn thư, lưu trữ hàng
ngày lên quét dọn, mở cửa để đảm bảo độ bền của tài liệu.

1.4.Tình hình ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ:
Năm 2008 Nhà xuất bản trang bị cho Văn thư – Lưu trữ 01 máy tính, đến năm
2010 trang bị thêm 01 máy nữa và cài đặt phần mềm mạng diện rộng của cơ quan
Đảng trên Lotus Notes. Hằng ngày bộ phận Văn thư – Lưu trữ đăng ký văn bản đi,
đến trên máy tính, nhập dữ liệu văn bản cũ của những năm trước còn tồn đọng.
Định kỳ hàng tuần, tháng văn thư in danh mục công văn đăng ký trên máy tính và
đóng thành tập thay sổ đăng ký công văn. Phần mềm lưu trữ tài liệu đã tạo thuận
lợi rất lớn cho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, góp phần không nhỏ trong
hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ ( từ năm 2015 – 2017)
Nội dung
Tiếp nhận xử lý công văn đến
Số lần đóng dấu và ghi số
Số lần vào sổ và chuyển nội bộ
Trình xử lý
Xử lý và chuyển công văn đi cơ quan ngoài NXB
Số lần đăng ký ban hành
Số lần đóng dấu
Số bản phát hành
Nhân sao văn bản
Số phiếu yêu cầu
Số trang nhân sao

Nhập lưu trên máy
Số bản
Số lượt tra tìm khai thác tài liệu
Phát hành công văn nội bộ
Số bản
Giao thông chuyển công văn đi

Số lượng
24.500
18.820
9.583
27.132
185.750
17.617
5.851
897.275
21.795
2100
11.327
9.678
21.465


IV.Đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ của văn phòng nhà
xuất bản
1.1.Kết quả đạt được:
Nhận được sự chỉ đạo của Văn phòng Trung ương và Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương, sự quan tâm của Lãnh đạo Nhà xuất bản, lãnh đạo Văn phòng, Nhà
xuất bản đã triển khai đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp. Nhà xuất bản đã
ban hành được hai văn bản quản trọng đó là: “ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật” và “ Hướng dẫn Công tác văn thư, lưu
trữ Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – Sự thật”. Đó chính là điều kiện và cơ sở
pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ của Nhà xuất bản đi vào nề nếp, đúng quy
định.
Nhà xuất bản trang bị đủ máy tính, máy in và cài đặt phần mềm mạng diện
rộng của cơ quan Đảng lưu trữ văn bản trên máy tính, tạo thuận lợi cho việc quản
lý văn bản, tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Nhà xuất bản trước đây chỉ có một người vừa
kiêm công tác văn thư, vừa kiêm công tác lưu trữ, luôn làm việc quá tải. Đến năm
2008 mới bổ sung thêm người, hiện tại nhân sự bộ phận Văn thư – Lưu trữ có đủ
văn thư chuyên trách và lưu trữ chuyên trách.
Về công tác văn thư:
Công tác văn thư của Nhà xuất bản luôn bảo đảm nguồn thông tin văn bản,
phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Nhà xuất bản. Thực hiện đúng quy chế
công tác văn thư của cơ quan cũng như quy định đối với mọi văn bản, công văn tài
liệu của Đảng.
Mặc dù đã có phần mềm lưu trữ dữ liệu trong máy tính nhưng công văn gửi
cá nhân, văn thư vẫn đăng ký vào sổ để người nhận công văn ký nhận tránh tình
trạng thất lạc công văn.
Công tác tiếp nhận, chuyển giao công văn có khoa học và hiệu quả, đảm bảo
đúng thời gian, không để tồn đọng, tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn thư rất
cao, cần mẫn với công việc, luôn đi sớm về muộn.
Phân loại tài liệu có khoa học theo đúng quy định phân loại tài liệu của cơ
quan Đảng.
Việc quản lý con dấu cũng rất khoa học và ngăn nắp, tất cả con dấu được treo
trên một chiếc giá gỗ nhỏ đặt trên bàn làm việc của văn thư, mỗi con dấu đều được
văn thư viết tên chức danh vào giấy nhỏ dán vào tay cầm con dấu để tránh nhầm
lẫn. Cuối giờ làm việc văn thư cất con dấu vào két sắt.

Công tác lưu trữ:
Nhà xuất bản đã xây dựng được Danh mục Hồ sơ của cơ quan, dựa vào danh
mục cán bộ, công chức cơ quan lập hồ sơ.
Công tác lập hồ sơ hiện hành bước đầu đã đi vào nề nếp. Công tác lập hồ sơ
hiện hành tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Khối tài liệu từ năm 2006 đến nay được phân loại khoa học, tạo thuận lợi cho
công tác tra tìm văn bản.
1.2.Những mặt hạn chế:
Công tác bảo quản công văn Mật chưa được đăng ký một sổ riêng, mà đăng
ký chung vào sổ công văn thường, chỉ có sự khác biệt khi công văn mật đó được
nhập vào máy vì trong hệ thống phần mềm có đăng ký yếu tố “Mật” hoặc
“Thường”.
Về mặt thể thức văn bản nhìn chung vẫn tồn tại một số sai sót về thể thức văn
bản của Đảng quy định.
Ví dụ:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
NHÀ XUẤT BẢN
CHÍNH TRỊ QUỐC GIA
***
Hoặc lỗi sai về số ký hiệu về văn bản như quy định giữa số và ký hiệu văn bản có
dấu gạch nối (-) nhưng chuyên viên lại đánh gạch chéo(/).
Ví dụ: Số 27/CV/NXBCTQG
Hoặc: số 28/CV-NXBCTQG
Mỗi lần đóng dấu văn thư cơ quan đều kiểm tra lại thể thức văn bản, nhắc nhở
các đơn vị hoặc người soạn thảo đánh máy nhưng những trường hợp trên vẫn thỉnh
thoảng còn tồn tại.
Về công tác lập hồ sơ ( hồ sơ hiện hành) của Nhà xuất bản chưa vào nề nếp,
quy củ.
Cán bộ văn thư chuyên trách cơ quan ngoài công việc chuyên môn, còn phải
kiêm thêm nhiều công việc khác dẫn đến đôi khi xử lý công việc không được kịp

thời.