THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG....................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông........................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty........5
1.1.2.1. Lĩnh vực kinh doanh..........................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................5
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty...............................................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –
Lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông...............7
1.2.1. Chức năng.............................................................................................7
1.2.2. Cơ cấu tổ chức:.....................................................................................8
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG................................................................................................................9
2.1. Hoạt động quản lý....................................................................................9
2.2. Hoạt động nghiệp vụ................................................................................9
2.2.1. Công tác Văn thư..................................................................................9
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...........................................9
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến.................................................................10
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty.......................12
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................14
2.2.2 Công tác Lưu trữ..................................................................................15
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.......................................16
2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu................................................................16
2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu.................................................................17
2.2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu....................................................17

2.2.2.5. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu.....................................................17
2.2.2.6. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.....................18
Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG VÀ NHỮNG ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ...................................................................................19
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................19
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư -lưu trữ của
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông............................19
3.2.1. Đánh giá chung...................................................................................19
3.2.2. Giải pháp.............................................................................................21
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................23
3.3.1. Đối với Công ty...................................................................................23
3.3.2. Đối với Khoa Văn thư – lưu trữ..........................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................25
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,
các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác.
Đồng thời công tác văn thư – lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động
của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của
văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Vì vậy làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Do đó cán bộ Văn thư
– Lưu trữ cần phải nắm rõ kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các

chuyên môn nghiệp vụ như: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và giải quyết
văn bản, lập hồ sơ, thu thập bổ sung tài liệu…
Với mục đích giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư – Lưu
trữ ở các cơ quan, tổ chức. Tạo được cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập
trong quá trình thực hành, quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn
thư – Lưu trữ của các cơ quan đơn vị. Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông cùng sự phân công của Khoa Văn
thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi về thực tập tại Văn phòng của
Công ty từ ngày 10/01 – 10/3/2017. Được sự quan tâm của đồng chí Phụ trách
Văn phòng, sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ nhân viên trong phòng và sự nỗ
lực của bản thân đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập. Thông qua việc nghiên
cứu, khảo sát và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại
Công ty đã giúp tôi hiểu rõ hơn lý thuyết cơ bản và thực hành được các nghiệp
vụ. Tuy nhiên qua quá trình tôi cũng nhận được những yếu điểm của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
các thao tác nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ, qua đây đã giúp tôi có thể khắc phục
những điểm yếu của mình trong kiến thức chuyên môn.
Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ, nhân viên
Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông đã giúp đỡ
1


và chỉ dẫn tôi trong đợt thực tập này. Vì kiến thức còn hạn chế nên trong quá
trình làm báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo
yêu cầu nhà trường đưa ra. Kính mong Quý Thầy Cô tạo điều kiện giúp đỡ.
Xin chân thành cảm ơn!

2

Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
1.1.1. Lịch sử hình thành
Tổng quan doanh nghiệp:
Công ty: Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Giao Thông
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Joint Stock Company.
Tên viết tắt: INTRACOM
Trụ sở chính: Lô C2F - Khu công nghiệp nhỏ -Quận Cầu giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 04.22403439

Fax: 04.37914112

Email:
Website: www.intracom.com.vn
Ngày thành lập: 28/01/2001.
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 Đồng ( Năm mươi tỷ đồng).
Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người. Trong đó: 3 người đạt trình
độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên môn, 42 người trình độ cử nhân và 65
người trình độ cao đẳng, trung cấp.
Quá trình phát triển:
Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) tiền
thân là Công ty đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông đô thị 100% vốn Nhà
nước. Chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần từ năm 2002.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh.
Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục

tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất
động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh
điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
3


Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như:
- Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn
- Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn,
- Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,
- Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn,
- Dự án thuỷ điện Nậm Pung,
- Dự án thuỷ điện Tà Lơi 1, 2, 3
- Dự án thủy điện Cẩm Thủy,
- Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều
công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính
trị, văn hoá ... của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu,
truyền thống. INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư
xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập
WTO 2009, được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của Tổng công ty
Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác.
Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển không ngừng, Công ty đã và đang
mở rộng các ngành nghề kinh doanh và thị trường
Đầu tư xây dựng hạ tầng, thuỷ điện, nhà ở, khu công nghiệp, mở rộng quy

mô kinh doanh, mở rộng quan hệ liên doanh liên kết với nhiều đơn vị trong và
ngoài nước để tiếp thu công nghệ tiên tiến là chiến lược đưa Công ty trở thành
một Công ty mạnh trên lĩnh vực đầu tư. .
Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ
đối với Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm và đảm bảo đời
sống cho người lao động.
4


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1.2.1. Lĩnh vực kinh doanh
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
dụng,..
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ
yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với
Nhà nước.
a. Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư
xây dựng , kinh doanh bất động sản… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công
ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới.
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:
Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu
văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,
Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế
Phương Đông.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
5


Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý
công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ
sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
6


hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết
bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất
lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
theo dõi cơ cấu vốn.

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được
tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
Văn thư – Lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Văn phòng của Công ty.
1.2.1. Chức năng
- Tiếp nhận, trình, sao, chuyển, lưu các công văn, giấy tờ do Cơ quan Nhà
nước, đối tác, khách hàng chuyển đến; phân loại, sắp xếp theo thời gian để thuận
tiện tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết ;
- Đóng dấu công văn đến, công văn đi theo đúng quy định của Nhà nước
và của Công ty ;
7


- Chuyển các Công văn, chỉ thị, quyết định của cấp trên đến các cơ quan
Nhà nước, đối tác, khách hàng, phòng ban, đơn vị thuộc và cá nhân liên quan
kịp thời, chính xác ;
- Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trình
Tổng giám đốc và phòng ban liên quan giải quyết ;
-Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ;
- Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quan
phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo lệnh của Tổng giám đốc;
- Lập kế hoạch dự trù mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm
trình Tổng giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đã được
duyệt;

- Lập sổ theo dõi trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo quy định
đồng thời thực hiện việc cấp phát trang thiết bị và công cụ, dụng cụ làm việc cho
các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong Công ty theo chế độ tiêu chuẩn,
quy định của pháp luật và Công ty.
- Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập bổ sung tài liệu, xác
định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra cứu
tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả…
1.2.2. Cơ cấu tổ chức:
Hiện nay chỉ có 01 cán bộ Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ

8


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THÔNG
2.1. Hoạt động quản lý
- Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Văn phòng công ty, số lượng cán
bộ: 01 người tốt nghiệp khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ của công ty
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt
động quản lý của doanh nghiệp, dựa trên Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông đã ban hành quyết định số: 19/QĐ-CT ngày 17
tháng 02 năm 2009 của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông về việc ban hành Quy định hướng dẫn soạn thảo và hướng dẫn trình bày
văn bản.
Ngoài quyết định số 19/QĐ-CT ngày 17/02/2009 Công ty còn ban hành:
Thông báo số 12/TB-TCHC ngày 17/3/2009 về việc triển khai lưu hồ sơ

tài liệu phòng lưu trữ;
Công văn số 264/CV-CT1 ngày 10/5/2010 về việc sử dụng phông chữ
Times New Roman.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác Văn thư
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là một đơn vị
sản xuất kinh doanh nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu theo chức năng, nhiệm
vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật
nghiệp vụ của công ty. Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì cá
nhân phòng ban, đơn vị đó soạn thảo.
Các loại văn bản do Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông ban hành bao gồm:
9


Báo cáo, biên bản, chương trình, công văn hành chính, đề án, giấy biên
nhận hồ sơ, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy uỷ
nhiệm, kế hoạch, phiếu chuyển, phiếu gửi, phương án, quyết định, thông báo, tờ
trình.
Thẩm quyền ban hành văn bản của công ty do: Hội đồng quản trị, Tổng
Giám đốc, Phó tổng Giám đốc, Trưởng phòng, Phó trưởng phòng.
Văn bản do Công ty ban hành gồm đầy đủ 9 yếu tố:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
- Số ký hiệu văn bản
- Địa danh, ngày tháng năm
- Tiêu đề và trích yếu nội dung
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Nơi nhận và số lượng văn bản.
Qua khảo sát quá trình soạn thảo văn bản do cán bộ văn phòng đảm bảo
được các bước sau:
- Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản;
- Trình văn bản đi;
- Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Đóng dấu văn bản;
- Đăng ký văn bản;
- Chuyển giao văn bản;
- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến
Công văn đi và đến của Công ty cổ phần đầu tư địa ốc Hải Đăng đều được
tập trung tại văn thư của phòng Tổ chức hành chính.
a) Quản lý văn bản đi
Việc quản lý tài liệu công văn đi được thực hiện theo một quy trình chặt
chẽ:
10


Văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu từ các phòng ban, đơn vị xin trình ký
lãnh đạo công ty -> chuyển cho trưởng phòng tổ chức hành chính xem xét hình
thức, tính hợp pháp của văn bản, tài liệu -> hoàn tất về thể thức Phụ trách văn
phòng chuyển cho bộ phận thư ký trình lãnh đạo ký duyệt -> chuyển cho văn thư
đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản vào sổ đăng kí văn bản đi, nhân bản,
đóng dấu, lưu văn bản đi.
Văn bản sau khi đã được cán bộ chuyên môn các đơn vị, phòng, ban của
Công ty đánh máy, hoàn tất, kiểm tra, rà soát lần cuối cùng về mặt nội dung và
thể thức sẽ được trình cho Phụ trách Văn phòng để kiểm tra về mặt thể thức, nội
dung và tính pháp lý của văn bản, ký nháy ở cuối văn bản. Khi đã có chữ ký
nháy của người có thẩm quyền văn bản sẽ được chuyển cho bộ phận văn thư

kiểm tra về hình thức, thể thức và nội dung của văn bản trước khi trình cho bộ
phận thư ký để Lãnh đạo phê duyệt chính thức.
Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của Lãnh đạo Công ty sẽ được
chuyển lại cho văn thư để đóng dấu, ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản.
Số thứ tự ban hành văn bản đăn ký theo từng loại văn bản, ngày văn bản
là ngày ký chính thức văn bản đó
Trước khi đóng dấu, người phụ trách con dấu phải đối chiếu chữ ký và tự
tay đóng dấu vào văn bản. Không giao dấu cho ai khi chưa có sự đồng ý của
Tổng giám đốc
Các văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt, trước khi làm thủ tục phát hành,
văn thư có trách nhiệm lập sổ Đăng ký theo dõi tài liệu, nhân bản, sao, chụp
đúng số lượng đã duyệt, đảm bảo yêu cầu về thời gian, chất lượng in ấn. Khi
sao, chụp, in tài liệu phải có trách nhiệm đảm bảo bí mật, chính xác nội dung
văn bản đồng thời không để mất, thất lạc tài liệu gốc.
Đối với văn bản chuyển đi: tất cả văn bản do văn thư cơ quan hoặc các
ban, đơn vị tự gửi đi, chuyển qua đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp đến nơi
nhận đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và có chữ ký nơi đã
nhận văn bản.
Mỗi văn bản phát hành đều phải lưu 02 bản, bản gốc lưu tại văn thư Công ty
11


và bản chính lưu tại hồ sơ. Bản lưu phải phải được đóng dấu ngay sau khi đã sao,
chụp đủ số lượng phát hành. Bản thảo cuối cùng những tài liệu quan trọng và văn
bản. Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển giao văn bản đi để chắc chắn
rằng văn bản được chuyển giao đúng địa chỉ và thời gian nhận.
b) Quản lý và giải quyết văn bản đến
Công văn, tài liệu được gửi đến công ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp,
gửi gián tiếp (gửi qua bưu điện, fax…) từ các đơn vị ở Công ty, các cơ quan bên
ngoài.

Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu, phân loại, đóng dấu công văn
đến (ghi số đến, ngày tháng đến trên dấu đến) đối với tất cả văn bản, tài liệu.
Việc đóng dấu đến do cán bộ văn thư phụ trách và dấu được đóng rõ ràng, ngay
ngắn ở góc phải của văn bản. Văn bản đến Công ty được đăng ký theo từng năm
và được đánh số 01 cho văn bản đầu tiên trong năm tính từ ngày 01 tháng 01 và
số cuối cùng nhận được vào ngày 31 tháng 12 của năm.
Phụ trách Văn phòng căn cứ nội dung của văn bản, căn cứ vào quy chế
làm việc của Công ty và chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị để giao ý kiến
phân phối, chỉ đạo, giải quyết văn bản. Ý kiến phân phối và giải quyết văn bản
được ghi tại phiếu xử lý văn bản và được kẹp phía trên văn bản.
Đối với văn bản vượt thẩm quyền, Phụ trách Văn phòng trình lên Ban
Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc.
Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty, trợ lý giám đốc
chuyển cho văn thư vào sổ công văn đến. Sao theo số lượng các văn bản cần gửi,
khi chuyển văn bản, tài liệu cho các bộ phận phải có chữ ký của người nhận.
Văn phòng có trách nhiệm thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân được giao nhiệm vụ giải quyết vấn đề liên quan đến nội dung văn bản đến
và xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo nhằm có biện pháp giải
quyết điều chỉnh kịp thời.
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty
Lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn liền
12


giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác
lưu trữ
Sau khi xây dựng, ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ
quan và các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực
hiện bằng phương pháp lập hồ sơ.

Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung
văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu
cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu
công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ phận
khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo
đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho
các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo quản chặt chẽ
để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư cơ quan), văn bản
được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt
động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản
có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt vì sau này còn phải nộp
vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ
Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Hồ sơ được lập được thực hiện phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn
vị, cơ quan; Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc và có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của công ty
- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong công ty
+

Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ

sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời
13

hạn
+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ
chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
+ Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người
kế nhiệm.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
-

Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

-

Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một

năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
-

Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết

-

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài

toán;
liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai

bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ
hiện hành của công ty giữ mỗi loại một bản
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là thành phần quan trọng không thể thiếu của văn bản, nó đảm
bảo tính hợp pháp và tính chất thực của văn bản. Hiện nay Công ty đang sử dụng
những con dấu: dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên, dấu đến, dấu chỉ mức
độ…
Con dấu của Công ty được giao cho nhân viên pháp chế giữ và đóng dấu
tại cơ quan.
Nhân viên pháp chế có trách nhiệm:
- Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Công ty;
14


- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống.
Sử dụng con dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc là tên phụ lục.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn
bản.

Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
-Dấu chỉ mức độ khẩn
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo hai mức sau: hoả tốc và khẩn;
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn. Mực dùng để đóng dấu dộ khẩn dùng
mực màu đỏ tươi.
-Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật hoặc mật), dấu thu hồi đối
với văn bản có nội dung bí mật của Công ty được thực hiện theo quy định trong
từng trường hợp cụ thể.
2.2.2 Công tác Lưu trữ
Phông lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông là phông mở. Thành phần tài liệu chủ yếu trong Phông là các văn bản
15


hành chính, các tài liệu khoa học kĩ thuật, các bản vẽ dự án…Nội dung của tài
liệu trong Phông phản ánh quá trình hình thành phát triển và chức năng nhiệm
vụ của Công ty. Hiện tại công ty đã xây dựng kho lưu trữ riêng biệt nằm tại tầng
21 và tầng 24.
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác
lưu trữ, làm tốt công tác thu thập giúp cho các nghiệp vụ phân loại tài liệu, xác
định giá trị, chỉnh lý… được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là một doanh
nghiệp còn mới trong sự nghiệp phát triển nên mỗi năm công ty ban hành hơn
3000 văn bản. Do vậy tài liệu lưu trữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do

Công ty ban hành, cùng với các tài liệu thu thập từ các công ty con của Công ty.
Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng các văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng
ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của Công ty. Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ
tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ khi thành lập công ty đến nay. Công
tác này vẫn còn một số hạn chế do thiếu nguồn lực.
Cán bộ văn thư chưa thu thập được hết tài liệu nên các văn bản còn nằm
sót lại ở các phòng ban, dẫn tới tình trạng phân tán tài liệu, cơ sở vật chất còn
thiếu.
2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong Phông để
phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và đơn vị bảo quản
trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm mục đích sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ Phông nào đều cần phải xây
dựng phương án phân loại để xác định. Ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông phương án phân loại được áp dụng là phương án Cơ cấu tổ
chức – thời gian. Phương án này phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn
vị hình thành phông, chức năng nhiện vụ của từng đơn vị, thấy được mối quan
hệ chặt chẽ giữa các tài liệu được hình thành trong hoạt động của đơn vị đó.
16


2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu ở Công ty được coi là khâu quan trọng của lưu
trữ. Dù
được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nhưng công tác chỉnh lý tài liệu
chưa được diễn ra thường xuyên. Do đó tình trạng tài liệu hết hạn bảo quản vẫn
còn nhiều trong kho mà chưa được tiến hành tiêu hủy tài liệu, tài liệu bị mục, cũ,
mối mọt vẫn chưa được phục hồi để bảo quản một cách tốt nhất, xuất hiện tình
trạng tài liệu bị bó gói, chất đống

2.2.2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu
Hiện tại tài liệu của Công ty được bảo quản tại Kho tầng 21 và tầng 24
Tài liệu được bảo quản trong các cặp ba dây, cặp file, hòm tôn, trên giá di
động và cố định.
Việc bảo quản tài liệu của Công ty không được diễn ra thường xuyên dẫn
đến việc nhiều cặp, hộp tài liệu khi chuyển từ trụ sở cũ về đã bị hỏng, rách.
Tài liệu trong các cặp hồ sơ chưa dược làm danh mục, chưa đánh số tờ.
việc không đánh số tờ trong văn bản đã gây ra nhiều khó khăn trong cong tác
bảo quản tài liệu, dẫn đến việc bị mất tài liệu.
Các tài liệu là bản CVD còn để xuống đất mà chưa có một cách bảo quản
khác, việc để những đĩa VCD xuống đất sẽ bị hư hỏng làm mất thông tin quan
trọng đối với công ty
Cách nắp đặt giá để tài liệu còn chưa mang tính khoa học, hiệu quả, hiện
trạng giá kệ còn được để lung tung không nắp đặt trong khi đó tài liệu không có
chỗ để phải để dưới đất vẫn còn diễn ra.
Trong kho vẫn chưa được trang bị các phương tiện kỹ thuật, các trang
thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy hút bụi, quạt thông gió, bình
phòng cháy chữa cháy khi có sự cố cháy nổ xảy ra.
2.2.2.5. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một khâu rất quan trong, giúp
phát huy giá trị của tài liệu, đưa tài liệu đến gần hơn với người khai thác. Ngoài
ra còn giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng thuận lợi, đây
17


là công việc cuối cùng của công tác lưu trữ.
Các tài liệu lưu trữ của Công ty khá nhiều và thường xuyên được sử dụng
để phục vụ cho nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của các cán
bộ, nhân viên trong công ty. Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ được
giao trực tiếp cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ của công ty.

2.2.2.6. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Hiện tại Công ty đã xây dựng 2 kho lưu trữ tại tầng 21 và tầng 24
Kho tầng 21 với diện tích 35m2 và kho tầng 24 diện tích 13m2.
Kho tầng 21 để khối tài liệu thuộc các phòng ban trong công ty từ năm
2010 trở về trước.
Kho tầng 24 được để khối tài tiệu thuộc các phòng ban trong công ty từ
năm 2011 trờ lại đây.
Tài liệu Lưu trữ của công ty bao gồm khối tài liệu của các phòng ban:
Văn phòng công ty, phòng Kế hoạch-Kỹ thuật, phòng Dự án1, Phòng thủy
điện,phòng Kế toán-tài chính, bao gồm công văn, giấy tờ hành chính, bản vẽ kỹ
thuật, các thiết bị lưu trữ điện tử như đĩa CVD…
Cách bố trí các giá đựng tài liệu chưa khoa học dẫn đến việc sử dụng diện
tích phòng kho không hiệu quả, trong khi đó còn rất nhiều tài liệu phải đặt dưới
đất
Tài liệu được bảo quản trong cặp ba dây và hộp giấy tốt , những bản vẽ
của các dự án công trình được bảo quản trong thùng tôn và được đặt trên giá…
Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như máy hút bụi, quạt thông gió,
điều hòa, bình phòng cháy chữa cháy vẫn chưa được trang bị đầy đủ dẫn đến
tình trạng tài liệu bị bết dính, nấm mốc và bị côn trùng gặm nhấm.

18


Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG VÀ NHỮNG ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông từ ngày 10/01/2017 đến 10/3/2017, tôi đã nhận thức được tầm quan

trọng của Công tác Văn thư – Lưu trữ. Bản thân tôi luôn nỗ lực, cố gắng thực
hiện tốt các khâu nghiệp vụ nhằm đem lý luận vào áp dụng trong thực tiễn nhằm
hoàn thiện mình trong công tác chuyên môn.
Trong 2 tháng thực tập nhờ có sự giúp đỡ của đồng chí Phụ trách văn
phòng mà tôi được giao và thực hiện một số công việc sau:
- Tiếp nhận văn bản đi – đến
- Chuyển giao công văn
- Sắp xếp lại phiếu thu – chi từ các ngân hàng tại phòng Kế toán Công ty
CP Đầu tư xây dựng Hạ Tầng và Giao thông
- Phân loại sắp xếp các bản vẽ các công trình thủy điện tại phòng Đầu tư
dự án Thủy điện
- Biên mục tài liệu trong cặp hồ sơ tại phòng Đầu tư dự án Thủy điện
- Cùng nhóm lên phương án chỉnh lý kho lưu trữ tại tầng 21
Do thời gian thực tập có hạn nên trên đây là những công việc tôi đã thực
hiện, dù chưa được thực hành hết tất cả các nghiệp vụ đã học nhưng nó đã giúp
tôi hiểu rõ hơn phần nào lý luận và cho tôi được những kinh nghiệm đầu tiên
trước khi bước vào nghề.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư -lưu trữ
của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
3.2.1. Đánh giá chung
a) Ưu điểm
Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông đã xây dựng, ban
hành được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ từ đó giúp cho cán bộ văn thư hiểu
19


rõ hơn các nghiệp vụ, công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.
Việc ban hành và giải quyết văn bản tài liệu đi – đến được thực hiện một
cách chặt chẽ, khoa học lại có tính đảm bảo theo quy định của Nhà nước.
Lãnh đạo công ty cùng toàn bộ nhân viên đã nhận thức được tầm quan

trọng của công tác Văn thư – lưu trữ từ đó có ý thức trách nhiệm trong việc ban
hành, chuyển giao, quản lý công tác văn bản và lập hồ sơ…
Cán bộ văn thư là người có trình độ chuyên môn được đào tạo nên công
tác văn thư được đảm bảo khá tốt, thực hiện một cách đầy đủ và chính xác. Bên
cạnh đó Văn thư Công ty luôn nhận được sự phối hợp tích cực từ các phòng, ban
và nhân viên khác nên công tác này trở nên dễ dàng hơn.
Thiết bị phục vụ cho hoạt động của cán bộ văn thư tương đối đầy đủ
Công ty đã bố trí được 2 kho lưu trữ với diện tích rộng rất phù hợp và
thuận tiện cho công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Hầu hết các tài liệu hình thành trong quá trình sản xuất của công ty có giá
trị được đưa tập trung đưa vào kho Lưu trữ
b) Hạn chế
Dù đã ban hành một số văn bản về công tác Văn thư nhưng chưa đầy đủ,
Hệ thống văn bản quy định công tác lưu trữ còn quá sơ sài,
Công ty hiện chưa có quy chế Văn thư – Lưu trữ nên công tác quản lý văn
bản và lập hồ sơ còn chưa được thống nhất, chặt chẽ và chưa tuân theo bất kỳ
quy định cụ thể nào.
Công ty hiện chưa có phần mềm quản lý văn bản, chính vì vậy việc đăng
ký, tra tìm tài liệu còn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu nên gâu mất
thời gian trong quá trình xử lý công việc.
Việc soạn thảo văn bản đôi khi còn gặp phải những sai sót như phông chữ,
cỡ chữ, và thể thức trình bày.
Công tác kiểm tra về thể thức văn bản còn chưa thực sự kỹ, chưa cập nhập
các quy định mới của Nhà nước về thể thức văn bản,
Hiện tại Công ty chỉ có một nhân viên phụ trách công tác văn thư và còn
kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, trong khi đó khối lượng văn bản cần xử lý
20


tương đối nhiều, nên đôi khi công việc chưa được giải quyết nhanh chóng, kịp thời.

Tại các đơn vị trong Công ty chưa phân công người phụ trách công tác văn thư dẫn
tới thiếu đầu mối liên hệ công việc giữa văn thư và các đơn vị.
Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ nhưng không đồng bộ, hệ thống máy
phô tô thường xuyên bị hỏng hóc gây khó khăn cho việc nhân bản và sao lưu
văn bản.
Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo đầy đủ các bước trong quy trình, hiện
nay việc lập Danh mục hồ sơ trong khâu lập hồ sơ không được chú trọng, dẫn
tới việc khó nắm bắt được số lượng hồ sơ cũng như gây khó khăn cho việc
lập,quản lý và sử dụng hồ sơ.
Thời hạn giao nộp hồ sơ không đảm bảo đúng theo thời gian quy định, mà
chủ yếu còn làm theo thói quen là chủ yếu,
Hồ sơ tài liệu còn để lộn xộn, hộp hồ sơ chưa đánh số, chưa ghi tên
loạichưa phân chia năm gây khó khăn mất thời gian cho quá trình chỉnh lý và
tra cứu tài liệu
Trong mỗi tập hồ sơ lưu trữ cũng không có tờ kết thúc ghi tóm tắt về tình
trạng vật lý, danh mục hồ sơ tài liệu cũng như những chỗ khó đọc trong các văn
bản của mỗi hồ sơ, khiến người đọc cũng như công tác chỉnh lý tài liệu sau này
gặp nhiều khó khăn và làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên cứu
Chưa xây dựng được công cụ tra cứu do đó công tác khai thác và sử dụng
tài liệu là rất khó khăn,
Điều kiện bảo quản trong kho còn nhiều thiết xót va han chế: không có
quạt thông gió, máy đo nhiệt độ độ ẩm, máy hút ẩm… dẫn đến tình trạng một số
tài liệu bị mối mọt, nhòe chữ…
Việc xác định giá trị tài liệu hạn chế do vậy làm tốn diện tích, trang thiết
bị bảo quản,
Hiện công ty còn tồn tại hai kho đựng tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu
hồ sơ không được tập trung thống nhất.
3.2.2. Giải pháp
Cần ban hành các văn bản quy định, văn bản hướng dẫn về công tác Văn
21

thư – Lưu trữ hoàn chỉnh, đầy đủ hơn,
Hiện nay, việc bộ phận Văn thư trực thuộc Văn phòng là hợp lý. Tuy
nhiên cần phải có một người phụ trách công tác Văn thư riêng biệt, tránh tình
trạng kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau dẫn tới công việc chồng chéo mà
không chu toàn cho công tác Văn thư,
Người làm công tác Văn thư phải được bồi dưỡng thêm những kiến thức
chuyên ngành và được trang kiến thức sâu, rộng về công tác này để có khả năng
tham mưu cho lãnh đạo tốt nhất về công tác Văn thư,
Tổ chức nhân sự trong phòng một cách hợp lý nhằm phát huy khả năng
của cán bộ ( cán bộ văn thư đảm nhiệm việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi
– đến, quản lý và sử dụng con dấu,… cán bộ hành chính đảm nhiệm phục vụ
họp, hội nghị, thủ kho…)
Ban lãnh đạo, phòng Tổ chức – hành chính chỉ đạo đôn đốc, theo dõi việc
lập danh mục hồ hồ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ,
Văn thư phải tham mưu cho lãnh đạo công ty việc lập danh mục hồ sơ
hàng năm, hướng dẫn cán bộ chuyên môn về việc lập hồ sơ công việc và thu nộp
hồ sơ đúng quy định,
Công ty cần ban hành nội quy, quy chế sử dụng kho lưu trữ,
Công ty cần tuyển nhân viên có chuyên môn làm công tác Lưu trữ chuyên
trách, chịu trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ đối với các tài liệu trong công
ty,
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên để
tránh hiện tượng những tài liệu có giá trị quan trọng không được bảo quản một
cách hợp lý, dẫn đến việc bị mất tài liệu, tài liệu quan trọng bị thất lạc ra bên
ngoài công ty,
Công ty nên thường xuyên kiểm tra công tác xác định giá trị tài liệu của
các đơn vị, phòng ban mình, để cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến
hành một cách tốt nhất

Do tài liệu trong kho lưu trữ chưa được bối trí, sắp xếp, bảo quản một
cách khoa học, chính vì vậy Công ty nên tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu một
22


cách định kỳ để tránh tình trạng tồn động quá nhiều tài liệu hết hạn ở trong kho,
dẫn đến việc không còn không gian để bảo quản tài liệu khác từ các phòng ban
trong công ty,
Đối với tài liệu là đĩa VCD cần được bảo quản trong hộp riêng và được kê
nên giá kệ,
Cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị trong kho như: quạt thông gió, điều
hòa, ẩm kế, nhiệt kế, máy hút bụi, bình chữa cháy nhằm bảo quản tài liệu một
cách tốt nhất.
3.3. Một số khuyến nghị
3.3.1. Đối với Công ty
Nhằm công tác Văn thư được diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn Công ty
giao trách nhiệm giữ, sử dụng dấu cho cán bộ Văn thư,
Hiện nay Công ty có 2 kho lưu trữ do đó tài liệu không được tập trung,
thống nhất về một mối, vì vậy cần thống nhất 2 kho lưu trữ thành 1, nhằm tiết
kiệm diện tích, trang thiết bị bảo quản và quản lý tài liệu một cách chặt chẽ, hợp
lý, khoa học,
Tiến hành xây dựng phần mềm quản lý tài liệu đưa ra giải pháp ứng dụng
công nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ tài liệu. Với phần mềm này thì việc
quản lý các hồ sơ tài liệu sẽ trở nên khoa học, chuyên nghiệp và chính xác hơn,
Thường xuyên thanh, kiểm tra công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Công tác kiểm tra có thể diễn ra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột suất,
Xây dựng chế tài cụ thể để kịp thời có những biện pháp khen thưởng và
kỷ luật,
Cần thay đổi lề lối làm việc của công ty nói chung và văn phòng nói
riêng, thực hiện tác phong công nghiệp trong tổ chức công việc. Giảm bớt các

khâu không cần thiết, các thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian và công sức cho
công ty
3.3.2. Đối với Khoa Văn thư – lưu trữ
Qua bài cáo này tôi xin có một số khuyến nghị đối với Khoa Văn thư –
Lưu trữ:
23