Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

DANH SÁCH NHÓM 3
ST
T

Mã sinh viên

Họ và tên

1

1505QTVA015 Hoàng Thị Gấm

2

1505QTVA017 Lê Thu Hà

3

1505QTVA018 Lê Văn Hai

4

1505QTVA019 Vũ Quang Hải

5

9

1505QTVA039 Nguyễn Diệu Linh
( Chủ nhiệm đề tài –
0984441353 )

1505QTVA040 Nguyễn Thị Thùy
Linh
1505QTVA047 Nguyễn Thị Quỳnh
Nga
1505QTVA050 Trần Lê Thảo
Nguyên
1505QTVA062 Giàng Thị Sông

10

1505QTVA069 Lê Thu Thủy

11

1505QTVA072 Hoàng Thị Huyền
Trang
1505QTVA076 Vương Thị Thu
Trang
1505QTVA085 Nông Thị hải Yến

6
7
8

12
13

A+

Đánh giá

A
B

C

Ghi chú


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, chúng tôi xin chân thành gửi lời cảm
ơn đến TS. Bùi Thị Ánh Vân - giảng viên học phần phương pháp nghiên cứu
khoa học đã tận tình chỉ dạy, giúp chúng tôi hoàn thành đề tài. Chúng tôi xin gửi
lời cảm ơn đến cán bộ, công chức viên chức tại công ty cổ phần TIE đã cung cấp
cho chúng tôi những tài liệu, thông tin có ích, thuận lợi cho việc hoàn thành bài
nghiên cứu này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, chúng tôi còn gặp nhiều khó
khăn. Mặt khác, do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng
song đề tài của chúng tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế,
chúng tôi mong nhận được sự góp ý nhiệt tình từ thầy cô và các bạn để đề tài
nghiên cứu của nhóm chúng tôi được hoàn thiện hơn nữa.
Xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi thực hiện đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng tại công ty cổ phần TIE”. Chúng tôi xin cam đoan, đây là đề tài
nghiên cứu của chúng tôi trong thời gian qua. Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên
cứu này.

MỤC LỤC
Phần mở đầu........................................................................................................1
Chương 1. Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng và khái quát về Công ty Cổ phần TIE............................................4
1.1. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn phòng...............................................................................................4
1.1.1. Một số khái niệm.................................................................................4
1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn
phòng.............................................................................................................5
1.2. Khái quát về công ty cổ phần TIE......................................................6
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty.............................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty cổ phần TIE...................8
* Tiểu kết......................................................................................................9
Chương 2. Thực trạng ứng dụng cntt trong công tác văn phòng tại Công ty
Cổ phần TIE.......................................................................................................10
2.1. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến10
2.2. Ứng dụng CNTT xây dựng kế hoạch và công tác an ninh bảo vệ..13
2.2.1. Phần mềm xây dựng kế hoạch, chương trình, lịch công tác..............13
2.2.2 Công tác an ninh, bảo vệ tại công ty cổ phần TIE.............................13
2.3. Ứng dụng CNTT trong kiểm soát giờ làm việc của nhân viên và
công tác quản lý hồ sơ nhân sự................................................................14
2.3.1 Phần mềm kiểm soát giờ làm việc của nhân viên công ty cổ phần TIE. .14
2.3.2. Phần mềm “AMIS” trong công tác quản lý nhân sự.........................16
2.4. Ứng dụng CNTT vào quản lý tài sản................................................16
* Tiểu kết....................................................................................................18
Chương 3. Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công tác
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ
phần TIE............................................................................................................19
3.1. Nhận xét chung...................................................................................19

3.1.1. Những thành tựu................................................................................19
3.1.2. Một số hạn chế..................................................................................20
3.2. Một số giải pháp và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong
công tác văn phòng....................................................................................21
3.2.1. Đầu tư về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật........................................21
3.2.2. Đào tạo đội ngũ nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT.........................21
* Tiểu kết....................................................................................................22
Kết luận..............................................................................................................23
Tài liệu tham khảo.............................................................................................24
Phụ lục................................................................................................................25


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT

Công nghệ thông tin

CNH - HDH

Công nghiệp hóa- hiện đại hóa

CMND

Chứng minh nhân dân

CBNV

Cán bộ nhân viên

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã và đang
có nhiều sự đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa, đáp ứng những nhu cầu ngày
càng cao của xu thế hội nhập. Điều này, đòi hỏi tất cả các ngành, lĩnh vực phải
vận động mình để tiếp thu những cái mới, cái tinh hoa của nhân loại, trong đó có
công tác văn phòng. Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ quan
nhà nước, doanh nghiệp. Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ
các nhà lãnh đạo, quản lý tập trung hoàn thành việc quản lý có hiệu lực, hiệu quả
nhất. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình đòi hỏi người cán bộ văn phòng luôn
phải cập nhật những cái mới để ứng dụng vào thực tế. Từ đó tiết kiệm được sức
lao động của con người, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm được nhiều chi
phí. Vì vậy ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là hoạt động
thiết thực nhằm đưa văn phòng phù hợp hơn với thời đại.
Là sinh viên năm hai chuyên ngành Quản trị văn phòng, chúng tôi chọn
vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng để ứng dụng
những lí luận đã được học và kiểm chứng nó trong thực tế. Chúng tôi lựa chọn
đề tài này vì thuận lợi trong việc lấy tài liệu và đó là đề tài quan trọng đối với
sinh viên quản trị văn phòng.
Với những lí do trên nhóm tôi đã chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần TIE ” cho bài tiểu luận
của nhóm.
2. Lịch sử nghiên cứu
Sau đây là một số nghiên cứu tiêu biểu về đề tài mà chúng tôi được
biết:“Giáo trình tin học ứng dụng trong quản lí hành chính” của Th.s Nguyễn
Đăng Khoa, NXB Khoa học và Kĩ thuật Hà Nội đã cung cấp kiến thức cơ bản về
ứng dụng tin học trong quản lý hành chính đề cập đến lý luận, cơ sở thực tiễn về
tin học trong quản lý hành chính giúp chúng tôi nắm bắt được khái niệm, nội
dung công tác quản lý văn bản đi và đến trong quản lý hành chính; Tài liệu tổng
quan về công ty cổ phần TIE đã cung cấp thông tin lịch sử hình thành, chức

1


năng, nhiệm vụ, mục tiêu và thực trạng của ứng dụng CNTT giúp chúng tôi
hoàn thiện bài được tốt hơn.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện nghiên cứu đề tài nhằm làm cho công tác tổ chức và ứng dụng
công nghệ thông tin tại công ty cổ phần TIE được hoạt động tốt nhất. Đồng thời,
nhận thấy rõ tầm quan trong của công nghệ thông tin đối với chuyên ngành
Quản trị văn phòng. Từ đó đề ra được giải pháp để ứng dụng công nghệ được tốt
hơn.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và
điều hành của văn phòng công ty cổ phần TIE. Đưa ra ưu điểm, nhược điểm
trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Tìm hiểu
nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn đọng. Góp
phần xây dựng văn phòng làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản
lý và điều hành văn phòng công ty cổ phần TIE
- Phạm vi nghiên cứu :
+ Không gian: Công ty cổ phần TIE
+ Thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2015
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện các vấn đề nghiên cứu bài tiểu luận, nhóm đã sử dụng các
phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp duy vật biện chứng để tiến hành
xem xét, luận giải, đánh giá các vấn đề liên quan tới ứng dụng CNTT trong công
tác văn phòng tại công ty TIE; Phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp quan
sát, phân tích, tổng hợp để đánh giá nhận xét thực khách quan, đưa ra các giải
pháp có tính khả thi, phù hợp với thực tiễn trong việc giải quyết các vấn đề đặt

ra.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài gồm
2


3 chương:
Chương 1. Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng và khái quát về Công ty cổ phần TIE
Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn
phòng tại Công ty cổ phần TIE
Chương 3. Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công
tác Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty cổ
phần TIE

3


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
CỔ PHẦN TIE
1.1. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn phòng
1.1.1. Một số khái niệm
Trong thời kì CNH-HĐH hiện nay sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ
thông tin là điều không thể thiếu đối với mọi tổ chức, ngành nghề. Đặc biệt là
trong công tác văn phòng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tích cực
trong việc cải cách hành chính, hiện đại hóa hoạt động của văn phòng, là một
nhu cầu cấp thiết và tất yếu. Để hiểu sâu hơn về ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn phòng cần tìm một số khái niệm sau:
* Khái niệm “công nghệ thông tin”
Trong những năm gần đây, khái niệm về công nghệ thông tin (CNTT) đã
trở nên phổ biến với tất cả mọi người không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn
thế giới. CNTT hiểu theo cách đơn giản đó là việc sử dụng máy tính như một
công cụ để vui chơi giải trí. Cụ thể hơn CNTT có thể hiểu như sau: “CNTT là
một ngành ký thuật, nghiên cứu các ứng dụng của khoa học tính toán ( trên nền
tảng toán học ), sử dụng công nghệ máy vi tính, phần mềm máy tính và các
phương tiện truyền thông để xử lý dữ liệu, thông tin một cách có hiệu quả,
nhanh chóng, thuận tiện và chính xác” [1; Tr. 9]
Như vậy, có thể hiểu một cách

ngắn gọn Công nghệ thông tin

(Information technology) là công nghệ xử lý thông tin bằng phương tiện điện tử.
* Khái niệm “văn phòng”
Để công việc được xử lý nhanh chóng, một công ty, tổ chức, cá nhân
luôn cần xử lý tốt các công việc như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền
tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực
hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị…. Bộ phận chuyên đảm
trách các công việc nói trên được gọi là văn phòng. Văn phòng có thể hiểu theo
4


nhiều góc độ khác nhau như sau: Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy điều
hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử
lý thông tin nhằm phục vụ lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất
cho hoạt động của cơ quan và tổ chức” [2; Tr. 7]. Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng
được hiểu là trụ sở , địa điểm làm việc, nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của
một cơ quan, tổ chức” [2; Tr. 9]

Văn phòng thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho toàn bộ cơ quan,
là trung tâm cung cấp và trung chuyển thông trong hoạt động quản lý đến các bộ
phận.
* Khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”
Ngày nay việc sử dụng tin học trong công việc đang được các cơ quan,
doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức, ngành nghề khác nhau ứng dụng vào thực tiễn
cao. Trong đó, không thể không nhắc tới ngành công tác văn phòng. Có thể hiểu
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng qua khái nhiệm sau: “
Ứng dụng công nghệ thông vào hoạt động quản lý và điều hành của văn phòng
là việc sử dụng các thiết bị điện tử, các phần mềm ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác điều hành và quản lý thuộc lĩnh vực hoạt động văn phòng ” Để
đảm bảo thông tin được truyền nhanh chóng thì môi trường mạng la không gian
thích hợp nhất trong đó thông tin được cung cấp, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu
trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin ” [3; Tr. 11]
Qua các khái niệm trên ta đã có cái nhìn tổng quan nhất về ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn
phòng
- Vai trò
Đối với sự phát triển công tác văn phòng hiện nay, công nghệ thông tin
giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao
động ngày càng cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn
phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con
người là điều hết sức cần thiết. Công nghệ thông tin giúp cho nhà lãnh đạo nhà
5


quản lý có các chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được phương
tiện kĩ thuật hiện đại vào hoạt động văn phòng, vừa tiết kiệm chi phí đem lại
hiệu suất công việc cao nhất , đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra mà cơ

quan, tổ chức mình đặt ra để nâng cao năng lực quản lý và sản xuất. Chính công
nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng cải tiến và
tiến bộ hơn, chính nhờ có máy móc, phương tiện kĩ thuật hiện đại nên đã giúp
cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn. Việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng của các cơ quan tổ
chức hay đời sống ngày càng cần thiết hơn.
- Ý nghĩa
Công nghệ thông tin góp phần quan trọng đảm bảo thông tin trong hoạt
động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Vai trò của công nghệ thông tin ngày càng
được nâng cao trong xã hội. Nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý
ngày càng cao và bức thiết vì thế mà công nghệ thông tin đảm nhiệm tất cả các
bước có liên quan đến công việc. Công nghệ thông tin đã được ứng dụng trong
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả cao, nó hỗ trợ đắc
lực trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện tính khoa học, tính
hiện đại.
1.2. Khái quát về công ty cổ phần TIE
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
1.2.1.1 Giới thiệu chung
Công ty Cổ Phần TIE khởi nguồn từ Công ty Sản xuất Kinh doanh Xuất
Nhập khẩu Điện - Điện tử Quận 10 được thành lập năm 1990. Hiện nay công ty
Cổ phần TIE còn là một trong những nhà phân phối lớn nhất Việt Nam về ngành
hàng điện - điện tử, công nghệ thông thông tin.
Hơn 20 năm kinh nghiệm với những thành tựu trong lĩnh vực công
nghiệp điện tử, TIE là nhà sản xuất và phân phối hàng đầu các linh kiện điện tử,
sản phẩm viễn thông và gia công sản phẩm được khách hàng tin tưởng. TIE hiện
là nhà phân phối chính thức tại Việt Nam cho các nhãn hàng lớn như Samsung,
6

LG, Casio, Sharp, Hannspree, Adata, Philips,… Bên cạnh đó, TIE tiếp tục khai
thác các thế mạnh của mình để hợp tác phát triển sản xuất gia công các sản
phẩm công nghệ cao, mở rộng ngành nghề kinh doanh, đa dạng hoá các sản
phẩm, dịch vụ như: địa ốc, khai thác văn phòng và căn hộ cho thuê, đầu tư tài
chính, du lịch…
TIE hiện có hệ thống phân phối phủ khắp toàn quốc, với nhiều chi nhánh
nằm trên trục đường sầm uất và hiện đại bậc nhất trải dài từ Bắc vào Nam.
Trong đó có Hà Nội, trụ sở nằm tại 133 Phố Lê Thanh Nghị – P. Đồng Tâm Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội. Được thành lập từ tháng 5/ 2002, qua 8 năm phát
triển TIE Hà Nội đã trở thành một thương hiệu uy tín trong làng IT miền Bắc
[Xem phụ lục 1].
1.2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ Phần TIE được thành lập năm 1990.
Đến năm 1994: công ty ký hợp đồng liên doanh với tập đoàn Samsung
ElectronicsCo, LTD (Hàn Quốc) để thành lập Công ty Điện tử Samsung Vina.
Năm 2000: Trở thành nhà phân phối chính thức màn hình vi tính Samsung
Syncmaster tại Việt Nam.
Năm 2004: Tháng 07/2004 chính thức chuyển sang hình thức Công ty Cổ
phần với tên gọi là Công ty Cổ phần TIE.
Năm 2007: Trở thành trung tâm uỷ quyền chính thức của Casio tại Việt
Nam.
Tháng 03/2009 là nhà phân phối chính thức màn hình vi tính Hanns.G
(Đài Loan) tại Việt Nam
Tháng 10/2009 chính thức là nhà phân phối màn hình LG Network tại
Việt Nam. Đồng thời là nhà phân phối chính thức các thiết bị lưu trữ thương
hiệu ADATA.
Tháng 12/2009 được cấp Giấy chứng nhận ISO 9001:2008
2011:Tháng 9/2011 TIE chính thức trở thành nhà phân phối màn hình vi
tính PHILIPS tại Việt Nam
2013:Tháng 3/2013 TIE chính thức trở thành nhà phân phối laptop
7

Gigabyte tại Việt Nam
Hiện nay công ty Cổ phần TIE còn là một trong những nhà phân phối lớn
nhất Việt Nam về ngành hàng điện - điện tử, công nghệ thông thông tin.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty cổ phần TIE
- Chức năng:
Chuyên sản xuất và phân phối các linh kiện điện tử, sản phẩm viễn thông
và gia công các sản phẩm của các hãng nỗi nổi tiếng thế giới như Samsung, LG,
Casio, Sharp, Hannspree, Adata, Philips,…
- Mục tiêu:
Nhằm thu hút rộng rãi vốn của các thành phần kinh tế để không ngừng
phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại và dịch vụ; tạo công ăn việc làm,
cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập, đời sống người lao động trong
Công ty; bảo đảm lợi ích hợp pháp cho các cổ đông; làm tròn nghĩa vụ với ngân
sách Nhà nước và phát triển Công ty.
- Nhiệm vụ:
Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ,
giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo
nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;
Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhu
cầu, tình hình thị trường, khả năng phát triển của Công ty và tổ chức thực hiện
chiến lược, kế hoạch đã đề ra.
Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã
hội;
Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và
thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
Với tư duy không ngừng đổi mới, TIE đã và đang thực hiện các chiến

lược dài hạn nhằm hướng đến mục tiêu trở thành một trong những nhà phân phối
và bán lẻ lớn nhất Việt Nam. Bên cạnh đó, TIE tiếp tục khai thác các thế mạnh
8


của mình để hợp tác phát triển sản xuất gia công các sản phẩm công nghệ cao,
mở rộng ngành nghề kinh doanh, đa dạng hoá các sản phẩm, dịch vụ như: địa
ốc, khai thác văn phòng và căn hộ cho thuê, đầu tư tài chính, du lịch…
* Tiểu kết
Trong chương 1, chúng tôi đã trình bày về ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng và khái quát về công ty cổ phần TIE. Từ đó giúp
chúng tôi tìm hiểu được thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
văn phòng tại công ty cổ phần TIE.

9


Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIE
2.1. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
Công ty cổ phần TIE là một trong những công ty hàng đầu về phân phối
hàng điện tử , công nghệ thông tin. Mỗi ngày, số lượng văn bản đi, văn bản đến
bình quân khoảng 600 văn bản. Việc xử lý số văn bản bằng phương thức thủ
công là rất khó khăn, nhiều thiếu xót trong quá trình làm việc. Bởi vậy công ty
cổ phần TIE đã lựa chọn phần mềm eDocMan trong công tác quản lý văn bản
và điều hành công việc.
eDocMan là hệ thống Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc (electronic
Document Management) được công ty lựa trọn trong việc quản lý văn bản và hồ
sơ công việc. Đây là một phần mềm có giao diện thuần web với các Phân hệ

được sắp xếp theo luồng xử lý có liên quan theo trình tự thích hợp. Có khả năng
tùy biến cao, phù hợp với mô hình chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
một Công ty Sản xuất Kinh doanh Xuất Nhập khẩu Điện - Điện tử như TIE.
Phần mềm eDocMan quản lý toàn bộ các văn bản của công ty bao gồm các văn
bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận
VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi
trường mạng. Và quản lý toàn bộ các dữ liệu sản sinh trong quá trình tạo lập,
luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử
lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
Với những tính năng ưu việt của phần mềm eDocMan, việc quản lý văn
bản của công ty cổ phần TIE được vận hành theo các sơ đồ sau:
- Quản lý văn bản đến và điều hành công việc:

10


Theo sơ đồ, có thể thấy việc xử lý văn bản đến của công ty cổ phần TIE
được mô tả theo đường đi của văn bản điện tử và đường đi của văn bản giấy.
Văn bản đến sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư của công ty. Sau khi tiếp
nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Phân loại theo
cơ quan ban hành; Phân loại theo chủ đề; Phân loại theo cụm nội dung; Phân
loại theo nhóm. Và tất cả các văn bản được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày
đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Văn bản đến được đăng ký
vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
Quản lý văn bản - hồ sơ giấy: Sau khi đăng ký, văn bản đến cần xin ý
kiến phân phối. Nếu văn bản không quan trọng sẽ tổ chức thực hiện, giải quyết
kịp thời nhanh chóng. Còn với những văn bản quan trọng sẽ trình cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Khi các văn bản đã được thực hiện, lãnh đạo công ty sẽ xem xét thêm lần nữa
Quản lý văn bản bằng phần mềm eDocman: Sau khi đăng kí, chuyển giao

văn bản đến cán bộ chuyên môn để giải quyết công việc.
Như vậy, có thể thấy với cách quản lý truyển thống cần rất nhiều giai
11


đoạn: Khi có công văn đến người văn thư sẽ phải phân loại vào sổ văn bản đến,
sau đó xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Sau khi lãnh đạo bút phê xong,
văn thư sẽ photo công văn ra nhiều bản chuyển tới đại diện các phòng ban để
giao việc. Việc này khiến văn thư mất thời gian di chuyển nhiều mà lại tốn chi
phí giấy, mực in, chi phí bảo trì máy photocopy. Khi phát hành một công văn,
chi phí để chuyển phát công văn cũng khá lớn không những thế các đơn vị nhận
văn bản rất lâu có khi còn bị thất lạc. Cách quản lý văn bản đến bằng phương
pháp điện tử được xem là khoa học và chuyên nghiệp nhất. Vì nó làm giảm thời
gian, công sức của toàn thể công ty, tăng hiệu quả công việc.
- Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc
Cũng như quản lý văn bản đến, sơ đồ quản lý văn bản đi và điều hành
công việc gồm quản lý văn bản bằng điện tử và quản lý văn bản giấy.
Theo sơ đồ, đường đi của văn bản điện tử: CBNV chuyên môn hoàn thiện
bản dự thảo trình xin ý kiến, có ý kiến đóng góp sau đó lãnh đạo đơn vị kiểm tra
nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật có bổ sung sửa đổi; Lãnh đạo văn phòng
kiểm tra pháp chế, thể thức, kỹ thuật có sửa đổi bổ sung. Tiếp đó, nếu văn bản đi
có ý kiến chỉ đạo, có bổ sung, của lãnh đạo công ty văn bản được chuyển lại cho
CBNV chuyên môn làm lại. Còn nếu không có ý kiến của lãnh đạo đơn vị văn
bản sẽ in, trình ký và đăng ký làm thủ tục phát hành. Hay văn bản đi đã xin ý
kiến của các lãnh đạo đơn vị, văn phòng, công ty mà không có ý kiến chỉ đạo bổ
sung, sửa đổi văn bản đi sẽ in trình ký và đăng ký làm thủ tục phát hành.
Đường đi của văn bản giấy: Cũng như các bước trong văn bản điện tử, chỉ
khác sau khi in, trình ký có nhiều bước hơn, đó là: lãnh đạo đơn vị ký tắt về nội
dung, văn bản chuyển giao đến văn thư công ty, bộ phận văn thư chuyển tiếp
đến lãnh đạo văn phòng công ty để ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật. Tiếp

theo lãnh đạo công ty ký ban hành chuyển đến bộ phộ văn thư đăng ký, làm thủ
tục phát hành, CBNV chuyên môn lưu hồ sơ. Và cuối cùng là phát hành. [ Xem
phụ lục 2 ]
Như vậy, ta có thể thấy rõ đường đi của văn bản điện tử đã rút ngắn khâu
quản lý văn bản, giúp tiết kiệm thời gian, công sức của CBNV trong công ty.
12


- Lưu đồ quản lý dự thảo, phát hành công văn
Quản lý dự thảo, phát hành công văn là khâu quan trọng trong quản lý văn
bản. Theo sơ đồ, quy trình soạn dự thảo, trình công văn, phê duyệt, phát hành
công văn của công ty cổ phần TIE đã đơn giản hơn rất nhiều nhờ có hệ thống
quản lý công văn bao gồm: máy chủ ( Server ), cơ sở dữ dự liêu, những nội dung
được chuyển tới được lưu lại giúp báo cáo tình hình xử lý công văn, thống kê
công văn đến mọi người và việc tra cứu, tìm kiếm công văn được dễ dàng hơn.
CBNV chuyên môn, ban lãnh đạo công ty xử lí công việc thông qua hệ thống
máy chủ, giải quyết công việc nhanh hơn rất nhiều, cụ thể: Chuyên viên chỉnh
sửa dự thảo, soạn dự thảo gửi vào máy chủ. Lãnh đạo nhận nội dung dự thảo
xem xét tài liệu, phê duyệt. Nếu nội dung được chấp nhận chuyển xuống văn
thư. Nếu không chuyển lại chuyên viên để sửa chữa. Cán bộ văn thư sau khi
nhận được dự thảo đã duyệt sẽ vào sổ công văn đi trên máy chủ rồi in nội dung,
đóng dấu trình ký và gửi đi [ Xem phụ lục 3 ]
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý dự thảo, công
văn đã góp phần tiết kiệm thời gian, nâng cao tính hiệu quả công việc.
2.2. Ứng dụng CNTT xây dựng kế hoạch và công tác an ninh bảo vệ
2.2.1. Phần mềm xây dựng kế hoạch, chương trình, lịch công tác
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của công ty ( năm, 6
tháng, 3 tháng, tháng, lịch tuần...) luôn đòi hỏi nhân viên văn phòng sự tỉ mỉ, sắp
xếp khoa học logic và dễ nhớ được công việc của mình. Công ty cổ phần TIE đã
lựa chọn phần mềm excell thay vì các ứng dụng ghi chú hay lịch như Google

Keep, Evernote bởi phần mềm sắp xếp được công việc đơn giản nhất có thể. Khi
dùng Excel CBNV có thể dễ dàng nhìn vào mà so sánh khối lượng công việc
giữa các ngày [ Xem phụ lục 4 ]
2.2.2 Công tác an ninh, bảo vệ tại công ty cổ phần TIE
Công tác an ninh, bảo vệ luôn được công ty quan tâm và chú trọng đến.
Công ty đã cho lắp đặt camera trong không gian rộng bao gồm tất cả các phòng
ban, nhà ăn, khu để xe và kể cả cổng ra vào để công tác kiểm tra an ninh được
an toàn, bảo mật. Theo đó, số lượng bảo vệ đứng gác sẽ được giảm bớt thay vào
13


đó là ngồi giám sát camera. Hệ thống cảnh báo an ninh ANTC sẽ quản lý được
tất cả các địa điểm trên cùng một giao diện, lưu trữ, tìm kiếm, xem lại và xem
Camera trực tiếp [ Xem phụ lục 5]
Hơn nữa, hệ thống cảnh báo an ninh của ANTC hỗ trợ cơ chế cập nhật IP
tự động giúp không phải ghi nhớ địa chỉ tên miền khá dài như các hệ thống giám
sát thông thường và tự động gửi tin nhắn khi có xảy ra vấn đề.
Không chỉ dùng camera trong việc thực hiện bảo đảm an ninh, công ty cổ
phần TIE còn cài báo động ở những nơi đặc biệt như phòng tài chính, phòng kế
toán…và sử dụng hệ thống kiểm soát vân tay ra vào của nhân viên [ xem phụ lục
6]
Với việc Ứng dụng CNTT cụ thể là sử dụng camera,cài báo động, sử dụng
hệ thống kiểm soát vân tay công ty cổ phần TIE đã giảm bớt phần nào những
khó khăn trong công tác thực hiện an ninh của mình,từ đó việc bảo vệ an ninh sẽ
dễ dàng và đảm bảo hơn nhờ có CNTT
2.3. Ứng dụng CNTT trong kiểm soát giờ làm việc của nhân viên và
công tác quản lý hồ sơ nhân sự
2.3.1 Phần mềm kiểm soát giờ làm việc của nhân viên công ty cổ phần
TIE
Hiện nay, vì nhu cầu kinh doanh, các công ty buộc phải cho phép nhân

viên truy cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều
tác hại đã phát sinh. Công ty đã sử dụng nhiều phần mềm phù hợp về tính năng
theo từng nội dung như: phần mềm Websense Enterprise của hãng Websense có
thể lọc các trang web theo yêu cầu; phần mềm Clearswift MIMEsweeper để
kiểm tra e-mail. Hay phần mềm spyware để giám sát nhân viên của mình ,việc
sử dụng spyware chỉ nhằm mục đích giám sát hoạt động của nhân viên trong giờ
làm việc chứ không xâm phạm đến quyền riêng tư của nhân viên. Ngoài ra còn
sử dụng camera để giám sát nhân viên làm việc.
Theo bà Trương Nguyệt Ánh, Phó Giám đốc công ty cổ phần TIE : “ Từ
năm 2012 – 2015, khi áp dụng phương thức quản lý này, ý thức CBNV thay đổi
rõ rệt. Mọi người đều chấp hành, vì hằng tháng có báo cáo gửi đến toàn bộ
14


phận, tất cả danh sách làm việc riêng trong giờ làm việc hay đi muộn về sớm
đều được công khai, từ đó công việc được thực hiện hiệu quả ”.
Tài liệu nội bộ của công ty cho biết: Tỷ lệ làm việc riêng như sử dụng
email, facebook, nói chuyện điện thoại, đi muộn giảm đáng kể, cụ thể: Tỉ lệ sử
dụng email đạt 69%, Từ năm 2012 – 2015 giảm 345 người dùng. Số người dùng
Facebook giảm 191 người, đạt 73,4%. Truy cập trang web giảm 252 người dùng,
đạt 77,7%. Tỷ lệ nhân viên có mặt tại cơ quan (tính theo số ngày có kiểm soát
vân tay/số ngày làm việc) đạt 98,6% và tỷ lệ nhân viên đi muộn giảm 86,4% [4;
Tr.20].
Với số liệu trên có thể hiển thị bằng bảng số liệu như sau:
Nội dung
Năm
2012
2013
2014
2015

[4; Tr. 22]

Email
500
416
231
155

Facebook

Truy cập trang

Đi muộn

260
199
158
69

web
324
211
109
72

413
299
106
56

Từ những số liệu trên, có thể thấy số lượng nhân viên làm việc riêng trong
giờ theo từng năm đã giảm đi đáng kể, cụ thể: Số nhân viên sử dụng email năm
2012 là 500 người, năm 2013 còn 416 người, năm 2014 giảm 185 người so với
năm 2013, năm 2015 giảm xuống chỉ còn 155 người, từ năm 2012 - 2015 giảm
345 người; Số nhân viên sử dụng Facebook năm 2012 là 260 người, năm 2013
còn 199 người, năm 2014 số người sử dụng giảm không đáng kể chỉ giảm xuống
44 người so với năm 2013, năm 2015 giảm 191 người so với năm 2012; Số
người truy cập trang web giảm tương đối năm 2012 là 324 người, năm 2013
còn 211 người, năm 2014 giảm 102 người so với năm 2013, năm 2015 giảm 252
người so với năm 2012; Số người đi muộn giảm đi rất nhiều, năm 2012 là 413
người, năm 2013 còn 299 người giảm đi 114 người, năm 2014 giảm đáng kể 193
người, năm 2015 giảm chỉ còn 56 người, giảm 357 người so với năm 2012. Tóm
lại, số người làm việc riêng trong giờ qua từng năm có sự thay đổi rất rõ ràng,
15


năm 2012 có số người sử dụng tương đối cao, từ năm 2013 – 2015 số người sử
dụng giảm đi đáng kể. Như vậy, công ty cổ phần TIE đã ứng dụng CNTT một
cách thành công trong công tác kiểm soát giờ làm việc của nhân viên. Điều này
góp phần giúp công việc đạt được hiệu quả cao hơn, giúp lãnh đạo công ty cổ
phần TIE dễ dàng quản lý CBNV của mình.
2.3.2. Phần mềm “AMIS” trong công tác quản lý nhân sự
Để đáp ứng nhu cầu thiết thực hiện nay, công ty cổ phần TIE đã áp dụng
phần mềm “AMIS” trong công tác quản lý nhân sư nhằm giúp quản lý hồ sơ của
tất cả nhân viên trong công ty một cách dễ dàng, giúp tra cứu, sử dụng thông tin
một cách có khoa học, chính xác, tiết kiệm thời gian và tiền của. Phần mềm
quản trị nhân sự AMIS.VN giúp công ty cổ phần TIE quản lý toàn bộ các thông
tin từ sơ yếu lý lịch của nhân viên: Họ tên, nguyên quán, nơi sinh, số CMND,
gia đình, bằng cấp, chứng chỉ... đến các thông tin phát sinh trong quá trình nhân
viên làm việc tại công ty như: Hợp đồng lao động, quá trình công tác, lịch sử

lương, quá trình đóng bảo hiểm, quá trình đào tạo, đánh giá, khen thưởng hoặc
kỷ luật…, hồ sơ của nhân viên sẽ được lưu trên file excel và được quản lý theo
từng phòng ban/bộ phận, nơi nhân viên hiện đang làm việc, thuận tiện cho công
tác quản lý và tra cứu hồ sơ khi cần. Bên cạnh đó, hệ thống cung cấp các báo
cáo phân tích, thống kê về tình hình nhân sự, giúp các nhà ban giám đốc công ty
có cái nhìn chính xác trước khi đưa ra các quyết định ảnh hưởng tới sự biến
động nhân sự tại công ty[ xem phụ lục 7]
2.4. Ứng dụng CNTT vào quản lý tài sản
Thu thập và kiểm tra thông tin chính xác của tài sản cố định luôn là một
nhiệm vụ tốn thời gian và tốn kém. Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm và thay
thế tài sản bị mất, và để đảm bảo tài sản có giá trị được kiểm soát 1 cách an toàn
và hiệu quả công ty cổ phần TIE đã sử dụng phần mềm quản lý tài sản. Phần
mềm quản lý tài sản cũng sẽ cho phép công ty biết thời điểm thích hợp để lên
lịch bảo dưỡng hoặc dịch vụ cần thiết cho các thiết bị, tài sản.
Việc ứng dụng CNTT vào quản lý tài sản là rất cần thiết trong thời buổi
hiện nay. Phần mềm QLTS.VN là phần mềm quản lý tài sản, được xây dựng dựa
16


trên công nghệ điện toán đám mây. Giúp công ty quản lý tài sản mọi lúc, mọi
nơi, trên mọi thiết bị. Phần mềm quản lý tài sản QLTS.VN có những tính năng
ưu việt như:
- Quản lý tài sản chi tiết: Quản lý tài sản theo từng loại tài sản, theo phòng
ban, bộ phận sử dụng; Cho phép điều chuyển tài sản giữa các bộ phận; Theo dõi
tình trạng của từng tài sản và các thông tin chi tiết như: Mã tài sản (MT021561,
MI230203, MS896345, MP984584, MH00006, DT858294,…); Tên tài sản
(Máy tính nối mạng, máy in laser, máy scanner, máy photocoppy, máy hủy hồ
sơ, điện thoại,...); Loại tài sản (Thiết bị văn phòng); Số lượng tài sản; Tình trạng
thiết bị ( Tốt, đã cũ, hỏng, cần thay dây); % hao mòn và ngày nhận. Được thể
hiện cụ thể ở bảng số liệu sau:

STT Mã tài sản

1

MT021561

2

MI230203

3

MS896345

4

MP984584

5

MH00006

6

Tên tài

Loại tài

Số

Tình

%

Ngày

sản

sản

lượng

trạng

hao

nhận

thiết bị

mòn
90

06-03-

80

2015
09-12-

50

2014
26-03-

20

2013
02-09-

90

2012
06-03-

Máy tính

Thiết bị

nối mạng
Máy in

văn phòng
Thiết bị

laser
Máy

văn phòng
Thiết bị

scanner
Máy

văn phòng
Thiết bị

photocopy văn phòng
Máy hủy
Thiết bị
hồ sơ

DT858294 Điện thoại

120
85
70
50
45

văn phòng
Thiết bị
văn phòng

110

Tốt
Tốt
Đã cũ
Hỏng

Tốt
Cần
thay
dây

2015
50

14-022013

[ 4; Tr. 22]
Bảng số liệu trên đã khái quát cụ thể tài sản của công ty. Giúp nắm bắt
thông tin tài sản và phân loại được tài sản như: Máy tính nối mạng có mã tài sản
MT021561 thuộc thiết bị văn phòng, có 120 chiếc, tình trạng tốt, vẫn còn khá
17


mới % hao mòn đạt 90% và được nhận ngày 06/03/2015; MS896345 là mã của
máy scanner thuộc loại thiết bị văn phòng, có tổng 85 chiếc, tình trạng thiết bị
đã cũ, % hao mòn là 50, nhận ngày 26/03/2013;… Đồng thời bảng số liệu giúp
nắm rõ được tài sản nào còn tốt, tài sản nào đã hỏng để sữa chữa, thay đổi.
- Theo dõi, kiểm tra tài sản: Quản lý danh sách tài sản được sử dụng tại
công ty giúp theo dõi tài sản một cách dễ dàng. Khi muốn biết tên tài sản, tỷ lệ
hao mòn, giá trị hao mòn chỉ cần nhập mã tất cả sẽ hiện lên [ xem phụ lục 8 ]
- Quản lý công cụ, dụng cụ: Đối với những tài sản hỏng, sau khi được
kiểm tra, sửa chữa có thể đưa vào sử dụng lại để cấp phát cho nhân viên; Theo
dõi được quá trình sử dụng tài sản: Tài sản do ai sử dụng, ở bộ phận nào, đã từng
được cấp phát cho những nhân viên nào và cho phép lưu trữ các biên bản bàn
giao, thu hồi… tài sản (tài liệu dưới dạng ảnh scan) vào hệ thống và có thể
download về khi cần [ xem phụ lục 9]

* Tiểu kết
Trong chương 2 đã đề cập tới “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
vào hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần TIE”. Trong đó chúng ta đã chỉ ra
việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư; xây dựng chương trình, kế hoạch,
lịch công tác; công tác an ninh, bảo vệ; kiểm soát giờ làm việc của nhân viên ;
trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự; vào quản lý tài sản. Việc ứng dụng CNTT
vào công tác văn phòng đã đem lại hiệu quả rất tích cực cho hiệu quả hoạt động
của công ty.Từ đó rút ra những giải pháp nâng cao hiệu quả để chúng tôi triển
khai chương 3 .

Chương 3
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NÂNG CAO
CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG
18


TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIE
Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin đã đem lại rất nhiều
thành tựu cũng như lợi ích của công ty cổ phần TIE. Tuy nhiên, qua thực tiễn
thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, chỉ đạo,
điều hành như thế nào cho hiệu quả vẫn là một bài toán khó. Bởi lẽ, việc ứng
dụng công nghệ thông tin không chỉ dừng lại ở việc mua sắm trang thiết bị, xây
dựng hạ tầng kỹ thuật mà còn đòi hỏi nhiều ở những định hướng mang tính lâu
dài, có tầm chiến lược, các yêu cầu, đòi hỏi về trình độ của nguồn nguồn nhân
lực. Chúng ta cần đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin để
mang lại hiệu quả cao trong công việc.
3.1. Nhận xét chung
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại công ty có nhiều đổi
mới hoàn thiện hơn, việc áp dụng công nghệ thông tin vào xử lí , giải quyết công
việc đã đem lại hiệu quả nhất định trong hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó

vẫn còn nhiều vướng mắc, sai sót trong quá trình thực hiện.
3.1.1. Những thành tựu
Việc ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản có nhiều đổi mới,
công tác soạn thảo văn bản được thực hiện bằng máy tính thông qua ứng dụng
soạn thảo văn bản, công tác văn thư- lưu trữ, chữ ký số quản lý lãnh đạo được
thực hiện hầu hết trên phần mềm. Các loại văn bản hành chính, văn bản chuyên
ngành được mẫu hóa tạo điều kiện cho việc soạn thảo văn bản được thực hiện
một cách nhanh chõng, chính xác, hạn chế sự trùng lặp, các văn bản soạn thảo
hoàn thiện đúng theo quy định về thể thức văn bản của nhà nước.
Hiệu quả cao của việc ứng dụng CNTT trong công tác bảo vệ, an ninh;
quản lí tài sản; xây dựng chương trình, kế hoạch được xử lý, theo dõi một cách
khoa học với sự hỗ trợ cura các chương trình phần mềm ứng dụng, giúp cải
thiện, nâng cao hiệu quả công việc.
Nhận thức về ứng dụng CNTT trong công việc của đội ngũ cán bộ nhân
viên tăng lên. Điều này cho ta thấy rõ nhu cầu nắm vững kỹ năng sử dụng CNTT
đã không còn là sức ép từ bên ngoài nữa mà đã trở thành nhu cầu tự thân của
19


mỗi cán bộ văn phòng hình thành thái độ tích cực chủ động tìm hiểu tiếp nhận.
3.1.2. Một số hạn chế
Việc trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho ứng dụng công nghệ tại văn
phòng chưa cao còn gặp nhiều khó khăn, các trang thiết bị chưa đồng bộ về số
lượng cũng như chất lượng, phần mền dùng chung của ban điều hành đề án chưa
phù hợp với tình hình thực tế, chưa đáp ứng yêu cầu công việc
Cán bộ nhân viên còn nhiều lung túng trong xử lí công việc, các bước,
các khâu chưa được thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh. Một số cán bộ chưa có
trình độ tin học cơ bản, một số cũng có trình độ văn phòng nhưng do lâu dài
không sử dụng nên đến khi sử dụng lại không thành thạo dẫn đến không sử dụng
được tất cả các chức năng hỗ trợ của chương trình để nâng cao hiệu quả công

việc. Sử dụng không thành thạo, không hiểu rõ các chương trình phần mềm cũng
là nguyên nhân làm hạn chế sự sáng tạo, sáng kiến ứng dụng CNTT để nâng cao
hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó trình độ ngoại ngữ của cán bộ văn phòng còn yếu mà các
phần mềm thông tin ứng dụng bằng tiếng anh là chủ yếu nên khó khăn trong
việc sử dụng.Mạng hoạt động không ổn định, sự tương tác giữa các máy tính nối
mạng không cao, gặp nhiều trục trặc khi dùng web điều hành để gửi báo cáo ,
trao đổi thông tin và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Do đó việc khai thác
thông tin gặp nhiều khó khăn.
Văn bản chưa truyền gửi qua mạng một cách phổ biến, đối với các văn
bản theo quy định chỉ gửi qua mạng vi tính cũng còn gửi theo chế độ đường
công văn, văn bản. Văn bản đến sau khi lãnh đạo văn phòng xử lí chuyên đề
phân công xử lí hay để theo dõi đều phải photocopy tốn kém lượng giấy rất lớn.

20