Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.pdf

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy
nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh
nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi hỏi
các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiểu chính sách phù hợp
và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Để giúp lãnh đạo,
nhà quản lý tập trung hoàn thành việc điều hành quản lý có hiệu lực và hiệu quả;
giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ, giấy tờ thì người lãnh đạo
nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung cần phải có bộ phận trợ giúp chững
công việc trên, đó chính là văn phòng. Ngoài việc trợi giúp lãnh đạo trong việc đưa
ra quyết định hay hướng đi đúng đắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng,
là cầu nối các bộ phận trong cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan
với người dân. Vì vậy để có thể thực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì
công tác văn phòng phải được quan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những
tiến bộ về khoa học công nghệ.
Mặt khác, Công nghệ thông tin còn là một trong sáu ngành Công nghệ cao
cùng với Công nghệ sinh học, Công nghệ vật liệu mới, Công nghệ năng lượng,
Công nghệ vũ trụ và Công nghệ đại dương. Nó được coi là con tàu vĩ đại để chở
nền văn minh công nghiệp tiếp tục phát triển trong thế kỷ 21 mà ở đó Công nghệ
thông tin được coi như người điều khiển, người cầm lái quan trọng trên con tàu vĩ
đại ấy.
Công nghệ thông tin không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn có
mặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Hoạt động của văn phòng
cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin. Chính công nghệ thông tin đã giúp
cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày
càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao. Chính nhờ có

máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công
việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 2
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng
ngày của con người là điều hết sức cần thiết. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý, các
nhà lãnh đạo phải có chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được
phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mình, vừa tiết kiệm
được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công
việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra.
Chính vì Công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công
tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
81 em nhận thấy vấn đề ứng dụng Công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện
kỹ thuật hiện đại cà các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng
nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Qua đây, em xin
mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn
phòng. Vì vậy, em đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng
công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”.
2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu:
Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin
vào hoạt động văn phòng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt
động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần
nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và

thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể:
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng như việc ứng dụng
Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.
- Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ đó
tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó. Đồng thời chỉ ra
các nguyên nhân của chúng.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 3
- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp.
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển.
4. Phương pháp nghên cứu:
Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp điều tra quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh và đối chiếu
Khóa luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham
khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin
vào hoạt động văn phòng.
Chƣơng 2: Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn
phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao viêc ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 4
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ VIỆC ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
I. Cơ sở lý luận về văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Mỗi cơ quan tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có hoạt động văn
phòng. Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan,
chi thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung
thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy
mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với
các tên gọi khác nhau.
Ví dụ trong cơ quan nhà nước ở Trung ương có văn phòng Quốc hội, văn
phòng Chủ tịch nước, văn phòng Chính phủ và văn phòng các Bộ, văn phòng của
các cơ quan đoàn thể ở trung ương, ở địa phương có văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân các cấp; các sở ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có
tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng tổ chức hành chính.
Khái niệm văn phòng được thể hiện theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá
nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình một cáchcó hiệu lực và hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sử làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, là
nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Hiểu một các đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức
việc sản xuất hàng hóa, làm dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao
dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng.
Hiểu một cách toàn diện hơn. Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý ở
đó có các cán bộ nhân viên được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng thực hiện
nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ

phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 5
Như vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị thay mặt thủ
trưởng trong giao tiếp chung đối nội và đối ngoại.
2. Vị trí, vai trò của văn phòng
Vị trí của văn phòng
- Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối
ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít còn tùy
thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức,
nhưng nhất thiết phải có văn phòng (hay phòng Hành chính) để thực hiện việc
quản lý và lưu chuyển các văn bản này.
Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác
quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức.
Với vị trí hoạt động đa dạng này mà nhiều người gọi văn phòng là phòng
văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị.
- Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo,
quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo
về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường
xuyên. Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là
so việc cung cấp các điều kiện vất chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ
chức.
- Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao
cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp cấc mối quan hệ mà có nhiều việc
người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết
theo yêu cầu quản lý.
- Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý,
quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật
chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng

cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị tổ chức.
Với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
Vai trò của văn phòng
Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức cho nên văn
phòng có vai trò to lớn sau đây đối với nhà quản lý lãnh đạo:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 6
Một là: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ
quan đơn vị.
Hai là: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ
quan, tổ chức.
Ba là: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.
Bốn là: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng quản lý
trong và ngoài tổ chức.
Năm là: Văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt
động của cơ quan đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo
quản lý.
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây
dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan, tổ chức mình theo hướng hiện đại. Đồng
thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong thực
tế xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng Chính phủ
đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của ngành văn phòng, của
hệ thống chính quyền Nhà nước Việt Nam.
3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng từ
đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương xứng. Tại bất kỳ cơ quan nào,
tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công
việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị đó đạt được mục đích và

mục tiêu của mình.
3.1 Chức năng của văn phòng
Chức năng chung của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, đảm bảo
các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được tập trung,
thống nhất và diễn ra trường xuyên, liên tục có hiệu quả.
Như vậy, văn phòng có 3 chức năng chính sau:
- Chức năng tham mưu
Hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều
yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Vì vậy muốn ra được
những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn, nhà quản lý căn cứ váo các
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 7
yếu tố khách quan như: ý kiến tham gia góp ý cả các cấp quản lý, của những những
người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn phòng tổng hợp, chọn
lọc rồi đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông
tin, những phản ánh, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động tham mưu trợ giúp của các cấp quản lý, của những người trợ giúp là
rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính
chuyên sâu. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo,
nhà quản lý của công tác văn phòng.
- Chức năng tổng hợp
Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất
phát từ những thông tin cả ở đầu vào và cả ở đầu ra. Đồng thời cả những thông tin
ngược, thông tin phản hồi trên mội lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là
đầu mối thu thập, phân tích, sử dụng quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Quá trình thu thập, xủ lý thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự
nhất định thì mới có thế mang lại những hiệu quả thiết thực cho công tác văn
phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu
mà còn có vai trò quan trọng đến thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức.

Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các cơ quan, tổ chức luôn quan tâm
củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp tốc độ phát triển của thời đại.
- Chức năng hậu cần
Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều
kiện vật chất như nhà cửa, phươg tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…những cái đó
thuộc về hoạt động hậu cần mà công tác văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
Ví dụ: Khu văn phòng cơ quan làm việc phải lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi
trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất.
Trong trụ sở, phòng làm việc cấn xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, với
mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trường nhất định cho dù các
thiết bị, phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và
hiệu quả.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 8
Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của
cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trê cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ
hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu ra và đầu vào.
Muốn hoạt động phải có những nguyên vật liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn
tài chính song hiệu quả hoạt động còn tủy thuộc vào phương thức quản lý và sử
dụng các yếu tố đó như thế nào của nỗi văn phòng, mỗi cơ quan. Chi phí thấp nhất
để đạt được kết quả cao nhất là phương tiện hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.
Chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần
thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị. tổ chức. Trong đó chức
năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của
công tác văn phòng.
3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức
năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian,
thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những
nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thế xác định những
nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng.
Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm
vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham
mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về chung
ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó
là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải
thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp,
hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ
thể của văn phòng như sau:
- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vao cuộc sống đều phải tuân
theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì
hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 9
tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội
quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông
qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu
tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát
triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu,
biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như : 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý

tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt
động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau
như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiệp thị, kế
hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách
xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải
biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ
phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do
văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị
cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ của mình để cá sản phẩm, dich vụ được là ra với chất lượng tốt, giá
thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn
vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn,
đồng bộ hơn.
- Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về
thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành
chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế,
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 10
thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, ngườ quản lý
đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự
thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có ngưởi trợ giúp trong lĩnh vực văn
phòng.
Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các
thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ
những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo

các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức
vân văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi
thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy
đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có
được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được
quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng
rất xấu đến mục tiêu của đơn vị.
- Trợ giúp lãnh đạo về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành
hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều
chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính
trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu
hành văn bản.
Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền. Căn cứ vào luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản
quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp
đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn
cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đùng
thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 11
phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó
phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng.
- Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan

Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện
dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội. Các yếu tố
kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ,
bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần
thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ
thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy
đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại,
phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt
động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường
ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này,
các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực
thi nhiệm vụ.
- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực
hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất
trong hệ thống.
Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công
tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ
đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin
này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển
chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với
văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 12
- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động

thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối
ngoại. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo
tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan,
đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ
với hoạt động chung cùa đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm,
ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin
thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và
đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt
động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được
hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận,
các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
II. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
1. Khái niệm công tác văn phòng
Theo quan điểm hệ thống ta thấy:
Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ
chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin vè kinh tế, chính trị, xã hội, hành
chính, môi trường…theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả
tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và
xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh
đạo.
Vậy: công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt
được kết quả mong muốn.
2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn
phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của
cơ quan, đơn vị…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 13
công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu
quả. Trong thời đại “bung nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra
được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã
hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông
tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin
lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt
quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy
được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết
tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn
vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ
cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém luôm
thuộm là biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc
trưởng, phó trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ
thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, chánh, phó văn
phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan,
chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.
III. Khái niệm, ý nghĩa cuả Công nghệ thông tin
1. Khái niệm Thông tin và vai trò của Thông tin
Thông tin là một khái niệm trừu tượng, nó xuất hiện cùng với sự ra đời của xã
hội loài người và tồn tại cho đến ngày nay. Các quan niệm về Thông tin được các
nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới những góc tiếp cận khác nhau, cụ thể là:
- Theo từ điển kỹ thuật thông tin của Michael Shain và Dennih longey thì
thông tin là những hiểu biệt mà trước khi nhận nó người nhận không được biết,
thông tin chỉ có thể rút ra từ dữ liệu chính xác, kịp thời, thích hợp và không
mong đợi.
- Theo từ điển rút gọn Oxford: thông tin là cơ sở để tham chiếu, được thi hành
bằng các máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề.

- Thông thường người ta cho rằng: Thông tin là sự chỉ ra một nội dung những
trao đổi giữa con người với môi trường để dễ dàng cho sự thích nghi của con
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 14
người. Thông tin bao gồm tất cả các trữ lượng có tính thống kê, tổng kết, dự định,
dự báo, dự kiến kế hoạch, lịch trình, chương trình, ghi chép…kỹ thuật về thông tin
được phát triển đầu tiên là kỹ thuật truyền tin.
Cho dù có nhiều quan niệm khác nhau như vậy nhưng chúng ta có thể hiểu khái
niệm mang tính chất khoa học nhất về Thông tin như sau:
“Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề
cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt
được mục đích mong muốn”.
Trong đời sống hàng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loại
hoạt động như: thu thập lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa,
khai thác và sử dụng thông tin…Một quá trình gồm một số hoạt động đó nhằm đạt
một mục đích nhất định thường được gọi chung là quá trình xử lý thông tin. Quản
lý và lãnh đạo về thực chất là thực hiiện các quá trình xử lý thông tin mà sản phẩm
là các thông tin điều khiển nhằm mang lại kết quả tối ưu trong quá trình hoạt động.
Có một nhà khoa học nổi tiến đã từng nói: “Người nào và Quốc gia nào nắm được
thông tin nhanh nhất, sử dụng được thông tin hiệu quả nhất thì người đó và Quốc
gia đó sẽ phát triền nhanh nhất”.
Với vai trò quan trọng của Thông tin như vậy đối với con người cũng như trong
hoạt động quản lý, văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc thường phải xử
lý thông tin để giúp lãnh đạo, tổ chức điều hành công việc một cách có hiệu quả.
Do vậy các cán bộ văn phòng phải biết sử dụng các trang thiết bị hiện đại - sản
phẩm của các Cuộc cách mạng khoa học công nghệ diễn ra trong các thể kỷ trước
để làm tốt chức năng tham mưu đã có, giúp ãnh đạo ra được các quyết định đúng
đắn, kịp thời, nhanh chóng.
2. Khái niệm về Công nghệ thông tin

Ở mỗi góc độ, mỗi cách nhìn khác nhau thì Công nghệ thông tin có những cách
hiểu không giống nhau:
- Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các gồm tất cả các hoạt động và các
công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ
việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền dẫn,… đến sử dụng thông tin
trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh tế và đời sống con người.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 15
- Công nghệ thông tin tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện,
công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông
nhằm cung cấp các giải pháp mang tính chất tập thể tổ chức, khai thác sử dụng có
hiệu quả các nguồn thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con
người và xã hội.
Khái niệm về Công nghệ thông tin bao hàm tính chất khoa học, công nghiệp,
phương tiện và máy móc nhằm thựchiện các quy trình thông tin trện cơ sở tổng
hợp của 3 lĩnh vực: Công nghiệp điện tử, Tin học và Viễn thông. Do vậy Công
nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên thế
giới.
Theo nghị quyết 49/CP ngày 04 tháng 08 năm 1993 về phát triển công nghệ
thông tin tại Việt Nam thì: ”Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa
học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và
viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên
thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người
và xã hội”.
Từ khi Công nghệ thông tin ra đời đã có những chuyển dịch đáng kể về công
nghệ. Những chuyển dịch này làm cho việc lý thông tin tự động hiệu quả hơn, việc
sử dụng các thiết bị tin học dễ dàng hơn, năng lực xử lý thông tin mạnh hơn và
Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi hơn vào các lĩnh vực hoạt động của
con người. Những chuyển dịch chủ yếu đó là: từ kỹ thuật tương tự sang kỹ thuật

số, từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý, từ kiểu tính toán
trên máy chủ sang mô hình có cấu trúc khách hàng – dịch vụ, từ các kiểu truyền
thống dài rộng sang các siêu xa lộ thông tin, từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống
mở, từ kiểu lập trình thủ công sang lập trình hướng đối tượng, từ giao diện đồ họa
sang đa phương tiện.
Phát triển Công nghệ thông tin Việt Nam trong những năm gần đây:
Đến cuối những năm 80 của thế kỷ XX, tình hình kinh tế - xã hội và công
nghệ thông tin trên thế giới có những thay đổi mạnh mẽ. Do xu hướng toàn cầu hóa
về kinh tế động, Công nghệ thông tin phát triển nhanh với năng lực mạnh, giá
thành ngày càng giảm, quy mô ngày càng gọn làm cho các nước còn nhiều khó
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 16
khăn về kinh tế cũng có cơ hội hình thành cà phát triển khu vực kinh tế này, trong
đó có Việt Nam.
Mốc quan trọng đánh dấu sự hình thành, phát triển lĩnh vực Công nghệ
thông tin trong nền kinh tế nước ta là thời kỳ sau năm 1993 – khi Chính phủ ban
hành Nghị định 49/CP, xác định chính sách phát triển Công nghệ thông tin nước ta
trong những năm 90. Ngày 07/4/1995, Chính phủ phê duyệt Kế hoạch tổng thể đến
năm 2000 của Chương trình quốc gia về Công nghệ thông tin, Với những nội dung
chủ yếu là: phát triển nguồn tiềm năng nhân lực về Công nghệ thông tin, xây dựng
một hệ thống mạng truyền thông dữ liệu quốc gia thống nhất, liên kết trao đổi
thông tin trong nước và quốc tế, tin học hóa quản lý nhà nước, mở rộng dần trong
các khu vực hoạt động kinh tế; phát triển những yếu tố của một nền công nghệ
thông tin thích hợp với các điề kiện và khả năng của nước ta.
Với chương trình định hướng mục tiêu cụ thể, tình hình phát triển và ứng
dụng công nghệ thông tin ở nước ta đã có những thay đổi đáng kể:
- Đã có đội ngũ cán bộ tin học cả bán chuyên nghiệp lẫn chuyên nghiệp, làm
việc ở các ngành, các lĩnh vực kinh tế.
- Hệ thống mạng truyền thống dữ liệu đã hình thành ở một số bộ, ngành.

Hoạt động khai thác nguồn thông tin sản xuất thông tin đã được áp dụng
sớm ở một số cơ quan thống kê, nghiên cứu khoa học.
Hoạt động dịch vụ thông tin phát triển mạnh trong các ngành ngân hàng, tài
chính, thông tin giá cả thị trường.
Năm 2000, Chính phủ đã có một số nghị quyết về xây dựng và phát triển
ngành công nghệ phần mềm có tác dụng định hướng cho lĩnh vực này phát triển.
Đặc biệt là cuối năm 2000, Bộ Chính trị đã có Chỉ thị 58/TW về “ Đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển Công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa”. Với Chỉ thị 58 CT/TW, Công nghệ thông tin Việt Nam đã được định
hướng phát triền rõ nét và thu hút toàn xã hội có trách nhiệm tham gia vào ứng
dụng và phát triển Công nghệ thông tin, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa.
Năm 2001, Chính phủ đã thông qua Đề án Tin học hóa quản lý nhà nước ( Đề
án 112). Đán này có quy mô tác động rất rộng, một số nội dung tác động tới cấp cơ
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 17
sở, như việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các hoạt động dich vụ hành
chính chung. Đề án xác định, trong điều kiện cho phép có thể thực hiện một số
dịch vụ công như cáp giấy phép sử dụng đất, đăng ký xe máy trên hệ thống thông
tin tin học tới cấp cơ sở.
Phát triển Công nghệ thông tin trong nước có nhiều yếu tố tác động, trong đó có
yếu tố ứng dụng Công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội.
3. Ý nghĩa của Công nghệ thông tin đối với các lĩnh vực trong hoạt động
kinh tế - xã hội
Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều
ngành, lĩnh vực kint tế – xã hội và ở nhiều cấp độ khác nhau.
3.1 Công nghệ thông tin đối với sự phát triển kinh tế
Khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hóa phát triển cao từ giữa thế kỷ
XX, nhiều nhu cầu về thông tin va xử lý thông tin nảy sinh nhanh chóng và đòi

hỏi được đáp ứng kịp thời. Do đó vai trò của thông tin trong nền kinh tế ngày càng
quan trọng. Và rồi Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩy nhanh
chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, các hoạt động đó ngày càng tạo
thêm nhiều giá trị gia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành
một nguồn tài nguyên quốc gia quan trọng hàng đầu: “Khu vực thông tin ngày
càng chiếm tỷ trọng lớn trong nhiều nền kinh tế:
- Đối với công nghiệp:
Công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công nghiệp mới là công nghiệp
Công nghệ thông tin hiện đang phát triển rất nhanh chóng. Mặt khác, Công nghệ
thông tin còn được ứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các
ngành công nghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, tạo ra sản
phẩm mới với nhiều tính năng hiện đại, tự động hóa cá hoạt động thiết kế và chế
tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt động tiếp thị, kinh doanh… Công nghệ thông
tin không chỉ tác động mang lại hiệu quả đối với các ngành thủ công nghiệp hoặc
công nghiệp nhẹ như dệt, may mặc, thêu ren…bằng việc ứng dụng tự động hóa
thiết kế, chế tạo sản phẩm trợ giúp của máy tính.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 18
Tóm lại: Đối với ngành công nghiệp, Công nghệ thông tin là một loại công
nghệ tạo khả năng (enabling tachnology), làm chủ công nghệ đó thì có thể sáng tạo
ra nhiều cách sử dụng nó một cách linh hoạt và đặc sắc trong nhiều kĩnh vực của
sản xuất.
- Đối với các ngành dịch vụ:
Công nghệ thông tin làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cách thức hoạt
động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có như trong thương mại, quảng cáo, tiếp thị,
giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc,…và đặc điểm quan trọng là các
dịch vụ tài chính và ngân hàng. Đồng thời Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiều
ngành dịch vụ mới như: các dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, tư vấn, đào tạo,
giáo dục từ xa, y tế từ xa…Công nghệ thông tin tạo điều kiện cho các hoạt động

dịch vụ biến đổi theo hướng tăng hàm lượng trí tuệ. Vì vậy, trong nhiều trường hợp
làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ thụ động sang trợ giúp
tích cực đối với khách hàng.
- Khu vực quản lý công cộng:
Đây vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tư ứng dụng Công nghệ thông tin và
phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nước. Vì vậy, tin học hóa quản lý Nhà nước,
quản lý công cộng và quản lý văn phòng bao gồm các lĩnh vực quản lý tài chính,
ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu tư. Quản lý giao thông công cộng, hàng
không, quản lý dân cư và lao dộng, BHXH…vẫn luôn có ý nghĩa quan trọng hàng
đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội hết sức to lớn.
3.2 Công nghệ thông tin với các lĩnh vực trong đời sống xã hội
Chính nhờ sự phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng như vậy của Công nghệ
thông tin đã làm cho các ngành khoa học khác cũng có những bước nhảy vọt trong
một khoảng thời gian ngắn. Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới
một khoảng thời gian ngắn. Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới
các cuộc cách mạng trong lĩnh vực giao thông vận tải, tàu thủy và đầu tàu chạy
bằng hơi nước, ô tô đến máy bay và tàu vũ trụ, các bến cảng, đường ô tô cao tốc,
đường sắt cao tốc và các sân bay đã, đang và sẽ góp phần đưa thương mại và dịch
vụ đến tất cả các vùng xa xôi nhất một cách nhanh chóng.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 19
Trên phạm vi toàn cầu: Nếu điện tín, điện thoại, radio và vô tuyến truyền hình
đã thay đổi cách giao tiếp trong quan hệ giữa con ng]ời và khi máy tính điện từ ra
đời, cùng với mạng viễn thông và sợi quang học đã làm cho Trái đất ngày hôm nay
gần 200 quốc gia, với kỹ thuật giao lưu hiện đại, trên thực tế đã được trang bị bằng
các hệ thống cáp ngầm liên lạc đất liền và xuyên đại dương. Cũng như mạng lưới
dày đặc các loại vệ tinh viễn thông đặt trên quỹ đạo địa tĩnh và các quỹ đạo khác
ngoài Trái đất đã hiện thực hóa khả năng liên kết cá quốc gia, khu vực bất kể họ ở
khoảng cách xa xôi nào thông qua mạng lưới hữu hình và vô hình trên khắp Trái

đất và trên vũ trụ. Nhờ vậy, thời gian phản ứng đối với các sự kiện kinh tế, chính
trị quân sự và ngoại giao đã rút ngắn hơn. Có thể nói phát triến giao thông liên lạc
là một trong những kỳ tích lớn nhất của con người.
Trong lĩnh vực An ninh – Quốc phòng: cũng có sự tham gia của các trang thiết
bị hiện đại, sản phẩm của Công nghệ thông tin. Các cuộc chiến tranh xảy ra trên
thế giới không chỉ trong là những cuộc đấu tranh giành quyền lực, tranh giành lãnh
thổ mà còn là những cuộc chiến tranh công nghệ cao. Quốc gia nào nắm bắt được
công nghệ thông tin nhanh nhất thì Quốc gia đó giành được quyền làm chủ lĩnh
vực đó. Và trong các cuộc tranh giành đó không thể thiếu sự có mặt của máy tính
điện tử - một sản phẩm của sự phát triển công nghệ thông tin.
Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, y tế…thì công nghệ thông tin xâm nhập vào
với tốc độ cực nhanh, hiện nay đã xuất hiện bảo tàng ảo, sách giáo khoa và thư
viện ảo, dạy và học từ xa…
Tóm lại: Công nghệ thông tin đã thâm nhập vào hầu hết các hoạt động của đời
sống xã hội loài người. Tất cả mọi lĩnh vực trong nền kinh tế ngày nay không lĩnh
vực nào là “ vắng bóng” các ứng dụng của Công nghệ thông tin. Các ứng dụng của
Công nghệ thông tin đã trở thành người bạn không thể thiếu đối với cá nhân mỗi
người cũng như đối với các tổ chức, cơ quan trong nền kinh tế xã hội.
4. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng
Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của văn phòng ta có
thể khẳng định văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào.
Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ phương tiện hiện
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 20
đại thì công việc quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
muốn hoạt động của cơ quan đơn vị mình thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và
thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức
văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vất chất, từng bước ứng dụng công
nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng.

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi
cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng. Đặc biệt ở các
tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh
nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức
quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp vụ cao đảm bảo cho
văn phòng hoạt động hiệu quả.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc làng phí thời gian công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mã vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng
ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang
tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp cho họ có thời gian
tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý
đạt hiệu quả cao nhất.
5. Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng
Ngày nay, hầu hết trong các hoạt động văn phòng đều có sự hỗ trợ đắc lực của
công nghệ thông tin, chẳng hạn như:
- Trong công tác soạn thảo văn bản, ghi chép:
Công việc soạn tháo thực hiện chủ yếu trên máy vi tính với các phần mềm
chuyên dụng như: Microsoft Word, Word Perfect,…giúp cho việc trình bày văn
bản được chính xác và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản
được nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo. Còn trong việc ghi
chép, hiện nay ngoài việc các thông tin được ghi chép thông thường bằng tay thì
những thông tin cũng có thể thu thập được qua máy ghi âm, máy chụp ảnh. Cũng
nhờ các trang thiết bị hiện đại này mà thông tin được thu thập đầy đủ, nhanh
chóng và chính xác hơn.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 21
- Đển nhân bản văn bản:
Có thể dùng máy chữ thường, máy chữ điện từ và tự động, máy microphim,
máy in, máy photocopy. Một trong số các phương tiện nhân bản hiện đại ngày nay

là máy in điện tử. hiện nay có rất nhều loại máy in có độ phân giải cao, tốc độ in
nhanh:máy in Lazer, máy in kim, may in phun…giúp cho công tác văn phòng ngày
càng được hiện đại hóa cao.
- Về thu thập và xử lý thông tin:
Công việc này có thể được thực hiện qua các hình thức sau:
Thư điện tử
Mạng máy vi tính
Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệ thống thông tin qua đường
dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy vi tính khác. Email cho
phép gửi nhanh gấp nhiều lầ thư thường, tiện lợi và rẻ tiền với một khoản cước
phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt, nó rút ngắn khoảng
cách giao tiếp cả về thời gian và không gian. Hiện nay thư điện tử có thể gửi kèm
với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta có thể nghe được
tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi.
Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và cho phép các
máy tính dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau. Đây là môi trường cho phép người
làm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có ích cho cơ
quan, tổ chức mình.
Mạng máy tính mang lại những lợi ích to lớn, một số lợi ích đó là:
+ Truy xuất đồng thời tới các chương trình và dữ liệu chủ yếu.
+ Chia sẻ các thiết bị xuất, nhập như máy in, máy quét hình.
+ Nâng cao hiệu quả của việc truyền thông cá nhân.
+ Bảo quản, bảo vệ dữ liệu thuên tiện và dễ dàng hơn.
- Trong công tác lưu trữ:
Ngoài việc các văn bản, thông tin quan trọng được lưu trữ bằng các cặp tải liệu,
các ngăn hồ sơ…thì Công nghệ thông tin phát triển, công tác lưu trữ thông tin cũng
có những bước phát triển nhanh chóng. Các thông tin quan trọng có thể được lưu
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 22

trữ trong máy vi tính, trong các tập tài liệu được mã hóa. Trong các phần mềm lưu
trữ thường có thêm phần mềm sao lưu dự phòng để có thể bảo quản được thông tin
khi máy tính có sự cố, đáp ứng được nguyên tắc trong lưu trữ; đầy đủ, bí
mật…Việc lưu trữ trong máy vi tính giúp cho văn bản có tuổi thọ dài hơn, không
bị hỏng hoặc thất lạc.
- Trong công tác tổ chức hội ngị, hội thảo:
Trong khâu chuẩn bị hội nghị, nhân viên văn phòng có thể thông báo cho các
đại biểu tham dự qua nhiều cách thức khác nhau, không nhất thiết phải gửi thư qua
đương bưu điện. Các đại biểu có thể được thông báo qua máy fax, Email, điện
thoại, tin nhắn nên các đại biểu có thể nhận được thông tin một cách kịp thời,
nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí thời gian một cách hợp lý chính
xác.
Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro mà các
bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyên dụng như:
Microsoft powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gây hứng thú cho
người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo.
Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụng của
nó ngày càng mở rộng. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộng bằng các
hình thức giao ban trực tuyến. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị, chi nhánh
nào ở đâu cũng có thể tham gia.
- Trong việc quản lý chi tiêu kinh phí:
Các kế toán, thủ quỹ ngày nay được sự trợ giúp của máy tính, của các phần
mềm trợ giúp như: Microsoft Excel, Microsoft Acess… đã làm cho công việc của
họ nhẹ nhành hơn, nhanh chóng và chính xác hơn đồng thời tiết kiệm được công
sức, thời gian. Cũng nhờ các phần mềm này mà việc lập dự toán kinh phí cũng có
nhiều thuận tiện hơn trước, công việc trở nên thông suốt, thuận lợi và đem lại kết
quả cao hơn trước.
Rất thuận lợi và tiết kiệm thời gian trong việc trả lương hàng tháng cho người
lao động, nhân viên kế toán không phải tiến hành các thao tác thủ công như trước,
nhờ có sự phát triển của Công nghệ thông tin mà việc trả lương cho người lao động

được thực hiện thông qua các thẻ ATM mà cơ quan, tổ chức đó liên kết với các
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 23
ngân hàng. Ngườu lao động chỉ cần đến các địa điểm rút tiền của ngân hàng liên
kết với cơ quan mình là có thể rút được tiền và biết tháng đó mình được hưởng
mức lương bao nhiêu.
- Trong kĩnh vực quản lý điều hành:
Thông qua hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN), thông qua Camera hay còn gọi
là Webcam thì việc quản lý điều hành được diễn ra trên máy vi tính thông qua hệ
thống mạng các nhà quản lý điều hành không cần phải rời phòng làm việc của
mình mà cũng có thế quản lý được tất cả công văn giấy tờ từ cấp dưới lên hoặc từ
cấp trên xuống theo đúng tiến độ nhanh chóng, kịp thời. Việc thực hiện quản lý
điều hành của các nhà quản trị văn phòng diễn ra như vậy sẽ tiết kiệm thời gian
lãng phí, giảm sự căng thẳng trí óc.
Dựa vào hệ thống mạng máy vi tính nên việc kiểm tra giám sát công việc đã
đơn giản hơn rất nhiều. Nếu trước đây nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công
việc không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác và phản ánh đúng thực tế hay
không thì ngày nay với sự tiến bộ của Khoa học công nghệ chỉ ở tại phòng làm
việc của mình mà các nhà lãnh đạo quản lý có thế tiến hành kiểm tra, xem xét nhân
viên của mình làm việc như thế nào? Có đúng tiến độ hay không? Với việc kiểm
tra như vậy sẽ đóng vai trò hỗ trợ nhà quản lý đối phó với nhiều tình huống phát
sinh trong thực tế.
- Trong công tác phục vụ:
Đối với các nhân viên làm công tác tạp vụ, thu dọn vệ sinh,…hưởng nhiều
thuận lợi, không mất nhiều thời gian công sức, làm được nhiều việc hơn và hiệu
quả công việc cũng cao hơn. Họ sử dụng các máy hút bụi, máy lọc không khí,
máy giặt,…thay cho việc phải quét nhà bằng chổi, giặt khăn trải bàn, rèm bằng tay
như trước. Hay như việc chăm sóc cây cảnh: trước đây họ sử dụng kéo để cắt thì
nay họ thay bằng các máy cắt…

Nhân viên bảo vệ bên cạnh việc tuần tra theo dõi sẽ được trang bị thêm các máy
quay camera. Việc làm này giúp ích rất nhiều cho họ, tiện lợi cho việc theo dõi
tuần tra: họ chỉ cần ngồi ở một chỗ nhưng vẫn có thể theo dõi kiểm tra ở mọi nơi,
mọi chỗ của cơ quan tổ chức.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 24
Tóm lại:
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn phòng nêu trên cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn phòng
trong các cơ quan, tổ chức. Vì thế không ngừng nâng cao hiệu quả của việc ứng
dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong mỗi cơquan, tổ chức là
việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị
trường cạnh tranh gay gắt trên tất cả các lĩnh vực và trong đó có công tác văn
phòng.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 25
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81
I. Tổng quan về xí nghiệp sửa chữa tàu 81
1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một đơn vị thành viên quan trọng bậc nhất của
Công ty Vận tải thủy số 4. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp luôn
gắn liền và đồng hành cùng Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4.
Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66
đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ. Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được Bộ
giao thông giao nhiệm vụ Vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận
chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đàu nguồng

Đông Bắc đên Miền Nam.
Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục
kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và bổ
sung thêm, đơn vị được mang tên là Xĩ nghiệp 202. Sau đó Bộ Giao thông Vận tải
đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần 3 năm.
Trong điều kiện khối lượng Vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân
tán, địa bàn hoạt động rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp
chưa hoàn chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt là Nhà máy
nhiệt điện Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1.5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có một
đôi ngũ vận chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà
máy phân đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp
Sông Bạch Đằng ra thành Công ty 3 là Vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ
của Công ty là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực, hàng bách hóa và sửa chữa
tàu cho Công ty. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 ra đời trong bối cảnh đó. Công ty Vận
tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc đó là Vận tải than căn
cứ vào quyết định số 216/TCCB ngày 28/12/1982 của Bộ GTVT về việc thành lập
Công ty 4 đã khẩn trương kiện toàn bộ máy tổ chức, kiện toàn hệ thống phương
tiện nhanh chóng đi vào sản xuất kinh doanh, hoàn thành liên tục kế hoạch được