Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan:
Những nội dung trong đề tài dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Thị Hiền là kết
quả em thu được trong quá trình nghiên cứu, khảo sát và qua quá trình thực tiễn
công việc.
Nội dung trong đề tài nghiên cứu có tham khảo và sử dụng một số thông tin,
tài liệu từ các nguồn sách, văn bản quản lý nhà nước được liệt kê trong danh mục
các tài liệu tham khảo. Nếu có một thông tin nào trong đề tài sai sự thật em xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt được đề tài này là nhờ sự giúp đỡ của rất nhiều người.
Đặc biệt em xin cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của TS. Nguyễn Thị Hiền cô
đã tận tâm hướng dẫn chúng em trong suốt thời gian học Học phần Phương pháp
nghiên cứu khoa học và hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu.
Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, toàn thể cán
bộ Phòng Chỉnh lý tài liệu đã giúp đỡ, cung cấp tài liệu liên quan đến đề tài, tạo
điều kiện thuận lợi cho em rất nhiều trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành đề
tài một cách tốt nhất.
Đề tài nghiên cứu của em thực hiện trong thời gian rất ngắn nên khó tránh
khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những đóng góp quý báu
của cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

BCHTW

Ban chấp hành Trung ương

BNV

Bộ Nội vụ

TCCP

Tổ chức Chính phủ

VTLTNN

Văn thư Lưu trữ nhà nước

LTNN

Lưu trữ Nhà nước

NVTW

Nghiệp vụ Trung ương

NVĐP

Nghiệp vụ Địa phương

TT

Thông tư

QĐ

Quyết định


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:............................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:...............................................1
3. Lịch sử nghiên cứu:.........................................................................................2
4. Mục tiêu nghiên cứu:......................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu:...............................................................................3
6. Đóng góp của đề tài:.......................................................................................3
7. Cấu trúc đề tài:................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU..................4
1.1. Sự ra đời, vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..........................................................................4
1.1.1 Sự ra đời:....................................................................................................4
1.1.2 Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...........................5
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:............................................................................5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức:..........................................................................................6
1.2. Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III.........................................................................................................................8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III............................................................9
2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..................................9
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ......................................................9
2.1.2. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III.................................................................................................................10
2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 12
2.2.1. Cơ sở khoa học:.......................................................................................12


2.2.2. Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III........................................................................................................13
2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ hiện hành:...................................13
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử:........................................14
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III....................................................................................22
3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III..........................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm:.................................................................................................22
3.1.2. Nhược điểm.............................................................................................23
3.2. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu. .24
3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu..............................................................24
3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu...................................24
3.2.2.1. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí.................................................................25
3.2.2.2. Về tuyên truyền, vận động...................................................................26
3.3. Một số kiến nghị với cơ quan.....................................................................26
3.3.1. Trong công tác tổ chức và chỉ đạo về công tác lưu trữ...........................26
3.3.2. Trong công tác tổ chức cán bộ................................................................27
3.3.3. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin:.......................................28
3.3.4. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật:..........................................................28
KẾT LUẬN.............................................................................................................29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................30
PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức. Công tác Lưu
trữ là một nhiệm vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin, góp phần quan
trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia.
Tài liệu lưu trữ là vũ khí sắc bén, tài sản vô giá trong sự nghiệp phát triển của một
quốc gia và không thể thiếu trong quá trình hình thành, hoạt động của các cơ quan
Đảng và Nhà nước. Công tác Lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ: Sưu tầm tài liệu, thu
thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu…Để triển khai công tác Lưu trữ
được tốt và có hiệu quả, nhận thức được tầm quan trọng, giá trị to lớn của tài liệu
lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu chính vì vậy công tác chỉnh lý tài liệu là một
trong những khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng đóng góp không nhỏ trong việc tổ
chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả và tạo tiền đề tốt cho các khâu nghiệp
vụ khác.
Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt động
đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phân
loại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả. Làm tốt được
công tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động và sự phát triển của
cơ quan, tổ chức.
Có thể nói rằng công tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối
với hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung. Nhận thức được tầm
quan trọng về công tác Lưu trữ tài liệu chính vì vậy em đã chọn đề tài “Thực
trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III” cho Học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
2.1. Đối tượng nghiên cứu:
- Lý luận về công tác Lưu trữ học tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Quy trình về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III;
1


- Một số thực trạng, biện pháp về công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.
2.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Tạp chí về công tác Văn thư Lưu trữ;
- Các bài viết trên trang thông tin đại chúng về công tác Lưu trữ, chỉnh lý tài
liệu;
- Các báo cáo chuyên đề, Hội thảo về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Các văn bản hướng dẫn, ban hành quy trình về công tác chỉnh lý tài liệu
lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Thời gian: 1958 – 1988
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.
3. Lịch sử nghiên cứu:
Có rất nhiều văn bản hướng dẫn, ban hành quy định về công tác Lưu trữ và
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Công văn 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 v/v ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính;
- Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ban hành quy trình tài liệu giấy theo
TCVN ISO 9001: 2000 ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước;
- Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu.
4. Mục tiêu nghiên cứu:

- Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn về công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Nghiên cứu tổng hợp về công tác Lưu trữ học tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III;
2


- Đề xuất, kiến nghị và một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động công tác
chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
5. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát thực tế;
- Phương pháp điều tra.
6. Đóng góp của đề tài:
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao năng lực, hiệu quả trong
công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Trở thành tài liệu tham khảo về công tác chỉnh lý tài liệu;
- Áp dụng thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Giới thiệu một cách có hệ thống về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Nêu ra các ưu, nhược điểm về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
7. Cấu trúc đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia
làm 03 chương:
Chương 1. Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cơ sở
lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu
Chương 2 . Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III
Chương 3 . Một số kiến nghị và giải pháp về công tác Chỉnh lý tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU
1.1. Sự ra đời, vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.1.1 Sự ra đời:
Ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra
sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện
toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh
ký Thông đạt 1C- VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương
diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài liệu chưa được phép của
cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý
thống nhất Nhà nước về công tác lưu trữ ngày 04/09/1962, Chính phủ ban hành
Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng. Từ năm 1992,
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban tổ chức- cán bộ Chính
phủ nay là (Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Theo
đó, cơ quan quản lý lưu trữ Trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu
trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Bảo
vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia là
trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là các Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia.
Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng 6
năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ năm
1945 đến nay. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh của
ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất. Từ khi thành lập

cho đến nay Trung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được
giao, đạt được nhiều thành tích trong bước đường xây dựng và trưởng thành. Khi
mới thành lập Trung tâm đã tiếp nhận khoảng 4000 mét giá tài liệu từ Trung tâm
4


Lưu trữ Quốc gia I. Năm 2002, kho A1 được xây dựng và đưa vào sử dụng, hàng
năm Trung tâm thu được 450 mét giá tài liệu từ các Bộ, ngành, các tổ chức, doanh
nghiệp. Từ đó đến nay, sau hơn 15 năm Trung tâm đã thu thập thêm một khối tài
liệu tương đối lớn, trong đó tài liệu hành chính lên tới hơn 13.000m giá; tài liệu
khoa học- kỹ thuật, hơn 4000 cuộn băng và hàng ngàn tấm ảnh có giá trị và các tài
liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
đang tích cực từng bước cải tiến và xây dựng thêm cơ sở hạ tầng để bảo quản an
toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ theo hướng đa dạng về hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu
và an toàn về tài liệu, phán ánh đúng tính chất và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
1.1.2 Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34- Phan Kế Bính- phường
CốngVị- Ba Đình- Hà Nội, được thành lập theo quyết định số 118/TCCP-TC ngày
10/6/1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban tổ chức- Cán bộ Chính phủ.
Quyết định 120/QĐ- VTLTNN ngày 20 tháng 5 năm 2010 nêu rõ: Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức Trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ
Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, có trụ sở làm việc tại Thành phố Hà Nội.

Hình ảnh Trung tâm Lưu trữ quốc gia III(theo phụ lục 01)
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:
1.Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
và cá nhân theo thẩm quyền được gia.
2.Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Trung tâm.
3.Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.

5


4.Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5.Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
6.Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ
bảo quản tại Trung tâm.
7.Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng những thành tựu khoa học và
công nghệ vào thực tiễn của Trung tâm.
8.Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
9.Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất, vật tư, tài sản và kinh phí của
Trung tâm theo quy định của pháp lật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm. Cơ cấu tổ chức ban đầu của
Trung tâm gồm 6 phòng:
1.Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu;
2.Phòng Chỉnh lý tài liệu;

3.Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;
4.Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu;
5.Phòng Quản lý kho tài liệu;
6.Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức.
Để đáp ứng những yêu cầu thực tiễn về chuyên môn, nghiệp vụ và cơ cấu tổ
chức của các phòng ban đã được thay đổi nhất định.
Theo quyết định số 22/QĐ- LTNN ngày 25/03/1999 của Cục trưởng Cục
Lưu trữ Nhà nước tách tách bộ phận lưu trữ phim ảnh- ghi âm từ phòng Chỉnh
lýthành một phòng riêng; Đổi tên phòng quản lý kho thành Phòng Bảo quản tài
liệu, phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể.
Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định
số 42/QĐ-LTNN và số 43/QĐ-LTNN thành lập thêm 02 phòng gồm:
1.Phòng Tin học và Công cụ Tra cứu;
2.Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu.

6


Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thì
Xưởng Tu bổ Phục chế được sáp nhập về Phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc Trung
tâm.
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ ra các Quyết định số
77;78;79/QĐ-VTLTNN về việc thành lập thêm 3 phòng thuộc Trung tâm Lưu trữ
Nhà nước.
1.Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ;
2.Phòng Kế toán;
3.Tổ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Để phù hợp với nhu cầu thực tế công việc của cơ quan, ngày 20 tháng 5 năm
2010 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số:120/QĐVTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung
tâm lưu trữ Quốc gia III. Theo quyết định này thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu

trữ Quốc gia III gồm có 12 phòng chức năng:
1. Phòng Sưu tầm tài liệu;
2. Phòng Thu thập tài liệu;
3. Phòng Chỉnh lý tài liệu;
4. Phòng Bảo quản tài liệu;
5. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;
6. Phòng Tin học;
7. Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu ;
8. Phòng Tài liệu nghe nhìn;
9. Phòng Đọc;
10. Phòng Hành chính - Tổ chức;
11. Phòng Kế toán;
12. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Theo quyết định số 397/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị
thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.2. Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III
Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
7


tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc
quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội. Công tác Lưu trữ
được ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong các ngành được Nhà nước
quan tâm.
Chính vì vậy, để căn cứ vào thực trạng và nhận thấy tính cấp thiết trong công

tác Lưu trữ tài liệu nên cần phải hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu thực tiễn về
quản lý tài liệu, tránh tình trạng thất thoát, mất mát những tài liệu có giá trị, đáp
ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu trong tương lai.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Công tác Lưu trữ đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này
là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình.
* Nội dung của công tác lưu trữ:

8


- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu
thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê và
xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật
để quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy
định của Nhà nước về lưu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc
tế về lưu trữ.
Hiện nay công tác Lưu trữ tại Trung tâm không xảy ra tình trạng tài liệu lộn
xộn, bó gói, chưa lập hồ sơ. Tài liệu sau khi thu theo nguồn nộp lưu tại các cơ quan
hiện hành thì được đưa vào chỉnh lý đảm bảo chất lượng, khoa học, dễ khai thác và
tra tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ. Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu
được đưa lên kho và bảo quản theo nhiệt độ độ ẩm đảm bảo quy trình của Nhà
nước . Ngoài ra, tài liệu được sắp xếp lên giá từ trái qua phải, từ trên xuống dưới
theo trật tự của các Phông trong kho theo Phông chỉ dẫn nên phục vụ cho

việc

khai thác, tra tìm tài liệu.
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tất cả 119 cán bộ công chức,viên chức,
bao gồm 85 nữ (chiếm 71,4%) và 34 nam (chiếm 28,5%).Trình độ chuyên môn của
cán bộ, viên chức khá đồng đều: có 01 chuyên viên cao cấp; 06 lưu trữ viên chính;
59 lưu trữ viên và tương đương; 36 lưu trữ viên trung cấp; 24 nhân viên kỹ thuật.
Hầu hết, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm đều ở độ tuổi từ 25 đến 50, trong đó số
lượng cán bộ viên chức có độ tuổi trên 40 chiếm khoảng 40% và dưới 40 tuổi là
60%.
Hầu hết cán bộ, viên chức của Trung tâm đều được đào tạo đúng ngành nghề
chủ yếu họ được tốt nghiệp từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Hình ảnh cán bộ Phòng Chỉnh lý tài liệu đang làm việc (Phụ lục 02)
2.1.2. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III
9


Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị hành chính sự nghiệp, thuộc sự
quản lý , chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước, có
chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn, bí mật và tổ chức sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ Quốc gia từ cách mạng tháng tám năm 1945 đến nay. Chính vì
vậy, thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ cơ bản và then chốt của Trung
tâm. Hàng năm Ban Giám đốc Trung tâm đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo công tác
lưu trữ của Trung tâm như: Tổ chức cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia tập huấn
nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
lưu trữ của Đảng, Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như:

- Luật Lưu trữ 2011;
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.
- Quyết định số 53/QĐ-LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục trưởng Cục
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục phiếu tin
và phần mềm ứng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý lưu trữ;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
9001: 2000.
Ngoài ra thì công tác chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan còn được thực
hiện bằng các công việc cụ thể sau:
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề:
Để công tác chỉ đạo được thực hiện một cách có hiệu quả, hàng năm Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III đều tổ chức các cuộc họp định kỳ như hội nghị tổng kết
tháng, quý, năm, tổ chức các hội thảo chuyên đề như về công tác chỉnh lý tài liệu.
10


Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo và cán bộ, công chức Trung tâm có điều kiện
nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua và những tồn tại, yếu kém
cần khắc phục. Từ đó cùng thảo luận, bàn bạc, phân tích, làm sáng tỏ các phương
hướng, nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá

trình triển khai thực hiện.
Ngoài ra, Trung tâm thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố, giới
thiệu về tài liệu lưu trữ. Trung tâm đã tổ chức các hội nghị có tính chất chuyên đề
để thảo luận và có kế hoạch triển khai cụ thể.
- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân:
Đây cũng là một hình thức tổ chức chỉ đạo quan trọng của Trung tâm. Việc
kiểm tra được thực hiện thông qua các văn bản báo cáo của các đơn vị, cá nhân cấp
dưới, hoặc kiểm tra trực tiếp. Công tác này đã giúp lãnh đạo Trung tâm nắm được
tình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kém của các đơn vị
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Từ đó, có kế hoạch để các đơn vị hoàn thành
tốt hơn nhiệm vụ được giao.
- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ:
Lãnh đạo Trung tâm thường xuyên cử cán bộ tham dự các lớp học về Quản
lý hành chính Nhà nước tại Trường Đào tạo Bồi dưỡng cán bộ.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Trung tâm còn cử
cán bộ đi thăm quan, học tập trao đổi kinh nghiệm ở một số nước như: tham quan
về lưu trữ tại Nga, Thái Lan…
Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Trung tâm cũng thường xuyên cập
nhật những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ của Cục Văn thư – Lưu
trữ, của Đảng, Nhà nước và phổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trực thuộc và
cán bộ chuyên môn trong cơ quan.
2.2.

Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III
2.2.1. Cơ sở khoa học:
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơ
bản và chiếm một vị trí quan trọng của công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu là tổ chức
11

lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài
liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Qua đó góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Khâu chỉnh lý tài liệu có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ khác
trong công tác lưu trữ. Thực tế, muốn tiến hành tốt các khâu nghiệp vụ như: thống
kê tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và tra tìm tài liệu
lưu trữ phải làm tốt khâu chỉnh lý tài liệu.
 Các văn bản pháp lý:
- Luật Lưu trữ 2011;
- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước.
- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
2.2.2. Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III
Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong công tác

lưu trữ. Để thực hiện chỉnh lý tài liệu một cách khoa học và đạt hiệu quả cao thì
chúng ta không thể không kể đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như: sưu tầm,
thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu… và chỉnh lý tài liệu cũng làm tiền đề
12


cho các nghiệp vụ: thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu; tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phát triển.
2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ hiện hành:
Công tác chỉnh lý tài liệu trong kho Lưu trữ hiện hành của Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III được tiến hành rất chặt chẽ, nhìn chung tài liệu được phân loại, lập
hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu tại Trung tâm thực hiện tương đối
tốt.
Có thể nói, công tác chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
được triển khai kịp thời, không xảy ra tình trạng tài liệu lộn xộn, bó gói, chưa lập
hồ sơ. Tài liệu chỉnh lý đảm bảo chất lượng, khoa học, dễ tìm, dễ khai thác và tra
tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ.
Hàng năm, Trung tâm đã rà soát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu đúng quy định,
đúng nội dung theo danh mục, do vậy công tác này được diễn ra thường xuyên,
định kỳ nhằm hoàn chỉnh khối tài liệu phông lưu trữ trong kho.
Hiện nay, ở kho Lưu trữ hiện hành của Trung tâm đang bảo quản tài liệu của
các đơn vị thuộc Trung tâm, tài liệu Đảng, Công đoàn, xây dựng cơ bản...
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là lưu trữ mở, cho nên khối lượng tài liệu
của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm không ngừng được bổ sung
hàng năm. Vì vậy, phần lớn tài liệu đã được chỉnh lý khoa học. Tuy nhiên, một số
cơ quan trong quá trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm còn chưa được
chỉnh lý một cách khoa học vì tài liệu của các cơ quan thu về qua nhiều đợt, tuy đã
chỉnh lý song tài liệu vẫn còn lẫn lộn và chồng chéo rất nhiều; tài liệu chưa đầy đủ,
nhiều hồ sơ lập chưa đúng, còn ghép nhiều năm, có những hồ sơ trùng lặp, tiêu đề

hồ sơ chưa thống nhất, có nhiều tiêu đề chưa phản ánh hết nội dung thông tin trong
hồ sơ, về xác định giá trị tài liệu qua các đợt chỉnh lý trước đây vẫn chưa được
chính xáccó những loại tài liệu có giá trị thấp hoặc đã hết giá trị nhưng có thời hạn
bảo quản lại lâu dài. Do vậy, khối lượng tài liệu này vẫn cần tiến hành chỉnh lý lại
theo các đề án nâng cấp, cải tạo.

13


Bên cạnh đó, công tác chỉnh lý tài liệu vẫn còn gặp nhiều bất cập đó là: một
số ít tài liệu trước khi đem ra chỉnh lý vẫn còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa
được lập hồ sơ.
Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện một cách
khoa học không chỉ đối với lưu trữ hiện hành mà còn đối với những tài liệu lưu trữ
lịch sử (thuộc đề án nâng cấp tài liệu lưu trữ quốc gia).
Để góp phần giải quyết vấn đề trên và kéo dài tuổi thọ tài liệu, dưới sự chỉ
đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm tiếp tục tham gia thực hiện
đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu”, “Nhiệm vụ đặc thù” trong những năm
qua, được sự quan tâm, đầu tư của Nhà nước, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Nội
nên vụ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và trình cơ quan có thẩm
quyền phê duyệt đề án “Chống nguy cơ hủy hoại tài liệu” một số phông đang được
bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ trong đó có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giai
đoạn 1999-2005 và giai đoạn 2006-2013 và từ năm 2014 được gọi là ‘nhiệm vụ
đặc thù’ nên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã xử lý được các phông tài liệu quan
trọng còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu tồn đọng trong nhiều năm qua. Từ tình trạng bó gói, không có công cụ tra
tìm đến nay tài liệu đã được phân loại, lập hồ sơ đưa vào bảo quản trong bìa, hộp,
giá tủ, kho tàng đạt tiêu chuẩn chất lượng. Ngoài mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm
thủ công Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2
của một số phông đã được chỉnh lý.

Việc thực hiện tốt đề án trên góp phần làm tối ưu hóa thành phần và nội
dung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tạo điều kiện bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu phục vụ tốt nhu cầu của xã hội, do mới được
chỉnh lý sơ bộ nên được đưa ra chỉnh lý nâng cấp theo Đề án “Chống nguy cơ hủy
hoại tài liệu”, “Nhiệm vụ đặc thù” của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Để xử lý được tình trạng lộn xộn, chưa phân loại, xác định giá trị tài liệu
hoặc tài liệu vẫn còn bó gói, chỉnh lý sơ bộ hàng năm Trung tâm vẫn chỉnh lý theo
đề án nâng cấp và từ năm 2014 thực hiện theo Nhiệm vụ đặc thù các Phông thuộc

14


ngành Thương mại vì vậy năm 2015 Trung tâm có thực hiện chỉnh lý Phông tài
liệu Bộ Ngoại thương(1958 - 1988)
Trước khi đã tiến hành chỉnh lý tài liệu thì phải khảo sát, thu thập bổ sung
toàn bộ Phông tài liệu Bộ Ngoại thương, ngoài ra phải tìm hiểu về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Ngoại thương và xây dựng bản lịch sử đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông Bộ Ngoai thương và trước khi lập hồ sơ cần nghiên
cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Bộ Ngoại
thương thực hiện theo đúng quy trình của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành.
 Tóm tắt bản lịch sử đơn vị hình thành phông Bộ Ngoại thương:
Tiền thân của Bộ Ngoại thương là Bộ Thương nghiệp, thi hành Nghị quyết
của kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa I ngày 29 tháng 04 năm 1958, Bộ Thương nghiệp
được tác thành 2 Bộ: Bộ Nội thương và Bộ Ngoại thương.
Trong khi chờ Sắc lệnh tách Bộ Thương nghiệp thành hai Bộ: Ngoại thương
và Nội thương và tổ chức hai Bộ: Ngoại thương và Nội thương. Ngày 06 tháng 6
năm 1958 Bộ trưởng Bộ Ngoại thương và Nội thương ban hành Quyết định số 186/
TC- CB v/v chuyển các đơn vị thuộc Bộ Ngoại thương và Bộ Nội thương cụ thể
các đơn vị chuyển sang Bộ Ngoại thương là:

Phông Bộ Ngoại thương được thu về và hiện đang được bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III, có thời gian từ 1958-1988, khối lượng 72,3 mét.
Thành phần nội dung tài liệu:
- Thành phần tài liệu: Chủ yếu tài liệu của Bộ Ngoại thương là tài liệu hành
chính.
- Nội dung của tài liệu gồm:
1.Tài liệu của tổng hợp;
2.Tài liệu về tổ chức cán bộ-lao động tiền lương;
3. Tài liệu về thanh tra, pháp chế;
4.Tài liệu về xuất nhập khẩu;
5.Tài liệu về quan hệ hợp tác với các nước xã hội chủ nghĩa
6.Tài liệu về quan hệ với các nước tư bản;
7.Tài liệu về kho vận;
8.Tài liệu về kế toán, tài vụ.
Tình trạng của tài liệu đưa ra chỉnh lý:
15


- Mức độ thiếu đủ của phông :
Theo chức năng, nhiệm vụ của Bộ Ngoại thương, tài liệu thu về Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III giai đoạn 1958-1988 chưa được đầy đủ.
(Xem chi tiết tại lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của
Bộ Nội thương phụ lục số 03)
* Xây dựng phương án phân loại tài liệu Bộ Ngoại thương:
- Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu có trong phông;
- Căn cứ vào yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu;
Tài liệu phông Bộ Ngoại thương giai đoạn 1958- 1988 được phân loại theo
phương án “Mặt hoạt động - Thời gian” cụ thể như sau:
Bước 1: Phân loại tài liệu thành các nhóm lớn.

- Toàn bộ tài liệu phông Bộ Ngoại thương giai đoạn 1958-1988 được phân
về các nhóm lớn (các mặt hoạt động) như sau:
I. Tài liệu tổng hợp
II. Tài liệu về tổ chức cán bộ - lao động tiền lương
III. Tài liệu về thanh tra - pháp chế
IV. Tài liệu về xuất nhập khẩu
V.Tài liệu về quan hệ hợp tác với các nước xã hội chủ nghĩa
VI.Tài liệu về quan hệ các nước tư bản
VII.Tài liệu về kho vận
VIII.Tài liệu về kế toán, tài vụ
Bước 2: Phân loại tài liệu từ các nhóm lớn thành các nhóm vừa, bước này tài
liệu của mỗi nhóm được phân về từng năm.
Bước 3: Sau khi tài liệu được phân về năm, trong mỗi năm ta tiến hành phân
tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với một hồ sơ
hay một đơn vị bảo quản.
Cụ thể:
1. Tài liệu về kế toán tài vụ
1.Năm 1958
1.1. Văn bản chỉ đạo về công tác tài vụ của Phủ Thủ tướng, Bộ Ngoại
thương.
1.2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác kế toán tài vụ Bộ Ngoại
thương và các đơn vị trực thuộc.
1.3. Hồ sơ Hội nghị về công tác kế toán tài vụ ngành Ngoại thương.
16


1.4. Tài liệu về dự quyết toán.
1.5. Tài liệu về cấp phát vốn.
1.6. Tài liệu về phí và lệ phí.
1.7. Tài liệu về giá.

1.8. Tài liệu về kiểm kê hàng hóa.
2.Năm 1959 (như năm 1958)
.........................
32. Năm 1988 (như năm 1958)
(Xem chi tiết tại bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Bộ
Ngoại thương. Phụ lục số 04)
* Xây dựng phương án phân loại:
Thực hiện theo Nhiệm vụ đặc thù của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III năm
2015 Phòng Chỉnh lý tài liệu đã làm công tác Chỉnh lý tài liệu Phông Bộ Ngoại
thương giai đoạn 1958- 1988. Em được phân công chỉnh lý khối tài liệu tổng hợp.
Qua việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; căn cứ vào
đặc trưng chung trong phương án phân loại tài liệu phông Bộ Ngoại thương, đồng
thời căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu khối Tổng hợp em đã tiến hành phân
loại khối tài liệu theo phương án “mặt hoạt động-thời gian”. Đây là phương án
phân loại thống nhất trong toàn phông. Sau khi thu tài liệu về chia theo từng mặt
hoạt động trong từng mặt hoạt động chia theo từng năm.
Cụ thể việc phân loại tài liệu khối tổng hợp như sau:
1.Tài liệu về tổng hơp
1.1. Năm 1958
1.2. Năm 1959
…………
1.30. Năm 1988
Trong từng năm chúng em lại chia về các vấn đề:
I.1.

Năm 1958.

I.1.1. Văn bản chỉ đạo của BCHTW Đảng, Phủ thủ tướng, Bộ Ngoại thương
về công tác Ngoại thương.
I.1.2. Kế hoạch, báo cáo về công tác Ngoại thương của Bộ Ngoại thương và

các đơn vị trực thuộc.
I.1.3. Số liệu thống kê Ngoại thương của Ngụy quyền Sài Gòn.
I.1.4. Tài liệu hội nghị ngành Ngoại thương.
17


I.1.5. Tập lưu công văn của Bộ Ngoại thương.
I.1.6. Báo cáo công tác đấu tranh kinh tế với địch.
I.1.7. Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng.
- Văn bản chỉ đạo về công tác thi đua khen thưởng ngành Ngoại thương.
- Báo cáo của Bộ Ngoại thương về thi đua khen thưởng.
- Tập Quyết định của Bộ Ngoại thương về thi đua khen thưởng.
- Hồ sơ hội nghị về công tác thi đua khen thưởng ngành Ngoại thương
1.1.8 . Tài liệu về Đảng, Đoàn, Công đoàn
- Văn bản chỉ đạo về công tác Đảng.
- Kế hoạch, báo cáo của Bộ Ngoại thương về công tác Đảng.
- Hồ sơ về kết nạp Đảng.
- Hồ sơ về kỷ luật Đảng.
- Tài liệu về Công đoàn.
Tài liệu các năm còn lại chia tương tự như năm 1958.
Lập hồ sơ cho tài liệu:
Lập hồ sơ là một trong những khâu quan trọng nhất trong các bước tiến hành
về nghiệp vụ chỉnh lý, đây là công việc đòi hỏi phải tiến hành rất tỉ mỉ, nhằm xây
dựng hệ thống hồ sơ có chất lượng, phục vụ tốt nhất cho công tác bảo quản, thống
kê, tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ.
Soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu sau:
- Tên loại - vấn đề - thời gian – tác giả.
( Đối với chương trình, báo cáo, kế hoạch thường kỳ ).
- Tên loại – tác giả - vấn đề - thời gian.
( Đối với báo cáo, kế hoạch chuyên đề ).

- Tập lưu công văn - thời gian – tác giả.
(Đối với tập công văn có sổ lưu thuỷ liên tục).
- Tập công văn đi - thời gian – tác giả.
(Đối với tập công văn có sổ lưu thuỷ không liên tục).
- Hồ sơ Hội nghị - vấn đề - địa điểm - thời gian.
(Hồ sơ Hội nghị về ……..tại ……. từ ……… đến).
- Hồ sơ vấn đề - thời gian – tác giả.
(Hồ sơ vụ án, hồ sơ vụ việc).
- Hồ sơ - tác giả - nơi công tác – quê quán
(Đối với hồ sơ nhân sự).
18


19


Xác định giá trị tài liệu:
Khối tài liệu tổng hợp là một trong những khối rất quan trọng của Bộ Ngoại
thương giai đoạn 1958- 1988. Chính vì thế trong quá trình hoạt động ban đã sản
sinh ra một khối tài lượng rất phong phú và đa dạng. Dựa trên những quy định
chung của cơ quan về xác định giá trị tài liệu, trong quá trình chỉnh lý khối tài liệu
còn lộn xộn, các tài liệu có giá trị lâu dài để lẫn với tài liệu không có giá trị vì vậy
trong quá trình xác định giá trị tài liệu chúng em đã vận dụng những tiêu chuẩn
khác nhau như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung, tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin của
tài liệu…Vận dụng những kiến thức được học với thực tế tài liệu, chúng em đã tiến
hành xác định giá trị tài liệu như sau:
- Chỉ có những tài liệu liên quan đến công tác Ngoại thương, đấu tranh kinh
tế với địch, tài liệu về Ngụy quyền Sài Gòn, tài liệu Đảng, thi đua khen thưởng mới
có giá trị, còn lại những tài liệu không thuộc chức năng nhiệm vụ của khối thì đều
có thể loại ra.

- Với những tài liệu mà thông tin lặp lại ở những bản giống nhau ở một vấn
đề thì chỉ giữ lại một bản duy nhất.
- Những tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức như: dấu, chữ ký,
ngày tháng năm ban hành văn bản có thể loại hủy.
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Bộ Ngoại thương giai đoạn
1958- 1988 (phụ lục 05)
Biên mục phiếu tin:
Phiếu tin hồ sơ hay là phiếu mô tả hồ sơ là bảng ghi tổng hợp các thông tin
về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản. Mỗi thông tin hoặc nhóm thông tin được
ghi trên một trường của phiếu tin. Phiếu tin được sử dụng thay thế cho thẻ tạm để
hệ thống hóa hồ sơ.
Sau khi tài liệu đã được lập thành hồ sơ, em tiến hành biên mục phiếu tin hồ
sơ. Phiếu tin được biên mục đầy đủ nhưng thông tin cần thiết như: tên (hoặc mã)
kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin, tiêu đề hồ
sơ; chú giải về nội dung, số trang, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, ngôn ngữ,
tình trạng vật lý…
Hệ thống hóa hồ sơ.
Sau khi lập hồ sơ khối tài liệu khối tổng hợp chúng em đã tiến hành hệ thống
hóa khối tài liệu tổng hợp như sau:
20