THỰC TRẠNG TRA CỨU TIN TAI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Hoạt động tra cứu thông tin tại Trung
tâm Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội”là đúng sự thật.Tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã nghiên cứu.
Người cam đoan
(ký tên)


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian tiến hành nghiên cứu đề tài tại trường Đại Học Nội Vụ Hà
Nội,tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đơ nhiệt tình của nhà trường đã tạo điều
kiện giúp đơ tôi trong quá trình tìm hiểu và thu thập tài liệu có liên quan tớ đề
tài.
Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Thị Hiền –giảng
viên bộ môn “phương pháp nghiên cứu khoa học” đã trang bị cho tôi nhưng
kiến thức,kỹ năng cơ bản cần để hoàn thành đề tài nghiên cứu này.
Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu đề tài, do kiến thức còn nhiều hạn
chế không tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về đề
tài nghiên cứu “Hoạt động tra cứu thông tin tại Trung tâm thông tin Thư viện
trường Đại học Nội vụ Hà Nội”.Rất mong được sự thông cảm của nhà trường,sự
quan tâm góp ý của thầy cô để bài nghiên cứu của tôi được đầy đủ và hoàn chỉnh
hơn.
Xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..........................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................................2
MỞ ĐẦU.........................................................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài..............................................................................................................1
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................................2

3.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................2
4.Mục tiêu nghiên cứu.........................................................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................2
6.Mục đích nghiên cứu........................................................................................................2
7.Cấu trúc của đề tài............................................................................................................3
Chương 1:......................................................................................................................................4
CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ NHU CẦU TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.........................................................................4
1.1Các khái niệm.................................................................................................................4
1.1.1Khái niêm thông tin.....................................................................................................4
1.1.2Khái niệm người dùng tin...........................................................................................4
1.1.3Khái niệm hoạt động tra cứu tin..................................................................................4
1.1.4Khái niệm nhu cầu......................................................................................................4
1.1.5Khái niệm nhu cầu tin.................................................................................................4
1.2. Khái quát về trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2.1.Quá trình hình thành và phát
triển của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội...........................................................................5
1.2.1. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)..........................................................5
1.2.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)...........................................................6
1.2.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)...........................................................6
1.2.4. Chức năng và cơ cấu tổ chức của trung tâm.............................................................8
1.2.5 Nhiệm vụ:...................................................................................................................8
1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin.......................................................................9
1.3.1Đặc điểm người dùng tin...........................................................................................10
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin...............................................................................................10
TIỂU KẾT.........................................................................................................................11
Chương 2:....................................................................................................................................12
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG


TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI....................................................12

2.1 Khái quát về bộ máy tra cứu tin..................................................................................12
2.1.1 Định nghĩa................................................................................................................12
2.1.2 Vai trò và chức năng.................................................................................................12
2.1.3 Yêu cầu đối với hoạt động tra cứu tin......................................................................13
2.2 Cấu trúc.......................................................................................................................13
2.2.1 Cấu trúc bộ máy tra cứu tin truyền thống................................................................13
2.2.2 Bộ máy tra cứu hiện đại...........................................................................................14
2.3 Tổ chức bộ máy tra cứu tin.........................................................................................15
2.3.1Thư mục....................................................................................................................15
2.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liêụ...............................................................................................15
2.4 Tổ chức phục vụ tra cứu tin........................................................................................16
2.4.1 Các lại yêu cầu tin tra cứu........................................................................................16
2.4.2 Hình thức tổ chức phục vụ tra cứu tin......................................................................16
2.5 Đánh giá,nhận xét.......................................................................................................17
2.5.1 Hiệu quả của việc tổ chức phục vụ tra cứu..............................................................17
2.5.2 Ưu điểm....................................................................................................................17
2.5.3 Nhược điểm..............................................................................................................18
TIỂU KẾT.........................................................................................................................19
Chương 3:.....................................................................................................................................20
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TRA CỨU TIN.......................20
3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống.....................................................................20
3.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại.................................................................20
3.3 Đào tạo người dùng tin................................................................................................20
3.4 Nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ thư viện....................................................21
3.5 Hoàn thiện chính sách phát triển nguồn tin làm cơ sở cho hoạt động tra cứu tin.......22
TIỂU KẾT.........................................................................................................................22
KẾT LUẬN..................................................................................................................................23
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................24

MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Ngày nay, sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin đã mang lại
những thay đổi đáng kể trong cuộc sống,trở thành công cụ không thể thiếu của
con người.Từ đó,lượng thông tin mà con người có thể khai thác ngày càng nhiều
hơn,phong phú hơn,đa dạng hơn. Đồng thời,vai trò của hoạt động thông tin thư
viện cũng ngày càng được nâng cao.Sự phát triển của kinh tế xã hội,khoa học và
công nghệ đã tạo tiền đề cho hoạt động thông tin thư viện.Chính sự phát triển
ấy,đòi hỏi các cơ quan Thông tin-Thư viện phải cung cấp những thông tin có
chất lượng cao,đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất,nghiên cứu khoa học,an
ninh quốc phòng.Do vậy,đẩy mạnh Thông tin-Thư viện trong từng cơ quan
thông tin thư viện là một việc làm cấp thiết,đóng góp tích cực vào quá trình phát
triển của xã hội.
Sự bùng nổ thông tin hiện nay,đòi hỏi người dùng tin không chỉ về mặt
chất lượng nội dung của thông tin,mà còn cả phương thức phục vụ,dịch vụ cung
ứng thông tin. Để đáp ứng cho tiến hành phát triển kinh tế trên con đường hội
nhập hiện nay,thông tin học đã thu hút được được đội ngũ cán bộ đông đảo,đa
dạng và phong phú.Nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện đã trở thành một
nhu cầu cấp thiết, ngày càng sâu sắc,phong phú và đòi hỏi phải được đáp ứng ở
mức độ cao hơn.
Trong hoạt động thông tin thư viện,hoạt động tra cứu tin có vị trí quan
trọng,là yếu tố quyết định đảm bảo khai thác triệt để giá trị nguồn lực thông
tin,phục vụ người dùng tin.Một nhà thông tin khoa học đã nói: “Thông tin chỉ có
giá trị khi và chỉ khinó được sử dụng bởi thông tin không có mục tiêu tự thân,giá
trị và hiệu quả của thông tin được thể hiện ở chỗ chúng được sử dụng ra sao
trong các hoạt động của con người.Hoạt động của con người là hoạt động có
mục đích,do vậy khi nói tới giá trị thông tin đối với con người có thể coi đó là
những giá trị giúp con người đạt tới mục đích đề ra”.
Vì thế nhiệm vụ đề ra hiện naylà phải nhanh chóng xây dựng,phát triển

vàkhai thác nguồn lực thông tin để phục vụ cho việc tra cứu thông tin cho người
1


dùng tin tại trung tâm thư viện.Vai trò của nguồn lực thông tin và đặc biệt vai trò
của bộ máy tra cứu tin-là chìa khóa vạn năng để mở kho tàng tri thức nhân loại.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng nghiên cứu:Hoạt động tra cứu tin
-Phạm vi nghiên cứu:
+Không gian:Trung tâm thông tin thư viện tại Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội
+Thời gian:2014-2015
3.Lịch sử nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “ Hoạt động tra cứu thông tin ” không còn là đề tài mới
lạ đối với các đơn vị ,tổ chức.Đã có nhiều bài luận văn ,bài nghiên cứu khoa học
của nhiều tác giả đã thành công với đề tài này.
4.Mục tiêu nghiên cứu
- Cơ sở lí luận chung về nhu cầu tin và hoạt động tra cứu tin Trung tâm
Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
- Thực trạng hoạt động tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
- Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt đông tra cứu tin tại Trung tâm
Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
5.Phương pháp nghiên cứu
-Quan sát trực tiếp.
-Nghiên cứu tài liệu.
-Xử lí phân tích số liệu.
-Tổng hợp, diễn giải.
-Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi.
6.Mục đích nghiên cứu

Nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.

2


7.Cấu trúc của đề tài
Đề tài,ngoài phần mở đầu,kết luận,danh mục tài liệu tham khảo,phụ
lục,gồm 3 chương chính:
Chương 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHU CẦU TIN TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ
NỘI
Chương 2:THỰC TRẠNG TRA CỨU TIN TAI TRUNG TÂM
THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG
TRA CỨU TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

3


Chương 1:
CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ NHU CẦU TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG
TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.1

Các khái niệm

1.1.1 Khái niêm thông tin
Theo nghĩa thông thường có thể coi thông tin là tất cả các sự việc,sự

kiện,ý tưởng,phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người.
Theo quan điểm triết học thông tin là sự phản ánh tự nhiên và xã hội “thế
giới vật chất’’bằng ngôn từ,kí hiệu,hình ảnh...hay nói rộng hơn bằng tất cả các
phương tiện tác động lên giác quan của con người.
Theo quan điểm của lí thuyết thông tin thì thông tin là sự loại trừ tính bất
định của hiện tượng ngẩu nhiên.
Trong đời sống con người thông tin là nhu cầu rất cơ bản.Nhu cầu đó
không ngừng tăng lên cung với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội.Mỗi
người sử dụng thông tin lại tạo ra thông tin mới.Các thông tin đó lại được truền
cho người khác trong quá trình thảo luận,truyền đạt mệnh lệnh,trong thư từ và
tài kiệu hoặc qua các phương tiện truyền thông khác.
1.1.2 Khái niệm người dùng tin
Người dùng tin là người tiếp nhận thông tin nhằm mục đích ứng dụng
những thông tin vào đời sống xã hội vào nghiên cứu khao học vào sản xuất kinh
doanh và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của đời sống xã hội.
1.1.3 Khái niệm hoạt động tra cứu tin
Hoạt động tra cứu tin là tìm kiếm thông tin trên cơ sở sử dụng các công
cụ tra cứu tin.
1.1.4 Khái niệm nhu cầu
Nhu cầu là đòi hỏi khách quan yếu của con người với một đối tượng nhất
định nhằm duy trì và phát triển sự sống.
1.1.5 Khái niệm nhu cầu tin
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận
4


và sử dụng thông tin cần thiết cho công việc của mình.
1.2. Khái quát về trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2.1.Quá trình hình
thành và phát triển của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Trải qua 40 năm xây dựng và trưởng thành, tuy có những nhiệm vụ cụ thể

khác nhau trong các thời kỳ, song tập thể nhà trường luôn đoàn kết, quán triệt
chủ trương, nghị quyết của Đảng, bám sát nhiệm vụ cơ quan cấp trên giao, hoàn
thành tốt nhiệm vụ và không ngừng đổi mới phát triển. Trường đã tự khẳng định
được vị thế của mình trước yêu cầu của ngành và nhu cầu của xã hội. Đã đào
tạo, bồi dương hàng ngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội. Các
thế hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp ra Trường không ngừng trưởng thành và
phát triển.
1.2.1. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định
Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn
thư, Lưu trữ; Bồi dương, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang
làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gơ những khó khăn cho nhà trường trong đào
tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểm
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho
Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như
tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ
cán bộ công chức của ngành và của đất nước.
Tiếp theo việc quyết định chuyển Trường về Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ
trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành Quyết định số
72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trường
Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điều
kiện đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơn
5


yêu cầu của xã hộ

Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường
lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó
không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.
1.2.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng
thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,
ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
1.2.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng
chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ
công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu
tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả
như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn
nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội
vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có
trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của
Bộ, nhất là những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo. Chủ
trương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày
6

04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấp
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Chính vì vậy, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây
dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng một đội ngũ
cán bộ, công chức trong sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, năng lực để đáp
ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển mới của đất nước là thực sự cần thiết.
Thực hiện chủ trương của Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội vụ, Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội khẩn trương chuẩn bị các điều kiện cần thiết như cơ sở vật
chất, tài chính, năng lực và trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên để nâng cấp
trường lên đại học. Ngày06/4/2011 Trường đã có Tờ trình số 237/CĐNV-HCTC
đề nghị Bộ Nội vụ chỉ đạo vàcho phép Trường tiến hành các thủ tục thành lập
Trường Đại học.
Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB gửi
Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại
học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có liên quan và
ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo dục
và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm
định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ
tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày
10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ

tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
7


Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Với bề dày kinh nghiệm 40 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởng
rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, phát
huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi
dương với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội
vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước.
1.2.4. Chức năng và cơ cấu tổ chức của trung tâm
Trung tâm thông tin-thư viện là đơn vị thuộc trường Đại học Nội Vụ Hà
Nôi có chức năng thu thập bảo quản,quản lí,cung cấp,phổ biến thông tin,tư liệu
khoa học và hỗ trọ khai thác nguồn thông tin cho công chức,viên chức người
học phục vụ công tác giảng dạy,học tập và nghiên cứu khoa học ở trường.Cơ cấu
tổ chức gồm giám đốc và các phòng chức năng riêng.
Trường là tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ có chức năng: tổ chức đào
tạo, bồi dương nguồn nhân lực có tri thức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ và các
ngành khác có liên quan, nghiên cứu khoa học và phát triển áp dụng tiến bộ
khoa học phục vụ phát triển kinh tế xã hội.
1.2.5 Nhiệm vụ:
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của
Trường phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành Văn thư – Lưu
trữ và chiến lược của ngành giáo dục, quy hoạch mạng lưới các trường Cao đẳng
của Nhà nước.
Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Cao đẳng và các trình độ thuộc ngành
học Văn thư Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn
phòng, Tin học văn phòng và các ngành nghề khác có liên quan khi được các cơ

quan có thẩm quyền cho phép và theo quy định của pháp luật.
Bồi dương, đào tạo lại nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội
ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – Lưu trữ vàcác lĩnh vực khác theo
yêu cầu của cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực củaTrường.
Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với
8


ngành nghề, trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ
Giáo dục đào tạo quy định.
Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong trường hợp trên cơ sở
thẩm định của hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập.
Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình
ngành, nghề đào tạo đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan quản lý có
thẩm quyền cấp giấy phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo
quy định.
Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học – công nghệ, kết hợp
đào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công
tác giáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của các
nước trên thế giới và trong khu vực.
Tổ chức thực hiện các dịch vụ nghiên cứu khoa học – công nghệ, sản xuất
phù hợp với ngành nghề đào tạo của Trường theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện công tác quốc tế và đào tạo,nghiên cứu khoa học theo
chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của Nhànước.
Huy động, quản lý sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo
dục, đào tạo, liên kết các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển nâng cao
chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội.
Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh sinh viên theo quy định.
Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đào
tạo học sinh,sinh viên.

Quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu
cầu phát triển của Trường.
Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giao
theo quy định.
Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà
nướcvề các hoạt động của Trường theo quy định của pháp lụât.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và
quy định của pháp luật.
1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc trong giai đoạn như hiện nay
cần phải đưa ra phương hướng và giải pháp công tác phục vụ góp phần thúc đẩy
chất lượng đào tạo.Vì vậy,cần phải nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu
9


cầu tin của họ.
1.3.1 Đặc điểm người dùng tin.
Trong xã hội tri thức ngày nay,số lượng người dùng tin ngày càng phong
phú và đa dạng.Người dùng tin vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh hưởng bởi
nền kinh tế xã hội.Với xu thế xã hội thông tin toàn cầu như ngày nay thì số
lượng người dùng tin ngày càng nhiều hơn.Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội thì người dùng tin gồm 3 nhóm chính sau:
+Người dùng tin là các nhà quản lí,cán bộ lãnh đạo.
+Người dùng tin là cán bộ giảng dạy,cán bộ nghiên cứu.
+Người dùng tin là sinh viên.
Người dùng tin ở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có khả năng sử dụng
ngoại ngữ trong việc khai thác thông tin,tra cứu thông tin.Một số người dùng tin
có khả năng đọc được tài liệu gốc và dịch được tài liệu ở các tiếng khác nhau
như:Tiếng Anh,Pháp,Trung....
Người dùng tin ở Trung tâm Thông tin Thư viện gồm nhiều độ tuổi khác

nhau.Mỗi độ tuổi đều có những đặc điểm riêng tạo nên,ít nhiều có sự khác biệt
nhau về nhu cầu tin.
Chẳng hạn:
- Ở độ tuổi 25-30,chiếm tỉ lệ khoảng 34,4%
- Ở độ tuổi 31-50,chiếm tỉ lệ khoảng 46,8%
- Ở độ tuổi 51-60, chiếm tỉ lệ ít so với các độ tuổi khác.Khoảng 18,8%
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin.
Khoa học ngày càng phát triển,sự bùng nổ thông tin ngày càng diễn ra
mạnh mẽ và nhanh chóng dẫn đến nhu cầu tin ngày càng phong phú và đa dạng
hơn.
Nhu cầu tin được hình thành trên cơ sở thói quen,mục đích sử dụng thông
tin,bị chi phối bởi tâm lí của người dùng tin.Để đáp ứng kịp thời và phù hợp nhu
cầu tin của người dùng tin,cơ quan thông tin phải nắm được nhu cầu tin của từng
đối tượng.Tuy nhiên nhu cầu tin luôn thay đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố,trong
đó có yếu tố bản chất của công việc và nhiệm vụ của người dùng tin.
10


Nhìn chung,bạn đọc của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội có những nhu cầu tìm đọc tài liệu rất đa dạng tùy thuộc vào lĩn
vực nghiên cứu của nhà khoa học.Họ muốn tìm hiểu những tài liệu nghiên cứu
của những người đi trước để tránh nghiên cứu trùng lặp và lấy tài liệu đó tạo tiền
đề cho việc nghiên cứu của mình.
TIỂU KẾT
Qua phân tích cơ sở lí luận và những vấn đề đã trình bày ở chương 1,về
hoạt động tra cứu tin làviệc vô cùng quan trọng,cần thiếtvà cấpbách. Đồng
thời,nó cũng đặt ra nhiều thách thức đòi hỏi chúng ta phải đề ra những quyết
định sát với tình hình thực tế và phù hợp với cơ sở lí luận nhằm nâng cao hiệu
quả công việc.Vấn đề này được giải quyết ở các chương tiếp theo.

11


Chương 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI TRUNG
TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.1 Khái quát về bộ máy tra cứu tin
2.1.1 Định nghĩa.
Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm
và cung cấp tài liệu, thông tin,dữ liệu phù hợp với bao quát của Trung tâm
Thông tin Thư viện,giúp người dùng tin co s thể tìm được tài liệu mình cần một
cách nhanh chóng thuận lợi,chính xác,thỏa mãn được nhu cầu tin của họ
2.1.2 Vai trò và chức năng
Hiện nay,số lượng thông tin ngày càng phong phú dẫn đến số lượng ngày
càng tăng.Nếu bộ máy tra cứu tin không hoàn chỉnh thì không thể phát huy hết
tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu càng trở nên khó khăn hơn.Vì
vậy,có thể nói thông tin là nguồn lực chủ yếu của sự phát triển,đáp ứng được
một cách tối đa nhu cầu tin của người dùng tin.
Trong Thông tin-Thư viện,bộ máy tra cứu tin được coi là bộ phận nòng
cốt, bộ phận cơ hữu không thể tách rời trong toàn bộ các khâu nghiệp vụ thư
viện.Tại đây,thông qua các công cụ tra cứu truyền thống hay hiện đại người
dùng tin có khả năng tự tìm kiếm những thông tin,tài liệu mình quan tâm.
Sự ảnh hưởng sâu rộng của công nghệ thông tin đã đào tạo cho hoạt động
thư viện có những bước nhảy vọt về chất.Thư viện điện tử ra đời ngày một nhiều
hơn cùng với những sản phẩm và dịch vụ thông tin mới có giá trị gia tăng
cao.Điều này dẫn đến sự ra đời của bộ máy tra cứu tin hiện đại. Đây là công cụ
giúp cho con người cập nhật một cách nhanh chóng nguồn tin khổng lồ và ngày
một tăng nhanh như hiện nay.Sự bùng nổ thông tin sẽ quyết định đời sống và
hoạt động học tập,nghiên cứu của con người mà nếu thiếu thông tin sẽ dẫn đến
chậm phát triển và lạc hậu trong mọi lĩnh vực.

Nhìn chung,bộ máy tra cứu tin có vai trò quan trọng và to lớn không
những có ảnh hưởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò đối
12


với cán bộ thư viện.
2.1.3 Yêu cầu đối với hoạt động tra cứu tin
Hoạt động tra cứu tin trong một cơ quan Thông tin-Thư viện cần đảm bảo
những yêu cầu sau:Tính đầy đủ-tính chính xác-tính kịp thời.
- Tính đầy đủ: Việc đáp ứng nhu cầu tin là phải đảm bảo thông tin cung
cấp là những thông tin chuyên nghành,tài liệu tham khảo,trong những lĩnh vực
mà họ quan tâm.Để đảm bảo yêu cầu trên thì người cán bộ tra cứu phải hiểu ro
nội dung yêu cầu đề ra,nội dung đó có những yêu cầu gì để đảm bảo nhu cầu tin
của người dùng tin.
- Tính chính xác:Phải phán ánh trung thực,khách quan nguồn lực thông
tin trong trường.Để đảm bảo được tính chính xác thì cán bộ nghiên cứu phải xác
định ro địa chỉ của tài liệu,ro các yêu cầu chủ đề,sự kiện,để đáp ứng nhu cầu tin
một cách chính xác.
- Tính kịp thời và tính linh hoạt:Đòi hỏi phải chuyển tải một cách nhanh
nhất các dòng tin tới nơi cần để đáp ứng yêu cầu này thì Thư viện cần có bộ máy
tra cứu có hiệu quả cao,tíh khoa học của bộ máy.
Bất kì một hoạt động thông tin nào mà tuân thủ yêu cầu “ Tính đầy đu
̉,chính xác,tính kịp thời”thì hiệu quả của việc tra cứu tin có hiệu quả cao trong
đáp ứng yêu cầu tin.
2.2 Cấu trúc
Thư viện trường Đại học Nội Vụ nói riêng và các cơ quan thông tin thư
viện nói chung đều có tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại.Đây là
hai bộ máy tra cứu tin không thể thiếu trong các Thư viện.
2.2.1 Cấu trúc bộ máy tra cứu tin truyền thống
Bộ máy tra cứu tin truyền thống là một công cụ tìm kiếm thông tin đặc

biệt quan trọng không thể thiếu với thư viện ngày nay.Bộ máy tra cứu tin truyền
thống bao gồm:
*Hệ thống mục lục thư viện:
- Hệ thống mục lục là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo một trật
tự nhất định như:thứ tự chữ cái tên sách,thứ tự chữ cái tên tác giả, theo kí hiệu
13


phân loại hoặc theo chủ đề của tên tài liệu.
-Các loại mục lục:
+ Mục lục chữ cái
+Mục lục chủ đề
+Mục lục phân loại
+Mục lục công vụ
*Kho tài liệu tra cứu:
-Kho tài liệu tra cứu là những tài liệu quý,có nội dung phong phú,bao gồm
cac loại tài liệu:
+Các loại từ điển.
+Bách khoa toàn thư.
+Sổ tay tra cứu.
+Tài liệu thư mục.
-Các tài liệu có tính chất tra cứu như ccá tài liệu chính thức của Đảng.
2.2.2 Bộ máy tra cứu hiện đại.
Trên thê giới,cách mạng khoa học kĩ thuật đang phát triển một cách nhanh
chóng và nó mang lại cho xã hội loài người những thành tựu to lớn.Máy tính là
biểu tượng của phát minh khoa học công nghệ và hiện nay máy tính được áp
dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.Cùng với dòng chảy máy tính vào
các ngành kĩ thuật,Thư viện cũng sử dụng máy tính trong hoạt động của mình
nhằm đap ứng nhu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng và tạo điều
kiện thuận tiện cho việc quản lí nguồn tin của cán bộ thư viện.

Thư viện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là một thư viện phục vụ cho cac
ngành kĩ thuật.Ngoài ứng dụng vào bộ máy tra cứu,tin học hóa còn ứng dụng rất
nhiều vào các hoạt động của Thư viện như: thu thập,xử lí thông tin,..
Những yếu tố câu thành tra cứu tin hiện đại:
+ Các cơ sở dữ liệu của thư viện
+Hệ thống đĩa mềm CD-ROM
+Mạng thông tin của thư viện

14


2.3 Tổ chức bộ máy tra cứu tin
2.3.1Thư mục
Thư mục thông báo ách mới: Là danh mục sách mơi nhập về thư
viện,được miêu tả theo 7yếu tố,co giới thiệu về nội dung được sắp theo chủ đê
̀,trong mỗi một chủ đề lại săp xêp theo tên sách.
Cách sắp xếp thư mục trích báo chuyên đề được sắp xếp theo từng chủ đề
và mỗi từng chủ đề được săp xếp theo phần chữ cái tên tác giả hoặc tên bài báo.
2.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liêụ
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản li
́,được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tình điện tử và được quản
lí theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc truy cập và việc xử lí dữ liệu dễ
dàng nhanh chóng.
Có nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau.Căn cứ vào cấu trúc cơ sở dữ liệu
có thể chia làm 2loại:
- Cơ sở dữ liệu tư liệu là tập hợp các câu trúc các bản mô tả tài liệu hoặc
bản thân tài liệu được lưu trữ tìm kiếm bằng máy tính điện tử.Gồn 2 loại:
+Cơ sở dữ liệu thư mục là tập hộp cac biểu ghi có chứa thông tin tóm tắt
về tài liệu phản ánh các yếu tố mô tả ngoại diện của tài liệu.
+ Cơ sở dữ liệu toàn văn: là toàn bộ bản gốc của tài liệu được quét,lưu trữ

và tìm kiếm trên máy tính điện tử.
- Cơ sở dữ liệu dữ kiện: là tập hợp các biểu ghi chứa thông tin về các sự
kiện hay các tham số cụ thể nhưng k đưa ra toàn bộ nội dung của tài liệu
Ngày nay sự bùng nổ thông tin dẫn đến cơ sở dữ liệu tăng nhanh và loại
hình cơ sở dữ liệu ngày càng phong phú tạo thành các ngân hàng dữ liệu.
Yếu tố nhỏ nhất để tạo nên cơ sở dữ liệu là phần tử dữ liệu.Mỗi một phần
tử dữ liệu đều phản ánh một thuộc tính riêng của đối tượng cần mô tả.
Ví dụ:Một tài liệu là một đơn vị thông tin thì tên tài liệu,tên tác giả,năm
xuất bản,số trang là phần tử dữ liệu.
Nơi lưu giữ các phần tử dữ liệu này gọi là trường(file).Trường phản ánh
15


một đặc tính nào đó của cơ sở dữ liệu.Mỗi trường được gắn với một nhãn riêng
để tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm tài liệu.
Ví dụ:Trường tên tài liệu,trường tên tác giả...
Tập hợp tất cả các trường chứa các phần tử dữ liệu của một đơn vị thông
tin thì tạo thành biểu ghi,hay còn gọi là các tệp(file),mỗi một đơn vị thông tin là
một biểu ghi(record).
Tập hợp tất cả các biểu ghi có cấu trúc tạo nên một cơ sở dữ liệu,cơ sở dữ
liệu có thể phản ánh về một đối tượng hay một lớp đối tượng nào đó.
Ví dụ:Cơ sở dữ liệu mục lục chữ cái,mục lục chủ đề,cơ sở dữ liệu hộp
phiếu tra cứu tổng hợp và hộp phiếu tra cứu chuyên nghành và cơ sở dữ liệu tra
cứu của một Trung tâm Thông tin-Thư viện khoa học.
2.4 Tổ chức phục vụ tra cứu tin.
2.4.1 Các lại yêu cầu tin tra cứu.
Bộ phận Thư viện của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thực hiện công tác
tra cứu tin phục vụ cho người đọc,người dùng tin nhằm trả lời cho các yêu cầu
về tài liệu họ quan tâm.Muốn trả lời được yêu cầu tin của người đọc,người dùng
tin một cách nhanh chong và chính xác,cán bộ thư viện phải xác định được yêu

cầu đó là dạng câu hỏi gì để đưa ra phương pháp tìm phù hợp.
2.4.2 Hình thức tổ chức phục vụ tra cứu tin.
Hiện nay tra tìm tin bằng máy tính đã trởthành tập quán của người dùng
tin.Hoạt động phục vụ người dùng tin được tiến hành trên cơ sở hệ thống mục
lục,xây dựng các thư mục,tổ chức đọc mượn,..Đây là hoạt động truyền thống
được tiến hành khá quy củ.Hệ thống mục lục gồm:tên sách,Tên tác giả,Tên tài
liệu,Báo tạp chí,Tài liệu tham khảo.Trong mỗi loại mục lục đều chia theo ngôn
ngữ.Hệ thống mục lục thường xuyên được bổ sung và chỉnh lí nhằm đảm bảo
các yêu cầu về sản phẩm thông tin là chính xác,đầy đủ và cập nhật.Từ khi tiến
hành xây dựng cơ sở dữ liệu,bên cạnh hệ thống mục lục truyền thống còn phục
vụ tra cứu qua mục lục điện tử.Cũng nhờ xây dựng cơ sở dữ liệu mà việc tạo lập
các bản thư mục dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều,đặc biệt việc tra cứu thông
tin thuận tiện và nhanh chóng.
16


*Phục vụ tra cứu thông tin theo phương pháp hiện đại.
Phục vụ tra cứu thông tin theo phương pháp hiện đại giúp cho người
dùng tin nhanh chóng xác định được tài liệu mà họ cần cho công việc nghiên
cứucủa mình theo các dấu hiệu tên sách ,tên tác giả,từ khóa...Những tài liệu
được cập nhật vào máy có tóm tắt nội dung ngắn gọn,tạo điều kiện thuận lơi cho
việc tìm kiếm thông tin.
*Phục vụ tra cứu thông tin theo phương pháp truyền thống.
Thư mục thông báo sach mới : Đây là thư mục giúp cho người tra cứu
thông tin về những cuốn sách mới nhập về,thư mục naỳ được thông bao hằng
năm giúp cho người tra cứu thông tin cập nhật được những tài liệu mới về lĩnh
vực mà mình quan tâm mà không cần nhiều thời gian tra tìm tài liệu.
Ngoài hai cách tra cứu trên người dùng tin còn đặt ra câu:”Hỏi-đáp” là
hình thức mà người dùng tin tận dụng triệt để.Với đối tượng người dùng tin là
cán bộ trong Trung tâm Thông tin Thư viện,họ có thể đưa ra các câu hỏi về bất

cứ điều gì thuộc phạm vi mà Thư viện quản lí và hỏi bất cứ cán bộ nào.
2.5 Đánh giá,nhận xét
2.5.1 Hiệu quả của việc tổ chức phục vụ tra cứu
Nhiệm vụ của thư viện là để thỏa mãn nhu cầu của việc nghiên cứu.Trong
quan hệ với người dùng tin,cán bộ thư viện không chỉ giúp cho sự lựa chọn phù
hợp với nhu cầu của họ mà còn tạo ra dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu đó.
Hiệu quả hoạt động của thư viện đã góp phần không nhỏ của bộ máy tra
cứu.Nếu công tác phục vụ không tốt,không hợp lí sẽ đem đến cho người dùng
tin những thông tin không cần thiết.Còn công tac tổ chức tra cứu nhanh
chóng,linh hoạt,dễ sử dụng đem lại hiệu quả cao cho người sử dụng.Đồng thời
thư viện phục vụ tận tình và không ngừng nâng cao,đổi mới cách tra cứu phù
hợp với thực tiễn,nhu cầu của trường,giúp cho hiệu quả phục vụ tra cứu tin tại
thư viện ngày càng cao.
2.5.2 Ưu điểm.
Nhờ có sự lãnh đạo đúng đắn mà Trung tâm ngày càng phát triển.Bên
17


cạnh đó Trung tâm đã không ngừng phát triển và trưởng thành về số lượng,chất
lượng tài liệu phục vụ bạn đọc.Thư viện đang từng bước tiếp cận với côg nghệ
thông tin đã tạo ra sản phẩm thông tin ngày càng phong phú,đa dạng,đáp ưng
yêu cầu tra cứu tin của người dùng tin. Thư viện đã ứng dụng công nghệ thông
tinvào hoạt động tra cứu tin nhằm phục vụ nhu cầu của người dùng tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tinđể tra cứu tin đã đem lại hiệu quả khả
quan:đầy đủ hơn,nhanh hơn,chất lượng cao hơn.Cơ sở dữ liệu trên máy tính giúp
người dùng tin tra cứu được thông tin cơ bản của cuốn sách,của bài báo như tiêu
đề sách,tên tác giả,tên nhà xuất bản...Mặt khác,khi tra cứu tài liệu,bạn đọc chủ
động tra cưu tài liệu qua các dấu hiệu: Từ khóa,tên tác giả,chủ đề, ...Còn với bạn
đọc chưa quen với việc sử dụng máy tính thì cán bộ thư viện hỏi nhu cầu của họ
và nhanh chóng tìm tài liệu đáp ưng yêu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn

nhất.Hiệu quả hoạt động thư viện có một phần đóng góp không nhỏ vào bộ máy
tra cứu.
Thư viện đã có nhiều biện pháp cải tiến hệ thống mục lục tra cứu
tin.Không những vậy,Trung tâm còn tăng cường quan hệ với các cơ quan trong
và ngoài nước để gia tăng nguồn tài liệu được biếu tặng nhằm phục vụ cho công
tác tra cưu tin, phục vụ người dùng tin về tài liệu được tốt hơn,thư viện luôn thu
thập tài liệu tham khảo và tài liệu xám...để phát triển kho tư liệu một cách tốt
hơn.
2.5.3 Nhược điểm
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được trong hoạt động tra cứu tin thì
Trung tâm thông tin Thư viện còn bộc lộ những hạn chế sau:
Chưa đáp ứng đầy đủ tài liệu về các yêu cầu nghiên cứu,học tập của can
bộ nghiên cứu trong Thư viện nói riêng và người dùng tin nói chung.
Công tác bổ sung còn thiếu định hướng,do thiếu chính sách phát triển
nguồn tin chính thức làm cơ sở cho công tác bổ sung tài liệu.Vì vậy,việc lựa
chon tài liệu mang tính chất chủ quan dẫn đến tình trạng thừa tài liệu không cần
thiết và thiếu tài liệu hạt nhân làm ảnh hưởng tới hiệu quả tra cứu tin...
Tóm lại,để phát huy thế mạnh và khắc phục những mặt còn hạn chế thì
18


Trung tâm thông tin thư viện cần đặc biệt chú trọng trong công tác xây dựng cơ
sở dữ liệu,tạo lập nguồn tin phong phú hơn và đa dạng hơn để phục vụ tra cứu
tốt hơn,hiệu quả hơn,đầy đủ và kịp thời nhu cầu đọc và nhu cầu tin cho cán bộ
ngiên cứu,cán bộ giảng dạy,sinh viên.Đó là động lực thúc đẩy cho sự phát triển
của ngành Thư viện nói riêng và các ngành khác trong Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội nói chung trong tương lai.
TIỂU KẾT
Chương 2 đã làm ro hơn về thực trạng hoạt động tra cứu tin của Trung
tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.Hầu như,sinh viên đã

biết và hiểu được tầm quan trọng của việc tra cứu tin.Tuy nhiên,do tồn tại một
số hạn chế nên chưa đạt được hiệu quả cao.

19


Chương 3:
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TRA CỨU TIN
3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống.
Việc củng cố và hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống trước mắt và lâu
dài rất cần thiết:
+ Nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin không ngừng tăng.
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị hiện đại xong chưa đáp ứng tối
đa nhu cầu tra cứu của người sử dụng.
+ Trình độ tìm tin bằng các phương tiện tra cứu hiện đại chưa thành thạo
và còn do tập quán tra cứu của đông đảo người dùng tin hiện nay...
Vì vậy thư viện cần có kế hoạch chỉnh lí,bổ sung,củng cố hệ thống này
một cách toàn diện và có hiệu quả hơn.
3.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại
Vai trò của bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại là vô cùng quan trọng.Cho đến
nay máy tính được xem là một thiết bị xử lí thông tin và trong tương lai nó sẽ trở
thành công cụ giao tiếp của xã hội thông tin.
Hiện nay thư viện đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu như:cư sở dữ liệu
sách,báo,tạp chí,cơ sở dữ liệu luận văn,luận án song chủ yếu là cơ sở dữ liệu thư
mục chứa thông tin mô tả ngoại diện để nhận dạng tài liệu,chỉ dẫn người dùng
tin về nguồn chứa nội dung dầy đủ tài liệu.
Thư viện nên xây dựng Website riêng để giới thiệu tài nguyên thông
tin,các cơ sở dữ liệu hiện có tại thư viện.
3.3 Đào tạo người dùng tin.
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin.Người dùng tin là

đối tượng phục vụ của công tác Thông tin-Thư viện,họ vừa là khách hàng của
dịch vụ thông tin,đồng thời cũng là người sản sinh ra thông tin mới. Họ có khả
năng tham gia xây dựng ngôn ngữ tìm,xác định cấu trúc của các hộp phiếu,hình
thành chiến lược tra cứu và đánh giá kết quả tìm tin.Vì vậy,để hỗ trợ cho họ
trong công việc khai thác và sử dụng các công cụ tra cứu tìm tin,công tác đào
20