Checklist phân công chuẩn bị hội nghị công chức, viên chức cơ quan

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
VĂN PHÒNG – CÔNG ĐOÀN CƠ QUAN

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH NHIỆM VỤ NĂM 2017 CƠ QUAN ĐHQGHN
Thời gian: Bắt đầu từ 8h00 đến 11h30 ngày 24/01/2017 (thứ Ba)
Địa điểm: Phòng họp 901, Nhà Điều hành ĐHQGHN
TT

NỘI DUNG

PHỤ
TRÁCH
CHÍNH

1.

Xây dựng nội dung, chương
trình Hội nghị

Dương

2.

Lập danh sách thành phần
dự

Dương

3.

Làm CV triệu tập, gửi giấy
mời tham dự Hội nghị

Lương

4.

Làm Giấy mời cán bộ về
hưu, chuyển công tác năm
2016 dự tiệc tất niên Cơ
quan

Dương

PHỐI HỢP
Đạt

Đạt

Trang

SẢN PHẨM

THỜI HẠN
HOÀN THÀNH

LĐ chịu
trách nhiệm

Chương trình được
phê duyệt

26/12/2016

PCVP Hoàng Anh

Danh sách thành
phần dự được duyệt

26/12/2016

PCVP Hoàng Anh

Theo Danh sách được
duyệt

10/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Tình hình
thực hiện
Hoàn thành
Hoàn thành
Bổ sung thành
phần: VP Chương
trình Tây Bắc, VP
chương trình
Trung Quốc, Quý

phát triển, Ban
QLDA Việt Nhật,
VP cựu sinh viên,
CLB Nhà khoa
học trẻ
Hoàn thành, đã
gửi
Đã gửi bổ sung
Hoàn thành

1


5.
6.
7.
7.1.
7.2.
7.3.

Xác nhận đại biểu dự Hội
nghị CCVC
Xác nhận khách mời dự tiệc
Tất niên

Lương
Lương

Trang

Các đại biểu mời xác
nhận dự
Các đại biểu mời xác
nhận dự

23/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Chưa đến hạn

23/01/2017

PCVP Hoàng Anh

20/1 xác nhận đại
biểu mời

Tài liệu, tham luận
Báo cáo tổng kết năm 2016,
kế hoạch nhiệm vụ 2017 Cơ
quan ĐHQGHN
Báo cáo tổng kết phong trào
thi đua năm 2016 và phát
động thi đua năm 2017
Báo cáo tổng kết tài chính
năm 2016 CQ

Đang gửi PCVP
Hoàng Anh lấy ý

kiến
Đang gửi PCVP
Hoàng Anh lấy ý
kiến

- Báo cáo bản giấy
- Slide trình bày

15/01/2017

PCVP Toàn

Trang

- Báo cáo bản giấy
- Slide trình bày (nếu
có)

20/01/2017

Chủ tịch CĐ
Hoàng Anh

Oanh KHTC

Báo cáo được duyệt

20/01/2017

PCVP Bình

báo cáo

Đang xây dựng

Đạt

7.4.

Báo cáo của Ban Thanh tra
nhân dân

Huy KHCN

7.5.

Kịch bản điều hành của
Đoàn chủ tịch
Kịch bản MC
Kịch bản bầu Ban Thanh tra
nhân dân

Dương

7.6.

Kịch bản phần khen thưởng

Dũng - PTB
CTSV

7.7.

Dự thảo Nghị quyết Hội
nghị

Đạt

7.8.

Tham luận của các Ban (từ 3
đến 4 tham luận)

PCVP
Hoàng Anh

8.

Hậu cần phục vụ

Các Ban

Báo cáo được duyệt

20/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Đang gửi PCVP
Hoàng Anh lấy ý
kiến

Đạt

Kịch bản được duyệt

15/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Hoàn thành

Dương

Kịch bản được thống
nhất

20/01/2017

Dự thảo được duyệt

20/01/2017

CVP

Các Ban chuẩn bị
tham luận phát biểu
tại Hội nghị

20/01/2017

CVP

Hoàn thành
Đang gửi PCVP
Hoàng Anh lấy ý
kiến
Phó CVP Hoàng
Anh đã đặt hàng
… tham luận
gồm:
……………….

2


8.1.

Banner sân khấu Hội nghị
CCVC tại Phòng 901
Banner tiệc Tất niên Chúc
mừng năm mới tại Nhà ăn
Cơ quan
Âm thanh, ánh sáng, máy
chiếu

8.2.

Hải

Hải

8.3.

Hoa trang trí, card bàn

Đào

8.4.

Nước uống, hoa quả (trên
bàn)

Đào

8.5.

Chuẩn bị Quyết định khen
thưởng, khay trao tặng

Lương

Tráng

Tráng

Ninh

Linh - TKTH

Đạt/ Năng

Đạt

Dương

8.9.

Phát tài liệu cho đại biểu

Hương, Thảo,
Linh

Đạt

8.10.

Phát chế độ cho đại biểu
(nếu có)

Huyền, Hiền

Oanh

8.8.

8.11. Thư ký Hội nghị

Đạt, Vân
KHCN

nội

Đảm bảo phục vụ
Hội nghị; Lấy dàn âm
thanh từ Nhà khách

Ban
Đầy đủ theo kịch bản
CT&CTHSSV

Đào

8.7.

đúng

Card bàn: Đoàn chủ
tịch, Thư ký, Ban
Giám đốc, Chuyên
gia cao cấp
Bày tại bàn và phục
vụ trà, cafe (Lưu ý
Thầy Thi cafe đen ít
đường)

Chuẩn bị hòm phiếu bầu
Ban Thanh tra nhân dân
Sao chụp tài liệu phục vụ
Hội nghị
Chuẩn bị phiếu bầu Ban

Thanh tra nhân dân

8.6.

Banner
dung

Hòm phiếu được
chuẩn bị
Tài liệu được đóng
quyển

Chiều 23/01/2017
treo banner

PCVP Hoàng Anh

Hoàn thành

23/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Đã rà soát âm
thanh, ánh sáng
hội trường
Đang kết nối bộ
âm thanh sân nhà
ăn

Card bàn
23/01/2017
Hoa 7h,
24/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Hoàn thành

7h, 24/01/2017

PCVP Hoàng Anh

23/01/2017

Lương Trao đổi
với Ban
CT&CTHSSV để
thống nhất

23/01/2017

Hoàn thành
Hoàn thành

21/01/2017

PCVP Hoàng Anh

In vào sáng 23/1

21/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Đang làm

Đủ số lượng

8h00, 24/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Đúng thành phần

8h00, 24/01/2017

PCVP Hoàng Anh

Phiếu được in

Đúng thành phần

PCVP Toàn
3


8.12. MC Hội nghị

Trung HTPT

Dẫn chương trình
phần nghi lễ và tuyên
bố lý do, giới thiệu
đại biểu

PCVP Hoàng Anh

10h, 24/01/2017

PCVP Hoàng Anh
duyệt thực đơn
trước 15/01/2017

Đặt a.Bình Cúc
đặt ăn
Lương đang giục
chuyển thực đơn

CVP duyệt

Hoàn thành

9.

Chuẩn bị tiệc trưa

Lương

Đảm bảo chất lượng

và thời gian

10.

Lập dự toán Hội nghị

Oanh

Đúng quy định

22/12/2016

11.

Thanh quyết toán Hội nghị

Oanh

Đúng quy định

28/2/2017

12.

Phóng viên chụp ảnh, truyền
thông sự kiện

Giang/Toản

Tổng duyệt

CVP, PCVP
Hoàng Anh

Bùi Tuấn

24/01/2017
16h, 23/01/2017

Ghi chú: Chánh Văn phòng phân công PCVP Mai Hoàng Anh làm đầu mối chỉ đạo tổ chức Hội nghị.

Nơi nhận:

CHỦ TỊCH CÔNG ĐOÀN CƠ QUAN

CHÁNH VĂN PHÒNG

Mai Hoàng Anh

Nguyễn Viết Lộc

- Các đơn vị thuộc VP.
- Các cá nhân liên quan.

4