Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân sự Bộ Tư pháp

LỜI CAM ĐOAN
Em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết
quả nêu trong báo cáo là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng. Em hoàn toàn chịu
trách nhiệm về công trình này nếu như có phát hiện sự gian dối.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.........................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
6. Bố cục đề tài..............................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN............................................................5
1.1. Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan.....5
1.1.1 Khái niệm.............................................................................................5
1.1.2 Nội dung...............................................................................................5
1.1.3 Mục đích và ý nghĩa.............................................................................6
1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan......................7
1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về
công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS..............................7
1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.....9
1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan........................................................................................................10
2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự...........................................11
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................11
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức..........................11

Tiểu kết........................................................................................................14
CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS........................................15
2.1. Thành phần, khối lượng và nội dung chủ yếu của tài liệu Phông Tổng
cục THADS.................................................................................................15


2.2 Tình hình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Tổng cục THADS........................................................................................16
2.3. Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS..........................................18
2.4. Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS..................19
Tiểu kết........................................................................................................20
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG
CỤC THADS......................................................................................................21
3.1 Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục.21
3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ
sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục.............................................................23
3.2.1 Hoàn thiện các văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung TL..23
3.2.2 Xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ..............24
3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm....................25
3.2.4 Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác thu thập, bổ sung tài
liệu vào lưu trữ............................................................................................26
3.2.5 Tuyên truyền, hướng dẫn và nâng cao nhận thức của cán bộ, công
chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ....................................26
Tiểu kết........................................................................................................27
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................29

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin
quá khứ vô cùng phong phú của dân tộc. Giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đã
được công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…
Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt
động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lý
cao và chính xác nhất. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
là một trong những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. Đây là khâu nghiệp
vụ đầu tiên đảm bảo cho hiệu quả của công tác lưu trữ tại bất kỳ cơ quan, tổ
chức nào. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ sẽ góp
phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảo
quản trong Lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các
Lưu trữ hiện hành vẫn luôn bị coi là một mặt yếu của công tác lưu trữ. Một khối
lượng lớn tài liệu đã đến hạn nộp lưu chưa được thu về kho lưu trữ, hoặc Lưu trữ
không thu được hết những tài liệu có giá trị. Hầu hết các Lưu trữ hiện hành thu
thập tài liệu ở thế bị động. Tài liệu, hồ sơ sau khi đã giải quyết xong vẫn nằm rải
rác ở các phòng, ban…gây thất lạc, mất mát và không được đưa ra khai thác sử
dụng. Đây cũng là tình trạng chung khá phổ biến tại các cơ quan hành chính nhà
nước, trong đó có Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.
Xuất phát từ một nguyên tắc hiến định đã được nêu ở Điều 106 Hiến pháp
2013 “bản án, quyết định của Tòa án nhân dân có hiệu lực pháp luật phải được
cơ quan, tổ chức, cá nhân tôn trọng; cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan phải
nghiêm chỉnh chấp hành”. Vậy nên họat động thi hành án nói chung và hoạt
động thi hành án dân sự nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với toàn bộ
quá trình giải quyết vụ án bởi vì bản án, quyết định chỉ có ý nghĩa khi bản án án
đó được thi hành trên thực tiễn, khi đó quyền và lợi ích hợp phảp của các đương
sự vì thế cũng được bảo vệ một cách trọn vẹn, đầy đủ hơn, góp phần đảm bảo
tính nghiêm minh của xã hội và pháp chế xã hội chủ nghĩa. Như vậy, ta có thể
hiểu thi hành án dân sự là việc tổ chức thi hành các bản ản, quyết định được đưa

1


ra thi hành theo quy định của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nhằm bảo vệ
quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân cơ quan, tổ chức. Tổng cục Thi hành án
dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện chức năng tham mưu, giúp
Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự và thi
hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý chuyên ngành về
thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật.. Tổng
cục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, tài
khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội.
Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, cùng với những kiến thức đã có và qua
thời gian công tác tại Văn phòng Tổng cục, tôi quyết định chọn đề tài “công tác
thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân sự
- Bộ Tư pháp” làm đề tài nghiên cứu kết thúc môn học, với hy vọng có thể đóng
góp một vài ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại và đưa ra những
giải pháp áp dụng vào thực tế để nâng cao hiệu quả công tác này tại Lưu trữ cơ
quan Tổng cục Thi hành án dân sự.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu không phải là một vấn
đề mới mẻ, đã có khá nhiều đề tài khoa học, luận văn thạc sỹ…nghiên cứu về
vấn đề này. Dưới góc độ lý luận, có thể kể đến các giáo trình chuyên ngành lưu
trữ học như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” năm 1990 của nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văm Thâm,
“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng (chủ biên)…
Một số luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa
học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cũng đã đề cập đến
vấn đề này như “Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III” năm 2003 của tác giả Nguyễn Thị Thùy Dương, “Tìm
hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và

đào tạo” năm 2004 của tác giả Bùi Thị Thu Hà, luận văn “Thu thập, bổ sung tài
liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải – thực trạng và giải pháp” năm 2006

2


của tác giả Nguyễn Kim Dung…Ngoài ra, liên quan đến vấn đề này, còn có
nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác.
Tuy nhiên, dù các vấn đề, khía cạnh về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
được đề cập là tương đối nhiều và chi tiết nhưng nhìn chung lại chỉ dừng lại ở
vấn đề mang tính lý luận hoặc chỉ nêu ra thực trạng của công tác này tại các cơ
quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu các giải pháp khắc phục những tồn tại,
hạn chế.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, tôi nhằm mục đích đưa ra những lý luận chung về
công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, qua đó áp dụng và so
sánh với thực tế công tác này tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS, đồng thời
đưa ra một số giải pháp phù hợp để giải quyết những vấn đề còn hạn chế, tồn tại.
Để thực hiện những mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi xác định những
nhiệm vụ cơ bản cần thực hiện như sau:
- Một là khái quát những vấn đề lý luận chung về công tác thu thập, bổ
sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trên cơ sở đó, so sánh đối chiếu giữa lý luận
với thực tế công tác này tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS.
- Hai là từ những kết quả nghiên cứu thực tế, phân tích và đưa ra những
nhận xét về quá trình thực hiện công tác này, đồng thời kiến nghị một số giải
pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện hơn việc thực hiện công tác thu thập, bổ sung
tài liệu.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi đã tiến hành nghiên cứu và khảo sát thực tế về
công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân

sự. Phạm vi nghiên cứu cũng được giới hạn trong việc thu thập và bổ sung tài
liệu kể từ năm 2001 đến nay. Mốc thời gian năm 2001 được chọn là vì kể từ
khoảng thời gian năm 2001 trở về trước, Tổng cục THADS lúc đó là Cục Quản
lý THADS thuộc Bộ Tư pháp, Cục Quản lý THADS không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách mà công tác lưu trữ của Cục do Bộ Tư pháp thực hiện và quản lý.

3


5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin: cụ thể là quan điểm nhận
thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cái
nhìn toàn diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của vấn đề với thực tế nghiên cứu
- Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập được từ
thực tế và các tài liệu tham khảo, tôi tiến hành phân tích, tổng hợp theo từng nội
dung vấn đề
Ngoài các phương pháp nêu trên, tôi cũng sử dụng một số phương pháp
khác như phương pháp hệ thống, phương pháp diễn dịch, quy nạp…
6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì phần nội dung bài nghiên cứu được
chia thành 3 chương chính như sau:
Chương 1. Lý luận chung về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan
Chương 2. Thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan Tổng cục THADS
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS
Do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, hơn nữa trong khuôn khổ của
một đề tài môn “phương pháp nghiên cứu khoa học”, tôi không thể nghiên cứu
và phân tích sâu vấn đề. Vì vậy, đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót,

rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn.

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1.1. Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ
quan
1.1.1 Khái niệm
Có rất nhiều cách hiểu và định nghĩa về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thì thu thập tài liệu là quá trình xác định
nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan. “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS
Dương Văn Khảm cũng giải thích về khái niệm này như sau: Thu thập, bổ sung
tài liệu là quá trình tiếp nhận tài liệu từ văn thư vào Lưu trữ hiện hành và từ Lưu
trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử để bổ sung tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia.
Trong giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của PGS.TS Vũ Thị Phụng,
khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu được giải thích một cách đầy đủ và chi tiết.
Trong đó, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là quá trình thực hiện các biện
pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định. Bổ sung tài liệu vào lưu trữ
cơ quan là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những
tài liệu còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh trong từng hồ sơ hoặc trong từng phông
để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện Phông lưu trữ cơ quan theo
những quy định hiện hành của nhà nước.
1.1.2 Nội dung

Nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu bào hàm ý nghĩa là xác
định và thu nhận các tài liệu từ các nguồn khác nhau và thu thập, bổ sung các
thành phần tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ. Như vậy,
công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung chủ yếu
sau:
5


+ Xác định những đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào
Lưu trữ cơ quan. Việc xác định này giúp cho cơ quan thu thập đúng theo thẩm
quyền của mình, đồng thời hạn chế bỏ sót các nguồn thu thập.
+ Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần thu thập vào Lưu
trữ cơ quan
+ Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ.
Trên đây là những nội dung cơ bản của công tác thu thập, bổ sung tài liệu,
muốn thực hiện tốt các nội dung này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu nghiêm túc,
kỹ càng về lý luận cũng như đi sâu tìm hiểu thực tế, bởi ở các cơ quan, tổ chức
khác nhau thì thành phần và nội dung tài liệu cần thu thập cũng khác nhau, nếu
không nghiên cứu tìm hiểu sâu thì rất dễ bỏ sót nguồn tài liệu cần thu thập, bổ
sung.
1.1.3 Mục đích và ý nghĩa
Mục đích của việc giao nộp tài liệu lưu trữ là thực hiện chuyển giao tài
liệu lưu trữ và trách nhiệm quản lý tài liệu phù hợp với giá trị vốn có của nó để
phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Đối với bản thân sự phát triển của
công tác lưu trữ, có thể khẳng định rằng thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo
quản tập trung thống nhất khối tài liệu hình thành từ các đơn vị, cá nhân và tiếp
tục hoàn chỉnh dần phông lưu trữ.
Thu thập và bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ cơ quan có quan hệ đến hầu
hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Đây là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục

của các Lưu trữ cơ quan. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ.
Trên một phương diện lớn hơn, nếu thành phần tài liệu Phông Lưu trữ cơ quan
không ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị sẽ góp phần giữ gìn và bảo
vệ an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, khả
năng sử dụng tài liệu lưu trữ cũng sẽ được mở rộng, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa
không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn là nguồn sử liệu đáng tin cậy
phục vụ các mục đích nghiên cứu lâu dài. Ngược lại, nếu không tiến hành giao
6


nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và
khó khăn trong việc tra tìm.
1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam, khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” được
giải thích như sau: Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân
thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do nhà nước quy định. Đối
với Lưu trữ cơ quan, đây là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ cơ quan. Vì vậy, nguồn thu thập, bổ sung
chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan và các
đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các
Lưu trữ cơ quan. Cụ thể, Lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi lưu giữ văn bản đi và một số
văn bản đến của cơ quan. Những tập lưu công văn ở văn thư cơ quan qua một
thời gian sẽ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động và là nguồn thu tài liệu chủ yếu của Lưu
trữ cơ quan.
1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

về công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS
Hiện nay, những văn bản pháp luật của Nhà nước quy định về công tác
thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không nhiều, đa số các quy định
về thu thập, bổ sung tài liệu đều tập trung vào công tác này tại các Lưu trữ lịch
sử. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chỉ được quy định
một cách chung chung, khái quát trong Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư…
Tại Tổng cục THADS, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
hiện hành được thực hiện dựa trên những quy định của Nhà nước và những văn
bản, hướng dẫn chỉ đạo của Tổng cục như:

7


- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13: Điều 9, 10, 11, 12 Mục 1 Chương II
Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm và thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất và là cơ sở để Tổng cục ban
hành các văn bản chỉ đạo và xây dựng những quy định về công tác thu thập, bổ
sung tài liệu tại cơ quan Tổng cục.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
Điều 17 quy định về thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu,
Chương V quy định về trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 ban hành bản hướng
dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính ở Trung ương thuộc
diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia: Tổng cục THADS là cơ quan
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trên cơ sở
công văn số 262/LTNN-NVTW, Lưu trữ Tổng cục sẽ có căn cứ pháp lý để xác
định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc bắt buộc phải giao nộp
vào kho lưu trữ, đảm bảo thu thập được hết những tài liệu có giá trị.

- Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Tổng cục THADS: Điều 22, 23,
26 về công tác giao nộp tài liệu và trách nhiệm giao nộp, thu thập tài liệu vào
Lưu trữ hiện hành tại Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Tổng cục THADS
(ban hành kèm theo Quyết định số 4318/QĐ-TCTHADS ngày 07/12/2011).
Những quy định này là sự cụ thể hoá những văn bản pháp luật về công tác thu
thập, bổ sung tài liệu để áp dụng trong cơ quan Tổng cục, đồng thời được phổ
biến đến toàn thể cán bộ công chức để thực hiện thống nhất và làm căn cứ để
hàng năm bộ phận lưu trữ tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào kho.
- Quyết định số 520/QĐ-THA ngày 26/3/2009 của Cục THADS (nay là
Tổng cục THADS) về việc ban hành Danh mục hồ sơ mẫu và lập hồ sơ công
việc: Danh mục hồ sơ mẫu đã thống kê đầy đủ thành phần, tiêu đề hồ sơ, thời
hạn bảo quản của những hồ sơ, tài liệu bắt buộc phải giao nộp vào Lưu trữ Tổng
cục. Đây là cơ sở giúp cho các cán bộ tại các đơn vị thực hiện tốt công tác lập hồ
8


sơ và chuẩn bị thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu phải giao nộp, đồng thời dựa
vào bản Danh mục mẫu này, cán bộ lưu có thể rà soát được thành phần và khối
lượng tài liệu nộp lưu.
- Công văn số 1664/TCTHADS-VP ngày 07/7/2013 của Tổng cục
THADS về việc chấn chỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: trong đó, thời
hạn và thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan được quy định rõ tại mục
3, bản hướng dẫn quy trình lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ
(ban hành kèm theo công văn) như sau: Định kỳ, vào tháng 12 hàng năm, các
đơn vị có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị,
các nhân vào Lưu trữ cơ quan…Những hồ sơ nguyên tắc, các tài liệu gửi để biết,
để tham khảo…không thuộc diện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan…
1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần tuân theo những

nguyên tắc sau:
- Thu thập và bổ sung tài liệu theo đúng quy định hiện hành của nhà nước
về thời gian và thẩm quyền thu thập
- Thu thập và bổ sung tài liệu theo phương án phân loại tài liệu của cơ
quan.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo
Điều 11, Luật Lưu trữ như sau:
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người
đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
9


Như vậy, Lưu trữ cơ quan có thẩm quyền thu thập tài liệu hình thành
trong hoạt động của các đơn vị, cá nhân của cơ quan một năm sau khi công việc
kết thúc. Tuy nhiên, trên thực tế Lưu trữ cơ quan không thể tiến hành thu thập tất
cả các tài liệu của đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu mà phải có sự lựa chọn
những tài liệu thực sự có giá trị, cần thiết cho công tác khai thác và sử dụng sau
này.
Khi tiến hành thu thập tài liệu, các Lưu trữ cơ quan cần lập “Biên bản
giao nhận tài liệu” và kèm theo “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Biên bản giao
nhận tài liệu phải có chữ ký của bên giao và bên nhận. “Biên bản giao nhận tài
liệu” và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành hai bản, một bản do
đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu giữ, một bản do Lưu trữ cơ quan giữ.

1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan
Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu được quy định
tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các văn bản khác như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao
trách nhiệm có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp
lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
10


+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm
tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ
sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu.
2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Trước năm 1993 công tác Thi hành án dân sự do TAND các cấp đảm
nhiệm và tổ chức thi hành. Đến tháng 10/1992, Quốc hội khóa IX nước Cộng

hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết ngày 06/10/1992 về việc
bàn giao công tác THADS từ Tòa án các cấp sang các cơ quan thuộc chính Phủ.
Ngày 21/4/1993 Pháp lệnh THADS ra đời và có hiệu lực từ ngày 01/6/1993,
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/CP ngày 01/6/1993 về tổ chức, nhiệm
vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý công tác THADS, cơ quan THADS và
Chấp hành viên. Theo đó, Cục Quản lý THADS được thành lập ngày 20/7/1993
theo Quyết định số 473/QĐ-TC của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Ngày 05/8/2003, Bộ
trưởng Bộ Tư pháp ra Quyết định số 328/2003/QĐ-BTP đổi tên Cục Quản lý
THADS thành Cục THADS. Trên cơ sở Luật THADS được Quốc hội nước cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 4 thông qua và ngày
09/9/2009 Chính phủ ban hành nghị định số 74/2009/NĐ - CP quy định chi tiết
và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật THADS về cơ quan quản lý
THADS, cơ quan THADS và công chức làm công tác THADS; ngày
06/11/2009, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra Quyết định số 2999/QĐ-BTP về việc
công bố việc thành lập Tổng cục THADS trực thuộc Bộ Tư pháp.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện
chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác
thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý chuyên ngành về thi
hành án dân sự theo quy định của pháp luật.
Tổng cục THADS có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

11


- Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
xem xét, quyết định: Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội,
Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ về
THADS; Chiến lược, chương trình quốc gia, kế hoạch, dự thảo báo cáo Quốc
hội, báo cáo Chính phủ về THADS…

- Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định hoặc ban hành: Thông tư, quyết
định, chỉ thị về thi hành án dân sự; thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự
địa phương; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức các
chức danh của Tổng cục; quy định về các quy trình, thủ tục, biểu mẫu…
- Tổ chức thực hiện và ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về thi hành án dân sự…
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện trình tự, thủ tục; chế độ thống kê và báo
cáo; việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản; việc thu nộp các khoản phí, lệ phí và
chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án; giải quyết khiếu nại về thi hành án thuộc
thẩm quyền; theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực THADS.
- Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về
THADS; nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin
và hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt động của các cơ quan
THADS; tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức và cá nhân thực hiện nghiêm
bản án và quyết định dân sự của Tòa án có hiệu lực pháp luật.
- Thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực trong hệ thống cơ quan
THADS theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư
phap
- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng
quản lý nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội.
- Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành
án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất – kỹ thuật,
phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương; quản lý
khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự địa phương nộp cho Tổng cục Thi
12


hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quy
định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư phap và các nhiệm
vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao.
Tổng cục Thi hành án dân sự có cơ cấu tổ chức gồm các đơn vị sau đây:
- Văn phòng;
- Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh
tế, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại (Vụ nghiệp vụ 1);
- Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành phần dân sự, tiền, tài sản, vật
chứng trong bản án, quyết định hình sự, hành chính và quyết định xử lý vụ việc
cạnh tranh có liên quan đến tài sản (Vụ Nghiệp vụ 2);
- Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo;
- Vụ Tổ chức cán bộ;
- Vụ Kế hoạch – Tài chính
- Trung tâm Dữ liệu, Thông tin và Thống kê thi hành án dân sự.
Trong đó, Văn phòng Tổng cục chịu trách nhiệm quản lý về văn thư, lưu
trữ trong phạm vi được giao. Bộ phận lưu trữ được bố trí 02 cán bộ, cán bộ lưu
trữ có nhiệm vụ:
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu
+ Bảo quản an toàn và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyền
phê duyệt để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định
+ Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị
+ Báo cáo thống kê cơ sở, thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ của cơ
quan
Kho lưu trữ Tổng cục được bố trí diện tích khoảng 40m 2 chia thành 3 kho
nhỏ với 27 giá, tủ đựng tài liệu. Mặc dù đã có hộp đựng tài liệu, song do diện
tích quá chật chội, các hộp tài liệu phải xếp chồng chất lên nhau, để cả dưới sàn
kho, rất khó khăn trong việc khai thác sử dụng và bảo quản an toàn tài liệu.
13

Tiểu kết
Trên đây là khái niệm chung về công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ vào Lưu trữ cơ quan, cùng với đó là quá trình hình thành phát triển của Tổng
cục Thi hành án dân sự. Đó là cơ sở để tôi đi sâu vào nghiên cứu tìm hiểu thực
tế công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ ở đây

14


CHƯƠNG 2
THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS
2.1. Thành phần, khối lượng và nội dung chủ yếu của tài liệu Phông
Tổng cục THADS
Tổng cục THADS là cơ quan đầu ngành, quản lý nhà nước về công tác thi
hành án dân sự. Qua quá trình hoạt động, Tổng cục THADS đã sản sinh ra một
khối lượng tài liệu tương đối lớn, phản ánh rõ đường lối chính sách của Đảng,
Nhà nước đối với công tác thi hành án nói chung và nghiệp vụ thi hành án nói
riêng theo quy định của pháp luật. Khối tài liệu nghiệp vụ chủ yếu gồm các hồ
sơ, tài liệu về giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo; kế hoạch, báo cáo công
tác giải quyết khiếu nại tố cáo; hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý về
nghiệp vụ thi hành án, giải quyết các vụ việc thi hành án cụ thể; hồ sơ kiểm tra,
hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; hồ sơ chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi thi hành án
những vụ án lớn, phức tạp…
Hồ sơ bảo quản tại kho lưu trữ hiện có 9.398 hồ sơ (1.522 hộp) tương đương
với 200m giá tài liệu được bảo quản tại 03 kho với tổng diện tích 40m 2, trong đó
gồm 2.544 hồ sơ nghiệp vụ (345 hộp), tương đương với khoảng 42m giá tài liệu.
Ngoài ra, còn 101m giá tài liệu đã thu nộp vào Lưu trữ Tổng cục nhưng chưa
được chỉnh lý và lập hồ sơ, gồm tài liệu của Lãnh đạo Tổng cục và Văn phòng

năm 2009-2011 (24m), tài liệu của Vụ Tổ chức cán bộ năm 2009-2011 (35m), tài
liệu của Vụ Nghiệp vụ 1 từ năm 2011 trở về trước (7m), tài liệu kế toán năm
2004-2009 (35m).
Tài liệu Phông Tổng cục THADS được phân loại theo phương án Cơ cấu
tổ chức – Thời gian với thành phần và nội dung bao gồm các nhóm tài liệu chủ
yếu sau đây:
- Tài liệu của Văn phòng gồm các hồ sơ, tài liệu về công tác tổng hợp, kế
toán, tài vụ, văn thư, lưu trữ, quản trị, thi đua khen thưởng, tổ chức Đảng, Công
Đoàn thanh niên…

15


- Tài liệu của Vụ Tổ chức cán bộ gồm các hồ sơ, tài liệu về xây dựng đề
án tổ chức ngành, quy hoạch cán bộ, thi tuyển, bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân
chuyển, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của ngành…
- Tài liệu của Vụ giải quyết khiếu nại tố cáo gồm các hồ sơ, tài liệu giải
quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kế hoạch, báo cáo công tác giải quyết khiếu
nại tố cáo, báo cáo công tác phòng, chống tham nhũng…
- Tài liệu của các Vụ nghiệp vụ gồm hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản
quản lý về nghiệp vụ thi hành án, giải quyết các vụ việc thi hành án; hồ sơ kiểm
tra, hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; hồ sơ xây dựng các văn bản quản lý về
nghiệp vụ thi hành án…
2.2 Tình hình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu
trữ Tổng cục THADS
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục được thực hiện
định kỳ và thường xuyên hàng năm. Nguồn thu thập và bổ sung tài liệu chủ yếu
của Lưu trữ Tổng cục là từ các đơn vị trực thuộc, trong đó đơn vị có khối lượng
tài liệu bổ sung hàng năm khá nhiều là Văn phòng, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Giải
quyết khiếu nại tố cáo. Ngoài ra, tài liệu từ Cục THADS các tỉnh, thành phố trực

thuộc TW cũng là một nguồn bổ sung tài liệu lớn vào Lưu trữ Tổng cục. Thành
phần tài liệu cần phải thu thập từ các địa phương bao gồm những tài liệu như hồ
sơ chấp hành viên; hồ sơ về việc thi hành các vụ án lớn, khó thi hành; kế hoạch,
báo cáo tổng kết năm…
Vào cuối năm công tác, các đơn vị, cá nhân tiến hành rà soát, kiểm tra lại
hồ sơ công việc của đơn vị mình để tiến hành giao nộp vào Lưu trữ. Các cá nhân
trong cơ quan, đơn vị phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ
Tổng cục theo đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 23 Quy chế văn thư và
lưu trữ của Tổng cục:
- Tài liệu hành chính (Hồ sơ giải quyết công việc hành chính) sau một
năm, kể từ năm công việc kết thúc;
- Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân sau một năm kể từ khi hồ
sơ đã được giải quyết xong;
16


- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ gồm báo
cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu, sau một năm
kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
- Tài liệu xây dựng cơ bản sau sáu tháng, kể từ khi công trình được quyết
toán;
- Tài liệu ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau ba
tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
Đối với bộ phận lưu trữ, hàng năm có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch để thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của các đơn vị và cá
nhân
- Phối hợp với các đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập
- Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp; thống kê vào
“Mục lục hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu”
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo đúng các thủ tục quy định
Theo thống kê tại Báo cáo 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
của Tổng cục THADS thì tài liệu giao nộp vào Lưu trữ Tổng cục từ năm 2001
đến năm 2010 là 481.5m giá. Đây là khối tài liệu của hai phông, gồm Phông Cục
Thi hành án dân sự (từ năm 2009 trở về trước) và Phông Tổng cục Thi hành án
dân sự. Trong đó, tài liệu được thu thập chủ yếu của Vụ Tổ chức cán bộ, Văn
phòng, Vụ Giải quyết khiếu nại tố cáo, Trung tâm Dữ liệu, Thông tin và Thống
kê THADS; rất ít tài liệu của Vụ Kế hoạch tài chính và hầu như không có tài liệu
của Vụ Nghiệp vụ 1 và Nghiệp vụ 2. Khối tài liệu này được thu thập vào Lưu trữ
trong tình trạng chưa lập hồ sơ, bó gói, tài liệu sắp xếp lộn xộn, mất rất nhiều
kinh phí và công sức của cán bộ lưu trữ để tiến hành chỉnh lý. Quá trình chỉnh lý
khối tài liệu này đã loại ra 82.5m (226 bó) tài liệu trùng thừa, tài liệu phôtô, hết
giá trị. Khối tài liệu còn lại là 399m giá, đa số tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn hoặc lâu dài.
Năm 2011, Lưu trữ Tổng cục đã tiến hành thu thập được 612 hồ sơ từ các
cá nhân và các đơn vị trực thuộc, bao gồm tài liệu của Văn phòng và Vụ Tổ
17


chức cán bộ. Các Vụ còn lại do hầu hết các hồ sơ, tài liệu công việc đều chưa
giải quyết xong, cần giữ lại phục vụ cho nhiệm vụ công tác năm sau nên chưa
tiến hành giao nộp vào Lưu trữ.
Năm 2012, do chưa có điều kiện tổ chức thực hiện và không có đủ diện
tích kho nên Lưu trữ Tổng cục chưa tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu. Do vậy,
lượng tài liệu đến hạn nộp lưu còn tồn đọng ở các đơn vị, cá nhân rất nhiều, dễ
xảy ra tình trạng thất lạc, mất mát, thành phần hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ
không đầy đủ.
2.3. Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS
Việc xác định giá trị đối với các tài liệu quản lý hành chính của Tổng cục
THADS hiện nay cơ bản dựa trên Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011

của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày
22/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, đối với các tài liệu nghiệp vụ THADS thì
việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để. Việc định thời
hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ mới chỉ dừng lại ở các mức bảo quản
lâu dài và bảo quản vĩnh viễn chứ chưa định được thời hạn bảo quản theo số năm
cụ thể. Nguyên nhân của tình trạng này là do chưa hề có một cơ sở pháp lý nào để
xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu chuyên ngành THADS. Ngay tại
Quyết định số 1904/QĐ-BTP thì tài liệu THADS dù được phân loại vào nhóm tài
liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ nhưng cũng chỉ đề cập đến thời hạn bảo
quản cho 7 nhóm hồ sơ, tài liệu, trong đó lại có 2 nhóm hồ sơ được định thời hạn
bảo quản là “theo tính chất vụ việc”. Điều này gây khó khăn và trở ngại rất lớn
cho cán bộ lưu trữ Tổng cục khi tiến hành xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ, bởi
cơ sở pháp lý không có, trong khi cũng không thể tùy tiện định thời hạn bảo quản
cho tài liệu theo cảm tính chủ quan của mình. Do vậy, cho đến nay, Lưu trữ Tổng
cục chưa hủy bất kỳ hồ sơ thi hành án nào mà đều giữ lại toàn bộ tài liệu nghiệp
vụ được giao nộp, dẫn đến chất lượng hồ sơ bảo quản chưa cao, gây tốn diện tích
kho tàng và chi phí để bảo quản.
18


2.4. Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghiệp vụ: Hiện nay do khó khăn chung
vì thiếu diện tích phòng làm việc tại cơ quan Bộ Tư pháp nên Tổng cục THADS
chưa được bố trí diện tích kho lưu trữ theo đúng quy định mà đang sử dụng diện
tích kho tạm tận dụng hành lang với 03 kho có tổng diện tích khoảng 40m 2 .
Ngoài ra, trong các kho đều được trang bị các phương tiện và thiết bị bảo quản,
gồm có 27 giá, tủ đựng tài liệu, 03 điều hòa nhiệt độ, 06 bình chữa cháy, 03 quạt
thông gió, 01 máy hút bụi. Chế độ vệ sinh kho được thực hiện định kỳ 01 tuần/01

lần, chế độ vệ sinh tài liệu được thực hiện 03 tháng/01 lần. Đối với các tài liệu
lưu trữ nghiệp vụ THADS, dù đã được bảo quản trong các hộp cát-tông nhưng do
không đủ diện tích nên các hộp phải xếp chồng chất lên nhau, gây khó khăn trong
việc khai thác sử dụng tài liệu cũng như không đảm bảo các điều kiện về bảo
quản lâu dài.
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ: Công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng cục nhìn chung đã cơ bản đáp ứng và phục vụ kịp
thời, có hiệu quả nhu cầu của các cán bộ, công chức cơ quan. Theo thống kê từ
năm 2010 đến nay, tổng số lượt khai thác hồ sơ, tài liệu là 1515 lượt, trong đó có
182 lượt khai thác hồ sơ nghiệp vụ. Mục đích khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ
THADS chủ yếu phục vụ cho công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân
và việc kiểm tra xem xét lại các vụ án khi có yêu cầu. Lưu trữ Tổng cục không đủ
diện tích để bố trí phòng đọc tài liệu lưu trữ nên hình thức khai thác đa phần chỉ
là cho mượn về phòng hoặc photo tại chỗ.
Công cụ tra cứu và thống kê tài liệu tại lưu trữ hiện có 06 Mục lục hồ sơ (08
quyển). Tài liệu nghiệp vụ THADS được kê riêng ra thành 02 Mục lục hồ sơ,
trong đó 01 Mục lục hồ sơ gồm các hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo các vụ án
dân sự và 01 Mục lục hồ sơ gồm các hồ sơ thi hành và hướng dẫn chỉ đạo nghiệp
vụ các vụ án dân sự trong phạm vi cả nước.

19


Tiểu kết
Các văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ của
Tổng cục đề cập khá đầy đủ về thời hạn, thủ tục, trách nhiệm nộp lưu của các đơn
vị, cá nhân nhưng lại thiếu một phần quan trọng là chế tài xử phạt khi vi phạm.
Do vậy, nhiều đơn vị và cá nhân đôi lúc xem nhẹ việc thực hiện giao nộp hồ sơ,
tài liệu. Họ cho rằng việc đó không gấp gáp và không cần thực hiện ngay, công
việc chuyên môn mới là quan trọng và chỉ khi lượng tài liệu trong tủ cá nhân quá

nhiều, không có diện tích để nữa thì họ mới tiến hành giao nộp vào lưu trữ. Đây
chính là một nguyên nhân dẫn đến việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Tổng cục không đạt được hiệu quả cao

20


CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG
CỤC THADS
3.1 Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng
cục
Trong những năm qua, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Tổng cục đã đạt được một số kết quả tốt, thể hiện ở những điểm sau:
- Tổng cục đã ban hành khá nhiều văn bản hướng dẫn, quy định về công
tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Lãnh đạo Tổng cục và lãnh đạo Văn
phòng thường xuyên quan tâm chỉ đạo, đôn đốc thực hiện việc thu nộp hồ sơ, tài
liệu và quán triệt đến các cán bộ công chức của Tổng cục về vai trò quan trọng
của việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bản thân các lãnh đạo Văn phòng luôn chủ động
gương mẫu trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ đúng thời hạn.
- Từ năm 2001 đến nay, Lưu trữ Tổng cục đã tiến hành thu thập được một
khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu (hơn 500m giá tài liệu). Khối lượng tài liệu thu
thập dù đều trong tình trạng bó gói, sắp xếp lộn xộn nhưng đã được Lãnh đạo
Tổng cục quan tâm cấp kinh phí, đồng thời các cán bộ lưu trữ tích cực, chủ động
trong việc thực hiện chỉnh lý. Hiện nay, toàn bộ tài liệu thu thập được từ năm
2009 trở về trước đều đã được chỉnh lý, lập thành hệ thống các Mục lục hồ sơ
thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác sử dụng.
- Một số cán bộ, công chức đã ý thức được trách nhiệm lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ vào Lưu trữ, đặc biệt là cán bộ Vụ Giải quyết khiếu nại tố cáo và Vụ
Tổ chức cán bộ. Tại các đơn vị này, hầu hết công việc đều được giao đến từng cá

nhân đều chia thành các vụ việc (Vụ Giải quyết khiếu nại tố cáo) hoặc chia quản
lý theo địa bàn tỉnh (Vụ Tổ chức cán bộ) nên các cán bộ công chức để thuận tiện
cho công việc của mình bắt buộc phải lập thành từng hồ sơ giải quyết các vấn
đề. Do hiểu được vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ và một phần là do lượng
tài liệu sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc hàng năm ở các đơn vị
này rất lớn nên họ tuân thủ rất nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời
hạn.
21


Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ Tổng cục còn tồn tại nhiều hạn chế, tồn tại cần được khắc phục như:
- Diện tích kho lưu trữ và cở sở vật chất đầu tư cho công tác lưu trữ còn
hạn hẹp, chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu: Hiện nay, kho lưu
trữ Tổng cục đang ở trong tình trạng quá tải, tài liệu phải xếp chồng lên nhau,
gây khó khăn cho việc bảo quản cũng như khai thác sử dụng. Mặt khác với diện
tích khá kiêm tốn là 40m2 nhưng lại chia ra làm 3 nhỏ kho phân tán khiến việc
thống kê, tra tìm và quản lý tài liệu rất vất vả. Đây là cũng là một hạn chế rất lớn
cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu, bởi lẽ năm 2012 bộ phận lưu trữ Tổng
cục chưa thể tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trữ là do chưa có diện tích
để chứa tài liệu, nếu tiến hành thu thập sẽ phải để tài liệu ở tạm hành lang…Tuy
nhiên đây là khó khăn chung của cả Tổng cục THADS cũng như của Bộ Tư
pháp, các phòng làm việc của cán bộ công chức trong cơ quan Bộ đều thiếu và
chật chội nên mặc dù đã đề xuất nhiều lần nhưng kho lưu trữ vẫn chưa thể có
thêm diện tích để bảo quản tài liệu.
- Tài liệu được giao nộp từ các đơn vị, cá nhân phần lớn đều trong tình
trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ, dẫn đến nhiều tài liệu bị thất lạc, thành phần
hồ sơ khi thu thập chưa đầy đủ: Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do các cá
nhân, đơn vị không quan tâm và ý thức được trách nhiệm của mình trong việc
lập hồ sơ công việc. Tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc bị

tích đống dần dần, đến cuối năm phải giao nộp vào Lưu trữ thì họ mới bỏ ra, khi
đó khối lượng tài liệu đã là rất lớn, họ không thể lập hồ sơ lại từ đầu nên cứ thể
bó gói giao nộp toàn bộ tài liệu trong tình trạng lộn xộn, không đầu cuối. Tài
liệu lúc này được giao nộp vào lưu trữ rất nhiều, không có sự chọn lọc về giá trị
tài liệu nên mất rất nhiều công sức để chỉnh lý và lập hồ sơ.
- Các đơn vị chưa thực sự chủ động giao nộp tài liệu vào Lưu trữ mà do
Lãnh đạo Tổng cục đôn đốc, nhắc nhở thì mới tiến hành giao nộp. Ngoài ra, Lưu
trữ Tổng cục chưa thu thập được tài liệu của một số đơn vị như Vụ Nghiệp vụ 1,
Vụ Nghiệp vụ 2. Do hai đơn vị này là đơn vị thực hiện các hoạt động chuyên
ngành về THADS của Tổng cục nên khối lượng và giá trị của tài liệu sản sinh ra
22